Zahlungstoleranzen

Durch die automatische Ausbuchung entfällt die lästige Aus-/Umbuchung von Kleinstbeträgen im Cent-Bereich in der Mietbuchhaltung. Da solche Kleinstbeträge, z. B. 5 Cent pro Monat, aus Kostengründen nicht gemahnt werden, verfälschen sie die Forderungen aus Vermietung. Was zu einer sehr unübersichtlichen Liste Personenkonten Saldenliste führt. Sollte diese bei Excel-Ausgabe mit einem Filter versehen werden (z.B. nur Beträge größer 1,00 EUR), führt dies zu einer Differenz zwischen Haupt- und Nebenbuch.

Das Modul Ausbuchung Zahlungstoleranzen für die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen bei Mietern (Personen) ist Bestandteil des lizenzpflichtigen Featurepaket 2021.

Wenn Sie bei der Erstellung der Mahnung die Mahngebühren noch nicht auf dem Mieterkonto buchen, haben Sie mit dieser Modul die Möglichkeit für den Zahlungseingang der Mahngebühr nachträglich die Erlösbuchung zu erstellen.

Hier finden Sie Beschreibungen zu allen modulspezifischen Funktionen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um Zahlungstoleranzen auszubuchen:

1. Starten Sie das Modul Ausbuchung Zahlungstoleranzen in der Buchhaltung. iX-Haus\Buchhaltung\Ausbuchung Zahlungstoleranzen
2. Wählen Sie die gewünschten Filter- und Ansichtsparameter aus.
3. Klicken sie auf die Schaltfläche Laden.
4. Filtern Sie ggf. das Ergebnis im Grid der Ansicht.
5. Geben Sie ggf. einen Excel-Report über die Treffer aus.
6. Rufen Sie mit der Kommandoleistenschaltfläche Alle Buchen den Buchungsprozess für alle Zeilen im Grid auf. Alternativ können Sie einzelne Zeilen markieren und die Buchung mit der Schaltfläche Selektierte Buchen beschränkt ausführen.
7. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, wenn die benannten Buchungen ausgeführt werden sollen. Es werden nur Vorschläge mit Status Ja berücksichtigt.
8. Es wird eine Buchungsmappen generiert und ein Protokoll erzeugt und im iX-Haus Verzeichnis unter \data\Zahlungstoleranzen_BuPrt\ abgelegt.
   Für Buchungen mit Bezug zu einer Fläche werden im Vertragsmanagement Einzelsollbeträge angelegt.

Neben der installierten Lizenz für das Featurepaket 2021 müssen Sie in den Sollarten ein neues Feld zur Benennung des Zahlungstoleranzkontos berücksichtigen. In den Systemeinstellungen können Sie zudem mit MaxPersonensaldo und MaxBuchungsbetrag Anpassungen vornehmen, falls Sie abweichend von den vorgeschlagenen Standardwerten die Toleranzen berechnen wollen.

Im Buchhaltungsmodul Sachkonten legen Sie ggf. ein separates Sachkonto für die Ab-/Zuschreibung der Forderung an.

In der Fachadministration im Modul Sollarten/Personentypen geben Sie für einzelne Sollarten im Feld Zahlungstoleranzkonto das Sachkonto für die Ab-/Zuschreibung der Forderung an. Wenn eine Sollart nicht bei der Toleranzbetragsermittlung beteiligt sein soll, lassen Sie dort das Feld leer z. B. für Abrechnungsergebnisse.

• Im Grid können Sie den Excel-Export starten. Es werden alle Zeilen exportiert.
• Im Grid können Sie für eine Zeile das betroffene Konto anzeigen. Hier wird dann für das Personenkonto der Kontoauszug mit den relevanten Buchungen gezeigt. Der hier dargestellte Saldo kann vom berechneten Saldo abweichen, wenn im Zeitraum SAVO-Buchungen vorhanden sind. Diese werden bei der Ermittlung der Zahlungstoleranzen nicht berücksichtigt.

Wenn Sie für die Mahngebühr ein eigene Kontenklasse (z. B. 032) verwenden und Sie dieser Buchung einen besonderen Buchungstext mitgeben möchten, erstellen Sie dafür einen eigenen Filter.

• Filter auf Personensaldo: -50,00 bis +50,00 EUR
• Filter auf positiven Buchungsbetrag: 0,00 bis +15,00 EUR
  (je nachdem, wie hoch Ihre Mahngebühren sind).
• KKL-Filter nur auf die Kontenklasse der Mahngebühr (z. B. KKL 032)

Nach dem Laden erhalten Sie nur Mieter, die ein Guthaben auf der Kontenklasse Mahngebühr aufweisen. Über Buchen haben Sie nun die Möglichkeit, für diese Überzahlungen die passenden Erlösbuchungen zu erstellen. Da es sich nun nicht um Zahlungstoleranzen, sondern um die Mahngebühren handelt, geben Sie den Buchungen als Buchungstext „Mahngebühr“ mit.

Hier finden Sie eine Beschreibung der Hauptansicht des Moduls.

Über die Filter stellen Sie ein, welche Daten ermittelt werden sollen. Die Daten unabhängig vom aktuell eingestellten Jahrgang aus dem Buchwerk ermittelt.

Zur Einstellung der Ansicht wählen Sie entweder Gesamtsumme oder Summe pro Monat. Über die Gesamtsumme sind ggf. buchfähige Toleranzbeträge ermittelbar, welche bei Summe pro Monat separat betrachtet abgelehnt werden.

Optional können Sie die Erweiterte Saldoanzeige nutzen. Dies kann zu einer längeren Ladezeit führen. Es werden dann auch Salden im Zeitraumfilter ermittelt, welche zur Ablehnung führen. Die Summe pro Monat wird über den jeweiligen Leistungszeitraum ermittelt. Hier finden Sie dann ggf. saldenbildende Buchungen, die dann zu einer Unter-/Überschreitung führen.

Benutzer mit Inforecht für das Modul können die Daten laden und dazu auch die Filter- und Anzeigeoptionen anpassen. Das Buchen oder Anpassen der globalen Buchungsvorgaben ist mit i-Rechten jedoch nicht zulässig.

Mit der Schaltfläche Laden starten Sie die Prüfung anhand der Filtervorgaben. Während des Ladens wird der Mauscursor umgeschaltet und eine ggf. zuvor erstellte Ansicht geleert. Der Ladeprozess ist abgeschlossen, wenn der Mauscursor wieder die normale Form aufweist. Ist das Grid leer, prüfen Sie bitte die Filtereinstellungen:

• Wurden geeignete Objekte abgefragt? (keine WEG-Objekte)
• Wurde der Personenbereich zu stark eingeschränkt?
• Stimmt die Länge der abgefragten Personennummer(n)?
• Gibt es Einschränkungen durch einen ungünstig gewählten Leistungszeitraumbereich?
• Gibt es Einschränkungen auf KKL?
• Werden im Grid Spaltenfilter verwendet, die zum Ausschluss aller Treffer führen?
• Prüfen Sie ggf. mit der Einstellung Erweiterte Saldoanzeige für weitere Informationen.

Die Darstellung der Ansicht erfolgt als Grid. Sie können hier also sortieren, filtern und gruppieren. Spalten lassen sich auch einzeln aus-/einblenden. Über die Konfiguration (rechter Mausklick in Spaltentitel ⇒ Konfiguration) können im Dialog Spalten auswählen Spalten insgesamt eingerichtet werden.

Mit der Schaltfläche Excel Export in der Kommandoleiste exportieren Sie das aktuelle Grid der Ansicht in eine Excel-Datei. Im Kopf der so erzeugten Mappe iX-Haus-Export werden Parameter benannt, mit welchen diese Ansicht geladen wurde (Objekt, Personen und Leistungszeitraumbereich). Die Griddaten werden mit Autofilter aufgebaut. Sie können hier also auch direkt sortieren und filtern.

Mit der Schaltfläche Alle Buchen in der Kommandoleiste rufen Sie den Buchungspozess zum Ausbuchen das Zahlungstoleranzen auf. Liegt für den ermittelten Leistungszeitraum einer Buchung eine Leistungszeitraumsperre vor, wird die Buchung nicht ausgeführt. Liegt für das ermittelte Wertstellungsdatum eine zeitliche Sperre vor, wird versucht, die Buchung mit Wertstellung nach dieser Sperre anzulegen. Es wird ein Protokoll generiert. Die Buchungen werden in Mappen in der Dialogbuchhaltung mit GVC 403 und Buchungsart 11 angelegt.

Mit der Schaltfläche Selektierte Buchen in der Kommandoleiste rufen Sie den Buchungspozess zum Ausbuchen das Zahlungstoleranzen auf. Im Unterschied zur Schaltfläche Alle Buchen, werden nur die markierten Zeilen gebucht. Der Buchungsprozess entspricht dem unter „Alle Buchen“ beschriebenen Vorgang.

Mit der Schaltfläche Buchungsvorgaben in der Kommandoleiste rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf. Hier geben Sie global vor, wie für die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen die Ermittlung des Wertstellungsdatums erfolgen soll, wie Buchungtext und Beleg aufgebaut werden sollen sowie ob Einzelbuchungen oder nur eine kumulierte Buchung erzeugt werden soll. Diese Einstellungen gelten dann auch für geplante Hintergrundprozesse (Scheduler) und sind auch unabhängig vom Benutzer. Die Kumulierung bezieht sich auf die ermittelten Buchergebnisse. Die Prüfung über Gesamtsumme ergibt ggf. ein anderes Ergebnis als eine Prüfung über Summe pro Monat. Mit Kumulierung wird ein Betrag zum LZ-Ende gebucht. Ohne Kumulierung werden die Korrekturen monatlich vorgenommen.

Zugang: Buchhaltung ⇒ Ausbuchung Zahlungsverkehr ⇒ Schaltfläche Buchungsvorgaben in der Kommandoleiste

Hier finden Sie alle modulspezifischen Systemeinstellungen, mit denen Sie die Modifikation bestimmter Parameter vornehmen können.

Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank ⇒ Buchhaltung ⇒ Zahlungstoleranzen

Mit der Systemeinstellung [1.1.246.1] MaxSaldoGesamtkonto kann der maximale Saldo auf dem Personen-Gesamtkonto definiert werden, bei dem die Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden. Der Betrag des im Filter Personensaldo einsetzbare Wert ist auf den hier benannten Betrag beschränkt (maximal 50). Wir gehen davon aus, dass Werte über 50 im Rahmen des Mahnwesen abgewickelt werden. Idealerweise werden die Zahlungstoleranzen unterhalb der Mahnschewlle angelegt.) Somit darf z. B. bei Vorgabe von 10,00 der untere Wert im Filter des Moduls Ausbuchung Zahlungstoleranzen für den Personensaldo nicht niedriger als -10,00 und der obere Wert nicht höher als 10,00 sein. Standard: 10,00

Mit der Systemeinstellung [1.1.246.2] MaxSaldoUnterkonto kann der maximale Saldo auf dem Personen-Unterkonto definiert werden, bei dem die Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden (maximal 15). Prüfung ist pro Monat, bei Summe pro Leistungszeitraum. Für den gesamten Zeitraum bei Gesamtsumme. Der Betrag des im Filter Buchungsbetrag einsetzbare Wert ist auf den hier benannten Betrag beschränkt. Somit darf z. B. bei Vorgabe von 1,00 der untere Wert im Filter des Moduls Ausbuchung Zahlungstoleranzen für den Buchungsbetrag nicht niedriger als -1,00 und der obere Wert nicht höher als 1,00 sein. Standard: 1,00