Mit dem Modul Personen plus haben Sie Zugriff auf alle in iX-Haus erfassten Personenstammdaten. Diese können Sie als Basis für Meldungen oder Aufträge nutzen oder auch in iX-Haus plus Serienbriefe erzeugen. Mit der Auswahl einer Person öffnen Sie eine Detailansicht mit allen zugehörigen Daten und Verknüpfungen.
Hier finden Sie Beschreibungen zu modulspezifischen Funktionen und Prozessen.
Die Funktion Mahnsperre/Mahnnotizen ändern ermöglicht dem Benutzer, für ausgewählte Datensätze nach Bedarf Mahnsperre und Mahnnotizen zu ändern. Die Funktion steht auch Nutzern ohne S-Rechte zur Verfügung, da diese die Funktion ausgewählte Personendaten ändern nicht nutzen können.
Sie können Personendaten für einzelne Personen oder per Mehrfachauswahl über das Kontextmenü anpassen. Öffnen Sie dazu den Dialog ausgewählte Personendaten ändern. Zur Sicherheit muss für jede Änderung im Register Personendaten bzw. Beschriebfeld explizit das Kontrollfeld ändern bestätigt werden. Werden Felder zum Ändern bestätigt und dann leer gelassen, können über diesen Weg Felder sehr komfortabel geleert werden. Mit der neuen Funktion passen Sie z. B. in Vorbereitung der Nutzung der Partnerverwaltung in iX-Haus plus die Anreden von Personen an, ohne jeden Datensatz einzeln zu bearbeiten oder ergänzen relevante bzw. löschen nicht mehr benötigte Hinweise und Notizen. Über die entsprechende Filterung im Grid können Sie z. B. auch Daten für alle Personen eines Objektes ändern und übersehen so nichts.
Bitte beachten Sie, dass die neue Funktion sehr sorgfältig angewendet werden sollte, um keine unerwünschten Anpassungen vorzunehmen.
Das Feld Anrede kann nur bei Personen geändert werden, welche keinen Partnerbezug haben.
Die Änderung von Vertragsdaten (Branche, Status, Beschriebe) ist sowohl für einzelne Verträge als auch in Mehrfachauswahl möglich. Markieren Sie dazu in der Vertragsübersicht den / die gewünschten Verträge und klicken im Kontextmenü auf ausgewählte Vertragsdaten ändern. Über einen Popup-Dialog können Sie die o. g. Vertragsdaten direkt anpassen und speichern. Möchten Sie z. B. Ihre im Vertragsmanagement erfassten Branchen restrukturieren, so können Sie dies nun tun, ohne jeden einzelnen Vertrag anzupassen oder führen Sie nun für mehrere Verträge gleichzeitig eine Statusanpassungen durch, wenn bei sich bei einem Mieter mit mehreren z. B. Stellplatz-Verträgen Änderungen ergeben.
Mit Alt + A oder Menüauswahl Auftrag erstellen aus dem Fenster-Hauptmenü erfassen Sie neue Aufträge. Hierbei werden für den Melder die Daten der eingestellten Person übernommen. Der Betreff ist ein Pflichtfeld. Die Auswahl der Auftragsart ist abhängig von Ihrer Programmeinrichtung. Bei einem Auftrag müssen Sie zudem einen Kreditor zuordnen und den Auftrag durch mindestens eine Auftrags-Position deklarieren. Über das Gewerk können Sie den ggf. erforderlichen Tätigkeitsbereich zum Auftrag angeben. Zwei Hinweis-Felder dienen der weiteren Kurzbeschreibung. Ausführliche Angaben zum Auftrag machen Sie in den Registern Notizen, Positionen, Gewährleistung, Multimedia und Termine.
Mit Alt + M oder Menüauswahl Meldung erstellen aus dem Fenster-Hauptmenü erfassen Sie neue Meldungen. Hierbei wird als Melder die voreingestellte Person angenommen. Der Betreff ist ein Pflichtfeld. Die Auswahl der Meldungsart ist abhängig von Ihrer Programmeinrichtung. Über das Gewerk können Sie den ggf. erforderlichen Tätigkeitsbereich zur Meldung angeben. Drei Hinweis felder - ein freies Feld und zwei Auswahl-Hinweise - dienen der weiteren Kurzbeschreibung. Ausführliche Angaben zur Meldung machen Sie in den Registern Notizen, Multimedia und Termine.
Schreiben an Personen in iX-Haus plus sind typischerweise ohne Objektbezug. Sie können bei Bedarf einen Objektbezug herzustellen und damit Objekt-Serienbriefplatzhalter nutzen. Bei Erstellung eines Serienbriefs direkt über Objekte plus ergibt sich der Objektbezug aus dem Kontext. Bitte beachten Sie, bei den entsprechenden objektbezogenen Vorlagen der Texttypen ParAllg im Vorlagenmanager als zusätzliche Platzhalter freizuschalten und die Objekt-Serienbriefplatzhalter in der Vorlage aufzunehmen.
Bei Nutzung des Vorlagenmanagers für Personen plus können Sie Serienbriefe und E-Mails auch aus der Listensicht heraus per Mehrfachauswahl an mehrere Personen senden. Filtern und markieren Sie vorab in der Listensicht die entsprechenden Daten.
Haben Sie mehrere Personen markiert, um für diese Personen einen Serienbrief / eine E-Mail zu erstellen, so wird im Serienbriefdialog unter Anlagen das Kontrollfeld Multimedia anzeigen eingeblendet. Mit dieser Funktion können bei der Erstellung von Schreiben oder E-Mails die ausgewählten Anlagen direkt angehängt und pro Mieter mit ausgegeben werden. Haben Sie beispielsweise im Zuge der EnSikuMaV die Energiekostenprognose Ihrer Gas-/Wärmelieferanten über Multimedia den Personen zugeordnet, so können Sie diese einfach markieren und zu jeder Person wird dann die passende Anlage ausgegeben. Details siehe Doku_iX-HausPlus_EnSikuMaV.pdf im Doku-Verzeichnis.
Damit Sie die Multimedia-Dokumente in den Anlagen zum Serienbrief einfach finden, stehen hier die allgemein bekannten Such-/Filter- und Sortieroptionen sowie entsprechende Felder wie Obj.Nr., Obj.Bez, Per.Nr. und Per.Name zur Verfügung.
Das Kontextmenü in der Anlagenübersicht bietet diverse Funktionen zur Bearbeitung der ausgewählten Anlage(n): Anlage öffnen, Anlage(en) hinzufügen, ausgewählte Anlage(en) markieren, Markierung(en) aufheben.
Der Aufbau des E-Mail-Betreff erfolgt zur Kennzeichnung mit vorangestellten Buchstabencodes. Für Personen wird automatisch der Code P- eingesetzt. Beispiel eines Betreffs:
[P-2017/00001] Sommerfest 2017
Die Übersicht liefert im Grid Spalten mit Daten aus dem Personenstamm. Die Detailsicht bietet die Register Person, Notizen, Termine, Multimedia, Schriftgut, Meldungen, Verantwortliche und Historie. Im Register Person werden Kontakt/Bankdaten, Buchungen, Personendaten, Vertragsinfo, Verträge und Termine als Übersicht angezeigt.
Die erweiterte Form erlaubt die Anzeige zusätzlicher Daten, z. B. aus der Kautionsverwaltung oder dem Mahnwesen. Dies bedingt eine längere Bearbeitung der Datenabfrage.
Die Ansicht Verträge kann die Branche anzeigen und damit als Filter dienen. So können Sie sehr schnell Ihre Verträge einer bestimmten (Risiko-)Branche filtern und über den Aufruf der Mieterbestandsliste auswerten (rechte Maustaste: Berichte).
Im Register Person sind die wichtigsten Informationen zur ausgewählten Person zusammengetragen. Damit die Daten auf einer Bildschirmseite darstellbar sind, verfügen die verschiedenen Bereiche über Scrollbalken. Die Maske ist dreispaltig in folgende Bereiche gegliedert: Kontakt-/Bankdaten, Buchungen, Person, Vertragsinfo, Termine und Verträge. Jeder Bereich kann über einen kleinen Schalter rechts oben im Maskenbereich [+][-] minimiert oder maximiert werden. Uber die senkrechten grauen Balken zwischen den Bereichen können Sie zudem die Breite der Spalten anpassen. Die hier angezeigten Daten wurden in iX-Haus in verschiedenen Bereich erfasst und werden hier zusammenfassend dargestellt.
Bei entsprechender Einrichtung der CTI-Schnittstelle kann eine eindeutig zugeordnete Rufnummer eines Anrufers die Datenmaske des Anrufers automatisch aufgerufen werden. Die Felder Tel.1 und Tel.2 weisen dann auch ein Telefonhörer-Symbol auf, über welches Sie ein TAPI/CTI-gestütztes Telefonat mit Mausklick beginnen können. Sofern vorhanden, werden auch Rufnummern aus zugeordneten Datensätzen der Partnerverwaltung angeboten.
iX-Haus plus-Termine können Sie hier für die gewählte Person abrufen und neue Termine definieren. Welche Termine angezeigt werden, steuern Sie über die Termine-Einstellung in der Haupt-Symbolleiste. Hier stehen Ihnen Personentermine, Objekttermine und Flächentermine zur Verfügung. Mit weiterem Filter können Sie die allgemeine Sicht (→ Alle) einschränken. Zur Auswahl stehen Ihnen hier: Alle, Offen, Erledigt.
Hier werden die Daten angezeigt, welche individuell im Personenbeschrieb zur gewählten Person eingetragen sind. Die Dateneingabe selbst erfolgt in iX-Haus im Stammdaten-Modul Personenstamm auf Basis des Personenbeschriebs. Der Beschrieb wird nur eingeblendet, wenn Personenbeschrieb-Daten zur Person vorliegen.
Das Register weist hinter seiner Beschriftung die Anzahl der verfügbaren Dokumente in runder Klammer aus. Die Dokumente werden im Grid aufgelistet nach Dokumentenname, Dokumententyp, Erstellungsdatum und Dateiname. Ggf. ist der Status In DMS gesetzt - wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem DokuWare einsetzen und das betroffene Dokument im DMS schon archiviert ist.
Bestehende Word- und Textdokumente können per Funktion Dokumente nach PDF wandeln im Kontextmenü in PDF-Dateien konvertiert werden. Somit könnten z. B. Text-Dokumente auch dann nach casavi übertragen werden, wenn keine DocuWare-Anbindung vorhanden ist.
Meldungen werden zentral über das iX-Haus plus Meldungen verwaltet. Details zu der Erfassung von Meldungen finden Sie hier. Zur ausgewählten Person können Sie Meldungen einsehen. Dies sind i. d. R. Schadensmeldungen, welche die Person selbst gemeldet hat oder welche das Objekt betreffen, in zu welchem die Person gehört. In der Symbolleiste des Personen plus-Registers Meldungen können Sie wahlweise die Meldungen des Objekts oder die Meldungen der Person darstellen.
Aufträge werden über das iX-Haus plus Modul Aufträge verwaltet. Details zu der Erfassung von Aufträgen finden Sie hier Aufträge. Zur ausgewählten Person können Sie Aufträge einsehen. Dies sind i. d. R. Aufträge, welche die Person selbst initiiert hat oder welche das Objekt betreffen, in zu welchem die Person gehört. In der Symbolleiste des Personen plus-Registers Aufträge können Sie die Aufträge der Person darstellen.
Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > iX-Haus Plus > Global
PlusGlobalCTIKopplungAktiv | 1.24.189.5 | Wenn beim eingehenden Anruf direkt zum Anrufer in die IHS Detailmaske von Personen plus bzw. Kreditoren plus gewechselt werden soll, oder aus ISH angewählt werden soll, muss diese Einstellung aktiviert sein. Standard: nicht aktiv |
iXHausCTIKopplungAktiv | 1.24.189.9 | Hiermit kann gesteuert werden, ob in iX-Haus bei eingehenden Anrufen direkt die IHS Detail-Maske von Personen plus bzw. Kreditoren plus gewechselt werden kann. Dafür muss die Systemeinstellung PlusGlobalCTIKopplungAktiv auch aktiv sein. Die Systemeinstellung ist standardmäßig aktiviert. Die Einstellung sollte beim Einsatz bestimmter TAPI-Software deaktiviert werden, wenn bei dieser die Leitung nur einmal belegt werden darf. |