====== Schlüsselverwaltung ====== Mit der ''Schlüsselverwaltung'' bieten wir ihnen eine komfortable Möglichkeit, die Schlüssel ihrer Verwaltungsobjekte bequem zu verwalten und jederzeit zu wissen, welchem Schließsystem diese zugeordnet sind. Darüber hinaus können Sie Schlüsselausgaben und Rücknahmen hinterlegen und wissen so jederzeit, wo sich die Schlüssel befinden. Der ''Schließplan'' bietet zudem noch eine komplette Übersicht der zugeordneten Schließungen. Die Erfassung von Schlüsseln erfolgt je Liegenschaft. Das ''Schlüsselverzeichnis'' dient dabei der Erfassung der einzelnen Schlüssel, sowie deren Zuordnung innerhalb des Schließsystems. Darüber hinaus werden Ausgaben und Rücknahmen dokumentiert. Schlüssel lassen sich mit verschiedenen Strukturelementen in iX-Haus verbinden, wie z. B. der Objektstruktur, Flächen aus dem Flächenstamm, Räumen aus dem Raumbuch, Technischen Objekten aus der Technischen Objektverwaltung sowie manuell erfassten Türen. Für das Modul ''Schlüsselverwaltung'' wird eine Lizenz benötigt. Das Modul finden Sie unter ''iX-Haus plus'' > ''Schlüsselverwaltung''. ===== Was mache ich hier? ===== ==== Schließanlage anlegen ==== ++++| Um Schlüssel einer Schließanlage zuordnen zu können, richten Sie die Schließanlagen mit zentralen Stammdaten ein. - Öffnen Sie den Navigationspunkt ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schließanlage''. - Erfassen Sie die grundlegenden Stammdaten einer Schließanlage im Register ''Schließanlage'' mit ''Schließanlagennummer'' (Nummer des Schließplans), einem ''Objekt'' und einem ''Kreditor''. - Erfassen Sie weitere Daten wie ''Ansprechpartner'', ''Kundennummer'', ''Anlagenart'', ''System''. - In der ''Bemerkung'' pflegen Sie weitere Informationen. - Speichern Sie die Parameter der Schließanlage. Über das Register ''Historie'' können Sie Änderungen nachverfolgen. ++++ ==== Schlüsselausgaben und -rücknahmen verwalten ==== ++++| Bei der Erfassung der Ausgaben und Rücknahmen der Schlüssel wird automatisch ein Status gesetzt, der anzeigt, ob der Schlüssel momentan ''ausgegeben'' oder bereits ''zurückgegeben'' wurde. Das Eingabefeld ''Vertrag'' dient zur Zuordnung der jeweiligen Fläche bzw. des Vertrags. Sobald Sie bei der Schlüsselrückgabe ein Datum eingeben, ändert sich der Status der Schlüsselausgabe auf ''zurückgegeben''. Es stehen verschiedene ''Empfängertypen'' bei der Schlüsselausgabe zur Verfügung. Die Schlüsselausgabe erhält ein Datum für die Schlüsselausgabe und die Anzahl der ausgegebenen Schlüssel. Die Anzahl der ausgegebenen Schlüssel reduziert die verfügbare Anzahl an Schlüsseln. Über die Befristung haben Sie die Möglichkeit, einen Erinnerungstermin zu hinterlegen, falls der Schlüssel z. B. nur befristet an einen Handwerker (Kreditor) ausgegeben wird. Über den Menüpunkt ''Berichte'' können Sie ein ''Schlüsselausgabeprotokoll'' oder eine Übersicht ''Schlüsselausgabe'' erstellen. ++++ ==== Schlüssel einem Schließverzeichnis zuordnen ==== ++++| - Öffnen Sie im Navigationspunkt ''Schlüsselverzeichnis'' das Register ''Zuordnung Schließsystem''. - Über den Aufruf ''NEU'' des Formulars können Sie die einzelnen Zuordnungen des Schlüssels zu Schließsystemen einstellen. Mit Doppelklick auf bestehende Zuordnungen bearbeiten Sie diese. - Geben Sie im [[ix-haus_plus:schluesselverwaltung:start#dialog_zuordnung_schliesssystem|Dialog Zuordnung Schließsystem]] die Zuordnung gemäß Ihres Schließsystems ein. \\ Ordnen Sie dem Schlüssel zu, ob es sich bei der Schließung um eine Fläche, eine Gebäudestruktur, einen Raum bis hin zu einem technischen Objekt handelt. Der Türbezeichnung geben Sie die Bezeichnung analog zum Schließplan ein. - Speichern Sie die Zuordnung. ++++ ==== Schlüsselarten im Katalog erfassen ==== ++++| - Öffnen Sie unter ''iX-Haus plus'' > ''Schlüsselverwaltung''> ''Katalog'' den [[ix-haus_plus:schluesselverwaltung:start#katalog_schluesselart|Katalog Schlüsselart]]. - Vergeben Sie eine Nummer und eine Bezeichnung der Schlüsselart. - Wenn die Schlüsselart im Weiteren mit einer Schließanlage verbunden werden soll, aktivieren Sie das Feld. ''Schließanlage''. - Um aus der Schlüsselverwaltung unmittelbar Aufträge im lizenzpflichtigen Modul ''Aufträge'' auslösen zu können, ordnen Sie im Feld ''Zuordnung zu Auftragsart'' eine Auftragsart aus dem Modul Aufträge zu. - Mit den Zusatzinfofeldern können Sie weitere Informationen zur Schlüsselart erfassen und diese individuell konfigurieren. Die Felder für die Zusatzinfo 1-8 dienen als Überschriften im Schlüsselverzeichnis. - Speichern Sie die Parametereingabe. ++++ ==== Schlüsselinformationen importieren ==== ++++| Über den Menüpunkt ''Schnittstellen'' haben Sie zudem die Möglichkeit, unter Import entsprechende aufbereitete Daten in Ihre Schlüsselverwaltung zu importieren. Es wird als Warnung in der entsprechenden Detailansicht angezeigt, wenn ein Schlüssel noch keinem Schließsystem zugeordnet wurde. In der ''Schlüsselübersicht'' wird dies ebenfalls in der Spalte ''Zuordnung Schließsystem'' angezeigt. ++++ ==== Schlüsselverzeichnis anlegen ==== ++++| Die Schlüssel und dazugehörigen Schließungen richten Sie über den Navigationspunkt ''Schlüsselverzeichnis'' ein. Hier erfassen Sie im [[ix-haus_plus:schluesselverwaltung:start#register_schluesselverzeichnis|Register Schlüsselverzeichnis]] die grundlegenden Stammdaten eines Schlüssels und ordnen diese einem Objekt und einer Schlüsselart zu. Der Bestand wird anhand der Anzahl der tatsächlich vorhandenen Schlüsselanzahl bei der Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel ermittelt. Zudem können Sie einen Aufbewahrungsort der Schlüssel und eine zusätzliche Information zum Schlüssel hinterlegen. Im [[ix-haus_plus:schluesselverwaltung:start#register_zuordnung_schliesssystem|Register Zuordnung Schließsystem]] können Sie die einzelnen Zuordnungen des Schlüssels innerhalb des Schließsystems einrichten. Hier können Sie den genauen Standort des Schließsystems über die Fläche, die Gebäudestruktur, einen Raum bis hin zu einem technischen Objekt einstellen. Richten Sie aus dem Schließsystem mindestens eine Türbezeichnung ein. Über das [[ix-haus_plus:schluesselverwaltung:start#register_ausgaben_und_ruecknahmen|Register Ausgaben und Rücknahmen]] erfassen Sie die Ausgaben der Schlüssel sowie deren Rücknahmen. Über das Register ''Aufträge'' erhalten Sie den Überblick über sämtliche Aufträge zum Schlüssel. Über das Register ''Schlüsselausgabe Termine'' erhalten Sie eine Übersicht zu sämtlichen Terminen zum Schlüssel. Im Register ''Historie'' können Veränderungen nachvollzogen werden. ++++ ==== Tipps zur Anlage von Schlüsseln ==== ++++| Um den Assistenten zur Zuordnung von Schließungen effektiv zu verwenden, empfehlen wir, zuerst Haupt-, General- und Zentralschlüssel mit vielen Türen einzurichten. Bereits erfasste Türen stehen im Assistenten zur Mehrfachauswahl und Zuordnung zur Verfügung. Zusätzlich können Schlüssel im ''Schlüsselverzeichnis'' markiert und per Kontextmenü kopiert werden. Darüber hinaus lassen sich Schlüssel über die Importfunktion importieren. ++++ ===== Was brauche ich dazu? ===== ==== Dialog Ausgaben und Rücknahmen==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Ausgaben und Rücknahmen'' Mit ''Neu'' oder Doppelklick zum Bearbeiten eines vorhandenen Datensatzes öffnen Sie den Dialog ''Ausgaben und Rücknahmen''. ===Register Schlüsselausgabe/Schlüsselrücknahme=== Das Register ''Schlüsselausgabe/Schlüsselrücknahme'' dient der Erfassung, wo welcher Schlüssel im Umlauf ist. ====Register Termine=== Im Register ''Termine'' erfassen Sie Termine, die hier i. d. R. mit der Schlüsselübergabe oder der Pflege des Schließsystems zu tun haben. Die Felder entsprechen der standardisierten Terminerfassung. ++++ ==== Dialog Zuordnung Schließsystem==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Zuordnung Schließsystem'' \\ Hier können Sie den genauen Standort des Schließsystem über Fläche, Gebäudestruktur, Raum bis hin zu einem technischen Objekt einstellen. Über die Türbezeichnung haben Sie zudem die Möglichkeit manuell das Schließsystem zu definieren. |''Objekt''| Auswahl | |''Türbezeichnung''| Alfanumerisches Eingabefeld | |''Gebäudeteil''| Auswahl lt. Objektstruktur| |''Geschoss''| Auswahl lt. Objektstruktur| |''Fläche''| Auswahl | |''Raum''| | |''Techn. Objekt''| Auswahl | ++++ ==== Dialog Schlüsselwizard==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Zuordnung Schließsystem'' > ''Wizard'' \\ Im Wizard können Sie die vorhandene Schlüssel einer Schließung zuordnen oder eine bestehende Zuordnung entziehen. Der Dialog unterstützt Multiselect. Die Zuordnung der Schließung erfolgt über die Auswahl, die Sie mit ''F2'' oder Klick auf den Auswahlschalter öffnen. Die zugeordnete(n) Schließung(en) wird/werden nach dem Verlassen des Zuordnungsdialogs im Feld ''Schließungen'' mit einem Zahlencode benannt. Mit ''OK'' bestätigen Sie die Zuordnung. ++++ ==== Katalog Schlüsselart ==== ++++| Zugang: ''iX-Haus plus'' > ''Schlüsselverwaltung'' > ''Katalog'' > ''Schlüsselart'' \\ Im Katalog ''Schlüsselart'' können Sie die verschiedenen, von ihnen verwendeten Schlüsselarten erfassen. Vergeben Sie eine Nummer und eine Bezeichnung der Schlüsselart. Die Schlüsselarten werden benötigt, um die eigentlichen Schlüssel in der Schlüsselverwaltung zu erfassen. Eine häufig verwendet Schlüsselart können Sie als Standard definieren. Wenn die Schlüsselart im Weiteren mit einer Schließanlage verbunden werden soll, aktivieren Sie das entsprechende Feld. Aus der Schlüsselverwaltung können unmittelbar Aufträge ausgelöst werden, ordnen Sie zu diesem Zweck eine Auftragsart aus dem Modul Aufträge zu (lizenzpflichtiges Modul). Mit den Zusatzinfofeldern haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu der jeweiligen Schlüsselart zu erfassen und individuell zu konfigurieren. Die Felder für die Zusatzinfo 1-8 dienen als Überschriften im Schlüsselverzeichnis. ++++ ==== Register Ausgaben und Rücknahmen ==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Ausgaben und Rücknahmen''\\ Das Register ''Ausgaben und Rücknahmen'' bietet ein Grid mit Übersicht über einzelne Ausgaben oder Rücknahmen von Schlüsseln. Das Grid kann individuell eingestellt werden. Die Standardspalten sind: * Status * Objekt * Schlüsselanzahl * DatumAusgabe * Befristet bis * Empfängertyp * Bemerkung * Vertrag * Fläche Beginn * Fläche Ende * Empfänger * Empfängeranschrift * Rückgabeanzahl * Rückgabedatum Per Doppeklick auf eine Zeile öffnen Sie das Register ''Schlüsselausgabe/Schlüsselrückgabe''. Parallel zu diesem steht das Register ''Termine'' zur Verfügung. Bei der Erfassung der Ausgaben und Rücknahmen der Schlüssel wird automatisch ein Status gesetzt, der anzeigt, ob der Schlüssel momentan ausgegeben oder bereits zurückgegeben wurde. Das Eingabefeld ''Vertrag'' dient zur Zuordnung der jeweiligen Fläche bzw. des Vertrags. Sobald Sie bei der Schlüsselrückgabe ein Datum eingeben, ändert sich der Status der Schlüsselausgabe auf ''Zurückgegeben''. Über den Menüpunkt ''Berichte'' haben sie zudem die Möglichkeit ein ''Schlüsselausgabeformular'' zu drucken oder eine Übersicht über die erfasste ''Schlüsselausgabe'' zu erstellen. ++++ ==== Register Schlüsselausgabe/Schlüsselrücknahme==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Ausgaben und Rücknahmen'' > Neu/Bearbeiten eines Datensatzes \\ |Details|| |''Schlüssel''| zur Info | |''Status''| zur Info | |''Objekt''| zur Info | |''Vertrag''| Auswahl | |''Empfängertyp''| Auswahl (Person, Partner/Rolle, Manuelle Eingabe, Kreditor | |''Person''| Auswahl bei Empfängertyp ''Person'' | |''Partner''| bei Empfängertyp ''Partner/Rolle'' | |''Kreditor''| Auswahl bei Empfängertyp ''Kreditor'' | |''Bemerkung''| Bemerkungsfeld für weitere Informationen. | |''Name''| bei Empfängertyp ''Manuelle Eingabe'' | |''Vorname''| bei Empfängertyp ''Manuelle Eingabe'' | |''Straße''| bei Empfängertyp ''Manuelle Eingabe'' | |''PLZ''| bei Empfängertyp ''Manuelle Eingabe'' | |''Ort''| bei Empfängertyp ''Manuelle Eingabe'' | |Schlüsselausgabe|| |''Datum''| Datum der Schlüsselausgabe | |''Befristet bis''| Datum für das Ende eine befristeten Schlüsselausgabe | |''Schlüsselanzahl''| Zahl der vorgenannten Schlüssel | |Schlüsselrückgabe|| |''Datum''| Datum der Schlüsselrückgabe| |''Schlüsselanzahl''| Zahl der vorgenannten Schlüssel | ++++ ==== Register Schlüsselverzeichnis==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Schlüsselverzeichnis'' \\ |''Objekt''| Auswahl | |''Schlüsselart''| Auswahl aus Katalog | |''Nummer''| Nummer des Schlüssels | |''Bezeichnung''| Bezeichnung | |''Schlüsselanzahl''| Zahl | |''Aufbewahrungsort''| Information zum Aufbewahrungsort der nicht ausgegbenen Schlüssel, z. B. Verwalter- oder Hausmeisterbüro | |''Zusatzinformation''| Zusatzinformation (Zeile) | |''Kombischlüssel Wohnung und Keller''| Schalter | |''Bemerkung''| mehrzeiliges Notizfeld | ++++ ==== Register Zuordnung Schließsystem==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > Sicht ''Schlüsselverzeichnis'' > Register ''Zuordnung Schließsystem'' \\ |''Objekt''| Objektnummer | |''Türbezeichnung''| eindeutige Türbezeichnung | |''Gebäude''| | |''Gebäudeteil''| Auswahl aus Objektstruktur | |''Geschoss''| Auswahl aus Objektstruktur | |''Raum''| Auswahl (Raumbuch erforderlich) | |''Fläche''| Auswahl Flächenstamm | |''Techn. Objekt''| Auswahl | ++++ ====Sicht Schließanlage==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schließanlage'' \\ Die Sicht ''Schließanlage'' dient der Organisation von Schließanlagen. Hier erfassen Sie u. a. die Schließanlagennummer, Art und System der Schließanlage, zuständiger Kreditor, Ansprechpartner etc. Felder zur Erfassung einer Schließanlage: * Schließanlagennummer * Objekt * Kreditor * Ansprechpartner * Kundennummer * Anlagenart * System * Bemerkung * Weitere Hinweise ++++ ====Sicht Schließplan==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schließplan'' \\ In der Schlüsselverwaltung ergibt sich der Schließplan aus der Umsetzung der Informationen vom Hersteller und deren Verknüpfung mit Objekt- und Personendaten. |{{ :ix-haus_plus:schluesselverwaltung:schliessplan.png?direct&600 |}}| |Bild: Muster eines Schließplans von einem Hersteller.| Die Sicht ''Schließplan'' listet auf, welchen Türen (''Türbezeichnung'') in einem ''Objekt'' welche ''Schlüssel'' zugeordnet sind, wo sich diese Türen bzw. Schlösser ggf. befinden (''Gebäude'', ''Gebäudeteil'', ''Geschoss'', ''Fläche'', ''Raum'', ''techn. Objekt''). So kann z. B. auch der Schlüssel eines Aufzugs oder einer Hebebühne dem technischen Objekt zugeordnet werden. Die Sortierung im Grid erlaubt so schnelle Übersichten zu erzeugen, z. B. zu welchem Schloss welche Schlüssel zugeordnet sind oder welche Türen mit einem bestimmten Schlüssel geöffnet werden können. Das Grid kann individuell durch Spaltenauswahl und Sortierung angepasst werden. Folgende Spalten sind standardmäßig aktiv: * Objekt * Türbezeichnung * Schlüssel * Gebäude * Gebäudeteil * Geschoss * Fläche * Raum * Techn. Objekt Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Dialog ''Zuordnung Schließsystem''. Um zum Schlüsselverzeichnis zu gelangen, lassen Sie für die jeweilige Zelle des Schlüssels die ''Details anzeigen'' (''Strg + Shift + o''). Nach Änderungen aktualisieren Sie die Ansicht des Schließplans mit ''F5''. ++++ ==== Sicht Schlüsselausgabe ==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schlüsselausgabe'' \\ Die Sicht ''Schlüsselausgabe'' stellt die Informationen der erfassten Schlüsselausgaben dar. Mit dem globalen Objektfilter können Sie das zu betrachtende Objekt eingrenzen. Im Grid Übersicht können Sie durch Sortierung z. B. schnell die Schlüssel lokalisieren, die befristet ausgegeben wurden und anstehende Rückgaben erkennen. Als Berichte stehen ''Schlüsselausgabe'' und ''Schlüsselausgabeprotokoll'' zur Verfügung. Per Doppelklick oder ''Details anzeigen'' (''Strg + Shift + o'') wird für die aktive Schlüssel-Zelle wird der Dialog ''Schlüsselverzeichnis'' des Schlüssels geöffnet. Dies ermöglicht dann die komplette Übersicht, wie der einzelne Schlüssel in der Schlüsselverwaltung eingebunden ist. Mit ''Objekt plus öffnen'' können Sie das betreffende Objekt des Schlüssels in iX-Haus plus parallel öffnen. Hierüber sind dann z. B. die Flächen und aktuellen Belegungen erkennbar, aber auch Meldungen, zuständige Firmen oder Aufträge. Die Ausgabe von Schlüsseln oder deren Rücknahme organisieren Sie über die Sicht ''Schlüsselverzeichnis''. ++++ ==== Sicht Schlüsselverzeichnis ==== ++++| Zugang: ''Schlüsselverwaltung'' > ''Schlüsselverzeichnis'' \\ Das ''Schlüsselverzeichnis'' bietet eine Übersicht über alle angelegten Schlüssel. Hier erfassen Sie auch neue Schlüssel (Kontextmenü ''Neu'') oder organisieren die Übergabe einzelner Schlüssel (''Neu Schlüsselausgabe/Schlüsselrückgabe''). Weitere zentrale Funktionen sind das ''Kopieren'' von Schlüsseln oder ''Auftrag erstellen''. Über einen Schlüssel kann auch auch mit ''Objekt plus öffnen'' direkt zum jeweiligen Objekt gesprungen werden, zu dem der Schlüssel gehört. ++++