Zur Weiterverarbeitung der Last- und Gutschriften in Form von Bankdisketten oder elektronischer Datenfernübertragung (DFÜ-Verfahren) werden die Clearing-Daten in sog. Zwischendateien, den Clearing-Sätzen aufbereitet. Das Programm-Modul zum Data-Clearing unterscheidet für Personen zwischen Last- und Gutschriften. Dies entspricht insoweit den papiergebundenen Verfahren, als bei denen auch unterschiedliche Vordrucke für Überweisungen und Lastschriften verwendet werden. Auf einem Datenträger oder per DFÜ können später jedoch beide Zahlungstypen vereinigt werden. Je nach Typ werden ggf. mehrere SEPA-Dateien erzeugt (z. B. Erstlastschrift, Folgelastschrift, Überweisung).

1. Wählen Sie den Menüeintrag Zahlungsverkehr.
2. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus. Dieser muss den Status OK haben. Der Status i.A. (in Arbeit) verweist auf eine Bearbeitungssperre (s. u.).
   Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
   
   Sie können in einem Arbeitsgang Clearing-Sätze unterschiedlicher Bankverbindungen bearbeiten. Das Programm sortiert die Clearing-Sätze automatisch nach Auftraggeberbanken und fordert Sie dann ggf. auf, die entsprechenden Bankdisketten einzulegen. Der Datentransport via Disketten gilt mittlerweile als veraltet. Meist werden die Datensätze als Datenträgeraustauschdatei(en) in ein Unterverzeichnis auf Festplatte oder einen mobilen Datenträger (USB-Stick, Speicherkarte, mobile Festplatte) gespeichert und von dort aus weiter verarbeitet.
3. Bestätigen Sie die Funktion im Menü Bank-Datei(en) erstellen.
   Alternativ können Sie nach rechtem Mausklick auf dem selektierten DCL-Satz die Kontextmenüfunktion Bank-Datei(en) erstellen verwenden.
   Es öffnet sich das Fenster Ordner suchen.
4. Wählen Sie im Fenster Ordner suchen den Pfad für den Speicherort Ihrer Datenträgeraustauschdatei aus.
   Im Idealfall sollten Sie ein Unterverzeichnis eines Datenträgers als Speicherort nutzen. Die Pfadlänge des Speicherorts darf 50 Zeichen nicht überschreiten, sonst erhalten Sie einen entsprechende Hinweismeldung.
   
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, die Ihnen die Anzahl der gewählten Datensätze, den gewählten Speicherort und die Systemeinstellungen zur Erstellung der Dateien anzeigt. Sie finden hier u. a. die Information, welches Datensatzformat genutzt wird.
   Mit dem Schalter Ja, wird die Datenträgeraustauschdatei im genannten Pfad erzeugt.
   Bei Abbruch über den Nein-Schalter gelangen Sie wieder in die Auswahlmaske, wobei die Selektionen der DCL-Sätze entfernt werden.

Unmittelbar nach dem Speichern der Datenträgeraustauschdatei(en) wird der Begleitzettel (Liste 223) auf dem voreingestellten Drucker gedruckt. Dieses Dokument enthält Daten über den Inhalt und die technisch notwendigen Prüfsummen. Der MD5-Hashwert kann von adäquater Bankensoftware für eine zusätzliche Verifizierung der übertragenen Datei genutzt werden. Der hier angegebene Auftraggeber wird von iX-Haus automatisch über die in der Objektauswahl des Buchungsobjekts im Verwalter-Register hinterlegten ersten beide Verwalterdatenzeilen (entsprechend Textplatzhaltern vhdr1, vhdr2) ermittelt. Der Begleitzettel muss von einer Person mit Unterschriftenvollmacht für das betreffende Konto unterzeichnet und mit der Datenträgeraustauschdatei bei der Bank eingereicht werden.

Bereits geschriebene Clearing-Sätze werden mit D gekennzeichnet und können nicht noch einmal bearbeitet werden. Das D-Flag kann administrativ gelöscht werden. Bei weiteren Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Consultant oder die für Sie zuständige CREM SOLUTIONS Hotline.

Beim Erstellen der Bankdateien wird das Ausführungsdatum aktuell gesetzt. Bei zeitversetzter Erstellung eines Zahlungslaufes kann es erforderlich sein, das SEPA-Ausführungsdatum manuell festzulegen. Nutzen Sie hierzu im Schritt 3 den Menübefehl Bank-Datei(en) erstellen, Anpassung des Ausführungsdatums. Sie erhalten dann im Schritt 5 im Dialog Bankdateien erstellen die zusätzliche Eingabemöglichkeit für das SEPA-Ausführungsdatum. Dieses Datum wird nur in den zu erstellenden Bank-Dateien verwendet, in iX-Haus bleibt das ursprünglich vorgegebene Zahl- bzw. Fälligkeitsdatum erhalten.

Datenformat

Die Formatierung der Datenträgeraustauschdateien erfolgt je nach Systemeinstellung, i. d. R. als SEPA-Dateien im XML-Format, z. B als CTT- oder SDD- bzw. CDD-Dateien nach den Vorgaben des DFÜ-Abkommens in Version 3.0. Unter Umständen erhalten Sie vom nachgeschalteten System bei der Verarbeitung Hinweismeldungen, wenn Sie ein nicht unterstütztes Format generieren. In vielen Fällen reicht es dann aus, die Systemeinstellungen anzupassen, das D-Flag zu löschen und die Datenträgeraustauschdatei erneut in dem geforderten Format zu erzeugen. Details zur Einstellung finden Sie im Bereich SEPA bzw. der begleitenden Dokumentation Doku_SEPAV4.pdf im Doku-Verzeichnis von iX-Haus.

Umlaute und Sonderzeichen werden in SEPA-konforme Zeichen umgewandelt, z. B. ä in ae, wodurch sich die Anzahl der notwendigen Zeichen entsprechend vergrößert. Wird die maximale Anzahl von Zeichen eines Feldes erreicht (z. B. sind im Feld <PmtInfId> (Payment Information Identification) nur maximal 35 Zeichen zulässig), wird der restliche Textabschnitt nicht übermittelt.

Die SEPA-XML-Version 3 mit Version 2.7 ist ab 04.11.2013 gültig (Defaultwert: ab 31.12.2016). Die SEPA-XML-Version 3 mit Version 3.0 ist ab 20.11.2016 gültig (Defaultwert: ab 01.01.2018). Für eine frühzeitigere Verwendung dieser Formate ist eine Anpassung der Systemeinstellungen erforderlich.

Mit iX-Haus in dem Modul Zahlungsverkehr (ix2020) erstellte Bankdateien können automatisch an windata (ab Version 8) übergeben werden. Dadurch wird eine sichere Weiterverarbeitung der Bankdaten gewährleistet. Die Bankdateien können bei korrekter Konfiguration nach ihrer Generierung nicht mehr manipuliert werden.

Auf der Seite von iX-Haus sind die folgenden Schritte zur Einrichtung nötig:

• In den Systemeinstellungen Datenbank muss die Übergabe an windata unter Buchhaltung, DCL, WindataUebergabe aktiviert werden.
• Unter Buchhaltung, DCL, Windatamandant muss der Name des Mandanten aus windata angegeben werden, unter dessen Name die Bankdateien importiert werden sollen.
• Unter Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Pfad muss das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Bankdateien gespeichert werden sollen.
• Der Aufruf des windata-Imports ist per Batchdatei realisiert. Standardmäßig wird nach einem erfolgten Exportlauf die mit iX-Haus gelieferte Datei .\sys\windata_StdImport.bat aufgerufen. Diese Batch-Datei ist so eingerichtet, dass die importierten Zahlungen in windata nicht weiter verändert werden können (Link: sicherer Import). Der Batch-Aufruf bekommt zwei Parameter übergeben, die in der Batch-Datei für den windata-Aufruf verwendet werden können. Der erste Parameter ist derMandantenname aus windata, zu dem die Bankdatei importiert werden soll. Der zweite Parameter ist der iX-Haus-Username. Dieser wird in windata zu den importierten Bankdateien abgelegt.
• Alternativ zu der Standard-Batch-Datei können auch vom Kunden erstellte Batch-Dateien für den windata-Import aufgerufen werden (Parametrierung des windata-Aufrufes beachten!). So kann z. B. auf spezielle Parametrierungen Rücksicht genommen werden. Die Namen (incl. Pfad) der kundenspezifischen Batch-Dateien müssen in den Systemeinstellungen Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_GutLast_Batch_Pfad und Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Ueber_Batch_Pfad hinterlegt werden. Ein Ändern der mit iX-Haus gelieferten Batch-Datei sollte unterbleiben, da sie beim Einspielen eines Servicepacks überspielt werden könnte.

Sollte windata nicht im Standardverzeichnis c:\windata\professional 8\ installiert sein, ist eine Anpassung des Aufrufpfads in der Standard-Batch-Datei nötig.

In windata findet die Einrichtung des Imports in den Optionen unter Extras, Optionen, Datenimport statt. Dort sind unter Erweiterte Importfunktionen die Einstellungen für den Import zu finden. U. a. muss hier der Pfad (Ordner) zu den zu importierenden Dateien angegeben werden. Dies ist der gleiche Pfad, wie in den Systemeinstellungen von iX-Haus unter Buchhaltung, DCL, Dtaus_auto_Pfad festgelegte Pfad.

Detaillierte Informationen zu den in windata nötigen Einstellungen für den Import sind unter dem Link automatischer Import in windata zu finden.

Das Buchen von Clearing-Sätzen sollte in der Regel dann erfolgen, wenn Sie den Kontoauszug mit der Umsatzbewegung vorliegen haben. Das stellt sicher, dass Ihre bezogene Bank den Clearing-Satz auch verarbeitet hat. Sollte es zwischen der Erstellung des Clearing-Satzes und dem Buchen etwaige Stammdatenveränderungen, z. B. am Buchungsschlüssel oder an Personennummern gegeben haben, werden die betroffenen Personen nicht gebucht.

Entsprechende Hinweise können über die Statistik Information abgerufen werden. Die Konsistenz der Buchhaltung bleibt aber erhalten, da die Gegenbuchung auf dem Interimskonto (Zwischenkonto) nur in der Höhe erfolgt, die der Summe der erfolgreich verarbeiteten Personen entspricht. Einen Fehler bemerken Sie also sofort, wenn der gebuchte Geldbetrag auf dem Bankkonto nicht mit dem Clearing-Konto bzw. dem Begleitzettel übereinstimmt. In solchen Fällen buchen Sie die vom Programm nicht ausgeführten Zahlungsbuchungen manuell nach (Zwischenkonto Data-Clearing-Konto an Person).

Kreditoren-Clearing-Sätze, die beim Verbuchen auf eine rote Ampel gelaufen sind, können nach Löschen des Clearing-Laufes und Beseitigung der Ursache für die jeweilige rote Ampel erneut erzeugt werden. Markieren Sie in der Dialogbuchhaltung die betroffenen Datensätze mit den roten Ampeln als gelöscht, bevor Sie für die Nachbesserung einen neuen Clearing-Lauf starten.

Nach dem erfolgreichen Buchen eines Clearing-Satzes sollte dieser baldmöglichst gelöscht werden, wenn Sie die Übersicht der erfolgten nicht mehr benötigen. So können Sie die Anzahl der Einträge in der Übersicht im Zahlungsverkehr auf die aktuellen Läufe reduzieren. Alternativ können Sie auch die Filterfunktionen der Übersicht verwenden, um die Anzahl der angezeigten Läufe einzuschränken. Die Löschung nicht vollständig verarbeiteter Läufe erfordert Administratorrechte. Simulationsläufe gelten organisatorisch als abgeschlossen - sie können jederzeit gelöscht werden, da sie keine Buchungsdaten oder Stammdatenveränderungen protokollieren.

Um einen oder mehrere Data-Clearing-Sätze zu buchen, gehen Sie wie folgt vor.

1. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus. Dieser muss den Status OK haben. Der Status i.A. (in Arbeit) verweist auf eine Bearbeitungssperre (s. u.).
   Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
2. Wählen Sie mit dem Kommandoleistenschalter Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste die Funktion Buchen.
   Alternativ können Sie nach rechtem Mausklick auf dem selektierten DCL-Satz die Kontextmenüfunktion Buchen verwenden.
3. Geben Sie im Dialog Buchungsparameter die gewünschten Daten ein. Per F2 Klick im Feld Objektbereich öffnen Sie die Objektgruppen-Auswahl. Im Feld Beleg können Sie bei einer objektweisen Verbuchung des DCL-Laufs die Kontoauszugs-Nr. eintragen; bei einer objektübergreifenden Verbuchung ist eine allgemeine Kennzeichnung wie z. B. DCL oder DSK sinnvoll. Falls ein eingegebenes Wertstellungsdatum in einem gesperrten Buchungszeitraum liegt, wird dieses automatisch hochgesetzt. Ein Kommentar neben dem Feld weist auf diese Variante des Vorschlags hin. Ist z. B. in einem Hauptbuchungskreis die Wertstellung 31.12.2019 bzw. der Buchungszeitraum gesperrt, wird automatisch das nächst freie Wertstellungsdatum ermittelt und gesetzt, sofern das erforderliche Geschäftsjahr eröffnet ist. Ist kein freies Wertstellungsdatum ermittelbar, wird dies als Fehlerfall betrachtet (z. B. wegen noch nicht eröffnetem Geschäftsjahr oder vollständiger Buchungssperre).
   
4. Über die Option Vorerfasst erzeugen Sie in der Dialogbuchhaltung einen vorerfassten Buchungsvorgang, der noch nicht verbucht ist. Wenn Sie solche Buchungsmappen in der Dialogbuchhaltung auf gelöscht setzen, bleibt die gebucht-Information im Zahlungsverkehr stehen und muss ggf. manuell zurückgesetzt werden!
   

Verbuchte oder vorerfasste Clearing-Sätze werden in der Tabelle mit den Clearing-Sätzen mit dem Kennzeichen B versehen, um eine Doppelbuchung auszuschließen. Teilweise verbuchte Clearing-Sätze erhalten den Buchungs-Marker B*.

Bei Bedarf (z. B. Fehlbedienungen) kann das Bu-Flag administrativ gelöscht oder gesetzt werden. Im Administrations-Menü steht zudem ein Regenerator zur Verfügung, falls beim Buchen eine Systemstörung aufgetreten ist und die Information über teilweise gebuchte Läufe (B*) nicht mit dem Buchwerk konform ist: Regenerator Bu-Flag B*.

Der Regenerator DCL Kreditor XML V.1 wurde für historische kreditorische Zahlungsverkehreinträge eingesetzt, wenn deren XML-Struktur über Administration, XML Anzeigen noch eine alte xml-Struktur aufwies.

Zum Löschen von Clearing-Sätzen benötigen Sie Administratorrechte. Ausnahme: Simulationsläufe.

Nicht erledigte Clearing-Sätze ( D -Flag nicht gesetzt: N , B -Flag nicht gesetzt: N oder teilweise gesetzt: B* oder im Status noch in Arbeit befindlich: i.A. ) dürfen nicht gelöscht werden. Ein Löschen erledigter Clearing-Sätze über die Administratorfunktion sollte möglichst nur nach Rücksprache mit Ihrem Support durchgeführt werden.

1. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus.
2. Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
3. Bestätigen Sie die Kommandoleistenfunktion Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste.
4. Wählen Sie die Funktion Administration > Löschen markierte.
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten werden daraufhin endgültig gelöscht.

Markierte Zahlungsverkehrläufe können in Normalfall nur gelöscht werden, wenn sie gebucht (B-Flag) wurden, die Bankdateien erzeugt wurden (D-Flag) und den Status OK aufweisen. Administrativ dürfen sie auch Läufe löschen, welche noch nicht vollständig gebucht wurden oder welche kein D-Flag aufweisen. Der Status OK muss jedoch gegeben sein. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall ggf. manuelle Buchungen oder Übergaben an die Bank vornehmen müssen.

Einen in der Buchungsbearbeitung befindlichen oder abgebrochenen Clearinglauf erkennen Sie am Status i.A. (in Arbeit). Wenn Sie sicher sind, dass dieser Status gar nicht mehr andauert, das i.A. -Flag jedoch nicht automatisch zurückgesetzt wurde, kann der Staus administrativ wieder auf OK gesetzt werden. Ein i.A. -Flag verhindert ein weiteres Buchen oder sonstige übliche Bearbeitungsfunktionen!

1. Stellen Sie sicher, dass zu diesem Zeitpunkt kein anderer Mitarbeiter den betroffenen Zahllauf noch in Bearbeitung hat.
2. Markieren Sie den gewünschten Clearing-Satz mit der Maus.
3. Mehrere DCL-Sätze selektieren Sie mit einzelnen Mausklicks bei gedrückter Shift-Taste.
4. Bestätigen Sie die Kommandoleistenfunktion Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste.
5. Wählen Sie die Funktion Administration > Setzen OK-Flag.
6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Status-Flags der markierten Sätze werden daraufhin auf OK zurückgesetzt.

In Prüflisten erhalten Sie ggf. eine Meldung mit rc16 (OP ist schon in einem Lauf im Modul Zahlungsverkehr enthalten) oder rc55 (OP ist schon in einem Lauf in Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren enthalten). Ebenso kann es in der Buchhaltung Situationen geben, wo ein im Zahlungsverkehr befindlicher OP ausgewählt werden kann, dessen Verarbeitung aber wegen seiner Bindung im Zahlungsverkehr gesperrt ist. Sie erhalten dann einen entsprechende Hinweismeldung. Wenn Sie die verursachenden Läufe löschen, werden die mit den Anweisungen verbundenen OPs entsprechend wieder für das Data Clearing und andere Buchhaltungsprozesse verfügbar. Sie können jedoch aus einer Anweisung im Zahlungsverkehr administrativ auch einzelne OPs, die an das DCL übergeben wurden, aus einem kreditorischen Zahllauf entfernen (Modul Zahlungsverkehr). OPs in Zahlungsvorschlägen (Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren) können Sie einzeln bearbeiten. Hier stehen Ihnen dann wesentlich mehr Optionen im Kontextmenü offen.

So entfernen Sie einen OP aus einem DCL-Lauf im Zahlungsverkehr:

1. Wählen Sie im Kontextmenü Administration, OP aus DCL entfernen.
2. Geben Sie die OP-Nummer an.
3. Bestätigen Sie mit OK.
4. Sofern für den Datensatz schon Bankdateien erzeugt wurden (D-Flag D), erhalten Sie eine zusätzliche Hinweismeldung.
5. Sie erhalten eine Bestätigung über die Anzahl der gelöschten Vorgänge (1 bei Erfolg bzw. 0, wenn der OP in dem Lauf nicht enthalten war).
   Die Anzahl Sätze im betroffenen Lauf wird entsprechend reduziert.

Über die Aktivitäten des Data-Clearing-Moduls beim Erstellen des Personenclearings wird von iX- Haus eine Statistik (Fehlerprotokoll) geführt. Bei Problemen können der Statistik wertvolle Informationen entnommen werden. Die Statistik wird nach der Erstellung eines Clearinglaufes automatisch geöffnet, kann aber auch später erneut aufgerufen werden.

Die Statistik wird für jeden Clearing-Satz und die jeweils zuletzt ausgeführte Funktion (Last-/Gutschriftslauf oder Verbuchung) geführt.

1. Markieren Sie die Clearing-Sätze, zu denen Sie das Fehlerprotokoll auswerten möchten.
2. Wählen Sie die Kommandoleistenfunktion Menü oder das Kontextmenü der rechten Maustaste.
3. Wählen Sie die Funktion Statistik. Es öffnet sich das Fenster Statistik , dem Sie Hinweise und Fehler zum Data-Clearinglauf entnehmen können.

Wenn der Status eines Vertragssollmarkers in Bezug auf den angegebenen Monat des Fälligkeitsdatums leer, C oder * ist, wird der betroffene Betrag nicht gecleart! Weist die betroffene Person gar keine brauchbaren Sollmarker auf, wird sie in dem Fehlerprotokoll nicht aufgeführt. Die Status der Sollmarker werden im Rahmen der Jahresübernahme automatisch zurückgesetzt und im Rahmen der automatischen Sollstellung und des DataClearings gesetzt. Sie können die Status über das Hilfsprogramm Sollmonate setzen für schon vorhandene Marker manuell setzen.

Die Zahlungsvorschläge werden aus dem Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren per Klick auf dem Button Zahlungsvorschlag erstellen oder Zahlungsvorschlag erstellen und öffnen erstellt.

Die generierten Zahlungsvorschläge werden im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren bearbeitet und an den Zahlungsverkehr übergeben. Der Zahlungsvorschlag enthält alle offenen Posten, die in der Prüfliste ausgegeben werden, also auch solche, die nicht angewiesen werden. Ausgeschlossen werden nur offene Posten, die sich in einem Zahllauf im Zahlungsverkehr oder in einem Zahlungsvorschlag befinden - diese werden nicht erneut einem Zahlungsvorschlag zugeordnet. Die offenen Posten, die nicht angewiesen werden, können im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren korrigiert werden und an den Zahlungsverkehr übergeben werden. Offene Posten, die zum Zeitpunkt der Übergabe fehlerhaft sind (einen RC-Code enthalten) werden nicht an den Zahlungsverkehr übergeben.

Wenn ein DMS verfügbar und die Archivierung für das Modul aktiviert ist, wird eine hier erzeugte Begleitliste beim Drucken auch automatisch im DMS archiviert. Die Liste ist dann per Dokumentname, Dokumenttyp und Ablagedatum im DMS aufrufbar.

Die Zahlungsvorschläge werden im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren angezeigt und bearbeitet. Zahlungsvorschläge werden i. d. R. über das Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren generiert. Wurde ein OP schon an einen Zahlungsvorschlag übergeben und ist von dort noch nicht an den Zahlungsverkehr (DCL) als Anweisung weitergegeben worden, erhalten Sie beim Zahllauf Kreditoren/Debitoren bei einer erneuten Prüfung einen Hinweis zum OP mit rc55. Ein Zahlungsvorschlag kann per Doppelklick in der Übersicht geöffnet werden. In der Zahlungsvorschlag-Maske werden alle zum Zahlungsvorschlag zugeordneten offenen Posten angezeigt. Grundsätzlich werden die offenen Posten werden in drei Kategorien unterteilt und farbig dargestellt:

• offenen Posten ohne Fehler und Hinweise, die angewiesen werden können (Zeilen werden weiß dargestellt)
• offene Posten mit Hinweisen, die angewiesen werden können (Zeilen werden blau dargestellt)
• offene Posten mit Fehlern, die (noch) nicht angewiesen werden können (Zeilen werden orange dargestellt)

Die Zahlungsvorschlag-Maske bietet im oberen Bereich unterschiedliche Filter-Möglichkeiten (OP-Status, Kreditor) und eine Volltext-Suche. Im unteren Bereich der Maske werden ausgewählte Daten des aktuellen offenen Postens angezeigt, der in der Übersicht markiert ist. Im unteren Bereich der Maske können die Prüf-, Anweisungs- und Fehlerleiste generiert werden oder die Übergabe an den Zahlungsverkehr (DCL) durchgeführt werden. Die Übergabe an den Zahlungsverkehr und alle Listen berücksichtigen immer alle im Zahlungsvorschlag enthaltenen offenen Posten unabhängig von Filtereinstellungen oder Auswahl in der Übersicht. Je nachdem ob das 4-Augen-Prinzip (siehe Systemeinstellungen) für Zahlläufe aktiviert ist, wird der Button Übergabe an den DCL bei dem Ersteller des Zahlungsvorschlags ausgegraut.

Die Offene-Posten-Übersicht bietet folgende Funktionalitäten an:

• Doppelklick
  • Per Doppelklick mit der linken Maustaste wird die dazugehörige Rechnung angezeigt. Dabei wird die Rechnungsmaske zur Information geöffnet. Die Rechnungsmaske wird dabei gegen Änderungen gesperrt.
• Rechtsklick

• Buchungen anzeigen (Buchungsjournal) – Es wird das Buchungsjournal der Rechnung angezeigt.
• Buchungsinformationen ändern – Hiermit können unterschiedliche Informationen der Rechnung geändert werden. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChange -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Buchungstext ändern – Anpassung des Buchungstextes. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeBuText -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• HNDL ändern – Anpassung des Anteils für haushaltsnahe Dienstleistungen. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeHNDL -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Leistungszeitraum ändern – Anpassung des Leistungszeitraums (für Abgrenzungen, Abrechnungen und Auswertungen nach Leistungszeitraum relevant). Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeLZ-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Fälligkeit ändern – Anpassung des Fälligkeitsdatums. Der betroffene OP kann anschließend hierüber neu bewertet werden und passt ggf. in einen anderen Zahlungsvorschlag/DCL-Lauf. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeFaelligkeit-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Kundennummer ändern – Anpassung der Kundennummer des Kreditors/Debitors. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeKundennummer -Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• Aus diesem Zahllauf entfernen – Hiermit können einzelne offene Posten aus dem Zahlungslauf entfernt werden. Dabei wird der offene Posten nur aus dem aktuellen Zahllauf entfernt und kann mit einem weiteren Zahllauf wieder angewiesen werden.
• Für den Zahlungsverkehr (DCL) sperren – Hiermit kann das DCL-Flag der Rechnung entfernt werden. Somit wird der offene Posten nicht nur für diesen Zahllauf, sondern auch für weitere Zahlläufe gesperrt. Diese Möglichkeit wird nur bei offenen Posten angeboten, die für den Zahlungsverkehr freigegeben sind.
• Für den Zahlungsverkehr (DCL) freigeben – Hiermit kann das DCL-Flag der Rechnung gesetzt werden und der offenen Posten kann für den Zahlungsverkehr freigegeben werden. Diese Möglichkeit wird nur bei offenen Posten angeboten, die für den Zahlungsverkehr gesperrt sind.
• Rechnungstyp ändern - Für Rechnungen, die mit Auftrag gebucht sind, kann der Rechnungstyp des Auftrags geändert werden. Somit können z. B. schlussgerechnete Aufträge auf Teilrechnung umgestellt werden und stehen damit für weitere Buchungen zur Verfügung.
• Zahlbetrag ändern – Hiermit kann der Zahlbetrag angepasst werden um eine Teilzahlung durchzuführen. Der Zahlbetrag kann auch direkt in der Übersicht in der Spalte Zahlbetrag geändert werden.
• Verwalterbank anzeigen/ändern – Hiermit kann die ausführende Bank angezeigt bzw. geändert werden. Die Änderungs-Möglichkeiten können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe BuchungInfoChangeDCLVerwBank-Parameter in Systemeinstellungen Datenbank).
• OP-Rechnungsinformationen – Anzeige der Rechnungsinformationen zum ausgewählten OP.
• OP Verrechnen – Hiermit kann die Verrechnung von Gutschriften durchgeführt werden. Die Möglichkeiten für die Verrechnung von Gutschriften sind im Abschnitt Verrechnung von Gutschriften beschrieben. Die Möglichkeiten der Verrechnung können per Systemeinstellungen gesteuert werden (siehe OpVerrechnen, OpVerrechnenUnterschiedKundennummerErlaubt und OPDruckNachVerrechnen in Systemeinstellungen Datenbank).
• Vorgangsnummer anzeigen – Anzeige der internen Vorgangsnummer.
• XML anzeigen – Darstellung der XML-Daten der Buchungsanweisung.
• Excel-Export – Hiermit können die in der Übersicht angezeigten offenen Posten nach Excel exportiert werden.
• Grid anpassen – Hiermit können Spalten aus der Übersicht entfernt und wieder hinzugefügt werden.
• Belegdokumente als ein PDF (DMS) – Anzeige der Belegdokumente über das Dokumentenmanagementsystem in Form einer kumulierten PDF-Datei - eine DocuWare-Anbindung ist hierzu erforderlich.
• Belegdokumente exportieren (DMS) – Ausgabe der Belegdokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem - eine DocuWare-Anbindung ist hierzu erforderlich.
• Begleitliste - Ausgabe der Begleitliste für diesen DCL-Eintrag. Wenn ein DMS verfügbar und die Archivierung für das Modul aktiviert ist, wird die Begleitliste beim Drucken auch automatisch im DMS archiviert. Die Liste ist dann per Dokumentname, Dokumenttyp und Ablagedatum im DMS aufrufbar.
• Anpassung von Zahlbetrag in der Übersicht – Wenn eine Teilzahlung durchgeführt werden soll, kann der Zahlbetrag auch in der Spalte Zahlbetrag in der Übersicht angepasst werden.

Die Zahlungsvorschläge bieten die Möglichkeit nicht verrechnete Gutschriften automatisch zu verrechnen oder die Benutzer bei der manuellen Verrechnung zu unterstützen. Bei beiden Varianten wird für jede nicht verrechnete Gutschrift nach der bestpassenden Rechnung gesucht.

Die bestpassende Rechnung zu einer Gutschrift wird nach den folgenden Kriterien ermittelt:

1. Es wird nach einer Rechnung mit dem gleichen Offenen-Posten-Betrag gesucht.
2. Es wird die Rechnung mit dem kleinsten Offenen-Posten-Betrag ermittelt, die aber einen höheren OP-Betrag als die Gutschrift hat. Dabei wird vermieden, dass der Zahlungscharakter (Überweisung oder Lastschrift) des offenen Postens nicht verändert wird.
3. Wenn nach den oberen beiden Kriterien keine Rechnung ermittelt werden kann, wird die Rechnung ermittelt bei welcher der kleinste Offenen-Posten-Betrag nach der Verrechnung übrig bleibt.

automatische Verrechnung

Bei der automatischen Verrechnung wird die jeweilige Gutschrift mit der Rechnung direkt verrechnet und im Zahlungsvorschlag wird der verrechnete offene Posten, falls ein Restbetrag übrig bleibt, angezeigt. Im Modul Zahllauf Kreditoren/Debitoren finden Sie hierzu den Schalter Gutschriften automatisch verrechnen.

manuelle Verrechnung

Bei der manuellen Verrechnung wird die bestpassende Rechnung in der Übersicht grün dargestellt und kann somit einfach identifiziert und bearbeitet werden. Bei der Verrechnung kann zusätzlich der Verwendungszweck der Rechnung um einen Hinweistext ergänzt werden. Der Verwendungszweck wird ergänzt unabhängig davon, ob die Verrechnung automatisch oder manuell oder auch aus der Dialogbuchhaltung durchgeführt wird. Der Verrechnung-Text kann per Systemeinstellung (s. u.) definiert werden. Nach der OP-Verrechnung wird der Inhalt des Zahlungsvorschlag aktualisiert angezeigt.

Haben Sie mehrere OPs-markiert, steht Ihnen das administrative OP-Verrechnen zur Verfügung (S-Rechte vorausgesetzt). Dies erlaubt ein Verrechnen außerhalb der Standardkriterien, z. B. Verrechnen von OPs unterschiedlicher Kreditorennummern.

Verrechnungen zurücksetzen

Im Kontoauszug des Kreditors können Sie Verrechnungen zurücksetzen (Stammdaten, Kreditoren/Debitoren).

Über das Kontextmenü stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Informationen zu einzelnen Zahlungsvorschlägen auszugeben oder zu ändern.

Begleitliste
Begleitliste simulieren unter der Prämisse, dass alle Anweisungen ausgeführt werden können. Die so erzeugte Begleitliste berücksichtigt also nicht, ob einzelne OPs im Zahlungsvorschlag einen RC aufweisen und daher momentan gar nicht gecleart werden könnten!

Zahlungsvorschlag-Status wechseln
Wenn Sie in den Katalogen für Zahlungsvorschlag-Status Katalogeinträge definiert haben, können Sie hier den Zahlungsvorschlag-Status auf einen der aktiven Status lt. Katalogbezeichnungen wechseln.

Zahlungsvorschlag löschen
Der Zahlungsvorschlag wird gelöscht, die darin befindlichen OPs werden für andere Zahlungsverkehranalysen wieder freigegeben.

Zahlungsvorschlag löschen und Parameter in Zahllauf Kreditoren/Debitoren öffnen
Der Zahlungsvorschlag wird gelöscht, die darin befindlichen OPs werden für andere Zahlungsverkehranalysen wieder freigegeben und der Zahllauf Kreditoren/Debitoren mit den Parametern geöffnet, welche zur Erstellung des gelöschten Zahlungsvorschlags genutzt wurden.

1. Wählen Sie das gewünschte Objekt.
2. Wählen Sie aus dem Menübaum den Registereintrag Last-Gutschriften Personen.
3. In der Detailansicht für Last-/Gutschriften Personen können Sie nun in der Eingabemaske die notwendigen Eckdaten für die Erstellung eines DCL-Satzes festlegen und anschließend mit der Schalterfläche Echtlauf bestätigen. Mit der Schaltfläche Simulation wird lediglich ein Testlauf mit Titel *TEST* erzeugt, der im Zahlungsverkehr kontrolliert werden kann.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert:

Nach Erstellung eines Zahllaufs Personen tragen die davon betroffenen Vertragssoll-Marker den Status C (Clearing-Flag) bzw. * (sollgestellt und gecleart). Wenn Sie einen Zahllauf zurücksetzen wollen und für bestimmte Personen erneut ausführen wollen, müssen Sie die Vertragssoll-Marker dieser Personen auf einen Status setzen, welcher das Clearing noch nicht beinhaltet.

Zum Zurücksetzen der Monatssollmarker (aus automatischer Sollstellung bzw. Personen-DataClearing) steht Ihnen unter Dienstprogramme → Hilfsprogramme das Modul Sollmonate setzen zur Verfügung. Beachten Sie, dass hierdurch nur der jeweilige Sollmarker einer Kontenklasse auf einen neuen Status gesetzt werden kann - Buchungen werden hierdurch nicht storniert! Beachten Sie auch, dass hierdurch eine weitere Verarbeitung des zuvor erstellten Zahllaufes nicht beeinträchtigt wird. Ggf. müssen Sie daher auch entscheiden, den zuvor erzeugten Lauf zu löschen und ggf. hierüber erzeugte Buchungen auch zu stornieren, um doppelte Buchungen zu vermeiden. Sie können hierzu auch die betroffene Buchungsmappe stornieren.

Mit der Funktion Zahllauf Kreditoren/Debitoren des Zahlungsverkehrs wird eine automatischer Zahlungsausgleich fälliger Rechnungen bzw. Zahlungen an Kreditoren bzw. Debitoren ausgeführt.

Alle nachfolgend beschriebenen Listen sind einheitlich aufgebaut. Der Umfang der dargestellten Informationen (Bankverbindung, Buchungstexte, Sortierung und Seitenumbruch) kann für jede Liste gesondert festgelegt werden.

Prüfliste: Buchungsdaten aller bis zum Zahldatum fälligen OPs. Bei fehlerhaften Datensätzen wird ein Fehlercode ausgegeben (s. Übersicht über die RC-Codes, die Bedeutung der auftetenden Fehlercodes ist im Listenkopf erläutert.

Vor der Übergabe an das DATA-Clearing sollten Sie unbedingt die Prüflisten ausdrucken, die Buchungsdaten kontrollieren und bei Bedarf Änderungen im Rechnungseingang vornehmen!

In den Listen werden pro Rechnung OP-Nummer (mit Jahrgang), Kontierung (Kontierungsobjekt+Konto), Beleg (27 Zeichen), Rechnungseingang, Fälligkeit, Rechnungsnummer, RE-Betrag, Skonto, Bauabzug*, Gesamtbetrag und Währung ausgegeben. Verteilt sich die Kontierung einer Rechnung auf mehrere Sachkonten, wird dies für diese Rechnung in den Listen mit drei Folge-Punkten … hinter der Anzeige des ersten Kontierungskontos angezeigt. Ggf. weist ein Fehlercode (RC-Code) darauf hin, dass der betroffene Datensatz mit den aktuellen Einstellungen nicht an das DATA-Clearing angewiesen wird.

* Die Information ./. Bauabzugsteuer verweist auf die vom Programm kalkulierte Bauabzugsteuer. Da hier derzeit keine automatische Berechnung der Bauabzugssteuer erfolgt, weist diese Zeile keinen Abzug auf! Buchen Sie ggf. anfallende Bauabzugssteuer nach Angaben ihres Steuerberater manuell (ggf. schon bei der OP-Erfassung der Rechnung des Leistenden mit 15% Abzug und parallel hierzu OP-Erfassung bzgl. des verbundenen FA mit dem Betrag der Bauabzugssteuer und Bezug zur geminderten Eingangsrechnung des Leistenden). Das DCL erzeugt keinen automatischen OP für einen Bauabzug für das verbundene FA!)

Anweisungsliste: Die Liste enthält nur die anzuweisenden Datensätze. Die Darstellung ist identisch zur Prüfliste und enthält naturgemäß keine Datensätze mit Fehlercodes.

Fehlerliste: Die Liste enthält nur die nicht anzuweisenden Datensätze mit den entsprechenden Fehlercodes.

Übergabe an Data-Clearing: Erzeugung eines DATA-Clearing-Satzes mit optionalem Protokoll. Dort wird ein Clearing-Satz mit dem Kennzeichen KRE erzeugt. Dieser kann wie jeder andere Satz dort weiterverarbeitet, d. h. in ein Unterverzeichnis geschrieben (zur weiteren Übertragung an das jeweilige Kreditinstitut) und gebucht werden.

Zahlungsvorschlag erstellen: Mit dem Zahlungsvorschlag steht Ihnen eine Darstellung der OPs mit der Möglichkeit, deren Status bzgl. DCL-Flag zu ändern, zur Verfügung. Dort können Sie auch Verrechungen von OPs manuell vornehmen, die Beteiligung einzelner OPs am Zahllauf somit ändern und erhalten pro OP weitere Informationen. s. Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren, bevor Sie den Lauf an das DCL übergeben.

Zahlungsvorschlag erstellen und öffnen: Wie oben. Zudem wird der erzeugte Zahlungsvorschlag im Modul Zahlungsvorschläge Kreditoren/Debitoren geöffnet.

• Setzen Sie die gewünschten Parameter und bestätigen Sie die von Ihnen gewünschte Funktion.

Bedeutung der Felder

Das Zurücksetzen eines Zahlungslaufs im Zahlungsverkehr und Stornieren in der Dialogbuchhaltung ist opportun, wenn Sie die Daten des Zahlungslaufs noch nicht an die Bank übertragen haben. Um damit verbundenen Buchungen zurückzusetzen, müssen Sie diese stornieren. Sie können hierzu auch die betroffene Buchungsmappe stornieren. Eine Stornierung von bezahlten/teilbezahlten Rechnungen oder Rechnungen, die an den Zahlungsverkehr oder Zahlungsvorschläge übergeben worden sind, darf zwecks Vermeidung von Fehlausführungen nur von einem Administrator (Benutzer mit Benutzerklasse S) durchgeführt werden. Eine Sicherheitsabfrage wird zusätzlich angezeigt. Um den Clearingprozess erneut ausführen zu können, müssen Sie die ggf. noch existenten Zahlungslauf im Zahlungsverkehr löschen. Hierdurch werden bei einem kreditorischen Dataclearing die hiermit verbundenen Rechnungen wieder zu offenen Posten.

Die RC-Codes (Errorcodes) werden in der Prüf- und der Fehlerliste angezeigt. Zu jedem unterschiedlichen Fehlerfall wird ein separater Code verwendet. Es werden nur die RC-Codes ausgegeben, welche in der Prüfung bei mindestens einer Anweisung aufgetreten sind. Weist eine Prüfliste keine Fehlercodes auf, wird die analoge Fehlerliste leer sein.

Eigentümerstamm

Die Angabe des Kontoinhabers der Bankverbindung fehlt im Zahllauf Eigentümer, Eigentümerstammdaten unvollständig