iX-Haus Personenstammdaten als Partnerdaten

Um die Vorteile und Funktionen der Partnerverwaltung auch für iX-Haus Personenstammdaten bzw. Kreditoren-/Debitorenstammdaten nutzen zu können, haben Sie zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie per Systemeinstellungen NeuanlagePartnerOption bzw. NeuanlageInPartnerverwaltung definieren, welche neu anzulegenden Stammdaten Sie zukünftig über die Partnerverwaltung erfassen und bearbeiten möchten. Zum anderen empfehlen wir Ihnen, Ihre bestehenden Personen- und Kreditoren-/Debitorenstammdaten mithilfe des iX-Haus Moduls Partnerverwaltung Erstversorgung in die Partnerverwaltung zu migrieren. Unsere Consultants unterstützen Sie im Anschluss an die erforderliche Aktivierung der Partnerverwaltung gern bei der Migration und Einrichtung.

Personenstammdaten zur Migration vorbereiten

Um bestehende Personenstammdaten aus iX-Haus in die Partnerverwaltung zu migrieren und auch, um neue Personenstammdaten in iX-Haus über die Partnerverwaltung anzulegen, müssen Sie zunächst jedem Personentypen in iX-Haus einen Rollentypen in der Partnerverwaltung zuordnen.

So gehen Sie dabei vor:

1. Öffnen Sie unter Fachadministration > Sollarten/Personentypen das Register PersonenTyp.
2. Markieren Sie einen oder mehrere Personentypen-Datensätze per Gruppenauswahl und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Neu für eine neue Zuordnung oder Ändern, um eine bestehende Zuordnung zu ändern. Der Dialog Personentyp bearbeiten öffnet sich.
3. Wählen Sie im Bereich Partnerverwaltung den gewünschten Rollentypen und bestätigen Sie mit OK. Die getroffene Zuordnung sehen Sie in der Spalte Rollentyp der Übersicht.

Tipp: Um eine Gruppenauswahl vorzunehmen und mehrere Personentypen beispielsweise gleichzeitig dem Rollentypen Mieter zuzuordnen, markieren Sie mehrere einzelne Datensätze der Übersicht per STRG-Taste oder Abschnitte von Datensätzen per Umschalttaste.

Achtung: Wenn Sie im Dialog Personentyp bearbeiten im Bereich Objektzuordnung eine Objektart zuweisen, muss das WEG-Objekt, in welchem solche Personen eingerichtet werden sollen, der gleichen Objektart zugeordnet sein! Die Auswahl der Rollentypen für diesen Personentypen ist dadurch auf die für iX-Personen zulässigen Rollentypen beschränkt.

Partnerverwaltung Erstversorgung

Unter Fachadministration > Partnerverwaltung Erstversorgung nehmen Sie weitere Einstellungen zur Vorbereitung der Migration vor.

Damit Personenstammdaten sowie Kreditoren- und Debitorenstammdaten dem richtigen Partnertypen in der Partnerverwaltung, d. h. einer natürlichen Person oder einer juristischen Person, zugeordnet werden können, müssen Sie im gleichlautenden Register zunächst die Einstellung der entsprechenden Anreden vornehmen. Haben Sie in den Stammdaten zu einer Person oder einem Kreditor bzw. Debitor keine Anrede hinterlegt, beispielsweise um keine Anrede „Firma“ in Briefköpfen von Schreiben an Unternehmen auszugeben, können Sie über bestimmte Systemeinstellungen den Aufwand für eine manuelle Nachbearbeitung einzelner Daten vermeiden.

Die Zuordnung der Anreden läuft dabei wie folgt ab:

1. Ist eine Anrede in den Stammdaten vorhanden, erfolgt die Zuordnung nach den Vorgaben im Register Einstellung (siehe unten).
2. Ist keine Anrede in Stammdaten vorhanden, erfolgt zunächst für einzelne Stammdaten die Zuordnung per Systemeinstellung MigrationPartnerAnredeBStVarName [systemeinstellungen-partnerverwaltung.html].
3. und / oder für alle Stammdaten gesamt per Systemeinstellung MigrationPartnerLeereAnrede AlsJuristischePerson [systemeinstellungen-partnerverwaltung.html].
4. Sind keine Systemeinstellungen aktiviert und ist in den Stammdaten die persönliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ hinterlegt, erfolgt die Zuordnung der Stammdaten bei der Migration als juristische Person. Die Anrede, welche hierbei für juristische Personen in der Partnerverwaltung gesetzt wird, ist „Firma“.
5. Sind keine Systemeinstellungen aktiviert und ist in den Stammdaten die persönliche Anrede „Herr“ oder „Frau“ hinterlegt, erfolgt die Zuordnung als natürliche Person mit gleichlautender Anrede „Herr“ oder „Frau“.

Gilt keine der vorgenannten Bedingungen, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und Sie müssen zunächst eine entsprechende Anrede für die Migration in den Stammdaten oder im Personenbeschrieb hinterlegen und / oder die passende Systemeinstellung vornehmen.

Sowohl für Stammdaten von Personen als auch von Kreditoren und Debitoren wird bei der Migration geprüft, ob Dubletten vorliegen. Erkennt das System für migrierte Stammdatensätze ähnliche oder gleiche Merkmale einer natürlichen oder juristischen Person, werden diese zu einem Partner zusammengeführt.

In der Partnerverwaltung können Sie für alle Anreden einstellen, ob diese im Adressbereich eines Schreibens ausgegeben werden sollen oder nicht. Öffnen Sie dazu die gewünschte Anrede in der Übersicht Anrede im Katalog der Partnerverwaltung und aktivieren Sie die Option nicht als Empfänger ausgeben. Die entsprechende Anrede taucht nun nicht mehr in der Empfängeranschrift auf.

Register Einstellung

Register Personenstamm

Im Register Personenstamm definieren Sie, zu welchen Objekten im Rahmen der Erstversorgung Personenstammdaten in die Partnerverwaltung migriert werden sollen. Der Migrationsprozess wird protokolliert und kann vorab simuliert werden. Die Definition von Altdaten erfolgt im Vorfeld über das Modul Kenner Alt-Daten in der Fachadministration.

Register Kreditoren/Debitoren

Im Register Kreditoren/Debitoren definieren Sie, welche Kreditoren bzw. Debitoren im Rahmen der Erstversorgung in die Partnerverwaltung migriert werden sollen. Der Migrationsprozess wird protokolliert und kann vorab simuliert werden. Die Definition von Altdaten erfolgt im Vorfeld über das Modul Kenner Alt-Daten in der Fachadministration.

Möchten Sie einen neuen Partnerdatensatz anlegen, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich, zunächst eine neue Rolle für diesen Partner anzulegen. Ein neuer Partnerdatensatz wird beim Speichern Ihrer Eingaben mit der jeweiligen Rolle zusammen angelegt. Neue Datensätze ohne Rollenzuordnung oder Objektbezug können Sie über die Menüeinträge Natürliche Person oder Juristische Person erfassen. Dies benötigen Sie beispielsweise in dem Fall, dass Sie vorläufig bestimmte Kundendaten speichern möchten, bevor Sie einen passenden Rollentypen zur Zuordnung definiert haben. Sie können jederzeit einem solchen Partner nachträglich eine oder weitere Rollen zuordnen.

Legen Sie einen neuen Partner oder eine neue Rolle im Modul Partner an, führt das System eine so genannte Dublettenprüfung durch. Dabei erfolgt ein Abgleich zwischen bestimmten Merkmalen neu erfasster und bereits bestehender Partnerdatensätze. Diese Prüfung dient dazu, redundante Datenerfassung zu vermeiden sowie die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Bereits vorhandene Daten werden bei der Neuanlage übernommen und können direkt weiter bearbeitet werden. Die Treffergenauigkeit des Abgleichs definieren Sie in den Systemeinstellungen der Partnerverwaltung unter DublettenToleranzNatuerlichePersonen und DublettenToleranzJuristischePersonen.

So legen Sie eine neue Rolle an, wenn

a. noch kein Partnerdatensatz zu dieser Rolle vorhanden ist:

1. Wählen Sie im Menü Rollen den Rollentypen, zu dem Sie eine neue Rolle anlegen möchten.
2. Klicken Sie auf das Funktionssymbol Neu im Menü oberhalb der Navigation. Ein Dialogfenster mit dem Namen des jeweiligen Rollentypen öffnet sich.
3. Geben Sie alle notwendigen Daten ein (siehe Unterkapitel) und speichern Sie Ihre Angaben. Je nach Rolle und eingestellten Kriterien erfolgt eine Prüfung (Dublettenprüfung), ob bereits eine natürliche oder juristische Person im System mit dieser Rolle verbunden ist. Diese wird ggf. zur Auswahl angeboten. Ist noch kein Partner vorhanden, wird zusammen mit der jeweiligen Rolle ein neuer Partnerdatensatz angelegt.

b. bereits ein Partnerdatensatz oder eine bestimmte Rolle zu dieser Rolle vorhanden ist:

1. Wählen Sie den Partnerdatensatz oder die jeweilige Rolle aus der Übersicht des gewünschten Menübereichs (Natürliche Personen, Juristische Personen, iX-Person etc.). Es öffnet sich der entsprechende Dialog.
2. Klicken Sie auf das Funktionssymbol neue Rolle zuordnen in der Menüzeile oben. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit allen verfügbaren Rollentypen.
3. Wählen Sie den gewünschten Menüeintrag, um eine neue Rolle aus der vorhandenen Rolle oder dem vorhandenen Partnerdatensatz anzulegen. Alle relevanten Daten werden in das entsprechende Dialogfenster übernommen.
4. Geben Sie die spezifischen Daten für die neu anzulegende Rolle ein (siehe nachfolgende Kapitel) und speichern Sie Ihre Angaben. Die neue Rolle ist nun im System angelegt.

Als Benutzer mit Administratorrechten können Sie in den Einstellungen zur Rollentypdefinition bestimmte Favoriten zu jedem Rollentypen festlegen. Ein Favorit gilt hierbei als ein Rollentyp, der besonders häufig auf einem anderen Rollentypen basiert und den Sie entsprechend häufig aus der jeweiligen bestehenden Rolle neu anlegen möchten, beispielsweise aus einer bestehenden Rolle Mieter eine neue Rolle Interessent.

So bestimmen Sie einen oder mehrere Favoriten zu einem Rollentypen:

1. Melden Sie sich mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort als Administrator an. Es öffnet sich die Administrationsoberfläche von iX-Haus plus.
2. Wählen Sie im Menü unter Einstellungen den Eintrag Rollentypdefinition. Die Übersicht der vorhandenen Rollentypen wird angezeigt.
3. Öffnen Sie per Doppelklick den gewünschten Rollentypen und wählen Sie im Register Rollentypdefinition im Dropdown Feld Favoriten den oder die gewünschten Favoriten, indem Sie das jeweilige Kontrollkästchen anhaken.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und speichern Sie Ihre Eingaben. Beim nächsten Aufruf des Moduls Partner finden Sie den oder die dem Rollentypen zugewiesenen Favoriten zuoberst im Kontextmenü der Funktion neue Rolle anlegen.

Ergänzen oder ändern Sie etwas im Datensatz einer einzelnen Rolle, erfolgt eine Abfrage, ob Sie die Änderung für alle weiteren Rollen dieses Partners übernehmen möchten. Bestätigen Sie die Abfrage, erfolgt die Änderung im Datensatz des Partners. Lehnen Sie Abfrage ab, erfolgt die Änderung nur für die konkrete Rolle, die Sie aktuell bearbeiten.

Im Menü Ansicht finden Sie eine Auswahl an Funktionen zum Ausblenden von Altdaten, wenn die Lizenz Komfortpaket installiert ist. Altdaten müssen zuvor in iX-Haus definiert werden. Weiterhin lassen sich hier bestimmte Partner und Rollen ausblenden, welche zuvor mit Stufe zwei anonymisiert wurden (vgl. Modul Datenschutz).

Um eine Wohngemeinschaft abzubilden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Legen Sie eine iX-Person (Mieter) als Hauptvertragspartner an und ordnen diesem die Anrede Wohngemeinschaft (s. u. Katalog Anreden) zu.
2. Als Vorname vergeben Sie z. B. „3er WG“ und als Nachname z. B. „1. Geschoss rechts“.
3. Legen Sie anschließend zu dieser iX-Person alle weiteren Vertragspartner an. Die Rolle weitere Vertragspartner ist im Katalog Rollentypdefinition freizuschalten.
4. Über die Felder Einzug am und Auszug am hinterlegen Sie den Mietzeitraum des Mieters.

Ändern Sie nun etwas an den Daten einzelner Vertragspartner, hat dies keinerlei Auswirkungen auf den Mieter „Wohngemeinschaft“ und alle mit diesem verknüpften Bezüge bleiben erhalten.

Die neuen Anrede „Wohngemeinschaft“ steuert auch die Anschrift und die persönliche Anrede in den entsprechenden Anschreiben. So setzt sich das Adressfeld bei 1 bis 4 Vertragspartnern wie folgt zusammen:

Zeile 1 Anrede = Wohngemeinschaft
Zeile 2 Anrede Vorname Nachname Vertragspartner 1 und 2
Zeile 3 Anrede Vorname Nachname Vertragspartner 3 und 4
Zeile 4 Straße

Beispiel:
Wohngemeinschaft
Frau Elke Neumeier, Frau Petra Schönfeld
Herr Wolfgang Kramer, Herr Markus Schwarz
Weinstraße 25
82140 Olching

Bei mehr als 4 Vertragspartnern setzt sich das Adressfeld wie folgt zusammen:

Zeile 1 Anrede = Wohngemeinschaft
Zeile 2 Vorname Nachname iX-Person
Zeile 4 Straße

Beispiel:
Wohngemeinschaft
3er WG 1. Geschoss rechts
Weinstraße 25
82140 Olching

Für eine persönliche Anrede werden alle aktuellen Vertragspartner mit Anrede „Sehr geehrte/r“ und Titel plus Nachname gedruckt.