====== Personen plus - Was brauche ich dazu? ====== [[ix-haus_plus:personen_plus:start|home]] ===== Ansicht Personen ===== ++++| Die Übersicht liefert im Grid Spalten mit Daten aus dem Personenstamm. Die Detailsicht bietet die Register Person, Notizen, Termine, Multimedia, Schriftgut, Meldungen, Verantwortliche und Historie. Im Register ''Person'' werden Kontakt/Bankdaten, Buchungen, Personendaten, Vertragsinfo, Verträge und Termine als Übersicht angezeigt. ++++ ===== Ansicht Personen Erweitert ===== ++++| Die erweiterte Form erlaubt die Anzeige zusätzlicher Daten, z. B. aus der Kautionsverwaltung oder dem Mahnwesen. Dies bedingt eine längere Bearbeitung der Datenabfrage. ++++ ===== Ansicht Verträge===== ++++| Die Ansicht ''Verträge'' kann die Branche anzeigen und damit als Filter dienen. So können Sie sehr schnell Ihre Verträge einer bestimmten (Risiko-)Branche filtern und über den Aufruf der Mieterbestandsliste auswerten (rechte Maustaste: Berichte). ++++ =====Detailansicht Person===== ++++| ====Register Person==== Im Register ''Person'' sind die wichtigsten Informationen zur ausgewählten Person zusammengetragen. Damit die Daten auf einer Bildschirmseite darstellbar sind, verfügen die verschiedenen Bereiche über Scrollbalken. Die Maske ist dreispaltig in folgende Bereiche gegliedert: Kontakt-/Bankdaten, Buchungen, Person, Vertragsinfo, Termine und Verträge. Jeder Bereich kann über einen kleinen Schalter rechts oben im Maskenbereich [''+''][''-''] minimiert oder maximiert werden. Uber die senkrechten grauen Balken zwischen den Bereichen können Sie zudem die Breite der Spalten anpassen. Die hier angezeigten Daten wurden in iX-Haus in verschiedenen Bereich erfasst und werden hier zusammenfassend dargestellt. Bei entsprechender Einrichtung der CTI-Schnittstelle kann eine eindeutig zugeordnete Rufnummer eines Anrufers die Datenmaske des Anrufers automatisch aufgerufen werden. Die Felder Tel.1 und Tel.2 weisen dann auch ein Telefonhörer-Symbol auf, über welches Sie ein TAPI/CTI-gestütztes Telefonat mit Mausklick beginnen können. Sofern vorhanden, werden auch Rufnummern aus zugeordneten Datensätzen der Partnerverwaltung angeboten. iX-Haus plus-Termine können Sie hier für die gewählte Person abrufen und neue Termine definieren. Welche Termine angezeigt werden, steuern Sie über die ''Termine''-Einstellung in der Haupt-Symbolleiste. Hier stehen Ihnen ''Personentermine'', ''Objekttermine'' und ''Flächentermine'' zur Verfügung. Mit weiterem Filter können Sie die allgemeine Sicht (-> Alle) einschränken. Zur Auswahl stehen Ihnen hier: ''Alle'', ''Offen'', ''Erledigt''. ====Register Beschrieb==== Hier werden die Daten angezeigt, welche individuell im Personenbeschrieb zur gewählten Person eingetragen sind. Die Dateneingabe selbst erfolgt in iX-Haus im Stammdaten-Modul ''Personenstamm'' auf Basis des Personenbeschriebs. Der Beschrieb wird nur eingeblendet, wenn Personenbeschrieb-Daten zur Person vorliegen. ====Register Dokumente==== Das Register weist hinter seiner Beschriftung die Anzahl der verfügbaren Dokumente in runder Klammer aus. Die Dokumente werden im Grid aufgelistet nach Dokumentenname, Dokumententyp, Erstellungsdatum und Dateiname. Ggf. ist der Status ''In DMS'' gesetzt - wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem DokuWare einsetzen und das betroffene Dokument im DMS schon archiviert ist. Bestehende Word- und Textdokumente können per Funktion ''Dokumente nach PDF wandeln'' im Kontextmenü in PDF-Dateien konvertiert werden. Somit könnten z. B. Text-Dokumente auch dann nach casavi übertragen werden, wenn keine DocuWare-Anbindung vorhanden ist. ====Register Meldungen==== Meldungen werden zentral über das iX-Haus plus Meldungen verwaltet. Details zu der Erfassung von Meldungen finden Sie [[ix-haus_plus:meldungen:start|hier]]. Zur ausgewählten Person können Sie Meldungen einsehen. Dies sind i. d. R. Schadensmeldungen, welche die Person selbst gemeldet hat oder welche das Objekt betreffen, in zu welchem die Person gehört. In der Symbolleiste des ''Personen plus''-Registers ''Meldungen'' können Sie wahlweise die Meldungen des Objekts oder die Meldungen der Person darstellen. ====Register Aufträge==== Aufträge werden über das iX-Haus plus Modul ''Aufträge'' verwaltet. Details zu der Erfassung von Aufträgen finden Sie hier [[ix-haus_plus:auftraege:start|Aufträge]]. Zur ausgewählten Person können Sie Aufträge einsehen. Dies sind i. d. R. Aufträge, welche die Person selbst initiiert hat oder welche das Objekt betreffen, in zu welchem die Person gehört. In der Symbolleiste des ''Personen plus''-Registers ''Aufträge'' können Sie die Aufträge der Person darstellen. ====Dialog Multimedia Zuordnung zu Personen plus==== Dieser Dialog (Aufruf ''Multimedia zuordnen'' in der Befehlsleiste) erleichtert den Import von großen Mengen von Multimediadateien. Diese Funktion wurde im Kontext [[grundlagen:gui#glossar|EnSikuMaV]] (siehe Glossar) realisiert, da die Automatismen bzgl. der Heizkostendienste speziell hierauf ausgerichtet sind. Ebenso lassen sich in der allgemeinen Handhabung Einsatzbereiche finden, in denen diese Funktion Ihnen einen Mehrwert bietet. |''Dateiordner auswählen''| Schaltfläche\\ Im Kopfbereich des Dialogs bestimmen Sie mit ''Dateiordner auswählen'' den Ort, wo die einzulesenden Dateien liegen, und lesen diese für die aktuelle Session ein. Durch erneutes Einlesen aus einem weiteren Verzeichnis können Sie so mehrere Quellen zusammenfassend nutzen.\\ Bitte beachten Sie: Nicht angezeigt werden Dateien mit der Endung ''_ix'' im Dateinamen (Kleinschreibung relevant)! Diese Endung wird nach Zuordnung einer Datei zu einer Person automatisch gesetzt und die Datei somit vor erneutem Zuordnen geschützt. Die Endung wird beim sofortigen Entfernen einer Zuordnung wieder entfernt. | |''Dokumententyp''|Die einzulesenden Multimediadateien müssen einem Dokumenttypnamen zugeordnet werden. Diesen wählen Sie hier aus.\\ Spätestens nach einer Einsichtnahme über die Vorschau müssen Sie entscheiden, welcher Dokumententyp für das Multimediadokument eingesetzt werden soll, wenn eine Zuordnung von diesem zu einer Person erfolgen soll. Fehlt eine Angabe in der Auswahl ''Dokumententyp'', erhalten Sie beim Versuch der Zuordnung eines Dokuments einen entsprechenden Hinweis. Die Dokumententypen werden in gleichnamigem Katalog in iX-Haus gepflegt. \\ Es bietet sich an, für das Informationsschreiben nach EnSikuMaV einen geeigneten Dokumenttyp zu verwenden oder hierzu sogar einen speziellen unter iX-Haus, Fachadministration, Kataloge, [[fachadministration:kataloge:start#katalog_dokumenttyp|Dokumenttyp]] zu definieren, z. B. „iX+Personen Info EnSikuMaV“. | |''Dateien automatisch zuordnen''| Kommen die Daten von einem Heizkostendienstleister, kann nach dem Hinzufügen der Dateien und der Auswahl eines Dokumenttyps in dem Kopfbereich des Dialogs eine automatische Zuordnung für die Personen erfolgen. Diese Funktion wurde im Rahmen der Anpassungen für EnSikiMaV integriert und erlaubt die Auswahl eines Heizkostendienstleisters. Diese verwenden unterschiedliche Kriterien. Nach Auswahl von einem ''Heizkostendienst'' müssen Sie daher im Dialog ''automatische Zuordnung'' ggf. noch zusätzliche Angaben machen, z. B. die 9-stellige Liegenschaftsnummer bei Brunata. Mit der Schaltfläche ''Dateien automatisch zuordnen'' werden dann die Dateien zugeordnet. \\ Auch hier gilt jedoch insbesondere die erhöhte Aufmerksamkeit der korrekten Zuordnung von Personen im Rahmen eines Vertragswechsels. Flächen mit Vertragsbeginn in einem Zeitraum von +/- 12 Monaten um das aktuelle Tagesdatum oder Personen mit Vertragsende werden daher z. B. nicht automatisch bedient. Nicht automatisch zugeordnete Dokumente müssen manuell zugeordnet werden. \\ Zum Zeitpunkt der Erstellung der Dokumente durch den Heizkostendienst können auch noch nicht benannte Belegungswechsel zu einer Fehlinformation führen. Auch hier raten wir insbesondere, Information über Vertragswechsel in einem geeigneten Datumsbereich über die iX-Haus-Stammdatendruckliste Flächennutzung (107123) zur Kontrolle zu nutzen.\\ Nach der automatischen Zuordnung können die kritischen Zuordnungen oder verbleibenden, noch nicht zugeordneten Dokumente manuell per Drag & Drop zugeordnet/verschoben werden. | |''Vorschau aktivieren''| Haben Sie im Kopfbereich die Funktion ''Vorschau aktivieren'' eingeschaltet, wird unterhalb der Liste für das mit der punktierten Linie markierte Zelle gewählte Dokument eine Vorschau eingeblendet. Mehrseitige Dokumente können in der Vorschau seitenweise geblättert werden. \\ Über das Fernglas-Symbol oder die Tastenkombination ''Strg + F'' stehen einfache Suchfunktionen zur Verfügung. Mit der Konfiguration der Suche über das Zahnradsymbol können Sie bestimmen, ob Groß-/Kleinschreibung zu beachten ist und/oder ob nur ganze Wörter (bzw. Wortbestandteile) als Treffer berücksichtigt werden sollen. Wurden mehrere Treffer gefunden, können Sie zwischen diesen mit den Schaltern ''Vorherige'' und ''Nächste'' springen. Namen oder andere Daten entsprechend Ihres Suchbegriffs im Feld ''Suche'' finden Sie in PDF-Dateien jedoch nur, wenn diese dort auch in Textform vorliegen! Hat der Ersteller die Daten als Grafik eingebunden oder beruht die Vorschau auf einer intern in PDF gewandelten Grafikdatei, entziehen sich diese Informationen einer Suchfunktion. Sie können dann aber immer noch optisch kontrollieren und hierbei die Lupenfunktion der Vorschau nutzen. Die Vorschau kann z. B. nützlich sein, um die korrekte Personenzuordnung festzustellen. Die Vorschau kann sich auch auf ein markiertes Dokument einer Zuordnung beziehen. | | Bereich ''Dateien'' | Im linken Bereich ''Dateien'' werden die noch nicht zugeordneten Dateien aus dem zuletzt gewählten Dateiordner aufgelistet, mit Ausnahme der Dateien mit der Dateiendung ''_ix'' im Dateinamen (s. o.). Zudem kann hier eine Vorschau der Datei erfolgen, welche entweder in der Liste der noch nicht zugeordneten Dateien oder in der Liste der zugeordneten Dateien einer Person markiert ist. | | Bereich ''Personen'' | Im rechten Bereich ''Personen'' können Sie zu einzelnen Personen Multimediadokumente zuordnen, indem Sie ein Dokument von der linken Seite mit Drag & Drop auf die Person ziehen. Alternativ können Sie versuchen, Dokumente mit der automatischen Zuordnung zuzuordnen. Sobald einer Person mindestens ein Dokument zugeordnet ist, wird die Zeile der Person mit Fettschrift hervorgehoben und in der Spalte ''Zugeordnet'' ein Marker gesetzt. Zudem weist für solche Personen die Übersicht im unteren Teil die zugeordneten Dokumente auf. Beachten Sie, dass die Liste der Personen im Vorfeld nicht eingeschränkt ist. Sie können die Darstellung mit den allgemein vorhandenen Filter- und Sortiermöglichkeiten in Grids anpassen. | Bei der automatischen Zuordnung von Multimediadateien zu Personen wurde eine Prüfung eingebaut, wonach keine Dokumentenzuordnung zu Personen erfolgt, deren Vertragsdaten ein Vertragsende aufweisen (Restanten) bzw. deren Vertragsbeginn 12 Monate vor oder nach dem aktuellen Datum liegt (aktuelle Wechsler). Hiermit soll vermieden werden, dass z. B. Energiekostenprognosen versehentlich einer falschen Person zugeordnet werden, wenn der Ersteller der Prognosen nicht die aktuellen Vertragskonstellationen kennt. ++++ =====Platzhalter für Vorlagen aus dem Vorlagenmanger===== ++++| Für allgemeine Mitteilungen oder Anfragen an iX-Personen pflegen Sie Vorlagen Textvorlagen vom Typ ''SB'' (Personenschreiben) im [[fachadministration:vorlagenmanager:start|Vorlagenmanager]] alternativ zur internen Texterfassung. Dazu muss unter ''Fachadministration => System => Systemeinstellungen Datenbank'' in der Systemeinstellung ''AktiviereNeuenSerienbrief'' das Modul ''ixHaus+Personen'' aktiviert sein. Bei der Übernahme alter Vorlagen sind manuelle Anpassungen erforderlich. Nachfolgend finden Sie die Abschnitte aus dem Kapitel des Vorlagenmanagers, welche für die Vorlagenerstellung für Allgemeine Schreiben für iX Personen relevant sind. {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#personenbrief&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#allgemein&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#objekt&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#flaeche&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#vertrag&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#empfaenger&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#person&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#eigentuemer&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#rech_empfaenger&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#schluessel&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#wegmieter&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#teamdaten&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#objektbeschrieb&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#flaechenbeschrieb&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#personenbeschrie&inline&nofooter}} {{section>fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#sollartklassen&inline&nofooter}} ++++