====== Benutzerverwaltung====== ===== Was mache ich hier? ===== Die generelle [[fachadministration:systemmodule:benutzerverwaltung:start|Benutzerverwaltung in iX-Haus]] bestimmt, mit welchem Benutzernamen und welchem Passwort sich ein Benutzer in iX-Haus oder iX-Haus plus anmelden kann. Mit dieser Anmeldung sind auch Benutzerrechte gekoppelt, welche die Bedienung ggf. einschränken oder auch erweitern. In der [[ix-haus_plus:benutzerverwaltung:start|Benutzerverwaltung von iX-Haus plus]] können Sie für einzelne Benutzer den Zugang zu einzelnen iX-Haus plus-Modulen sperren bzw. vorhandene Sperren aufheben. Beim Aufruf eines weiteren Moduls über eine modulinterne Funktion (z. B. Meldung anlegen aus dem Modul ''Personen plus'') werden die Benutzerrechte pro Modul erneut geprüft. Die Änderung wirkt sich in dem Fall regulierend aus, dass die Benutzerrechte sehr detailliert definiert sind. Im Register ''aktive Vertretung'' werden die in iX-Haus definierten Vertretungen angezeigt. Dieses Register wird für gekoppelte Benutzer deaktiviert, da die Vertretungen in diesem Fall ausschließlich über iX-Haus erfasst werden. Massendatenänderungen für Verträge, Flächen und Personen können in den betreffenden Modulen in iX-Haus plus (ebenso in iX-Haus) nur mit S-Rechten vorgenommen werden, um Fehleingaben zu verhindern. Folgende S-Rechte werden benötigt, um Massendatenänderungen vornehmen zu können: * Für Verträge: Vertragsmanagement * Für Flächen: Flächenmanagement oder Flächen plus * Für Personen: Personenstamm oder Personen plus ===== Wie mache ich es? ===== ==== Benutzer für iX-Haus plus anlegen / koppeln ==== ++++| Bei der Neuanlage eines iX-Haus Benutzers über die [[fachadministration:systemmodule:benutzerverwaltung:start|Benutzerverwaltung]] in iX-Haus wird dieser Benutzer automatisch in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus angelegt bzw. gekoppelt. Ein Benutzer, welcher bereits in iX-Haus angelegt ist, aber bisher nicht in iX-Haus plus, wird beim Aufruf eines iX-Haus plus Moduls ebenfalls automatisch gekoppelt. Anschließend kann der Benutzer in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus administriert werden. - Öffnen Sie das Modul ''Fachadministration > System > Benutzerverwaltung''. Sie benötigen hierzu einen Benutzerzugang mit S-Rechten. - Wählen Sie den Registereintrag ''Benutzer''. - Bestätigen Sie die Funktion ''Neuen Datensatz anlegen''.\\ Es wird ein neuer Datensatz angelegt. Hierbei wird von der höchsten vergebenen Nutzernummer ausgehend die nächsthöhere Nummer zugewiesen. - Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie die Eingabe.\\ Wenn Sie die Dateneingabe abbrechen, weil dieser Nutzer nicht angelegt werden soll, sollten Sie das leere Benutzerstammblatt anschließend löschen. - Starten Sie iX-Haus plus mit dem Benutzernamen ''admin''.\\ Das Passwort für den admin-Benutzer erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt. - Öffnen Sie den Bereich ''Benutzerverwaltung''. - Wählen Sie den neu angelegten Benutzer aus. - Legen Sie eine ''Benutzerrolle'' fest. - Konfigurieren Sie ggf. weitere Parameter (Löschen erlauben, Erinnerungen ausschalten, Pflichtfelder markieren, Sperre von Modulen). - Speichern Sie die Einstellungen mit ''Strg + S'' oder Klick auf das Diskettensymbol. Die Parameter CTI-Kopplung und E-Mail-Signatur stellt der Benutzer nach seiner Anmeldung über [[ix-haus_plus:benutzerverwaltung:start#meine_daten|Meine Daten]] selbst ein. ++++ ==== Benutzersitzung beenden ==== In Einzelfällen kann es vorkommen, dass ein Benutzer nicht mehr aktiv ist, jedoch seine Benutzersitzung noch läuft. In diesen Fällen kann der Administrator diese Benutzersitzung beenden (falls sich der Benutzer nicht erneut anmelden will oder kann). ++++| - Melden Sie sich in iX-Haus plus mit einem Benutzer mit Benutzerrolle ''Administrator'' an. (Das Passwort für den admin-Benutzer erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt, weiteren iX-Haus plus-Benutzer kann die Benutzerrolle ''Administrator'' zugeordnet sein.) - In der ''Benutzerverwaltung'' öffnen Sie ''iX-Haus plus Benutzer''. - Wählen Sie den zu administrierenden Benutzer mit Doppelklick aus. - Wählen Sie aus der Symbolleiste ''Benutzersitzung beenden'' (Personenicon mit X in rotem Kreis). - Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis ''Benutzersitzung beenden'' mit ''Ja'', werden alle Sitzungen für den gewählten Benutzer beendet. ++++ ==== Freigaberechte für Vier-Augen-Prinzip anpassen ==== ++++| Beim Anpassen der Freigaberechte für das Vier-Augen-Prinzip können diese sowohl gleichzeitig als auch einzeln bearbeitet werden. Ebenso kann die Hinweis-Option auf gesperrte Daten bei An-/Abmeldung pro ausgewähltem Benutzer bearbeitet werden. Die Anpassung der Freigaberechte wird über das Kontrollfeld ''ändern'' aktiviert. Die Hinweis-Option ist standardmäßig als ''Unverändert lassen'' gesetzt. Sollte eine Option ausgewählt werden, wird sie bei allen ausgewählten Benutzern eingetragen und in der Spalte ''4AP-Hinweis-Freigabe beim An-/Abmelden'' in der Benutzerübersicht angezeigt. ++++ ==== Passwort zurücksetzen ==== In der Regel kann ein Benutzer sein Passwort individuell ändern, wodurch es nur ihm selbst bekannt ist. Hat er sein Passwort vergessen, kann ihm der Administrator zwar nicht das aktuelle Passwort benennen, ihm dieses jedoch zurücksetzen. Das hierbei neu generierte Passwort kann der Benutzer dann zur Anmeldung verwenden und sich selbst dann wiederum ein neues Passwort vergeben. ++++| - Melden Sie sich in iX-Haus plus mit einem Benutzer mit Benutzerrolle ''Administrator'' an. (Das Passwort für den admin-Benutzer erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt, weiteren iX-Haus plus-Benutzer kann die Benutzerrolle ''Administrator'' zugeordnet sein.) - In der ''Benutzerverwaltung'' öffnen Sie ''iX-Haus plus Benutzer''. - Wählen Sie den zu administrierenden Benutzer mit Doppelklick aus. - Wählen Sie aus der Symbolleiste ''Passwort zurücksetzen'' (Schlüssel-Symbol). - Im Dialog ''Passwort zurücksetzen'' wird ein neues Passwort automatisch generiert. Sie können hier auch Anpassungen vornehmen. Beachten Sie ggf. vorhandenen Passwortbildungsregeln. - Mit der Schaltfläche ''Passwort zurücksetzen'' wird das alte Passwort deaktiviert und das neue Passwort eingetragen. Stellen sie sicher, dass dem betroffenen Benutzer sein neues Passwort mitgeteilt wird. - Schließen die den Dialog ''iX-Haus Benutzer - Vorname Name'' ++++ ==== Layout und Filtereinstellungen zurücksetzen ==== Benutzer können individuelle Einstellung für das Layout von Grids oder Filtern nutzen. Es kann vorkommen, dass diese Einstellungen zurückgesetzt werden sollen, um die Grundeinstellung wieder herzustellen. Dies kann ein Administrator für einzelne oder auch mehrere iX-Haus plus-Benutzer tun. ++++| - Melden Sie sich in iX-Haus plus mit einem Benutzer mit Benutzerrolle ''Administrator'' an. (Das Passwort für den admin-Benutzer erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt, weiteren iX-Haus plus-Benutzer kann die Benutzerrolle ''Administrator'' zugeordnet sein.) - In der ''Benutzerverwaltung'' öffnen Sie ''iX-Haus plus Benutzer''. - Wählen Sie den oder die zu administrierenden Benutzer aus. - Wählen Sie aus der Symbolleiste ''Layout und Filtereinstellungen für ausgewählte Benutzer zurücksetzen'' (blaues Recycling-Symbol). - Im Dialog ''Layout und Filtereinstellungen für ausgewählte Benutzer zurücksetzen'' wird zur Sicherheit abgefragt, ob Sie dies wirklich tun wollen. Die betroffenen Benutzer sind im Hintergrund im Grid markiert sichtbar. - Teilen Sie den Benutzern ggf. mit, dass die Einstellungen zurückgesetzt wurden. ++++ ==== Modulsperren einzelner Benutzer anpassen ==== Die Lizenz für einzelne Module beschränkt nach Installation vorerst nur die Anzahl der Benutzer, welche ein Modul gleichzeitig nutzen können. Eine Sperre erfährt ein iX-Haus plus-Benutzer somit in der Regel erst, wenn aktuell die maximale Anzahl der Benutzer für das Modul erreicht ist und er daher beim Modulaufruf abgewisen wird. Im Vorfeld können Sie aber auch für bestimmte Benutzer eine Modulsperre festlegen. Umgekehrt werden für Import-Module bei Lizenzinstallation generell alle Benutzer gesperrt. Meist muss dann nur bei einem Benutzer für ein Importmodul diese Modulsperre aufgehoben werden. ++++| - Melden Sie sich in iX-Haus plus mit einem Benutzer mit Benutzerrolle ''Administrator'' an. (Das Passwort für den admin-Benutzer erhalten Sie bei der Installation bzw. ist dem Administrator bekannt, weiteren iX-Haus plus-Benutzer kann die Benutzerrolle ''Administrator'' zugeordnet sein.) - In der ''Benutzerverwaltung'' öffnen Sie ''iX-Haus plus Benutzer''. - Wählen Sie den zu administrierenden Benutzer mit Doppelklick aus. - Wechseln Sie im Dialog ''ix-Haus plus Benutzer - Vorname Name'' auf das Register ''Module''. - Hier sind alle verfügbaren lizenzierten Module aufgeführt. Die gesperrten Module erscheinen im Namen durchgestrichen und der Schalter ''Gesperrt'' ist angehakt. - Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. - Speichern Sie die Änderungen mit ''Strg + S'' oder Klick auf das Diskettensymbol. ++++ ===== Was brauche ich dazu? ===== ====Register Aktive Vertretung==== ++++| Im Register ''aktive Vertretung'' werden die in iX-Haus definierten Vertretungen angezeigt. Dieses Register wird für gekoppelte Benutzer deaktiviert, da die Vertretungen in diesem Fall ausschließlich über iX-Haus erfasst werden. ++++ ====Ansicht Benutzer==== ++++| In der Ansicht ''Benutzer'' steht dem Administrator ein Modulfilter zur Anzeige der aktiven Benutzer zur Verfügung. Dieser Filter wird automatisch für alle Administratoren voreingestellt und kann beliebig angepasst werden. Da sich die meisten Tätigkeiten auf aktive Benutzer beziehen, erleichtert diese Filterung das Auffinden einzelner Benutzer in der Liste. Für Benutzer kann z. B. im Fall der Namensänderung eines Unternehmens der Domainname in der E-Mail-Adresse per Mehrfachauswahl angepasst werden. ++++ ====Ansicht Meine iX-Haus plus Daten ==== ++++| Je nach Benutzerrolle sehen Sie nur Ihre eigenen Daten über den Menüpunkt ''Meine Daten'' im Navigationsmenü. Angezeigt werden Ihnen die Benutzerdaten und die damit verbundenen Funktionen wie ''E-Mail Signatur'' oder Regelungen zur ''Vertretung''. | ''Benutzerrolle'' | Anzeige der aktuellen Benutzerrolle. Diese wird allgemein auch links unten im Fensterrahmen angezeigt.\\ Der in iX-Haus plus angemeldete Benutzer ''admin'' vergibt in der Benutzerverwaltung in iX-haus plus für in iX-Haus plus freigeschaltete Benutzer Zugangsberechtigungen zu einzelnen ix-Haus plus-Modulen und legt die ''Benutzerrolle'' fest. Demnach kann ein Benutzer in iX-Haus plus ''Hauptbenutzer'', ''Benutzer'' oder ''Administrator'' sein. Hauptbenutzer haben mehr Rechte bei der Anlage von Daten und Filtern als Benutzer. Administratoren haben in Einzelfällen besondere Rechte zur Anlage genereller Definitionen, sind aber bei der allgemeinen Datenerfassung eingeschränkt. | | ''Vollständiger Name'' | Name des Benutzers für administrative Zwecke | | ''Benutzername'' | Benutzername lt. Anmeldung. Dieser wird allgemein auch links unten im Fensterrahmen angezeigt. | | ''Anrede'' | Anrede des Benutzers\\ Wird in iX-Haus die Anrede eines gekoppelten Benutzers geändert, so wird diese Änderung auch in iX-Haus plus wirksam. | | ''Vorname'' | Vorname des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''Nachname'' | Nachname des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''Telefon'' | Telefonnummer des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''Fax'' | Telefaxnummer des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''E-Mail'' | E-Mail-Adresse des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''Kürzel (Initialen)'' | Kurzname des Benutzers für Schriftverkehr. | | ''Unterschrift (Präfix: i. V. etc.)'' | Unterschriftszeilen-Präfix, z. B.: i. A. (im Auftrag), i. V. (in Vertretung), ppa. (per procura autoritate)\\ | | ''CTI-Kopplung'' | Auswahlfeld für CTI-Kopplung | | ''Aktiviert'' | Kontrollfeld\\ ''☑'' Benutzer wird als aktiviert gekennzeichnet. Nur aktivierte Benutzer sind zur Bedienung von iX-Haus plus zugelassen.\\ ''❒ Für iX-Haus plus nicht zugelassener Benutzer.'' | | ''iX-Haus Benutzer'' | Kontrollfeld\\ ''☑'' Der Benutzer kann sich mit der gleichen Kennung auch in iX-Haus anmelden.\\ ''❒'' Der Benutzer kann sich nur in iX-Haus plus anmelden. | | ''Löschen erlauben'' | Kontrollfeld\\ ''☑'' Der Benutzer hat Löschrechte in iX-Haus plus.\\ ''❒'' Der Benutzer hat keine Löschrechte in iX-Haus plus. | | ''Erinnerungen ausschalten'' | Kontrollfeld\\ ''☑'' Erinnerungen aus Terminen werden beim Programmstart nicht angezeigt.\\ ''❒'' Erinnerungen aus Terminen werden beim Programmstart automatisch angezeigt. | | ''Pflichtfelder markieren'' | Kontrollfeld\\ ''☑'' Pflichtfelder werden optisch hervorgehoben.\\ ''❒'' Pflichtfelder werden nicht hervorgehoben.\\ | | ''E-Mail Signatur'' | Für die Gestaltung von E-Mails des Benutzers kann hier die Signatur gepflegt werden. Diese wird dann bei der E-Mail-Erstellung aus iX-Haus plus-Modulen genutzt. | | ''Module'' | Da die Lizenzen für einzelne iX-Haus plus-Module jeweils nur eine bestimmte Anzahl von Benutzern zulassen und bestimmten Benutzern ggf. nur bestimmte Tätigkeiten in iX-Haus plus zugestanden werden, ist es möglich, dem Benutzer hier bestimmte Module zu sperren. | ++++ ====Ansicht iX-Haus plus Benutzer==== ++++| Als Administrator angemeldet haben Sie in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus über ''iX-Haus plus Benutzer'' Zugang zu den den Daten von iX-Haus plus-Benutzern, wie Nummer, Benutzername, Benutzerrolle, Modulrechte etc. Sie können hier iX-Haus plus Benutzern das Passwort zurücksetzen, das Layout von Filtern und Grids zurücksetzen, Sitzungen beenden oder Modulrechte in iX-Haus plus gewähren/sperren, oder einen Benutzer auch deaktivieren. In iX-Haus plus angemeldete Benutzer sind mit über die Schriftfarbe grün und fett im Grid hervorgehoben. In der Detailsicht werden neben den allgemeinen Beutzerdaten in speziellen Registern die ''E-Mail Signatur'' und über ''Module'' die Modulzuordnung gepflegt. Ein neu angelegter Benutzer hat generell Zugang zu allen iX-Haus plus-Modulen - außer den Schnittstellen. Wird eine Schnittstellenlizenz eingesetzt, müssen die Benutzer speziell administriert werden, welche die Schnittstelle nutzen dürfen! Soll ein Benutzer keinen Zugang zu bestimmten anderen Modulen in iX-Haus plus haben, können diese im Register ''Module'' für den Benutzer ''gesperrt'' werden. Gesperrte Module werden mittels Durchstreichung des Modulnamens im Grid zudem optisch hervorgehoben. Die Änderung von Daten sollten Sie aufgrund der Sensibilität der bezogenen Daten mit großer Achtsamkeit anwenden. ++++ ====Ansicht iX-Haus Benutzer==== ++++| Als Hauptbenutzer angemeldet können Sie in der Benutzerverwaltung von iX-Haus plus über ''iX-Haus Benutzer'' Benutzerinformationen aus iX-Haus in einem Grid darstellen. In iX-Haus angemeldete Benutzer sind mit über die Schriftfarbe grün und fett im Grid hervorgehoben. Bestimmte Informationen werden für gekoppelte Benutzer in der [[fachadministration:systemmodule:benutzerverwaltung:start|Benutzerverwaltung von iX-Haus]] administriert. Sie können dort z. B. Objektrechte definieren oder sehen, welche Benutzer noch keinem Team zugeordnet sind und diese Zuordnung direkt vornehmen. In der Übersicht ist eine Schnellsuche über die Parameter Benutzername, Nachname, Kürzel und Nummer implementiert. Zusätzlich hat ein berechtigter Benutzer über das Kontextmenü die Möglichkeit, in Mehrfachauswahl bestimmte Benutzerdaten zu ändern. Wird z. B. ein neues Objekt in iX-Haus angelegt, können Sie gleichzeitig allen berechtigten Benutzern die entsprechenden Objektrechte zuweisen. Für Daten wie Programmrecht, Anrede, Adresse etc. muss im Änderungsdialog jeweils einzeln per Kontrollfeld die Änderung bestätigt werden. Für die Anpassung von diversen Rechten, Ausschlusskonten, Vertretungen, Teams, etc. können Sie über das Kontextmenü, Eintrag ''Optionen'' den entsprechenden iX-Haus-Dialog aufrufen. Die Änderung von Daten sollten Sie aufgrund der Sensibilität der bezogenen Daten mit großer Achtsamkeit anwenden. Die meisten Parameter der Benutzerverwaltung in iX-Haus lassen sich für einzelne Benutzer auch aus iX-Haus plus über die Benutzerverwaltung/iX-Haus Benutzer per Doppelklick auf einen Benutzer im Grid administrieren. Es öffnet sich dann die iX-Haus-Ansicht der Benutzerverwaltung, entsprechende Rechte vorausgesetzt. Die Schalter ''Benutzer ist für iX-Haus plus freigeschaltet'' sowie ''Vier-Augen-Prinzip aktivieren'' können hierüber nicht geändert werden! ++++ ====Ansicht Grid-Layout-Verwaltung ==== ++++| Unter ''Grid-Layout-Verwaltung'' finden Sie eine Übersicht aller eigenen Grid-Layouts. Die Sicht ist abhängig von Ihren Rechten in iX-Haus plus. An dieser Stelle haben Sie einen Überblick über die Grid-Layouts je Modul, können die Inhalte einsehen und weitere Aktionen ausführen. Die Grid-Layout-Verwaltung unterscheidet zwischen einem Benutzer, Hauptbenutzer und Administrator. Für Benutzer und Hauptbenutzer werden hier die eigenen Grid-Layouts für die verschiedenen Übersichten angezeigt. Ein Administrator kann sämtliche Grid-Layouts aller Benutzer einsehen. Ein Benutzer kann eigene Grid-Layouts löschen oder bearbeiten. Hauptbenutzer und Administratoren haben zusätzlich die Möglichkeit, ein Grid-Layout an Teams oder Benutzergruppen zu übertragen. Ein deaktiviertes Layout wird in den Modulen nicht mehr angezeigt. Über die Grid-Layout-Verwaltung werden deaktivierte Sichten weiterhin angezeigt und können wieder aktiviert werden. Grid-Layout übertragen an Die Funktion übertragen an ermöglicht, ein eigenes Grid-Layout an einen anderen Benutzer zu übertragen. Hierbei wird eine Kopie des Grid-Layouts erzeugt. Diese ist nach dem Übertragen eigenständig. Die Funktion kann für mehrere Layouts gleichzeitig aufgerufen werden. Bei einer Mehrfachauswahl kann der Name bzw. die Bemerkung einer Sicht nicht modifiziert werden. Bei nur einem Layout gibt es die Möglichkeit, Name und Bemerkung vor dem Übertragen anzupassen. Bei einer Mehrfachauswahl werden die Namen unverändert übertragen. Die Felder Team und Benutzer sind im Dialog eigenständig. Es kann ein ganzes Team und/oder mehrere Benutzer als Ziel ausgewählt werden. Die Auswahl eines Teams bedingt dabei die Auswahl der angezeigten Benutzer. **Hinweis**: Beim Übertragen der Grid-Layouts können vorhandene Sichten eines Benutzers überschrieben werden! Die Methoden zum Übertragen der verschiedenen Sichten sind einfach in der Anwendung, um von zentraler Stelle aus Grid-Layouts verteilen zu können. Für Grid-Layouts, die regelmäßig zentral gepflegt und an alle Benutzer verteilt werden sollen, empfehlen wir den Modus ''Globale Sicht''. === Detailansicht eines Grid-Layouts === Mit einem Doppelklick auf eine beliebige Zeile wird die entsprechende Detailansicht geöffnet, welche Ihnen die Übersicht der Spalten des Grid-Layouts anzeigt. Manche Sichten enthalten Daten aus anderen Tabellen. Für Spalten, die aus einer anderen Tabelle befüllt werden, können hier weitere Details angezeigt werden. Da jeder Benutzer selbständig Spalten zu einer Tabelle hinzufügen kann, ist es möglich, dass die Namen in der Tabelle nicht mehr eindeutig sind. Mit der Quelleninformation können diese Sachverhalte besser nachvollzogen werden. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, dass ein Default-Wert aus einem Katalog statt des korrekten Wertes aus der Haupttabelle verwendet wird. Das führt dazu, dass sich der Wert in der Tabelle nicht verändert, obwohl in der Detailansicht ein neuer Wert eingetragen wurde. ++++