Meldungen - Wie mache ich es?

1. Wählen Sie im Kontextmenü der Übersicht Meldung den Eintrag Neu > Meldung. Es erscheint ein Dialog zum Anlegen einer neuen Meldung.
2. Tragen Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie Ihre Eingaben.

Die Auswahl einer Meldungsart ist Voraussetzung zur Anlage einer Meldung. Je nach eingestellter Meldungsart gehen bestimmte Einschränkungen oder Möglichkeiten hervor. Meldungsarten definieren Sie im gleichlautenden Katalog.

In dem Fall, dass einem anderem als dem anlegenden Benutzer die Meldung als Verantwortlichem zugewiesen wird und die Meldungen hohe oder kritische Terminpriorität aufweist, erfolgt eine Prüfung, ob der verantwortliche Benutzer im System angemeldet ist oder einen aktiven Vertreter hat. Je nach Ergebnis erfolgt ein entsprechender Hinweis. So kann der Verfasser der Meldung direkt reagieren, damit die Meldung trotz der Abwesenheit des Verantwortlichen bearbeitet wird. Die Einstellung erfolgt in der Benutzerverwaltung in iX-Haus plus im Register aktive Vertretung. Das Register Vertretung in iX-Haus wird dann für gekoppelte Benutzer deaktiviert.

Sie können Meldungsdaten anpassen, beispielsweise um den Meldungsstatus zu ändern oder bestimmte Daten zu ergänzen. Möchten Sie bei einer Meldung mit bereits bebuchten Aufträgen die Objekteinstellung ändern, erhalten Sie eine Warnung. Es werden nur diejenigen Aufträge, die innerhalb eines Buchungskreises liegen und die noch nicht bebucht wurden, angepasst. Wir empfehlen Ihnen daher im Fall einer Objektänderung grundsätzlich, die entsprechende Meldung zu stornieren und neu anzulegen.

Die Zuordnung einer Meldungsart beim Anlegen einer Meldung ist die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte im Zusammenhang mit dieser Meldung. Eine Meldungsart dient zur Kategorisierung einer Meldung nach bestimmten Merkmalen und definiert eine Meldung z. B. als Beschwerde, Kündigung oder Mieterwechsel.

1. Öffnen Sie den Katalog Meldungsart.
2. Klicken Sie Neu.
3. Tragen Sie die gewünschten Daten im Dialog Meldungsart ein und speichern Sie Ihre Eingaben.

Eine Meldungsartklasse dient der Zuordnung benutzerspezifisch definierter Merkmale zu einer Meldung. Möchten Sie beispielsweise für bestimmte Meldungen erfassen, über welchen Kommunikationskanal diese aufgenommen wurden, könnten Sie eine neue Meldungsartklasse „Extern“ definieren und dazu das Merkmal „Kontaktart“ als Auswahlfeld anlegen. Abschließend ordnen Sie die neue Meldungsartklasse einer Meldungsart zu.

1. Öffnen Sie im Katalog Meldungsartklasse einen neuen Eintrag. Es öffnet sich der Dialog Meldungsartklasse.
2. Geben Sie eine Bezeichnung für die Meldungsartklasse ein, z. B. „Sonderfälle“.
3. Öffnen Sie einen neuen Eintrag im Bereich Merkmale. Es öffnet sich der Dialog Meldung Merkmal Def.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie Ihre Eingaben.
   Für den Typ Auswahlfeld kann per vorangestellter Tilde ein Standardwert gesetzt und die übrigen Werte per Semikolon getrennt werden, z. B. „aaaa“;„bbbb“;„~xxxx“ ergibt als Anzeige „xxxx“ im Auswahlfeld. Ein Standardwert aus der Merkmaldefinition ist nur bei der Neuanlage von Meldungen nutzbar.
5. Schließen Sie die Merkmaldefinition und speichern Sie im Hauptdialog Ihre Eingaben. Die neue Meldungsartklasse steht nun zur Zuordnung zu einer Meldungsart zur Verfügung.

1. Öffnen Sie die betreffende Meldungsart oder legen Sie eine neue Meldungsart an.
2. Wählen Sie im Bereich Meldungsart einen Eintrag für die Klasse aus und speichern Sie ihre Auswahl. Es steht Ihnen nun bei jeder Meldung, für die eine Meldungsart mit einer bestimmten Meldungsartklasse verknüpft ist, das Register Merkmale zu Auswahl und Eingabe der entsprechenden Daten zur Verfügung.

Voraussetzung: iX-Haus Komfortpaket Lizenz

Versicherungsfall anlegen

1. Öffnen Sie im Katalog Versicherungsfall einen neuen Datensatz.
2. Geben Sie eine Bezeichnung für den Versicherungsfall ein, z. B. Wasser- oder Frostschaden.
3. Wählen Sie ein oder mehrere Gewerke für diesen Versicherungsfall aus.
   Es werden nur solche Gewerke angezeigt, welchen in iX-Haus > Fachadministration > Kataloge > Gewerk das Merkmal Versicherung zugeordnet ist.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben. Der Versicherungsfall ist nun angelegt und kann beim Anlegen einer Meldung im Register Versicherung ausgewählt werden.

Meldungsart mit Versicherung einstellen

1. Öffnen Sie im Katalog Meldungsart den gewünschten Eintrag. z. B. eine Meldungsart „Versicherungsfall“.
2. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Versicherungsschaden. Das Register Versicherung wird beim Anlegen einer Meldung im Dialog Meldung sichtbar und Sie können eine Versicherung auswählen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Schreibschutz, um die Eingabe eines Versicherungsfalles und einer Versicherung im Register Versicherung des Dialogs Meldung zu erzwingen.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Versicherungsfall zu Versicherung zuordnen

1. Wählen Sie im Dialog Meldung eine Meldungsart und ein Objekt.
2. Falls nicht über die Meldungsart automatisch aktiviert, setzen Sie das Kontrollfeld Versicherungsschaden.
3. Geben Sie im Register Versicherung die gewünschten Daten ein.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben. Nun ist der Versicherungsfall einer bestimmten Versicherung zugeordnet und können Serienbrief- und E-Mail-Funktionadmin entsprechend genutzt werden.

Mit dieser Funktion erstellen Sie in einem individuell konfigurierbaren Dialog, der die gewünschten Auftragsdetails zusammenfasst, aus einer Meldung einen Auftrag.

Voraussetzung: Im Katalog Auftragsschnellerfassung des Moduls Aufträge sind die Anzeigefelder für den gleichlautenden Dialog eingestellt.

1. Markieren Sie eine Meldung aus der Meldungsübersicht und wählen Sie per Rechtsklick die Funktion Schnellauftrag erstellen. Es erscheint der Dialog Auftragsschnellerfassung.
2. Tragen Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie Ihre Eingaben. Es ist nun ein Auftrag zu dieser Meldung angelegt, der im Modul Aufträge weiter bearbeitet werden kann.

Mit Klick auf diese Funktion erstellen Sie direkt aus einer Meldung eine Angebotsanfrage.

1. Markieren Sie eine Meldung aus der Meldungsübersicht und wählen Sie per Rechtsklick die Funktion Angebotsanfrage erstellen. Ein entsprechender Dialog öffnet sich (siehe Modul Angebotsanfrage), der mit allen relevanten Daten aus dieser Meldung vorausgefüllt ist.
2. Passen Sie die Daten zur weiteren Bearbeitung an und speichern Sie Ihre Eingaben.

Mit Klick auf diese Funktion erstellen Sie direkt aus einer Meldung einen Auftrag.

1. Markieren Sie eine Meldung aus der Meldungsübersicht und wählen Sie per Rechtsklick die Funktion Auftrag erstellen. Ein entsprechender Dialog öffnet sich (siehe Modul Aufträge), der mit allen relevanten Daten aus dieser Meldung vorausgefüllt ist.
2. Passen Sie die Daten zur weiteren Bearbeitung an und speichern Sie Ihre Eingaben.

Über diese Funktion können Sie direkt aus einer Meldung eine globale Meldung für das Serviceportal erstellen.

Voraussetzung: Es ist mindestens eine Meldungsart angelegt und dieser Meldung zugeordnet, für welche die Option Serviceportal-Globale Meldung im Bereich Voreinstellungen für die Meldung eingestellt ist sowie unter Serviceportal-Freischaltung eine Auswahl der Personen getroffen, welche die Meldung im Serviceportal einsehen dürfen.

1. Markieren Sie die betreffende Meldung.
2. Wählen Sie per Rechtsklick über den Eintrag Serviceportal-Mitteilung die Option Globale Meldung.
3. Geben Sie einen Betreff für die Meldung sowie den Meldungstext ein und bestätigen Sie mit OK. Eine neue Meldung wird angelegt. Als Melder wird automatisch der jeweilige Benutzer eingetragen.
4. Bearbeiten Sie die Daten der globalen Meldung und speichern Sie Ihre Eingaben. Die Meldung kann nun über die casavi Schnittstelle im Serviceportal veröffentlicht werden.

Über diese Funktion ändern Sie mit einem Klick den Meldungsstatus einzeln oder in Mehrfachauswahl, ohne einzelne Datensätze zu öffnen.

1. Markieren Sie ein oder mehrere Meldungen in der Meldungsübersicht.
2. Wählen Sie per Rechtsklick über den Eintrag Meldungsstatus ändern den gewünschten neuen Status.

Meldungen mit dem Status „erledigt“ oder „storniert“ können nicht geändert werden.

Diese Funktion öffnet eine Übersicht der Daten des Melders im Modul Personen plus. So können Sie bei Bedarf z. B. direkt nach weiteren Meldungen dieser Person filtern, indem Sie den Modulfilter Melder in der Meldungsübersicht benutzen.