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Jahresübernahme - Was brauche ich dazu?
Eröffnung Geschäftsjahr
Bevor automatische Saldovorträge in ein neues Geschäftsjahr gebucht werden können, müssen Sie dieses erst eröffnen. iX-Haus ermöglicht die Einsicht in die verschiedenen Buchungsjahrgänge, in der Jahrgangsauwahl werden jeweils zehn Jahrgänge angezeigt. Durch Blättern erreichen Sie davor oder danach liegende Jahrgänge. Das aktuell eingestelle Geschäftsjahr wird als vierstellige Ziffer angezeigt. Nach der Eröffnung des neuen Geschäftsjahres wird automatisch ein Protokoll auf dem zuvor eingestellten Drucker ausgegeben.
Achtung
Die Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres hat weit reichende Konsequenzen für den iX-Haus-Datenbestand. Bestimmte monatsbezogene Marker werden hierbei zurückgesetzt. Die Eröffnung wirkt sich z. B. auch Stammdaten (Sollmarker im Vertragsmanagement) aus. Wenn Sie zum ersten Mal ein neues Geschäftsjahr in iX-Haus eröffnen wollen, sollten Sie dies mit Unterstützung eines Mitarbeiters der CREM SOLUTIONS vornehmen.
Beachten Sie, dass der Prozess der Geschäftsjahreseröffnung nicht umkehrbar ist! Das Programm stellt immer nur auf den nächsthöheren Jahrgang um.
Sollte eine falsche Gruppe bzw. ein falscher Jahrgang eröffnet werden, so besteht keine Möglichkeit, diesen Prozess rückgängig zu machen - außer durch Aufspielen der Datensicherung. Wurde ein falscher Jahrgang 'zu früh' eröffnet, können Sie bestimmte Prozesse wie das Zurücksetzen der Sollmarker im Folgejahr jedoch manuell durchführen. In solchen Gruppen müssen Sie zudem darauf achten, dass der höchste Jahrgang dann (noch) nicht der aktuelle Buchungsjahrgang ist!
Wichtige Hinweise zur Geschäftsjahreseröffnung
Voraussetzungen
Vor der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres müssen folgende Arbeiten abgeschlossen sein:
- Es muss eine vollständige Datensicherung vorliegen.
- Es muss ein Drucker angeschlossen und betriebsbereit sein für das Protokoll.
- Es muss mindestens eine Gruppe (Mandant) vorhanden sein.
- Sollstellungen und Mietereinzüge / -überweisungen sowie Gutschriften für das ablaufende Geschäftsjahr müssen vollständig abgeschlossen sein.
- Wiederkehrende Zahlungen und wiederkehrende Buchungen für das ablaufende Geschäftsjahr müssen vollständig gebucht sein.
- Alle Data-Clearing-Sätze des ablaufenden Geschäftsjahres müssen vollständig verbucht sein.
Die komplexen automatischen Buchungsfunktionen (z. B. autom. Sollstellung, Data-Clearing, wiederkehrende Zahlungen) erfordern konsistente Einstellungen in den zu eröffnenden Gruppen. Das Eröffnen von Geschäftsjahren ist einzeln pro Gruppe auszuführen. Das Eröffnen von Geschäftsjahren ’auf Vorrat’ ist nicht sinnvoll. Zur Vermeidung von Fehlern durch Betrachtung des jeweils höchsten Geschäftsjahres beachten Sie daher bitte unbedingt folgende Richtlinie:
- Für die aktiv genutzten Gruppen, deren Geschäftsjahr am gleichen Tag beginnt, sollte die programmtechnische Eröffnung zeitnah erfolgen.
- Automatische gruppenübergreifende Buchungen müssen jeweils im höchsten Buchungsjahrgang durchgeführt werden können.
- Manuelle Buchungen sind selbstverständlich auch nach Eröffnung des neuen Geschäftsjahres problemlos in zurückliegenden Buchungsjahrgängen möglich.
Neues Geschäftsjahr eröffnen
- Prüfen Sie die zu Beginn dieses Abschnitts genannten Voraussetzungen.
- Fertigen Sie unmittelbar vor Eröffnung des Geschäftsjahres eine Datensicherung Ihrer iX-Haus-Daten. Kontrollieren Sie, dass diese korrekt zurückgesichert werden kann.
- Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer aus dem Programm abgemeldet sind.
- Stellen Sie einen Hochformatdrucker für das automatisch erzeugte Protokoll ein.
- Stellen Sie sich in ein Objekt der Gruppe, welche im Jahrgang erhöht werden soll.
- Wechseln Sie in den höchsten Jahrgang.
- Rufen Sie die Funktion zur Eröffnung Geschäftsjahr auf:
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Eröffnung Geschäftsjahr. - Es öffnet sich die Maske
Eröffnung Geschäftsjahr. Lesen Sie die Sicherheitshinweise und bestätigen Sie dann erst den SchalterZur Eröffnung Geschäftsjahr. - Die vom aktuell eingestellten Objekt genutzte Gruppe ist im Bereich
Gruppen zur Umstellungautomatisch eingetragen. Das Eröffnen von Geschäftsjahren ist einzeln pro Gruppe auszuführen. - Mit
Startwird das neue Geschäftsjahr der angegebenen Gruppe eingerichtet und die betroffenen Monatsmarker werden zurückgesetzt.
Eröffnen Sie unmittelbar nachfolgend die Geschäftsjahre für weitere Gruppen mit dem gleichen kalendarischen Geschäftsjahresbeginn. Eine Übersicht hierzu liefert die Stammdatendruckliste Objektliste (Kurzform)(1021).
Nach der erfolgreichen Eröffnung einen neuen Geschäftsjahres ist dieses in der Jahrgangsauswahl abrufbar. Prüfen Sie, ob ggf. Buchungssperren angepasst werden müssen.
SAVO-Sachkonten
Die Automatik zum Saldovortrag von Sachkonten berücksichtigt alle Konten, die im Sachkontenstamm als Bilanzkonten gekennzeichnet sind. Vorgetragen wird jeweils der Wert des Vorjahressaldos, der im Konto eingetragen ist. Jede Saldovortragsbuchung wird mit der Buchungsart 99 ausgeführt.
Bei einer Wiederholung des Saldovortrags werden alle im aktuellen Jahrgang bereits vorhandenen Vortragsbuchungen summiert und die Differenz zum Kontensaldo nachgebucht. Hat sich durch Änderungen im zurückliegenden Jahrgang die Kontenseite des Saldos geändert (z. B. von Soll nach Haben), so werden die vorhandenen Saldovortragsbuchungen zunächst ausgebucht und anschließend eine neue Vortragsbuchung in Höhe des Saldos erzeugt. Dies hat zum Ziel, dass alle Saldovortragsbuchungen eines Kontos dieselbe Kontenseite ansprechen.
Wenn eine Sachkontentabelle eingesetzt wird, d. h. wenn Saldovorträge kumuliert werden, so wird auf dem Sammelkonto entsprechend mit der Summe der Salden der Einzelkonten verfahren. Saldovorträge auf den Einzelkonten werden vom Programm immer auf Null gesetzt.
Sachkontentabelle global
Wird für ein Konto in der Tabelle keine Definition vorgenommen, ist das Ziel der SAVO-Buchung das Konto automatisch selbst. Sie können mit der Sachkontentabelle den automatischen Saldovortragslauf beeinflussen. Diese Art der Steuerung wird nur bei bestimmten Objektmodellen notwendig. Mit der Sachkontentabelle lassen sich die Einzelsalden bestimmter Sachkonten kumulieren und auf ein Sachkonto als Saldovortragsbuchung zusammenfassen. Im Fall einer bilanzierenden Buchhaltung können Sie so die unfertigen Leistungen (Aufwand, der im Folgejahrgang noch abgerechnet werden muss) als Saldovortrag automatisch ermitteln und von iX-Haus buchen lassen.
- Sachkontentabellen werden immer berücksichtigt.
- Eine objektbezogene Sachkontentabelle gilt für ein einzelnes Objekt und hat immer Vorrang vor der globalen Tabelle.
- Sachkonten in der Sachkontentabelle unterliegen nicht der einschränkenden Filterung durch den Sachkontenstatus
Bilanzkonto.
Sie können daher in der Sachkontentabelle beliebige Sachkonten vorgeben!
Die globale Tabelle gilt für alle Sachkonten-Saldovortragsläufe und für alle Objekte, wenn für diese keine objektbezogene Sachkontentabelle definiert ist! Prüfen Sie erst, ob die Benutzung dieser Tabelle für Ihren Objektbestand überhaupt notwendig ist.
- Öffnen Sie den über
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträge, SAVO Sachkontenden MenüpunktSachkontentabelle global. - Doppelklicken Sie auf eine Zeile in der Tabelle zum Anlegen bzw. Ändern eines Sachkontenbereiches. Es öffnet sich ein Eingabefenster.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:
| Lfd. | Laufende Nummer der Datensätze. Es können bis zu 100 Datensätze gebildet werden, die jeweils die Verknüpfung zwischen einem oder mehreren Konten und dem Zielkonto für die Verbuchung enthalten. |
| Konten | Nummer eines oder mehrerer Sachkonten, deren Salden für die Saldovortragsbuchung ausgewertet werden. Beispiel: 1001, 1050, 1080-1500 |
| Ziel | Nummer des Sachkontos, auf dem die Saldovorträge gebucht werden sollen (Kumulierung). |
| 1:1 | Checkbox Buchungen einzeln übertragen In früheren Programmversionen war es möglich, Buchungen einzeln zu übertragen. Diese Option wird ggf. in der Mitgliederverwaltung eingesetzt und hat in anderen Bereichen keine Auswirkung. Mit der Option 1:1 markierte Sachkonten werden nicht mit dem Saldo übertragen, sondern es wird pro Buchung im Ausgangsjahrgang eine entsprechende einzelne SAVO-Buchung erzeugt. (Nur in Objekten vom Typ Mitgliederverwaltung) |
Sachkontentabelle Objekt
Sie können mit der Sachkontentabelle Objekt den automatischen Saldovortragslauf eines einzelnen Objekts beeinflussen. Diese Art der Steuerung wird nur bei bestimmten Objektmodellen notwendig. Die globale Tabelle gilt für alle Sachkonten-Saldovortragsläufe und für alle Objekte! Prüfen Sie erst, ob die Benutzung dieser Tabelle für Ihren Objektbestand überhaupt notwendig ist.
Die objektbezogene Sachkontentabelle gilt für ein einzelnes Objekt und hat immer Vorrang vor der globalen Tabelle.
Mit der Sachkontentabelle lassen sich die Einzelsalden bestimmter Sachkonten kumulieren und auf ein Sachkonto als Saldovortragsbuchung zusammenfassen. Im Fall einer bilanzierenden Buchhaltung können Sie so die unfertigen Leistungen (Aufwand, der im Folgejahrgang noch abgerechnet werden muss) als Saldovortrag automatisch ermitteln und von iX-Haus buchen lassen.
Eine objektbezogene Sachkontentabelle gilt für ein einzelnes Objekt und hat immer Vorrang vor der globalen Tabelle.Sachkonten in der Sachkontentabelle unterliegen nicht der einschränkenden Filterung durch den Sachkontenstatus Bilanzkonto.
Sie können daher in der Sachkontentabelle beliebige Sachkonten vorgeben!
Die objektspezifische Tabelle gilt für alle Sachkonten-Saldovortragsläufe und für alle Objekte, selbst wenn für diese eine globale Sachkontentabelle definiert ist! Prüfen Sie erst, ob die Benutzung dieser Tabelle für Ihren Objektbestand überhaupt notwendig ist.
- Öffnen Sie den über
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträge, SAVO Sachkontenden MenüpunktSachkontentabelle Objekt. - Doppelklicken Sie auf eine Zeile in der Tabelle zum Anlegen bzw. Ändern eines Sachkontenbereiches. Es öffnet sich ein Eingabefenster.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.
| Lfd. | Laufende Nummer der Datensätze. Es können bis zu 100 Datensätze gebildet werden, die jeweils die Verknüpfung zwischen einem oder mehreren Konten und dem Zielkonto für die Verbuchung enthalten. |
| Konten | Nummer eines oder mehrerer Sachkonten, deren Salden für die Saldovortragsbuchung ausgewertet werden. Beispiel: 1001, 1050, 1080-1500 |
| Ziel | Nummer des Sachkontos, auf dem die Saldovorträge gebucht werden sollen (Kumulierung). |
SAVO Sachkonten
- Starten Sie unter
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträgedas ModulSAVO-Sachkonten. - Stellen Sie den gewünschten Buchungskreis ein.
- Wechseln Sie in den Jahrgang, in welchem die Saldovorträge erzeugt werden sollen, i. d. R. ist dies der höchste Jahrgang.
- Stellen Sie für das Protokoll Ihren Drucker ein.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Mit der Funktion
Vorschau Protokollkönnen Sie vor der eigentlichen Übernahme die Daten über ein reines Bildschirmprotokoll kontrollieren. - Starten Sie die Datenübernahme mittels der Schaltfläche
Übertragung starten.
Die SAVO-Buchungen werden mit Buchungsart 99 erzeugt.
| Hinweis |
|---|
| Beachten Sie, dass beim SAVO-Sachkonten Konten aus dem Bereich dem Nebenbuchwerk der Personen, der Kreditoren/Debitoren und der Anlagenbuchhaltung nicht automatisch mit übertragen werden. Hierzu nutzen Sie den jeweiligen SAVO-Module möglichst zeitnah. |
Bedeutung der einzelnen Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objektbereich | Objekt oder Objektgruppe Geben Sie Objekte eines Buchungskreises kommagetrennt oder Objektbereiche mit Bindestrich getrennt an. |
| JÜ nach Abschluss | ❒ Es werden nur Bilanz-Sachkonten berücksichtigt, die in den Stammdaten dieses Merkmal nicht hinterlegt haben.Bilanzsachkonten, die diesen Marker in ihrer Definition tragen und die nicht in einer Sachkontentabelle geführt werden, werden bei dem SAVO-Prozess ignoriert. ☑ Es werden nur Sachkonten berücksichtigt, die in den Stammdaten dieses Merkmal hinterlegt haben.Bilanzsachkonten, die diesen Marker in ihrer Definition nicht tragen und die nicht in einer Sachkontentabelle geführt werden, werden bei dem SAVO-Prozess ignoriert Hinweis: Dieser Filter auf bestimmte Konten ist dienlich, wenn SAVO-Buchungen nur einmal pro Konto durchgeführt werden sollen und bestimmte Sachkonten erst nach Abschlussarbeiten vorgetragen werden. Da die Saldovorträge beliebig oft vorgetragen werden können und im Kontoauszug und anderen Auswertungen der SAVO bei mehrfachen SAVO-Buchungen zusammenfassend dargestellt wird, ist der Einsatz von separaten Abschlusskonten nicht zwingend erforderlich. |
| Nur Konten aus Tabelle | ❒ Es werden alle Bilanzkonten berücksichtigt, sofern ihr Status bei JÜ nach Abschluss nicht zum Ausschluss führt. Die Sachkontentabelle wird zusätzlich ausgewertet.☑ Es werden ausschließlich Konten aus der Sachkontentabelle berücksichtigt.Das Saldovortragskonto selbst wird in keinem Fall vorgetragen. |
| Nicht Bilanzkonten aus Tabelle | ❒ Es werden nur Bilanzkonten aus der Tabelle berücksichtigt, sofern ihr Status bei JÜ nach Abschluss nicht zum Ausschluss führt.☑ Es werden auch Konten ohne Bilanzkonto-Flag (Aufwand- und Ertragskonten) aus der Sachkontentabelle berücksichtigt.Das Saldovortragskonto selbst wird in keinem Fall vorgetragen. |
| Aus Jahrgang | Jahrgang Buchungsjahrgang, aus dem die Salden ermittelt und vorgetragen werden sollen. entsprechend des aktuell eingestellten Jahrgang wird hier das Vorjahr vorgeschlagen. |
| Wertstellung | Buchungsdatum für die Saldovortragsbuchung, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. |
| Beleg | Belegtext der Saldovortragsbuchung (z. B. SAVO). |
| Buchungstext | Erläuternder Text zur Buchung. |
| Saldovortragskonto | Nummer des SAVO-/ Eröffnungsbilanzkontos, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. Das Saldovortragskonto selbst wird in keinem Fall vorgetragen. |
| Währung | Währung I. d. R. EUR, bei Einsatz des Moduls Fremdwährung ist hier eine Auswahl möglich. |
SAVO-Personenkonten
Die Abschluss-Salden Ihrer Mieter- und Eigentümerkonten werden von iX-Haus ermittelt und automatisch in das neue Geschäftsjahr als Saldovortrag gebucht. Ein entsprechendes Übernahmeprotokoll wird dabei automatisch erstellt. Die Durchführung ist nur möglich, wenn alle anderen Benutzer abgemeldet sind.
Bei einer Wiederholung des Saldovortrags werden alle im aktuellen Jahrgang bereits vorhandenen Vortragsbuchungen summiert und die Differenz zum Kontensaldo nachgebucht. Hat sich durch Änderungen im zurückliegenden Jahrgang die Kontenseite des Saldos geändert (z. B. von Soll nach Haben), so werden die vorhandenen Saldovortragsbuchungen zunächst ausgebucht und anschließend eine neue Vortragsbuchung in Höhe des Saldos erzeugt. Dies hat zum Ziel, dass alle Saldovortragsbuchungen eines Kontos dieselbe Kontenseite ansprechen.
Starten Sie unter Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträge das Modul SAVO-Personenkonten.
- Wechseln Sie in den höchsten Jahrgang.
- Stellen Sie für das Protokoll Ihren Drucker ein.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Mit der Funktion
Vorschau Protokollkönnen Sie vor der eigentlichen Übernahme die Daten über einen reinen Bildschirmdruck kontrollieren. - Starten Sie die Datenübernahme mittels der Schaltfläche
Übertragung starten.
Die SAVO-Buchungen werden mit Buchungsart 99 erzeugt.
Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objektbereich | Objekt oder Objektgruppe Geben Sie Objekte eines Buchungskreises kommagetrennt oder Objektbereiche mit Bindestrich getrennt an. F2 öffnet die Objektgruppen-Auswahl. |
| Aus Jahrgang | Buchungsjahrgang, aus dem die Salden ermittelt und vorgetragen werden sollen. |
| Alle Personen | Checkbox[X] Es werden alle Personen des angegbenen Objektbereichs geprüft. Eine weitere Einstellung im Feld Personenbereich ist nicht erforderlich.[ ] Es werden die Personen geprüft, welche im Feld Personenbereich benannt sind. |
| Personenbereich | Eingabe der Personennummern, die ausgewertet werden sollen. Sie können mehrere Personen durch Komma bzw. Bindestrich getrennt eingeben. |
| Wertstellung | Datum Buchungsdatum für die Saldovortragsbuchung (z. B. 01.01.2016 = Geschäftsjahresbeginn), F2 bzw. die Schaltfläche neben dem Feld öffnet die Combobox des Kalenders. |
| Beleg | Beleg (max. fünf Zeichen) |
| Buchungstext | Erläuterung der Buchung (z. B. SAVO ) |
| Ausschlusskontenklassen | Eingabe der Kontenklassen, die nicht vorgetragen werden sollen. |
| Ausschlusspersonentypen | Eingabe der Personentypen, für die kein Saldo vorgetragen werden sollen. |
SAVO-Kreditoren
Die Durchführung der Saldovorträge im Kreditoren- / Debitorenbereich kann in iX-Haus durch die Automatik (Jahresübernahme) erfolgen. Damit entfällt i. d. R. das manuelle Einbuchen von Saldovorträgen für die Kreditoren (GVC 707) [../../../buchhaltung/1-dialogbuchhaltung/gvc-707.html].
Auch bei der Erfassung des ersten Buchungsjahrgangs müssen keine Saldovorträge gebucht werden. Es genügt in diesem Fall, sämtliche offene Posten zu erfassen. Verwenden Sie dazu die Buchungsart 99. iX-Haus erzeugt mittels Automatik alle erforderlichen Saldovortragszeilen in den Kreditorenkonten.
Bei Verwendung der Automatik werden ausschließlich die Saldovorträge der Kreditoren/Debitoren gebucht. Die Hauptbuchhaltung bleibt unberührt, Sachkonten werden nicht bebucht. Forderungen und Verbindlichkeiten werden im Rahmen der Jahresübernahme gemeinsam mit den anderen Bestandskonten vorgetragen.
Der Saldovortrag wird nicht berechnet, sondern durch Einzelbewegungen abgebildet. Gebucht wird jeweils eine Buchungszeile pro offenen Posten. Eine Saldovortragsbuchung in Höhe des Kontensaldos kann aus folgendem Grund nicht erzeugt werden: Die Kreditoren werden gruppenbezogen verwaltet. Folglich ist es möglich, dass sich die offenen Posten auf mehrere Buchungskreise beziehen. Eine Zuordnung zu den jeweiligen Verbindlichkeiten und Forderungen der Finanzbuchhaltung ist nur möglich, wenn ein differenzierter Ausweis erfolgt.
Die Kontroll-Liste OP’s zum Stichtag (204005) enthält exakt die Buchungszeilen, die im Anschluss als Saldovortragsbuchungen auf dem Kreditoren- bzw. Debitorenkonto gebucht sind. Diese Liste benutzen Sie bitte zur Vorkontrolle.
Das Wertstellungsdatum / Buchungsdatum der Saldovortragsbuchungen ist jeweils der Beginn des Geschäftsjahres. Der Buchungstext wird dem ursprünglichen OP entnommen. Die Buchungen lassen sich auf bestimmte Kreditoren / Debitoren einschränken.
Die offenen Posten werden in iX-Haus jahrgangsunabhängig verwaltet, so dass diese zum jeweiligen Betrachtungszeitpunkt widergespiegelt werden.
Nach erfolgter Verbuchung der Saldovorträge sollten OP’s nicht mehr im alten Jahrgang ausgeziffert werden. Sollte dies trotzdem erforderlich sein, sind die bereits verbuchten Saldovorträge zu korrigieren, indem der Programmpunkt SAVO-Kreditoren erneut aufgerufen wird. Die Automatik des Programms entfernt infolgedessen die entsprechende Buchungszeile im Kontoauszug des Kreditors.
Saldovorträge Kreditoren ausführen
Bei den Saldovorträgen der Kreditoren- / Debitorenkonten wird ermittelt, wie viele offene Posten bestehen und diese dann als Saldovortragsbuchung in das neue Geschäftsjahr eingestellt. Die Basis, welche Buchungen vorgetragen werden, können Sie vorab über die Liste OP's zum Stichtag (204005) aus dem Buchhaltungsdruck ermitteln. Ein entsprechendes Übernahmeprotokoll wird bei dem Saldovortragslauf automatisch erstellt.
- Starten Sie über
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträgedas ModulSAVO-Kreditoren. - Wechseln Sie in den höchsten Jahrgang.
- Stellen Sie für das Protokoll Ihren Drucker ein.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Mit der Funktion
Vorschau Protokollkönnen Sie vor der eigentlichen Übernahme die Daten kontrollieren. - Starten Sie die Datenübernahme mittels der Schaltfläche
Übertragung starten.
Bedeutung der einzelnen Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objektbereich | Objekt oder Objektgruppe Geben Sie Objekte eines Buchungskreises kommagetrennt oder Objektbereiche mit Bindestrich getrennt an. F2 öffnet die Objektgruppen-Auswahl. |
| Aus Jahrgang | Jahrgang Buchungsjahrgang, aus dem die Salden ermittelt und vorgetragen werden sollen. entsprechend des aktuell eingestellten Jahrgang wird hier das Vorjahr vorgeschlagen. |
| von Kreditor bis Kreditor | Kreditornummer Geben Sie die erste bzw. die letzte Kreditornummer ein, um den Bereich der zu übernehmenden Kreditoren bzw. Debitoren zu definieren. F2 öffnet die Kreditoren-Auswahl. |
| Wertstellung | Buchungsdatum für die Saldovortragsbuchung, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. |
| Beleg | Belegtext der Saldovortragsbuchung (z. B. SAVO). |
| Buchungstext | Erläuternder Text zur Buchung. |
Saldovorträge für Kreditoren können Sie mehrfach ausführen. Etwaige Veränderungen im Kreditorenkonto (bereits durchgeführte Saldovorträge) werden dabei vom System erkannt und automatisch bereinigt (Nachtragslogik).
SAVO-Anlagekonten
Der Saldovortrag ist für bestehende Anlagekonten eine notwendige Voraussetzung für weitere automatische Berechnungen z. B Abschreibungsbuchungen im neuen Wirtschaftsjahr. Erfolgt bei einem Anlagenkonto unerwartet keine Abschreibung prüfen Sie daher u. a., ob der SAVO für dieses Konto schon gebucht wurde. Nach erfolgter Verbuchung der Saldovorträge sollten Anlagen nicht mehr im alten Jahrgang gebucht werden. Sollte dies trotzdem erforderlich sein, sind die bereits verbuchten Saldovorträge zu korrigieren, indem der Programmpunkt SAVO-Anlagenkonten erneut aufgerufen wird. Die Automatik des Programms korrigiert infolgedessen die entsprechende Buchungszeile im Kontoauszug der Anlage.
Saldovorträge Anlagekonten ausführen
Bei den Saldovorträgen der Anlagekonten werden für das jeweilige Anlagenkonto die Salden aus dem Basisjahrgang ermittelt und dann als Saldovortragsbuchung in das neue Geschäftsjahr eingestellt. Die Basis, welche Buchungen vorgetragen werden, können Sie anhand des Kontoauszuges der Anlagenkonten vorab ermitteln. Ein entsprechendes Übernahmeprotokoll wird bei dem Saldovortragslauf automatisch erstellt.
- Starten Sie über
Dienstprogramme, Jahresübernahme, Saldovorträgedas ModulSAVO-Anlagenkonten. - Wechseln Sie in den höchsten Jahrgang.
- Stellen Sie für das Protokoll Ihren Drucker ein.
- Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Mit der Funktion
Vorschau Protokollkönnen Sie vor der eigentlichen Übernahme die Daten kontrollieren. - Starten Sie die Datenübernahme mittels der Schaltfläche
Übertragung starten.
Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Bedeutung der einzelnen Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungskreisbereich | Objekt oder Objektgruppe Geben Sie Objekte eines Buchungskreises kommagetrennt oder Objektbereiche mit Bindestrich getrennt an. F2 öffnet die Objektgruppen-Auswahl. |
| Aus Jahrgang | Jahrgang Buchungsjahrgang, aus dem die Salden ermittelt und vorgetragen werden sollen. entsprechend des aktuell eingestellten Jahrgang wird hier das Vorjahr vorgeschlagen. |
| von Anlage bis Anlage | Anlagen Geben Sie die erste bzw. die letzte Anlagennummer ein, um den Bereich der zu übernehmenden Anlagenkonten zu definieren. F2 öffnet die Auswahl-Anlagenstamm. |
| Wertstellung | Buchungsdatum für die Saldovortragsbuchung, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Das Wertstellungsdatum wird mit der Jahrgangsauswahl abgeglichen (Gültigkeit: Wertstellung im Folgejahr). |
| Beleg | Belegtext der Saldovortragsbuchung (z. B. SAVO). |
| Buchungstext | Erläuternder Text zur Buchung. |
Saldovorträge für Anlagenkonten können Sie mehrfach ausführen. Etwaige Veränderungen im Anlagenkonto (bereits durchgeführte Saldovorträge) werden dabei vom System erkannt und automatisch bereinigt (Nachtragslogik).
Abgrenzungen
Bei der automatischen Abgrenzungsbuchung werden die Buchungszeilen herangezogen, welche auf Leistungszeitraum eingebucht wurden. iX-Haus ermittelt dann automatisch den jeweiligen Abgrenzungsbetrag und bucht diesen im alten und im neuen Geschäftsjahr gegen das angegebene Abgrenzungskonto.
Vorab sollten Sie die abzugrenzenden Buchungen mit Hilfe der Simulation kontrollieren. Die Prüfliste erstellen Sie über den Schalter Simulation als Bildschirmliste.
- Stellen Sie das Objekt ein, in welchem Sie die die Jahresabschlussarbeiten vornehmen. Bei mehreren Objekten müssen diese zur gleichen Gruppe gehören.
- Stellen Sie in den Jahrgang ein, in welchem Sie die Jahresabschlussarbeiten vornehmen. Der Folgejahrgang muss schon existieren, damit Abgrenzungsbuchungen für das Folgejahr gebucht werden können.
- Stellen Sie für das Protokoll Ihren Drucker ein.
- Starten Sie über
Dienstprogramme, Jahresübernahmedas ModulAbgrenzungen. - Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Mit der Funktion
Simulationkönnen Sie vor der eigentlichen Übernahme die Daten kontrollieren. - Starten Sie die Datenübernahme mittels der Schaltfläche
Buchen.
Bedeutung der einzelnen Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objektbereich | Objekt oder Objektgruppe Geben Sie Objekte eines Buchungskreises kommagetrennt oder Objektbereiche mit Bindestrich getrennt an. F2 öffnet die Objektgruppen-Auswahl. |
| Kontenbereich | Sachkontenbereich Geben Sie den Bereich der Konten an, welche abgrenzend gebucht werden sollen. |
| Abgrenzungskonto | Sachkonto Geben Sie das zu verwendende Abrenzungskonto ein. Das Abgrenzungskonto muss im jeweiligen Buchungsobjekt existieren. |
| Jahrgang von/bis | Jahrgangsinfo Buchungsjahrgang, aus dem die Salden ermittelt und Jahrgang in welchem die Abgrenzung vorgetragen werden soll. Der aktuell eingestellte Jahrgang wird hier in von Jahrgang und das Folgejahr als bis Jahrgang automatisch eingestellt. |
| Wertstellung altes Jahr | Datum Buchungsdatum für die Abgrenzungsbuchung im Basisjahrgang, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Der Datumswert wird mit dem Ultimo des Vorjahres vorbelegt angeboten. |
| Wertstellung neues Jahr | Datum Buchungsdatum für die Abgrenzungsbuchung im Zieljahrgang, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet einen Kalender. Der Datumswert wird wird mit dem ersten Tag des aktuellen Jahres vorbelegt angeboten. |
| Berechnung | Radiobutton Die Berechnung der Abgrenzungsbuchungen erfolgt über die Angaben des Leistungszeitraums nach einem der beiden Modi: TageTagegenau MonatsgenauÜber die Systemeinstellung AbgrenzungenVorbelegungBerechnung [1.1.248.1] kann zentral vorgegeben werden, ob die Berechnung taggenau oder monatsgenau vorgenommen wird und ob dieser Vorschlag änderbar ist. Im Standard ist die Einstellung Tage vorbelegt – nicht durch den Benutzer änderbar aktiviert. |
| Buchungsparameter Text |
Erläuternder Text zur Buchung.
Wird eine Abgrenzungsbuchung erneut abgegrenzt, so gilt diese Buchung als Ursprungsbuchung. Die Platzhalter werden entsprechend angepasst. |
| Beleg | Beleg (max. fünf Zeichen) |
Für Abrechnungen sind die Abgrenzungsbuchungen nicht zwingend erforderlich, wenn Sie die Abrechnung auf Leistungszeitraum ausführen können. Bei bilanzierender Buchhaltung ist die Abgrenzungsbuchung auf Sachkontenebene i. d. R. notwendig.
Abrechnungsergebnisse
Bei der Erstellung einer Betriebskosten- oder Hausgeldabrechnung werden von iX-Haus spezielle Ergebnisdateien erzeugt. Diese Daten werden von den Funktionen zur Übernahme der Abrechnungsergebnisse verwendet, um die zu buchenden Beträge zu ermitteln.
Die Verbuchung der Abrechnungsergebnisse setzt voraus, dass die Jahresabschlussarbeiten bereits durchgeführt worden sind. Gerade in bilanzierenden Objekten sind diese Arbeiten unbedingt notwendig, da hier von den Übernahmefunktionen eine Vielzahl von Sachkontenbuchungen ausgeführt werden.
Zur richtigen Bedienung der Übernahme der Abrechnungsergebnisse in iX-Haus bietet CREM SOLUTIONS spezielle Seminare an. Daneben können individuelle Schulungen bei Ihnen im Hause durchgeführt werden (Training-on-the-Job). Von Ihrer CREM SOLUTIONS-Hotline können Sie nähere Informationen zu diesen Schulungen erhalten.
Die Übernahme erfolgt immer in Bezug auf eine Abrechnungsart und es wird pro Objekt gespeichert, in welchem Jahrgang und zu welcher Abrechnungsart eine Übernahme erfolgt ist. Hierdurch wird eine Sperre gegen versehentliche mehrfache Übernahme gesetzt. Diese Sperre können Sie im Menü der Kommandoleiste über den Schalter Übergabelauf freigeben wieder aufheben.
Im Menü steht auch eine Kontrollliste zur Jahresübernahme zur Verfügung. Geben Sie für eine Kontrolle den gewünschten Jahrgang ein. Die Ausgabe erfolgt wahlweise als Vorschau, als Ausdruck oder nach Excel.
Die Übernahme erfolgt in der Regel aus dem Vorjahr. Stehen Sie im Jahr 2015, übernehmen Sie die Abrechnungsergebnsse aus der Abrechnungsergebnisdatei 2014. Sie können aber auch einen Jahrgang überspringen und so z. B. Daten von 2012 nach 2014 übernehmen. Als Standard wird für den Leistungszeitraum der Buchung der Abrechnungsergebnisse das letzte Wirtschaftsjahr gesetzt. Diese Vorgabe kann durch Eingabe eines alternativen Leistungszeitraums geändert werden (ab Version 20.17.0K/W21).
Für die Übernahme der Abrechnungsergebnisse können Systemeinstellungen genutzt werden, um bestimmte Varianten zu aktivieren. Im Idealfall hinterlegen Sie in den jeweiligen Sollarten, welche Abrechnungsergebnis-Sollarten diesen zugeordnet sind. Das Buchen der Erlöse wird standardmäßig mit Buchungsschlüssel ausgeführt, kann jedoch nach Systemeinstellung auch ohne BS erfolgen.
Buchen E/A Erlöse
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
aus Abr. Jahrgang | Buchungsjahrgang, aus dem die Abrechnungsergebnisse übernommen werden. Tragen Sie i. d. R. den zurückliegenden Jahrgang ein. |
von Objekt | Nummer des ersten und des letzten Objekts, die bearbeitet werden, die Schaltflächen neben den Feldern öffnen eine Auswahl. Bearbeitet werden nur Objekte innerhalb der aktuellen Gruppe. |
Abrechnungsart | Nummer der Abrechnungsart, deren Ergebnisse übernommen werden (Pflichtfeld) die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. Wenn Sie mehrere Abrechnungsarten in der Abrechnung berücksichtigt haben, tragen Sie den Stern * ein. Dadurch werden die Ergebnisse aller Abrechnungsarten aus der Ergebnisdatei berücksichtigt. Hinweis: Es werden nur Abrechnungsarten mit Vorauszahlungs-Charakter bearbeitet (gemäß Markierung im Abrechnungsarten-Stamm). Wollen Sie (zusätzlich) auch Abrechnungsarten ohne Vorauszahlungscharakter übernehmen, markieren Sie die Option AA o. VZ Charakter übertragen. |
Wertstellung | Wertstellungsdatum der ausgeführten Buchungen, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. |
LZ von | Datum Leistungszeitraumbeginn Wenn leer, dann wird als Leistungszeitraum das letzte Wirtschaftsjahr gesetzt. |
LZ bis | Datum Leistungszeitraumende |
Beleg | Belegkennzeichen für die Buchungen (max. 5-stellig). Verwenden Sie z. B. ABR14. |
Zielkonto Steuerpfl. | Kontenklasse Kontenklasse, über deren Personenkonto das Ergebnis für steuerpflichtige Personen (Personentyp Netto oder Netto plus MwSt) gebucht werden soll. Beispiel: 041 |
Zielkonto Steuerfrei | Kontenklasse Kontenklasse, über deren Personenkonto das Ergebnis für steuerfreie Personen (Personentyp Brutto oder Brutto mit Nachweis) gebucht werden soll. Beispiel: 040 |
BS | Vorgabe für das Buchen mit Buchungsschlüssel. Beispiel: 1 |
Saldovorträge | Option zum Stornieren von Saldovorträgen im Rahmen der Übernahme der Abrechnungsergebnisse◉ SAVO nicht stornierenSaldovorträge werden nicht storniert, es wird nur das Abrechnungsergebnis eingetragen. ◉ SAVO Stornieren, Ermittlung aus Buchwerk (BA99)Buchungen auf dem Abrechnungskonto mit BA 99 werden parallel zur Eintragung der Abrechnungsergebnisse storniert. ◉ SAVO stornieren, Ermittlung aus der AbrechnungDer SAVO-Betrag wird anhand der Abrechnungsdaten ermittelt. |
AA o. VZ Charakter übertragen | ❒ Abrechnungsarten mit Vorauszahlungscharakter werden übertragen.☑ Abrechnungsarten werden unabhängig vom Vorauszahlungscharakter übertragen,also auch die AA ohne VZ-Marker! |
Buchungsschlüssel | Option zur Verwendung des Buchungsschlüssels. Durch Systemeinstellung kann diese Option geschützt werden und ist dann nicht änderbar. Ist sie zur Bearbeitung freigegeben, können Sie optional die Verwendung des Buchungsschlüssels unterbinden. |
Buchungstext Storno SAVO | Buchungstextvorgabe für die optionale Stornobuchung von Saldovorträgen. |
Buchungstext Abrechungsergebnis | Buchungstextvorgabe für die Buchung des Abrechnungsergebnisses. |
Über den Schalter Simulation erhalten Sie nur ein Protokoll ohne die Eintragung in den Konten. Über den Schalter Vorerfasst werden die Buchungsvorgänge mit dem Status 'Vorerfasst' generiert (graue Ampeln in der Dialogbuchhaltung), während diese über den Schalter Buchen direkt gebucht werden. Es wird jeweils ein Protokoll ausgegeben.
Buchen Bilanzierend
Für die Übernahme mit bilanzierendem Buchen stehen Ihnen zusätzliche Möglichkeiten und Verpflichtungen zur Parametereingabe zur Verfügung. Die erste Einrichtung sollte mit Hilfe eines Consultants erfolgen, insbesondere bei dem Schema Buchen bilanzierend mit Bestandsverminderung. Der erforderliche Sachkontenrahmen muss gegeben sein, um Buchungen auf das Sachkonto der Abrechnungsergebnis-Sollart auszuführen sowie die ggf. benötigten Konten und Steuercodes bei Bestandsverminderung zu nutzen. Die bilanzierende Verbuchung kann optional auch für eine Sollabrechnung erfolgen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
aus Abr. Jahrgang | Buchungsjahrgang, aus dem die Abrechnungsergebnisse übernommen werden. Tragen Sie i. d. R. den zurückliegenden Jahrgang ein. |
von Objekt | Nummer des ersten und des letzten Objekts, die bearbeitet werden, die Schaltflächen neben den Feldern öffnen eine Auswahl. Bearbeitet werden nur Objekte innerhalb der aktuellen Gruppe. |
Abrechnungsart | Nummer der Abrechnungsart, deren Ergebnisse übernommen werden (Pflichtfeld) die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. Wenn Sie mehrere Abrechnungsarten in der Abrechnung berücksichtigt haben, tragen Sie den Stern * ein. Dadurch werden die Ergebnisse aller Abrechnungsarten aus der Ergebnisdatei berücksichtigt. Hinweis: Es werden nur Abrechnungsarten mit Vorauszahlungs-Charakter bearbeitet (gemäß Markierung im Abrechnungsarten-Stamm). Wollen Sie (zusätzlich) auch Abrechnungsarten ohne Vorauszahlungscharakter übernehmen, markieren Sie die Option AA o. VZ Charakter übertragen. |
Wertstellung | Wertstellungsdatum der ausgeführten Buchungen, die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. |
LZ von | Datum Leistungszeitraumbeginn Wenn leer, dann wird als Leistungszeitraum das letzte Wirtschaftsjahr gesetzt. |
LZ bis | Datum Leistungszeitraumende |
Beleg | Belegkennzeichen für die Buchungen (max. 5-stellig). Verwenden Sie z. B. ABR14. |
Zielkonto | Kontenklasse In der abgerechneten Sollart kann eine Kontenklasse als Zielsollart für das Buchen des Abrechnungsergebnis hinterlegt sein. Ohne derartige Definition wird das Ergebnis auf das Personenkonto lt. Kontenklasse gebucht, welche Sie hier angeben. Beispiel: 140 |
Zielkonto 2 | Kontenklasse Kontenklasse, über deren Personenkonto das Ergebnis alternativ gebucht werden soll, falls das Zielkonto (s. vorheriges Feld) nicht existent ist. Beispiel: 141 |
BS | Vorgabe für das Buchen mit Buchungsschlüssel. Beispiel: 1 |
Verbuchung | Checkbox❒Die zu übernehmenden Ergebnisse wurden durch eine Abrechnung auf Ist-Basis erzeugt. Die zu übernehmenden Ergebnisse wurden durch eine Abrechnung auf Soll-Basis erzeugt.Die Auswahl hat Auswirkung auf die Technik der Verbuchung. Zur korrekten Übernahme von Ergebnissen aus Sollabrechnung oder Sollabrechnung auf VNWI-Basis müssen Sie den Haken in der Checkbox setzen. |
Bestandsverminderung | Radiobutton Nutzen Sie diese Option, stehen Ihnen Sachkonten zur Verfügung. Optional können Sie darauf verzichten, die Sachkontenbuchungen auszuführen (s. u.) |
| | ◉ ohne Bestandsverminderung Nutzen Sie die Option ohne Bestandsverminderung, wird das Sachkonto Sammelkonto lt. Abrechnungsergebnis-Sollart gebucht. |
Sachkontenbuchungen ausführen | Checkbox☑ Die nachfolgend aufgeführten Sachkontenparameter müssen benannt sein und sollten auch im Sachkontenrahmen enthalten sein. Die benannten Steuercodes für UD und VD müssen in der MwSt-Tabelle definiert sein.❒Sachkontenbuchungen werden nicht ausgeführt. Hinweis: Die nachfolgend aufgeführten Sachkontenparameter werden als Eingabefelder deaktiviert. Zuvor angelegte Definitionen bleiben für eine Reaktivierung jedoch erhalten. |
Sachkonten für Übernahme |
Folgende Sachkonten müssen definiert sein.
|
Buchungstext | Buchungstextvorgabe für die drei Buchungsvorgänge derForderungsverrechnungUmbuchung |
Über den Schalter Simulation erhalten Sie nur ein Protokoll ohne die Eintragung in den Konten. Über den Schalter Vorerfasst werden die Buchungsvorgänge in der Dialogbuchhaltung mit dem Status Vorerfasst generiert (graue Ampeln in der Dialogbuchhaltung). Alternativ können diese über den Schalter Buchen direkt gebucht werden. Es wird jeweils ein Protokoll ausgegeben.
Kontrollliste zur Jahresübernahme
Die Kontrollliste zur Jahresübernahme rufen Sie aus dem Menü der Kommandoleiste auf. Sie geben jeweils eine Liste für ein abgerechnetes altes Jahr aus. Optional erfolgt die Ausgabe nach Excel, als Druckvorschau oder per Drucken auf dem voreingestellten Drucker. Für eine Excelausgabe müssen Sie im Feld Ausgabedatei den Pfad und Dateinamen vorgeben, unter welchem die Ausgabe erfolgen soll, z. B. i:\ixhaus\auswertung\KontrolleJÜ2015Obj9301.xls.
Die Kontrollliste liefert Ihnen eine Übersicht, welche Objekte in dem angegebenen Jahr übernommen wurden (Objekt, aus Jahrgang, in Jahrgang und übernommene Abrechnungsarten) bzw. welche Objekte in diesem Jahr nicht übernommen wurden (Objekt und Bezeichnung).
Übergabelauf freigeben
Pro Abrechnungsart und Jahrgang wird gespeichert, ob die Übernahme der Abrechnungsergebnisse durchgeführt wurde. In Einzelfällen ist es erforderlich, die Übernahme erneut durchzuführen. Hierbei werden die in der Eingabemaske verfügbaren Daten genutzt (Jahrgang, Objekt, Abrechnungsart). Durch die Freigabe werden zuvor erzeugte Buchungen nicht geändert! Achten Sie daher darauf, ob zuvor erzeugte Buchungen ggf. storniert werden müssen.
dienstprogramme/jahresuebernahme/parameter.txt · Zuletzt geändert: 2023/03/13 13:51 (Externe Bearbeitung)
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