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Benutzerverwaltung
Was mache ich hier?
In der Benutzerverwaltung können Sie Benutzer anlegen, diesen optional Berechtigungen für bestimmte Prozesse zuweisen und mit Hilfe von Drucklisten Übersichten zu administrativen Themen erzeugen.
Bei der Anlage eines Benutzers in der Benutzerinformation ordnen Sie diesem in der Regel bestimmte Eigenschaften und notwendige Berechtigungen zu, damit er sich im System anmelden und sinnvoll arbeiten kann. Jeder Benutzer, der mit iX-Haus arbeiten möchte, muss sich mit einem Benutzernamen und ggf. einem Passwort anmelden. Der einzurichtende Benutzerdatensatz besteht aus den Komponenten Benutzerinformation und Benutzerkonto. Grundsätzlich sind bei der Anlage eines Benutzers dessen Objekt-, Konten- und Kreditorenrechte nicht eingeschränkt. Abweichende Einstellungen nehmen Sie über Optionen … in der Benutzerinformation vor. Weitere Berechtigungen können je nach Verwendung von Zusatzmodulen hinzukommen, z. B. Freigabe-Rechte für das Modul Vier-Augen-Prinzip oder Berechtigungen aus der Teamverwaltung. Die Daten aus der Benutzerinformation werden z. B. bei Fehlermeldungen und verschiedenen Listen oder im Schriftverkehr verwendet.
Außerhalb der Benutzerinformation müssen ggf. noch weitere Berechtigungen definiert werden, die von dem Aufgabengebiet des Benutzers abhängen. Z. B. müssen für einen Buchhalter die Buchungssperren oder GVCs pro User definiert werden. Benutzerzuordnungen erfolgen auch von Berechtigungen im E-Banking oder in der Zuordnung von Kreditoren-Freigabe-Recht im Vier-Augen-Prinzip per Systemeinstellung.
In der Anzeige nicht gekoppelter Benutzer von iX-Haus plus werden die Benutzer ncrem und admin nicht angezeigt. Diese
fest vorgegebenen Benutzer müssen hier nicht administriert werden. Wenn ein nicht gekoppelter Benutzer in iX-Haus ein iX-Haus plus-Modul aufruft, wird der Benutzer automatisch und ohne Rückfrage gekoppelt, sofern alle in iX-Haus plus aktiven Benutzer bereits gekoppelt sind. Somit kann ein Aufruf von iX-Haus plus-Funktionen durch einen nur in iX-Haus angelegten Benutzer direkt und ohne weitere Benutzerkonfiguration erfolgen.
Die Einstellungen für den Namen des Logins sowie der Benutzerklasse stehen direkt auf der Hauptmaske der
Benutzerverwaltung zur Verfügung. Ein Wechsel in die Optionen… entfällt somit für diese relevanten Einstellungen.
Mit dem parallel zur Benutzerverwaltung verfügbaren Aufruf Benutzerverwaltung plus können Sie direkt zum Modul Benutzerverwaltung plus in iX-Haus plus wechseln. Hier steht eine Gesamtübersicht aller iX-Haus Benutzer zur Verfügung, welche einige Massenprozesse zur Benutzerverwaltung unterstützt.
Wie mache ich es?
Hier finden Sie schrittweise Anleitungen zu allen modulspezifischen Prozessen und Funktionen der Benutzerverwaltung.
Prozesse
Eine Übersicht grundlegender Arbeitsprozesse in dem Modul.
Benutzer anlegen
In der Ansicht Benutzer haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Benutzer mit den dazugehörigen Stammdaten anzulegen, bzw. Definitionen für einen bereits vorhandenen Benutzer zu ändern.
- Wählen Sie in der Ansicht
Benutzerdie FunktionNeuen Datensatzanlegen. Es wird eine neue AnsichtBenutzergeöffnet. - Geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Eingabe.
- Für optionale Konfigurationen klicken Sie auf die Schaltfläche
Optionen ….\\Hier können Sie z. B. Rechte des Benutzers für Objekte, Kreditoren oder Freigaben anpassen, ein Anmeldepasswort vergeben oder zurücksetzen, den Benutzer freischalten, Vertretungen und Teameinstellungen festlegen sowie Berechtigungen für Rechnungseingangsbuch sowie Bonitätsabfrage einstellen. - Geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Eingabe mit
OK.
- Wenn Sie die Dateneingabe abbrechen, sollten Sie das leere Benutzerstammblatt anschließend löschen. So vermeiden Sie unnötig vergebene Benutzernummern.
- Wenn ein Benutzer wechselt, z. B. zu einem (anderen) Fremdverwalter, sollte sein alter Eintrag alleine schon wegen der Nachvollziehbarkeit seiner historischen Tätigkeiten in der Benutzerverwaltung nicht geändert, oder gelöscht, sondern deaktiviert werden. Legen Sie dann einen neuen Benutzer für ihn an mit den dann erforderlichen Berechtigungen und Benutzerdaten.
Der erste Benutzer ist der Administrator mit dem Benutzernamen admin. Dessen Benutzernummer 0000 wird in der Benutzerinformation im Feld Nummer nur mit ---- angezeigt. Sie können dem admin-Benutzer ein neues Passwort vergeben. Dies sollte dann aber in Ihrem Unternehmen entsprechenden Personen (Administratoren) bekannt sein. Den Benutzernamen admin (Kurzname im Benutzerkonto) sollten Sie nicht ändern! Der admin-Benutzer hat die Berechtigung, sich auch in einem gesperrten iX-Haus für administrative Arbeiten anzumelden! Dafür hat er keinen Zugang auf die normalen Programmebenen - bei der Anmeldung startet er direkt im System-Ordner in der Fachadministration. Daher kann er unter seiner Anmeldung z. B. auch keine Updates einspielen - das Modul steht dem admin-Benutzer im Menübaum nicht zur Verfügung.
Der zweite Benutzer (Benutzernummer 0001) wird für die interne Datenbankverwaltung (interne Anmeldung) verwendet. Sie dürfen die Parameter des zweiten Benutzers daher nicht ändern! Die von Ihnen vergebenen Nutzer tragen daher Nutzernummer 0002 oder höher.
Benutzer freischalten
Um sicherzustellen, dass alle Dateien geschlossen werden, sollte das Programm iX-Haus von jedem Benutzer immer ordnungsgemäß verlassen und beendet werden. Bei Absturz des PCs oder nach Abschalten des Rechners im laufenden Programm kann der Benutzer jedoch ungewollt im Programm angemeldet bleiben. Eine erneute Anmeldung ist dann nicht möglich, bevor der Benutzer nicht freigeschaltet wurde. Erhält der Benutzer den Hinweis zu seiner Sperrung während der Anmeldung, kann er sich dort selbst freischalten. Alternativ können Sie in der Benutzerverwaltung die Funktion Benutzer freischalten unter den Optionen … nutzen. Eine weitere Möglichkeit ist die Freischaltung des Benutzers im Modul Angemeldete Benutzer/Freigeben.
Mit der Systemeinstellung AutomatischeAbmeldungNachTagen wird definiert, nach wie vielen Arbeitstagen (Montag bis Freitag) inaktive User automatisch abgemeldet werden. So lässt sich verhindern, dass diese User dauerhaft Lizenzen in iX-Haus bzw. iX-Haus plus belegen. Die neue Standardeinstellung ist vier Arbeitstage. Sofern laufende Sollstellungen, Abruf von Listen, Importvorgänge oder ähnliche Prozesse des Nutzers aktiv sind, wird dieser nicht automatisch abgemeldet.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Wählen Sie den freizuschaltenden Benutzer aus.
- Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie
Benutzer freischalten. - Nach Bestätigung des voreingestellten
Jawird der Online-Status des Benutzers zurückgesetzt.
Benutzerdaten übernehmen
Wenn für einen neu anzulegenden Benutzer die Einstellungen eines anderen Benutzers übernommen werden sollen, kann dies weitgehend über den Schalter Neu - Benutzerdaten übernehmen erfolgen. Voraussetzung ist die Lizenz für das Featurepaket 20.21. Die individuellen Merkmale sind hiervon nicht betroffen. Jedoch kann sogar ein Vorschlag bezüglich der E-Mail-Adresse erfolgen, wenn deren Aufbau eine erkennbare Logik aufweist. Die Benutzerauswahl kann optional auch deaktivierte Benutzer anzeigen. Nach Auswahl des Benutzers, der als Grundlage dienen soll, entscheiden Sie mittels Checkboxen, welche weiteren Daten übernommen werden sollen. Folgende Daten aus den Optionen können wahlweise übernommen werden: Objektrechte, Ausschlusskonten, Kreditorenrechte, Freigaberechte, Zuordnung möglicher Vertretungen, Zuordnung Teams sowie Rechnungseingangsbuch Vollmacht.
- Klicken Sie in der Kommandoleiste den Schalter
Neu - Benutzerdaten übernehmen. - Wählen Sie den Benutzer aus, welcher als Kopiervorlage genutzt werden soll.
- Im Dialog
Neu - Benutzerdaten Übernahmeselektieren/deselektieren Sie die gewünschten Merkmale. Einige Merkmale sind fest vorgegeben. - Mit
Anlegenöffnen Sie den Dialog der Benutzerneuanlage mit den vorgeschlagenen Merkmalen sowie Straße, PLZ+Ort, Verwalter und Niederlassung. - Die weitere Bedienung oder Anpassung der Vorschläge erfolgt wie gewohnt (s.
Benutzer anlegen). E-Mail muss ggf. angepasst oder ergänzt werden!
Benutzer deaktivieren
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht anmelden. Er bleibt jedoch als Eintrag in der Benutzerverwaltung erhalten. Somit kann er einerseits später reaktiviert werden, andererseits können Datensatzanlagen und -änderungen mit Referenz auf die UserID dieses Benutzers weiterhin nachvollzogen werden.
Beim Deaktivieren eines Benutzers werden die zugeordneten Daten zu Buchungssperren, Sonderbuchungsperioden, Buchungsinformationen-Rechten und Objektverantwortlichkeiten (soweit vorhanden) gelöscht.
Entfernte Objektverantwortlichkeiten werden während des Prozesses als Protokoll angezeigt, wodurch ein erneutes Vergeben der Verantwortlichkeiten erleichtert wird.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus demOptionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Aktivieren Sie in der Benutzerinformation das Auswahlfeld
Benutzer deaktiviert. - Speichern Sie die Eingabe mit
Änderungen speichernoderStrg + S.
Benutzer löschen
Benutzer konnten früher komplett gelöscht werden. Dies sollte jedoch nur dann getan werden, wenn sichergestellt war, dass dieser Benutzer noch keine Daten im System erzeugt hatte, da diese mit der UserId dieses Benutzers gekoppelt sind. Eine spätere Recherche, um welchen Benutzer es sich bei Erfassung oder Änderung eines Datensatzes gehandelt haben mag, oder Interpretationen von Historieeinträgen waren dann nicht mehr möglich. Daher wurde die Löschfunktion deaktiviert. Sie erhalten beim Versuch einer Löschüng via Standardschalter Datensatz löschen einen ablehnenden Hinweis, sowie den Rat, einen solchen Benutzer stattdessen zu deaktivieren.
Optionen...
Hier finden Sie die Optionen der gleichnamigen Schaltfläche aus der Benutzerinformation.
Benutzerliste anzeigen
Über die Benutzerliste haben Sie die Möglichkeit, sich alle in iX-Haus angelegten Benutzer am Bildschirm anzeigen zu lassen und hieraus einen Benutzer auswählen.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Bestätigen Sie die in der Kommandoleiste die Fernglas-Funktion
Datensatz suchen. Alternativ öffnen Sie die Benutzerliste in der Benutzerinformation über die SchaltflächeOptionen …die FunktionBenutzerliste. - Es öffnet sich die Benutzerliste. Die Liste zeigt Ihnen Nutzernummer (ID) und Namen der angelegten Benutzer und ist in der Reihenfolge der ID aufsteigend sortiert. Es werden zudem die Adressdaten, die Programmklasse und das letzte Login (Datum Uhrzeit) des jeweiligen Benutzers aufgeführt. Sie können durch Klick auf den jeweiligen Spaltentitel nach dem gewählten Merkmal sortieren oder die Spaltenreihenfolge nach Wunsch umstellen.
Ist die Kommandoleiste aktiv, wird die Benutzerauswahl auch durch Drücken einer Buchstaben- oder Zahlentaste geöffnet.
Wenn Sie einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mit OK bestätigen, machen Sie diesen zum aktuell ausgewählten Benutzer in der Benutzeradministration.
Benutzerliste ausgewählter Benutzer
Zur Anzeige der Benutzerliste für einen konkreten Benutzer dient der Symbolschalter Liste ausgewählter Benutzer. Somit ist es nicht notwendig, die gesamte Benutzerliste zu drucken, wenn nur ausgewählte Benutzer angezeigt werden sollen. Hier stehen Ihnen die Blöcke Buchungsfreigaben, Objektverantwortlichkeiten und Buchungsinformationen Rechte zur Ausgabe zur Verfügung. In einem sich öffnenden Dialog können Sie entscheiden, ob und welche Blöcke in der Liste generiert werden sollen.
Benutzer Objektrechte zuweisen
Sie müssen die Objektrechte eines Benutzers bestimmen, um festzulegen, auf welche Objekte dieser zugreifen darf. Die Voreinstellung für neu angelegte Benutzer ist der Objektbereich 00001-99999. Auf hier nicht benannte Objekte kann der Benutzer nicht zugreifen.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie ggf. den gewünschten Benutzer ein.
- Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Objekt-Rechte. Es öffnet sich der Dialog Objekt-Rechte. - Geben Sie die gewünschten Objekte ein und bestätigen Sie mit
OK.
In iX-Haus plus werden die Objektrechte nur für gekoppelte Benutzer für bestimmte Module geprüft (z. B. technische Objekte, Aufträge oder Meldungen). So können nicht gekoppelte Benutzer in diesen Modulen Daten einsehen.
Objektrechte und Teamverwaltung
Im Rahmen der Teamverwaltung des Komfortpakets kann der Benutzer einem Objekt oder mehreren Objekten zugeordnet sein, oder Vertreter eines solchen Benutzers sein. Aber auch dann benötigt er hier entsprechende Objektrechte! Optional können dann seine Objektrechte zudem eingeschränkt werden, sodass er nur für seine Objekte und Objekte eines Benutzers, den er aktuell vertritt, die ihm eingeräumten Programmrechte hat und er alle anderen Objekte (lt. Objektrechtedefinition vorhanden, aber ohne Benutzerzuordnung in der Teamverwaltung) jedoch nur mit Inforechten betrachten darf. Ist diese Einschränkung gewünscht, setzen Sie den Haken in der Option Programmrechte gelten nur für eigenen Objekte + Vertretung.
Benutzer Kontenrechte zuweisen (Ausschlusskonten)
Die Kontenrechte bestimmen, welche Sachkonten vom Benutzer bebucht werden dürfen. Dadurch hat der Systemadministrator die Möglichkeit, diverse Konten vom Kontieren durch Benutzer auszugrenzen. Die hier eingetragenen Konten dürfen vom angewählten Benutzer nicht bebucht werden. Sind keine Eingaben gemacht, liegt keine Einschränkung vor, d. h. der Benutzer darf alle Konten bebuchen (sofern keine anderen Einschränkungen vorliegen, z. B. Buchungssperren, Sperre automatischer Buchungsprozesse lt. Objektparameter, eingeschränkte Benutzerrechte).
Beachten Sie, dass ein neu angelegter Benutzer keinen automatischen Eintrag in der Verwaltung der Buchungssperren hat. Erst nach Zuordnung von Buchungsobjekten und Buchungszeiträumen in der Administration der Buchhaltung darf dieser Benutzer in den freigegebenen Objekten und Konten buchen (s. Buchungssperren).
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
- Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Ausschlusskonten. Es öffnet sich der Dialog Ausschlusskonten. - Geben Sie die gewünschten Ausschlusskonten ein und bestätigen Sie mit
OK.
Benutzer Kreditorrechte zuweisen
Die Kreditorrechte bestimmen, welche Kreditoren 1) vom Benutzer bebucht werden dürfen. Dadurch hat der Systemadministrator die Möglichkeit, diverse Kreditoren vom Kontieren durch Benutzer auszugrenzen. Die hier eingetragenen Kreditoren dürfen vom angewählten Benutzer bebucht werden, sofern keine anderen Einschränkungen vorliegen, z. B. Buchungssperren, Sperre automatischer Buchungsprozesse lt. Objektparameter, GVC pro User, eingeschränkte Benutzerrechte.
- Wählen Sie die Ansicht
Benutzerinformation. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
Optionen …und wählen Sie die FunktionKreditor-Rechte. Es öffnet sich der Dialog Kreditor-Rechte. - Geben Sie die gewünschten Kreditorbereiche ein und bestätigen Sie mit
OK.
Benutzer Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte zuweisen
Die Freigabe-Rechte werden im Rahmen des Sondermoduls Vier-Augen-Prinzip verwendet! Die beteiligten Benutzer müssen über die entsprechenden Objektrechte verfügen, um Personenstammdaten oder Vertragsdaten zu ändern oder eine Person freizugeben.
Die beteiligten Benutzer müssen über entsprechende Programmrechte für Personenstamm und Vertragsmanagement verfügen, um Personenstammdaten oder Vertragsdaten zu ändern.
Die beteiligten Benutzer müssen über Freigabe-Rechte verfügen, um eine Person im Personenstamm bzw. Vertragsmanagement freizugeben.
Es müssen entsprechende Objektgruppen definiert sein.
Um die Freigaberechte zu vergeben, müssen Sie in den Systemeinstellungen Freigaben definieren und den beteiligten Benutzern zuordnen.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie ggf. den gewünschten Benutzer ein.
- Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte. Es öffnet sich der Dialog Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte. - Hier können Sie bis zu acht Objektgruppen zuordnen. Öffnen Sie die Objektgruppen-Auswahl aus, indem Sie in der gewünschten Position mit
F2oder Klick auf das Symbol der Listbox die Liste der verfügbaren Objektgruppen öffnen. - Wählen Sie die gewünschte Objektgruppe und bestätigen mit
OK.
In der Liste der Benutzer mit Freigaberechten wird die Option zu Hinweis-Freigabe beim An-/Abmelden ausgewiesen. Diese Option steuert, wann der Benutzer mit Freigaberechten Hinweise auf freizugebende Personen/Kreditoren erhält.
Benutzer mögliche Vertretungen zuordnen
Zum aktuell eingestellten Benutzer (s. Anzeige im oberen Bereich der Parametermaske) pflegen Sie hier eine Liste für die mögliche Vertretung dieses Benutzers. Ein Benutzer kann später nur dann als Vertretung selektiert werden, wenn er hier als mögliche Vertretung geführt wird. Dieses Feature setzt die Lizenz des Komfortpakets voraus.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus dem Optionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Zuordnung mögliche Vertretungen. Es öffnet sich der Dialog Zuordnung mögliche Vertretungen. - Wählen Sie ggf. mit der Schaltfläche
Ansicht wechselndie gewünschte Eingabeform. Neben der Spaltenform steht eine Tabellenform zur Verfügung.
Ansicht in Spaltenform
Die potentiellen Vertreter werden in zwei Listen geführt: auf der linken Seite nicht zugeordnete Benutzer, auf der rechten Seite mögliche Vertretungen vom Benutzer …. In beiden Listen stehen die Spalten UserId, Name, Nachname und Vorname zur Verfügung und Sie können die Listen anhand dieser Merkmale auch sortieren.
- Markieren Sie einen oder mehrere Benutzer.
- Verschieben Sie den/die markierten Benutzer mit Hilfe der beiden Schalter (
<bzw.>) zwischen den Listen. - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der möglichen Vertretungen für den Benutzer.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Ansicht in Tabellenform
- Markieren Sie in der Tabellenform eine oder mehrere Zeilen. Zum kompletten Markieren nutzen Sie den Schalter
Alle auswählen. Um alle Markierungen zu entfernen, die Vertretungsmöglichkeiten also komplett zu entfernen, nutzen Sie den SchalterAlle abwählen. - Setzen Sie den Status als mögliche Vertretung in der Spalte
Auswählen. - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der möglichen Vertretungen für den Benutzer.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Benutzer Rechnungseingangsbuch-Vollmachten zuordnen
In dem Dialog zur Rechnungseingangsbuch-Vollmacht ordnen Sie dem aktuell eingestellten Benutzer über die Nummer eine Filtergruppe zu. Aus den Filtergruppen können Sie hier nur eine Auswahl treffen. Dieses Feature setzt die Lizenz des Komfortpakets voraus.
In Abhängigkeit von der gewählten Filtergruppe werden dem Benutzer im Rechnungseingangsbuch Höchstwerte für die fachliche Freigabe und die fachliche Bestätigung gewährt.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus dem Optionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Rechnungseingangsbuch Vollmacht. Es öffnet sich der Dialog Rechnungseingangsbuch Vollmacht. - Wählen Sie die gewünschte Filtergruppe. Mit
F2erhalten Sie die Auswahl aus den Inhalten der FiltergruppeRechnungseingangsbuch Vollmachten, die selbst im Modul Kataloge gepflegt wird. Die Bezeichnung der gewählten Filtergruppe wird automatisch eingeblendet. Die maximalen Beträge fürFachlich freigegebenundFachlich bestätigtwerden ebenfalls automatisch benannt. - Mit
OKbestätigen Sie die Zuordnung der Rechnungseingangsbuch-Vollmacht für den gewählten Benutzer.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Benutzer Teams zuordnen
Zum aktuell eingestellten Benutzer (s. Anzeige im oberen Bereich der Parametermaske) pflegen Sie hier eine Liste für die Zuordnung dieses Benutzers in Teams. Eine Mitgliedschaft in mehreren Teams ist zulässig. Dieses Feature setzt die Lizenz des Komfortpakets voraus.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus dem Optionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Benutzer Teams zuordnen. Es öffnet sich der Dialog Zuordnung Teams. - Wählen Sie ggf. mit der Schaltfläche
Ansicht wechselndie gewünschte Eingabeform. Neben der Spaltenform steht eine Tabellenform zur Verfügung.
Ansicht in Spaltenform
Die Teams werden in zwei Listen geführt: auf der linken Seite nicht zugeordnete Teams, auf der rechten Seite Teams von Benutzer …. In beiden Listen steht eine Spalten Team zur Verfügung und Sie können die Listen anhand dieses Merkmals auch sortieren.
- Markieren Sie ein Team/mehrere Teams.
- Verschieben Sie das/die markierte/n Team/s mit Hilfe der beiden Schalter (
<bzw.>) zwischen den Listen. - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der Teamzuordnung für den Benutzer.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Ansicht in Tabellenform
Alternativ zur Spaltenform wählen Sie mit dem Schalter Ansicht wechseln zwischen Spaltenform und Tabellenform mit Auswahlfeldern für den Status der Vertretung.
- In der Tabellenform wählen Sie die Zeile/n.
- Setzen Sie den Status in der Spalte
Auswählen. Zum kompletten Markieren nutzen Sie den SchalterAlle auswählen. Um alle Markierungen zu entfernen, die Teamzuordnung also komplett zu entfernen, nutzen Sie den SchalterAlle abwählen. - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der Teamzuordnung für den Benutzer.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Benutzerkonto einrichten
Über die Schaltfläche Optionen… des Benutzerstammblattes gelangen Sie in weitere Menüs zum ausgewählten Benutzer und zu allgemeinen Informationen. Hier werden u. a. weitere Informationen zum Benutzer hinterlegt.
Über Benutzerkonto werden der Kurzname für den eingetragenen Benutzer und die Benutzerklasse (A bis Z) hinterlegt.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus dem Optionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie
Benutzerkonto. Es öffnet sich der Dialog Benutzerkonto. - Geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Eingabe mit
OK.
Benutzerkennwort anlegen/ändern
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
- Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Benutzerkennwort. Es öffnet sich der Dialog Benutzerkennwort ändern. - Geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Eingabe mit
OK.
MitAbbrechenverlassen Sie den Eingabedialog ohne Änderung.
Die Struktur des Benutzerkennworts kann durch die Passwortfestlegung bestimmten Regeln unterworfen sein.
Bonitätseinstellungen
Über die Bonitätseinstellungen können Sie dem aktuell eingestellten Benutzer das Merkmal Darf Auskunft anfordern zuordnen. Damit definieren Sie benutzerspezifisch den Personenkreis mit der Berechtigung für die Abfrage der Bonität. Nähere Informationen zur Bonitätsschnittstelle erhalten Sie von der CREM SOLUTIONS auf Anfrage.
- Wählen Sie den Registereintrag
Benutzer. - Stellen Sie den gewünschten Benutzer ein.
Wenn Sie über die Fernglas-Auswahl in der Kommandoleiste die aktuelle Benutzerliste öffnen, können Sie dort einen Eintrag mit Doppelklick bestätigen oder mit der Maus markieren und mitOKbestätigen. So machen Sie diesen zum aktuell zu bearbeitenden Benutzer in der Benutzeradministration. Die Benutzerliste öffnen Sie alternativ aus dem Optionen …-Menü oder nutzen Sie die Pfeil-Tasten der Kommandoleiste zum schrittweisen Wechseln des aktuell angezeigten Benutzers. - Klicken Sie in der Benutzerinformation auf die Schaltfläche
Optionen …. - Wählen Sie die Funktion
Bonitäts-Einstellungen. Es öffnet sich der Dialog Bonitätseinstellungen. - Setzen oder entfernen Sie die Zuordnung zum Merkmal
Darf Auskunft anfordern. - Bestätigen Sie mit
OK.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechenoder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.
Menü
Hier finden Sie die Funktionen aus dem Menü der Kommandoleiste.
Administrationsdruck
Die Liste Lizenzdetails (Liste 9003) kann als Vorschau erstellt werden. In dieser finden Sie alle relevanten Informationen zur eingesetzten iX-Haus- und iX-Haus plus-Lizenz. Die Aufstellung ist untergliedert in iX-Haus Lizenzen, iX-Haus plus Lizenzen, iX-Haus Lizenzmodule, iX-Haus Zusatzprogramme und Kundenspezifische iX-Haus Lizenzfreischaltungen.
Die Benutzer Liste (Liste 9000) zeigt die Einstellungen pro Nutzer an. Neben den Informationen analog der Liste 9001 Benutzer Liste Kurzform erhalten Sie hier die weiteren Informationen des Nutzers, z. B. wieviele Sessions dieser nutzen darf oder ob er für iX-Haus plus freigeschaltet ist. Mittels optionaler Filter können Sie hier deaktivierte Benutzer ausblenden sowie die Ausgabe der Blöcke Buchungsfreigaben, Objektverantwortlichkeiten und Buchungsinformationen Rechte steuern. Diese Liste kann durch viele angelegte Benutzer sehr umfangreich werden. Nutzen Sie die Vorschaufunktion, um Papier zu sparen bzw. keine sensiblen Daten unnötig zu drucken.
Die Benutzer Liste Kurzform (Benutzer Kurzliste 9001) zeigt die ID, Nachname, Telefon, Login-Name, Klasse, Objektrechte, Ausschlusskonten, Kreditorrechte und Freigaberechte (Vier-Augen-Prinzip) aller Nutzer tabellarisch an. Mittel optionalem Filter können Sie hier deaktivierte Benutzer ausblenden.
Die Liste Programmrechte (Liste 9002: Übersicht Programmrechte) kann optional mit Notizen ausgegeben werden. Sie kann nur pro Benutzerklasse erstellt werden. Sie liefert neben der Berechtigungsinformation pro Modul auch die maximnale Anzahl Sessions, welche den Benutzern dieser Klasse zugestanden wird.
Die Liste Objekte je Mitarbeiter wertet ggf. über einen Objektbereich eingeschränkt die Benutzer-Objektzuordnung aus. Zur Ermittlung beendeter Objekte wählen Sie aus, ob hierzu das Verwaltungsende (aus dem Objektstamm) oder das Vertragsende (einzelner Verträge aus dem Vertragsmanagement) berücksichtigt werden soll. Die Auswertung erfolgt als Excel-Datei mit dem Namen nach dem Schema user_auswertung_<hhmmjjmmtt>.xls, welche nach der Erstellung automatisch angezeigt wird. Daher ist hier eine Vorschaufunktion nicht möglich und es wird Microsoft Excel als installiertes Programm vorausgesetzt. Der Zeitstempel im Dateinamen entspricht StundeMinuteJahrMonatTag von der Dateierstellung. In der Exceltabelle wird in der Mappe UserAuswertung unter dem Titel Mitarbeiter Objekt Auswertung eine tabellarische Übersicht über Team, User, Kurzname, Vorname, Nachname, Anzahl Objekte, Anzahl Verträge und Anzahl Personen der aktuellen Objekte sowie Anzahl der beendeten Objekte ausgegeben. Die Mappe Schlüsselwörter dient nur der internen Organisation der Liste zur Ermittlung der objektabhängigen Daten.
- Stellen Sie ggf. den gewünschten Drucker ein. (Fenstermenü
Datei>Druckerauswahl…) - Klicken Sie in der Kommandoleiste auf die Schaltfläche
Menü. - Wählen Sie den
Administrationsdruck. - Wählen Sie die gewünschte Druckliste.
- Wählen Sie im jeweiligen Dialog
Vorschau, um eine Ansicht der Liste am Bildschirm am Bildschirm auszugeben
Objektverantwortlichen ändern
Dieses Feature setzt die Lizenz des Komfortpakets und eine konfigurierte Teamverwaltung voraus.
- Klicken Sie in der Kommandoleiste auf die Schaltfläche
Menü. - Wählen Sie
Objektverantwortlichen eintragen/ändern. Es öffnet sich der Dialog Objektverantwortlichen eintragen/ändern. - Geben Sie ein Objekt oder einen Objektbereich ein. Mit
F2können Sie eine feste Objektgruppe für die Auswahl nutzen. Alternativ stehen auch dynamische Gruppen zur Verfügung. - Wählen Sie im Feld
Teamdas gewünschte Team aus der Teamverwaltung aus. - Lassen Sie das Feld
Verantwortlicher vonleer. - Wählen Sie im darauffolgenden Feld
aufden gewünschten Objektverantwortlichen. Es sind mitF2nur die Benutzer auswählbar, welche auch in der Teamverwaltung für das ausgewählte Team definiert sind! - Bei einer Neuanlage können Sie die Option
Eintragen auch für Objekte ohne VerantwortlichenoderEintragen nur für Objekte ohne Verantwortlichennutzen.
Eintragen auch für Objekte ohne Verantwortlichendefiniert somit den Verantwortlichen für den gewählten Objektbereich und das Team.
Eintragen nur für Objekte ohne Verantwortlichenergänzt hingegen für Objekte den Verantwortlichen, wo noch keiner vorgegeben war. - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der Zuordnung des Objektverantwortlichen.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechen. - Ein Protokoll beschreibt die hierdurch ausgeführten Änderungen.
Objektverantwortlichen eintragen
Dieses Feature setzt die Lizenz des Komfortpakets und eine konfigurierte Teamverwaltung voraus.
- Klicken Sie in der Kommandoleiste auf die Schaltfläche
Menü. - Wählen Sie
Objektverantwortlichen eintragen/ändern. Es öffnet sich der Dialog Objektverantwortlichen eintragen/ändern. - Geben Sie ein Objekt oder einen Objektbereich ein. Mit
F2können Sie eine feste Objektgruppe für die Auswahl nutzen. Alternativ stehen auch dynamische Gruppen zur Verfügung. - Wählen Sie im Feld
Teamdas gewünschte Team aus der Teamverwaltung aus. - Tragen Sie im Feld
Verantwortlicher vonden Mitarbeiter ein, dessen Status als Objektverantwortlicher beendet werden soll. - Wählen Sie im darauffolgenden Feld
aufden neuen Objektverantwortlichen. Es sind mitF2nur die Benutzer auswählbar, welche auch in der Teamverwaltung für das ausgewählte Team definiert sind! - Mit
OKbestätigen Sie die Einstellung der neuen Zuordnung des Objektverantwortlichen.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeAbbrechen. - Ein Protokoll beschreibt die hierdurch ausgeführten Änderungen.
Bei der Bearbeitung von Aufträgen, Meldungen und Terminen wird geprüft, ob der zugewiesene Verantwortliche Rechte am zugehörigen Objekt hat. Ein Hinweis zeigt an, wenn Sie einen Verantwortlichen aufgrund mangelnder Objektrechte nicht zuweisen können. Dies stellt sicher, dass Meldungen, Aufträge oder Termine nur von autorisierten Benutzern weiterbearbeitet werden können.
Alle Benutzer für iX-Haus plus freischalten
Mit dieser Funktion aus der Kommandomenüleiste schalten Sie nach einer Sicherheitsabfrage alle Benutzer für iX-Haus plus frei. In früheren Programmversionen wurden Benutzer optional für iX-Haus plus freigeschaltet. In neueren Versionen wird diese Benutzerkopplung als Standard vorgeschlagen.
- Klicken Sie in der Kommandoleiste auf die Schaltfläche
Menü. - Wählen Sie
Alle Benutzer für iX-Haus plus freischalten. - Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf die Schaltfläche
Ja.
Zum Abbrechen nutzen Sie die SchaltflächeNein(oder dasXrechts oben in dem Dialogfenster.)<nodisp 2>
</nodisp>
Was brauche ich dazu?
Hier finden Sie alle modulspezifischen Ansichten und Dialoge der Benutzerverwaltung mit Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten im Überblick.
Dialog Ausschlusskonten
Benutzer | Anzeige des eingestellten Benutzers, für welchen diese Konten als gesperrt gelten. |
1: bis 8: | Eingabe der Sachkonten, die für den Benutzer gesperrt sind. Beispiel: 0001-0500,4000-4999 ⇒ keine Bebuchung der Konten zwischen 0001 und 0500 sowie zwischen 4000 und 4999 möglich. Konten aus den Bereichen 0501-3999 sowie 5000-999999 sind hierdurch nicht gesperrt (da hierzu keine Sperre definiert ist). |
Dialog Benutzer freischalten
Ja | Mit der Schaltfläche Ja kann der aktuell eingestellte Benutzer administrativ freigeschaltet werden. |
Nein | Mit der Schaltfläche Nein wird die Abfrage zur Freischaltung abgebrochen. |
Dialog Benutzerauswahl
Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Benutzerverwaltung ⇒ Kommandoleistenschalter Neu - Benutzerdaten übernehmen
Die Lizenz für das Featurepaket 20.21 muss installiert sein, sonst ist der Schalter nicht verfügbar!
Dialog mit Grid von spezifischen Benutzerdaten zur Auswahl eines Benutzers als Kopiervorlage für die Neuanlage eines weiteren Benutzers.
Suche | Mit der Suche kann nach einer ID oder einem Kurznamen eines Benutzers gesucht werden. Die Ansicht wird entsprechend gefiltert. |
Alles | Mit der Schaltfläche Alles wird das Suchfeld geleert und die Filterung abgebrochen. |
deaktivierte Benutzer anzeigen | Checkbox Standardmäßig werden nur aktive Benutzer aufgelistet. Mit dieser Option können auch deaktivierte Benutzer angezeigt und als Vorlage genutzt werden. |
ID | Benutzer-ID Such- und Sortierfähige Spalte im Grid. |
Kurzname | Kurzname Such- und Sortierfähige Spalte im Grid. |
Vorname | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Nachname | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Straße | Sortierfähige Spalte im Grid. |
PLZ-Ort | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Telefon | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Programmklasse | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Letztes Login | Sortierfähige Spalte im Grid. |
Niederlassung | Sortierfähige Spalte im Grid. |
OK | Schalter, öffnet für den aktuell gewählten Benutzer (im Hintergrundfenster sichtbar) den Dialog Neu - Benutzerdaten Übernahme, mit welchem dann von dem dann hier gewählten Benutzer bestimmte nicht personenspezifische Daten übernommen werden können. |
Abbrechen | Schalter |
Dialog Benutzerpasswort ändern
Im Bereich Benutzerpasswort wird vom Administrator das Passwort für den eingetragenen Benutzer hinterlegt.
Benutzer | Anzeige des eingestellten Benutzersvornamens. Unter dem Benutzer erscheint entweder die Information > Passwort vorhanden < oder > Passwort nicht vorhanden <. |
Passwort | Eingabe eines Passwortes (max. 10 Stellen). Aus Sicherheitsgründen werden bei der Eingabe nur Punkte … dargestellt. |
Bestätigung | Erneute Eingabe des Passwortes zur Bestätigung. |
Hinweis: Das Passwort wird nur akzeptiert, wenn es in beiden Feldern identisch eingegeben wurde und weiteren Vorgaben entspricht, welche ggf. im Rahmen einer erweiterten Benutzerverwaltung getroffen wurden: Mindestlänge des Passwortes, Verwendung von Sonderzeichen, Gültigkeitsdauer, zulässige Anzahl Passwortfehleingabe, Änderungsanforderung bei Erstanmeldung.
Dialog Bonitätseinstellungen
Darf Auskunft anfordern | Die aktivierte Auswahl erlaubt dem Benutzer, eine Bonitätsabfrage zu starten. |
Dialog Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte
Zugang: Fachadmninistration ⇒ System ⇒ Benutzerverwaltung ⇒ Optionen ⇒ Vier-Augen-Prinzip Freigaberechte
Dieser Dialog setzt die Lizenz für das Vier-Augen-Prinzip voraus.
Benutzer | Anzeige des eingestellten Benutzers, für welchen die Freigabe-Rechte für Stammdaten im Vier-Augen-Prinzip hier definiert sind. |
1: bis 8: | Eingabe der Objektgruppen, in welchen der Benutzer nach dem Vier-Augen-Prinzip Freigaben erteilen kann. Beispiel: Region West ⇒ Der Benutzer darf in den Objekten der Objektgruppe Region West Freigaben für Stammdaten erteilen, wenn diese eine 4AP-Ampel durch einen anderen Benutzer ausgelöst aufweisen. Unter der Lizenz des Komfortpakets können hier auch dynamische Gruppen zur genutzt werden. |
Hinweis Freigabe beim An-/Abmelden | Auswahl für benutzerspezifische Einstellung für Anmeldung (erste Session). Je nach Einstellung kann der Dialog zur Freigabe von Datensätzen beim An- und/oder Abmelden automatisiert aufgerufen werden. So können Freigaben im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips zeitnah erfolgen. |
Dialog Kreditor-Rechte
Benutzer | Anzeige des eingestellten Benutzers, für welchen diese Kreditoren freigegeben sind. |
1: bis 8: | Eingabe der Kreditoren, die für den Benutzer freigegeben sind. Beispiel: 00001-89999 ⇒ Debitoren und Kreditoren können von diesem Benutzer bis zur Kreditornummer 89999 eingesetzt werden. Kreditoren mit der Nummer 90000 oder höher können von diesem Benutzer hingegen nicht ausgewählt werden. |
Dialog Neu - Benutzerdaten Übernahme
Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Benutzerverwaltung ⇒ Kommandoleistenschalter Neu - Benutzerdaten übernehmen
Die Lizenz für das Featurepaket 20.21 muss installiert sein, sonst ist der Schalter nicht verfügbar!
Nachdem Sie über den Dialog Benutzerauswahl einen geeigneten Benutzer als Datenquelle ausgewählt und bestätigt haben, wird der Dialog Neu - Benutzerdaten Übernahme angezeigt. Hier finden Sie zusätzlich auswählbare Vorgaben, die per Checkbox ausgewählt werden können. Neben den allgemeinen Adressdaten lt. gewählter Datenquelle können für die Neuanlage eines Benutzers folgende weitere Daten übernommen werden:
Objekt-Rechte | optional |
Ausschlusskonten | optional |
Kreditor-Rechte | optional |
Vier-Augen-Prinzip Freigabe-Rechte | optional |
Hinweis-Freigabe bei An-/Abmelden | optional |
Bonitätseinstellungen | optional |
Zuordnung mögliche Vertretungen | optional |
Zuordnung Teams | optional |
Rechnungseingangsbuch Vollmacht | optional |
Buchungsinformationen-Rechte | optional |
Anlegen | Schalter, es werden im Register Benutzer die Daten für einen neuen Benutzer eingetragen, mit den gleichen Adressdaten (Straße, PLZ+Ort, Fax, Unterschriftsvollmacht) sowie mit den hier ausgewählten Quelldaten. Dieser neue Benutzer kann und muss anschließend noch weiter bearbeitet werden (mindestens: Login-Name und Kürzel), bevor er gespeichert werden kann. |
Abbrechen | Schalter |
Dialog Objekt-Rechte
Benutzer | Anzeige des aktuell eingestellten Benutzers, für welchen diese Objekt-Rechte gelten. |
Gültigkeit der Programmrechte | Kontrollfeld Programmrechte gelten nur für eigene Objekte + Vertretung … Für eine Teamverwaltung und Fremdverwalter (Komfortpaket) kann hiermit ein Filter genutzt werden, welcher für Objekte, welche nicht als eigene Objekte (oder Objekte, für welche der Benutzer als Vertretung eingetragen ist) im Bereich Stammdaten die Programmrechte auf das Info-Recht reduziert. [ ] keine Einschränkungen [X] Einschränkungen für Benutzer in einer Teamverwaltung und für Fremdverwalter. Der Benutzer kann kann im Rahmen einer Vertretung nur dann auf ein Objekt des vertretenen Kollegen zugreifen, wenn dieses auch in der nachfolgenden Objektliste der Objektrechte benannt ist. |
1: bis 8: | Eingabe der Objektbereiche, die dem Benutzer zuzuordnen sind. Sie können hierzu bis zu acht Eingabefelder nutzen. Die Definitionen in den Zeilen 1.-8. dürfen nicht mit einem Komma oder Bindestrich abgeschlossen werden! Per Default wird bei der Neuanlage eines Benutzers der gesamte verfügbare Objektbereich vorgeschlagen. Der allgemeine Zugriff kann eingeschränkt sein (Fremdverwalter haben nur Zugriff auf die ihnen zugeordneten Objekte - s. Firmenzuordnung eines Verwalters in der Objektauswahl - und für Objekte außerhalb der Definition eigener Objekte und Objekte im Rahmen einer Vertretung können Programmrechte eingeschränkt sein. s. Gültigkeit der Programmrechte). |
Beispiele:
00001-99999 alle Objektbereiche bei fünfstelligen Objektnummern
0100-0500, 1000-1500 eingeschränkte Objektrechte; es dürfen nur Objekte zwischen 0100 und 0500 sowie Objekte zwischen 1000 und 1500 vom eingestellten Benutzer bearbeitet und ausgewertet werden. Vertritt der der Benutzer einen Kollegen im Rahmen einer Vertretungsregel, muss das betroffene Objekt hier auch eingetragen sein.
Dialog Objektverantwortlichen eintragen/ändern
Objektbereich | Objektnummer, Objektbereich oder Objektgruppe mit F2-Auswahl. |
Team | Auswahl eines Teams aus der Teamverwaltung |
Verantwortlicher von | Auswahl eines Teammitglieds mit F2. Bei erster Zuordnung eines Objektverantwortlichen bleibt dieses Feld leer. Bei Änderung eines Objektverantwortlichen wird hier der bisherige Objektverantwortliche ausgewählt. Der neue Objektverantwortliche kann dann nur für die Objekte des Objektbereichs eingetragen werden, wenn diese momentan den hier benannten Benutzer als Objektverantwortlichen führen. |
auf | Auswahl eines Teammitglieds mit F2, welches der neue Objektverantwortliche werden soll. |
Eintragen auch für Objekte ohne Verantwortlichen | Diese Auswahl ist nur möglich, wenn das Feld Verantwortlicher von leer ist und somit eine Erstzuordnung mit einem Objektverantwortlichen erfolgt. Diese Auswahl erlaubt die Zuordnung für Objekte mit und ohne Verantwortlichen. ⇒ Diese Variante ermöglicht eine Änderung an bestehenden Zuordnungen, ohne Rücksicht auf einen bestimmten Objektverantwortlichen. |
Eintragen nur für Objekte ohne Verantwortlichen | Diese Auswahl ist nur möglich, wenn das Feld Verantwortlicher von leer ist und somit eine Erstzuordnung mit einem Objektverantwortlichen erfolgt. Diese Variante erlaubt die Zuordnung nur für Objekte ohne Verantwortlichen. ⇒ Die Eintragung nimmt also keine Änderung an schon bestehenden Zuordnungen vor. |
Dialog Rechnungseingangsbuch Vollmacht
Im Rahmen der Optionen für einen Benutzer in der Benutzerverwaltung kann dessen Rolle in Abhängigkeit des Katalogs Rechnungseingangsbuch - Vollmachten als potentieller Vertreter des Unternehmens z. B. mit Prokura oder mit Handlungsvollmacht eingerichtet werden. Der Menüpunkt Rechnungseingangsbuch Vollmacht öffnet den gleichnamigen Dialog.
Nummer | Auswahl aus dem Filter Gruppe. |
Maximale Beträge | Anzeige der maximalen Beträge für Fachlich freigegeben und Fachlich bestätigt (wirksam im Rechnungseingangsbuch). Die Definition der Beträge erfolgt im Katalog Rechnungseingangsbuch - Vollmachten in Bezug auf die Nummer der Vollmachtdefiniton. |
OK | Schaltfläche zum Bestätigen der Parameter. |
Abbrechen | Schaltfläche zum Verlassen ohne zu speichern. |
Dialog Zuordnung mögliche Vertretungen
Im Rahmen der Optionen für einen Benutzer in der Benutzerverwaltung kann mit Lizenz des Komfortpakets dessen Zuordnung als potentieller Vertreter für andere Benutzer eingerichtet werden. Der Menüpunkt Zuordnung mögliche Vertretungen öffnet den gleichnamigen Dialog. Hier ist die Standardansicht zweispaltig mit einer Tabelle nicht zugeordneter Benutzer von Benutzer nnn (nnn = Benutzernummer). Mit Auswahl eines oder mehrerer Benutzer und den Pfeilschaltflächen wechseln Sie die Zuordnung und bestimmen so die Benutzer, welche der aktuelle Benutzer vertreten darf oder entfernen eine vorhandene Zuordnung.
Mit der Schaltfläche Ansicht wechseln gelangen Sie zur alternativen Zuordnung der Benutzer über eine Liste mit Hilfe von Checkboxen, die Sie einzeln auswählen bzw. eine gesetzte Auswahl aufheben. Hier können Sie auch Alle auswählen oder Alle abwählen.
Mit OK bestätigen Sie die aktuelle Auswahl. Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne zu speichern.
Dialog Zuordnung Teams
Im Rahmen der Optionen für einen Benutzer in der Benutzerverwaltung kann mit Lizenz des Komfortpaket die Zuordnung zu Teams der Teamverwaltung eingerichtet werden. Der Menüpunkt Zuordnung Teams öffnet den gleichnamigen Dialog. Hier ist die Standardansicht zweispaltig mit einer Tabelle nicht zugeordnete Teams und Teams von Benutzer nnn (nnn = Benutzernummer). Mit Auswahl eines oder mehrerer Teams und den Pfeilschaltflächen wechseln Sie die Zuordnung der Teams und ordnen so Teams dem Benutzer zu oder entfernen eine vorhandene Zuordnung.
Mit der Schaltfläche Ansicht wechseln gelangen Sie zur alternativen Zuordnung der Teams über eine Liste mit Hilfe von Checkboxen, die Sie einzeln auswählen bzw. eine gesetzte Auswahl aufheben. Hier können Sie auch Alle auswählen oder Alle abwählen.
Mit OK bestätigen Sie die aktuelle Auswahl. Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog ohne zu speichern.
Register Benutzer/Benutzerinformation
Benutzernummer / ID | Für einen neu angelegten Benutzer wird automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben. Die Nummer (UserId) des angemeldeten Benutzers sieht dieser in Kombination mit seinem Kürzel im unteren Fensterrahmen. Die Nummer wird auch in den meisten Listen i. d. R. im Kopfbereich mit ausgegeben. |
Login-Name | Name des Benutzer, den dieser auch bei der Anmeldung angibt. (max. 8 Zeichen) |
Kürzel | Initialen des Benutzers (Pflichtfeld)(max. 10 Zeichen) |
Nachname | Persönliche Daten des Benutzers. Diese Kontaktdaten können in Objektbeschrieben genutzt werden, um individualisierte Anschreiben mit Sachbearbeiterinformationen zu ergänzen. (max. 30 Zeichen) |
Vorname |
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Straße |
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PLZ+Ort |
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Telefon |
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Fax |
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Email |
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Unterschriftsvollmacht |
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Notiz | maximal 70 Zeichen Der Administrationsdruck zeigt auch dies Notiz. Die Übersicht iX-Haus Benutzer in iX-Haus plus zeigt diese Notiz in der gleichnamigen Spalte. |
Arbeitsplatz | Art des Arbeitsplatzes für diesen Benutzer Alternativ zu dem Standard-Arbeitsplatz kann dem Benutzer auch ein reiner Viewer-Arbeitsplatz zugeordnet werden. Eine dritte Variante ist Viewer-Arbeitsplatz (inkl. Std.). Diese Anmeldung nutzt primär die Anmeldung im Viewer-Modus. Sind alle vertraglich vereinbarten Viewer-Arbeitsplätze in Verwendung, wird dem Benutzer eine Anmeldung als Standard-Arbeitsplatz zugestanden. Sind alle Arbeitsplätze besetzt, erhält der Benutzer bei seinem Anmeldeversuch einen entsprechenden Hinweis. |
Verwalter | Auswahl eines Kreditors im Rahmen des Zusatzmodul FremdverwalterDie Standardbenutzer haben die in der Benutzerverwaltung eingerichteten Objekt- und Programmrechte. Es gibt durch die Definition von Verwalter keine Einschränkung bei den Rechten von Standardbenutzern. Standardbenutzer können somit objektübergreifende Prozesse ausführen, wie z. B. Buchungsexport oder Umsatzsteuervoranmeldung, für welche neben Info-Rechten auch Buchungsrechte notwendig sind. Wird im Feld Verwalter ein Kreditor als Verwalter zugeordnet, ist der Benutzer ein Verwalter-Benutzer. Derart definierte Benutzer eines Fremdverwalters können bei aktivierten Systemeinstellungen andere Verwalter-Kreditoren nicht sehen und ihren Verwalter-Kreditor nicht ändern. Eigentümer-Benutzer können zusätzlich zu den Objektrechten auf die eigenen Objekte Info-Rechte auf die fremdverwalteten Objekte zugestanden werden. Dies kann per Systemeinstellung EigentuemerInfoRechte eingeschaltet werden. Somit können Eigentümer-Benutzer ggf. auch Auswertungen über den gesamten Objektbereich starten.Zur Einrichtung von Fremdverwaltungen steht Ihnen das Consulting der CREM SOLUTIONS auf Anfrage zur Verfügung. Beachten sie auch die Dokumention im Rahmen des Komfortpakets. Die einzelnen Verwalter werden als Kreditor mit Gewerk Verwalter gespeichert. Bei aktivierter Fremdverwaltung kann hier die Option Benutzer ist Eigentümer eingeschaltet sein. Ist keine Fremdverwaltung eingerichtet, ist dieser Menüpunkt inaktiv und nicht eingeschaltet. |
Niederlassung | <nodisp 2></nodisp> |
DMS-Login-Name | Für die automatische Anbindung des Benutzers an ein Dokumentenmanagementsystem. |
DMS-Login-Passwort | Für die automatische Anbindung des Benutzers an ein Dokumentenmanagementsystem. |
Benutzer deaktiviert | Option Ist der Benutzer deaktiviert, wird er bei einem Anmeldeversuch abgewiesen. Über die Deaktivierung behalten Sie eine Historisierung zur Information über den Benutzer, der i. d. R. im System mit von ihm erstellten/bearbeiteten Daten über die BenutzerId verknüpft ist. Daher ist es sinnvoll, einen ausgeschiedenen Benutzer nur zu deaktivieren, anstatt diesen zu löschen. Der Status der Deaktivierung kann später auch wieder aufgehoben werden, z. B. für saisonal eingesetzte Benutzer. Einige administrative Auswertungen bieten eine Filterfunktion, um deaktivierte Benutzer nicht auszugeben. |
Für iX-Haus plus freigeschaltet | Option Benutzer für iX-Haus und iX-Haus plus werden in der iX-Haus-Benutzeradministration gemeinsam verwaltet. [X] Der iX-Haus-Benutzer wird hiermit auch für iX-Haus plus freigeschaltet. Diese Koppplung ist auch erforderlich für den Benutzer, welcher im Stammdatenimport eingesetzt wird. [ ] Ist die Option nicht gesetzt, kann der Benutzer iX-Haus plus nicht starten. Sinnvoll ist dies, weil Sie für iX-Haus plus ggf. eine geringere Arbeitsplatzanzahl erworben haben oder nur bestimmte Benutzer auch Tätigkeiten in iX-Haus plus nutzen dürfen. Wir empfehlen, die Accounts von aktiven Benutzer für iX-Haus und iX-Haus plus möglichst zu koppeln. |
Vier-Augen-Prinzip aktiv | Im Rahmen des Zusatzmoduls Vier-Augen-Prinzip aktivierbare Option. |
Optionen … | Über diese Schaltfläche verzweigen Sie in weitere Programmfunktionen, um weitere Informationen zum Benutzer zu hinterlegen oder eine Benutzerliste aufzurufen. |
Menü | Aufruf des Funktionsmenüs für den angezeigten Benutzer. |
Liste Lizenzdetails
Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Benutzerverwaltung ⇒ Button Menü ⇒ Administrationsdruck ⇒ Lizenzdetails
Die Liste Lizenz-Details (Liste 9003) geben Sie als Vorschau oder auf dem aktuell eingestellten Drucker aus. Sie liefert alle relevanten Informationen zur aktuell eingesetzten Lizenz und den damit verbundenen Modulen und Arbeitsplätzen. Wählen Sie Ja für eine Vorschau am Bildschirm oder Nein für den Druck auf den voreingestellten Drucker. Der Dialog schließt sich nach Erstellung der Liste automatisch. Zum Abbruch ohne Listenausgabe schließen Sie das Dialogfenster.
Oracle lizenziert Nutzer nach dem Named-User-Prinzip. Abweichend dazu lizenzieren wir iX-Haus nach dem Concurrent-User-Prinzip. Die unterschiedlichen Lizenzierungsmodelle führen unter Umständen zu Differenzen. Als zusätzlichen Service und um Sie vor einem möglichen Lizenzverstoß gegenüber Oracle zu schützen, haben Sie die Möglichkeit, eine Lizenzliste mit Lizenzdetails zu generieren.
Um zu prüfen, ob Sie über die erforderliche Anzahl von Oracle Lizenzen verfügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Erstellen Sie sich die aktuelle Lizenzliste über die Fachadministration im Bereich der Nutzerverwaltung.
- Deaktivieren Sie ausgeschiedene Mitarbeiter und koppeln Sie gegebenenfalls iX-Haus und iX-Haus plus-User.
- Vergleichen Sie die Anzahl aktiver User mit der Anzahl Ihrer lizenzierten Oracle User.
Ist die Anzahl der Oracle Lizenzen niedriger als die Anzahl aktiver User oder haben Sie Fragen zur Lizenzierung? Melden Sie sich bitte beim Sales Team.
Benutzer Liste
Die Benutzer Liste 9000 liefert pro Benutzer dessen administrativen Daten. Die Liste kann optional ohne die deaktivierten Benutzer ausgegeben werden. Daten zu Buchungssperren werden hier nicht ausgegeben. Wählen Sie gegebenenfalls den Filter, um deaktivierte Benutzer auszublenden. Sie erhalten dann eine kompakte Liste der aktuellen Benutzer.
Benutzer Liste (Kurzform)
Die Benutzer Kurzliste 9001 kann optional ohne die deaktivierten Benutzer ausgegeben werden. Sie liefert tabellarisch pro Benutzer dessen Benutzer-ID, Nachname, Telefon, Login-Name, Programmklasse, Objektrechte, Ausschlusskonten, Kreditorenrechte und Freigaberechte. Wählen Sie gegebenenfalls den Filter, um deaktivierte Benutzer auszublenden. Sie erhalten dann eine kompakte Liste der aktuellen Benutzer.
Liste Programmrechte
Die Programmrechte geben Sie pro Benutzerklasse, optional auch mit Notizen als Vorschau oder auf dem aktuell eingestellten Drucker aus. Die Liste 9002 Übersicht Programmrechte zeigt für jedes Programmmodul analog zum Navigationsmenü die entsprechenden Rechte. In den [eckigen Klammern] vor jedem Modul wird das zugeordnete Recht ggf. mit einem Buchstaben angezeigt: A = Anlegen/Ändern (nicht löschen), B = Bankverbindung (nicht ändern), C = Bankverbindung/Buchungsvorgaben (nicht ändern), I = Info (nur Leserechte) X = Exclude (keine Rechte), S = S-Rechte (Adminrechte), kein Eintrag = alle Rechte außer Admin.
Liste Objekte je Mitarbeiter
Die Liste kann für alle Objekte oder für einen Objektbereich erstellt werden. Zur Ermittlung beendeter Objekte werden wahlweise Verwaltungsende oder Vertragende-Daten ausgewertet. Sie geben die Liste als Excel-Tabelle aus. Eine Excel-Installation auf der Workstation ist hierzu erforderlich. Es wird eine xls-Datei mit dem Dateinamen user_auswertung_hhmmjjmmtt.xls im tmp-Verzeichnis der iX-Haus-Installation erzeugt.
- Wählen Sie einen Objektbereich aus, um die Ausgabe auf diese Objekte einzuschränken. Mit
F2können Sie eine feste Objektgruppe für die Auswahl nutzen. Unter der Lizenz des Komfortpakets stehen auch dynamische Gruppen zur Verfügung. Lassen Sie die Auswahl leer, erfolgt die Ausgabe für alle Objekte. - Wählen Sie den Modus aus, mit welchem beendete Objekte ermittelt werden sollen. Zur Auswahl steht das
Verwaltungsendeund alternativ dasVertragsende. - Starten Sie die Auswertung mit Klick auf die Schaltfläche
Generieren.
MitAbbrechenbeenden Sie den Dialog ohne Auswertung.
Systemeinstellungen
Um mit dem Modul Benutzerverwaltung zu arbeiten, melden Sie sich in iX-Haus als Administrator oder mit S-Rechten an.
Systemeinstellungen
Mithilfe der folgenden Systemeinstellungen definieren Sie individuelle Anpassungen für das Modul Benutzerverwaltung.
Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank
AutomatischeAbmeldungNachTagen | Diese Einstellung definiert, nach wie vielen Arbeitstagen (Montag bis Freitag) inaktive User automatisch abgemeldet werden. So lässt sich verhindern, dass diese User dauerhaft Lizenzen in iX-Haus bzw. iX-Haus plus belegen. Die Standardeinstellung ist drei Arbeitstage. |
Sofern laufende Sollstellungen, Abruf von Listen, Importvorgänge oder ähnliche Prozesse des Nutzers aktiv sind, wird dieser nicht automatisch abgemeldet.