iX-Wiki

Im Register Einstellungen geben Sie grundlegende Parameter für das Dateimanagement vor. Hier geben Sie den Augabepfad, die DOC-Vorlage für das Anschreiben (komplette Pfadangabe inklusive Dateiname und - endung) sowie die XLS-Vorlage (OBJ) (komplette Pfadangabe inklusive Dateiname und -endung) an. Fehlen die angegebenen Verzeichnisstrukturen, schlägt iX-Haus vor, diese automatisch anzulegen. Idealerweise nutzen Sie Pfade, welche allen iX-Haus-Benutzern zugänglich sind.

Wenn die neue Variante der Excel-Generierung aktiviert (siehe Systemeinstellung NutzeNeueExcelVariante) und der API-Zugriff auf ein DMS verfügbar ist, wird zusätzlich die Option Belege aus DMS holen (SKto) angezeigt. Ist sie aktiviert, werden die im XLS-Template in bestimmten Blöcken (u. a. ${Objekte, ${ObjekteSachKtoX, ${ObjekteSachKtoBuX. Siehe AllgKontoDef_Module.pdf) per KontoDef angesteuerten Sachkonten eingesammelt. Bei der Verwendung von DocuWare wird zusätzlich noch eine Checkbox angezeigt, mit deren Hilfe sich vorgeben lässt, ob die Dokumente alternativ mit DMS-Stempel geholt werden sollen. Nach dem Generieren der Excel-Datei für den jeweiligen Eigentümer, wird im DMS nach Belegen zu den genutzten Sachkonten und dem Abrechnungszeitraum gesucht. Gefundene Belege werden in einer PDF-Datei zusammengefasst und beim Druck der Abrechnung mit ausgegeben.

Verwenden Sie zur Pflege der Word-Vorlage für das Anschreiben TextNr (VA) den Vorlagenmanager. Sie finden die verwendbaren Platzhalter im Abschnitt Verwaltungsabrechnung (Excel(VA). Diese Auswahl Anschreiben TextNr (VA) wird nur angeboten, wenn in den Systemeinstellungen Datenbank für AktiviereNeuenSerienbrief das Modul ix3095 Verwaltungsabrechnung (Excel) ausgewählt ist. Ist die Auswahl dort nicht aktiv, wird das Feld DOC-Vorlage (Anschreiben) zur Auswahl der Vorlage angeboten. Zur Auswahl einer Vorlage wird dann ein Dateibrowser geöffnet, welcher Sie bei der Auswahl einer DOC- oder DOCX-Datei unterstützt. Als Quelle ist das iX-Haus-Hauptverzeichnis voreingestellt. Die Mustervorlage T_VwAbrechnung.doc finden Sie in Ihrem iX-Haus-Verzeichnis unter Vorlagen_Excelreporting\VerwaltungsAbr. Der Wechsel von alter Vorlage zu neuer Vorlage im Vorlagenmanager wird leider nicht automatisiert unterstützt. Legen Sie daher im Vorlagenmanager einen neuen Text vom Typ VA an. Sie können jedoch Textpassagen ohne die alten Platzhalter mit Copy & Paste aus einer parallel geöffneten alten Vorlage übernehmen oder den alten Vorlagentext zuvor von Platzhaltern bereinigen und dann importieren.

Im ebenfalls im iX-Haus-Verzeichnis unter Vorlagen_Excelreporting\VerwaltungsAbr verfügbaren Mustertemplate T_VwAbrechnung.xls für eine einfache Verwaltungsabrechnung werden in den Exceltabellenblättern mit # vorausgesetzte Aliase genutzt. Verwenden Sie diese Aliase z. B. im Tabellenblatt Ergebnis die Aliase SK_MIET (für Nettokaltmieten), SK_BKV (für Betriebskostenvorauszahlungen), SK_UBK (für umlagefähige Betriebskosten) und SK_NUBK (für nicht-umlagefähige Betriebskosten), müssen Sie die Definitionen dieser Aliase für Ihre Zwecke in der Aliasverwaltung anlegen oder anpassen. Analog gilt dies für die Aliase KKL_Miete, ATTR_Planmiete, UML_Stellp, UML_FlQm im Tabellenblatt Vermietungsbericht. Tipp: Suchen Sie im jeweiligen Exceltabellenblatt nach dem Hashtag #, um die Aliase in einem Template zu lokalisieren.

Der Generierungsprozess bzgl. einer zur Verwaltungsabrechnung gehörenden Excel-Datei ermöglicht, den Inhalt einer speziellen Zelle als Verschlagwortungsfeld in die Archivierung zu übernehmen. Per Systemeinstellung können Sie die Auswahl weiterer Excel-Templates für bestimmte Buchungsmodelle aktivieren (s. TemplateObjEA, TemplateFibu und TemplateObjEA).

Das Eigentümerattribut Dokument nur archivieren (DMS) im Modul Objektauswahl legt fest, ob die Verwaltungsabrechnung für diesen Eigentümer und das jeweilige Objekt nicht gedruckt, sondern nur im DMS archiviert wird.

Per Systemeinstellung können Sie die Auswahl weiterer Excel-Templates für bestimmte Buchungsmodelle aktivieren (s. TemplateObjEA, TemplateFibu und TemplateObjEA).

Die Benutzeroberfläche des Moduls ist so gestaltet, dass Fehlbedienungen weitestgehend vorgebeugt wird. Hierzu verteilen sich Parameter auf mehrere Register. Über das Register Bericht erstellen sind die Dialogelemente zu finden, die für das Generieren der einzelnen Abrechnung notwendig sind. Haben Sie die Verwaltungsabrechnung (Exel) konfiguriert (s. Register Einstellungen und Adressaten), geben Sie im Register Bericht erstellen die weiteren Eckdaten für die Berichtsersellung an (Objektbereich, ggf. Attributsfilterung, Angabe des Auswertungszeitraums.

Sie können den Bericht als Prüflauf generieren. Dann werden noch keine Buchungssperren gesetzt ist das so?

Optional können Sie nur die Reporte generieren.

Mit Gesamtdruck starten erzeugen Sie den vollständigen Bericht der Verwaltungsabrechnung (Excel).

Ist Belege aus DMS holen (Skto) aktiviert, wird nach dem Generieren der Excel-Datei für den jeweiligen Eigentümer im DMS nach Belegen zu den genutzten Sachkonten und dem Abrechnungszeitraum gesucht. Gefundene Belege werden in einer PDF-Datei zusammengefasst und beim Druck der Abrechnung mit ausgegeben.

Es ist möglich, mit Hilfe einiger Eigentümerattribute im Objektstamm (Register Eigentümer) je Objekt und Eigentümer eine weitere Filterung der auszugebenden Belege vorzunehmen. Die Ausgabe der Belege zu einem Eigentümer findet auch bei aktivierter obiger Option nur dann statt, wenn dem Eigentümer mindestens eins der „Beleg“-Eigentümerattribute zugeordnet ist. Die relevanten Attribute sind:

• Sachkontenbereich: Parameter: Sachkontennummern / wenn nichts angegeben: alle im Bericht angesteuerten Konten
• Buchungsmindestbetrag: Parameter: Mindestbetrag (Absolutwert)
• Umlagefähig Ja/Nein: Parameter: 0=alle, 1=umlagefähig, 2=nicht umlagefähig

Beim Verwaltungsabrechnungslauf wird wie gehabt pro Eigentümer ein Word-Anschreiben generiert. Daran werden die Excel-Abrechnungen der Objekte des Eigentümers angehängt.

Am Ende des Laufes ist es möglich, die Buchungszeiträume der beteiligten Objekte anpassen zu lassen. Dabei wird der Anfang des bebuchbaren Zeitraums auf den Tag nach dem Ende des Auswertungszeitraums des Laufs gesetzt. Diese Funktionalität muss per Systemeinstellung aktiviert werden. Dies kann je nach Systemeinstellung automatisch oder manuell erfolgen.

Wenn für einen Eigentümer die Abrechnung eines bestimmten Objekts nicht gedruckt, sondern nur generiert und im DMS archiviert werden soll, kann dies durch die Verwendung des Eigentümerattributs Dokument nur archivieren (DMS) erreicht werden. Man wechselt in der Objektauswahl zu dem gewünschten Objekt, mach im Register Eigentümer einen Doppelklick auf die Zeile des Eigentümers und ordnet ihm das Attribut zu.

Bei einem dann erfolgenden Lauf wird für dieses Objekt und diesen Eigentümer die Abrechnung direkt im DMS archiviert. Ein normaler Druck findet nicht statt.

Der Prozess der Abrechnung findet hierbei in einem Kommandozeilenprogramm statt. Dieses kann über den iX-Haus Scheduler gestartet werden. Alternativ ist auch ein direkter Aufruf via Kommandozeile möglich (das Arbeitsverzeichnis beim Aufruf muss unbedingt das iX-Haus Verzeichnis sein). Die eher statischen Parameter (Register Einstellungen und Adressaten wie z. B. die Pfade der Vorlagendateien werden weiterhin aus den Einstellungen von ix3095 gelesen. Die Parameter aus Bericht erstellen werden hier via Kommandozeile gesetzt. Sie müssen dabei denselben Vorgaben entsprechen wie die Dialogparameter.

Die Parameter für das Programm .\exe\ie3095.exe sind wie folgt definiert:

-Uu -Oo -Vv -Bb [ -Zz -Tt -Xx -Aa -Gg -GDgd -GZgz -GBgb -GFgf -Ff -Pp -Ll -Dd ] (-Uu -Oo -Vv -Bb sind Pflichtangaben, -Zz -Tt -Xx -Aa -Ff -Pp -Ll -Dd sind optional)

Ein kompletter Aufruf als Echtlauf mit generieren, drucken und archivieren wäre

.\exe\ie3095.exe -U120 -D1 -L1 -O603,604 -V01.09.2009 -B31.08.2010 -T1 -P0 -X3 -F0 -A1 

Wird die neue Variante der Excel-Generierung verwendet gibt es bei der Archivierung einer Abrechnung im DMS die Möglichkeit, den Wert einer Excel-Zelle der im Rahmen der Abrechnung generierten Excel-Datei als Indexwert in das DMS zu übernehmen. Es kann der Inhalt einer beliebigen Zelle genutzt werden. Diese muss in der Vorlage durch eine bestimmte Syntax bekannt gemacht werden.

Bei der Archivierung wird die Excel-Datei Blatt für Blatt nach der Kennung CELL_VWABRXLSVALUE1 durchsucht. In der so gekennzeichneten Zelle wird dann die Excel-Koordinate der Zelle mit dem auszugebenden Wert ermittelt. Diese muss hinter der Kennung stehen. Ein Beispiel für den Zelleninhalt wäre CELL_VWABRXLSVALUE1 K5. In diesem Fall würde der Inhalt der Zelle K5 des aktuellen Blatts als Indexwert in das DMS übernommen werden.

Der Inhalt der Zelle mit dem zu exportierenden Wert kann durch diesen Aufbau sowohl durch ein Schlüsselwort des Excel Reportings, als auch durch eine Excel Formel bestimmt werden. Es muss darauf geachtet werden, nach der Fertigstellung der Excel-Datei die benannte Zelle den beabsichtigten Wert enthält. Während der Generierung eingefügte Zeilen müssen berücksichtigt werden. Verschiebt sich die Zeilennummer durch die Generierung, sollte der betreffende Wert per Excel Formel in eine statische Zelle kopiert werden, da Zellbezüge in Formeln von Excel automatisch angepasst werden. In Zelle K5 könnte dann z. B. stehen „=F10“

Voraussetzungen:

• Lizenz Faktura
• neue Excel-Variante (Systemeinstellung NutzeNeueExelVariante ist aktiv)

So geben Sie eine Gutschrift aus:

1. Legen Sie den Beschrieb für das Gutschriftkonto im Beschriebeditor im Bereich Objektbeschrieb an.
2. Erfassen Sie im jeweiligen Objekt, für welches eine Gutschrift erstellt werden soll, die Information im Beschrieb in folgender Syntax:
   1. OW[Nr. des Eigentümers lt. Eigentümerstamm]: „[Sachkonto für Gutschrift]“
   2. z. B. wenn für zwei Eigentümer ein eigenes Konto bebucht werden soll: OW1:„5000“;OW2:„5001“
   3. z. B. wenn für alle Eigentümer dasselbe Konto bebucht werden soll: „5000“
   4. Wenn Sie die Erstellung pro FIBU auswählen, dann muss diese Information in der jeweiligen FIBU hinterlegt werden.
3. Hinterlegen Sie in der Systemeinstellung 706BsrErtrKonto den Variablennamen des angelegten Beschriebs, welches Konto für die Buchung der Gutschriften verwendet werden soll.
4. Sollen Kostenstellen bebucht werden, muss die Systemeinstellung 706BsrKostenstelle aktiviert werden. Hierzu legen Sie analog der Systemeinstellung 706BsrErtrKonto einen weiteren Beschrieb an.
5. Hinterlegen Sie im Modul Verwaltungsabr. (Excel) im Register Einstellungen für die Gutschrift eine Vorlage.

Der Ertrag, der via Gutschrift anteilig auf die Eigentümer verteilt wird, muss in der bei der Abrechnung erstellten XLS-Datei in einer Zelle enthalten sein. Von dort wird er beim Erstellen der Gutschrift ausgelesen. Die Benennung der betreffenden Zelle wird wie folgt durchgeführt:
Beim Druck der Abrechnung wird die Excel-Datei Blatt für Blatt (nur die ersten zwei Zeilen im Blatt) nach der Kennung CELL_VWABRXLSVALUE2 durchsucht. In der so gekennzeichneten Zelle wird dann die Excel-Koordinate der Zelle mit dem auszugebenden Wert ermittelt. Diese muss hinter der Kennung stehen. Ein Beispiel für den Zelleninhalt wäre CELL_VWABRXLSVALUE2 K5. In diesem Fall würde der Inhalt der Zelle K5 des aktuellen Blatts als Brutto-Wert für den Ertrag verwendet werden.

Es wurde ein weiterer Modus hinzugefügt, der über die Systemeinstellungen freigeschaltet werden kann. Wenn das Modul auf Jahresabrechnung geschaltet wird, ändert sich sein Verhalten in einigen Punkten:

• Im Register Bericht erstellen ist nur noch die Eingabe des Objektbereichs möglich.
  Die Attributsfilterung steht fest auf jährlich.
• Als Auswertungszeitraum wird immer Beginn und Ende des eingestellten Geschäftsjahrs des ersten Objekts verwendet.
• Die Felder des Registers Einstellungen werden mit den Werten für die Jahresabrechnung gefüllt. Der Ausgabepfad und die Vorlagen der Jahresabrechnung können sich somit von denen der Verwaltungsabrechnung unterscheiden.
• Die Vorlage DOC-Vorlage (w. Anschreiben) wird ausgewertet.
• Das Register Adressaten wird freigeschaltet.
• Es wird pro Objekt ein Word-Anschreiben an den Eigentümer erstellt. An dieses wird die Excel-Abrechnung des Objekts angehängt. Hat ein Eigentümer mehrere Objekte, so werden auf diese Weise mehrere Anschreiben an ihn generiert.
• Pro Anschreiben können mehrere Ausfertigungen erstellt werden. Z. B. zusätzlich noch eine Kopie für den Steuerberater und/oder die Ablage. Siehe Register Adressaten.
• Der Word-Platzhalter Anlagen wird gefüllt. Er enthält eine Liste der Anlagen. Siehe Register Adressaten.
• Der Word-Platzhalter Ausfertigungstyp wird gefüllt. Er enthält die Nummer der jeweiligen Ausfertigung. Mit seiner Hilfe können in der Word-Vorlage z. B. unterschiedliche Textblöcke geschaltet werden.
• Der Word-Platzhalter StbFilter wird gesetzt. Wenn in der jeweiligen Abrechnung eine Ausfertigung vorkommt, in deren Namen der Text der Systemeinstellung StbFilterText enthalten ist, und der Druck dieser Ausfertigung aktiviert ist, so wird StbFilter durch 1 ersetzt. Sonst hat dieser den Wert 0. Auf diese Weise können in der Word-Vorlage z. B. unterschiedliche Textblöcke geschaltet werden.

Blöcke und Schlüsselworte für die Excel-Vorlage (alte Generierungsvariante). Wenn nicht extra vermerkt, beziehen die die Schlüsselwörter auf den Auswertungszeitraum. Nähere Erläuterungen zu den Schlüsselworten finden Sie in der Datei AllgKontodef_Liste.pdf im doku-Verzeichnis.

Allgemein, nicht innerhalb eines Blocks:

• $AktDatum
• $DVon
• $DBis
• $GeschJahrVon
• $GeschJahrBis
• $Icru
• $Strasse
• $PlzOrt
• $ObjNr
• $ObjBeschrieb
• $VwBegin
• $VwEnd
• $VtDatum
• $VtProzB
• $VtProzF
• $OwnerName
• $OwnerStrasse
• $OwnerPlzOrt
• $KontoDef
• $KontoDef2 (GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $BruttoKontoDef
• $BaPerKontoDef
• $BaPerKontoDef2 (GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)

Block SachKtoBlock1/.../SachKtoBlock20

Syntax: ${SachKtoBlock1(Sachkontenbereich) …. $}SachKtoBlock1

(Pro Konto eine Zeile, wenn Beträge vorhanden. Statt eines Sachkontenbereichs mit Angabe einzelner Sachkonten kann auch ein Alias genutzt werden.)

• $*TabKontoDef
• $*TabKontoDef2 (GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabBruttoKontoDef
• $*TabBudgetDef
• $*TabBudgetDef2 (GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabKalkDef
• $*TabKalkDef2 (GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabKontoBez
• $*Icru

Block VtgNeu

Syntax: ${VtgNeu …. $}VtgNeu

(Pro neuem Vertrag in GJStart→Zeitraumende eine Zeile)

• $*AktSoll2 (Bei Vertragsbegin innerhalb GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*AktSoll (Bei Vertragsbegin innerhalb Auswertungszeitraum)
• $*ObjNr
• $*PerNr
• $*Icru
• $*MieterName
• $*VertragBeg

Block VtgEnde

Syntax: ${VtgEnde …. $}VtgEnde

(Pro beendetem Vertrag in GJStart→Zeitraumende eine Zeile)

• $*AktSoll2 (Bei Vertragsende innerhalb GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*AktSoll (Bei Vertragsende innerhalb Auswertungszeitraum)
• $*ObjNr
• $*PerNr
• $*Icru
• $*MieterName
• $*VertragEnd

Block MietErhAnteil

Syntax: ${MietErhAnteil …. $}MietErhAnteil

(Pro Flächenart eine Zeile)

• $*TabFlArtSollChange2 (Bei Solländerung innerhalb GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabFlArtSollChange (Bei Sollbetragsänderung innerhalb Auswertungszeitraum)
• $*FlArtBez

Block VerteilungLeerSt

Syntax: ${VerteilungLeerSt …. $}VerteilungLeerSt

(Pro Flächenart eine Zeile)

• $*FlArtBez
• $*TabUmlFlaLeer
• $*TabAnzFlaLeerGesamt
• $*TabUmlFlaGesamt
• $*TabUmlFlaMietausfall2 (Bei Leerstand innerhalb GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabUmlFlaMietausfall (Bei Leerstand innerhalb Auswertungszeitraum)

Block SaldoDebitor

Syntax: ${SaldoDebitor …. $}SaldoDebitor

(Pro Person, wenn Beträge vorliegen)

• $*TabPerKontoDef
• $*TabPerKontoDef2
• $*BaTabPerKontoDef
• $*AktZahlung
• $*ObjNr
• $*PerNr
• $*TabPerTermine
• $*TabPerTermineAttr
• $*TabPerMahnSt
• $*TabPerMaxVtgEnd
• $*Icru
• $*MieterName

Block SachKtoBuchBlock1/.../SachKtoBuchBlock20

Syntax: ${SachKtoBuchBlock1(Sachkontenbereich) …. $}SachKtoBuchBlock1

(Pro Buchung im Zeitraum auf den betroffenen Sachkonten eine Zeile. Statt eines Sachkontenbereichs mit Angabe einzelner Sachkonten kann auch ein Alias genutzt werden.)

• $*BupostenBetrag
• $*BupostenBrutto
• $*BupostenNetto
• $*BupostenSteuer
• $*BupostenMwstCode
• $*BupostenNr
• $*BupostenText
• $*BupostenWDat
• $*Icru
• $*KontoNr
• $*TabKontoBez
• $*TabKontoDef2 (Bei Leerstand innerhalb GJBegin → AuswertungszeitraumEnde)
• $*TabBruttoKontodef (Bei Leerstand innerhalb Auswertungszeitraum)
• $*BupostenBelegNr
• $*BupostenRechNr
• $*BupostenRechDat
• $*BupostenKredNr
• $*BupostenKredName
• $*BupostenZahldat :?:neu/alt? nicht in PDF-DOKU enthalten

In der älteren Variante der Excel-Generierung dieses Moduls wurden die Blöcke ${SachKtoBuchBlockXX (XX:=1…20) um die im Standard in der letzten Zeit neu erstellten BuPosten-Schlüsselworte erweitert. Diese sind nun auch in den genannten Blöcken nutzbar. (Vgl. AllgKontoDev_Liste.pdf und AllgKontoDev_Module.pdf im Doku-Verzeichnis)

Block ObjFlVtgPer

Syntax: ${ObjFlVtgPer … $}ObjFlVtgPer

Der so definierte Block läuft über alle Flächen des Objekts, die innerhalb des Auswertungszeitraums vermietet sind. Zu den vermieteten Flächen werden Vertrag und die zugehörige Person ermittelt (pro vermieteter Fläche eine Zeile).

Innerhalb des Blocks können die folgenden Schlüsselworte verwendet werden:

• $*LfdNr
• $*Icru
• $*ObjNr
• $*ObjBez
• $*ObjBeschrieb(…)
• $*FlNr
• $*FlBez
• $*FlBeschrieb(…)
• $*UmlFlM2(…)
• $*UmlFlM2Datum(…)
• $*FlPlanmiete(…)
• $*VertragEnd(…)
• $*VertragBeg(…)
• $*AktSoll(…)
• $*AktSollDatum(…)
• $*AktSollSteuer(…)
• $*AktSollStatus(…)
• $*MfzKkl(…)
• $*MfzBeg(…)
• $*MfzEnd(…)
• $*MfzProz(…)
• $*PerNr
• $*MieterName(…)
• $*MieterName2(…)
• $*AktZahlung(…)
• $*AktZahlungSteuer(…)
• $*TabPerSuchname
• $*TabPerTermine(…)
• $*TabPerTermineAttr(…)
• $*TabPerKontoDef(…)

Block FibuUmsatz1/.../FibuUmsatz20

Syntax: siehe unten

• $*FUBeschriftung (spezielles, berichtsinternes Schlüsselwort, Sonderprogrammierung)
• $*FUObjNr ( – „ – )
• $*FUKtoNr ( – “ – )
• $*FUmsatzZR ( – „ – )
• $*FUmsatzGJ ( – “ – )
• $*Icru

Block FibuUmsatzX

Wenn es sich bei dem zu bearbeitenden Objekt um ein FIBU-Objekt handelt, kann in dem Template der Block FibuUmsatzX bis zu 20 Mal in einem Excel-Blatt ausgewertet werden.

Der Block läuft über alle Buchungen des Auswertungszeitraums und der angegebenen Sachkonten. Im ersten Teil werden pro Unterobjekt der FIBU die Buchungen der genannten Konten summiert und in einer Zeile ausgegeben. Im zweiten Teil werden die Buchungen, die nur in der FIBU gelaufen sind, pro Konto summiert. Für jedes dieser Konten wird ebenfalls eine Zeile ausgegeben.

Die Syntax für den Block lautet:

Innerhalb des Blocks können die folgenden Schlüsselworte verwendet werden:

Das Modul wurde um die neue Serienbrieffunktionalität erweitert. Je nach Systemeinstellung wird die bisherige Technik mit Textformularfeldern, oder die neue Serienbrieffunktionalität verwendet. Eine automatische Migration der alten Vorlagen ist leider nicht möglich. Nach einem Import der alten Vorlagen in den neuen Vorlagenmanager können die alten Vorlagen aber meist schnell auf die neue Technik umgestellt werden. Die Bezeichnungen der Platzhalter wurden nur minimal angepasst.

Word-Vorlagen (neuer Serienbrief)

Vorlagen werden im Vorlagenmanager erstellt und verwaltet. Die möglichen Schlüsselworte können beim Erstellen der Vorlage vom Typ ''VA'' in Word abgeklickt werden.

Word-Vorlagen (interne Generierung)

Bei den iX-Haus-Platzhaltern des Word-Exports handelt es sich um Textformularfelder von Word. Diese erhalten einen eindeutigen Namen. Dieser muss dem Namen des iX-Haus-Platzhalters entsprechen. Wenn in einer der Beispielvorlagen doppelt auf einen der Platzhalter geklickt wird, öffnet sich der Dialog Optionen für Textformularfelder. Hier ist wichtig, dass der Name des iX-Haus-Platzhalters genau dem Eintrag in dem Feld Textmarke entspricht. Der Eintrag unter Standardtext dient nur der Leserlichkeit der Vorlage.

Jeder Platzhalter darf in der Vorlage nur einmal vorkommen. Daher sind für manchen Platzhalter Varianten verfügbar. Diese haben ein 01, 02, 03 angehängt, z. B. Adr_Anrede01, Adr_Anrede02,…

Des Weiteren können Beschriebsdaten aus dem Objektbeschrieb und dem FIBU-Objektbeschrieb, sowie Teamvariablen zum Objekt (aus der Teamverwaltung, Komfortpaket vorausgesetzt) ausgegeben werden, indem man das Kürzel des jeweiligen Datenfeldes (bzw. FIBU_*) als Name der jeweiligen Word-Textmarke nutzt.

Word-Platzhalter (interne Generierung)

Mustervorlage

Im Verzeichnis .\IxHaus\Vorlagen_Excelreporting\VerwaltungsAbr\*.* findet sich die Beispielvorlage T_VwAbrechnung.doc. Darin sind exemplarisch einige der Platzhalter aufgeführt.

Mit Hilfe des Registers Adressaten kann für jedes Objekt festgelegt werden, welche der im Objektstamm unter Eigentümer genannten Personen eine Abrechnung erhalten sollen. Desweiteren kann bestimmt werden, welche Ausfertigungen die jeweilige Person bekommen soll und welche Anlagen im Anschreiben aufgelistet werden.

Es werden immer die Daten des aktuellen Objekts angezeigt. Ein Wechseln des Objekts findet mit Hilfe des iX-Haus-Menüs Objekte statt (schnell erreichbar mit F3-Funktionstaste).

Die Ansicht besteht aus drei einzelnen Grids

• Im ersten Grid werden die Personen aufgelistet, die als Eigentümer des aktuellen Objekts eingetragen sind. Das X erscheint bei allen Personen, die das Eigentümerattribut jährlich gesetzt haben.
• Im zweiten Gridd Ausfertigungen sind alle Ausfertigungen aufgelistet. Die, die für die im ersten Feld markierte Person erstellt werden sollen, sind mit einem X versehen. Die Einstellungen werden pro Person und Objekt gespeichert.
• Im dritten Grid Anlagen sind alle Anlagen aufgelistet. Die, die in den Anschreiben für die im ersten Feld markierte Person aufgelistet werden sollen, sind mit einem X versehen. Die Einstellungen werden pro Person und Objekt gespeichert.

Die X-Markierung kann gesetzt bzw. gelöscht werden, indem man die betreffende Zeile mit der rechten Maustaste anklickt. In dem dann angezeigten Popup-Menü muss der Punkt ‘X‘ (de-) aktivieren ausgewählt werden. Ein Multiselect ist hier möglich.

In den Grids Ausfertigungen und Anlagen steht Ihnen zusätzlich noch der Menüpunkt Einträge bearbeiten zur Verfügung. Mit seiner Hilfe kann der Inhalt der Felder bearbeitet werden. Es ist optional per Systemeinstellung möglich, das Bearbeiten der Felder nur Anwendern mit S-Rechten zu ermöglichen.

In diesem Register finden Sie Dialogelemente, die für das Generieren der Abrechnung notwendig sind.

Im Register Einstellungen pflegen Sie erforderliche Angaben zum Ausgabepfad und zu den Vorlagen. Mit Hilfe der vier Eingaben bzgl. der XLS-Vorlagen können abhängig vom abgerechneten Objekt (FIBU oder Unterobjekt / bilanzierend oder EA) unterschiedliche Excel-Vorlagen angesteuert werden. Wenn für ein Objekt keine passende Vorlage angegeben ist, wird immer die unter XLS-Vorlage (OBJ) verwendet. Die weiteren Eingabefelder müssen per Systemeinstellung aktiviert werden.

Es ist optional per Systemeinstellung möglich, das Bearbeiten der Felder nur Anwendern mit S-Rechten zu ermöglichen. Andere Anwendern können in diesem Fall die Felder nur einsehen, sie aber nicht verändern.

Unter Fachadministration, System, Systemeinstellungen Datenbank können zum Bereich VerwalterGebühr und Abschnitt VwAbr_Excel für die Verwaltungsabrechnung als Excelbericht Einstellungen vorgenommen werden.