Zugang: Budget/Projektverwaltung ⇒ Projektverwaltung⇒ Projektverwaltung

Im Menüpunkt Projektverwaltung können Sie Projekte (Maßnahmen) bzw. Unterprojekte (Untermaßnahmen) mehrstufig verwalten und budgetieren. Ein Projekt könnte beispielsweise eine Baumaßnahme sein mit den Unterprojekten Maurerarbeiten, Installationsarbeiten und Innenausbau. Die Projektverwaltung (Baumstruktur) erlaubt eine hierarchische Sicht auf die Projekte und ihre Unterprojekte.

In der Projektverwaltung von iX-Haus kann nur die unterste Projektebene budgetiert werden. Ein Budget lässt sich durch Budgetzugang bzw. –minderung (via Register Projekt Budget) ändern. Eine übergeordnete Budgetierung ist nur in iX-Haus plus möglich!

Den budgetierten Beträgen kann durch Angabe der Projektnummer während der Erfassung (im Modul Dialogbuchhaltung) der IST-Aufwand sowie der Obligo (Netto) aus der Auftragsverwaltung gegenüber gestellt und später in einem Report ausgewertet werden.

Bei Netto-Buchhaltung werden die Buchungen in der Dialogbuchhaltung Brutto mit Steuercode erfasst. Hierdurch wird nur der Netto-Anteil auf dem betroffenen Aufwandkonto dem Budget gegenübergestellt. Daher ist dort der Budgetbetrag ebenfalls als Nettobetrag zu pflegen.

Werden Projekte in iX-Haus erfasst, müssen Sie dort vor Aufruf des Projektstamms sicherstellen, dass Sie sich im gewünschten Objekt befinden! In iX-Haus plus geben Sie bei Erstellung eines Hauptprojekts einfach den entsprechenden Buchungskreis an.

Die Projektverwaltung bietet für den aktuellen Buchungskreis im oberen Fensterbereich das Register Projektbaum, einer hierarchisch sortierten Tabelle mit der Darstellung von Haupt- und ggf. Unterprojekten. Zum jeweils hier angewählten Projekt liefert der untere Fensterbereich Anzeigen und Bearbeitungsmöglichkeiten in den Registern Projekt Budget, Projekt Buchungen, Projekt Aufträge und Projektstatus Historie. Im Projektbaum werden die Werte aus Projektbudget, Projektbuchungen und Projektaufträgen über die Spalte Budget, IST und Obligo (Netto) gegeneinander verrechnet und hieraus der noch verfügbare Budgetbetrag dargestellt. Zudem sehen Sie hier weitere wichtige Eckdaten des Budgets (Nummer, Bezeichnung, Laufzeit, Kostenstellenzuordnung, Festschreibung und Status).

Bei Buchungen/Aufträgen mit VT-Steuersatz wird der nicht abzugsfähige Steueranteil ermittelt und dem projektbehafteten Sachkonto bei der Budgetbetrachtung zugewiesen. (Im Rahmen einer Umsatzsteuervoranmeldung/Umbuchung nicht abzugsfähiger Steueranteile wird dieser Betrag mit BA 30 auf das Aufwandkonto gebucht. Er wird daher schon im Vorfeld als Bestandteil des Budgets betrachtet.) Der Netto-Betrag wird zu dem Ist-Betrag und der Steuerbetrag zu dem IstBA30-Betrag addiert abhängig davon, ob bei dem Steuercode in iX-Haus ein Sammelkonto für die Vorsteuer eingestellt ist oder nicht. (In früheren Programmversionen wurde der Steuerbetrag bei Steuercodes ohne ein Sammelkonto für die Vorsteuer auch zu dem Ist-Betrag addiert.) Diese Betrachtungsweise wirkt sich insbesondere aus: bei der Anzeige der Projektbuchungen im entsprechenden Register der Projektverwaltung, in der Projektbudgetliste (Liste 240001), im Projektkontoauszug (Liste 240002) und bei der Ermittlung und Prüfung des verfügbaren Obligos in den Rechnungsbuchungsprozessen. In den buchhalterischen Auswertungen ohne Projektbezug wird der gebuchte Betrag ausgewiesen (also in dem Fall der Bruttobetrag).

Projekt Budget

Im Register Projekt Budget pflegen Sie zum ausgewählten Unterprojekt dessen Budget, indem Sie jeweils Zugänge oder Abgänge eingeben. Das Budget bietet den Rahmen, in welchem sich später für das Unterprojekt die Kosten bewegen dürfen. Die Budgets der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Budget-Einträge der Unterprojekte im Register Projekt Budget angezeigt. In Objekten mit Netto-Buchhaltung geben Sie im Budget Netto-Beträge ein. Legen Sie ein Budget erst dann fest, wenn alle Unterprojekte angelegt sind. Weitere Unterprojekte können nicht mehr hinzugefügt werden, sobald ein Budget festgelegt wurde.

Budget eines Unterprojekts pflegen

• Wählen Sie das gewünschte Buchungsobjekt bzw. den Buchungskreis aus.
• Starten Sie das Modul Projektverwaltung.
• Wählen Sie in dem oberen Eingabebereich, Register Projektbaum, das zu bearbeitende Unterprojekt aus. Ggf. müssen Sie das Hauptprojekt ausklappen, um das gewünschte Unterprojekt anwählen zu können.
• Wählen Sie im unteren Fensterbereich das Register Projekt Budget.
• Über den Kontextmenüpunkt der rechten Maustaste wählen Sie Neu. Sie öffnen hiermit den Dialog Budget.
• Geben Sie das Datum der Wertststellung und Art der Budgetbuchung an: 01 Zugang bzw. 02 Abgang.
  Geben Sie den hierzu beschreibenden Text und den Betrag an, um den das Budget angepasst werden soll. Es wird automatisch die voreingestellte Budgetwährung genutzt.
• Speichern Sie den Budgetwert mit Klick auf OK.

Allgemeine Budgeteinstellungen

Zur Prüfung können Sie über das Menü der Kommandoleiste Einstellungen für die Budgetprüfung vornehmen. Ist die Projektverwaltung in iX-Haus plus aktiviert, finden Sie die Einstellungen zur Budgetprüfung dort im Katalog Budgetprüfungen. Die Parameter der Budgetprüfung sind projektunabhängig! Optional lässt sich die Budgetüberschreitung prüfen. Hierzu geben Sie für eine maximale Überschreitungsgrenze und für eine Warnungsgrenze jeweils einen absoluten Betrag und/oder einen Prozentsatz vor. Bei einem Betrag von 0,00 wird nur der Prozentwert herangezogen. Wird eine derart definierte Grenze beim Erfassen von Rechnungen überschritten, warnt iX-Haus bzw. sperrt ggf. sogar die betroffene Dateneingabe.

Wenn Sie die Option Budgetüberschreitung prüfen verwenden, müssen Sie für die maximale Überschreitungsgrenze höhere Werte angeben als für die Warnungsgrenze - in der Vorgabe absoluter Beträge wie auch in der Vorgabe eines Prozentsatzes!

Beispiel

max. Überschreitung Projektbudget 100,00 EUR oder 15,00% sowie Warngrenze 1,00 EUR bzw. 0,1 %.

Hieraus ergibt sich für ein Budget von 10.000,00 EUR eine maximal zulässige Überschreitung von 100,00 EUR (100,00 absolut < 1.500,00 aus %-Betrachtung). Versuchen Sie, das Budget um insgesamt 10.100,01 EUR oder mehr anzubuchen bzw. als Obligo durch Auftragserfassung zu generieren, erhalten Sie einen entsprechenden Sperr-Hinweis mit Verweis auf die Höhe der Überschreitung und die maximal zulässige Überschreitung (hier: 100,00 EUR).

Projektstatus

Folgende Projektstatus werden systemseitig fest vorgegeben:

1 - in Planung 2 - genehmigt 3 - begonnen 4 - fertiggestellt 5 - abgerechnet

Ein Projektstatus wird auf der obersten Projektebene eingegeben und in die Unterprojekte weitergereicht.

Zu jedem Projektstatus muss ein Kommentar hinterlegt werden. Sowohl Projektstatus, als auch Kommentar sind Pflichteingaben. Jede Änderung des Status oder Kommentars wird mit Datum und dem Bearbeiter historisiert und in dem neuen Register Projektstatus Historie angezeigt.

Die bereits existierenden Projekte wurden bei der Einführung des Projektstatus mit Status 3 - begonnen vorbelegt.

Projekt Buchungen

In der Dialogbuchhaltung können oder müssen Sie bei der Rechnungserfassung (je nach Kontierung) bestimmter Rechnungen die Projektzuordnung nutzen. Die hierbei erzeugten Buchungen werden beim betroffenen Budget im Register Projekt Buchungen angezeigt. Zur Anzeige kommen der Zugriff auf das Budget, Jahrgang, Buchungsnummer, Laufende Nummer innerhalb der Buchung (Kontierungszeile), Gegenkonto, Wertstellungsdatum, Leistungszeitraum, Buchingsart, Buchungstext sowie Buchungsbetrag.

Rechnungen mit Bezug auf Projekte dürfen nur für Projekte mit dem Status 3 - begonnen oder 4 - fertiggestellt gebucht werden. Das heißt, in der Dialogbuchhaltung werden nur die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Gleiches gilt für das Buchen von Aufträgen, auch hier werden in der Dialogbuchhaltung nur Aufträge für die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Des Weiteren werden nicht projektgebundene Aufträge vorgeschlagen.Wurden über die Budgeteinstellungen Budgetprüfungen eingestellt, erhalten Sie beim Überschreiten der Warngrenzen entsprechende Hinweise oder sogar Sperren.

Die projektbezogenen Buchungen der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Buchungen der Unterprojekte im Register Projekt Buchungen angezeigt.

Beispiel:

Ein Projekt ist mit 10.000,00 netto budgetiert. Eine Rechnung (GVC701) oder eine direkte Aufwandbuchung (GVC 001) in Höhe von 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Bei einer Projektüberwachung mit max. Überschreitung Projektbudget 100,00 EUR oder 15,00% sowie Warngrenze 1,00 EUR bzw. 0,1 % ergibt sich dann ein verfügbares Budget von 9.000,00 EUR (maximal 9.100,00 EUR).

Projekt Aufträge

iX-Haus plus: Bei der Neuanlage eines Auftrages, sind nur Projekte mit dem Status 3 - begonnen oder 4 - fertiggestellt auswählbar.

Die erfassten Aufträge werden im Register Projekt Aufträge aufgeführt. Durch die Verbindung iX-Haus – iX-Haus plus ist es möglich, die in iX-Haus plus angelegten Aufträge in iX-Haus in Projektstamm im Register Projekt Aufträge anzuschauen. Das Auftragsobligo ist sowohl im iX-Haus plus als auch im iX-Haus sichtbar.

Das Obligo eines Projektes ergibt sich aus dem Obligo aller Aufträge des Projektes und ist sowohl im iX-Haus im Projektstamm als auch in Projektbudget Liste sichtbar.

Die Budget-Verfügbarkeit eines Projektes errechnet sich wie folgt:

Verfügbarkeit = Projektbudget – Obligo aller Aufträge des Projektes – Summe aller Projekt-Buchungen.

Um das Obligo anzuzeigen bzw. errechnen zu können, sollten bei der Buchung der Rechnungen über GVC701 oder Rechnungseingangsbuch Auftragsnummer und Auftragsstatus eingegeben werden. Ist eine Rechnung so einem Auftrag zugeordnet, werden bei der Erfassung bzw. Buchung folgende Informationen angezeigt:

• Auftragsobligo vor dieser Buchung
• Buchungsbetrag netto + nicht abzugsfähige Vorsteuer
• Auftragsobligo nach Auftragsvergabe oder eine Warnung, falls Auftragswert überschritten ist.

In dem Register Projekt Aufträge werden zusätzlich Jahrgang, Buchungsnummer und Gegenkonto angezeigt.

Die Aufträge der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die zugeordneten Aufträge der Unterprojekte im Register Projekt Aufträge angezeigt.

Beispiel:

Ein Projekt ist mit 10.000,00 EUR netto budgetiert. Ein Auftrag in Höhe von brutto 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil voll abzugsfähig wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 EUR Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Wird der Auftrag später gebucht, wird im Projektbaum statt des Obligos die erfasste Rechnung als Bestandteil der IST-Spalte aufgeführt.

Projektstatus Historie

Im Register Projektstaus Historie werden bestimmte Eintragungen oder Änderungen des Status aufgelistet. Es wird jeweils der eingestellte Parameter aufgezeigt mit Bearbeiter, Zeitstempel, Status Nr, Status Bezeichnung und Kommentar.