====== Indexanpassung ====== ===== Was mache ich hier? ===== Mit dem Modul ''Indexanpassung'' wird Ihnen die Anpassung von Indexmietverträgen wesentlich erleichtert. Alle zugehörigen Funktionen finden Sie hier zentral in einer Ansicht gebündelt. Die Analyse der Indexverträge und die Berechnung einer möglichen Änderung wird dabei zentralisiert durchgeführt. Mit dem Ziel einer höheren Effizienz und zum Zwecke der besseren Steuerbarkeit muss die Berechnung nur einmalig ausgeführt werden. Im zugehörigen Grid filtern Sie die Ergebnisse entsprechend nach Ihren Bedürfnissen. Es ist so z. B. möglich, dass ein Benutzer den Berechnungslauf für alle Objekte monatlich durchführt und die einzelnen Objektverantwortlichen mit diesen Daten weiterarbeiten können. Alternativ kann die Berechnung automatisiert über den [[ix-haus_plus:scheduler:parameter|Scheduler]] durchgeführt werden, z. B. nachts. So können Sie bei Arbeitsbeginn direkt ohne weitere Vorbereitung mit der Arbeit an den Indexanpassungen starten. Durch die Grid-Ansicht ist jede berechnete Indexvereinbarung einzeln auswählbar und kann entsprechend einzeln erhöht werden. Anhand eines Status für jeden Datensatz wird anzeigt, wie mit einer Anpassung der Indexvereinbarung vorgegangen wird. ===== Wie mache ich es? ===== Hier finden Sie Beschreibungen zu allen modulspezifischen Funktionen und Prozessen. ==== Index-Analyse / Index-Berechnung durchführen==== ++++| Mit der Index-Analyse im Register ''Ergebnis'' bzw. der Indexprüfliste (Liste 404051) erzeugen Sie eine Übersicht über Möglichkeit der Anpassung einzelner Indexvereinbarungen, welche im [[stammdaten:vertragsmanagement:start|Vertragsmanagement]] im Register [[stammdaten:vertragsmanagement:parameter1#register_index|Index]] mit Status ''N'' definiert sind. Sie liefert in der ausführlichen Form zu jedem Vertrag eine Erklärung, ob und warum eine Anpassung möglich ist oder nicht. Die Basisparameter der Indexprüfliste aus den Registern ''Prüflistenparameter'' und ''Berechnungsparameter'' werden auch für das [[mietanpassungen:indexanpassung:start#index-anschreiben|Index-Anschreiben]] übernommen. Die Indexmietanpassung erfolgt auf Basis von Änderungen veröffentlichter Verbraucherpreisindizes mit einer Genauigkeit von einer Nachkommastelle. Hieraus ergeben sich Konsequenzen für die Kalkulationen der Veränderung der Indexwerte in Prozent. ++++Details und Beispiel| Der Erhöhungsbetrag von Indexmietvereinbarungen wird aus der prozentuellen Veränderung der Indexwerte ermittelt. Diese Veränderung wurde in der Vergangenheit häufig bis auf die vierte Nachkommastelle gerundet. Laut einer BGH-Entscheidung muss diese aber auf **eine Nachkommastelle** gerundet werden, da die Indexwerte bereits auf eine Nachkommastelle gerundet werden! Die Prüfung mit einer 'höheren Genauigkeit' z. B. von vier Nachkommastellen sollte daher als Begründung nicht mehr herangezogen werden, da es sich rechentechnisch bei allen Werten ab der ersten Nachkommastelle um eine Scheingenauigkeit handelt. Die allgemeine Formel Berechnung einer Veränderungsrate wie der prozentualen Steigerung lautet: ''(neuer Wert / alter Wert * 100) - 100'' Der Ausweis der Veränderungsrate mit mehreren Nachkommastellen stellt laut BGH (vgl. BGH-Urteil vom 07. November 2012 Az. XII ZR 41/11) eine Scheingenauigkeit dar. Aus diesem Grund wird die Veränderungsrate von Indexwerten des statistischen Bundesamtes auf eine Nachkommastelle gerundet. Die Klammer in der Formel kann wegen der Punkt- vor Strichrechnung entfallen. Unter Berücksichtigung der Signifikanz (der Anzahl der gültigen Nachkommastellen NK) der eingesetzten Indexwerte in dieser Formel gilt daher: ''neuer Indexwert (1NK) / alter Indexwert (1NK) * 100 -100\\ \\ <=> Quotient neu/alt (1NK) * 100 – 100'' Beispiel: alter Indexwert: 99,9, neuer Indexwert: 109,9 Quotient exakt mit einer Nachkommastelle: 1,1 ==> 1,1 * 100 - 100 = 10,0% (korrekt) Quotient scheingenau mit vier Nachkommastellen: 1,1001 ==> 1,1001 * 100 - 100 = 10,01% (scheingenauer Prozentwert) VPI-Indexmietvereinbarungen auf Prozentbasis können nach Einführung einer neuen VPI-Reihe einfach im Rahmen einer Indexmietanpassung 'umbasiert' werden. Hier wird nur von der alten zur neuen Indexreihe gewechselt, wenn: a) die Ausgangsreihe im anzupassenden Vertrag einen älteren VPI darstellt (Typ VPI 2000, VPI 2005, VPI 2010 oder VPI 2015) und b) eine neuere Indexreihe (VPI 2020) zur Verfügung steht. Alternativ können solche Verträge auch administrativ mit einem [[fachadministration:umsetzer_und_tools:start|Umsetzer für Indexreihen]] umgestellt werden. Hierbei wird nur die Information bzgl. der eingesetzten Indexreihe getauscht. Dies macht nur Sinn für Indexvereinbarungen, deren aktueller Indexbezug (Indexvertrag mit Status ''N'') in der neuen Indexreihe auch einen Wert aufweist. ++++ Beachten Sie dass Sie je nach Vertragsgestaltung Ergebnisse erhalten können, die nicht zu einem Ausdruck eines nachgeschalteten Indexanschreibens führen, z. B.: * Anpassung nicht zulässig, * fehlende Daten für die Kalkulation, * Prüfung mit der Option ''Berechnungsdatum automatisch'', * Indexvereinbarung mit nicht gesetztem Parameter ''Mitteilung erforderlich'' oder * gültiger Mahnausschluss mit Option ''keine Mieterhöhung''. Ist in dem Katalog ''Mahnausschlussoption'' die Option ''keine Mieterhöhung'' eingeschaltet, wird für die Person mit diesem Mahnausschluss keine Mietanpassung nach Index durchgeführt. Dabei wird nun geprüft, bis wann dieser Mahnausschluss gültig ist (vgl. Gültigkeitsdatum im Personenstamm). Falls der Mahnausschluss nicht mehr gültig ist, kann ggf. eine Mietanpassung in Abhängigkeit von der Indexentwicklung durchgeführt werden. Die Ausgabe der Prüfliste erfolgt wahlweise als Grid im Register ''Ergebnis'', in Excel, via ''Vorschau'' als Bildschirmdruck oder via ''Drucken'' als Liste 404051 auf dem aktuell eingestellten Drucker. Erfolgt die Ausgabe über das Grid, kann im Listenkopf keine sinnvolle Angabe über die Parameter gemacht werden, welche zur Bewertung der einzelnen Indexvereinbarung in der Prüfliste geführt haben, da das Ergebnis im Grid auch aus mehreren Läufen mit unterschiedlichen Parametern generiert worden sein kann. Erfolgt die Ausgabe über das Kommandoleisten-Menü ''Prüfliste zu den Berechnungsparametern'', werden diese (wie auch beim Aufruf der Liste über den Stammdatendruck) im Listenkopf angegeben. Neben der ''Prüflistenparameter'' (nur fällige, nur freie Anpassung, Einzeiliger Ausdruck, Text für Anschreiben und Excel-Ausgabepfad) werden ''Berechnungsparameter'' (Berechnungsdatum, Mitteilungsdatum, Monat/Tag der neuen Sollbeträge), Rundungsvariante und Objektbereich) verwendet. Personenbereich sowie Filtereinstellungen wie z. B. der Leistungsvorbehalt können im Grid im Register ''Ergebnis'' definiert werden). Das Wirksam ab-Datum ermittelt sich aus dem Berechnungsmodell und dem Mitteilungsdatum (Modelle 01,04 und 05 ab Mitteilungsdatum) bzw. ab dem Berechnungsdatum (Modelle 02 und 03) bzw. nach der Quartalsberechnung (Modell 06 und 07). Die Periode und Datum der Sperrfrist werden beim Modell 01 nach BGB über Mitteilungsdatum plus Anpassungsmonate verglichen. Ein Vergleich der Indexwerte von 08/19 zu 06/20 kann bei einer Periode 12 zu einem anpassungsfähigen Vertrag führen, wenn das Wirksamkeitsdatum der sich daraus ergebenden Anpassung nach zwei Monaten im August 2020 liegt bzw. die Sperrfrist bis zum 31.07.2020 gesetzt ist (letzte Anpassung wirksam zum 01.08.2019 -> nächste Anpassung wirksam zu 01.08.2020 = 12 Monate). Eine Nachberechnungszeit ermittelt sich aus dem Zusammenspiel des Monats, in welchem das wirksam ab-Datum liegt und dem in der Prüfung angegebenen Monate, in welchem die Zahlung der neuen Sollbeträge erwartet wird sowie ggf. eingerichtete Kappung durch Nachberechnungsmonate und/oder mietfreie Zeiten. Der Beginn des Nachberechnungszeitraums wird daher ggf. eingeschränkt durch die Anzahl Monate im Feld Mietanpassung nach ... Monaten oder Mietanpassung zum ... . Neben dem Basissollbetrag wird auch dessen Gültigkeitsdatum zur Information angezeigt. Die Kopfzeile jedes Vertrages zeigt Objekt, Person und Flächendaten untereinander. Der Name der Person wird vollständig angezeigt. Die Variante Mietanpassung wird entsprechend der Einstellung in der einzelnen Indexvereinbarung dargestellt (Anpassung nach…: x Monaten bzw. Anpassung zum….: tt.mm) angezeigt. Der Bereich Nachberechnung/Nachzahlung berücksichtigt gekappte Nachberechnungsmonate durch Einstellung im Vertragsmanagement und mietfreie Zeiten (MFZ), die im Nachberechnungszeitraum liegen. Der Kommentar ''Genehmigung liegt vor'' bzw. ''Genehmigung liegt nicht vor'' bezieht sich auf den Status des Radiobuttons ''Anforderungen erfüllt'' in der Indexvereinbarung im Vertragsmanagement. Der Ausweis der Veränderungsrate mit mehreren Nachkommastellen stellt laut BGH (vgl. BGH-Urteil vom 07. November 2012 Az. XII ZR 41/11) eine Scheingenauigkeit dar. Aus diesem Grund wird die Veränderungsrate von Indexwerten des statistischen Bundesamtes auf eine Nachkommastelle gerundet. Sofern vorhanden, wird die im Vertragsmanagement zum Leistungsvorbehalt des Indexvertrages erfasste Bemerkung in der Index-Prüfliste ausgegeben. Das Ergebnis der Prüfung wird mit Summenbildung als Prüfungsergebnis gedruckt.\\ Bei der Indexberechnung für Gewerbeverträge besteht die Möglichkeit, erst beim Abschluss der Berechnung zu runden. Normalerweise wird die prozentuale Differenz der Indexwerte auf eine Nachkommastelle gerundet und anschließend auf den vorherigen Sollbetrag angewendet. Mit Aktivierung der Systemeinstellung ''IndexNachtraeglichRunden'' kann als neuer Berechnungsparameter die exakte prozentuale Differenz zunächst auf den vorherigen Sollbetrag angewendet und erst anschließend gerundet werden. Der Erläuterungstext für die Rundungsfunktion wurde hierzu überarbeitet. Dieser Sonderfall sollte allerdings nur genutzt werden, wenn Ihre gewerblichen Mietverträge auch so ausgestaltet sind. Da die Rundung auf eine Nachkommastelle vom BGH vorgegeben ist, wirkt diese Anpassung nicht auf Indexverträge mit Berechnungsmodell 01 (nach BGB, §557b BGB). Umstellung auf neuen VPI: Wählen Sie die ausführliche Darstellungsform der Prüfliste! In der Indexprüfliste wird Ihnen pro Vertrag u. a. mitgeteilt, welche Indexreihe verwendet wird, wie und ob eine automatische Umstellung auf eine aktuelle Indexreihe erfolgen kann oder warum ein Indexmietvertrag gegebenenfalls nicht angepasst werden kann. Diese Informationen erhalten Sie in der kompakten einzeiligen Darstellung der Prüfliste nicht. Neben dem Ergebnisregister und der Indexprüfliste steht Ihnen zu Kontrollzwecken die Stammdatendruck-Liste ''Flächenindexdaten (1074e)'' zur Verfügung. Hier erhalten Sie pro Fläche eine einzeilige Darstellung wesentlicher Vertragsdaten von Indexmietverträgen. Zur weiteren Interpretation dieser Informationen benötigen Sie ggf. eine Übersicht über die verwendeten Indexreihen. Im Grid der Ergebnisse werden die Namen der verwendeten Indexreihen benannt. Da die Indexreihen individuell eingerichtet werden, können wir Ihnen im Voraus nicht sagen, hinter welcher Indexnummer welche Indexreihe steht. Hierzu erhalten Sie aus der ''Index-Verwaltung'' entsprechende Informationen. Da es sich erfahrungsgemäß nur um eine überschaubare Anzahl von Indexreihen handelt, hilft meist schon ein Blick auf die Übersicht im Register ''Werte'' innerhalb der ''Index-Verwaltung''. Die Stammdatendruckliste ''Index-Werte (Liste 404002)'' liefert Ihnen zu einem bestimmten Prüfmonat den jeweiligen Indexwert pro Indexreihe, seinen vorherigen Monatswert sowie die drei nachfolgenden Monatswerte (sofern vorhanden). Die Stammdatendruckliste ''Index-Entwicklungsliste (Liste 404011)'' liefert Ihnen für bis zu zehn Indexreihen die Entwicklung der Indexwerte in einem frei wählbaren Zeitraum. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Satz an Indexvereinbarungen zu analysieren: - Geben Sie im Register ''Berechnungsparameter'' die Parameter ein. Diese stehen in dem Abschnitt ''Parameter für die Berechnung''. - Wählen Sie unten im Menü ''Berechnung starten'' aus. Dann erscheint eine Fortschrittsanzeige, die Sie über den Fortgang der Berechnung informiert. Nach Abschluss der Berechnung werden Sie in das Register ''Ergebnis'' geführt, wo Sie das Resultat der Berechnung in einem Grid anschauen können. Hinweise zum Ergebnisgrid: * Der Initialstatus nach dem Analysieren einer Indexvereinbarung ist vom Statustyp ''Neu'', wenn eine Anpassung möglich ist. Ansonsten ''Anpassung nicht möglich''. * Sollte die Analyse den Statustyp ''Fehler (zu prüfen)'' haben, so fehlen Daten zur Berechnung oder die Indexvereinbarung ist falsch angelegt. Prüfen Sie in einem solchen Fall die Indexvereinbarung im Vertragsmanagement. * Berechnungen die einen Status haben, der die Neuberechnung verbietet (vgl. Katalog ''Status Indexberechnungen'') werden nicht neu berechnet. Damit ist sichergestellt, dass Anpassungen, die sich bereits in Bearbeitung befinden, nicht aus Versehen überschrieben werden. * Wird im Vertragsmanagement eine manuelle Änderung in der Indexvereinbarung vorgenommen, wird in einer abhängigen Berechnung der Indexanpassung deren Status auf ''keine gültige Berechnung vorhanden'' gesetzt. Eine Information darüber erfolgt bei der Änderung im Vertragsmanagment. * Bei Import einer Indexvereinbarung wird der Status einer vorhandenen zugehörigen Berechnung immer auf ''keine gültige Berechnung vorhanden'' gesetzt. Der Index-Berechnungslauf kann per gleichnamigem Job im [[ix-haus_plus:scheduler:start|Scheduler]] automatisiert ausgeführt werden. In Verbindung mit der Scheduler-Aufgabe ''Indexwerte DESTATIS (EHI/VPI)'', welche die aktuellen Index-Werte aus der DESTAIS-Datenbank abholt, kann der gesamte Berechnungsprozess automatisiert werden. ++++ ====Ergebnisse mittels Layout-Menü gefiltert darstellen==== ++++| Mit den Grid-Layouts bieten wir Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, sich eigene Grids mit entsprechenden Filtern zusammenzustellen, zu speichern und mit anderen Benutzern zu teilen. Somit können Sie für Ihren individuellen Anwendungsfall Ihr ganz eigenes Grid aufbauen und beschleunigen Ihre Arbeit. Im Modul ''Indexanpassung'' stehen für die Darstellung der Ergebnisse über den Schalter ''Layout-Menü'' oben in der Ansicht folgende Optionen zur Verfügung: * ''Layout zurücksetzen'': Damit wird das aktuelle Layout auf den letzten gespeicherten Stand zurückgesetzt. * ''Layout speichern'': Damit wird die aktuelle Konfiguration als Layout gespeichert. * ''Voreingestellte Layouts übernehmen'': Damit kann eins von acht vordefinierten Layouts übernommen werden. Sollte bereits ein Layout mit diesem Namen vorhanden sein, so wird dieses überschrieben (es erscheint vorher ein Hinweis dazu): * ''Standard'' * ''Fehler'': Ein stark reduziertes Layout mit Filter auf Fehler. * ''Wohnen'': Standard-Layout mit Filter auf BGB-Verträge. * ''Gewerbe'': Standard-Layout mit Filter auf alle außer BGB-Verträge. * ''Erhöhungen'': Standard-Layout mit Filter auf Weitergabe > 0,00. * ''Senkungen'': Standard-Layout mit Filter auf Weitergabe < 0,00. * ''Mit Leistungsvorbehalt'': Standard-Layout mit Filter auf LV. * ''Ohne Leistungsvorbehalt'': Standard-Layout mit Filter auf kein LV. * ''Layout von einem anderen Benutzer übernehmen'': Damit kann ein Layout eines anderen Benutzers übernommen werden. Es ist so möglich, dass ein Benutzer ein Layout erstellt, welches von allen Benutzern verwendet werden kann. ++++ ==== Index-Analysen prüfen ==== ++++| Um die berechneten Index-Analysen zu prüfen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: * Sie können das Grid (oder eine Auswahl) im Register ''Ergebnis'' nach Excel exportieren. * Sie können die altbekannte und bewährte Prüfliste generieren. Dafür müssen die ''Parameter für die Prüfliste'' im Register ''Prüflistenparameter'' gesetzt sein. - Nun können Sie im Kontextmenü des Grids die Prüfliste für eine Auswahl an Einträgen generieren oder - Sie können unten im Menü die bisherige Prüfliste zu den Indexvereinbarungen, die in ''Parameter für die Berechnung'' ausgewählt sind, erstellen. Die Ausgabe der Prüfliste erfolgt wahlweise via ''Vorschau'' als Bildschirmdruck oder via ''Drucken'' auf dem aktuell eingestellten Drucker. ++++ ==== Index-Anschreiben erstellen==== ++++| Führen Sie folgende Schritte aus um die Anschreiben für Personen, deren Indexverträge angepasst werden sollen und die eine Mitteilung benötigen (Mitteilung erforderlich gesetzt), zu generieren: - Generieren Sie mindestens eine Vorlage vom Typ [[fachadministration:vorlagenmanager:parameter1#index-anschreiben_id|ID]]. - Stellen Sie die erforderlichen Parameter im Register ''Anschreibenparameter'' ein (u. a. die zu verwendenden Vorlagen). - Wählen Sie im Gitter die Indexvereinbarungen aus, zu denen Sie ein Schreiben generieren möchten. - Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt ''Anschreiben erstellen'' aus. Es öffnet sich ein gleichnamiger Dialog. - In diesem Dialog haben Sie die Möglichkeit, Mitteilungsdatum und Archivierungsparameter zu ändern. Das Mitteilungsdatum wird aus der Berechnung vorbelegt und die Archivierungseinstellungen aus den Anschreibenparametern. - Geben Sie die Nummer der ersten Rechnung ein, ab der das Anschreiben generiert werden soll und bestätigen Sie mit ''OK''. Dies generiert das Anschreiben für alle Indexvereinbarungen (die anzupassen sind) aller Personen von denen Sie eine Indexvereinbarung ausgewählt haben. Dies ist so eingestellt, damit pro Person nur ein Deckblatt und ein Anhang gedruckt werden. Nach dem Erstellen der Schreiben wird der Status automatisch auf den Statustyp ''Schreiben erstellt'' gesetzt. (Sollten Sie mehrere Statusarten dieses Statustyps angelegt haben, wird die Statusart mit Eigenschaft ''Standard'' gesetzt. Das Indexanschreiben wird für die anpassungsfähigen Verträge generiert, wenn diese auch den Marker bei ''Mitteilung erforderlich'' führen. Für das Indexanschreiben verwenden Sie eigens vorgefertigte Wordtexte aus dem Vorlagenmanager oder ASCII-Texte aus der Texterfassung. Eine Übersicht über die verfügbaren Textplatzhalter für Vorlagen vom Vorlagentyp ID, welche Sie über den Vorlagenmanager pflegen, finden Sie [[fachadministration:vorlagenmanager:parameter1#index-anschreiben_id|hier]]. Um diese zu nutzen, muss in der Fachadministration das ''Index-Anschreiben'' für den neuen Serienbrief aktiviert sein. Pro Anpassungsmodell können Sie hierzu eine Vorlagennummer hinterlegen. Optional können Sie auch eine Vorlage für ein Deckblatt und eine Vorlage für einen Anhang definieren. Hat eine Person mehrere Flächen mit Indexvereinbarungen, wird die Vorlage des jeweiligen Anpassungsmodells genutzt. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, das Anschreiben an die Person über das Deckblatt zu gestalten und dort auch eine Übersicht über alle angepassten Flächen mit dem Applikationsblock ''$FLAECHE'' auszugeben. In der Wordvariante nutzen Sie hierzu eine expandierende Tabelle mit ''$$NBGES''. Haben Sie für ein Anpassungsmodell keine Vorlage hinterlegt, wird für die betroffenen Verträge auch kein Anschreiben generiert, selbst wenn in der Prüfliste ausgegeben wurde, dass eine Anpassung möglich sei. Die Indexmietanpassung kann dann durchaus durchgeführt werden. Sie können dann nur kein Anschreiben für den betroffenen Mieter erstellen und/oder archivieren. Die Anschreiben können archiviert werden und sind dann in der Dokumentenverwaltung des Adressstamms zu finden. Sie können hierzu einen eigenen Titel vergeben oder den Titelvorschlag von iX-Haus nutzen. Die Anschreiben werden wahlweise für einen bestimmten Personenkreis oder für alle Personen des ausgewählten Objektbereichs erstellt. Der Druck erfolgt auf dem voreingestellten Drucker. Die Anschreiben können als Vorschau im Bildschirmdruck angezeigt werden, wenn ASCII-Texte eingesetzt werden. Mit Wordvorlagen kann die Vorschau indirekt über den Druck in eine PDF erfolgen. Ein Mix aus ASCII und Word-Vorlagen wird nicht unterstützt. Bei entsprechender Einrichtung in der Index-Verwaltung wird im Rahmen einer Index-Mietanpassung ein Vertrag mit weggefallener, alter VPI-Reihe automatisch auf die neue VPI-Reihe ohne weiteres Zutun umgestellt. Sie können insbesondere nach Einführung einer neuen Indexreihe im Index-Anschreiben den Empfänger darauf hinweisen, dass sein Indexvertrag mit veralteter Indexreihe im Rahmen der Mietanpassung automatisch auf die neue, aktuelle Indexreihe umgestellt wurde. Sind das Indexanschreiben und die Dauermietrechnung ([[featurepakete:start#featurepaket_2020|Featurepaket 20.20]]) für die Vorlagen aus dem Vorlagenmanager eingestellt, wird im Rahmen des Indexanschreiben die Option angeboten, eine Dauermietrechnung auf Basis der neuen Sollbeträge zu erstellen. Diese Dauermietrechnung wird dann direkt nach dem Indexanschreiben generiert. === Indexanschreiben mit Word === ++++| Die Indexschreiben können auch über Wordvorlagen aus dem [[fachadministration:vorlagenmanager:start|Vorlagenmanager]] erzeugt werden, wenn der Texttyp ''ID'' hierzu aktiviert wurde. Zu beachten ist hierbei, dass ein Index-Erhöhungsschreiben weiterhin aus mindestens drei Teilen besteht (Deckblatt, Indexerhöhung je Fläche, Anlage mit Zahlungsplan). Als Dokumenttyp steht hierzu ''ID'' (Index-Erhöhung) zur Verfügung (s. auch [[fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#indexanschreiben|Platzhalter im Texttyp ID]]) Bei Nutzung von Wordvorlagen müssen Sie alle drei Textelemente (Deckblatt, modellspezifisches Anschreiben und Anhang) diesen Typ nutzen. Ein Mix aus ASCII und Word wird von iX-Haus nicht unterstützt. Die Angabe einer Vorlage für das modellspezifische Anschreiben ist für die Darstellung pro Indexvertrag erforderlich. Deckblatt und Anhang werden pro Vertragspartner generiert und können optional genutzt werden. Dies führt bei Archivierung bei Kunden ohne integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder weitere Anpassungen zu mindestens drei Einträgen in Ihrem Dokumentenarchiv! Falls Sie hier pro Person nur ein Gesamtdokument archivieren wollen, ist dies durch den Einsatz eines speziellen PDF-Druckers möglich. Der Druckertreiber von ''BioPDF'' kann in iX-Haus so integriert werden, dass Druckjobs über diesen Druckertreiber PDF-Dateien erzeugen, welche dann auch in iX-Haus (oder einem angeschlossenen Dokumentenmanagementsystem) archiviert werden. Wenn Sie den BioPDF-Drucker entsprechend eingerichtet haben, erzeugt dieser somit nur ein PDF-Dokument, welches auch (anstelle der einzelnen Word-Dokumente) archiviert wird. Hierdurch können Sie sicherstellen, dass pro Abrechnung und Person ein in sich geschlossenes PDF-Dokument inkl. aller Anlagen archiviert wird. Ein Index-Anschreiben kann aus bis zu drei Dokumenten bestehen: Deckblatt, Berechnungsteil und Anhang. In der Word-Variante können alle drei Dokumente vor dem Drucken und Archivieren in einem Word-Dokument zusammengefügt werden. Dabei wird die Kopfzeile des ersten Dokuments in die weiteren Dokumente übernommen. Das ist aber nicht immer gewünscht. Um das zu vermeiden, wurde eine weitere Variante des Zusammenfügens der Dokumente implementiert. Bei dieser neuen Variante behält jedes Dokument seine eigene Kopf- und Fußzeile. Seitenzahlen fangen dann für jedes Teildokument (bei Trennung durch Seiten-, Spalten- oder Abschnittwechsel mit Umbruch) mit 1 an. Die beiden Varianten sind über den Systemparameter ''WordDocZusammenfassenVariante2'' schaltbar. Dieser Parameter wirkt zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in KW46 im Index-Anschreiben und in allen über neuen Serienbrief erstellten Dokumente (Kombination Deckblatt für abweichenden Empfänger mit dem eigentlichen Brief). Die Einrichtung der abweichenden Variante erfolgt i. d. R. durch einen Consultant oder mit Hilfe des Supports der CREM SOLUTIONS. Die meisten Textplatzhalter aus der ASCII-Variante finden Sie auch bei der Vorlagenerstellung für ID-Texttypen über den Vorlagenmanager in der Auswahl im Word-Programm unter ''Sendungen'', '' Seriendruckfeld einfügen'' als Word-Textplatzhalter. Die Namensstruktur lässt sich hierbei leicht ableiten: der ASCII-Platzhalter hat das Format ''$Name'', der analoge Word-Platzhalter hat dann i. d. R. das Format ''idxName''. Dies gilt nur für die Index-spezischen Platzhalter, welche Sie in der Auswahl in Word am Ende der Liste der Platzhalter finden. Im Rahmen der Anpassung für Word sind weitere Platzhalter hinzugekommen. Eine aktuelle Übersicht über die Platzhalter finden Sie im Abschnitt [[fachadministration:vorlagenmanager:parameter2#platzhaltergruppen|Platzhaltergruppen]]. Für das Indexanschreiben mit Word sind somit die allgemeinen Standardplatzhalter für alle Personenschreiben und die Platzhalter für das Index-Anschreiben (lx404052) relevant. ++++ === Kumulierung von Flächen=== ++++| Diese Funktionalität ist nur mit der Kompaktlizenz [[featurepakete:start#featurepaket_2020|Featurepaket 20.20]] verfügbar. Die Auswahl ''Kumulierung'' wird zudem nur eingeblendet, wenn der dazugehörige Katalog [[fachadministration:kataloge:start#katalog_mv_kumulierung_zahlungsplan_appl02_index|MV Kumulierung Zahlungsplan APPL02 /Index]] Einträge aufweist. iX-Haus bietet Ihnen die Möglichkeit, gleichartige Flächen innerhalb eines Objektes für den Ausdruck der Index-Berechnung zusammenzufassen. Für gleichartige Flächen wird dann nur ein Berechnungsblatt erzeugt. Ein Anwendungsfall stellt die Index-Mieterhöhung von mehreren Stellplätzen innerhalb eines Objektes dar. Wenn der Mieter nicht für jeden Stellplatz eine eigene Berechnung braucht, können diese zusammengefasst werden (wenn die unteren Kriterien zutreffen). Dabei werden auch die Beträge über alle kumulierten Flächen innerhalb der Platzhalter aufsummiert. Dementsprechend lauten die Zwischentitel dann nicht mehr ''Fläche + Kontenbezeichnung'' sondern ''Flächenart'', da hier nun pro KKL mehrere Flächen zusammengefasst auftreten, deren gemeinsames Merkmal die Flächenart ist. Stimmen einige Flächen jeweils in den Kriterien überein, so werden mehrere Kumulierungs-Gruppen gebildet, z. B. Mietpreis für später angemietete Stellflächen ist bereits höher (außerhalb der Toleranz). Dann wird für jede Gruppe ein Berechnungsblatt erzeugt. iX-Haus vergleicht folgende Parameter, die deckungsgleich sein müssen: * Kontenklasse * Index * Berechnungsmodell * Schwellenwert (Wert und Punkte oder Prozent) * Weitergabe * Leistungsvorbehalt (wenn Filter gesetzt ist) * Anpassung gesperrt bis * Anforderung erfüllt (wenn INI AnforderungErfuellt aktiviert ist) * Erste Anpassung * Berechnungsperiode * Mietanpassung nach / Mietanpassung zum * Maximale Erhöhung * Indexbezug / Letzte Anpassungsdatum, * Steuerpflichtig, Vertrag-MwSt. muss identisch sein, um Beträge kumulieren zu können * MwSt.-Datum * Kappung * Mietfreie Zeit Um die Kumulierung im Index-Anschreiben anzuwenden, muss unter Kataloge der Katalog [[fachadministration:kataloge:start#katalog_mv_kumulierung_zahlungsplan_appl02_index|MV Kumulierung Zahlungsplan APPL02 / Index]] mindestens ein Eintrag definiert werden. * Bitte beachten Sie, dass in diesem Katalog auch für die Zusammenfassung von Flächen innerhalb eines Zahlungsplans Einträge erfasst werden können. Wir empfehlen daher, die Bezeichnung der Einträge so zu wählen, dass diese eindeutig der Index-Handhabung zugeordnet werden können. So vermeiden Sie überraschende Ergebnisse. * Bei der Auswahl in der Parametermaske des Index-Anschreiben wählen Sie einen zuvor angelegten Eintrag aus dem Katalog aus. Die Flächen werden automatisch kumuliert, wenn die Kriterien übereinstimmen. * Zahlungsplan: In dem Indexanschreiben wird unter Umständen ein Zahlungsplan gedruckt. Für die Kumulierung des Zahlungsplanes wurde vor Einführung dieses Features immer ein Standardeintrag aus dem Katalog ''MV Kumulierung Zahlungsplan APPL02 / Index'' verwendet, falls ein solcher Eintrag existierte. Wenn jetzt für das Index-Anschreiben ein Kumulierungseintrag ausgewählt wird, dann wird dieser auch für den Zahlungsplan verwendet. Bitte beachten Sie, dass die Flächengruppen im Zahlungsplan und in der Indexberechnung trotzdem evtl. nicht identisch gebildet werden. Das liegt daran, dass bei der Index-Berechnung viel mehr Kriterien beim Zusammenfassen von Flächen identisch sein müssen (siehe oben). ==Ausnahmen== Für die Kumulierung wurden neue Tabellen und Texblocksteuerungen vorbereitet. Folgende Platzhalter können für die Kumulierung nicht verwendet werden, da sich deren Werte nicht kumulieren lassen: ^Platzhalter ohne Kumulierungseffekt^Beschreibung^ | ''IdxIBem'' | Bemerkung | | ''IdxFlNr'' | Flächennummer | | ''IdxFlBez'' | Flächenbezeichnung | | ''IdxUnterSm'' | Datum der Mieter-Unterschrift (Vertragsdaten) (TT.MM.JJ) | | ''IdxUnterSv'' | Datum der Vermieter-Unterschrift (Vertragsdaten) (TT.MM.JJ) | | ''IdxNotiz'' | Anschreibentext aus dem Vertrag (Register ''Index'') | | ''IdxFlVtgEnde'' | Vertragsende der Fläche, falls vorhanden | | ''IdxFlVtgBeginn'' | Vertragsbeginn der Fläche | | ''IdxNbgFlNr'' | Flächennummer | ==Block FL_KUMULIERT== Die Blocksteuerung erfolgt mit den Blocktiteln ''[FL_KUMULIERT_JA]'', ''[FL_KUMULIERT_NEIN]'' und ''[FL_KUMULIERT]''. Dieser Block kann in dem Berechnungsblatt verwendet werden. Wurden die Flächen in diesem Blatt kumuliert könnte dazu entsprechende Erklärung unter ''[FL_KUMULIERT_JA]'' eingetragen werden. In diesem Bereich könnte auch die Tabelle ''$$BERKUMFLAECHE'' eingetragen werden. Wenn in dem Berechnungsblatt keine Kumulierung stadtfindet, dann könnte entsprechende Text im Bereich ''FL_KUMULIERT_NEIN'' eingetragen werden. == Tabellen mit Kumulierung == Folgende Tabellen bieten sich für die Kumulierung von Flächen an:\\ Tabelle $$KUMFLAECHE\\ Die Tabelle ''$$KUMFLAECHE'' sollte sinnvollerweise im Deckblatt oder im Anhang anstatt der Tabelle ''$$FLAECHE'' verwendet werden. In beiden Tabellen werden alle erhöhten Flächen aufgelistet. In der Tabelle ''$$FLAECHE'' werden alle Flächen einzeln dargestellt. In der Tabelle ''$$KUMFLAECHE'' werden zuerst alle nicht kumulierten Flächen dargestellt und danach alle kumulierten Flächen unter der Flächenart und mit der Angabe der Anzahl zusammengengefasst. Ohne Kumulierung werden beide Tabellen identisch abgebildet.\\ Tabelle $$KUMNBGES\\ Auch die Tabelle ''$$KUMNBGES''sollte in dem Deckblatt oder im Anhang anstatt der Tabelle ''$$NBGES'' verwendet werden. In beiden Tabellen wird Nachberechnung/Nachzahlung über alle Flächen der Person dargestellt. In der Tabelle ''$$NBGES'' werden alle Flächen einzeln dargestellt. In der Tabelle ''$$KUMNBGES'' werden zuerst alle nicht kumulierten Flächen dargestellt und danach alle kumulierten Flächen unter der Flächenart und mit der Angabe der Anzahl zusammengengefasst. In Falle ohne Kumulierung werden beide Tabellen identisch aussehen. Wenn keine Nachberechnung benötigt wird, wird diese Tabelle, genau so wie die Tabelle ''$$NBGES'', per Programm aus dem Anschreiben entfernt.\\ Tabelle $$BERKUMFLAECHE\\ Diese Tabelle sollte nur im Berechnungsblatt verwendet werden. Hier werden die kumulierten Flächen ausgewiesen, die in diesem Berechnungsblatt enthalten sind. Diese Tabelle könnte zusammen mit Textsteuerungsblöcke ''[FL_KUMULIERT_JA]'', ''[FL_KUMULIERT_NEIN]'', ''[FL_KUMULIERT]'' verwendet werden (siehe Beschreibung oben). ++++ ++++ ==== Index-Vereinbarungen anpassen ==== ++++| Führen Sie folgende Schritte aus um die anpassungsfähigen Indexvereinbarung zu erhöhen bzw anzupassen: - Setzen Sie den Status der Indexvereinbarung im Gitter auf einen Status, der die Erhöhung zulässt. Entweder - Erstellen Sie die Anschreiben, dann wird automatisch der Status gesetzt, oder - Verwenden Sie das Kontextmenü ''Status ändern'' und wählen Sie ''Schreiben Erstellt''. - Wählen Sie die zu erhöhende Indexvereinbarung aus - Wählen Sie im Kontextmenü ''Erhöhung starten''. Dies wird für alle ausgewählten Indexvereinbarung (mit ''Anpassung zulässig'') eine neue Indexvereinbarung generieren, die entsprechenden Sollbeträge anlegen und die ausgewählte Indexvereinbarung auf alt setzen. Nach dem Anpassen erhält die alte Indexvereinbarung den Status ''Anpassung erfolgt''. Nach dem Anpassen erhält die neue Indexvereinbarung den Status ''Keine gültige Berechnung vorhanden''. Zum Anpassen können Sie auch einen eigenen Status ''Bereit zur Anpassung'' vom Typ ''Schreiben erstellt'' im Katalog (s.u.) erstellen. Damit vermeiden Sie eventuell Missverständnisse bei Vereinbarungen, die ohne Anschreiben wirksam werden. ++++ ==== Indexvereinbarung sperren ==== ++++| Eine Indexvereinbarung kann direkt nach der Analyse über das Kontextmenü gesperrt werden, ohne Wechsel in das Vertragsmanagement. Dies erlaubt das Sperren der Anpassung bis zu einem frei wählbaren Datum. Das Aufheben der Sperre ist nicht möglich, nur ein Verkürzen. Der Statustyp der Indexvereinbarung wird auf ''Nicht zulässig'' gesetzt mit dem Hinweis ''Berechnung gesperrt''. Ein Maximalwert der Anpassungssperre können Sie in der Systemeinstellung ''Anpassung Gesperrt Maximalwert'' einstellen. ++++ ==== Rücknahme einer Indexmietanpassung==== ++++| Sollte ein Indexmietvertrag nach einer Anpassung auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt werden müssen, so können Sie dies mit Hilfe mehrerer Schritte in den Stammdaten manuell durchführen. Kontrollieren Sie im Vorfeld, ob schon buchhalterische Auswirkungen eingetreten sind (Kontoauszug) - ggf. müssen Buchungen auf Basis einer versehentlichen Änderung storniert werden! - Öffnen Sie den betroffenen Vertrag im ''[[stammdaten:vertragsmanagement:start|Vertragsmanagement]]''. - Im Register ''Soll'' markieren und löschen Sie die Zeile mit dem Indexmietsoll, welche durch die Indexmietanpassung erzeugt wurde. - Im Register ''Einzelsollbeträge'' prüfen Sie eine ggf. existente Eintragung auf Basis einer Nachberechnung aus der Indexmietanpassung.\\ Sollte hierzu eine Buchung existieren, muss auch die Buchung storniert werden! Löschen Sie Definition des relevanten Einzelsollbetrags. Bei rückwirkender Sollstellung muss ggf. ein aufhebender Einzelsollbetrag definiert werden, wenn die Einzelsollvereinbarung zur obsolet gewordenen Nachberechnung nicht mehr gelöscht werden kann. Diese korrigierende Eintragung muss dann das selbe Wertstellungsdatum und die selbe Leistungszeitraumdefinition aufweisen wie die der aufzuhebenden Einzelsollvereinbarung! - Im Register ''Index'' wählen Sie die neue Indexvereinbarung. Diese weist noch den neuen Indexbezug und den Status ''Neu'' auf. Ggf. hilft zur Auswahl auch die Darstellung durch den Schalter ''Kompakt'' aus der Kommandoleiste. Löschen Sie die neue Indexvereinbarung. - Passen Sie die vorherig gültige Indexvereinbarung, welche nun wieder die Basis für zukünftige Indexmietanpassungen sein soll, an, indem Sie bei dieser den Status von ''Alt'' auf ''Neu'' umstellen. ++++ ==== Modulmenü ==== ++++| * ''Menü'' > ''Berechnung starten:'' Analysiert alle Indexvereinbarung aus dem ausgewählten Objektbereich, die nicht gegen Neuberechnung gesperrt sind. Für die Berechnung werden die Parameter Register ''Berechnungsparameter'' verwendet. Benutzen Sie diese Funktion, wenn Sie für alle in den Parametern eingestellten Daten eine initiale oder eine Neuberechnung durchführen möchten. * ''Menü'' > ''Prüfliste (Daten lt. Berechnungsparameter)'': Gibt die Prüfliste für alle Personen aus dem in den ''Berechnungsparameter'' gewählten Objektbereich aus, optional in Excel, als Ausdruck oder Bildschirmdruck. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie für alle angegeben Objekte eine Prüfliste wünschen. * ''Menü'' > ''Anschreibenparameter übernehmen'': Öffnet den Dialog ''Benutzerauswahl''. Wählen Sie hier den Benutzer aus, dessen Anschreibenparameter Sie übernehmen wollen. Das ist insbesondere für Benutzer interessant, die diese Aufgabe neu übernommen haben oder die Vertretung für einen anderen Benutzer übernommen haben. So ist sichergestellt, dass immer mit denselben Anschreibenparametern gearbeitet wird. ++++ ==== Kontextmenüfunktionen ==== ++++| * ''Alles Markieren'': Mit dieser Funktion oder mit Tastenkombination ''Strg+A'' markieren Sie alle Zeilen in der Ansicht. * ''In Bearbeitung'': Ruft den Dialog ''Status Anpassen'' auf. Hier können Sie den Bearbeitungsstatus auswählen und eine Notiz hierzu hinterlegen. Vorgeschlagen werden nur die aktiven Einträge mit Statustyp ''In Bearbeitung'' aus dem [[fachadministration:kataloge:start#katalog_status_indexberechnungen|Katalog MV Indexberechnung - Status]]. Wenn der Katalog nur einen Status des Typs ''In Bearbeitung'' enthält (das ist die Standardeinstellung), so wird dieser direkt gesetzt. * ''Anpassung sperren'': Öffnet einen Dialog zur Sperre der Anpassung. Die Sperre wird im (vgl. [[stammdaten:vertragsmanagement:parameter1#register_index|Vertragsmanagement, Register Index]]) gesetzt. Es ist nur die Eingabe eines Datums nach dem aktuellen Datum möglich. Um eine bessere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, können Sie hier eine Bemerkung zur Indexvereinbarung erfassen. Diese wird auch im Vertragsmanagement angezeigt. * ''Anschreiben erstellen'': Erstellt die Anschreiben für alle Indexvereinbarungen der ausgewählten Personen, sofern der Parameter ''Mitteilung erforderlich'' gesetzt ist. Ist inaktiv bei einer ausgewählten Indexvereinbarung und wenn der Parameter ''Mitteilung erforderlich'' nicht gesetzt ist oder wenn die Anpassung nicht zulässig ist. * ''Anpassung durchführen'': Legt Sollbeträge und neue Index-Vereinbarungen im Vertragsmanagement an. Nur möglich, wenn ''Anpassung zulässig'' und der Status die Eigenschaft ''Erhöhung zulässig'' besitzt. Ist Inaktiv bei einer ausgewählten Indexvereinbarung, wenn die Erhöhung nicht möglich ist. * ''Status manuell ändern'': Ruft den Dialog ''Status Anpassen'' auf. Hier können Sie alternative Status auswählen und eine Notiz hierzu hinterlegen. Vorgeschlagen werden nur aktive Einträge aus dem [[mietanpassungen:indexanpassung:start#katalog_mv_indexberechnung_-_status|Katalog MV Indexberechnung - Status]]. Nicht alle Status können manuell gesetzt werden, diese werden prozessgesteuert gesetzt. * ''Parameter dieser Berechnung anzeigen'': Zeigt die Berechnungsparameter, mit denen die ausgewählte Berechnung erstellt wurde. Insbesondere, wenn die Berechnung durch einen anderen Benutzer bzw. den Scheduler durchgeführt wurde, können hier die verwendeten Parameter eingesehen werden. * ''Neuberechnung'': Berechnet die ausgewählten Einträge neu mit den im Register ''Parameter'' eingestellten Berechnungsparametern oder mit den Parametern, mit denen die Einträge berechnet wurden. Nicht möglich, wenn der Status die Eigenschaft ''Berechnung gesperrt'' besitzt. Ist Inaktiv bei einer ausgewählten Indexvereinbarung, wenn die Neuberechnung nicht möglich ist. Listeneinträge mit dem Status ''in Bearbeitung'' sind gegen Neuberechnung gesperrt. * ''Text für Anschreiben anzeigen / erfassen'': Bietet die Möglichkeit, den individuellen Text für das Anschreiben anzupassen, ohne den Status der Berechnung auf ''ungültig'' zu setzen (im Gegensatz zu einer Anpassung im Vertragsmanagement). * ''Bemerkung der Indexvereinbarung anzeigen / erfassen'': Hier ist auch eine Änderung möglich. * ''Vertrag Notiz anzeigen / erfassen'': Hier ist auch eine Änderung möglich. * ''Bearbeitungs-Bemerkung erfassen / anhängen'': Öffnet den Dialog ''Bearbeitungs-Bemerkung (nur in diesem Berechnungslauf verwendbar)''. Diese Notiz, welche Sie mit der Schaltfläche ''+Info'' mit Benutzer und Zeitstempel versehen können, wird nicht dauerhaft gespeichert. Sie wird bei einem neuen Berechnungslauf verworfen. Verwenden Sie diese Bemerkung einmal, um sich selbst eine Notiz zu diesem Datensatz zu hinterlegen oder auch, um einen anderen Benutzer eine Notiz zu hinterlassen. * ''Bearbeitungs-Bemerkung ersetzen'': Ist ein Datensatz selektiert, verhält sich diese Funktion wie die Funktion ''Bearbeitungsbemerkung erfassen / anhängen''. Sind mehrere Datensätze selektiert, können die entsprechenden Bemerkungen durch einen neuen Text ersetzt oder bei Leerlassen des Feldes auch gelöscht werden. * ''Flächenkarteiblatt ausgeben'': Startet für die ausgewählten Flächen die [[stammdaten:stammdaten_druck:start#flaechen-karteiblatt|Liste 107106 Flächen-Karteiblatt]]. Hier können Sie sich einen guten Überblick über die Flächendaten verschaffen. * ''Prüfliste erstellen'' (Drucken, Vorschau, Excel): Erstellt die Index-Prüfliste 404051 für die ausgewählten Einträge. Verwenden Sie z.B. die Excel-Variante, um anderen Mitarbeitern Informationen zu laufenden Indexanpassungen zukommen zu lassen. * ''Exportieren (Excel)'': Exportiert die Auswahl nach Excel. * ''Vertrag - Index anzeigen'': Springt zu der ausgewählten Indexvereinbarung ins Vertragsmanagement. * ''Infos in die Zwischenablage kopieren'': Zur gewählten Zeile im Grind werden gesammelte Infos in einem Infofeld unterhalb des Grids angezeigt. Diese können mit dieser Funktion in die Zwischenablage von Windows kopiert werden, um diese dann mittels Einfügen (Strg+V) in einem anderen Programm, z. B. in einem Texteditorfenster, zu nutzen. ++++ ===== Was brauche ich dazu? ===== Hier finden Sie Beschreibungen der verwendeten Ansichten, Register, Dialoge und Kataloge. {{page>parameter&noheader&inline&nofooter}} ===== Administration ===== {{page>technical&noheader&inline&nofooter}}