Benutzerdefinierte Grids finden Sie in iX-Haus plus. Je Anwendungsfall und Arbeitsweise des Benutzers, kann eine individuelle Sicht auf die jeweiligen Daten eine sehr hilfreiche Funktionalität sein. In diesem Fall ist die Möglichkeit individueller Grid-Layouts genau das Richtige. Erstellen Sie sich z. B. spezielle Sichten für Versicherungsfälle oder laufende Gewährleistungen. Für die Organisation nutzen Sie die Grid-Layout-Verwaltung.

Neues Grid-Layout erstellen

Grid-Layout bearbeiten

Grid-Layout speichern bzw. löschen

Das Umschalten auf aktuellen Daten bietet eine erhöhte Übersichtlichkeit in iX-Haus. Damit können bereits verkaufte Objekte oder ausgezogene Mieter aus der aktuellen Ansicht ausgeblendet werden, stehen aber für Auswertungen zurückliegender Jahre weiterhin zur Verfügung. Dies ermöglicht einen besseren Umgang mit großen Datenmengen.

Über eine zentrale Vorgabe steuern Sie bzw. Ihr Fachadministrator, wann Daten als alt definiert sind.

Alt-Daten Kenner

Umstellung der Anzeige mit/ohne Altdaten je User

Auswahl-Masken (F2-Klicks)

Altdatenfilterung in iX-Haus plus

In iX-Haus ist es möglich, Verwalter so zu einzurichten, dass diese automatisch nur ihre Objekte sehen und bearbeiten können. Die Prüfung der Objektrechte wird per Systemeinstellungen aktiviert. Zusätzlich werden pro Verwalter auch eigene Bankkonten definiert. Im Zahlungsverkehr wird damit sichergestellt, dass ein Verwalter nur die ihm zugeordneten Banken nutzen kann. Verwalter-Benutzer können zusätzlich als Eigentümer eingerichtet werden. Eigentümer bekommen Info-Rechte auf anderen Verwaltern zugeordneten Objekten und können somit Auswertungen über den gesamten Objektbereich starten.

Einrichtung der Verwalter

Benutzerverwaltung

Objektauswahl-Firmenzuordnung

Einrichtung der Verwalter-Bank(en)

Rechte

Zahlungsverkehr

Mit dieser Funktionalität können zukünftige Änderungen an Flächen und Vertragsdaten an verschiedenen Stellen ausgegeben werden. Damit erkennen Sie bei bestimmten stichtagsbezogenen Auswertungen direkt zukünftige Änderungen in der Miethöhe oder des Vermietungsstatus und vermeiden mögliche Fehlinterpretationen.

Einrichten der Legende-Profile

Die Legenden-Ausgabe kann vom Anwender über voreingestellte Profile beeinflusst werden. Das Erstellen und Ändern der Profile wird in der Fachadministration in den Katalogen vorgenommen. Wählen Sie hierzu im Dropdown-Menü den Eintrag Legende Profil aus. Es wird eine Liste der definierten Profile angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eines der Profile öffnen Sie einen Detail-Dialog zum betreffenden Profil.

Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt: den allgemeinen Bereich, den ‘wann‘-Bereich und den ‘welche‘-Bereich.

Die Option Schreibschutz ist im Dialog immer gleich zu verstehen. Kriterien, die mit einem Schreibschutz versehen sind, können in den Listen weder durch den Benutzer verändert, noch das Kriterium auf inaktiv gesetzt werden (s. u. Klick Legende Parameter).

Allgemeiner Bereich

Hier kann der Benutzer die Nummer, eine Bezeichnung und eine Notiz hinterlegen, die später in den Listen angezeigt werden. Die Nummer und die Bezeichnung müssen eindeutig sein und können daher kein zweites Mal vergeben werden.

Wann-Bereich

Diese Kriterien stehen in der Hierarchie über den anderen Kriterien und bestimmen die Ergebnismenge, die in den Listen als zukünftige Änderungen ausgegeben werden.

Welche-Bereich

Über diese Kriterien kann der Benutzer steuern, welche Veränderungen beim Mieter berücksichtigt werden sollen.

Verwendung in Listen

In den drei Listen Mieterbestandsliste, Mieterbestandsliste erweitert und Flächenbestandsliste stehen dem Benutzer die neuen Felder zur Verfügung. In einigen Excel-Reporting-Modulen kann ebenfalls ein Profil ausgewählt und aktiviert werden.

Dialog Ausweis zukünftiger Änderungen

Die Parameter in Dialog Ausweis zukünftiger Änderungen haben die folgende Bedeutung:

Dialog Legende Parameter

Im Dialog Legende Parameter hat der Benutzer die Möglichkeit, für jede Liste individuellen Kriterien zu setzen. Die einzelnen Kriterien können vom Benutzer nur dann bearbeitet werden, wenn sie nicht von einem Administrator mit einem Schreibschutz (s. o.) versehen wurden. Die Kriterien werden benutzerbezogen gespeichert.

Das Ergebnis wird im Folgenden exemplarisch dargestellt:

Das Modul Mahnwesen dient zum Anmahnen von offenen Beträgen. Es können je nach Mahnstufe und Adressat passende Anschreiben erstellt und archiviert werden. Die Mahngebühren werden berücksichtigt und können gebucht werden.

Hierfür ist eine recht weitreichende Parametrierung notwendig, weswegen großes Augenmerk auf die verschiedenen Möglichkeiten der Konfiguration gelegt wurde.

In Verbindung mit dem Komfortpaket erhalten Sie die Möglichkeit sog. Mahnprofile anzulegen und zu verwenden. Über diese Mahnprofile können Sie in Ihrem Unternehmen feste Standards etablieren und so sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit diesen Mahnstandards arbeiten.

Sie werden auch benötigt, wenn eine Erstellung von Mahnvorschlagslisten oder Mahnungen über die Hintergrundprozesse/den Scheduler in iX-Haus plus eingerichtet werden sollen.

Parametrierungsvarianten

Globale Konfiguration für alle Anwender

Die Einstellungen in der Parametermaske werden für alle Anwender gespeichert. Ändert ein Anwender die Einstellungen, erhalten auch alle anderen beim Starten des Moduls diese Parameter (Default).

Eine Konfiguration pro Anwender

Jeder Anwender hat seinen eigenen Parametersatz. Änderungen haben keine Auswirkungen auf die restlichen Anwender des Moduls.

Verwendung voreingestellter Mahnprofile

Unter Fachadministration > Kataloge > Profil Mahnwesen können verschiedene Parameterprofile vorgegeben werden. Die Anwender können dann eines dieser Profile auswählen, wodurch alle Parameter wie im Profil voreingestellt gesetzt werden. Im Modul Mahnwesen lassen sich die im Profil enthaltenen Parameter nicht mehr verändern. Diese Variante ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.

Parameter

Systemeinstellungen

Die Abwicklung von Versicherungsschäden bietet häufig Optimierungspotentiale. Informieren Sie Ihre Versicherung direkt aus der Meldung heraus über Schäden und behalten Sie den Überblick über die laufenden Versicherungsfälle.

Katalog Versicherungsfall

Katalog Meldungsart

Zuordnung Versicherungsfall zu Versicherung

Serienbrief- und E-Mail-Versand

Feld Versicherung als Pflichtfeld

Mit dem Outputmanagement drucken Sie ergänzende Informationen zur Schreiben pro Kunde aus - nachträgliches „Zusortieren“ ergänzender Unterlagen entfällt. Das Outputmanagement aus dem Komfortpaket kann genutzt werden in: Serienbrief, Betriebskosten- und WEG-Abrechnung (Hausgeld Einzelabrechnung).

Informieren Sie Ihre Mieter beispielsweise über die Gründe einer Preissteigerung und vermindern Sie so die Rückfragen zur Abrechnung. Teilen Sie den Mietern frühzeitig anstehende Renovierungsmaßnahmen mit oder werben Sie für besondere Serviceleistungen Ihres Hauses. Fügen Sie der Wohngeldabrechnung den neuen Wirtschaftsplan bei.

Ein toller Service ohne Mehraufwand.

Einrichten und Ablegen der Unterlagen im Dateisystem

In den Systemeinstellungen der Stammdaten (s. u.) können Sie festlegen, aus welchem Basisordner die zu druckenden Anhänge eingelesen werden sollen. Vorschlag ist PrintAnlage im data-Verzeichnis der iX-Haus-Installation.

Die Ordnerstruktur bietet Ihnen dabei die Möglichkeit zu steuern, wie die Dokumente zu einer Abrechnung gedruckt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob die Dokumente zu Ihren Objekten allgemeingültig, allgemeingültig jahresbezogen oder für einzelne Einheiten jahresbezogen gültig sein sollen.

PrintAnlage
  JAHRGANG_2020
  JAHRGANG_2021
    00GLOBAL
    4756
    6720
    6722
    6723
    6724
    ...
  Objekt_SB
    00GLOBAL
    4756
    6723
    6724
    ...

Kopieren Sie die nötigen Unterlagen in den Hauptordner (in diesem Fall PrintAnlage). Das Programm erkennt automatisch in welchem Jahrgang sich der Benutzer befindet und legt einen entsprechenden Jahrgangs-Ordner, inklusive aller in Ihrem System hinterlegten Objekte an. Der Benutzer kann dann die Dokumente den Erfordernissen entsprechend einsortieren.

Erläuterung der Ordnerhierarchie und der darin enthaltenen Unterlagen:

• Hauptordner PrintAnlage: Gültig für alle Jahrgänge und Objekte.
  • Jahrgangsordner z. B. JAHRGANG_2019
    • 00GLOBAL: Gültig für alle in diesem Jahrgang enthaltenden Objekte für Anlagen der Abrechnungen.
    • Objektordner z. B. 6722: Gültig im Abrechnungszeitraum 2019 nur für dieses Objekt.
  • Jahrgangsordner z. B. JAHRGANG_2020
    • 00GLOBAL: Gültig für alle in diesem Jahrgang enthaltenden Objekte für Anlagen der Abrechnungen.
    • Objektordner z. B. 6722: Gültig im Abrechnungszeitraum 2020 nur für dieses Objekt.
  • Objekt_SB: Serienbrief-Anlagen für bestimmte Objekte
    • 00GLOBAL: Gültig für alle Objekte für Serienbriefe.
    • Objektordner z. B. 6724: Anlagen nur für Serienbriefe dieses Objekts.

Die Jahrgangsverzeichnisse und die darunterliegenden Objektverzeichnisse werden automatisiert über den Aufruf der Abrechnungsmodule generiert. Das Verzeichnis Objekt_SB und die darunterliegenden Objektordner legen Sie einmalig manuell an.

Dialog Zuordnung Anlagen

Über den Menüpunkt Zuordnung Anlagen öffnen Sie den gleichnamigen Dialog. An der Spalte Typ erkennen Sie, aus welchem Ordner die Dokumente geladen werden. Die Unterlagen, die mit gedruckt werden sollen, haken Sie in der Spalte Auswählen an. Befindet sich das Dokument bei der Auswahl im Hauptordner, fragt Sie das Programm, ob es in den Unterordner zum Objekt verschoben werden soll. So müssen Sie nicht in den Explorer wechseln, um das Dokument von Hand zu verschieben.

Die Anzeige kann über den Suchbegriff und einem Operator z. B. Beginnt mit eingeschränkt werden.

Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, sich alle archivierten Anlagen zum eingestellten Objekt mit ausdrucken zu lassen. Das Fenster Auswahl Archiv ist über einen Rechtsklick im Hauptdialog aufrufbar. Das Programm erkennt, ob archivierte Dokumente einzelnen Personen zugeteilt sind und druckt diese später in der Abrechnung nur bei diesen Personen aus. Dies können z. B. die archivierten Einzelwirtschaftspläne sein, welche im Rahmen der Hausgeldabrechnung automatisch zugeordnet werden. Das manuelle nachträgliche Hinzufügen separat gedruckter Einzelwirtschaftspläne ist dann als weiterer Arbeitsschritt nicht mehr erforderlich.

Gespeicherte Zuordnungen werden beim Laden des Dialoges wieder angezeigt. Sollten sich bestimmte Dokumente nicht mehr auf der Festplatte befinden, werden Sie in der Oberfläche in Rot dargestellt. Die Zuordnungen werden für Abrechnungen objektspezifisch gespeichert. Die Zuordnungen für Serienbriefe werden userspezifisch gespeichert.

Die Sortierung der Dokumente können Sie über die beiden Pfeil-Buttons < und > auf der linken Seite vornehmen.

Die Bedienung ist in den unterstützenden Modulen identisch. Verzeichnisse vom Typ Jahrgang_nnnn werden nur in Abrechnungen angeboten, das Verzeichnis vom Typ Objekt_SB wird nur im Serienbrief angeboten.

Anlagendruck

Im Dialogfenster für den Druck Berechnen und Drucken befindet sich im Bereich Auswahl der Druckbereiche die Funktion Anlagen. Hierüber können Sie die im System hinterlegten Anlagen mit ausdrucken.

Weil zwischen der Zuordnung der Anlagen und dem Druck der Abrechnung einige Zeit vergehen kann, befindet sich im selbigen Dialog eine Vorschau der diesem Objekt zugeordneten Anlagen.

Diese Dokumente werden nach jeder Person am Ende gedruckt.

Systemeinstellungen

Die Einstellung für den Anlagendruck können Sie in den Systemeinstellungen der Stammdaten vornehmen.
Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank ⇒ Bereich Stammdaten ⇒ Abschnitt Anlagendruck

PfadFuerAnlagen

Basispfad für die Anlagen (Standard: data\PrintAnlage)

PdfTimeout

Timeout-Zeit in Sekunden für PDF-Dateien. Bei manchen Standardanwendungen für PDF-Druck (z. B. Adobe) öffnet sich ein Anwendungsfenster automatisch beim Drucken. Dieses Fenster bleibt dann so lange stehen, bis es von Benutzer geschlossen wird. Ein solches Verhalten dieser Anwendung hindert iX-Haus an der weiteren Verarbeitung des gestarteten Prozesses. Um das Problem zu umgehen, stellen Sie mit dieser Systemeinstellung eine geeignete Timeout-Zeit ein – z. B. 10 Sek. Achten Sie bitte dann darauf, dass die Dokumente bei dem Drucken in der richtigen Reihenfolge ausgedruckt werden. Ist es nicht der Fall, erhöhen Sie bitte die Timeout-Zeit. (Standard: 0)

NetworkDelay

Timeout-Zeit in Sekunden für Network-Delay. In Abhängigkeit vom Netzwerk kann es zu Verzögerungen in der Verarbeitung der Anlagen kommen. NetworkDelay steuert die Wartezeit zwischen der Ausgabe der einzelnen PDF-Dateien. (Standard: 5).

BelegNachweispfad

Eine weitere Einstellung für den Anlagendruck in Betriebskostenabrechnungen und Hausgeldabrechnungen können Sie in den Systemeinstellungen in den Bereichen Betriebskosten und Hausgeld vornehmen.

Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank ⇒ Bereich Betriebskosten ⇒ Abschnitt BelegNachweisPfad
Bei der Kontrolle der Betriebskostenabrechnung ist es möglich, eine Pdf-Datei mit allen für die Abrechnung relevanten Belegen zu erstellen. Diese Datei wird in dem von Ihnen hier eingegebenen Verzeichnis abgelegt. Danach haben Sie die Möglichkeit diese Datei zu drucken oder per E-Mail zu verschicken. Legen Sie die Datei in einem Anlagen-Verzeichnis ab, welches von der Abrechnung beim Drucken als Quelle genutzt wird, wird die Pdf-Datei mit dem Belegnachweis als Anlage mit ausgegeben.

Zugang: Fachadministration ⇒ System ⇒ Systemeinstellungen Datenbank ⇒ Bereich Hausgeld ⇒ Abschnitt BelegNachweisPfad
Bei der Kontrolle der Hausgeldabrechnung ist es möglich, eine Pdf-Datei mit allen für die Abrechnung relevanten Belegen zu erstellen. Diese Datei wird in dem von Ihnen hier eingegebenen Verzeichnis abgelegt. Danach haben Sie die Möglichkeit, diese Datei zu drucken oder per E-Mail zu verschicken. Legen Sie die Datei in einem Anlagen-Verzeichnis ab, welches von der Abrechnung beim Drucken als Quelle genutzt wird, wird die Pdf-Datei mit dem Belegnachweis als Anlage mit ausgegeben.

Mit Hilfe von Profilen ist es möglich, für die unterstützten iX-Haus-Module Parametervorlagen zu erstellen. Auf diese Weise können den Anwendern Parametrierungen vorgegeben werden, um bestimmte, häufig wiederkehrende Reportings möglichst einfach in der Maske abrufen zu können. Nur die bei jedem Abruf variierenden Parameter müssen noch eingegeben werden – der Mitarbeiter wird entlastet und es können keine Fehleingaben stattfinden.

Generell

In einem Profil wird festgelegt, mit welchen Werten die Eingabefelder ein er Parametermaske vorbelegt werden. Des Weiteren kann bestimmt werden, welche Felder der Parametermaske noch bearbeitet werden können und welche nicht. So ist es einem Administrator z. B. möglich, für den Abruf eines bestimmten Reports die Parameter soweit festzulegen, dass der jeweilige Sachbearbeiter nur noch das passende Profil auswählen und eine Objektnummer eingeben muss. Das richtige Excel-Template, den korrekten Ausgabepfad usw. kann der Administrator über das Profil in der XLS-Profilverwaltung vorgeben.

Es ist möglich Platzhalter zu verwenden, über die z. B. immer der Ultimo des aktuellen Monats als Stichtag für einen Bericht verwendet wird. Die Platzhalter können auch in Dateinamen und Pfaden verwendet werden, wodurch ein Profil eine dynamische Komponente erhält.

Bei iX-Haus werden einige Profile mitgeliefert. Die Namen dieser Profile beginnen mit zzix. Sie sind schreibgeschützt. Einzig die Einstellung bzgl. UserIds/Teams, sowie der Aktivierungszustand kann bearbeitet werden.

Das Profil zzix-Freie Eingabe ist ein spezielles Profil. Es wird beim Start eines Reportingmoduls automatisch geladen, wenn es verfügbar ist. Dann sind alle Eingabefelder der Parametermaske freigeschaltet. Sollen die Anwender das Reportingmodul nur in Verbindung mit fest vordefinierten Profilen nutzen können, kann das Profil zzix-Freie Eingabe deaktiviert werden. Hierdurch wird der Anwender gezwungen, eins der definierten Profile auszuwählen, wodurch dessen Vorgaben gesetzt werden. Eine komplett freie Eingabe aller Parameter ist in dem Fall für den Anwen der nicht mehr möglich.

Im Rahmen des Komfort-Pakets können durch den Anwender auch eigene Profile angelegt werden, die dann genau auf seine Prozesse abgestimmt werden können.

Profileditor

Zum Ansehen und Verwalten der Profile ist im iX-Haus-Menü unter Fachadministration der Profileditor zu finden. In der ComboBox werden die iX-Haus-Module aufgelistet, für die Profile erstellt werden können. Nach Auswahl eines Moduls werden die zugehörigen Profile in der Liste unter der ComboBox angezeigt.

Mit einem Rechtsklick auf ein Profil in der oberen Liste wird ein Popup-Menü geöffnet, mit dessen Hilfe man Profile anlegen, bearbeiten und löschen kann. Diese Funktionalität ist nur in Verbindung mit dem Komfortpaket verfügbar.

Mit der Rechteverwaltung auf Objektebene haben Sie die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten in Verwaltungsprozessen noch klarer zuzuweisen. Als zentrales Werkzeug dient Ihnen hier die Teamverwaltung.

Die Team- und Mitarbeiterzuordnung bietet Ihnen mehrere Vorteile. U. a. können alle Kollegen auf diese Weise schnell in Erfahrung bringen, welcher Mitarbeiter welches Objekt betreut. Anfragen können so direkt weitergeleitet werden.

Des Weiteren ist auf diese Weise jeder Mitarbeiter für sauber gepflegte Daten in seinen Objekten verantwortlich. Da kann es auch Sinn machen, die Änderungsrechte für die Vertragsdaten in seinen Objekten auf ihn zu beschränken. Die Kollegen können diese Objekte weiterhin einsehen und auswerten. Vertretungsregelungen werden natürlich berücksichtigt.

Damit man seine Objekte immer im Blick behält, kann im Reporting direkt auf den jeweiligen Mitarbeiter gefiltert werden. Die hierfür bislang notwendige Pflege der Objektgruppen nach Mitarbeitern entfällt. Die Filterung wird als zusätzliche Funktion im Objektgruppenklick angezeigt.

Wenn Sie bereits Serienbriefvariablen aus dem Objektbeschrieb zur Ausgabe des Ansprechpartners in den Schreiben nutzen, müssen Sie diese nicht ändern, da sie einfach umgelenkt werden. Einfacher geht es nicht.

Klare Objektverantwortlichkeiten je Team schaffen Transparenz und erhöhen die innere Verantwortung – eine wichtige Basis für eine hohe Datenqualität.

Administrativer Bereich

Benutzer Bereich

Automatischer Vorschlag eines verantwortlichen Teams in iX-Haus plus

Automatischer Vorschlag eines verantwortlichen Mitarbeiters in iX-Haus plus

Mit dem Gewerkmanagement legen Sie die von Ihnen bevorzugten Handwerker direkt für ein Objekt fest, das bringt mehr Sicherheit hinsichtlich korrekter Auftragsvergaben mit sich. Hierzu gehören die Zuordnung von Kreditoren zu Objekten als zuständige Firmen in iX-Haus (im Objektstamm, Register Firmenzuordnung) und die Gewerkefilterung in der Gewerkauswahl z. B. in der Rechnungserfassung.

Bei Störungen in einem Objekt ist es immer gut, dass jeder in Ihrem Hause direkt die zuständige Firma für das Gewerk kennt. Ordnen Sie einfach je Objekt und Gewerk den zuständigen Kreditor zu, der für die Reparatur der Heizung oder des Aufzugs verantwortlich ist.

Auf diese Art lassen sich nicht nur die Handwerker, sondern auch die zuständigen Stadtwerke, die Steuerberater oder Gutachter zuordnen. Parallele Listen entfallen, alles findet sich auf einen Blick in iX-Haus.

Sie können bei diesem Schritt auch gleich die objektbezogene Kundennummer erfassen, um diese im Verwendungszweck der Rechnung automatisch zu übernehmen.

Firmen zu Objekten zuordnen

Katalog Gewerke

Kreditor-Kundennummer je Objekt

Kreditorenauswahl – Filter Gewerke und Offene Posten

Auswahl der Firmen in iX-Haus plus

Schwarze Liste (objektbezogen)