Den jeweils gültigen Aufteilungssatz für den Vorsteuerabzug können Sie automatisch vom Programm bestimmen lassen. Dabei werden für einen anzugebenden Zeitraum die Belegungen der relevanten Flächen analysiert. Die Aufteilung erfolgt anhand der MwSt-Einstellungen der Verträge. Für Leerstände wird der in der Fläche hinterlegte MwSt-Code verwendet. Sie nutzen hierzu das Modul Umsatzsteuerliche Mietflächenaufteilung.

Wurden eine Objektstruktur und hierzu Beteiligungskreise definiert, werden die Optionssätze optional auch für die Beteiligungskreise berechnet und ausgegeben. Diese Option steht für Objekte zur Verfügung, bei denen per Systemeinstellung VT Opt.Satz der Beteiligungskreise berücksichtigen oder per Einstellung in der Objektauswahl im Register Parameter (2) die Optionsätze der Beteiligungskreise in der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden sollen.

1. Markieren Sie einen Aufteilungssatz mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Funktion Ändern.
2. Verändern lassen sich das Gültigkeitsdatum und der für das Finanzamt relevante Prozentsatz.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie mit OK.

1. Markieren Sie einen Aufteilungssatz mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Funktion Löschen oder löschen Sie einen markierten Eintrag über die Schaltfläche Datensatz löschen der Kommandoleiste.
2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht.

Sie können einen vom Finanzamt vorgegebenen Aufteilungssatz manuell eintragen. Dies ist relevant, wenn das Finanzamt entgegen Ihrer umsatzsteuerlichen Mietflächenaufteilung einen anderen Prozentsatz vorgibt. Der für einen bestimmten Monat gültige Aufteilungssatz wird mit dem Finanzamt vereinbart und wird von iX-Haus in einer Tabelle verwaltet. Die Art der manuellen Festlegung bzw. Ermittlung des Aufteilungssatzes stellt eher einen Sonderfall dar, da in der Regel der Aufteilungssatz aus den im System hinterlegten Daten ermittelt wird (s. Umsatzsteuerliche Mieflächenaufteilung). Ein Aufteilungssatz ungleich 0 in der Spalte Finanzamt wird bei der Kalkulation einem Aufteilungssatz in der Spalte Mietfläche vorgezogen. Einträge in der Spalte Mietfläche werden von über das Modul Umsatzsteuerliche Mietflächenaufteilung erzeugt und können hier nicht manuell erfasst oder verändert werden.

1. Stellen Sie zunächst das gewünschte Objekt ein über die Funktion Datensatz suchen oder mittels der Auf- und Abschalter.
2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neu oder die Funktion Neuen Datensatz anlegen aus der Kommandoleiste. Es öffnet sich das Eingabefenster Umsatzsteuer VT-Tabelle zum Hinterlegen des mit dem Finanzamt vereinbarten Prozentsatzes.
3. Geben Sie das Datum an, ab welchem der Prozentsatz Finanzamt für das Objekt gültig ist.
4. Geben Sie den Prozentsatz Finanzamt ein.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Sie können bei der Bearbeitung von Optionssätzen manuelle Optionssätze für Beteiligungskreise anlegen. Diese Option steht für Objekte zur Verfügung, bei denen per Systemeinstellung VT Opt.Satz der Beteiligungskreise berücksichtigen oder Einstellung in der Objektauswahl, Register Parameter (2) die Optionsätze der Beteiligungskreise in der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden.

1. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neu (Beteiligungskreis).
2. Wählen Sie im Dialog Umsatzsteuer VT-Tabelle den gewünschten Beteiligungskreis aus.
3. Geben Sie das Datum an, ab welchem der Prozentsatz Finanzamt für den beteiligungskreis gültig ist.
4. Geben Sie den Prozentsatz Finanzamt ein.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Zur Umsatzsteuervoranmeldung stehen sechs unterschiedliche Berechnungsmodelle zur Verfügung, die sich in der Auswertung des Buchwerks voneinander unterscheiden. Beachten Sie, dass die Funktionen lediglich Arbeitsunterlagen zum Ausfüllen der Steuerformulare produzieren. Stornierte Buchungen können zu Nullzeilen führen, wenn in dem Buchungsmonat keine weiteren steuerrelevanten Buchungen erfolgt sind. Eine Nullzeile stellt dar, dass in der Kalkulation steuerrelevante Buchungen vorliegen, deren Summe in der benannten Position jedoch 0,00 EUR ergibt. Zum Übertragen nach Elster-Formular s. u., Kapitel Elster XML-Export.

1. Stellen Sie über die Menüleiste mittels der Funktion Datei, Druckerauswahl den gewünschten Drucker für die Ausgabe ein.
2. Bestätigen Sie die Funktion Menü.
3. Wählen Sie eine der angezeigten Methoden aus.
4. Nach Bestätigen eines Eintrags öffnet sich jeweils eine Maske zur Eingabe der Berechnungsparameter. Diese sieht für alle Methoden ähnlich aus.
5. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie mit OK.

Alternativ zum Druck aus dem Berechnungsmenü steht Ihnen für die Daten Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung der Elster XML-Export zur Verfügung. Die Schnittstelle Elster XML-Export ermöglicht es Ihnen, die Daten Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung in einem maschinenlesbaren Format zu speichern (XML), um diese dann mit Hilfe eines Drittprogramms an Ihr Finanzamt elektronisch zu übermitteln. Es stehen diverse kommerzielle oder kostenfreie Übertragungsprogramme von Drittanbietern zur Verarbeitung und Weiterleitung solcher XML-Dateien zur Verfügung, z. B. WINSTON (www.felfri.de). Die lizenzierte Variante der Direktübertragung bedarf weiterer Voraussetzungen (installierte Lizenz in iX-Haus, .pfx-Token und Passwort für das Elster-Portal, s. doku_elster_direktübertragung.pdf).

Grundlagen

Seit dem 01. Januar 2005 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg dem Finanzamt zu übermitteln. Durch diese Neuerung sollen die Finanzbehörden entlastet und Steuerberechnungen beschleunigt werden. Grundlage dieser Änderungen sind die Bemühungen des Bundes, das gesamte Steuersystem elektronisch abzuwickeln. Vorangetrieben wird dieses Vorhaben der Steuerverwaltung durch das Bundesprojekt Elster. Weitere Informationen sind im Internet unter www.elster.de zu finden.

Praktische Auswirkung für Unternehmen

Als Ersatz für die vorher verwendeten Papierformulare stellt das Finanzamt nun das Computerprogramm ElsterFormular^® zur Verfügung. Dieses Programm können Sie von Ihrem Finanzamt oder direkt im Internet unter www.elster.de beziehen. Diese Windowsanwendung ermöglicht das Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende elektronische Übermitteln über das Internet. Das Papierformular wird also durch ein Computerprogramm ersetzt.

Vor Abgabe der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Registrierung erforderlich. Hierzu muss einmalig der Vordruck Teilnahmeerklärung ausgefüllt und an das zuständige Finanzamt gesendet werden. Den Vordruck zur Registrierung und weitere Informationen zu Elster finden Sie unter www.elster.de.

Zusätzliche Lösungen der CREM SOLUTIONS

Bislang erhielten Sie aus unserem Programm einen vorbereitenden Ausdruck zur manuellen Übertragung der Zahlen in das amtliche Umsatzsteuerformular. Mit dem Elster XML-Export stellen wir Ihnen im Modul Umsatzsteuervoranmeldung eine Zusatzfunktion zur Verfügung, mit der Sie eine XML-Datei erstellen. Diese XML-Datei können Sie dann mit Hilfe von Drittprogrammen an das Finanzamt versenden, zum Beispiel mit dem Programm Winston. Nähere Informationen finden Sie unter www.felfri.de; bitte beachten Sie die dort angegebenen Nutzungsbedingungen.

Für die Übertragung nach Elster steht eine neue Option zur Verfügung: Widerruf des SEPA-Lastschriftmandates. Hiermit wird ein Feld der UStVA-Meldung bedient und informiert das Finanzamt entsprechend. Die Manuelle Anlage „Ergänzende Angaben zur Steueranmeldung“ erlaubt entsprechende Kommentierungen, für die kein Formularfeld vorgesehen ist. Sie erzeugt für die nachfolgende Datenübergabe ein Infofeld mit bis zu 180 Zeichen für eine ergänzende Angabe zur UStVA. Bei Einsatz von Platzhaltern könnte hier z. B. die Höhe des gestundeten Anteils durch COVID-Stundungen fallweise eingetragen werden. Die möglichen Platzhalter werden in dem Dialog benannt.

Elster XML-Export (Direktübertragung)

Die XML-Exportfunktion eignet sich vor allem für Kunden mit einer großen Anzahl von Umsatzsteuervoranmeldungen. Kunden mit nur wenigen Umsatzsteuervoranmeldungen reicht in der Regel das Programm ElsterFormular^® der Finanzbehörden. Mit der Variante der Direktübertragung entfällt der manuelle Einsatz eines Drittprogramms, setzt jedoch eine entsprechende Lizenz sowie eine konfigurierte Anmeldung an das Elster-Portal mit kennwortgeschütztem Softtoken (*.pfx-Datei) voraus.

Funktionsweise des Exportes

Mit der integrierten XML-Exportfunktion können Sie Ihre Umsatzsteuerdaten exportieren und von Drittprogrammen einlesen und an das Rechenzentrum der Finanzverwaltung übermitteln lassen. Da das vom Bundesfinanzministerium bereitgestellte Programm ElsterFormular® keine Importfunktion für Steuerdaten besitzt, empfehlen wir die Verwendung des Programms Winston (freier Download unter www.felfri.de - bitte beachten Sie die dort aufgeführten Nutzungsbedingungen). Beide Programme nutzen die durch die Finanzverwaltung vorgegebenen Übertragungstechniken des Elster Projektes, das Telemodul bzw. die COALA-Schnittstelle des Elster-Projektes. Die Bundeslandkennung, die Steuernummer und die USt-ID des Objekts werden aus dem Register Parameter (2) des Objekts ermittelt. Die folgende Eingabemaske erscheint, wenn Sie bei der Ermittlung der Umsatzsteuerwerte gemäß Abschnitt Elster XML-Export markiert haben und Daten vorhanden sind:

Bedeutung der Felder

Konfiguration des Elster XML-Exports

Damit die Steuerdaten aus Ihrem Immobilienmanagementsystem übergeben werden können, müssen die Steuernummer und die Bundeslandkennung als Parameter unter Stammdaten, Objektauswahl, im Register Parameter (2) eingetragen sein. Hier hinterlegen Sie auch die USt-ID des Objekts.

Über eine Systemeinstellung können Sie vorgeben, ob in der XML-Datei die Beträge mit Komma (als Euro, Eurocent) oder ohne Komma (als Eurocent) übertragen werden: ElsterXmlFliesskommazahlenMitNK.

Die durch den Elster-XML-Export erzeugte Datei kann zur Steuerübermittlung genutzt werden. Das Dateiformat wird so aufgebaut, dass es vom Steuerübermittlungsprogramm Winston eingelesen oder per Direktübertragung an das Elster-Steuerportal gesendet werden kann. In Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung für die bevorstehende Steueranpassung zum 01.07.2020 werden die Beträge aus den 16 % und 5 % MwSt.-Buchungen in den Feldern mit den Kennzahlen 35 (Netto) und 36 (MwSt.) berichtet.

Bei Erstellung der XML-Datei findet eine Plausibilitätsprüfung statt. Scheitert diese, ist eine Direktübertragung nicht möglich. Klären Sie dann, was in der Konfiguration noch angepasst werden muss, z. B. fehlende USt-ID im betroffenen Objekt.

Praktische Hinweise zu Winston

Mehr Information und die Nutzungsbedingungen zu Winston finden Sie im Internet unter www.felfri.de. [http://www.felfri.de./]

Vor dem Verarbeiten von XML-Daten mit Winston muss Winston konfiguriert werden. Bitte lesen Sie hierzu die Hilfen zum Programm auf der Homepage des Herstellers oder im Programm selbst unter dem Pull-Down-Menü ?/HILFE…/AM ANFANG.

Hier die wichtigsten Einstellungen von Winston in Kürze, damit die Export-Datei eingelesen werden kann.

• Nach dem Start des Programms öffnen Sie unter Optionen / Einstellungen… die Konfiguration von Winston.
• Pflegen Sie dort Ihre Stammdaten ein
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgangskorb benutzen.

Nun können Sie die exportierte Datei in das Unterverzeichnis Ausgang von Winston speichern.

Anschließend können Sie in Winston unter Datei / Ausgangskorb die Umsatzsteuervoranmeldung auswählen.

Durch diese Vorgabe wird der Name der XML-Ausgabedatei beeinflusst. Der Name der Datei ist nach folgendem Schema aufgebaut:

1. Zeichen U:

vorangestellter Buchstabe U (wie Umsatzsteuer)

2. - 3. Zeichen MM:

Monat (Ziffern 01-12 oder für Quartalsmeldungen 41-44)

4. - 5. Zeichen YY:

Jahr (Jahr modulo 100)

6. - 18. Zeichen ELSTER-Steuernummer:

Die ELSTER-Steuernummer ist eine bundesweit eindeutige Steuernummer mit 13 Stellen, die aus der Steuernummer und dem zugehörigen Finanzamt automatisch generiert wird.

Bei Korrekturlieferungen wird der Dateiname noch durch “-xx“ ergänzt, wobei xx eine laufende Nummer ab 00 ist.

Beispiel: Die Steuernummer in Bayern 111/222/33334 ergibt für die Finanzamtnummer 91 die XML-Exportdatei der UStVA Jan 2004 mit folgendem Dateinamen: U01049111122233334.xml

Nachfolgende Liste informiert Sie über die Nummern der Finanzämter der einzelnen Bundesländer und deren Format der Steuernummer. Die Zuordnung zum Objekt erfolgt im Objektstamm (Objektauswahl im Register Parameter (2). Die Länge der Steuernummer variierte beim Standardschema der Länder zwischen 10 und 11 Ziffern und hatte für das Bundesschema einheitlich 13 Ziffern. Dabei stellen (F)FF die letzten zwei bzw. drei Ziffern der vierstelligen Bundesfinanzamtsnummer (BUFA-Nr.) dar. Außerdem steht BBB(B) für die Bezirksnummer innerhalb des Bereiches des jeweiligen Finanzamtes. Sie war in Nordrhein-Westfalen 4-stellig, ansonsten 3-stellig. (U)UUU ist die persönliche Unterscheidungsnummer. Sie war in Nordrhein-Westfalen 3-stellig, ansonsten 4-stellig. P ist eine einstellige Prüfziffer. (Quelle: wikipedia)

Aufbau der Steuernummer nach Bundesland (Beispiele ohne Gewähr)

Ab Anfang 2008 wurde in Deutschland eine bundeseinheitliche Steuer-Identifikationsnummer (TIN, Tax Ident Number) eingeführt. Der Zeitpunkt, zu dem die alte Steuernummer abgelöst wurde, ergibt sich aus dem letzten Steuerbescheid.

Ablauf einer Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster-XML-Export

• Sie erstellen in Ihrem Immobilienmanagement System eine Umsatzsteuervoranmeldung mit der Umsatzsteuervoranmeldung und aktivieren die Auswahl Box Elster-XML-Export. Dadurch wird je UStVA eine XML-Datei erzeugt. Im Eingabefeld Pfad können Sie bestimmen, an welchen Ort die XML-Dateien gespeichert werden sollen. Sie können diese im Winston Ausgangsverzeichnis* oder auf einem externen Datenträger speichern.
• Wenn die exportierten Dateien im Ausgangsverzeichnis* von Winston liegen, können Sie die jeweilige UStVA in Winston unter Datei/Ausgangskorb auswählen, ggf. bearbeiten und versenden.
  * Seit der Version Winston 02050 werden die Programmdaten in einem der folgenden Verzeichnisse gespeichert:
  
  C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZERNAME\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Winston
  C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Winston
  C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Winston
  Aktueller Pfad
  Pfad zur Winston.exe
  Welches Verzeichnis genommen wird, entscheidet sich daran, wo Winston die Datei winston.xml als erstes finden kann. Den Namen Ihres Winston-Datenverzeichnisses finden Sie im Programm Winston unter Optionen/Einstellungen/ Sondereinstellungen. Die exportierten XML-Dateien aus Ihrer Immobilienverwaltung müssen an die Stelle der winston.xml in das Unterverzeichnis Ausgang gespeichert werden.

Installation Winston

Damit die exportierten XML-Dateien eingelesen werden können, müssen Sie das Programm Winston installieren. Zu beziehen ist das Programm im Internet unter www.felfri.de [http://www.felfri.de/]. Vor dem Arbeiten mit Winston muss das Programm konfiguriert werden. Bitte beachten Sie die im Programm aufgeführte Hilfe mit Installations- und Konfigurationshinweisen. Im Folgenden werden die wichtigsten Einstellungen von Winston in Kürze erklärt:

• Nach dem Start des Programms öffnen Sie unter Optionen/Einstellungen… die Konfiguration von Winston.
• Pflegen Sie dort Ihre Stammdaten ein. Wenn Sie für verschiedene Steuernummern Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen, so müssen Sie die Mandantenversion aktivieren und die jeweiligen Datensätze unter Datei/Mandanten einmalig anlegen.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgangskorb benutzen.

Nach Berechung der UStVA kann die Umbuchung des Vorsteuerteilabzugs erfolgen. Hierzu dient die Tabelle Umbuchung-VT. Im Kopf dieser Tabelle wird Ihnen angezeigt, wann welcher Mitarbeiter nach welchem Berechnungsmodell, über welchen Objektbereich und über welchen Zeitraum die zugrundeliegende Umsatzsteuervoranmeldung berechnet hat.

Sie können einzelne Zeilen gegen das Buchen schützen, indem Sie den Marker über die Kontextmenüfunktion Markierte ändern zu einem Kreuz ändern. Zeilen, die aufgrund eine ausgeglichenen Buchungsstatus diesen Kreuzmarker tragen, können Sie hierdurch nicht zu einer erneuten Verbuchung umstellen. Sie bekommen bei einem Änderungsversuch solcher Zeilen die Hinweismeldung, dass Buchungen mit einem Betrag = 0 nicht möglich sind.

Mit der Kontextmenüfunktion Auswahl aufheben werden alle grünen Haken umgestellt. Mit der Kontextmenüfunktion Alle auswählen werden alle zugelassenen Buchungen mit einem grünen Haken versehen. Befindet sich mindestens eine Zeile mit ausgeglichenem Buchungsstatus in der Tabelle, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Die Tabelle lässt sich nach den Spalten Obj+Konto, S/H und MwSt. Code sortieren.

In der Spalte Zu Buchen werden potentielle VT-Umbuchungen beim Aufruf der Tabelle Umbuchung-VT mit einem grünen Haken markiert. Schon vollständig gebuchte VT-Umbuchungen werden mit einem roten Kreuz dargestellt. Die mit einem grünen Haken markierten Buchungen können Sie entweder für die Buchhaltung Vorerfassen oder direkt Buchen. Hierzu befinden sich unterhalb der Tabelle entsprechend beschriftete Schaltflächen. Je nach Systemeinstellung werden die Umbuchungen einzeln pro Buchung oder pro Sachkonto ausgeführt. Wenn Sie mit Projekten oder Kostenstellen buchen, müssen die Umbuchungen einzeln pro Buchung erfolgen! Mit Abbrechen verlassen Sie die Tabelle, ohne einen Buchungsvorgang auszulösen.

Für die Bildung des Buchungstextes und des Belegs der VT-Umbuchung stehen folgende Platzhalter zur Verfügung, welche Sie mit F2-Klick auswählen können:

Sie können die angezeigten Zeilen nach Excel exportieren, wenn eine entsprechende Steuerdatei in Ihrem Data\Text-Verzeichnis vorliegt (ix2062.xls) und Excel auf Ihrer Workstation installiert ist. Verwenden Sie hierzu nach rechtem Mausklick in der Umbuchungstabelle die Kontext-Menü-Funktion Nach Excel exportieren.

Geben Sie in dem sich öffnenden Speicherdialog Speichern unter … einen Speicherort und -namen für die zu erstellende Excel-Datei an.

Excel wird nach dem Export automatisch gestartet und zeigt die exportierten VT-Umbuchungszeilen als Tabelle an. Nun können Sie mit Excel-Werkzeugen die Anzeige der Daten nach eigenen Wünschen weiter anpassen (z. B. Autofilter verwenden oder Summen bilden).

Wenn für ein FIBU-Objekt im Register Parameter (2) der Objektauswahl ein VT-Korrekturkonto definiert ist, werden die VT-Rückbuchungen auf dieses Konto gebucht. Falls es dennoch Konten gibt, bei denen die Rückbuchung auf das Ursprungskonto gebucht werden soll, können diese Konten in der Option der FIBU-Parameter VT Rückbuchung auf Ursprungskonto für Kontenbereich eingetragen werden. Das Eingabefeld ist nur sichtbar, wenn auch ein VT-Korrekturkonto benannt ist.

Mit dem Menüpunkt VT Tabelle drucken öffnen Sie eine Abfrage, über die Sie den Ausdruck der aktuellen VT-Tabelle eines Objekts oder Objektbereichs erzeugen können. Der Ausdruck kann auch als Excel-Tabelle exportiert werden.

• Öffnen Sie im Modul Umsatzsteuervoranmeldung das Menü aus der Kommandoleiste.
• Wählen Sie den Menüpunkt VT Tabelle drucken. Es öffnet sich ein Parameter-Fenster.
• Geben Sie das Objekt oder einen Objektbereich ein. Mit F2 oder Mausklick können Sie von Ihnen vordefinierte Objektbereiche aus der Auswahl nutzen.
• Geben Sie ggf. einen Speicherort für die Erstellung einer Excel-Datei an. Mit F2 oder Mausklick auf die Schaltfläche Auswahl öffnen Sie ein Fenster Speichern unter. Hier stehen Ihnen die Windows-typischen Möglichkeiten zur Verfügung. Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort und geben einen Dateinamen an, unter dem die VT-Tabelle gespeichert werden soll. Der gesamte Dateipfad darf inklusive Dateinamen nicht mehr als 36 Zeichen beinhalten. Die Endung .XLS wird automatisch an den Namen angehängt. Mit der Schaltfläche Speichern übernehmen Sie den Vorschlag.
• Entsprechend Ihrer Vorgaben wird die VT-Tabelle entweder als Bildschirmdruck angezeigt (bei leerem Feld Excel-Datei) oder als Datei nach Ihren Vorgaben im Feld Excel-Datei gespeichert.