====== Projektverwaltung - Was brauche ich dazu? ====== __[[ix-haus_plus:projektverwaltung:start|home]]__ ===== Modulfilter ===== ++++| Der Modulfilter ''Projektstatus'' erlaubt eine entsprechende Auswahl in den Ansichten ''Projektverwaltung'' und ''Projektverwaltung (Tabelle)''. ++++ ===== Hauptansicht Projekte===== ++++| Im oberen Bereich des Hauptfensters sehen Sie alle Projekte. Über das Kontextmenü können Sie verschiedene Funktionen erreichen. Im unteren Bildschirmbereich befinden sich die Details zum aktuell markierten Projekt. Der Detailbereich dient nur zu Schnellansicht. Die eigentliche Bearbeitung eines Projekts führen Sie im Bearbeitungsformular des Projektdialogs aus. Sie können jeweils ein Bearbeitungsformular öffnen. Zum Bearbeiten müssen Sie i. d. R. als Hauptbenutzer eingerichtet sein. Alternativ existiert eine zweite Sicht ''Projektverwaltung (Tabelle)'', die Anstelle einer Baumstruktur eine klassische Tabelle darstellt. Da die Unterprojekte in dieser Ansicht nicht automatisch dem Hauptprojekt zugeordnet werden, ergeben sich hier andere Möglichkeiten, die Daten zu verarbeiten. So kann man z. B. in allen angezeigten Daten filtern oder sich nur Unterprojekte anzeigen lassen. Über die Auswahlbox ''Rückstellung'' können Sie einstellen, aus welchem Jahr Daten angezeigt werden sollen. Dies erlaubt eine bessere Sicht für jahrgangsspezifische Betrachtungen. In der Übersicht der Projekte sind die Spalten ''verantwortliches Team'' und ''Verantwortlich'' in der Baumansicht und der tabellarische Ansicht der Projekte enthalten. Für die tabellarische Ansicht sind zusätzlich auch die Modulfilter ''Team'' und ''Verantwortlicher'' aktiviert. Hierdurch wird der Einsatz der Filterung für Anwender des Komfortpakets optimiert. ++++ =====Ansicht Projektverwaltung (Baumstruktur)===== ++++| Bis zu sechs Ebenen werden unterstützt. Da die ''Projektnr'' als ''Kontonr'' benutzt wird und damit maximal 20 Zeichen lang werden darf, muss bei mehreren Ebenen genau geplant werden, wie lang die verschiedenen Teilnummern werden dürfen! In den Systemeinstellungen von iX-Haus wurde dafür auch eine Variante geschaffen, mit der bei einer automatischen Vergabe die laufende Nummer auf zwei Zeichen begrenzt werden kann. Per Default ''0'' ist die Funktion ''HauptprojektNrFixLen'' deaktiviert. Wenn Sie den Standard deaktivieren, können Sie die zulässige Länge der Hauptnummer vorgeben. Die Logik für Unterprojektvorlagen erlaubt eine Mehrfachauswahl für Projekttypen und Filter für Ebenen. Über die Felder zum Anzeigen der Ebene können Sie beispielsweise die Sicht auf die oberste Hauptprojektebene einschränken. ++++ ===== Detailansicht Projekte ===== ++++| In der Detailansicht finden Sie eine komplette Übersicht über alle angelegten Daten zum ausgewählten Projekt und dessen Unterprojekte. Hierzu gehören Meldungen, Angebote, Aufträge, Multimedia, Notizen, Termine sowie eine Historie. Das Hauptprojekt zeigt auch die Daten der entsprechenden Unterprojekte. Hierdurch erhalten Sie im Hauptprojekt eine vollständige Projektübersicht über alle Meldungen, Aufträge, Termine, …. Die Projekt-Nummer wird als Kontonummer benutzt, die eine feste Länge von 20 Zeichen hat. Zur Unterstützung wird in dem gelb hinterlegten Hinweistext angezeigt, wie viele Zeichen noch verfügbar sind. Über die ''externe ID'' kann ein Projekt anstelle über die Projektnummer beim Import erkannt werden (siehe Kapitel iX-Haus Import > Stammdatenimport > Projekt-Import). Im Hauptprojekt kann eine vereinbarte Regieleistung erfasst werden. Hierzu wird im Feld ''Regieaufschlag'' hinterlegt, ob und wie der Regieaufschlag ermittelt wird (kein Regieaufschlag, in Prozent von Projektrechnungen oder als Pauschalaufschlag über ein Unterprojekt 'Projektleitung'. Das auf diesem Unterprojekt erfasste Budget kann dann mit einer speziellen Excel Variable auf Ebene des Hauptprojekts ausgewertet werden.). Der finale Betrag (Regiewert) wird ermittelt, wenn das Projekt den Status fertiggestellt erhält. Er wird somit einmal bei Fertigstellung ermittelt und dann im Feld Regieaufschlag (Betrag) angezeigt. Der Regieaufschlag erlaubt die Berechnung der Regiekosten pauschal oder auf Basis der Ist-Projektkosten (prozentual). Der Regieaufschlag kann in Excelberichten beispielsweise für die Rechnungserstellung genutzt werden. Werden Projekte mit Regieaufschlag in der Angebotsanfrage verwendet, stehen diese auch dort für Excelberichte zur Verfügung. Bei der Änderung der Kostenstelle für ein bestehendes Projekt folgt ein automatisierter Prozess in zwei Varianten: Ist die Checkbox ''Feste Zuordnung'' angehakt, wird automatisch bei allen Aufträgen für dieses Projekt die neue Kostenstelle eingetragen. Dabei werden auch leere Kostenstellenfelder befüllt. Außerdem werden die Buchungen für dieses Projekt auf die neue Kostenstelle angepasst. Ist die Checkbox ''Feste Zuordnung'' leer, erscheint ein Dialog mit der Abfrage, ob die neue Kostenstelle in die Aufträge und Buchungen übernommen werden soll. Bei der zweiten Variante werden nur vorhandene Kostenstellen abgeändert und keine leeren Kostenstellenfelder befüllt. Eine geänderte Kostenstelle wird automatisch in alle Unterprojekte mit der bisherigen Kostenstelle übernommen. Sofern in der Projektverwaltung eine Kostenstelle mit einer Fläche verknüpft ist, können in der Baum- oder Listenansicht verschiedene Flächendaten dazu angezeigt werden. In der Grundeinstellung der Ansicht sind diese Felder nicht sichtbar. Sie können bei Bedarf über die Funktion ''Spaltenauswahl'' aus der Untergruppe ''Fläche'' hinzugefügt werden. Über die Felder ''Beginn(Plan)'' und ''Ende(Plan)'' kann zwischen Projektplanung und realer Projektaktivität (Datumsfelder Beginn bzw. Ende) unterschieden werden. Die drei Felder ''Hinweis1'', ''Hinweis2'' und ''Hinweis3'' für zusätzliche Projektinformationen sind auch in der Listen- sowie Baumansicht verfügbar. Die Felder tragen ggf. abweichende Namen (eine Umbenennung erfolgt über Systemeinstellungen Datenbank => ProjektHinweisCaption…). In Kombination mit der Partnerverwaltung können Projektbeteiligte im gleichnamigen Register zugeordnet und angeschrieben werden. Unter ''Buchungen'' können via Kontextmenü auch Belege aus einem DMS angezeigt werden. Auf den Buchungen zum Projektkonto werden Rechnungsdatum sowie Rechnungsnummer angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, Projektbudgets auf einer höheren Ebene zu definieren. So können Sie im Bedarfsfall das Budget für die Maßnahme festlegen, ohne dieses auf die Unterprojekte zu verteilen. Entscheiden Sie einfach, welcher Detaillierungsgrad für Ihr Unternehmen passend ist. Wichtig ist, dass pro Zweig im Projektbaum nur exakt ein Budget vergeben werden darf. Beachten Sie auch, dass dieses Feature derzeit nur von der Projektverwaltung in iX-Haus plus unterstützt wird. Daher werden diese Projekte in der iX-Haus Projektverwaltung gegen Änderungen gesperrt, um Datenprobleme zu verhindern. Sollte ein Auftrag das Budget des zugeordneten Projekts überschreiten, wird bei im Katalog aktivierter Budgetprüfung eine Warnung bzw. ein Hinweis ausgegeben. Dieser liefert auch eine Information zur Projektebene und zum Auslöser der Hinweismeldung. ++++ ===== Projektdialog ===== ++++| Im Bearbeitungsformular eines Projekts oder Unterprojekts können Sie die Projektdaten erfassen. Über das Hauptmenü haben Sie zudem direkt die Möglichkeit Meldungen, Angebote und Aufträge zu erstellen. Des Weiteren können Sie auch für das aktuelle Projekt Unterprojekte aus Vorlagen generieren. Im Register ''Projektbudget'' können Sie die Budgets erfassen (Zugang/Abgang eines Budgets zu einem Datum mit einem erläuterndenden Text) oder per Doppelklick zur Bearbeitung aufrufen. Ein Projektstatus wird auf der obersten Projektebene eingegeben und den zugehörigen Unterprojekten zugewiesen. ++++ ===== Berichte ===== ++++| Zugang: iX-haus plus => Projektverwaltung => Kontextmenü oder Schalter in Symbolleiste der Projektverwaltung Über ''Berichte'' haben Sie Zugang zu diversen Drucklisten und Berichten, welche derzeit zum Großteil über iX-Haus erstellt werden. Sie können die Ausgabeparameter jedoch schon hier in iX-Haus plus vorgeben. Die Parameter dieser Berichte werden iX-Haus plus-spezifisch gespeichert und stehen somit auch bei erneutem Aufruf über die Projektverwaltung zur Verfügung, auch wenn sie zwischenzeitlich in iX-Haus anderweitig genutzt wurden. ==Buchhaltungsdruck== * [[buchhaltung:buchhaltungs_druck:start#kontoauszug_201051|Kontoauszüge (201051)]]\\ Hier bietet es sich an den Kontoauszug über den Radiobutton ''Projekt'' einzustellen und bei einer optionalen Excel-Ausgabe auch die Projektnummer mit auszugeben. * [[buchhaltung:buchhaltungs_druck:start#saldenliste_buchungsarten_liste_200101|Saldenliste Buchungsarten (200101)]] ==Projekt-Druck== * [[budget_projektverwaltung:bericht_projektsicht:start|Bericht 'Projektsicht']] \\ Excel-Bericht * [[budget_projektverwaltung:projekt_druck:start#projektbudgetliste_240001|Projekt-Budget-Liste (240001)]] * [[budget_projektverwaltung:projekt_druck:start#projekt-kontoauszug_240002|Projekt-Kontoauszug (240002)]] * [[budget_projektverwaltung:projekt_druck:start#projekt-rueckstellungsspiegel_240007|Projekt-Rückstellungsspiegel (240007)]] ==Stammdaten-Druck== * [[berichtscenter:excel_berichte:start#bericht_objektsicht|Bericht 'Objektsicht']] \\ Excel-Bericht ++++ ===== Register Buchungen ===== ++++| Auf den Buchungen zum Projektkonto werden auch Rechnungsdatum sowie Rechnungsnummer angezeigt. ++++ ===== Register Maßnahmen ===== ++++| ++++ ===== Register Projektbeteiligte===== ++++| Pflege der am Projekt beteiligten Personen oder Firmen (Partnerverwaltung vorausgesetzt). Von hier aus können Sie Projektbeteiligte auch per E-Mail informieren oder anschreiben. ''Details anzeigen'' öffnet in der Übersicht des Registers eine kompakte Übersicht der Daten zum markierten Projektbeteiligten (Aufruf mit ''Strg + Alt + O''). Per Doppelklick öffen Sie der gleichnamige Dialog. ^Feld^Beschreibung^ | ''Partner'' | Auswahl, der Klick auf die Funktion ''Details anzeigen'' im Dialog rechts nebnen der Auswahl öffnet die Datenmaske des hier gewählten Partners. | | ''Projektrolle'' | Optionale Auswahl (Architekt, Bauleiter, Eigentümer, Finanzierer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Teilprojektleiter, ...) aus dem Katalog ''Projektrolle''. | | ''Bemerkung'' | Kommentarfeld | | ''Telefon'' | Telefonnummer lt. Partnerdaten (nur zur Information) | | ''Mobil'' | Mobiltelefonnummer lt. Partnerdaten (nur zur Information) | | ''Fax'' | Telefaxnummer lt. Partnerdaten (nur zur Information) | | ''EMail'' | E-Mail-Adresse lt. Partnerdaten (nur zur Information) | ++++ ===== Register Projektbudget===== ++++| Das Register Projektbudget liefert eine Übersicht über die Budgets einzelner Projekte. Hier können Sie die Budgets erfassen (Zugang/Abgang eines Budgets zu einem Datum oder per Doppelklick zur Bearbeitung aufrufen. Die Zugänge oder Minderungen für das Projektbudget definieren Sie in Kombination mit Datum und Betrag. Das Text-Feld steht für optionale Kommentare zur einzelnen Budgetveränderung zur Verfügung. ++++ ===== Register Rückstellungen===== ++++| Die Anzeige dieses Registers erfordert eine gesonderte Lizenz. ++++ ===== Register Timeline ===== ++++| Im Register ''Timeline'' können Sie sich nun Meilensteine anzeigen lassen. Ein Meilenstein ist ein Termin mit einer Terminart, in der die Eigenschaft Meilenstein aktiviert wurde. So können Sie sehr einfach Projekt-Meilensteine als Termin erfassen und diese über die Timeline darstellen. Meilensteine werden in einer eigenen Gruppe angezeigt. Zusätzlich können über einen Filter ausschließlich Meilensteine mit den Datumswerten für Beginn und Ende angezeigt werden. Erledigte sowie überfällige Meilensteine werden farblich hervorgehoben. Termine als Meilensteine zu definieren, bietet eine gute Übersicht über die wesentlichen Eckdaten eines Projekts. ++++ ===== Projekt-Druck ===== ++++| ''Liste 240001 Projektbudget'': Wird der Wert in der Spalte ''Verfügbar'' mit einem ''*'' ausgeben, existieren Aufträge und Buchungen, das Budget ist jedoch nicht auf der untersten Ebene definiert. Es werden die Werte ''Budget'', ''Ist'', ''Obligo'', ''Verfügt'', ''Verfügbar'' als Netto oder Brutto ausgegeben, abhängig von der Definition. In der Excelvariante existiert eine zusätzliche Spalte ''Budgetsicht'', welche die Art der Listenausgaben definiert. ''Liste 240002 Projekt-Kontoauszug'': Bei einer Mehrfachauswahl werden alle Projekte an den Kontoauszug übergeben. Bei der Nettovariante des Kontoauszugs werden ''Obligo'' und ''Verfügbar'' ohne BA30-Werte dargestellt, bei der Kostensicht dagegen ohne BA30-Werte! Alle BA30-Werte werden in der Projektverwaltung in ix-Haus plus angezeigt. ++++ =====Kataloge===== ++++| Folgende Kataloge werden in der Projektverwaltung angeboten: ====Budgetprüfungen==== Die Budgetprüfung legt fest, in welcher Höhe Budgetüberschreitungen zulässig sind. Hierzu geben Sie eine maximale Überschreitungsgrenze als Betrag und in Prozent vor. Mit der Warnungsgrenze legen Sie fest, ab welcher Überschreitung eine Projektwarnung ausgegeben werden soll. Auch hierzu geben Sie Grenzwerte in Betrag und Prozent vor. ^ Feld ^ Beschreibung ^ | ''Budgetüberschreitung prüfen?'' | Checkbox | |Maximale überschreitungsgrenze|| | ''Max.Betrag'' | | | ''Max.Prozent'' | | | Warnungsgrenze || | ''Warn.Betrag'' | | | ''Warn.Prozent'' | | ====Projekttyp==== Über diesen Katalog lassen sich komfortabel Projektypen anlegen und ändern. Hierbei ist es auch möglich ein Team mit anzugeben, welches bei der Neuanlage eines Projekts vorgeschlagen wird (sofern das Komfortpaket lizenziert ist).\\ Projekte aus Projekttypen mit der Option ''Aufträge/Buchungen zulassen bei budgetfreien Projekten'' können bebucht werden, solange kein Budget definiert ist. ^ Feld ^ Beschreibung ^ | ''Nummer'' | Eindeutige Nummer | | ''Standard'' | Checkbox | | ''Deaktiviert'' | Checkbox | | ''Bezeichnung'' | Checkbox | | ''verantwortliches Team'' | Auswahl | | ''zul. Sachkonten'' | Auswahl | | ''Ohne Budget'' | Checkbox | | ''IntReal-Projekt'' | Checkbox\\ Diese Checkbox wird benutzt, um ein Projekt als IntReal-Projekt zu kennzeichnen. Weitere Informationen hierzu siehe ''doku_intreal_schnittstelle.pdf''.\\ Diese Checkbox wird nur angezeigt, wenn das Modul IntReal-Export Version 4.5 lizenziert ist. | | ''Anzeige in Timeline'' | Auswahl mit Checkboxen, Multiselect möglich. Folgende Bereiche stehen zur Auswahl, um diese selektiv in der Timeline-Ansicht einzusetzen:\\ ''Allgemein'', ''Merkmale'', ''Budget'', ''Aufträge'', ''Maßnahmen'', ''Buchungen'', ''Rückstellungen'', ''Notizen'', ''Multimedia'', ''Schriftgut'', ''Termine'', ''Generierte Termine'', ''Historie'', ''Meilensteine''.| ====Projektstatusart==== Die systemseitig vorgeschlagenen Statusarten können individualisiert werden. Sie haben somit die Möglichkeit, eigene Statusarten zu definieren und diese dann festen Statustypen zuzuweisen. * Über die Systemeinstellung ''StartStatus'' können Sie festlegen, welcher Projektstaus zur Neuanlage eines Projekts vorgeschlagen wird. Als Standard wird Projektstatusart ''1 in Planung'' vorgeschlagen. Legen Sie im Dialog des Katalogs mit der Checkbox ''Standard'' eine Projektstatusart als Standard fest, wird dieser Status einer ggf. anderweitig definierten Projektstatusart entzogen. So kann immer nur eine Projektstatusart als Standard vorliegen. * Die Statustypen weisen neben dem Titel ein eindeutiges Symbol auf. * Zu jeder Projektstatusart definieren Sie im Katalog, ob aus diesem Status die Funktionen ''Rechnungen buchen'' und/oder ''Aufträge buchen'' zulässig sind, also Aufträge bzw. Rechnungen mit diesem Projektstatus in der Buchhaltung ausgewählt werden können. * Mit ''Deaktivieren'' können Sie eine Projektstatusart aus der Auswahlliste entfernen - die Definition als solche bleibt im Katalog erhalten und kann später wieder aktiviert werden. * Bestimmte Statustypen sind programmseitig vorgeschlagen: * ''in Planung'' (Symbol Klemmbrett mit Zahnrad) * ''beantragt'' (Symbol Klemmbrett mit gelbem Achtung-Dreieck) * ''genehmigt'' (Symbol Klemmbrett mit weißem Haken auf grünem Knopf) * ''begonnen'' (Symbol Zahnrad) Unter iX-Haus plus IHS sind bei der Neuanlage eines Auftrages nur Projekte mit dem Status ''begonnen'' und ''fertiggestellt'' auswählbar! * ''abgelehnt'' (Symbol Einfahrt verboten - weißer Querbalken in rotem Kreis) * ''fertiggestellt'' (Symbol Stern) Unter iX-Haus plus IHS sind bei der Neuanlage eines Auftrages nur Projekte mit dem Status ''begonnen'' und ''fertiggestellt'' auswählbar! * ''abgerechnet'' (Symbol Klemmbrett mit Münze) * Weiteren selbstdefinierte Projektstatusarten mit einem selbstdefinierten Projektstatus ordnen Sie einen der verfügbaren Statustypen für die Darstellung mit Symbol und hierüber geführte Auswertungen zu, z. B. Nummer ''9'', Statustyp ''abgelehnt'' und vergeben eine individuelle Bezeichnung z. B. ''abgebrochen''. ====Unterprojekt-Vorlagen==== In diesem Katalog definieren Sie Ihre Vorlagen. Dabei können Sie festlegen, ob die Vorlagen für alle oder nur für bestimmte Projekttypen gelten. Über die Vorlagen können Sie Standardstrukturen für Projekte definieren und diese bei der Neuanlage von Projekten dann einfach verwenden. In der Vorlage pflegen Sie folgende Parameter: * ''Bezeichnung'' * ''Vorlage auswählbar bei Projekttyp'' * ''Unterprojektnummer'' Die maximale Länge für eine Projektnummer inklusive Unterprojektnummer(n) beträgt 20 Zeichen! * ''Vorlage immer auswählbar'' * ''Gebühr für Projektleitung'' * ''Gewerk'' * ''verantwortliches Team'' * ''Kommentar'' ====Projektrolle==== Die Definitionen aus Katalog ''Projektrolle'' werden als Projektrollen für die Projektbeteiligten eingesetzt. ====Ebene Vorlage==== Dieser Katalog dient zum Benennen der Ebenen. Die Benennung der Ebenen ist optional. ====Bautenstand==== In diesem Katalog kann mit Nummer und Bezeichnung ein Bautenstand und dessen Kaufpreisrate definiert werden. ====Projekthinweis 2==== In ''Projekthinweis 2'' und ''Projekthinweis 3'' können Sie Texte hinterlegen, die Sie später in der Projektbearbeitung auswählen können, um individuelle Zusatzinformationen zum Projekt zu erfassen. Einzelne Katalogeinträge können Sie mit einem Schalter auf ''Deaktiviert'' setzen. Standardmäßig lauten die Hinweisfelder ''Hinweis 2'' bzw. ''Hinweis 3''. Per Systemeinstellung (s. u.) können Sie diesen Beschreibungstext auf Ihre Bedürfnisse anpassen. ====Projekthinweis 3==== Siehe Projekthinweis 2 ++++