In der Immobilienverwaltung gibt es periodische Buchungsvorgänge zwischen Sachkonten. Diese Buchungen können als Dauerbuchungen in iX-Haus erfasst werden.
Analog zum Sollstellungslauf bei Personenkonten gibt es auch für die Dauerbuchungen einen automatischen Buchungsablauf, der die fälligen Buchungen in die Buchhaltung übergibt. Die Verbuchung geschieht nicht selbsttätig durch das Erreichen eines Fälligkeitsdatums, sondern muss vom Benutzer gestartet werden.
Beim Aufruf werden die zuletzt verwendeten Filtereinstellungen zur Anzeige der Dauerbuchungs-Vereinbarungen verwendet. Stellen Sie sich die gewünschte Ansicht über die Filteroptionen für Objekte (alle/aktuelles Objekt/aktuelle Gruppe) und Gültigkeit der Dauerbuchung (alle, im Moment gültige oder Dauerbuchung gültig zum…) ein. Mit dem Schalter Filter aktivieren werden die Dauerbuchungen entsprechend Ihrer Filtereinstellungen angezeigt. Mit dem Schalter Letzter Filter können Sie die Veränderungen der Filtereinstellungen auf die vorherige Einstellung zurücksetzen. Nach Neuanlagen einer Dauerbuchung sollten Sie den Filter aktivieren, damit die angelegte Dauerbuchung entsprechend der Filterung angezeigt werden kann.
Maske Dauerbuchungen
In der Maske Dauerbuchungen finden Sie im oberen Bereich alle angelegten Dauerbuchnungsanweisungen. Mit Hoch und Runter stellen Sie den gewünschten Eintrag ein. Sie können die Tabelle durch Klick auf die Spaltenbeschriftungen sortieren. Durch Ziehen einer Spalte in den Bereich oberhalb der Tabelle können Sie die Tabelle gruppieren.
Folgende Spalten werden angezeigt:
| Spalte | Erklärung |
BUKREIS | zu verwendender Buchungskreis |
Konto | zu verwendendes Konto |
Gegen Konto | zu verwendendes Gegenkonto |
lfd.Nr. | Laufende Nummer der Definition |
Wiederholrate | zulässige Wiederholrate s._u. |
Buchungstext | zu verwendender Buchungstext |
Währung | zu verwendende Währung |
S_H | Soll-Haben-Marker der Definition |
von | Gültigkeitsbereiche-Anfang der Definition |
bis | Gültigkeitsbereich-Ende der Definition |
letzte Verbuchung | Datum der letzten Verbuchung der Definition |
Die Wiederholrate der Dauerbuchung ist in der Spalte Wiederholrate mithilfe der folgenden Symbole in Abhängigkeit mit dem eingestellten Wirtschaftsjahr definiert:
Symbol Erklärung
_ (Unterstrich)
Für diesen Monat wird keine Buchung erzeugt.
* (Sternchen)
Für diesen Monat ist im aktuell eingestellten Wirtschaftsjahr die Dauerbuchung als Grundlage einer Buchung verwendet worden.
¤ (Curren-Zeichen)
Dieser Monat liegt im aktuell eingestellten Jahrgang außerhalb des freigegebenen Datumsbereichs der Anweisung, im Gültigkeitszeitraum wird an dieser Monatsposition ein Sternchen oder eine Ziffer angezeigt.
| (senkrechter Strich, Pipe-Zeichen)
optisches Trennzeichen zwischen zwei Monaten, Quartalsgrenze
. (Punkt)
optisches Trennzeichen zwischen Monaten, keine Quartalsgrenze
0 , 1 , 2 , usw. (Ziffer)
Es ist noch keine Zahlung für den entsprechenden Monat erfolgt:
1…Januar
2…Februar
3…März
4…April
5…Mai
6…Juni
7…Juli
8…August
9…September
0…Oktober
1…November
2…Dezember
Muster
1.2.3|*.*.6|7.8.9|0.1.2
Dauerbuchung definieren (Grunddaten)
Sie müssen zuerst Kontierungsvorgaben für die Dauerbuchung definieren. Später nutzen Sie diese Definitionen zum Erstellen von Sachkontenbuchungen. Bauen Sie die Dauerbuchung als Haben-Buchung für das beteiligte Konto auf.
Stellen Sie das gewünschte Wirtschaftsjahr ein. Sie können nur im aktuell eingestellten Wirtschaftsjahr beginnende Definitionen anlegen.
Mit STRG +N oder Klick auf den Schalter Neuen Datensatz anlegen öffnen Sie die Maske zum Bearbeiten der Dauerbuchungen . Zum Bearbeiten einer existenten Definition können Sie diese per Doppelklick aufrufen oder das Kontextmenü mit Klick der rechten Maustaste auf die Definition öffnen und dort Ändern aufrufen.
Es öffnet sich eine Eingabemaske mit zwei Registern sowie einem OK - und einem Abbrechen -Schalter. Im Bereich G runddaten geben Sie die Daten zur Kontierung der Dauerbuchung ein. Über die Wiederholungsoptionen legen Sie fest, wann die Definition der Dauerbuchung generell zur Erstellung von Buchungen herangezogen werden darf.
Über den OK -Schalter speichern Sie Ihre Eingaben und schließen die Eingabemaske. Über den Abbrechen -Schalter verwerfen Sie Ihre Eingaben und schließen nach einer Sicherheitsabfrage die Eingabemaske ohne Speicherung. Der Schließen-Schalter ( X rechts oben im Fensterrahmen) schließt ebenfalls ohne Datenspeicherung.
Geben Sie die gewünschten Daten ein. Hierzu stehen Ihnen die Register Grunddaten und Wiederholungsoptionen zur Verfügung. Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.
Bestätigen Sie den Registereintrag Wiederholungsoptionen Hierbei werden müssen Sie die Grunddaten speichern. Nutzen Sie hierzu die Sicherheitsabfrage.
Mit Klick auf den Ok -Schalter werden die Daten ebenfalls gespeichert, jedoch wird die Eingabe beendet. Um die Daten zwecks Angabe der Wiederholungsoptionen zu bearbeiten, müssen Sie dann Ihre Definition der Dauerbuchung erneut aufrufen. Aktivieren Sie in diesem Fall den Filter, damit die angelegte Dauerbuchung entsprechend der Filterung angezeigt werden kann. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung der Felder der Wiederholungsoptionen.
Dauerbuchung definieren (Grunddaten)
Nach Neuanlagen einer Dauerbuchung sollten Sie den Filter aktivieren, damit die angelegte Definition entsprechend der Filterung angezeigt werden kann.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und bestätigen Sie die Funktion Neu . Die Felder zur Eingabe der manuellen Wiederholungsoptionen werden aktiviert. Zur Eingabe automatischer Wiederholungsoptionen bestätigen Sie die Funktion Monatliche Wiederholungsoptionen anlegen. Die Felder zur Eingabe automatischer Wiederholungsoptionen werden aktiviert.
Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Bestätigen sie die Eingabe mit OK .
Die Dauerbuchung erscheint im unteren Teil der Startmaske in der Tabelle, wenn sie den eingestellten Filterparametern entspricht.
Nach dem Speichern von Wiederholungsoptionen wird das Feld Wiederholrate auf der Eingangsmaske zu den wiederkehrenden Zahlungen markiert.
Grunddaten
Buchungskreis | Eingabe des gewünschten Buchungskreises. |
Gegenkonto | Nummer des Gegenkontos
Sie können eine Sachkontoauswahl mit F2 oder Klick auf den Schalter neben dem Feld öffnen.
Legen Sie die Kontierung so an, dass Sie eine Habenbuchung erzeugen. |
BS (Gegenkonto) | Nummer eines Buchungsschlüssel
Angabe des beteiligten Buchungsschlüssels, Default ist 1 . |
Konto | Nummer des Kontos
Sie können eine Sachkontoauswahl mit F2 oder Klick auf den Schalter neben dem Feld öffnen. |
BS (Konto) | Nummer eines Buchungsschlüssel
Angabe des beteiligten Buchungsschlüssels, Default ist 1. |
gültig von | Datum, ab wann diese Dauerbuchung verbucht werden darf. F2 oder Klick auf den Schalter neben dem Feld öffnet einen Kalender.
Der Gültigkeitsbeginn muss im aktuellen Wirtschaftsjahr liegen! |
gültig bis | Datum, bis wann diese Dauerbuchung verbucht werden dürfen. F2 oder Klick auf den Schalter neben dem Feld öffnet einen Kalender. |
MwSt-Code | Nummer eines MwSt-Codes
Wählen Sie, falls erforderlich, einen Mehrwertsteuercode aus. Mittels der Schaltfläche neben dem Feld bzw. mit F2 erhalten Sie eine Auswahl der verfügbaren Codes.
Als Vorschlag erhalten Sie den MwSt-Code des ausgewählten Kontos. Sie können erst nach Angabe des Kontos einen MwSt-Code festlegen. |
BA Code | Buchungsart
Geben Sie die gewünschte Buchungsart an. F2 oder Klick auf den Schalter neben dem Feld öffnet eine Liste der verfügbaren Buchungsarten. |
Buchungstext | Buchungstext
Tragen Sie den Buchungstext für diese Dauerbuchung ein. |
Beleg | Buchungsbeleg
Geben Sie den Buchungsbeleg an. (max. 21 Zeichen)
|
Buchungsbetrag | Betrag
Geben Sie den Buchungsbetrag an. Die Buchung wird in der Kontowährung als Haben-Buchung angelegt. |
Steuer | Steueranteil
Der Steueranteil wird in Abhängigkeit des MwSt-Codes und des Buchungsbetrages zur Information angezeigt. |
Wiederholungsoptionen
Im Eingabefenster Wiederholungsoptionen können Sie entweder manuell oder automatisch monatliche Wiederholungsoptionen anlegen. Die Felder sind für beide Arten identisch, der Aufruf der Funktion und die Eingabe unterscheiden sich.
Bei der automatischen Art der Anlage wird für jeden Monat ein Eintrag erzeugt. Das System setzt standardmäßig den Leistungszeitraum für jeden Monat vom ersten bis zum letzten des Monats. Alle Einträge bzw. Daten können nachträglich geändert oder gelöscht werden.
Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:
Wertstellung | Tag und Monat, an dem die Wertstellung erfolgen soll. Der Tag wird durch den Tag des Monats angegeben (1-31), der Monat selbst durch 1-12. |
+ Tage Fälligkeit | Feld ist nur aktiv bei automatischer Wiederholungsoption. Eingabe der Tage zur Fälligkeit. |
Fälligkeit | Tag und Monat der Fälligkeit. Der Tag wird durch den Tag des Monats angegeben (1-31), der Monat selbst durch 1-12.
Bei automatischer Anlageart werden die Werte vom System übertragen. |
Leistungszeitraum von | Tag und Monat des Beginns des Leistungszeitraums. Der Tag wird durch den Tag des Monats angegeben (1-31), der Monat selbst durch 1-12.
Bei automatischer Anlageart wird ein vom System übertragen. Vorgeschlagen wird hier der erste eines Monats; der Wert kann nachträglich geändert werden. |
Leistungszeitraum bis | Tag und Monat des Endes des Leistungszeitraums. Der Tag wird durch den Tag des Monats angegeben ( 1 - 3 1), der Monat selbst durch 1 - 12 .
Bei automatischer Anlageart wird ein Wert vom System übertragen. Vorgeschlagen wird hier der letzte eines Monats; der Wert kann nachträglich geändert werden |
Skonto | noch nicht belegt |
Dauerbuchungen löschen
Stellen Sie ggf. das gewünschte Objekt ein.
Stellen Sie ggf. den Filter entsprechend ein. Bei geeignete Objektvorauswahl erhalten Sie eine kompaktere Übersicht der verfügbaren Dauerbuchungen.
Wählen Sie die gewünschte Dauerbuchung mit den Tasten Hoch und Runter aus.
Wählen Sie die Funktion Löschen .
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht.
Dauerbuchung buchen
Geben Sie das Datum zum Buchen der Dauerbuchung sowie den Buchungskreis ein.
Bestätigen Sie die Funktion Verbuchen . Es öffnet sich die Maske zum Buchen der Dauerbuchungen.
Es werden alle Dauerbuchungen zu einem Buchungskreis angezeigt, die bis zum oben eingestellten Datum noch nicht verbucht wurden. Standardmäßig wird das Datumsfeld mit dem Tagesdatum vorbelegt; dieses kann jedoch geändert werden.
Mit einem grünen Haken werden alle Einträge gekennzeichnet, deren Monat des Wertstellungsdatums mit dem Monat des oben eingestellten Datums übereinstimmt. Alle anderen Einträge sind mit einem roten Kreuz markiert. Diese Dauerbuchungen liegen vor dem oben eingestellten Datum. Diese müssen entweder entfernt oder verbucht werden, bevor die aktuellen Dauerbuchungen verbucht werden können. Im Feld Letzte Verbuchung auf der Eingangsmaske zu den Dauerbuchungen wird das entsprechende Datum angezeigt.
Bestätigen Sie mit Dauerbuchung verbuchen .
Nach dem Verbuchen stehen die Dauerbuchungen zur normalen Weiterverarbeitung in der Dialogbuchhaltung zur Verfügung.
