1. Öffnen Sie im iX-Haus-Menü unter Dienstprogramme den Ordner Schnittstellen und wählen Sie im Ordner DATEV-Schnittstelle den Menüpunkt DATEV-Exportschnittstelle. Es öffnet sich die Maske DATEV-Schnittstelle mit den Registern Export und Historisierung.
2. In dem Register Export finden Sie eine Übersicht der Parameter zum zuletzt exportierten Objekt. Zudem finden Sie dort einstellbare Parameter für einen nächsten Exportlauf (bis-Datum, Status des geplanten Laufes: Testlauf, Wiederholungslauf sowie Konfigurationen, inwiefern exportierte Buchungen in iX-Haus oder auf DATEV-Seite ergänzt oder geschützt werden sollen: Benutzer Buchungssperren) nach Echtlauf setzen, Saldendatei(en) für iX-Haus Sachkonten exportieren, Export Sperrvermerk (in DATEV wirksam).
3. Sind alle Vorbereitungen getroffen, können Sie von hier aus den Export staten.
4. Sind noch Anpassungen für einzelne Mandanten vorzunehmen, stehen Ihnen im Modul DATEV-Einstellungen die Register Objekt-Mandanten-Tabelle und Konten-Tabelle sowie unter der lizenzierten Premium-Variante Kred/Deb-Tabelle, Kostenstellen-Tabelle und Stammdaten-Export zur Verfügung. Weitere Module sind nur mit gesonderter Lizenz oder aus historischen Gründen verfügbar.

Siehe auch Exportieren.

1. Deaktivieren Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Testlauf.
   Ist der Schalter Testlauf nicht gesetzt, erfolgt der Export als Echtlauf. I. d. R. werden hierbei auch Benutzersperren auf die exportierten Buchungen in iX-Haus gesetzt. Zudem kann für den Exportzeitraum (Beginn des Buchungsjahrgangs bis zum angegeben Wertstellungsdatum) eine Benutzer-Buchungssperre gesetzt werden. Diese Sperre verhindert das Anlegen weiterer Buchungen in diesem Wertstellungsbereich nach dem Export.
2. Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Die Daten eines Echtlaufs können Sie mit Hilfe eines Wiederholungslaufs reproduzieren, solange zwiwschenzeitlich keine weiteren Echtläufe generiert wurden.

Beim Exportieren werden Exportdaten, ein Protokoll sowie eine Eintragung in dem Register Historisierung erzeugt. Jeder Export erhält automatisch eine neue Laufnummer zugewiesen. Der Export erfolgt aufgrund der Einstellungen des Mandantens in der Objekt-Mandanten-Tabelle und den damit verbundenen Informationen oder Vorgaben aus den weiteren Registern. Je nach Einstellung im Register Export erfolgt der Export als Testlauf oder als Echtlauf (Testlauf nicht ausgewählt). Optional kann ein Wiederholungslauf mit Bezug auf den vorherigen Lauf erzeugt werden. Beim Starten eines Exportlaufs im Regelbetrieb gehen wir davon aus, dass Sie alle erforderlichen grundsätzlichen Einstellungen und Parameter konfiguriert haben und nun nur noch den Mandanten auswählen und ein Datum vorgeben, bis zu welchem die Buchungen für einen DATEV-Empfänger exportiert werden sollen.

1. Wählen Sie den Buchungskreis z. B. mit F3, aus welchem exportiert werden soll. I. d. R. stellen Sie hier das FIBU-Objekt ein, ansonsten das Hauptbuchungsobjekt. (Diese Auswahl macht Sinn, falls nicht alle Buchungskreise über synchrone Wirtschaftsjahreinstellungen verfügen.)
2. Wählen Sie den zugrundeliegenden Buchungsjahrgang. Mit Mausklick auf den Schalter des Jahrgangs rechts unten im Fenster.
3. Öffnen Sie das Modul DATEV-Exportschnittstelle über Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
4. Wählen Sie im Register Export der DATEV-Exportschnittstelle den gewünschten Mandant aus.
5. Geben Sie das Wertstellungsdatum an, bis zu welchem der Export relevante Buchungsdaten ermitteln soll.
6. Entscheiden Sie, ob der Exportlauf als Testlauf oder als Echtlauf erfolgen soll (s. u.).
7. Entscheiden Sie, ob ggf. weitere Aktionen durch den Export ausgelöst werden sollen (s. u.). (optionaler Wiederholungslauf, Setzen von Buchungssperren nach einem Echtlauf, zusätzlicher Export von Saldendateien, optionales Setzen des Export Sperrvermerks für den Empfänger).
8. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und geprüft haben, klicken Sie auf den Schalter Export starten.
   Der Export erfolgt in den angezeigten Ausgabepfad. Eine fehlerhafte Konfiguration, z. B. durch fehlende oder falsche Kontendefinitionen in der verwendeten Konten-Tabelle, kann zum Abbruch oder einem eingeschränkten Export führen. Mit der Kontrolle wird sichergestellt, dass es keine doppelten Konteneinträge in der Kontentabelle gibt. Falls es zu doppelten Einträgen kommt, wird eine Meldung in dem Protokoll ausgegeben und der Buchungsexport wird abgebrochen. Sind Sachkonten unzulässig definiert (DATEV-Sachkontenlänge nicht adäquat), werden nur die betroffenen Buchungsnummern nicht exportiert und Sie erhalten einen Hinweis auf betroffene Primanotas. Daher ist es ratsam, zuerst einen Testlauf zu erzeugen, um korrigierend eingreifen zu können (z. B. Kontentabelle anpassen, ggf. falsche Kontierungen anpassen.)
   Die Sperre der exportierten Buchungen gegen Änderung oder erneuten Export erfolgt nur, wenn der gesamte Export ohne Fehler gelaufen ist. Sie kann dann nur noch mit einem administrativen Tool augehoben werden.
   Details zu den exportierten Dateien finden Sie hier unter Export-Dateien.

Steuersenkung im zweiten Halbjahr 2020

Die häufigsten akuten Fragestellungen zur DATEV-Schnittstelle beziehen sich auf den Umgang mit Steuerinformationen und den hierzu generierten Protokollzeilen. Automatikkonten können über den Steuersatz differenziert gekoppelt für 19 % bzw. für 16 % unterschiedlichen DATEV-Konten zugeordnet werden. Sie können in der Sachkontentabelle der DATEV-Schnittstelle also für ein einziges iX-Haus-Sachkonto zwei Automatikkonto-Definitionen erzeugen: einmal mit einem DATEV-Konto für 19 %-gekoppelte Buchungen und einmal für 16 %-gekoppelte Buchungen. Ist eine solche spezifische Zuordnung nicht erfolgt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Der Export findet dann aber trotzdem statt, ggf. besteht aber Handlungsbedarf, falls bei DATEV eine Kontendifferenzierung vorgesehen ist.

Die im Protokoll als Hinweis ausgegebenen neuen Informationen aus diesen Themenbereich könnten anfangs irritieren. In den meisten Fällen sind es jedoch wichtige Informationen, die Ihnen ermöglicht, bestimmte Datenkonstellationen zu erkennen. Sie bedeuten nicht zwangsläufig, dass der Export gescheitert ist.

Parallel zur Onlinehilfe über iX-Wiki wurden zur DATEV-Schnittstelle in den Patch-Informationen (via Update-Service auch vorab abrufbar) Hinweise hierzu veröffentlicht.

Wenn die iX-Haus-Personen, -Debitoren oder -Kreditoren als Einzelperson, Einzeldebitor bzw. Einzelkreditor in DATEV gebucht werden, kann die Schnittstelle in der Premium-Variante optional die Stammdaten der gebuchten Personen, Kreditoren und Debitoren exportieren (siehe Parameter Nebenbuch).

Es gibt zwei Optionen die Stammdaten zu exportieren. Es können entweder alle bebuchten Datensätze exportiert werden oder nur die Datensätze, die noch nicht an DATEV exportiert worden sind (Option nur Neue). Für die Option nur Neue speichert die Schnittstelle die Exportlaufnummer und das DATEV-Konto der exportierten Datensätze. Diese sind im Register Stammdaten-Export zu sehen. Dort können Datensätze auch manuell gelöscht und hinzugefügt werden. Somit können Datensätze, die schon exportiert worden sind, erneut exportiert werden, indem sie aus der Liste entfernt werden. Andererseits, wenn noch nicht exportierte Stammdaten nicht exportiert werden sollen, können diese in die Liste manuell eingefügt werden. Wenn seit dem letzten Export ein Sachkonto in iX-Haus neu angelegt oder geändert wurde, wird dieses mit der Kontobezeichnung beim Stammdatenexport mit übertragen.

Als Adressatentyp wird keine Eingabe übertragen. Sollten Sie den Adressatentyp in DATEV ändern, ist für diesen keine Datenaktualisierung mehr möglich. Hier erhalten Sie dann beim Import in DATEV einen entsprechenden Hinweis. Es empfiehlt sich dann, nur neue Stammdaten zu übertragen und Aktualisierung aufgrund von Änderungen des Namens etc. manuell in DATEV vorzunehmen.

Über die Option Bankdaten in die Kreditor/Debitor und Diverse Adressen Datei definieren Sie, ob die Bankdaten der Stammdaten exportiert werden sollen. Zusätzlich kann über die Option DATEV IBAN-Korrekt setzen wenn IBAN vorhanden in DATEV der IBAN-Korrekt-Kenner gesetzt werden, wenn die IBAN-Nummer vorhanden ist.

Mit jedem Exportvorgang über die DATEV-Exportschnittstelle ist eine Protokollierung verbunden. In dem Register Historisierung können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt das Protokoll eines Laufes abrufen.

Zugang: Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen ⇒ DATEV-Schnittstelle ⇒ DATEV-Einstellungen ⇒ Register Konten-Tabelle

Um Anpassungen der Konten-Tabelle für einzelne Mandanten vorzunehmen, stehen Ihnen im Modul DATEV-Einstellungen das Register Konten-Tabelle zur Verfügung.

1. Starten Sie in iX-Haus das Modul DATEV-Einstellungen unter Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
2. Öffnen Sie im oberen Datenfeld des Registers Konten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern. Das Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten erscheint. Nun können Sie die Kontentabelle definieren und bearbeiten.
   
3. Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die neue/ bereits bestehende Kontentabelle ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Markieren Sie die entsprechende Zeile im oberen Datenfeld, um für eine neu angelegte Kontentabelle einen Kontenbereich zu definieren.

Zum Bearbeiten der Kontentabellenübersetzung bzw. der Tabelleninhalte gehen Sie wie folgt vor.

1. Öffnen Sie im unteren Datenfeld des Registers Konten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern.
   Ein weiteres Dialogfeld Kontentabelle bearbeiten erscheint.
2. Geben Sie die gewünschten Parameter für den Kontenbereich ein und bestätigen Sie mit OK.
   Die Kontentabelle ist nun im Datenfeld mit allen Parametern angelegt.

Voraussetzung: Excel muss auf der Workstation installiert sein.

1. Wählen Sie im Register Konten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend mit rechter Maustaste im Grid das Kontextmenü mit den Menüpunkt nach Excel exportieren. Es öffnet sich die Maske Speichern unter.
2. Wählen Sie im Feld Dateiname den Pfad und Namen einer zu erstellenden Excel-Datei (Dateiendung xlsx oder xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung ein.
3. Bestätigen Sie mit Speichern.
   Excel wird mit den entsprechenden Tabellendaten der Konten-Tabelle geöffnet.

1. Wählen Sie im Register Konten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend die gewünschte Zieltabellen. Ggf. müssen Sie diese zuerst im oberen Tabellenbereich anlegen.
2. Öffnen Sie mit rechter Maustaste im Grid der gewählten Tabelle das Kontextmenü. Nach Klick auf den Menüpunkt Kontentabelle aus Excel importieren öffnet sich der Dateidialog Öffnen.
3. Wählen Sie den Pfad und Namen einer zu importierenden Excel-Datei (Dateiendung .xlsx oder .xls) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung im Feld Dateiname ein.
4. Bestätigen Sie mit Öffnen.
5. Der Import wird nach einer weiteren Bestätigung gestartet.
   Ist die Zieltabelle nicht leer, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und können dann den Import noch abbrechen oder die Daten in der Zieltabelle überschreiben. Somit sind also auch Löschungen in einer bestehenden Tabelle möglich!
6. Der Abschluss des Sachkontenimports wird mit einem Hinweis quittiert.

Zugang: Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen ⇒ DATEV-Schnittstelle ⇒ DATEV-Kontenliste (ASCII)

Zu Prüfzwecken oder dem Abgleich mit dem Empfänger der Daten können Sie die Kontentabellen drucken. Es werden alle Kontentabellen nacheinander ausgegeben.

1. Wählen Sie im Modulmenü den Menüpunkt DATEV Kontenliste (ASCII). Es öffnet sich die Maske IXDATEV1 Kontenliste.
2. Wählen Sie im Feld Sortierung das Konto, nach dem die Kontentabelle(n) für den Ausdruck sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen iX-HAUS-Konto und alternativ DATEV-Konto.
3. Bestätigen Sie mit Drucken. Sie erhalten einen Ausdruck Ihrer aktuellen Kontentabellen.
   Alternativ geben Sie mit Vorschau die Kontenliste in einem Bildschirmdruckfenster aus. Sie kann von dort auch gedruckt werden.

Bei eingeschalteter Objekt-Kontierung werden die DATEV-Zielkonten abhängig vom kontierten Objekt ermittelt. Diese Funktion kann mit der Systemeinstellung [DATEV-ObjektKontierung] aktiviert werden. Standardeinstellung ist Status=OFF. Wenn man den Status auf ON setzt, so erscheint im Register Konten-Tabelle eine dritte Übersetzungstabelle. Hier kann man zu den verschiedenen Objekten die Konten-Ersetzungen definieren.

In der Tabelle 2 definiert man den Kontenbereich und setzt im Feld Exportkonto ein X oder x am Ende des Zielkontos, welches mittels der x-Ersetzung aus Tabelle 3 objektspezifisch ergänzt wird, z. B. DATEV-Kontonummer 2256xx.

Hierzu editiert man in der Tabelle 3 die Objekte mit der dazugehörigen Ersetzung, z. B.

Daraus ergibt sich im vorgenannten Beispiel für das Objekt

2000 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225600

2001 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225601

2002 für Kontenbereich 1-999999 das Exportkonto 225602

DATEV-Zielkonten werden abhängig vom kontierten Objekt ermittelt. Diese Funktion wird in der Fachadministration, Systemeinstellungen Datenbank im Abschnitt DATEV-ObjektKontierung mit der Systemeinstellung Status freigeschaltet. Standardeinstellung ist Status= OFF. Wenn Sie den oben genannten Status aktivieren (Option An Standardwert gekoppelt deaktivieren, Option Status aktivieren), so wird im Register Konten-Tabelle der DATEV Premium-Schnittstelle eine dritte Übersetzungstabelle genutzt. Hier können Sie zu den verschiedenen Objekten die Konten-Ersetzungen definieren. In der Tabelle 2 definieren Sie den Kontenbereich und setzen im Feld Exportkonto ein x (i. d. R. am Ende des Zielkontos), welches dann mittels der x-Ersetzung aus Tabelle 3 objektspezifisch ergänzt wird.

Zugang: Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen ⇒ DATEV-Schnittstelle ⇒ DATEV-Einstellungen ⇒ Register Objekt-Mandanten-Tabelle

In der Objekt-Mandanten-Tabelle der DATEV-Einstellungen pflegen Sie den iX-Objekte oder Objektbereiche und die diesen zugeordneten Mandantennummern. Zudem geben Sie hier vor, welche Konten-Tabelle beim jeweiligen Mandanten verwendet werden soll und welcher Art das Ausgabeformat sein soll und ggf. welcher Ausgabepfad genutzt werden soll. Hinzu kommen die Definitionen der Berater-Nummer, des DATEV-Verrechnungskontos, eines optionalen Passworts und eines Datenfernverarbeitungs-Kennzeichens.

Beim Aufruf des Registers erhalten Sie ein Grid mit einer Übersicht über die wesentlichen Definitionen der einzelnen Mandanten. Mit rechter Maustaste öffnen Sie im Grid ein Kontextmenü mit den Menüpunkten Neu, Ändern, Löschen und nach Excel exportieren. Für die Ansicht von Detailinformationen und ggf. Ändern der Definition einer vorhandenen Mandantenzuordnung öffnen Sie die Definition alternativ per Doppelklick.

Mit den Funktionen Neu oder Ändern öffnen Sie den Dialog Objektmandantentabelle bearbeiten. In der DATEV-Schnittstelle in der Basis-Variante enthält der Dialog nur das Register Grundeinstellungen. In der DATEV-Schnittstelle in der Premium-Variante finden Sie neben dem Register Grundeinstellungen weitere Register: Parameter Nebenbuch, Zusinfo Allgemein, Zusinfo Personen, Zusinfo Kred/Deb und Zusinfo Sachkonten.

Grundeinstellungen in der Objekt-Mandanten-Tabelle definieren

1. Starten Sie in iX-haus das Modul DATEV-Einstellungen unter Dienstprogramme ⇒ Schnittstellen.
2. Öffnen Sie in der Objekt-Mandanten-Tabelle per Rechtsklick das Menü und wählen Sie den Menüpunkt Neu oder Ändern.
   Das Dialogfeld Objektmandantentabelle bearbeiten erscheint.
3. Öffnen Sie das Register Grundeinstellungen.
4. Geben Sie die gewünschten Parameter ein.
5. Bestätigen Sie die Dateneingaben mit OK.

Im Register Grundeinstellungen im Dialog Objektmandantentabelle bearbeiten definieren Sie die meisten Parameter für den Export, welche der jeweiligen eindeutigen Mandantenummer zugeordnet werden. Sie definieren hier z. B., welche Konten-Tabelle verwendet werden soll. Die Konten-Tabellen selbst werden übergeordnet im Modul DATEV-Einstellungen gepflegt. Je nach Export-Variante bei CSV-Export in der Premium-Variante sind für die mandantenspezifische Konfiguration weitere Einstellungen in den parallel verfügbaren Registern möglich oder erforderlich. In der Premiumvariante stehen Ihnen die Register Parameter Nebenbuch, Zusinfo Allgemein, Zusinfo Personen, Zusinfo Kred/Deb und Zusinfo Sachkonten zur Verfügung.

Voraussetzung: Excel muss auf der Workstation installiert sein.

• Wählen Sie im Register Objekt-Mandanten-Tabelle im Modul DATEV-Einstellungen stehend mit rechter Maustaste im Grid das Kontextmenü mit den Menüpunkt nach Excel exportieren. Es öffnet sich die Maske Speichern unter.
• Wählen Sie im Feld Dateiname den Pfad und Namen einer zu erstellenden Excel-Datei (Dateiendung xls oder xlsx) bzw. tragen Sie den gewünschten Pfad inklusive Dateiname und -Endung ein.
• Bestätigen Sie mit Speichern.
  Excel wird mit den entsprechenden Tabellendaten der Objekt-Mandanten-Tabelle geöffnet. Sie können innerhalb der Tabelle mit den vorgefertigten Sortierfunktionen arbeiten oder die Tabellendaten nach eigenem Ermessen für individuelle Zwecke weiterverarbeiten (Drucken, Speichern…).

Die Steuerinformation wird über den DATEV-BU-Schlüssel an DATEV übergeben. Der BU-Schlüssel ist zweistellig und besteht aus einem Berichtigungsschlüssel (die erste Stelle) und einem Steuerschlüssel (die zweite Stelle).

Der Berichtigungsschlüssel wird laut der folgenden Tabelle ermittelt:

Bei der Ermittlung des Steuerschlüssels wird zuerst geprüft, ob in der jeweiligen iX-Haus-MwSt-Tabelle ein einstelliger Fremdsystem-MwSt-Code zugeordnet ist. Dieser wird, wenn vorhanden, exportiert (außer bei Automatikkonten)¹⁾. Wenn kein Fremdsystem-MwSt-Code eingetragen ist, gilt die folgende Übersetzungstabelle:

Hieraus ergibt sich, dass bestimmte Steuerschlüssel für die Sonderdefinitition über einem Fremdsystem-MwSt-Code prädestiniert sind: 1, 4, 6. Die Einrichtung solcher Fremdsystem-MwSt-Codes erfolgt in Absprache mit dem Empfänger der Daten, da auf DATEV-Seite ebenfalls definiert werden muss, wie dort diese DATEV-BU-Schlüssel interpretiert werden sollen.

Wenn kein Steuercode ermittelt werden kann, läuft der Export auf Fehler und es wird im Protokoll eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

DATEV hat im Rahmen der temporären Umsatzsteuersenkung 2020 eine generelle Anpassung seiner Steuerlogik vorgenommen und nutzt seit Juli 2020 beim Import die Information aus dem Leistungsdatum als Kriterium zur Ermittlung des Steuersatzes. Im Rahmen der befristeten Steuersenkung 01.07.2020-31.12.2020 wird die aktuelle DATEV-Schnittstelle im Standardverfahren Buchungen mit 7 % oder 19 % in der ermäßigten Periode mit dem Belegdatum 30.06.2020 übertragen (Standardeinstellung). Alternativ kann das Exportfeld Leistungsdatum mit diesem Datum belegt werden, wenn die Systemeinstellung DatevLeistungsdatumSetzen aktiv ist. Bei Buchungen mit reduziertem Steuersatz (5 % oder 16 %) wird das Leistungsdatum gleich dem Wertstellungsdatum gesetzt.

Siehe auch Exportieren.

• Aktivieren Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Testlauf.
  Der Export erfolgt dann zu Testzwecken. Daher werden beim Testlauf keine Benutzersperren auf die exportierten Buchungen in iX-Haus gesetzt.
• Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Die Daten des Exportlaufs sind nicht für eine Übertragung zum DATEV-Empfänger vorgesehen.

Siehe auch Exportieren und Echtlauf durchführen.

• Wählen Sie im Menü der DATEV-Exportschnittstelle im Register Export die Option Wiederholungslauf.
• Folgen Sie ansonsten den Anweisungen zum Exportieren.

Ein Wiederholungslauf betrachtet die Buchungen des vorherigen Laufes (Laufnummer-1) sowie neu hinzugekommene Buchungen im eingestellten Exportzeitraum. Sofern Sie weitere Betrachtungen zur Auswertung umgestellt haben, z. B. Netto oder Brutto-Ausgabe, werden diese berücksichtigt. Daher kann ein Wiederholungslauf durchaus mehr oder weniger Buchungszeilen beinhalten als der vorherige Lauf, auf welchen sich der Wiederholungslauf bezieht!