Buchungssperren

Für die Administration grundlegender buchhaltungsrelevanter Informationen sind besondere Benutzerrechte erforderlich. Hier werden objektspezifische Buchungssperren gesetzt oder Buchungzeiträume benutzer- und objektspezifisch gezielt freigegeben.

Die Funktion Automatische Buchungsfreigaben anlegen steht im Menü der Kommandoleiste zur Verfügung, wenn die Lizenz für das Komfortpaket aktiviert ist. Mit ihr können für Objektverantwortliche eines Buchhaltungsteams und ihre Vertretungen Buchungsfreigaben für einzelne Buchungskreise angelegt werden. Die automatisierten Freigaben erkennen Sie an der X-Markierung in der Spalte Auto in den Buchungssperren (s. a. Doku_Automatische Buchungsfreigaben.pdf im Doku-Verzeichnis).

Die Funktion Automatische Buchungsfreigaben löschen steht im Menü der Kommandoleiste zur Verfügung, wenn die Lizenz für das Komfortpaket aktiviert ist. Mit ihr können Sie alle automatisch angelegten Buchungsfreigaben in einem Schritt löschen. Die automatisierten Freigaben erkennen Sie an der Markierung in der Spalte Auto in den Buchungssperren (s. a. Doku_Automatische Buchungsfreigaben.pdf im Doku-Verzeichnis).

Über das Register Freigabe User/Buchungzeitraum definieren Sie für einzelne Benutzer, in welchen Wertstellungszeiträumen diese in zugeordneten Buchungskreisen buchen dürfen. Versucht ein Benutzer außerhalb der definierten Zuordnungen zu buchen, erhält er die Hinweismeldung: „Wertstellung außerhalb des freigegebenen Zeitraums!“ Die vorhandenen Definitionen über die zum Buchen freigegebenen Zeiträume werden als sortierbares Grid dargestellt.

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie dem Grid Zuordnungen hinzufügen, entfernen oder eine bestehende Zeitraumzuordnung ändern. Mit Kopieren ordnen Sie eine markierte Definition einem weiteren Bearbeiter zu. Ebenso ist ein Export der Definitionen nach Excel möglich.

In der Regel müssen Sie Buchungssperren definieren, wenn Sie a) neue Objekte angelegt haben, b) neue Benutzer angelegt haben oder c) bei eng definierten Zeiträumen im Rahmen der Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres einen noch nicht definierten Buchungsjahrgang eröffnet haben.

Sie können die Buchungszeiträume auch mehreren Benutzern und Buchungskreisen gleichzeitig zuordnen, wenn für diese der gleiche Freigabezeitraum vorgesehen ist. In der Benutzerauswahl haben Sie die Möglichkeit, deaktivierte Benutzer auszublenden oder nach einer bestimmten Benutzer-Id zu suchen.

Im Rahmen der Zuordnung der Zeiträume werden zur Orientierung des Administrators als Benutzerinfo UserID, Vorname, Name und Benutzerklasse in einem Grid angezeigt. Sie können die Anzeige über die Tabellentitel sortieren. Multiselect mittels Shift- oder Strg-Taste in Kombination mit der linken Maustaste ist zulässig. Über zwei Schalter unterhalb des Grids können Sie auch alle User markieren oder alle Markierungen entfernen.

Über das Register Leistungszeitraumsperre setzen Sie Buchungssperren bis zu einem bestimmten Datum pro Objekt. Die Leistungszeitraumsperre ist nicht benutzerspezifisch. Hierdurch können Sie historische Buchungsbereiche gegen nachträgliches Buchen sperren, z. B. nach Bilanzerstellung oder letzten Abschlussbuchungen. Buchungen dürfen nur dann angelegt werden, wenn deren Leistungszeitraum nach dem jeweiligen Sperrdatum beginnt.

Für einzelne Buchungskreise können Sie hier bestimmten Benutzern die Nutzung einer Sonderbuchungsperiode zugestehen oder entziehen. Beachten Sie, dass die Sonderbuchungsperioden über eine Systemeinstellung gesteuert nur in bestimmten manuellen GVCs nutzbar sind. Zudem muss im jeweiligen Hauptbuchungskreis bzw. der FIBU in der Objektauswahl, Register Parameter (1) eingerichtet sein, welche Sonderbuchungsperiode dort zulässig ist. Die Freigabe erfolgt analog zu Freigabe User/Buchungszeitraum, jedoch gekoppelt an einen Jahrgang und die dort zulässigen Sonderbuchungsperiode(n).

In der Systemeinstellung BuchFreigabeSpecialUsers können IDs von iX-Haus-Benutzern angegeben werden. Für diese Benutzer werden in allen Fiben automatisch Buchungsfreigaben eingerichtet und angezeigt. Es sollte sich dabei um speziell für diesen Zweck angelegte Benutzer handeln, die z. B. für automatisierte Batch-Prozesse verwendet werden. Die Systemeinstellung finden Sie unter Fachadminstration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > Dialogbuchhaltung-Allgemein. Bei der Einrichtung sollten Sie sicherstellen, dass die hierüber angepassten Benutzer zum Zeitpunkt der Speicherung keine aktiven Buchungsprozesse ausführen! Die durch Systemeinstellung erstellten Freigaben erkennen Sie an der Markierung S in der Spalte Auto in den Buchungssperre. Die Ermittlung des Freigabezeitraums erfolgt analog zur automatischen Buchungsfreigabe. Weitere Infos finden Sie in der PDF Doku_Automatische_Buchungsfreigaben im Doku-Verzeichnis.

Nutzen Sie die Zuordnung der Verantwortlichen pro Objekt, können Sie mit iX-Haus das Setzen der Buchungsfreigaben pro Hauptbuchungskreis automatisieren. Hierzu wird in der Teamverwaltung der Team-Typ genutzt. Dieser ermöglicht es Ihnen, ein Team als Buchhaltungs-Team zu kennzeichnen. Setzen Sie dann zugeordnete Teammitglieder dieses Teams als Objektverantwortliche ein, erhalten diese automatisch Buchungsfreigaben für den entsprechenden Hauptbuchungskreis des Objektes. Zudem wird die Buchungsfreigabe auch für deren möglichen Vertreter gesetzt. Weiterhin setzt iX-Haus ein Kennzeichen, um die automatisch gesetzten Freigaben nachvollziehbar zu halten.
Nehmen Sie Änderungen an den Benutzern und/oder deren Vertretern vor, wird iX-Haus automatisch die Buchungsfreigaben überprüfen und anpassen. Weitere Infos finden Sie in der PDF Doku_Automatische_Buchungsfreigaben im Doku-Verzeichnis.

Über das Register Sperre Global/Leistungszeitraum definieren Sie global, ab welchem Leistungszeitraum diese in zugeordneten Buchungskreisen buchen dürfen. Versucht ein Benutzer vor dem Sperrdatum der definierten Zuordnung zu buchen, erhält er die Hinweismeldung: „Leistungszeitraum liegt im gesperrten Bereich!“ (mit Nennung des Objekts und dessen Leistungszeitraumsperre). Die vorhandenen Definitionen über die zum Buchen freigegebenen Zeiträume werden als sortierbares Grid dargestellt. Das Datum kann über Multiselect geändert werden. Die Definitionen können nach Excel exportiert werden.

Über das Register Sperre global Buchungzeitraum definieren Sie für einzelne Buchungskreise, bis zu welchem Datum das Buchen gesperrt bzw. freigegeben ist. Sperren erfolgen bis, Freigaben erfolgen ab einem Datum oder Datumsbereich. Hierzu stehen Ihnen über die Zeitraum-Art verschiedene Varianten zur Verfügung:

• Geschäftsjahr: Wählen Sie unter Bis Von Geschäftsjahr das gewünschte Geschäftsjahr aus.
• Geschäftsjahr-Bereich: Wählen Sie dann unter Von Geschäftsjahr und Bis Geschäftsjahr das jeweils gewünschte Geschäftsjahr des Bereichs aus.
• Aktuelles GJahr bis Ende letztes Quartals / Aktuelles GJahr bis Ende eines Quartals: Wählen Sie dann unter Bis Quartal das gewünschte Quartal aus.
• Aktuelles GJahr bis Ende letzen Monat / Aktuelles GJahr bis Ende eines Monats: Wählen Sie dann unter Bis Monat den gewünschten Monat aus.
• Monats-Bereich: Wählen Sie dann jeweils Monat und Jahr für den Beginn (Von Monat) und das Ende (Bis Monat) des Bereichs aus.

Durch die Sperre und Freigaben erzeugte Datumsbereiche werden tabellarisch pro Buchungskreis dargestellt. Hierdurch kann das Buchen für bestimmte Datumsbereiche gezielt freigegeben oder gesperrt werden. Die Definitionen können nach Excel exportiert werden. Für eine optimale Übersicht im Grid nutzen Sie die Sortierung über die Spalte Gesperrt bis.