In dem Modul Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen vorerfasst und der Status der vorerfassten Rechnungen gesetzt. Solche vorerfassten Rechnungen können durch Setzen des Status zur Buchung übergeben zur Buchhaltung übergeben werden - die Rechnungen werden dann auf Konsistenz geprüft und verbucht. Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht Ihnen, eingehende Rechnungen von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Buchung lückenlos zu dokumentieren und Doppelerfassungen zu vermeiden.

Starten Sie das Modul über den Menüpunkt Rechnungseingangsbuch, im Bereich der Buchhaltung. Früher war es auch unter Zusatzprogramme individuell eingebunden.

Die Erfassungsmaske zur Vorerfassung von Rechnungen orientiert sich an dem GVC 701 Rechnungseingang. Gegenüber der Rechnungsbuchung werden folgende Felder zusätzlich verwendet:

• Crem-interne Belegnummer
  Automatische Vergabe einer eindeutigen Belegnummer je Hauptbuchungskreis (= FIBU).
• zuständiger Bearbeiter für fachliche Freigabe
  Auswahl des Bearbeiters aus der Liste der Benutzerverwaltung
• fachliche Freigabe bis Vorschlagswert über eine Systemeinstellung auf Basis des Rechnungsdatums + n Tage
  Es erfolgt eine Warnung, wenn das Datum größer als das Datum der Fälligkeit ist
• zuständiger Bearbeiter für fachliche Bestätigung (=Zahlungsfreigabe))
  Auswahl aus der Liste der Benutzerverwaltung
• fachliche Bestätigung bis (=Zahlungsfreigabe)
  Vorschlagswert über eine Systemeinstellung auf Basis fachliche Freigabe bis + n Tage - es erfolgt eine Warnung, wenn das Datum größer als das Datum der Fälligkeit ist
• zuständiger Bearbeiter für Buchung
  Auswahl aus der Liste der Benutzerverwaltung hierzu kann auch ein allgemeiner User „Buchhaltung“ angelegt werden, dem die Rechnungen zugewiesen werden
• zu verbuchen bis
  Vorschlagswert über eine Systemeinstellung auf Basis fachliche Bestätigung bis + n Tage
• Kommentar
  Freies Bemerkungsfeld, beispielsweise zur Hinterlegung einer Begründung bei abgelehnten Rechnungen.

Eine vollständige Historie informiert über die Veränderung des Status (wann, von wem). Die Status vorerfasst, fachlich freigegeben sowie fachlich bestätigt sind voneinander abhängig.

Derselbe Mitarbeiter darf nicht den Status fachlich freigegeben und fachlich bestätigt setzen. Damit wird sichergestellt, dass ein 4-Augen Prinzip gewahrt bleibt und eine Kontrolle durch eine weiteren Mitarbeiter erfolgen kann. In den Systemeinstellungen (s. u.) kann diese Kontrolle ein- bzw. ausgeschaltet werden.

• Prüfung und Ablehnung von zu einem Kreditor doppelt erfassten Rechnungsnummern
• Prüfung und Warnung von zu einem Kreditor erfassten Rechnung mit demselben Betrag

Diese Prüfungen sind insofern wichtig, wenn ein erweiterter Benutzerkreis Kreditoren anlegt oder Rechnungen erfasst und damit das Risiko einer Doppelerfassung steigt.

Das Register Status dient der Erfassung von Statusinformationen. Eine Rechnung kann sich in einem oder mehreren der folgenden Status befinden:

• vorerfasst
• fachlich freigegeben
• fachlich bestätigt (=Zahlungsfreigabe)
• fachlich abgelehnt
• gelöscht (nur bei vorerfasst - technisch nicht gelöscht, sondern als gelöscht gekennzeichnet)
• zur Buchung übergeben - damit wird die Rechnung an die Dialogbuchhaltung übergeben und verbucht (Geschäftsvorfallcode: GVC 701 Rechnungseingang)

Freigabe, Bestätigung und Verbuchung erfolgen durch namentlich genannte Bearbeiter unter Nennung eines Datums. Für Freigabe und Bestätigung werden zwei Bearbeiter benötigt (Vier-Augen-Prinzip).

Alle Rechnungen, auch solche mit Nullbetrag, sollen zur vollständigen Dokumentation erfasst und bei Verwendung eines DMS referenziert werden können. Für den Fall, dass eine Rechnung sich aufgrund einer berücksichtigten Gutschrift tatsächlich auf Null summiert, können auch diese Rechnungen problemlos erfasst bzw. aus dem DMS importiert werden.

Bei manueller Erfassung einer Gutschriftskontierung wechseln Sie den Soll/Haben Kenner in der Kontierung mit F4.

Per Rechtsklick in der Übersicht und über die Menü-Schaltfläche in der Rechnungsmaske des Rechnungseingangsbuchs können Sie Funktionen aufrufen und alle damit verbundenen Aktionen ausführen, wie sie auch in den Modulen Dialogbuchhaltung und Kontoauszüge im Kontextmenü zur Verfügung stehen.

Die im Grid angezeigten Rechnungen können über selbstdefinierte Filter gesteuert werden. Die Filter können unter dem Menüpunkt Filter bearbeiten verwaltet werden. Jeder Filter wird einer Filtergruppe zugeordnet. Die Filtergruppen können entweder als allgemein (von allen Benutzern zu sehen) oder als benutzerspezifisch (nur für den Benutzer, der die Gruppe angelegt hat, zu sehen) definiert werden.

Jeder Benutzer kann einen Filter als Standardfilter definieren, der beim Start des Moduls angewendet wird. Wenn kein Standardfilter definiert wurde, werden die letzten zehn Rechnungen bzw. Gutschriften angezeigt. Die Auswahl einer Objektgruppe kann als eine zusätzliche Einschränkung für die Filter benutzt werden.

• Druck eines frei definierbaren Kontierungsbelegs - hierzu kann dann vom Kunden eine Word-Vorlage erstellt werden, in welcher auf die Felder des Rechnungseingangsbuchs über Variablen zugegriffen werden kann
• Bei jedem Statuswechsel kann der Kontierungsbeleg gedruckt werden - über eine Systemeinstellung kann definiert werden, bei welchem Status der Beleg optional oder zwingend gedruckt wird - alternativ kann der Kontierungsbeleg für eine Rechnung per Kontextmenü (rechte Maustaste) jederzeit gedruckt werden können
• Multifilter - Filter mit mehreren Kriterien zur differenzierteren Filterung
• Import von Benutzereinstellungen zur Pflege der Berechtigungen über mehrere Objekte
• Druck des Grids entsprechend mit der eingestellten Filterung - derzeit erfolgt eine Grid-Ausgabe nach Excel und kann von dort aus gedruckt werden