Was brauche ich dazu?

Zugang: Budget/Projektverwaltung ⇒ Projektverwaltung ⇒ Bericht Projektsicht

Der Excel-Bericht 'Projektsicht' kann als Datei gespeichert (XLS oder PDF) oder gedruckt werden. Voraussetzung ist neben einem installiertem Excelprogramm ein Excel-Template als Vorlage. Dieser Excelbericht berücksichtigt die zuletzt verwendeten Parameter eines Aufrufs aus iX-Haus plus.

Folgende Projektstatus werden systemseitig fest vorgegeben:

Ein Projektstatus wird auf der obersten Projektebene eingegeben und in die Unterprojekte weitergereicht.

Zu jedem Projektstatus muss ein Kommentar hinterlegt werden. Sowohl Projektstatus, als auch Kommentar sind Pflichteingaben. Jede Änderung des Status oder Kommentars wird mit Datum und dem Bearbeiter historisiert und in dem neuen Register Projektstatus Historie angezeigt.

Die bereits existierenden Projekte wurden bei der Einführung des Merkmals Projektstatus mit Status begonnen vorbelegt. Die so genrerierten Einträge werden aber nicht in der Projektstatus Historie geführt.

Die erfassten Aufträge werden im Register Projekt Aufträge aufgeführt. Durch die Verbindung iX-Haus – iX-Haus plus ist es möglich, die in iX-Haus plus angelegten Aufträge in iX-Haus in Projektstamm im Register Projekt Aufträge anzuschauen. Das Auftragsobligo ist sowohl im iX-Haus plus als auch im iX-Haus sichtbar. Bei der Neuanlage eines Auftrages in iX-Haus plus sind nur Projekte mit dem Status begonnen oder fertiggestellt auswählbar.

Das Obligo eines Projektes ergibt sich aus dem Obligo aller Aufträge des Projektes und wird in iX-Haus sowohl im Projektbaum der Projektverwaltung als auch in der Projektbudget-Liste dargestellt.

Die Budget-Verfügbarkeit eines Projektes errechnet sich wie folgt:

Verfügbarkeit = Projektbudget – Obligo aller Aufträge des Projektes – Summe aller Projekt-Buchungen.

Um das Obligo anzuzeigen bzw. errechnen zu können, sollten bei der Buchung der Rechnungen über GVC701 oder Rechnungseingangsbuch Auftragsnummer und Auftragsstatus eingegeben werden. Ist eine Rechnung so einem Auftrag zugeordnet, werden bei der Erfassung bzw. Buchung folgende Informationen angezeigt:

• Auftragsobligo vor dieser Buchung
• Buchungsbetrag netto + nicht abzugsfähige Vorsteuer
• Auftragsobligo nach Auftragsvergabe oder eine Warnung, falls Auftragswert überschritten ist.

In dem Register Projekt Aufträge werden zusätzlich Jahrgang, Buchungsnummer und Gegenkonto angezeigt.

Die Aufträge der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die zugeordneten Aufträge der Unterprojekte im Register Projekt Aufträge angezeigt.

Beispiel:

Ein Projekt ist mit 10.000,00 EUR netto budgetiert. Ein Auftrag in Höhe von brutto 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil voll abzugsfähig wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 EUR Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Wird der Auftrag später gebucht, wird im Projektbaum statt des Obligos die erfasste Rechnung als Bestandteil der IST-Spalte aufgeführt.

Zugang: iX-Haus Budget/Projektverwaltung > Projektverwaltung > Projektverwaltung

Das Register Projektbaum weist in iX-Haus die Übersicht über die Projekte des aktuell ausgewählten Objekts auf. Gegenüber der Projektverwaltung in iX-Haus plus sind hier bestimmte Funktionen nicht verfügbar oder eingeschränkt. Die meisten Funktionen lassen sich auch in iX-Haus plus Projektverwaltung genausogut oder auch besser nutzen. Im Projektbaum werden im Kopf der Buchungskreis und seine Bezeichnung angezeigt. eine Änderung ist hier nicht möglich - nutzen Sie die Objekte-Auswahl (F3) zum Ändern des darzustellenden Objekts. Die folgende Spalten dargestellt (eine individuelle Sortierung oder Spaltenanordnung ist hier nicht möglich).:

• Projektnummer (Hier kann mit +/- bei vorhandenen Unterprojekten eine Aus-/Einklappung vorgenommen werden.)
• Bezeichnung
• Beginn
• Ende
• Kostenstelle
• Währung
• Budget
• Ist ges.
• Ist Netto
• Ist BA30
• Obligo ges.
• Obligo Netto
• Obligo BA30
• Verfügbar
• Festschreibung
• Status
• Budgettyp
• Unterliegt dem §15a
• §15a Projektbeginn
• §15 Dauer

Die Auswahl einer Zeile im Projektbaum wirkt sich auf die Anzeige der hiervon abhängigen Informationen aus, welche in den darunterliegenden Registern angezeigt werden: Projekt Budget, Projekt Buchungen, Projekt Aufträge, Projektstatus Historie.

In der Dialogbuchhaltung können oder müssen Sie bei der Rechnungserfassung (je nach Kontierung) bestimmter Rechnungen die Projektzuordnung nutzen. Die hierbei erzeugten Buchungen werden beim betroffenen Budget im Register Projekt Buchungen angezeigt. Zur Anzeige kommen der Zugriff auf das Budget, Jahrgang, Buchungsnummer, Laufende Nummer innerhalb der Buchung (Kontierungszeile), Gegenkonto, Wertstellungsdatum, Leistungszeitraum, Buchungsart, Buchungstext sowie Buchungsbetrag.

Rechnungen mit Bezug auf Projekte dürfen nur für Projekte mit dem Status begonnen oder fertiggestellt gebucht werden. Das heißt, in der Dialogbuchhaltung werden nur die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Gleiches gilt für das Buchen von Aufträgen, auch hier werden in der Dialogbuchhaltung nur Aufträge für die Projekte mit den Status begonnen und fertiggestellt vorgeschlagen. Des Weiteren werden nicht projektgebundene Aufträge vorgeschlagen. Wurden über die Budgeteinstellungen Budgetprüfungen eingestellt, erhalten Sie beim Überschreiten der Warngrenzen entsprechende Hinweise oder sogar Sperren.

Die projektbezogenen Buchungen der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Buchungen der Unterprojekte im Register Projekt Buchungen angezeigt.

Beispiel:

Ein Projekt ist mit 10.000,00 netto budgetiert. Eine Rechnung (GVC701) oder eine direkte Aufwandbuchung (GVC 001) in Höhe von 1.190,00 EUR mit 19% Steueranteil wird bzgl. des budgetierten Aufwandkonto -1.000,00 Budgetbetrag auslösen. Das verfügbare Budget reduziert sich um den Netto-Anteil der Buchung, welche auf dem budgetierten Konto gebucht wurde. Bei einer Projektüberwachung mit max. Überschreitung Projektbudget 100,00 EUR oder 15,00% sowie Warngrenze 1,00 EUR bzw. 0,1 % ergibt sich dann ein verfügbares Budget von 9.000,00 EUR (maximal 9.100,00 EUR).

Im Register Projekt Budget legen Sie Haupt- oder Unterprojekte an und pflegen ggf. zum ausgewählten Unterprojekt dessen Budget, indem Sie jeweils Zugänge oder Abgänge eingeben. Das Budget bietet den Rahmen, in welchem sich später für das Unterprojekt die Kosten bewegen dürfen. Die Budgets der Unterprojekte werden summiert und im Hauptprojekt angezeigt. Für jedes Hauptprojekt werden die Budget-Einträge der Unterprojekte im Register Projekt Budget angezeigt. Es werden die Einträge in Abhängigkeit von der gewählten Position im Projektbaum angezeigt. Sichtbar sind jeweils die Einträge zur aktuellen Ebene und den ggf. darunterliegenden Unterprojekten. Wird ein Unterprojekt ausgewählt, reduziert sich die Anzeige auf dessen Budget. In Objekten mit Netto-Buchhaltung geben Sie im Budget Netto-Beträge ein. Legen Sie ein Budget erst dann fest, wenn alle Unterprojekte angelegt sind. Weitere Unterprojekte können nicht mehr hinzugefügt werden, sobald ein Budget festgelegt wurde und Buchungen oder Aufträge dazu vorliegen. Budgets nachträglich hinzugefügter Unterprojekte werden im Projektbaum erst nach Aktualisierung berücksichtigt. Sind alle Funktionen inaktiv, wird das Projekt wahrscheinlich aufgrund seiner Struktur in der Projektverwaltung iX-Haus plus gepflegt.

Im Register Projektstaus Historie werden bestimmte Eintragungen oder Änderungen des Status aufgelistet. Es wird jeweils der eingestellte Parameter aufgezeigt mit Bearbeiter, Zeitstempel, Status Nr, Status Bezeichnung und Kommentar. Mit Einführung des Status und seiner Historisierung wurden vorhandene Projekte mit dem Status begonnen vorbelegt. Diese einmalige automatische Festlegung des Status wird in der Historie nicht angezeigt.

Zugang: Budget/Projektverwaltung ⇒ Projektverwaltung ⇒ Projektverwaltung

Der Dialog wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Projekt anlegen aufgerufen.