Um den Import von Daten im Excelformat zu starten, benötigen Sie eine Importvorlage.

So erstellen Sie eine neue Excel-Importvorlage:

1. Wählen Sie eine Zeile aus der Importliste aus.
2. Rufen Sie über die Schaltfläche Excel-Vorlage erstellen in der Menüleiste den Dialog '…-Import' Excel-Vorlage auf.
3. Wählen Sie die Feldtypen aus, die Sie in der Vorlage abbilden möchten. Nutzen Sie hierzu die Checkboxen in der Spalte Ausgeben. Muss-Felder können nicht deaktiviert werden. Die Bezeichnung deaktivierter Felder erscheint in der Spalte Spalte durchgestrichen. Unterhalb der Auswahl stehen Ihnen die Schalter alle Spalten aktivieren und alle Spalten deaktivieren zur Verfügung. Neben der Tabelle finden Sie mehrere Schalter zum Strukturieren der Tabelle. Der oberste Schalter stellt die Tabelle wieder auf den Originalzustand ein (Struktur-Reset). Die weiteren Schalter erlauben das Verschieben einer Zeile (an den Anfang, eine Position zurück, eine Position weiter, an das Ende). Die Ziffern in der Spalte Anordnung werden automatisch angepasst.
4. Im letzten Schritt generieren Sie die Vorlage mit dem Schalter Vorlage generieren.

Hinweise:

• Wenn Sie eine Excel-Importvorlage für Flächenbeschrieb-Import bzw. TO-Import erstellen wollen, müssen Sie zunächst eine Flächenart-Klasse bzw. TO-Definition auswählen.
• Für einen Beschriebimport müssen Beschriebfelder mit Variable definiert sein.
• Sie können eine früher erstellte Excel-Importvorlage verwenden, wobei die Pflichtfelder erhalten bleiben müssen.

Bitte beachten Sie folgende Punkte:

• Zeilen am Anfang der Vorlage zwischen den ParamStart- und ParamEnd-Platzhaltern werden automatisch generiert und dürfen nicht gelöscht bzw. geändert werden.
• Rot markierte Spalten sind Muss-Spalten und müssen vor dem Import gefüllt sein.
• Für fett-markierte Spalten ist nur eine Erstversorgung, also Neuanlage, möglich. Bei anderen Feldern können über den Import auch Daten aktualisiert werden.
• Für einen aktualisierenden Stammdatenimport können Sie in Feldern mit dem Schlüsselwort #delete# ein Feld leeren, also durch Import einen in der Datenbank vorhandenen Feldinhalt entfernen. Dies gilt verständlicherweise nicht für Pflichtfelder.
• Eine zusätzliche Information über dem Kopf jeder Spalte dient Ihnen mit der Angabe des jeweiligen Feldtypen, seiner Länge und möglicher Eingabewerte als Unterstützung.

So importieren Sie im Anschluss an die Erstellung der Importvorlage die gewünschten Daten:

1. Wählen Sie eine Zeile aus der Importliste aus.
2. Rufen Sie über die Schaltfläche Daten importieren in der Menüleiste den Import-Dialog auf.
3. Öffnen Sie die von Ihnen erstellte Importvorlage über die Schaltfläche Datei öffnen.
4. Klicken Sie die Schaltfläche Daten prüfen. Das Programm überprüft jetzt automatisch, ob die Daten aus der Vorlage korrekt sind. Falls nicht, wird eine Fehlermeldung im Import-Log ausgegeben und im Grid entsprechend markiert.
5. Bereinigen Sie vor dem Start des Imports alle Fehler in der Vorlage und starten Sie den Import.
6. Drucken Sie ggfs. per Schaltfläche Import-Log drucken, um den Importbericht zu drucken.

So importieren Sie beliebig viele Vorlagen gleichzeitig:

1. Kopieren Sie alle zu importierenden Vorlagen in einen Ordner.
2. Wählen Sie im Navigationsmenü Serien-Import aus.
3. Rufen Sie über die Schaltfläche Serien-Import in der Menüleiste den Import-Dialog auf.
4. Öffnen Sie den Ordner mit den Import-Vorlagen über die Schaltfläche Template-Verzeichnis öffnen in der Import-Ansicht.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche Daten prüfen und importieren. Das Programm überprüft und importiert geladene Vorlagen automatisch in vorgegebener Reihenfolge. Wenn die Vorlage bzw. Daten fehlerhaft sind, wird eine Fehlermeldung im Import-Log ausgegeben und im Grid entsprechend markiert.

Für folgende Module ist ein Serienimport möglich (Nummer des Importtypen in Klammern):

• Flächenstamm-Import (2)
• Personenstamm-Import (3)
• Vertrag-Import (4)
• Sachkonten-Import (5)
• Kreditorenstamm-Import (6)
• Gewerke-Import (7)
• Umlageschlüssel-Import (8)
• Flächenart-Import (9)
• Objektbeschrieb-Import (10)
• Personenbeschrieb-Import (11)
• Vertragbeschrieb-Import (12)
• Sachkontenbeschrieb-Import (13)
• Kreditorenbeschrieb-Import (14)
• Flächenbeschrieb-Import (15)
• Objekt-Import (16)
• Intercompany Regel-Import (17)
• Mitgliederstamm-Import (18)
• Vertragsvorerfassung-Basisdaten-Import (29)

Automatisierter Serienimport

Der Serienimport kann per Batch (s. u.) oder per iX-Scheduler ausgeführt werden.

Die Option Importabbruch für den Serienimport per Batch-/Schedulerjob wird über den Parameter -ia gesteuert. Standardmäßig ist die Option aktiv, so dass der Import bei Fehlern abgebrochen wird.

Weitere Parameter für den automatisierten Serienimport sind:

• - p: Quellordner > Template-Verzeichnis
• - ia: Importabbruch > Importabbruch bei Fehlern (0 = Nein, 1 = Ja (Standard))
• - iu: Update > Vorhandene Daten aktualisieren (0 = Nein (Standard), 1 = Ja)
• - sftp: Templates über SFTP nach Quellordner runterladen
• - sp: SFTP-Verzeichnis > Pfad zum SFTP-Verzeichnis mit Templates

Beispiel für eine Anweisung: NCrem.Prozess.Win -t 2 -u ixhaus -up xxxx -iu 1 -ia 0 -p c:\\Template -o c:\\Template\\import.log

Weitere Infos zum Serienimport per iX-Scheduler finden Sie in der PDF Doku_iX-HausPlus_iX-Scheduler in Ihrem Dokuverzeichnis.

Batch-Import als Aufgabe

Der iX-Haus Stammdatenimport kann als geplanter Task unter Windows eingestellt werden, um in der Nacht ausgeführt zu werden. Für den geplanten Task kann z. B. die Datei ImportStart.bat mit dem Aufruf zum Starten des Imports angelegt werden.

Batch Datei erzeugen

Eine Batch-Datei erzeugen Sie, indem Sie einen Texteditor öffnen und eine neue Datei speichern unter dem Namen Beliebig.cmd (es kann als Endung auch .bat verwendet werden). Es wird eine leere Datei erzeugt, deren Name entsprechend Ihrer Vorgabe lautet (hier Beliebig ) und die die Endung .cmd oder .bat aufweist.

In die leere Datei können Sie die Befehle mit Hilfe des Texteditors eingeben. Wenn die Datei ausgeführt wird, werden die enthaltenen Kommandos ausgeführt.

Befehle

Um den Stammdatenimport per Script zu steuern, steht eine Vielzahl von Befehlen bereit, welche Sie in der Batch-Datei verwenden können.

Syntax

..\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe [-t|task Aufgabenummer] [ [-u|user Benutzername] | [-uid|userid Benutzer-Id] ] [-up|pass Benutzerkennwort] [-it|importtype Importtyp] [-iu|update Update] [-ip|profil Profilname] [-p|path Quelldatei] [-o|output Ausgabedatei]

Optionen

1. Stammdatenimport

Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 1 -u ixhaus -up xxxx -it 2 -iu 1 -p c:\template.xlsx -o c:\import.log

Hinweis: Flächenbeschrieb-Import (Importtyp = 15 ) und Objektbeschrieb-Import (Importtyp = 10 ) werden im batchgestützten Stammdatenimport nicht unterstützt!

2. Serien-Import

Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 2 -u ixhaus -up xxxx -iu 1 -p c:\Template -o c:\Template\\import.log

3. Mapping-Import

Beispiel: c:\ixhaus\nuris\NCrem.Prozess.Win.exe -t 3 -u ixhaus -up xxxx -ip myprofil -iu 1 -p c:\template.xlsx -o c:\import.log

Das Mapping für den Import dient der Funktion, alle zu importierenden Stammdaten in einer Excel-Datei zusammenfassen zu können. Über die einzelnen Stammdatenimportvorlagen wird schließlich zu jedem einzelnen Parameter der korrekte Wert übertragen. Diese 1 zu n Beziehung vereinfacht den Prozess des Datenimports und beugt Fehlern vor.

Die Importdaten werden aus einer Excel-Datei ausgelesen und anhand von gespeicherten Mapping-Profilen in iX-Haus plus importiert. Verwenden Sie den Mapping-Import in Fällen, wenn die Spalten der Importdatei sich von den Spalten der Importvorlage unterscheiden und/oder die Importdatei Daten für mehrere iX-Haus-Importe beinhaltet (z. B. Personenimport und Vertragsmanagementimport).

Eine Importdatei kann wie folgt aufgebaut sein (Beispiel 1):

Bevor Sie mit dem Daten-Import per Mapping starten können, benötigen Sie eine Mapping-Datei.

Aufbau einer Mapping-Datei

• Überschriftzeile
• In die erste Spalte werden die erwünschten Importbereiche eingetragen (entsprechen der Überschriftzeile aus dem jeweiligen Import). Folgende Importe werden unterstützt.

ImportType: 16|Objekt-Import
ImportType: 9|Flächenart-Import
ImportType: 8|Umlageschlüssel-Import
ImportType: 2|Flächenstamm-Import
ImportType: 3|Personenstamm-Import
ImportType: 11|Personenbeschrieb-Import
ImportType: 4|Vertrag-Import
ImportType: 12|Vertragbeschrieb-Import
ImportType: 5|Sachkonten-Import
ImportType: 13|Sachkontenbeschrieb-Import
ImportType: 7|Gewerke-Import
ImportType: 6|Kreditorenstamm-Import
ImportType: 14|Kreditorenbeschrieb-Import

• Die Mapping-Spalte wird an der Stelle, wo sich Importbereich und Überschrift überschneiden, eingetragen.

Das passende Mapping für das erste Importdatei-Beispiel sieht somit wie folgt aus:

Importbereich und Mapping-Spalte können Sie aus der Import-Vorlage entnehmen.

Sie können zusätzlich feste Werte oder z. B. die Daten aus dem Parameterkopf übergeben. Das erfolgt über die Mapping-Schlüsselwörter #fixValue()# bzw. #fixCell()#.

Wäre im oberen Beispiel die Spalte Ist MwSt pflichtig in der Importdatei nicht vorhanden und somit alle Mieter nicht mehrwertsteuerpflichtig, dann kann dies wie folgt gemappt werden.

Importdatei Beispiel 1

Die Datei beinhaltet keine Spalte für das Muss-Feld MwstTyp im Vertrags-Import! Dieses Feld kann mit dem Mapping-Schlüsselwort #fixValue()# für den Vertragsimport generiert werden - es soll hier den Wert 0 erhalten.

Mapping:

Somit hat die Import-Spalte MwstTyp den Festwert 0.

Eine andere Möglichkeit ist, bestimmte Werte global in den Parameterkopf der Importdatei zu schreiben – z. B. wie im Fall oben, ob die Mieter mehrwertsteuerpflichtig sind. In diesem Fall können Sie diese Information anhand des #fixCell()# Mapping-Schlüsselwort mappen.

Importdatei Beispiel 2

Mapping zu Beispiel 2

Anschließend wird aus der erstellten Mapping-Datei ein Import-Profil erstellt.

Import-Profil für Mapping erstellen

1. Wählen Sie im Navigationsmenü Import-Profil aus.
2. Erstellen Sie über die Schaltfläche Neu in der Menüleiste ein neues Import-Profil.
3. Im Register Mapping-Imports werden die Importbereiche angezeigt, die in der Mapping-Datei definiert sind. Bestimmte Importbereiche können Sie per Doppellklick sperren.
4. Im Register Filter tragen Sie kommagetrennt Kriterien für Import-Datei Spalten ein (z. B. wenn nur Daten für Objekte 99001 und 99002 importiert werden dürfen, dann sollte der Filter in etwa so aussehen: ‚Spalte‘ = ObjektNr, ‚Zeilen mit folgenden Werten Importieren‘ = 99001,99002).
5. Für jedes Profil wird gespeichert, wann der letzte Import durchgeführt wurde. So haben Sie die Möglichkeit, bei einem umfangreichen Import nur die seit dem letzten Import Zeilen geänderten Daten zu importieren. Voraussetzung ist, dass Ihre Importdatei je Zeile einen Zeitstempel mit dem letzten Änderungsdatum enthält. Falls in einer Zeile kein Zeitstempel eingetragen ist, so wird diese immer importiert. Wählen Sie die Option nur veränderte Daten importieren aus und definieren Sie den Spaltenname für Zeitstempel.
6. Wenn der Import Fehler aufweist, können Sie die fehlerhaften Zeilen in eine separate Excel-Datei kopieren, indem Sie Fehlerhafte Zeilen in Excel-Datei umkopieren auswählen und den Pfad sowie Namen der Excel-Datei festlegen. Wird diese Funktion für mehrere Profile genutzt, sollten Sie im Dateinamen auch den Profilnamen aufnehmen. Systemseitig wird der Dateiname um einen Zeitstempel ergänzt, damit die Datei einen eindeutigen Namen aufweist und nicht mit weiteren Fehlerdateien kollidiert. Ein evtl. vorhandener Zeitstempel wird beim Umkopieren entfernt. Beachten Sie bitte, in der Fehlerdatei nach der Datenkorrektur den Fehlerstatus zu löschen, damit ein erneuter Import möglich wird.
7. Wenn alle Daten korrekt eingetragen sind, können Sie das Import-Profil speichern.

Gesperrte Imports werden nicht durchgeführt.

Mapping-Import durchführen

1. Wählen Sie im Navigationsmenü Mapping-Import aus.
2. Rufen Sie über die Schaltfläche Mapping-Import in der Menüleiste das Dialogfenster Mapping-Import auf. In diesem Dialogfenster wählen Sie das Profil und anschließend das Template als zu exportierende Excel-Datei aus. Mit dem Recycling-Symbol lesen Sie die Dateistruktur erneut ein, z. B. nachdem Sie Dateien in den verwendeten Pfad nachträglich hineinkopiert haben und diese anschließend als Template auswählen möchten.
3. Drücken Sie auf die Schaltfläche Daten prüfen und importieren. Das Programm überprüft und importiert geladene Daten. Wenn die Vorlage bzw. Daten fehlerhaft sind, wird eine Fehlermeldung im Import-Log ausgegeben und im Grid entsprechend markiert.
4. Über die Schaltfläche Import-Log drucken (Druckersymbol) können Sie den Import-Log ausdrucken.