Durch die automatische Ausbuchung entfällt die lästige Aus-/Umbuchung von Kleinstbeträgen im Cent-Bereich in der Mietbuchhaltung. Da solche Kleinstbeträge, z. B. 5 Cent pro Monat, aus Kostengründen nicht gemahnt werden, verfälschen sie die Forderungen aus Vermietung. Was zu einer sehr unübersichtlichen Liste Personenkonten Saldenliste führt. Sollte diese bei Excel-Ausgabe mit einem Filter versehen werden (z.B. nur Beträge größer 1,00 EUR), führt dies zu einer Differenz zwischen Haupt- und Nebenbuch.
Das Modul Ausbuchung Zahlungstoleranzen für die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen bei Mietern (Personen) ist Bestandteil des lizenzpflichtigen Featurepaket 2021.
Wenn Sie bei der Erstellung der Mahnung die Mahngebühren noch nicht auf dem Mieterkonto buchen, haben Sie mit dieser Modul die Möglichkeit für den Zahlungseingang der Mahngebühr nachträglich die Erlösbuchung zu erstellen.
Hier finden Sie Beschreibungen zu allen modulspezifischen Funktionen.
Führen Sie folgende Schritte aus, um Zahlungstoleranzen auszubuchen:
Laden.Alle Buchen den Buchungsprozess für alle Zeilen im Grid auf. Alternativ können Sie einzelne Zeilen markieren und die Buchung mit der Schaltfläche Selektierte Buchen beschränkt ausführen.Ja berücksichtigt.
Es wird eine Buchungsmappen generiert und ein Protokoll erzeugt und im iX-Haus Verzeichnis unter \data\Zahlungstoleranzen_BuPrt\ abgelegt. Für Buchungen mit Bezug zu einer Fläche werden im Vertragsmanagement Einzelsollbeträge angelegt.
Neben der installierten Lizenz für das Featurepaket 2021 müssen Sie in den Sollarten ein neues Feld zur Benennung des Zahlungstoleranzkontos berücksichtigen. In den Systemeinstellungen können Sie zudem mit MaxPersonensaldo und MaxBuchungsbetrag Anpassungen vornehmen, falls Sie abweichend von den vorgeschlagenen Standardwerten die Toleranzen berechnen wollen.
Im Buchhaltungsmodul Sachkonten legen Sie ggf. ein separates Sachkonto für die Ab-/Zuschreibung der Forderung an.
Für eine korrekte Steuerbetrachtung müssen Sie für steuerfreie und steuerbehaftete KKL unterschiedliche Sachkonten nutzen.
Hier wird kein Unterschied zwischen Ab- oder Zuschreibung getroffen. Beide Buchungsvarianten nutzen das gleiche Sachkonto.
In der Fachadministration im Modul Sollarten/Personentypen geben Sie für einzelne Sollarten im Feld Zahlungstoleranzkonto das Sachkonto für die Ab-/Zuschreibung der Forderung an. Wenn eine Sollart nicht bei der Toleranzbetragsermittlung beteiligt sein soll, lassen Sie dort das Feld leer z. B. für Abrechnungsergebnisse.
Ein identisches Zahlungstoleranzkonto kann bei mehreren Sollstellungsarten zugeordnet und gebucht werden. Bei der Zuordnung ist aber eine Trennung zwischen USt.-pflichtig und USt.-frei vorzunehmen.
Die Sachkontenzuordnung des Zahlungstoleranzkontos in der jeweiligen Sollart wird zumindest in bilanzierender Buchhaltung benötigt. In einer E/A-Buchhaltung spielen Zahlungstoleranzkonto und dessen Steuerbetrachtung keine Rolle, da die dort erzeugte Korrektursollstellung frei von Sachkontenbewegungen ist und nur auf der Personenkontenebene gebucht wird. Das Modul prüft im Vorfeld aber auf die Existenz der Sachkontenzuordnung, weshalb die Einrichtung in den Sollarten unabhängig vom Erfolgsmodell ist.
Eine Einrichtung ist auch über den Import der Sollarten in iX-Haus plus möglich (Schnittstellen ⇒ iX-Haus Import ⇒ Sollarten-Import, lizenzpflichtig).
Nutzen Sie hier das gleiche Sachkonto wie das Sammelkonto, erhalten Sie eine zusammenhängende Verrechnung. Eine Übersicht über die ermittelten einzelnen Toleranzbeträge können Sie im Modul vor dem Buchen als Excel-Datei ausgeben.
Nutzen Sie ein abweichendes Sachkonto, lassen sich die hierüber gebuchten Tolaranzbeträge buchhalterisch auswerten.
Excel-Export starten. Es werden alle Zeilen exportiert.Konto anzeigen. Hier wird dann für das Personenkonto der Kontoauszug mit den relevanten Buchungen gezeigt. Der hier dargestellte Saldo kann vom berechneten Saldo abweichen, wenn im Zeitraum SAVO-Buchungen vorhanden sind. Diese werden bei der Ermittlung der Zahlungstoleranzen nicht berücksichtigt.Der Kontoauszug ist jahrgangsabhängig (s. Jahrgang-Auswahl links unten). Weicht der Saldo im Kontoauszug von der berechneten Zahlungstoleranz aufgrund des SAVO-Ausschlusses ab, können Sie die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen zuerst in der früheren Periode abschließen und den SAVO aktualisieren. Wenn die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen jährlich und vor der Übernahme der Saldovorträge erfolgt, sollte der Effekt eines abweichenden Saldos vom Personenkonto gegenüber dem Buchungsbetrag aus der Zahlungstoleranzberechnung nicht auftreten.
Menüfunktionen, die auch in vielen anderen Modulen auftauchen, die also allgemein verfügbar sind, werden im allgemeinen Funktionsteil des iX-Haus Wiki beschrieben.
Wenn Sie für die Mahngebühr ein eigene Kontenklasse (z. B. 032) verwenden und Sie dieser Buchung einen besonderen Buchungstext mitgeben möchten, erstellen Sie dafür einen eigenen Filter.
Nach dem Laden erhalten Sie nur Mieter, die ein Guthaben auf der Kontenklasse Mahngebühr aufweisen. Über Buchen haben Sie nun die Möglichkeit, für diese Überzahlungen die passenden Erlösbuchungen zu erstellen. Da es sich nun nicht um Zahlungstoleranzen, sondern um die Mahngebühren handelt, geben Sie den Buchungen als Buchungstext „Mahngebühr“ mit.
Hier finden Sie eine Beschreibung der Hauptansicht des Moduls.
Über die Filter stellen Sie ein, welche Daten ermittelt werden sollen. Die Daten unabhängig vom aktuell eingestellten Jahrgang aus dem Buchwerk ermittelt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Objektbereich | Angabe von Objekten oder Objektgruppenauswahl mit F2.Lassen Sie das Feld leer, werden alle Objekte geprüft. In WEGs ist das Ausbuchen der Salden nicht zulässig, daher werden Objekte WEG als Objekttyp oder Bestandteil der Objektbezeichnung generell ignoriert. |
Personenbereich | Personennummer/-nummernbereich. Wenn leer, werden die Konten aller Personen aus dem Objektbereich analysiert (keine Einschränkung). |
Personensaldo (von - bis) | Betrag Sie können negative und positive Beträge verwenden (Forderungen bzw. Guthaben). Die hier verwendeten Maximalwerte sind durch die Systemeinstellung begrenzt. |
Buchungsbetrag (von - bis) | Betrag Sie können negative und positive Beträge verwenden (Forderungen bzw. Guthaben). Die hier verwendeten Maximalwerte sind durch die Systemeinstellung begrenzt. |
LZ von | Datum Beginn des zu beobachteten Leistungszeitraums. |
LZ bis | Datum Ende des zu beobachteten Leistungszeitraums. Die Spanne des so definierten Zeitraums kann mehrere Wirtschaftsjahre abdecken. SAVO-Buchungen werden dabei ignoriert, um eine mehrfache Betrachtung von Buchwerten zu vermeiden. Pro Wirtschaftsjahr und Person werden getrennte Ausbuchungszeilen ermittelt. |
KKL | KKL-Nummer oder Nummernbereich. Wenn leer, werden alle Konten der Personen analysiert (keine Einschränkung). |
Zur Einstellung der Ansicht wählen Sie entweder Gesamtsumme oder Summe pro Monat. Über die Gesamtsumme sind ggf. buchfähige Toleranzbeträge ermittelbar, welche bei Summe pro Monat separat betrachtet abgelehnt werden.
Optional können Sie die Erweiterte Saldoanzeige nutzen. Dies kann zu einer längeren Ladezeit führen. Es werden dann auch Salden im Zeitraumfilter ermittelt, welche zur Ablehnung führen. Die Summe pro Monat wird über den jeweiligen Leistungszeitraum ermittelt. Hier finden Sie dann ggf. saldenbildende Buchungen, die dann zu einer Unter-/Überschreitung führen.
Benutzer mit Inforecht für das Modul können die Daten laden und dazu auch die Filter- und Anzeigeoptionen anpassen. Das Buchen oder Anpassen der globalen Buchungsvorgaben ist mit i-Rechten jedoch nicht zulässig.
Mit der Schaltfläche Laden starten Sie die Prüfung anhand der Filtervorgaben. Während des Ladens wird der Mauscursor umgeschaltet und eine ggf. zuvor erstellte Ansicht geleert. Der Ladeprozess ist abgeschlossen, wenn der Mauscursor wieder die normale Form aufweist. Ist das Grid leer, prüfen Sie bitte die Filtereinstellungen:
Erweiterte Saldoanzeige für weitere Informationen.
Die Darstellung der Ansicht erfolgt als Grid. Sie können hier also sortieren, filtern und gruppieren. Spalten lassen sich auch einzeln aus-/einblenden. Über die Konfiguration (rechter Mausklick in Spaltentitel ⇒ Konfiguration) können im Dialog Spalten auswählen Spalten insgesamt eingerichtet werden.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Objekt | Objektnummer |
Person-Nr. | Personennummer |
Suchbegriff | Suchbegriff der Person Wenn Sie mit Leerstandspersonen arbeiten, können Sie mit dem benutzerdefinierten Autofilter Suchbegriff ungleich Leerstand diese Personen aus der Ansicht ausblenden. |
Fls-Nr. für Einzelsoll | Flächenstammnummer für Einzelsoll. Die Ziffer 0 sagt aus, dass keine Flächenstammnummer zugeordnet ist. |
KKL | dreistellige Kontenklassennummer |
KKL Bezeichnung | Kontenklassenbezeichnung |
Buchungs-Sachkonto | Nummer des Buchungssachkontos |
Buchungs-Betrag | Buchungsbetrag Zu dieser Spalte wird unterhalb des Grids eine Summe gebildet. |
Buchungsstatus | Die Spalte kann unterschiedliche Buchungsstatus aufweisen (Ja, Nein). Nach dem Status Ja - Buchung möglich wird bei Abweichung des Datums von der Vorgabe wegen Buchungssperre das dann realisierbare Wertstellungsdatum benannt bzw. für Status 'Nein' der Grund der Ablehnung (Buchungsbetrag überschreitet obere Grenze, Buchungsbetrag unterschreitet untere Grenze, Kein Zahlungstoleranzkonto zugeordnet, Personensaldo überschreitet obere Grenze, Personensaldo unterschreitet untere Grenze, Leistungszeitraum gesperrt, Buchungsbetrag 0,00 (nur unter Ansicht Gesamtsumme)). |
Wertstellung | Datum der zugrundeliegenden Buchung |
LZ von | Leistungszeitraumbeginn zugrundeliegenden Buchung |
LZ bis | Leistungszeitraumende zugrundeliegenden Buchung |
Saldo Gesamtkonto | Betrag des Personensaldos aktuell |
Saldo Unterkonto | Betrag Saldo aktuell für die relevante KKL |
Soll Unterkonto | Betrag Sollsaldo aktuell für die relevante KKL |
Haben Unterkonto | Betrag Habensaldo aktuell für die relevante KKL |
Saldo Gesamtkonto Zeitraum | Betrag des Personensaldos im beobachteten Leistungszeitraum (ohne SAVO-Buchungen) |
Soll Unterkonto Zeitraum | Betrag Sollsaldo im beobachteten Leistungszeitraum (ohne SAVO-Buchungen) |
Haben Unterkonto Zeitraum | Betrag Sollsaldo im beobachteten Leistungszeitraum (ohne SAVO-Buchungen) |
Name | Zusammengesetzte Namensimformation aus Anrede Vorname Name der Person |
Mit der Schaltfläche Excel Export in der Kommandoleiste exportieren Sie das aktuelle Grid der Ansicht in eine Excel-Datei. Im Kopf der so erzeugten Mappe iX-Haus-Export werden Parameter benannt, mit welchen diese Ansicht geladen wurde (Objekt, Personen und Leistungszeitraumbereich). Die Griddaten werden mit Autofilter aufgebaut. Sie können hier also auch direkt sortieren und filtern.
Mit der Schaltfläche Alle Buchen in der Kommandoleiste rufen Sie den Buchungspozess zum Ausbuchen das Zahlungstoleranzen auf. Liegt für den ermittelten Leistungszeitraum einer Buchung eine Leistungszeitraumsperre vor, wird die Buchung nicht ausgeführt. Liegt für das ermittelte Wertstellungsdatum eine zeitliche Sperre vor, wird versucht, die Buchung mit Wertstellung nach dieser Sperre anzulegen. Es wird ein Protokoll generiert. Die Buchungen werden in Mappen in der Dialogbuchhaltung mit GVC 403 und Buchungsart 11 angelegt.
Mit der Schaltfläche Selektierte Buchen in der Kommandoleiste rufen Sie den Buchungspozess zum Ausbuchen das Zahlungstoleranzen auf. Im Unterschied zur Schaltfläche Alle Buchen, werden nur die markierten Zeilen gebucht. Der Buchungsprozess entspricht dem unter „Alle Buchen“ beschriebenen Vorgang.
Mit der Schaltfläche Buchungsvorgaben in der Kommandoleiste rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf. Hier geben Sie global vor, wie für die Ausbuchung von Zahlungstoleranzen die Ermittlung des Wertstellungsdatums erfolgen soll, wie Buchungtext und Beleg aufgebaut werden sollen sowie ob Einzelbuchungen oder nur eine kumulierte Buchung erzeugt werden soll. Diese Einstellungen gelten dann auch für geplante Hintergrundprozesse (Scheduler) und sind auch unabhängig vom Benutzer. Die Kumulierung bezieht sich auf die ermittelten Buchergebnisse. Die Prüfung über Gesamtsumme ergibt ggf. ein anderes Ergebnis als eine Prüfung über Summe pro Monat. Mit Kumulierung wird ein Betrag zum LZ-Ende gebucht. Ohne Kumulierung werden die Korrekturen monatlich vorgenommen.
Zugang: Buchhaltung ⇒ Ausbuchung Zahlungsverkehr ⇒ Schaltfläche Buchungsvorgaben in der Kommandoleiste
Diese Buchungsvorgabe wirkt sich global auf alle Benutzer und alle vorhandenen Scheduler-Definitionen für das Ausbuchen von Zahlungstoleranzen aus.
Benutzer mit Inforecht für das Modul können die Daten laden und dazu auch die Filter- und Anzeigeoptionen anpassen. Das Buchen oder Anpassen der globalen Buchungsvorgaben ist mit i-Rechten jedoch nicht zulässig.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Wertstellung | Auswahl Leistungszeitraum bis: Die Wertstellung wird automatisch auf das nächstmögliche Datum hochgesetzt, falls der Buchungszeitraum gesperrt sein sollte.Festes Wertstellungsdatum: Die Wertstellung erfolgt mit dem im Datumsfeld vorgegebenen Datum. Die zusätzliche Auswahl rechts neben dem Datumsfeld erlaubt die dynamische Auswahl von Datumswerten. |
Buchungstext | Text. Mit F2 können Platzhalter ausgewählt werden.
Die Platzhalter können in Kombination mit weiterem Text eingesetzt werden, z. B. |
Beleg | Beleg Mit F2 können Platzhalter ausgewählt werden (s. Buchungstext). Die Angabe des Belegs ist auf 50 Zeichen beschränkt. Sofern nicht anders in der Systemeinstellung [1.1.35.2] GVC-Vorbelegung eingestellt, darf der Belegtext auch leer sein. |
Buchungskumulierung | Auswahl Einzelbeträge generiert monatliche Einzelbeträge, Kumuliert generiert zum Leistungszeitraumende eine einzige zusammenfassende Buchung. |
Hier finden Sie alle modulspezifischen Systemeinstellungen, mit denen Sie die Modifikation bestimmter Parameter vornehmen können.
Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank ⇒ Buchhaltung ⇒ Zahlungstoleranzen
Mit der Systemeinstellung [1.1.246.1] MaxSaldoGesamtkonto kann der maximale Saldo auf dem Personen-Gesamtkonto definiert werden, bei dem die Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden. Der Betrag des im Filter Personensaldo einsetzbare Wert ist auf den hier benannten Betrag beschränkt (maximal 50). Wir gehen davon aus, dass Werte über 50 im Rahmen des Mahnwesen abgewickelt werden. Idealerweise werden die Zahlungstoleranzen unterhalb der Mahnschewlle angelegt.) Somit darf z. B. bei Vorgabe von 10,00 der untere Wert im Filter des Moduls Ausbuchung Zahlungstoleranzen für den Personensaldo nicht niedriger als -10,00 und der obere Wert nicht höher als 10,00 sein. Standard: 10,00
Mit der Systemeinstellung [1.1.246.2] MaxSaldoUnterkonto kann der maximale Saldo auf dem Personen-Unterkonto definiert werden, bei dem die Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden (maximal 15). Prüfung ist pro Monat, bei Summe pro Leistungszeitraum. Für den gesamten Zeitraum bei Gesamtsumme. Der Betrag des im Filter Buchungsbetrag einsetzbare Wert ist auf den hier benannten Betrag beschränkt. Somit darf z. B. bei Vorgabe von 1,00 der untere Wert im Filter des Moduls Ausbuchung Zahlungstoleranzen für den Buchungsbetrag nicht niedriger als -1,00 und der obere Wert nicht höher als 1,00 sein. Standard: 1,00
