====== Was mache ich hier? ====== ====== Buchungsimport ====== Das Lizenzmodul ''Buchungsimport'' bietet die Möglichkeit, Buchungen aus einer Excel-Datei zu importieren. Der Import vereint dank zentraler Prüfroutinen hohe Sicherheiten und Komfort. Beim XML-Rechnungsimport können diverse §13a/b-Fälle einer Rechnung zugeordnet werden. Alle weiteren Infos hierzu finden Sie im Kapitel [[schnittstellen:rechnungsimport:start|Rechnungsimport]]. =====Typische Anwendungsfälle===== * Für die Betriebskostenabrechnung sind umfangreiche Kostenumbuchungen notwendig. Die Umbuchungen werden über Excel vorbereitet und in einem Arbeitsgang gebucht. * Sie erhalten von einem Drittsystem in Excel aufbereitete Buchungen, welche in die iX-Haus Buchhaltung mit einfließen sollen. * Sie bekommen regelmäßig Rechnungen, die aufwändig nach speziellen Verteilerschlüsseln auf Kosten und Objekte aufzuteilen sind. Nutzen Sie hierzu eine Excel Vorlage, aktualisieren Sie hier nur Rechnungsdatum, Betrag etc. und buchen Sie die Rechnung über den Import. * Der Rechnungsimport kann automatisiert mit dem [[ix-haus_plus:scheduler:start|Scheduler]] ausgeführt werden. ===Folgende Geschäftsvorfälle (GVC) werden unterstützt:=== * 001 – Standardsachkontenbuchung * 402 – Zahlungseingang Person * 403 – Manuelle Sollstellung * 410 – Saldovortrag Personenkonten manuell * 420 – Direkte Belastung Mieter * 430 - Ausbuchung Mietforderung * 421 – Direkte Entlastung Mieter * 440 – EWB Zuführung * 701 – Rechnungseingang (Dialogbuchhaltung) * 701 – Rechnungseingangsbuch * 707 – Saldenvortrag Kreditoren Manuell * 709 – Rechnungseingangsbuchung * 1000 – Anlagenbuchhaltung * 1400 – Mitgliederverwaltung (Anteile und Bewegungen - virtueller GVC nur für die Importdefinition, faktisch werden die Buchungen mit GVC 402/403 gebucht) =====Eingabeparameter===== ++++| Sie finden das Modul nach entsprechender Lizenzfreischaltung unter den ''Schnittstellen''. Wie gewohnt steuern Sie die Freigaben über die ''Programmrechte''. Die Eingabemaske bietet die Möglichkeit, Wertstellungsdatum, Leistungszeitraum, Buchungstext einzugeben. Diese Eingaben gelten für alle Datensätze, für die in der Excel-Vorlage keine entsprechende Eingabe vorgegeben ist. Somit können komfortabel für alle Buchungen die gleiche Wertstellung, Leistungszeitraum und/oder Buchungstext gesetzt werden. Der ''Name'' definiert den Namen der gebildeten Mappe welche beim Import angelegt wird. Dafür stehen Ihnen verschiedene dynamische Platzhalter zur Verfügung. Dadurch erreichen Sie eine bessere Übersicht, z. B. wenn Sie mehrere Importen an einem Tag vornehmen. Im Standard bildet iX-Haus den Mappentext mit dem Import-Datum und der Import-Zeit. Zur Auswahl stehen $ImportDatumTT (Format: tt), $ImportDatumMMMM (Format: Monatsname als Text vollständig ausgeschrieben), $ImportDatumMMM (Format: Monatskürzel dreistellig), $ImportDatumMM (Format: Monat zweistellige Ziffer), $ImportDatumJJJJ (Format: Jahr vierstellig), $ImportDatumJJ (Format: Jahr zweistellig), $ImportZeit (Format: hh:mm fünfstellige Uhrzeit), $GVC (Format: GVC-Nummer dreistellig), $ImportDatei (Name der Importdatei). ''Kommentar'': Für die Historie können Sie einen Kommentar festlegen. ''Vorerfasst'': [X] Die Buchungen werden mit dem Status ''vorerfasst'' importiert. Sie können somit von einem anderen Anwender gebucht oder auch verworfen werden. [ ] Die Buchungsanweisungen werden importiert und über den Buchungsserver gebucht. ''Module Export-Sperre'': Importierte Buchungen können für den Standard-Buchungsexport und/oder den DATEV-Export gesperrt werden. Die so importierten Buchungen werden explizit gekennzeichnet, so dass ein versehentlicher Export über diese Exportschnittstellen dann nicht möglich ist. Diese Kennzeichnung kann auch durch das Tool [[fachadministration:umsetzer_und_tools:start|Buchungsexport zurücksetzen]] nicht entfernt werden! Die Sperre ist sinnvoll, wenn die Buchungen z. B. als Korrekturbuchungen aus einem System importiert werden, dann aber nicht (erneut) in dieses zurückexportiert werden sollen. Per Systemeinstellung ''ExportSperre'' definieren Sie, ob beim Buchungsimport diese Exportsperre direkt gesetzt wird. Die Module, für welche eine systemseitige Exportsperre gesetzt werden soll, werden mit der Systemeinstellung ''ExportSperreModule'' benannt. Ansonsten kann optional pro Importlauf die Sperre mit dem Parameter 'Export-Sperre setzen für' definiert werden. Dieser zeigt entweder ''1'' (keine Sperre) oder textuell die jeweils gesperrten Exportmodule an. Zudem steht auch der Platzhaltername $ExportSperreInfo für die Namensbildung zur Verfügung. Der Mappen-Name der importierten Buchungen wird hierdurch in der Dialogbuchhaltung um das Suffix ''(Export-Sperre)'' ergänzt.Wurde die Exportsperre systemseitig gesetzt, wird der Mappenname automatisch mit dem Suffix ''(Export-Sperre)'' ergänzt. Wurde die Exportsperre manuell über die Parameter gesetzt, sollte der Platzhalter auch eingesetzt werden. Wurde keine Sperre gesetzt, hat der Platzhalter $ExportSperreInfo keine Auswirkung in der Namensbildung. Es empfiehlt sich daher, ihn als Suffix dauerhaft eingetragen zu lassen. Mit der Schaltfläche ''Simulation'' wird der Import nur geprüft, aber nicht an die Buchhaltung übergeben. Mit der Schaltfläche ''Daten importieren'' wird der Import lt. Parameter ausgeführt. Über die Schaltfläche ''Vorlage generieren'' kann für jeden GVC eine entsprechende Vorlage mit den passenden Spaltenüberschriften erstellt werden. Bei der Dateiauswahl wählen Sie den gewünschten Dateityp aus, wir empfehlen ''xlsx''. Zusätzlich erhält die Vorlage die relevanten Parameter aus der Eingabemaske. Bei der Variante ''GVC aus Import-Datei'' muss für jede einzelne Buchung der GVC in der Datei selbst definiert sein und darf auch nur aus dem Kreis der zulässigen GVCs stammen. ===Beim Import gilt die folgende Priorität: === * Vorgaben in der Importdatei in den einzelnen Buchungsimportzeilen * Vorgaben in der Parametermaske der Importdatei * Vorgaben in der Eingabemaske Es ist möglich, entweder genau eine Datei zu importieren oder alle Dateien aus einem Ordner. Dies können Sie über die Eingabemaske direkt steuern. Bei Vorgabe eines Importpfads geben Sie in der Importdatei in der Kopfzeile den GVC selbst vor. Je GVC ist eine eigene Datei erforderlich. Die Vorlage wird im Excel-Format erwartet (xls oder xlsx). Vorlagen für GVC 001 können auch das csv-Format nutzen. Bitte beachten Sie, dass beim Öffnen und Speichern von csv-Dateien per Excel unter Umständen führende Nullen entfernt werden! ++++ =====Ablauf und Ergebnis===== ++++| Der Buchungsimport verfügt über einen Simulations- und einen Import-Modus. Das Ergebnis des Imports wird in die Excel-Vorlage eingetragen. Für jeden Datensatz werden drei Spalten am Ende der Vorlage automatisch gefüllt – ''Status'', ''Buchungsnummer'' und ''Bemerkung''. Für ''GVC 701'' und ''GVC 709'' wird zusätzlich auch die ''OP-Nummer'' eingetragen. Somit kann direkt zu dem jeweiligen Datensatz bzw. der Excelzeile die Buchungsnummer oder mögliche Fehler nachvollzogen werden. ===In der Spalte ''Status'' wird der Importstatus für jeden Datensatz eingetragen:=== * ''Fehler beim Import'' – Bei der Prüfung der Daten ist ein Fehler aufgetreten. Ausführliche Information über den Fehler wird in der Spalte ''Bemerkung'' eingetragen. Kann z. B. eine Buchung mit Exportsperre in der Dialogbuchhaltung nicht erfolgreich gebucht werden, wird hierzu ein Fehlertext gespeichert und die Buchungsanweisung wird vollständig aus der Datenbank entfernt (keine Buchung mit roter Ampel, da solche Buchungen nicht geändert werden könnten). Für solche missglückten Buchungsimporte müsste dann nach einer Korrektur erneut ein Import ausgeführt werden. * ''Erfolgreich geprüft'' – Dieser Status wird nach einer Simulation gesetzt, wenn die Datenprüfung erfolgreich war. * ''Buchungsvorgang angelegt'' – Dieser Status wird gesetzt, wenn einen Buchungsvorgang angelegt wurde und wenn das Häkchen ''Direkt buchen'' in der Eingabemaske nicht gesetzt ist und somit die Buchung vorerfasst, aber nicht gebucht wird. * ''Fehler beim Verbuchen'' – Dieser Status wird gesetzt, wenn der Buchungsvorgang angelegt wurde, aber beim Verbuchen des Buchungsvorgangs ein Fehler aufgetreten ist. In diesem Fall erhält der Buchungsvorgang eine rote Ampel und kann in der Regel innerhalb von iX-Haus korrigiert werden. Ausführliche Information über den Fehler wird in der Spalte ''Bemerkung'' eingetragen. * ''Erfolgreich importiert'' – Der Buchungsvorgang wurde erfolgreich verbucht. Eine Vorlage (im Format ''xls '' oder ''xlsx'') kann mehrmals importiert werden. Dabei werden die Zeilen mit Status ''Buchungsvorgang angelegt'', ''Fehler beim Verbuchen'' und ''Erfolgreich importiert'' ignoriert. Somit wird es vermieden, dass eine Buchung doppelt angelegt wird. Nach einer Korrektur der Daten können nur die bis dahin fehlerhaften Datensätze importiert werden. Importdateien im Format ''csv'' (nur für GVC 001) können nur importiert werden, wenn die Simulation keine Fehler zurückmeldet (für Details siehe Protokolldatei unter Historie). Die bearbeiteten Importdateien verbleiben standardmäßig im Verzeichnis gespeichert. Über die folgende Systemeinstellung unter ''Systemeinstellungen Datenbank'' kann aber festgelegt werden, dass importierte Dateien in ein Unterordner verschoben werden: * Bereich: ''Schnittstelle'' * Abschnitt: ''Buchungsimport'' * Name: ''OrdnerFehler'' (Unterordner für Dateien, die mindestens einen Fehler beinhalten) * Name: ''OrdnerErfolg'' (Unterordern für Dateien ohne Fehler) Der Name der verarbeiteten Importdateien wird ergänzt um ''Bearbeitungsdatum_Importiert_Importdate''. Je Importdatei wird eine Protokolldatei erstellt. Werden Simulations- oder Import-Läufe beim Buchungsimport abgebrochen, wird der Status der bislang geprüften/gebuchten Datensätze in die Import-Datei bzw. ins Protokoll eingetragen. Beim Import von genau einer Datei lautet der Protokollname: ''BuImp_Protokoll.txt'', sonst ''Bearbeitungdatum_Importdate.log''. Die Protokolldateien werden standardmäßig im ''tmp''-Ordner gespeichert. Bei Nutzung der o. g. Systemeinstellung für die Unterordner werden auch die Protokolle in diesen Ordnern abgelegt. Zusätzlich wird das Protokoll in der Datenbank gespeichert, um es in der Historie anzuzeigen. Die durchgeführten Importe werden in einer Historie angezeigt. Je Eintrag kann per rechter Maustaste das Protokoll (aus der Datenbank) und die Importdatei (aus dem Ordner) aufgerufen werden. Wenn Sie beim Import den Kommentar nutzen, können Sie in der Historie direkt den Grund des Imports erkennen. ++++ =====Rechteprüfung===== Zum Import benötigen Sie die entsprechenden Buchungsrechte in iX-Haus. Dazu gehören die Rechte für das Modul ''Dialogbuchhaltung'' , die Rechte für die einzelnen Geschäftsvorfälle werden auch geprüft, so dass die Sperrung von einzelnen GVCs analog der Dialogbuchhaltung auch gewährleistet ist. Beim Import in das Rechnungseingangsbuch werden zusätzlich die Rechte für das Modul ''Rechnungseingangsbuch'' geprüft. Bei aktiver Vollmacht im [[buchhaltung:rechnungseingangsbuch:start|Rechnungseingangsbuch]] können Rechnungen nicht über den Buchungsimport direkt in die Dialogbuchhaltung importiert werden - die Rechnungen dürfen dann nur in das Rechnungseingangsbuch importiert werden. =====Automatisch ermittelte Daten===== Bestimmte Daten werden automatisch von dem Import ermittelt, wenn sie in der Excel-Vorlage nicht eingegeben sind: * Jahrgang – falls nicht explizit eingegeben, wird der Jahrgang, in dem das Wertstellungsdatum liegt, automatisch für die Buchung übernommen. * Leistungszeitraum – falls nicht eingegeben und auch keine Eingabe über die Eingabemaske, wird der Leistungszeitraum GVC spezifisch automatisch gesetzt. Dabei wird die Standard iX-Haus Logik verwendet. =====Import von Splitt-Buchungen===== Bei dem GVC 001, 701, 707 und GVC 709 können auch Splitt-Buchungen importiert werden. Das Gegenkonto muss bei der zeilenweisen Definition von Splitt-Buchungen in der Vorlage leer gelassen werden. Die einzelnen Kontierungen werden in nacheinander folgenden Zeilen in der Excel-Vorlage erwartet. Die hierüber im Hauptbuch gebildeten Salden müssen sich auf den Sachkonten in Summe ausgleichen. Der Import fasst alle aufeinander folgenden Zeilen zu einer Splitt-Buchung zusammen, solange die Hauptbuchungskreisnummer, bei GVC 701, 707 oder 709 auch die Kreditorennummer und die Rechnungsnummer unverändert bleiben. Bei Änderung in einer dieser Spalten in der Vorlage wird eine neue Buchung angelegt. Die kontierungsunabhängigen Buchungsdaten wie Wertstellungsdatum, Rechnungsdatum, DCL-Flag, Überweisungstexte usw. (siehe Datensatzbeschreibung GVC 701, 707 und 709) werden immer aus der ersten Excel-Zeile übernommen. Die Buchungsdaten in den weiteren Kontierungszeilen haben hier keine Bedeutung und können auch leer gelassen werden. Die kontierungsunabhängigen Buchungsdaten wie Wertstellungsdatum, DCL-Flag, Überweisungstexte usw. (siehe Datensatzbeschreibung GVC 001) werden immer aus der ersten Excel-Zeile übernommen. Die erste Zeile enthält das Konto mit dem Saldo, der durch die folgenden Zeilen ausgeglichen werden soll. In den folgenden Zeilen werden dann die Konten mit den Splitbeträgen angegeben. Hier wird ebenfalls die Spalte ''Konto'' benutzt, auch wenn es sich im resultierenden Buchungsblock betrachtet um die Gegenkonten handelt! Die Buchungsdaten in den weiteren Split-Kontierungszeilen haben hier keine Bedeutung und können auch leer gelassen werden. =====Eingabe des Buchungsbetrages===== ++++| Die Eingabe des Buchungsbetrages erfolgt analog der entsprechenden Eingabemaske in der Dialogbuchhaltung. * GVC 001 – Bruttoeingabe * GVC 402 – Bruttoeingabe * GVC 403 – Bruttoeingabe * GVC 410 – Bruttoeingabe * GVC 420 – Bruttoeingabe * GVC 421 – Bruttoeingabe * GVC 440 – Bruttoeingabe * GVC 701/709 – Hier kann der Kontierungsbetrag analog der Eingabemaske sowohl Brutto als auch Netto eingegeben werden.\\ Die Eingabe wird durch die Spalte ''Betragstyp'' gesteuert. Für Bruttoeingabe muss ein „''B''“ in der Spalte Betragstyp eingetragen werden und entsprechend „''N''“ für Nettoeingabe. Somit kann pro Datensatz bzw. Kontierung die Eingabe des Kontierungsbetrages unterschiedlich sein. * Bei mehreren Kontierungszeilen empfehlen wir die Vorgabe von Bruttobeträgen, um Rundungsdifferenzen zum Gesamtrechnungsbetrag zu vermeiden. * Rundungsdifferenz Toleranzbetrag für GVC 701/709 – Über eine Systemeinstellung kann für die beiden kreditorischen GVCs 701 und 709 ein Toleranzbetrag definiert werden. Bei einer Rundungsdifferenz bei der Umrechnung von Nettobeträge auf Bruttobeträge, die innerhalb dieses Toleranzbetrags liegt wird die letzte Kontierung der Rechnung entsprechend angepasst, so dass die Summe der Kontierungsbeträge dem Gesamtbetrag entspricht. * Der Toleranzbetrag wird allerdings nur bei Rechnungen mit mindestens zwei Kontierungen angewandt. Bei Rechnungen mit nur einer Kontierung muss der Kontierungsbetrag dem Gesamtbetrag entsprechen. Beispiel einer System-Einstellung für den Toleranzbetrag von 0,06 (standardmäßig ist der Toleranzbetrag 0.00): ''Fachadministration'', ''System'', '' Systemeinstellungen Datenbank'', Bereich ''Schnittstelle'', Abschnitt ''ImportGVC701'', Name ''RundungsdifferenzMaxBetrag'' Parameter ''0.06''. * Rechnungen können im GVC 701 auch mit 0,00 EUR Gesamtbetrag importiert werden. Dafür muss die Summe aller Kontierungen 0 ergeben. ++++ =====Buchungsschlüssel===== In allen Imports wird der Buchungsschlüssel, falls im Template nicht angegeben, mit ''1'' vorbelegt. ===== Buchungsperioden ===== Die Sonderbuchungsperioden (13,14,15) können im Standard-Buchungsimport für den GVC 001 berücksichtigt werden. In der Spalte ''SonderBUPer'' können Sie als Sonderbuchungsperiode die Werte 13, 14 oder 15 angeben. Andere Werte werden hier als Fehler betrachtet. Sonderbuchungsperioden können in iX-Haus für die Filterung entsprechender Buchungen eingesetzt werden. Sie haben keine Relevanz bzgl. der Umsatzsteuervoranmeldung (dort ist nur das Wertstellungsdatum relevant). Die sonstigen Buchungsperioden (1-12) werden nicht unterstützt. Diese werden i. d. R. vom jeweiligen System über das Wertstellungsdatum ermittelt, wenn keine Sonderbuchungsperiodeninformation vorliegt.