Administration

Allgemein

Programmstart von iX-Haus plus

Um eine Desktopverknüpfung zum Programmstart von iX-Haus plus einzurichten, muss diese auf die Datei ixhaus.plus.exe in dem Unterverzeichnis ..\nuris der Programminstallation verweisen.

Per Systemeinstellung StartIxHausPlus kann festgelegt werden, dass iX-Haus plus automatisch gestartet wird, wenn iX-Haus gestartet wird. Diese Systemeinstellung befindet sich unter Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > iX-Haus > Allgemein > StartIxHausPlus. Diese Einstellung macht Sinn, wenn nahezu alle Benutzer in der Benutzerverwaltung auch für iX-Haus plus freigeschaltet sind und häufig auch in iX-Haus plus tätig sind.

Aufruf von iX-Haus plus Modulen aus iX-Haus

Beachten Sie, dass die Nutzung einiger Module abhängig von einer entsprechenden Lizenz oder Einrichtung ist. iX-Haus-Benutzer werden beim Aufruf eines iX-Haus plus Moduls automatisch in der Benutzerverwaltung von iX-Haus für iX-Haus plus gekoppelt. Benutzerverwaltung von iX-Haus plus. Einschränkungen im Modulzugriff werden u. a. durch die Programmrechte definiert. Mit welcher Benutzerrolle [administration.html] der Benutzer in iX-Haus plus arbeitet und welche Module er dort im Zugriff hat, wird administrativ in iX-Haus plus eingestellt. Beim Aufruf von iX-Haus-Listen aus iX-Haus plus heraus werden die Benutzerrechte ebenfalls geprüft. Damit ist die Möglichkeit, Programmrechte auch auf Ebene einzelner iX-Haus-Listen zu definieren, auch in iX-Haus plus realisiert.

Benutzerverwaltung

Die generelle Benutzerverwaltung in iX-Haus bestimmt, mit welchem Benutzernamen und welchem Passwort sich ein Benutzer in iX-Haus oder iX-Haus plus anmelden kann. Mit dieser Anmeldung sind auch Programmrechte gekoppelt, welche die Bedienung ggf. einschränken oder auch erweitern. In der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus können Sie einzelnen Benutzern den Zugang zu iX-Haus plus-Modulen sperren bzw. vorhandene Sperren aufheben.

Im Register aktive Vertretung werden die in iX-Haus definierten Vertretungen angezeigt. Dieses Register wird für gekoppelte Benutzer deaktiviert, da die Vertretungen in diesem Fall ausschließlich über iX-Haus erfasst werden.

Massendatenänderungen für Verträge, Flächen und Personen können in den betreffenden Modulen in iX-Haus plus (ebenso in iX-Haus) nur mit S-Rechten vorgenommen werden, um Fehleingaben zu verhindern. Folgende S-Rechte werden benötigt, um Massendatenänderungen vornehmen zu können:

Für Verträge: Vertragsmanagement
Für Flächen: Flächenmanagement oder Flächen plus
Für Personen: Personenstamm oder Personen plus

Einstellungen

Globale Einstellungen

CTI-Telefonanbindung

Über die CTI-Telefonanbindung haben Sie die Möglichkeit, bei eingehenden Anrufen direkt zum Anrufer in die Detail-Maske von Personen plus bzw. Kreditoren plus zu wechseln. So haben Sie wesentlichen Daten zur Person direkt auf dem Bildschirm und können den Anrufer persönlich ansprechen. Zudem können Sie aus Personen plus bzw. Kreditoren plus komfortabel anrufen. In Verbindung mit dem Komfortpaket steht Ihnen die Anruffunktion sogar beim Objekt zur Verfügung, um den Hausmeister, zuständigen Installateur etc. anzurufen.

Voraussetzungen

TAPI-fähige Telefonanlage
Installierte TAPI-Treiber auf dem Client-Rechner
iX-Haus CTI Telefonanbindung - Lizenz

Technische Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie mit der Einrichtung starten, sollten Sie mit Hilfe von CTI-Test prüfen, ob die technischen Voraussetzungen für den Einsatz einer CTI Telefonanbindung bei Ihrer Telefonanlage gegeben sind. Sie finden dieses Testprogramm unter dem Menüpunkt Hilfe. Sie können es aber auch im iX-Haus-Verzeichnis unter nuris\ctitest.exe starten.

Im Dialog CTI-Test wird Ihnen neben dem Eingabefeld zur Auswahl der zu prüfenden Leitung und den Schaltern zum Steuern des Tests ein Protokoll angezeigt. Hier finden Sie entsprechende Testhinweise wie TAPI Treiber nicht installiert oder nicht konfiguriert. und Handlungshinweise und -ergebnisse wie Bitte rufen sie jemanden an oder lassen Sie die ausgewählte Rufnummer anrufen, … CTI-Test erfolgreich abgeschlossen! oder CTI-Test leider nicht erfolgreich, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Der CTI-Test ist eine technische Prüfung der bei Ihnen konfigurierten CTI-Einrichtung. Ist der Test erfolgreich, können Sie mit Lizenz und nach entsprechenden Systemeinstellungen mit iX-Haus und iX-Haus plus CTI-Funktionen nutzen. Ist der CTI-Test nicht erfolgreich, muss Ihr Administrator weitere Einstellungen vornehmen oder konfigurieren. Starten Sie danach den CTI-Test erneut.

Starten Sie in iX-Haus plus unter Hilfe den CTI-Test.
Wählen sie im Feld Telefonleitung die zu nutzende Leitung. Sollten Sie keine oder mehrere zur Auswahl haben, klären Sie bitte Ihren Administrator, welche Einrichtung noch vorgenommen werden muss oder welche Leitung zum CTI mit Ihrer Telefonanlage gekoppelt ist.
Mit dem Schalter Überwachung starten starten Sie den Test für die gewählte Telefonleitung.
Mit dem Schalter Anwählen prüfen Sie die Wählfunktion. Geben Sie im Dialog eine Rufnummer an, die Sie wählen wollen, z. B. das eigene Mobiltelefon oder die externe Rufnummer eines Bürokollegens.
Lassen Sie sich zum Test auf der eigenen Rufnummer anrufen.
Mit dem Schalter Überwachung beenden schließen Sie den Test ab.
Das Programmfenster bleibt geöffnet und Sie können die Protokollergebnisse prüfen und ggf. weiterleiten (Screenshot vom Fenster mit Alt+Druck erzeugen), insbesondere wenn Sie als Anwender den CTI-Test gestartet haben und der Administrator ggf. in Aktion treten muss.
Beenden Sie das CTI-Testprogramm mit Klick auf den X-Schalter rechts oben im Programmfenster des CTI-Tests.

Einrichtung
Wenn alle technischen Voraussetzungen für die CTI Telefonanbindung erfüllt sind und eine entsprechende Lizenz installiert ist, können Sie in iX-Haus unter Fachadministration – Systemeinstellungen Datenbank unter iX-Haus Plus– Globale Einstellungen die CTI-Kopplung aktivieren sowie die Nummernlänge und Vorwahl für externe Anrufe setzen. Hierzu dienen die einzelnen Systemeinstellungen:

PlusGlobalCTIKopplungAktiv
PlusGlobalCTIReactionAbhebebHoerer
PlusGlobalCTIreactionNummernlaenge
PlusGlobalCTIVorwahlExternAnrufe
iXHausCTIKopplungAktiv

Anschließend kann nach einem Neustart von iX-Haus/iX-Haus plus jeder Benutzer in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus in der Sicht Meine Daten seine passende Telefonleitung auswählen. Hierzu nutzt er dort das Feld CTI-Kopplung.

Wenn die CTI-Schnittstelle aktiv ist, wird ein Hinweis in der Benutzerdetailsicht für den Administrator eingeblendet, um die korrekte Zuordnung von Benutzer und Telefonleitung zu gewährleisten: „Hinweis: Bei der CTI-Kopplung muss jeder Benutzer für sich selbst seine passende Telefonleitung auswählen.“ Die CTI-Kopplung wird bei inaktiver CTI-Schnittstelle oder in der Benutzerdetailsicht eines anderen Benutzers ausgegraut.

Eingehende Anrufe entgegennehmen
Bei einem eingehenden Anruf sucht iX-Haus plus in den iX-Haus-Stammdaten (Personenstamm, Kreditorenstamm sowie Eigentümern) nach Treffern mit der Telefonnummer und zeigt alle Treffer in einem Dialogfenster. Es öffnet sich ein Dialog iX-Haus plus - eingehender Anruf (mit Rufnummer und Uhrzeit) mit Anzeige der möglichen Treffer und deren Herkunft.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mit den Schaltern im Bereich Aktionen mit Mausklick direkt zur Startseite oder zu Personen plus bzw. Kreditoren plus Detail-Maske zu wechseln. Weiterhin können Sie direkt eine Meldung oder einen Auftrag erstellen (sofern Sie diese Module lizensiert haben).

Anrufe tätigen
In der Detailsicht können Sie über die Schaltfläche Anrufen (Telefonhörersymbol hinter einem Telefonnummernfeld) können Sie angezeigte Telefonnummer direkt anwählen.

In der Listen-Sicht wird über die Schaltfläche Anrufen ein Dialogfenster mit allen Telefonnummern angezeigt, die für den ausgewählten Datensatz zu Verfügung stehen. Aus dem Dialogfenster Anrufen können Sie dann eine dort ausgewählte Nummern anrufen. Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.

E-Mail-Versand via SMTP-Server konfigurieren

Register konfigurieren

Lizenzverwaltung

In der Lizenzverwaltung sehen Sie unter Freigeschaltete Module die jeweils lizenzierten Module und deren zulässige Benutzeranzahl sowie die Gültigkeit der aktuellen Lizenz. Die Gültigkeit kann auf ein Enddatum eingeschränkt sein. Zur Verwaltung der Lizenzen ist eine administrative Anmeldung erforderlich.

Lizenz installieren

Melden Sie sich als admin an.
Im Modul Lizenzverwaltung stehend nutzen Sie unter Extras die Programmfunktion Lizenz installieren. Ist diese Funktion in der Funktionsliste unter Extras nicht enthalten, obwohl Sie als admin angemeldet sind, müssen Sie ggf. den Standort in der Navigation ändern oder eine im Hintergrund befindliche Detail- oder Eingabemaske von iX-Haus plus schließen.
Nach einer Sicherheitsabfrage öffnet sich eine Dateiauswahl, in welcher Sie die Lizenzdatei für iX-Haus plus auswählen (Dateiendung .lic).
Nach Auswahl der Lizenzdatei öffnet sich der Dialog Lizenzkey Eingabe.
Hier geben Sie den zur Lizenzdatei gehörigen Key ein, welchen Sie parallel zur Lizenzdatei von der CREM SOLUTIONS erhalten haben.
Mit OK bestätigen Sie die Eingabe des Keys.
Beinhaltet die neue Lizenz Freischaltungen für den Import, müssen Sie das Importmodul für bestimmte Benutzer erst in der Benutzerverwaltung entsperren! I. d. R. wird der Import nur von einem Benutzer ausgeführt.
Starten Sie iX-Haus plus nach einer Lizenzeinspielung erneut, damit die Änderungen wirksam werden.

Lizenz automatisch einspielen

Das Einspielen von Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus kann automatisiert erfolgen. Bei Lizenzänderungen oder Lizenzerweiterungen können neue Lizenzen zentral aus iX-Haus heruntergeladen und installiert werden. Benutzer mit administrativen Rechten finden im Pull-Down Menü in iX-Haus unter EXTRAS den Punkt Lizenz einspielen. Im darauffolgenden Dialog können Sie per Schalter Lizenzen abrufen prüfen, ob neue Lizenzen für iX-Haus und iX-Haus plus vorhanden sind. Diese Lizenzen werden über einen SFTP-Server bereitgestellt und automatisch heruntergeladen. Innerhalb des Vorgangs können Sie die Unterschiede zwischen der bestehenden und der neuen Lizenz anzeigen lassen. Durch den Aufruf Lizenz einspielen werden die aktuellen Lizenzen eingespielt.

Verantwortlichen ändern

Mit der Lizenz zum Komfortpaket und als Admin in iX-Haus plus angemeldet können Sie über Extras, Verantwortlichen ändern die Eintragung eines Verantwortlichen in iX-Haus plus wechseln, z. B. bei einer Aufteilung von Aufgabenbereichen oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Dies kann für alle Objekte oder für einzeln benannte Objekte ausgeführt werden. Eine weitere Einschränkung kann mit dem Teamfilter über die Auswahl eines Teams erfolgen. Benennen Sie den Benutzer, dessen Zuordnung als Verantwortlicher entzogen werden soll und den Benutzer der diese Zuordnung übernimmt. Über den Modulfilter bestimmen Sie, in welchen iX-Haus plus-Modulen diese Änderung ausgeführt werden soll.