Mitgliederverwaltung - Wie mache ich es ?

Zugang:Stammdaten, Mitgliederverwaltung, AGT-Buchen

Die Abschlussarbeiten am Jahresende zur Behandlung ausscheidender Mitglieder bzw. einzelner ausscheidender Anteile werden im Modul AGT-Buchen durchgeführt. Dieses Modul sucht im Datenbestand alle zum Jahresende ausscheidenden Mitglieder sowie Mitglieder mit einzelnen ausscheidenden Anteilen. Für diese Mitglieder bzw. Anteilebewegungen werden automatisch folgende Buchungen durchgeführt:

• Sollstellung auf GAG-Konto des Mitglieds wird storniert
• Zahlungsbetrag wird von dem GAG-Konto des Mitglieds auf AGT-Konto umgebucht. Die in den Sollarten GAG und AGT eingerichteten Sachkonten werden dabei automatisch mit bebucht (siehe dazu Kapitel Sachkonten)Sollarten und Sollarttypen.

Nach den Umbuchungen zeigt das Konto Auseinandersetzungsguthaben das Guthaben der ausscheidenden Anteile. Dieses kann im neuen Geschäftsjahr z. B. per DATA-Clearing ausgezahlt werden.

Sie können AGT direkt Buchen oder zuerst eine Simulation starten. Bei der Simulation werden alle notwendigen Prüfungen durchgeführt und ein Protokoll wird ausgegeben. Aus dem Protokoll ist ersichtlich, wie viele Anteile ausscheiden und welche Beträge auf welchen Konten gebucht werden. Warnungen und Fehlermeldungen werden mit * und ! gekennzeichnet.

Bei dem echten Buchungslauf enthält das Protokoll zusätzlich die Buchungsnummern.

Parameter

Zusätzlich zeigt die Maske folgende Informationen:

• Sollart Geschäftsguthaben
• Sollart AGT
• Wertstellungsdatum der Buchungen – das ist immer das letzte Tag des Geschäftsjahres.

Data-Clearing

Data-Clearing erfolgt auf Saldo-Basis für alle Mitgliederkonten. Eine Besonderheit ist im Data-Clearing für das Dividenden-Konto eingebaut: Ist in den Mitgliederstammdaten eine manuelle AGT Sperre gesetzt, wird der gesperrte Betrag nicht ausgezahlt.

Alternativ zu der Buchung einzelner Anteilsbewegungen und Buchung der Eintrittsgelder einzelner Mitglieder ist es möglich, Eintrittsgelder und Mitgliederanteile über die automatische Sollstellung als Massenprozess zu buchen. Dabei werden alle bisher nicht gebuchten Anteile und alle nicht gebuchten Eintrittsgelder aller Mitglieder mit Wertstellung bis einem bestimmten Datum automatisch gebucht. Starten Sie dafür Modul Sollstellung aus dem Bereich Buchhaltung. Füllen Sie wie üblich alle Eingabefelder und setzen Sie den Schalter Mitglieder Eintrittsgeld und Anteile. Alle Eintrittsgelder und Anteile mit dem Wirksamkeitsdatum kleiner oder gleich dem eingetragenem Wertstellungsdatum werden gebucht. Ausgeschlossen von der Buchung sind Anteilsbewegungsarten, die mit dem Ausscheiden eines Mitglieds aus der Genossenschaft zusammenhängen und auch die Kündigung einzelner Anteile. Diese Bewegungsarten werden beim Jahresabschluss über das Modul AGT-Buchen gebucht.

In Kapitel Mitgliederstammdaten erfassen wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten eines Bewerbers für die Genossenschaft pflegen. Nach der Anlage von Stammdaten können Sie die Beitrittserklärung bequem aus dem Mitgliederstamm drucken. Die Voraussetzung dafür ist die Erstellung der Word-Vorlage mit dem Typ MG (Mitglieder Texte) in dem Modul Dienstprogramme/Texterfassung.

In der Texterfassung stehen Ihnen für Textvorlage vom Typ MG neben den Standardvariablen spezielle mit mgv beginnende Variablen zur Verfügung, um die Anzahl der Pflichtanteile u. a. darzustellen. Diese Variablen sind nachfolgend im Kapitel Schreiben Drucken beschrieben.

1. Um Beitrittserklärung zu erstellen, starten Sie im Mitgliederstamm über Menü den Dialog Schreiben erstellen.
2. Wählen Sie in diesem Dialog als Text die Beitrittserklärung-Vorlage.
3. Um erstellte Beitrittserklärung zu archivieren, setzen Sie bitte den Schalter Archivieren und geben Sie bitte den Titel für das Dokument an.
4. Nach dem Betätigen des OK-Schalters wird die Beitrittserklärung erstellt.

Die Mitgliederverwaltung erfolgt in einem speziellen MGV-Objekt. In diesem Objekt werden sowohl Genossenschaft-Stammdaten als auch die Mitglieder und deren Anteile verwaltet. Das MGV-Objekt bildet zusammen mit den Objekten zur Mieterverwaltung und der übergeordneten FIBU eine Datengruppe. Eine Datengruppe kann nur ein MGV-Objekt enthalten. Nur das Objekt, das in der Gruppe als MGV-Objekt eingetragen wurde, kann für die Verwaltung von Mitgliedern und Genossenschaft-Stammdaten verwendet werden.

Die Einrichtung eines MGV-Objekts erfolgt in folgenden Schritten:

1. Legen Sie ein neues Objekt zur Mitgliederverwaltung im Modul Objektauswahl an.
   Zugang: Stammdaten, Objektauswahl
   
2. Richten Sie dieses Objekt als MGV-Objekt ein. Dazu ist in den Objektparametern im Feld Typ der Eintrag Mitgliederverwaltung zu wählen.
3. Tragen Sie in der Gruppenverwaltung im Feld MGV-Objektnr die Nummer des MGV-Objekts ein.
   Zugang: Fachadministration, System, Gruppenverwaltung. Hierzu benötigen Sie die erforderlichen Adminstrationsrechte.
   Danach können Sie zu der Objektauswahl zurückkehren und die Stammdaten der Genossenschaft erfassen.

Aus dem Modul Mitgliederstammdaten können Sie ein Schreiben an das ausgewählte Mitglied erstellen und drucken. Das kann die Beitrittserklärung, Steuerbescheinigung oder ein anderes Schreiben sein. Voraussetzung ist die vorherige Erstellung der entsprechenden Word-Vorlage mit dem Typ MG (Mitglieder Texte) in dem Modul Texterfassung (unter Dienstprogramme) bzw. im Vorlagenmanager (unter Fachadministration), je nach Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief.

In der Texterfassung stehen Ihnen für Textvorlage vom Typ MG neben den Standardvariablen spezielle mit mgv-beginnende Variablen zur Verfügung. Nachfolgend sind diese speziellen Variablen aufgelistet. Die Variablen einer MG-Vorlage im Vorlagenmanager werden dort beschrieben.

1. Um das Schreiben zu erstellen und drucken, starten Sie im Mitgliederstamm über Menü den Dialog Schreiben erstellen.
2. Wählen Sie in diesem Dialog als Text die gewünschte Vorlage.
3. Um erstellte Schreiben zu archivieren, setzen Sie den Schalter Archivieren und geben Sie den Titel für das archivierte Dokument an.
4. Nach dem Betätigen des OK-Schalters wird das Schreiben gedruckt.

Für die Lizenz Mitgliederverwaltung ist das Modul Serienbrief für Mitglieder implementiert. Die Funktion ist grundsätzlich analog zu dem Modul Serienbrief(neu), enthält diesem gegenüber jedoch nur für die Mitgliederverwaltung relevante Filter. Hier können somit nur Briefe für Personen aus einem Mitgliederobjekt gedruckt werden. Dabei sind Vorlagen vom Typ MG zu verwenden. Ein Benutzer mit S-Rechten kann hier Brief-Vorlagen vom Typ MG erstellen. Alle Benutzer können diese Vorlagen beim Druck der Briefe verwenden.

Die Stammdaten der Genossenschaft werden in dem Modul Objektauswahl im MGV-Objekt erfasst.

Der Name der Genossenschaft wird als Objektbezeichnung eingetragen.

Die Adresse der Genossenschaft wird als Objektadresse erfasst.

Die Bankverbindung der Genossenschaft wird üblicherweise im Bankenstamm auf FIBU Ebene erfasst und in der FIBU im Register Parameter eingetragen.

Weitere Stammdaten werden im Register Satzung eingetragen. Folgende Eingabefelder stehen in diesem Register zu Verfügung.

Für die Mitgliederverwaltung wird ein Personentyp Mitglied benötigt.

Legen Sie hierzu unter Fachadministration im Modul Sollarten im Register Personentyp einen neuen Personentyp Mitglied an. Setzen Sie bei diesem Personentyp den Schalter Mitglied der Genossenschaft. Die für Mitgliederverwaltung angelegten Sollarten ordnen Sie dann diesem Personentyp zu. (Vgl. Kapitel Sollarten und Sollarttypen). Nach dieser Einrichtung werden für jede neu angelegte Person mit Personentyp Mitglied automatisch die erforderlichen Personenkonten angelegt.

Um automatische Buchungen in verschiedenen Prozessen durchführen zu können, wird eine spezielle Einrichtung der Sollarten benötigt. Jeder Sollart wird ein spezieller Sollarttyp zugeordnet. Über diesen Typ erkennt das Programm, welche Sollart bzw. welche Personenkonten bei den MGV-Prozessen bebucht werden.

Weiterhin werden jeder Sollart bestimmte Sachkonten zugeordnet (s. u. Kapitel Sachkonten).

Für die Mitgliederverwaltung werden systemseitig folgende Sollarttypen angelegt:

Die oben genannten Sollarttypen werden zusammen mit allen anderen Sollarttypen unter Fachadministration, Kataloge, Sollart Typen verwaltet. Die systemseitig angelegten Sollarttypen können nicht verändert bzw. gelöscht werden. Die nicht benötigten Sollarttypen können jedoch deaktiviert werden.

Bitte legen Sie unter Fachadministration im Modul Sollarten für jede der oben genannten Sollarttypen eine Sollart an. Ordnen Sie der Sollart den dazugehörigen Sollarttyp und die zugehörigen Sachkonten zu (s. u., Kapitel Sachkonten). Ordnen Sie dann diese Sollarten dem Personentyp Mitglied zu.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft die Sachkonten, die im MGV-Objekt bzw. im FIBU-Objekt benötigt werden:

Mitglieder können nur in einem Objekt erfasst werden, das als MGV-Objekt eingerichtet wurde!

Um ein neues Mitglied bzw. einen Bewerber für die Mitgliedschaft anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

• Legen Sie eine neue Person wie üblich mit den Kontaktdaten an, ordnen den Personentyp Mitglied zu und speichern Ihre Eingaben.
• Anschließend wechseln Sie zum Register MGV Zusatzdaten und erfassen die Zusatzdaten des Mitglieds.

In den Mietobjekten einer Mitgliedergruppe ist es möglich, Mitgliedernummern einzutragen und zu editieren. So kann ein Bezug zwischen Mitgliedern und Mietern hergestellt werden. Besteht ein solcher Bezug, werden in dem entsprechenden Mietobjekt zur Information Zusatzdaten und Anteile des Mitgliedes angezeigt.