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Standard Buchungsexport

Standard Buchungsexport

Was mache ich hier?

Alternativ zur Buchungsexportschnittstelle für den Standard Buchungsexport kann eine kundenspezifische Buchungsexportschnittstelle für SAP oder andere übergeordnete Buchhaltungssysteme konfiguriert sein. Die Anwender erhalten dann eine schnittstellenspezifische Dokumentation als PDF-Datei.

Beim Export über den Standard Buchungsexport werden eine Buchungsdatei und eine Saldendatei im csv-Format erzeugt. Optional kann auch eine Kreditorendatei erstellt werden. In Echtlauf exportierte Buchungen werden über die verwendete Laufnummer gegen Ändern oder erneutes Exportieren gesperrt. Optional kann auch eine Buchungssperre gesetzt werden, welche die exportierten Buchungskreise bis zum Ende des Exportzeitraums sperrt.

Wie mache ich es?

Bedienschritte der Schnittstelle Standard Buchungsexport und Hinweise zu Tools. Bitte beachten Sie auch Hinweise aus der begleitenden PDF-Dokumentation zu Ihrer ggf. spezifisch angepassten Schnittstelle.

Exportlauf starten

Konten-Tabelle pflegen

Buchungsexport zurücksetzen

Was brauche ich dazu?

Für die Schnittstelle Standard Buchungsexport wird eine Lizenz benötigt. Ob Sie über diese Lizenz verfügen, können Sie im Menü Extras, Lizenz einspielen abfragen. Hier muss beim Aufruf der aktuellen Lizenzdaten das Zusatzmodul Buchungsexport markiert sein. Nach der reinen Abfrage verlassen Sie den Dialog mit Abbrechen.

Dialog Kontentabelle bearbeiten

Mit dieser Tabelleist ein sogenanntes 'Mapping' der iX-Haus-Konten auf den Kontenrahmen des externen Empfängers der Exportdaten möglich. Versorgen Sie mehrere Empfänger, müssen diese identische Kontenrahmen nutzen!

Feld	Beschreibung
`iX-Kontenbereich`	Angabe von mindestens einem iX-Haus-Konto als iX-Konto. Der iX-Kontenbereich kann auch mehrere Sachkonten kommagetrennt oder einen Sachkontenbereich darstellen. Jedes iX-Konto darf nur einmal auftreten. Es müssen nicht alle iX-Haus-Konten als iX-Konten benannt werden. Beim Export müssen diese jedoch Konto und Gegenkonto des im Hauptbuch von iX-Haus gebildeten Sachkontenblocks abdecken, ansonsten gibt es Saldenfehler durch nur teilweise zum Export vorgeschlagener Buchungszeilen.
`Export-Konto`	Kontonummer des Zielkontos.
`Kumulieren`	Aktivieren Sie die Option `Kumulieren aktiv`, wenn zu einem iX-Konto auftretende mehrere Buchungen saldiert und nur der rechnerische Saldo an das Export-Konto übertragen werden soll. Dementsprechend werden in der Exportdatei dann keine idividuellen Buchungsnummern oder -texte benannt.
`OK`	Schaltfläche zum Speichern der Definition.
`Abbrechen`	Schaltfläche zum Verlassen der angezeigten Definition ohne zu speichern.

Dialog Objekt-Tabelle

Feld	Beschreibung
`iX-Hauptbuchungskreis`	Nummer des Buchungskreises (Hauptbuch oder FIBU) in iX-Haus. Die Angabe von Nebenbuch-Objektnummern ist im späteren Verlauf ohne Wirkung und hier somit sinnlos.
`Export-Buchungskreis`	Nummer des Buchungskreises im Zielsystem, welches die exportierten Daten des benannten iX-Hauptbuchungskreises übernimmt.
`OK`	Schaltfläche zum Speichern der Definition.
`Abbrechen`	Schaltfläche zum Verlassen der angezeigten Definition ohne zu speichern.

Register Export

Im oberen Bereich liefert die Export-Info Daten zum letzten Exportlauf. Im unteren Bereich geben Sie die Parameter für den nächsten Lauf an.

Feld	Beschreibung
`Letzter Export am`	Information über Datum / Uhrzeit des letzten Echtlaufs.
`Von Benutzer`	Information über Anwendernummer und Kürzel
`Lauf-Nummer`	Information über letzte Laufnummer
`Von Wertstellungsdatum`	Information über Datum Auswertungsbeginn des letzten Laufs
`Bis Wertstellungsdatum`	Information über Datum Auswertungsende des letzten Laufs
`Status`	Status des letzten Laufs mit vorgenannter Laufnummer.

`Lauf-Nummer`	Information über aktuelle Laufnummer Auch wenn ein Lauf zurückgesetzt wurde, wird dessen Laufnummer nicht erneut vergeben! Ein Wiederholungslauf nach dem Rücksetzen wird demnach immer eine höhere Laufnummer aufweisen, als zuvor erzeugte Läufe.
`Hauptbuchungskreise`	FIBU- oder Hauptbuchungskreisnummern. Für ggf. angegebene Nebenbücher wird die übergeordnete FIBU ermittelt.
`Von Wertstellungsdatum`	Datum, Auswertungsbeginn noch nicht exportierte relevante Buchungen mit Wertstellungsdatum innerhalb der Abfrageperiode können exportiert werden.
`Bis Wertstellungsdatum`	Datum, Auswertungsende
`Ausgabepfad`	Ausgabepfad für die Exportdateien, F2 öffnete einen Dateidialog, in welchem auch neue Unterverzeichnisse generiert werden können.
`Testlauf`	Schalter `[X]` Es wird ein `Testlauf` ausgeführt. Dabei wird ebenfalls ein Protokoll erzeugt. Die hiermit zu Prüfzwecken erzeugten Exportdaten sollten nicht an den Empfänger weitergeben werden bzw. von diesem wie Echtdaten behandelt werden, da ein späterer Echtlauf diese Daten erneut liefern kann (Dublettengefahr). Die Laufnummer wird bei einem Testlauf nicht hochgesetzt. Buchungs- oder Änderungssperren werden nicht erzeugt. `[ ]` Es wird ein `Echtlauf` erzeugt. exportierte Buchungen werden gegen Ändern oder erneuten Export gesperrt. Ggf. wird eine Buchungssperre bis zum Auswertungszeitraum gesetzt.
`Buchungssperren setzen`	Schalter `[X]` Es wird für die exportierten Buchungskreise eine Buchungssperre bis zum Auswertungszeitraum gesetzt. `[ ]` Die Buchungssperre wird nicht verändert, es kann somit möglich sein, im Auswertungszeitraum weitere Buchungen anzulegen, welche dann erst mit einem anderen Lauf erxportiert werden könen. In diesem Fall empfiehlt es sich, als Auswertungsbeginn den Geschäftsjahresbeginn zu wählen.
`Export`	Schaltfläche, startet den Export

Register Historie

Spalte	Beschreibung
`Nr.`	Laufnummer, diese kann aufgrund von Testlaufen mehrfach auftreten.
`Erstellungszeit`	Datum und Uhrzeit der Erstellung des historisierten Laufes.
`Jahr`	Buchungsjahrgang
`Buchungskreisbereich`	Zum Export verwendete Angabe zu Buchungskreisen.
`Von Datum`	Datum, Auswertungsbeginn
`Bis Datum`	Datum, Auswertungsende
`Anzahl`	Zahl der exportierten Sachkontenbuchungen
`Soll`	Soll-Saldo
`Haben`	Haben-Saldo
`Lauftyp`	`Testlauf` oder `Echtlauf`
`Status`	Status des Laufs (`Export erfolgreich`, `keine Daten exportiert`, `Fehler. keine Daten exportiert`)

Das Grid kann sortiert, gedruckt oder mittel Kontextmenü nach Excel exportiert werden. Mit der Kommandoleistenschaltfläche Drucken ist eine Ausgabe der Tabelle ebenfalls als Exceldatei möglich.

Register Konten-Tabelle

Möglich ist hier eine 1:n-Verknüpfung zwischen iX-Haus-Konten (nur einmalige Nennung) und Export-Konten (Mehrfachbezüge zu diversen iX-Konten)

Feld	Beschreibung
`iX-Kontenbereich`	Angabe von mindestens einem iX-Haus-Konto als iX-Konto. Der Kontenbereich kann auch mehrere Sachkonten oder einen Sachkontenbereich darstellen. Jedes iX-Konto darf nur einmal auftreten. Es müssen nicht alle iX-Haus-Konten als iX-Konten benannt werden. Beim Export müssen diese jedoch Konto und Gegenkonto des im Hauptbuch von iX-Haus gebildeten Sachkontenblocks aufweisen, ansonsten gibt es Saldenfehler durch nur teilweise zum Export vorgeschlagener Buchungszeilen.
`Export-Konto`	Kontonummer des Zielkontos. Damit ist ein sogenanntes 'Mapping' der iX-Haus-Konten auf den Kontenrahmen des externen Empfängers der Exportdaten möglich.
`Kumulieren`	Ist die Option `Kumulieren aktiv` werden zu einem iX-Konto auftretende mehrere Buchungen saldiert und nur der rechnerische Saldo an das Export-Konto übertragen. Dementsprechend werden in der Exportdatei dann keine idividuellen Buchungsnummern oder -texte benannt.

Über die Kontextmenüfunktion stehen Neu, Ändern und Löschen zur Verfügung. Doppelklick, Neu und Ändern rufen den Dialog Kontentabelle bearbeiten auf.
Mit der Kommandoleistenschaltfläche Drucken ist eine Ausgabe der Tabelle als Exceldatei möglich. Weitere Standard-Kommandoleistenschaltflächen sind: Neuen Datensatz anlegen (Strg + N) und Datensatz löschen (Strg + Entf).

Register Objekt-Tabelle

Feld	Beschreibung
`iX-Hauptbuchungskreis`	Nummer des Buchungskreises (Hauptbuch oder FIBU) in iX-Haus
`Export-Buchungskreis`	Nummer des Buchungskreises im Zielsystem, welches die exportierten Daten übernimmt.

Über die Kontextmenüfunktion stehen Neu, Ändern und Löschen zur Verfügung. Doppelklick, Neu und Ändern rufen den Dialog Objekttabelle bearbeiten auf.
Mit der Kommandoleistenschaltfläche Drucken ist eine Ausgabe der Tabelle als Exceldatei möglich. Weitere Standard-Kommandoleistenschaltflächen sind: Neuen Datensatz anlegen (Strg + N) und Datensatz löschen (Strg + Entf).

Struktur der Exportdaten

Es werden generell csv-Dateien erzeugt. Hierbei wird zwischen Testlauf oder Echtlauf nicht unterschieden! <warp tip>Löschen Sie daher ggf. erzeugte Testdaten und verschieben Sie Daten von Echtläufen z. B. in ein ZIP-Archiv, bevor Sie in gleichem Verzeichnis weitere Echtdaten generieren.</wrap>

Buchungsdatei

Kreditorbuchungen

Saldendatei

Systemeinstellungen

Die Systemeinstellung ZielVerrKto muss für einen korrekten Einsatz der Schnittstelle Standard Buchungsexport kundenspezifisch konfiguriert werden. Weitere Systemeinstellungen sind optional.

Spezifische Systemeinstellungen zu einer von Ihnen eingesetzten Variante einer Buchungsexportschnittstelle finden Sie ggf.in dem schnittstellenbezifischen PDF-Dokument im doku-Verzeichnis.

Systemeinstellung	Beschreibung
`ZielVerrKto`	Zielverrechnungskonto für Fremdsystem. Die Buchungen werden im Fremdsystem gegen ein Verrechnungskonto für den Import von iX-Haus-Buchungen gebucht. Sie geben in der Systemeinstellung [1.12.157.1] die im Zielsystem hierfür verwendete Kontonummer an. Bei einer Ersteinrichtung muss diese Systemeinstellung konfiguriert werden. Es kann nur ein Verrechnungskonto benannt werden. Exportieren Sie an unterschiedliche Mandanten, bestimmen Sie eine gemeinsam verwendbare Kontonummer. Standard: ./.
`KreDat`	Die Systemeinstellung [1.12.157.2] erlaubt optionale Ausgabe einer Kreditor-Buchungsdatei. Standard: nicht aktiv
`Kumulierung`	Die Systemeinstellung [1.12.157.3] steuert die Objektebenen bei kumulierter Ausgabe, also ob kumulierte Export-Konten pro Objekt oder pro Hauptbuchungskreis kumuliert werden. Standard: Objekt,Hauptbuchungskreis
`Dateiname`	Die Systemeinstellung [1.12.157.4] definiert die Namensbildung der Exportdatei. Hierbei können Sie neben individuellen Vorgaben auch Platzhalter einsetzen (`$LAUFNR`: Exportlaufnummer, `$FIBU`: Buchungskreisnummer). Beachten Sie bei individueller Anpassung auch die Dateiendung zu definieren! Standard ist `$LAUFNR_stdBuExport.csv`
`KreditorDateiname`	Die Systemeinstellung [1.12.157.5] definiert die Namensbildung der Exportdatei für die Kreditor-Buchungsdatei (relevant, wenn Systemeistellung `KreDat` aktiv ist). Hierbei können Sie neben individuellen Vorgaben auch Platzhalter einsetzen (`$LAUFNR`: Exportlaufnummer, `$FIBU`: Buchungskreisnummer). Beachten Sie bei individueller Anpassung einen abweichenden Namen gegenüber der Definition in Systemeinstellung `Dateiname` und auch hierbei die Dateiendung zu definieren! Standard ist `$LAUFNR_stdBuExport_Kre.csv`
`SaldenDateiname`	Die Systemeinstellung [1.12.157.6] definiert die Namensbildung der Saldendatei. Hierbei können Sie neben individuellen Vorgaben auch Platzhalter einsetzen (`$LAUFNR`: Exportlaufnummer, `$FIBU`: Buchungskreisnummer). Beachten Sie bei individueller Anpassung neben eines eindeutogen Namens auch die Dateiendung zu definieren! Standard ist `$LAUFNR_stdBuExportSalden.csv`
`ExportDateiImmer`	Die Systemeinstellung [1.12.157.7] steuert, ob beim Standardbuchungsexport Export-Dateien generiert werden sollen, wenn der Export mit Fehlern ausgeführt wird. Standard: nicht aktiv
`DatumFormat`	Mit der Systemeinstellung [1.12.157.8] kann das Datumsformat für die Ausgabe in die Exportdatei definiert werden. Für die Konfiguration stehen die Platzhalter `DD` (Tag), `MM` (Monat) und `YYYY` (Jahr) zur Verfügung. Standard: `DD.MM.YYYY`
`PositiveBetraege`	Systemeinstellung [1.12.157.9] steuert, ob negative Buchungsbeträge mit einem Soll/Haben-Tausch und somit positiv exportiert werden sollen Standard: nicht aktiv