Objektauswahl - Wie mache ich es?

1. Wählen Sie die zu löschende Bankverbindung im Bankenstamm aus.
2. Um die aktuell angezeigte Bankverbindung zu löschen, betätigen Sie den Schalter Löschen im unteren Maskenbereich.
3. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Bankverbindung gelöscht.

Vor Anlage eines Objekts müssen hierzu notwendige Basisdaten im System vorliegen: Die Datengruppe aus der Gruppenverwaltung, in welchem das Objekt verankert werden muss und die MwSt.-Tabelle, die ein Pflichtfeld in der Objektanlage ist. Die Gruppe muss die geeignete Wirtschaftsperiode für das geplante Objekt aufweisen.

1. Öffnen Sie die Objektauswahl.
2. Wählen Sie Neuen Datensatz anlegen aus der Kommandoleiste.
3. Geben Sie die gewünschte neue Objektnummer an.
4. Wählen Sie aus der sich öffnenden Gruppenauswahl eine Gruppe aus. Als Hilfestellung werden Ihnen zusätzlich das aktuelle Jahr, das Jahresende des Wirtschaftsjahres sowie die ggf. vorhandene Nummer eine FIBU-Objekts benannt.
5. Geben Sie weitere Parameter ein.
6. Speichern Sie die Parameter nach einer vorherigen Kontrolle. Bestimmte Einstellungen sind später nicht bzw. nur mit Aufwand änderbar.

Ein Objekt ist eine beliebig definierte Verwaltungs- oder Firmeneinheit bzw. eine über mehrere Objekte übergreifende Finanzbuchhaltung.

Datengruppen

Die Datengruppe ist eine Gliederungsebene oberhalb der Objekte. Verschiedene Objekte können in einer Datengruppe zusammengefasst werden. Ein Objekt kann nicht angelegt werden, wenn die hierzu erforderliche Datengruppe noch nicht angelegt ist! Ein Objekt kann immer nur in einer Datengruppe verankert sein.

Innerhalb einer Datengruppe können verschiedene Einstellungen getroffen werden, die dann für alle Objekte innerhalb dieser Gruppe gelten. Hierzu zählt unter anderem die Einstellung der verfügbaren Wirtschaftsjahre.

Die Verwaltung von Datengruppen erfolgt durch Ihren Systemadministrator in der Gruppenverwaltung.

In der tabellarischen Objektauswahl (zu öffnen über das Register Objekte in der Navigationsleiste oder mit F3) sind alle Objekte, die zur gleichen Gruppe wie das aktuelle Objekt gehören, mit einem Sternchen * gekennzeichnet.

Nicht zu Verwechseln mit den zwingend erforderlichen Datengruppen sind die optionalen Objektgruppen. Die Objektgruppen werden ebenfalls administrativ in der Fachadministration gepflegt (Modul Objektgruppen). Sie dienen einer organisatorischen Zusammenfassung von Objekten für die komfortable Angabe von komplexen Objektbereichen und werden in Objektauswahlfeldern mit der F2-Taste abgerufen. Ein Objekt kann in mehreren Objektgruppen auftreten.

Filter

Für die Objektauswahl steht eine Filterfunktion zur Verfügung. Dieser Filter wirkt sich nur auf die in der Navigationsleiste im Register Objekte (F3-Objektliste) anzuzeigenden Objekte aus. Unabhängig hiervon können in einzelnen Modulen Filter wirksam sein. Der zweiteilige Filter definiert anfangs keine Einschränkung. Der erste Filter erlaubt eine Filterung über die Objektgruppen-Auswahl des Komfortpakets. Mit dem zweiten Filter nutzen Sie den Objekttyp als Filterkriterium.

Gruppenbezeichnung ändern

Im späteren Verlauf kann es vorkommen, dass Sie eine zuvor vergebene Gruppenbezeichnung ändern wollen. Diese Änderung erfolgt in der Gruppenadministration - in der Objektauswahl erhalten Sie in der ehemaligen Kommandomenü-Funktion einen entsprechenden Hinweis. Die Änderung wirkt sich automatisch auf alle Objekte aus, die zu dieser Gruppe gehören: die Gruppenbezeichnung wird für alle Objekte, die zu dieser Gruppe gehören, geändert.

1. Öffnen Sie unter Stammdaten die Objektauswahl.
2. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
3. Ermitteln Sie die Gruppe aus dem gleichnamigen Feld.
4. Wechseln Sie zur Fachadministration, System, Gruppenverwaltung.
5. Wählen Sie die umzubenennende Gruppe aus.
6. Bearbeiten Sie die Gruppe. Geben Sie einen eineindeutigen Gruppennamen an, der sich von den Namen anderer Gruppen unterscheidet.
7. Speichern Sie die Änderung. Hierzu müssen Sie die Sicherheitsabfragen entsprechend beantworten.

Objekt anlegen

Kontrollieren Sie im Vorfeld, ob die für die Objektanlage gewünschte Gruppe existiert! Falls die Gruppe noch nicht existiert, muss diese zuerst administrativ in der Gruppenverwaltung angelegt werden. Wenden Sie sich hierzu ggf. an Ihren iX-Haus-Administrator. Beachten Sie, dass durch die Anlage des ersten Objekts in einer neuen Gruppe die Gruppenvorgaben für die Gruppenparameter Erfolgsmodell, Steuermodell und MwSt-Tabelle gegen Ändern gesperrt werden und bestimmte Objektdaten im Buchungskreisstamm eingetragen werden! Um diese Vorgaben nachträglich zu ändern, ist dann eine administrative Anpassung im Buchungskreisstamm erforderlich.

1. Klicken Sie auf das Symbol Datensatz neu anlegen. (Strg + N)
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
3. Speichern Sie die Objektanlage. (Strg + S)

Nach einer Neuanmeldung stehen diese Objektdaten allen Benutzern zur Verfügung, wenn das Objekt zum freigegebenen Nummernkreis dieser Benutzer gehört. Beachten Sie daher ggf. noch weitere erforderliche Tätigkeiten wie die Anpassung der Buchungssperren für buchhalterisch aktive Mitarbeiter oder Objektnummernfreigaben bei differenzierten Objektrechten.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:

Objekt suchen

Nachdem Sie ein Objekt in der Objektauswahl aufgerufen haben, können Sie im aktiven Register Anpassungen vornehmen. Für die Objektauswahl stehen Ihnen diverse Methoden zur Verfügung.

• Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Datensatz suchen (Fernglas) in der Kommandoleiste. Es öffnet sich die Suchabfrage. Geben Sie im Feld Suche nach Objekt Nr. die gewünschte Objektnummer ein.
• Solange der Fokus auf der Kommandoleiste liegt, öffnet eine beliebige Buchstaben- oder Zifferntaste ebenfalls die Suchabfrage. Da diese Taste auch direkt in das Suchfeld eingetragen wird, bietet es sich zur Suche nach Objektnummern an, einfach die Objektnummer einzutippen und mit der Eingabetaste die Suche zu starten. Vor einer erneuten Suche per Tastatureingabe klicken Sie ggf. auf eine freie Fläche der Taskleiste.
• Oder: Wählen Sie das gewünschte Objekt direkt aus der Objektauswahl (über den dritten Reiter im linken Teil des Programms). Dieser ist in den meisten Fällen auch über die Funktionstaste F3 aufrufbar. Diese Übersicht können Sie mit F5 aktualisieren, z. B. nach einer Neuanlage eines Objekts.
• Oder: Betätigen Sie die Schaltfläche Übersicht in der Kommandoleiste und wählen Sie ein Objekt aus der so geöffneten Objektauswahl aus. Hier wird neben der Objektnummer und dem Objektnamen auch die Gruppe benannt. In der Objektauswahl können Sie die Spalten sortieren. Diese Übersicht können Sie mit F5 aktualisieren.
• Der Schalter Suche in der Kommandoleiste öffnet den Dialog Objektsuche. Hier können Sie nach einem Suchbegriff suchen, welcher mit Objektnummer, Gruppe, Bezeichnung, den bis zu fünf Objektadressen oder der GläubigerID abgeglichen wird. Die Suche schließt per Default Objekte mit Verwaltungsende vor dem Tagesdatum aus. Diese Einschränkung können Sie über eine Checkbox deaktivieren. Mit der Tastenkombination Alt+F oder Klick auf den Schalter Suchen (Alt+F) starten Sie die Suche. Das Suchergebnis wird tabellarisch angezeigt. In dem Ergebnis können Sie eine Zeile markieren und mit Doppelklick oder der Tastenkombination Alt + Enter bzw. Alt + Return oder mit Klick auf den Schalter Auswahl (Alt + Eingabe) öffnen. Mit dem Schalter Abbrechen beenden Sie den Dialog, ohne zu einem Objekt aus dem Suchergebnis zu wechseln.

Objekt ändern

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt aus.
2. Wählen Sie das gewünschte Register.
3. Modifizieren Sie die Daten wie gewünscht.
4. Klicken Sie das gewünschte Feld direkt mit der Maus an.
5. Speichern Sie den modifizierten Datensatz mit der Schaltfläche Änderungen speichern.

Die Nummer eines Objektes kann nicht verändert werden. Ebenso kann der Bezug einer Objektnummer zu einer Datengruppe nachträglich nicht verändert werden. Dies gilt auch für den Fall, dass mehrere Datengruppen angelegt werden. Einzelne Objektparameter können ggf. nur bei der Ersteinrichtung angelegt werden oder sind durch die Zugehörigkeit zu einer Datengruppe oder andere Vorgaben vorbelegt.

Objekt löschen

Vergebene Objektnummern können nicht gelöscht werden! Klären Sie daher im Zweifelsfall vor einer Objektnummernvergabe, in welcher Objektgruppe welches Objekt angelegt werden soll. Um sicherzustellen, dass unmittelbar nach dem Anlegen von Objekten bei Bedarf der letzte Datenstand wiederhergestellt werden kann, sollten Sie immer aktuelle Datensicherungen anfertigen.

In einigen Fällen kann das Löschen eines Objektes durch in iX-Haus plus vorhandene, abhängige Daten verhindert werden. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt, welche u. a. die Daten benennt deren Existenz eine Löschung verhindert. Damit ist eine Analyse und die Bereinigung der betreffenden Daten möglich.

Kreditor Parameter bearbeiten

Der Menüpunkt Kreditor Parameter bearbeiten ist in FIBU-Gruppen nur im FIBU-Objekt aktiv und öffnet den Dialog Kreditor/Debitor-Parameter. Die hier angegebenen Parameter sind im Rahmen einer kreditorischen/debitorischen Buchhaltung vor allem in bilanzierenden Modellen erforderlich (automatische Gegenkonten für kred./deb. Sachkontenbuchungen).

Nach dem erstmaligen Aufruf der Kreditorenstammdaten ist die Eingabe der Parameter zwingend erforderlich. Bei Bedarf können die Eingaben später verändert werden. Die Erfassung der Parameter erfordert Administratorrechte.

Die anzugebenden Parameter sind die Kontonummern der Sachkonten, welche als Sammelkonten für Buchungen verwendet werden. Der Buchungsablauf bei den Kreditoren/ Debitoren hängt vom eingestellten Erfolgsmodell des Objektes ab (bilanzierend eingerichtete Objekte/Datengruppen benötigen die Parameter zur korrekten Verbuchung).

Zur Erfassung der Parameter gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Bestätigen Sie die Funktion Menü.
3. Bestätigen Sie die Funktion Kreditor Parameter bearbeiten.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK.

Grundlegende Bemerkungen zu den Feldern im Dialog Kreditor/Debitor-Parameter finden Sie auch im geöffneten Dialog. Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:

Musterdaten kopieren

Zum Erfassen von Daten im Objektstamm können Sie auch Musterdaten von anderen Objekten nutzen. Zur Erfassung der Parameter gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Bestätigen Sie die Funktion Menü.
3. Bestätigen Sie die Funktion Musterdaten kopieren.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK. Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:

Beim Kopieren der Musterdaten wird auch der Sachkontenbeschrieb übernommen.

Weitere Menüfunktionen

Bitte beachten Sie, dass der Schalter Menü in der Kommandoleiste u. U. Menüpunkte anbietet, welche nur in einem Hauptbuchungskreis-Objekt (in Buchungskreisen das FIBU-Objekt) oder mit einer entsprechenden Lizenz verfügbar sind.

• Bankenstamm
  Im Bankenstamm hinterlegen Sie im FIBU-Objekt bzw. im Hauptbuchungsobjekt die allgemeinen Bankverbindungen, welche z. B. im Rahmen des Zahlungsverkehrs verwendet werden. die Zuordnung der Banken erfolgt selbst im Register Parameter (1).
• Einzelwertberichtigung - Konten bearbeiten
  Hier geben Sie im Hauptbuchungskreisobjekt an, welche Konten Sie für die Einzelwertberichtigung (EWB) einsetzen (EWB, EWB-Zuführung, EWB-Auflösung und EWB-Verbrauch) und welche Regeln Sie mit Hilfe der Katalogdefinitionen Einzelwertberichtigung_Regeln hier nutzen.
• Hauptbuchungskreis-Parameter kopieren
  Kreditorparameter, Einzelwertberichtigungsparameter und/oder Gläubiger-ID können von einem Hauptbuchungskreis-Objekt in ein oder mehrere Ziel-Hauptbuchungskreisobjekt(e) kopiert werden. Optional können im Ziel vorhandene Daten überschrieben werden. Zudem können Sie die nachfolgenden Hauptbuchungskreis-Parameter kopieren:
  
  • UStVA VN Rückbuchung VSt
  • UStVA VT Korrektur Konto (außer Anlagenbuchhaltung)
  • UStVA VT Korrektur Konto (Anlagenbuchhaltung 15a UStG Fall)
  • E-Banking Zwischenkonto für nicht kontierte Zeilen
• Musterdaten kopieren\\…
• Kreditor Parameter bearbeiten
  Dieser Menüpunkt ist nur in einem Hauptbuchungskreisobjekt verfügbar. (s.o.)
• Objektvorgaben
  Sie können hiermit Vorbelegungen oder auch Einschränkungen für die Erfassung von Stammdaten in dem Objekt eintragen. Dies erhöht den Komfort bei der Stammdatenpflege. Die Vorbelegungen für das Datum sind insbesondere für eine Objektneuanlage sinnvoll und sollten nach der Ersteinrichtung entfernt werden, um zukünftige Eingaben mit leeren Datumsfeldern bzw. mit Tagesdatumvorschlag zu nutzen. Verfügbar sind:
  MwStTyp Einschränkung
MwStTyp Vorbelegung
Flächenart Einschränkung
Datum Vorbelegung für Flächenstamm
Datum Vorbelegung für Flächensoll
Datum Vorbelegung für Umlageschlüssel
Sachkontenanlage - MwSt-Vorgabe Aufwandskonten
Sachkontenanlage - MwSt-Behandlung Aufwandskonten
• Objektvorgaben kopieren
  Die in einem Objekt eingetragenen Objektvorgaben können Sie mit dieser Funktion auf andere Objekte übertragen. Pro Vorgabe entscheiden Sie ob, von welchem Ausgangsobjekt, zu welchem/n Zielobjekt/en kopiert werden soll und ob hierbei vorhandene Vorgaben überschrieben werden dürfen. Somit kann diese Funktion bei der Einrichtung neuer Objekte wie auch zur nachträglichen Anpassung vorhandener Objekte genutzt werden.
• Musterverträge (Vertragsvorerfassung)
  Über diesen Menüpunkt können Sie vorhandene Musterverträge dem Objekt zuordnen (Untermenü Zuordnen). Im Dialog Zuordnung Mustervertragstexte stehen hierzu zwei Ansichten zur Verfügung. In der Listenansicht sehen Sie links verfügbare, noch nicht zugeordnete Mustertexte und auf der rechten Seite die schon zugeordneten Texte. markieren Sie die gewünschten Texte und verschieben diesen mit den Pfeilschaltern > bzw. < an die gewünschte Position. Mit OK bestätigen Sie die Konfiguration. Mit dem Schalter Ansicht wechseln gelangen Sie von der Listenansicht zur Tabellenansicht. Hier sind alle verfügbaren Mustertexte einmalig in einer Tabelle aufgeführt und können in der Spalte Auswählen markiert werden. Hier stehen Ihnen zudem die Schalter Alle auswählen und Alle abwählen zur Verfügung. Mit dem Schalter Ansicht wechseln gelangen Sie von der Tabellenansicht wieder zur Listenansicht. Mit dem Schalter Abbrechen beenden Sie den Dialog ohne Änderungen zu speichern.
  Sind einem Objekt Musterverträge zugeordnet, kann diese Zuordnung auch auf andere Objekte übertragen werden (Untermenü Zuordnung kopieren). Hier können Sie mit dem Feld Objekttyp die Zielobjekte einschränken. Mit der Checkbox Vorhandene Zuordnungen überschreiben definieren Sie, ob hierbei vorhandene Vorgaben überschrieben werden dürfen.
• Schwarze Liste (für iX-Haus plus)
  In der schwarzen Liste definieren Sie die Kreditoren, welche Sie von einer Auftragsvergabe in iX-Haus plus ausschließen wollen. Die Liste kann gedruckt werden. Dieser Menüpunkt ist Bestandteil des lizenzpflichtigen Komfortpakets s. Doku_Komfortpaket.pdf im Doku-Ordner Ihrer Programminstallation.
• Beschrieb kopieren
  Kopieren ausgewählter Objektbeschriebdaten in ein oder mehrere Zielobjekt(e).
• Objektstruktur definieren
  Auf der linken Seite der zweiteiligen Tabellenstruktur finden Sie für das Objekt die zur Verfügung stehenden Beteiligungskreis-Typen (s. Fachadministration, Kataloge), welche noch nicht zugeordnet sind. Sie können bis zu drei Beteiligungskreis-Typen mit dem Pfeilschalter auf die rechte Seite beiden Tabellen verlagern. Auf der rechten Seite stehende, zugeordnete Beteiligungskreis-Typen werden automatisch positioniert. Beachten Sie bitte, dass Sie bei nachträglicher Veränderung ggf. schon definierte Beteiligungskreiszuordnungen im Modul Beteiligungskreise neu definieren müssen.
• E-Mail Adressen aktive Personen in Zwischenspeicher
  Mit diesem Menüpunkt werden die E-Mail-Adressen aller zum Systemdatum aktiven Mieter kommagetrennt als Texte in die Zwischenablage von Windows zur weiteren Nutzung in anderen Programmen kopiert. Mieter ohne E-Mail Adresse werden dabei übersprungen.

Multimediale Daten

Den Schalter Multimedia finden Sie in der Kommandoleiste in diversen Stammdatenbereichen, wo eine zusätzliche Information durch externe Daten hilfreich ist. Über diese Funktion können Sie multimediale Daten (Dokumente, Bilder, Tonaufzeichnungen, etc.) verwalten.

Sie rufen damit eine Liste von Querverweisen auf. Zum Aufruf der Daten wird das jeweilige Programm verwendet, welches dem verwendeten Datentyp der aufgerufenen Datei auf Ihrem Computer zugeordnet ist. Existiert keine Zuordnung, fragt Windows, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen wollen. Es können nahezu beliebige Daten verwaltet werden.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie via Neu eine neue Verknüpfung zu einer Datei anlegen. Legen Sie hierzu eine passende Beschreibung an. Wählen Sie dann die Datei über die Dateiauswahlbox aus.

Mit Doppelklick oder OKwird die markierte Datei in die Liste der Multimediadaten für den aktiven Datensatz aufgenommen. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie via Ändern die Beschreibung und den Dateipfad einer vorhanden Verknüpfung ändern.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie via Löschen die markierte Verknüpfung aus der Liste entfernen. Hierzu müssen Sie eine Sicherheitsabfrage bestätigen.

Die Kopierfunktion ist derzeit inaktiv. Wollen Sie eine externe Datei von mehreren Workstations aus aufrufen, müssen Sie die Datei in einem allgemein verfügbaren Pfad mit identischem Laufwerksmapping verwalten. Per Doppelklick auf einen Listeneintrag wird die Datei mit dem dazugehörigen Programm geöffnet. Sollte für den Dateityp auf Ihrem Windows kein Programm zugeordnet sein, erhalten Sie eine entsprechende Rückfrage von Ihrem Betriebssystem.

Die aufgerufenen Daten können ggf. mit dem zugeordneten Programm verändert werden. Der Nutzer sollte bei Dateiveränderungen bzw. Rückfragen wegen des Speicherns von geänderten Daten entsprechend umsichtig reagieren. Diese Möglichkeit können Sie aber auch nutzen, um aus Vorlagen individuelle Daten zum jeweiligen aktuellen Datensatz zu erzeugen, z. B. für Mietverträge, sonstige Formulare oder Expertisen. Durch den Einsatz von Viewern für bestimmte Dateitypen kann das Risiko der versehentlichen Datenveränderung verringert werden. Der integrierte Bildbetrachter unterstützt die Bildformate: .jpg, .jpeg, .png, .bmp, .gif und .svg. Bilddateien, die aus mehreren Frames (Bildern) bestehen, z. B. das tiff-Format, werden nicht unterstützt. Bei Fragen zur Windowsadministration bzgl. Dateitypen und Zuordnung zu Programmen informieren Sie sich bitte mit der Windows-Hilfe oder konsultieren Sie Ihren Systembetreuer.

Notiz

Sie können zum Objekt Notizen erfassen. Der Schalter Notiz ruft das Editorfenster Notizen mit der dem Objekt zugeordneten Notiz auf. Hier können Sie nur Textinformationen hinterlegen.

Termin

Zum Objekt können Termine erfasst werden. Der Schalter Termin öffnet den Termindialog des Objekts auf. Zum Aufruf der Verwaltung der Termindaten verwenden Sie das Kontextmenü der rechten Maustaste in der Terminansicht. Termine lassen sich hierüber anlegen, ändern, drucken und löschen. Zu jedem Termin definieren neben dem Datum optional ein Attribut und einen Titel. Über das Kontextmenü können Sie jedem Termin eine eigene Termin-Notiz hinterlegen.

Die Terminattribute verwalten Sie über die Auswahlbox der Attribute mittels Kontextmenü der rechten Maustaste. Die Termine lassen sich in der Übersicht nach Datum, Attribut oder Titel sortieren.

Kurzinfo

Abruf einer stichtagsbezogenen Objektinfo als Bericht. Excel muss hierzu auf der Workstation eingerichtet sein.

iX-Haus plus

Schalter zum schnellen Wechsel nach iX-Haus plus.