abrechnung:verwaltergebuehren:howto

Bei der Abrechnung werden die für den Auswertungszeitraum angefallenen Gebühren anhand der Regeln berechnet. Wird zur Ermittlung ein Stichtag benötigt, wird das Ende des Auswertungszeitraums verwendet. Des Weiteren werden die geleisteten Abschlagszahlungen ermittelt. Basierend auf der ermittelten Gebühr wird ein neuer Abschlagsbetrag berechnet.

Die Beträge und weitere Daten können verwendet werden, um mit Hilfe einer Word-Vorlage (siehe Beispielvorlagen 1 und 2) eine Rechnung an den Eigentümer und einzelne Mieter (soweit für diese zu zahlende Beträge angefallen sind) zu generieren.

Zu jeder generierten Rechnung wird auch eine Excel-Datei ausgegeben, die die einzelnen Positionen auflistet, aus denen sich die Gebühr zusammensetzt. Der Detailgrad der Ausgabe wird über den Namen des Blattes in der Vorlage gesteuert. In einem weiteren Blatt können die Abschlagszahlungen des Eigentümers im Auswertungszeitraum aufgelistet werden (siehe Beispielvorlage 3). Bei Mietern wird die Tabelle der Abschlagszahlungen nicht gefüllt.

Die generierten Rechnungsdateien (DOC/XLS) werden in einem Verzeichnis abgelegt. Dort können sie gesichtet werden. Der Pfad zu diesem Verzeichnis muss per Systemeinstellung festgelegt werden. Des Weiteren werden die Rechnungsdaten als externe Rechnungen in der Faktura eingestellt. So können die Rechnungen auch über die Faktura zu einem späteren Zeitpunkt einzeln angesehen und gedruckt werden. Der Massendruck der generierten Rechnungen eines Laufs wird in der Verwaltergebührenabrechnung gestartet. Sowohl die Faktura, als auch der Massendruck greifen auf die Rechnungsdateien im Zielverzeichnis zu.

Die Hauptbereiche der Abrechnung sind Eigentümergebühren, Interneteinstellkosten, Mietergebühren, sonstige importierte Gebühren und sonstige Sachkontengebühren. Um für diese Bereiche unterschiedliche Rechnungen bzgl. Text und Layout generieren zu können, können unterschiedliche Vorlagen verwendet werden (siehe Systemeinstellungen). Durch Variation der mitgelieferten Beispielvorlagen können so passende Ausdrucke für die verschiedenen Gebührentypen und Adressaten generiert werden.

Zu jedem Bereich, der abgerechnet werden soll, muss zumindest eine Word-Rechnungsvorlage und/oder eine Excel-Vorlage als Template angegeben werden. Wenn für einen der Bereiche in den Systemeinstellungen keine Vorlage angegeben wird, wird der betreffende Bereich bei einem Lauf ausgeklammert. Es findet keine weitere Validierung der zugehörigen Parameter statt und es werden keine DOC-/XLS-Ausgaben für den Bereich erzeugt.

Die Einträge TemplOwnerDoc, TemplOwnerXls, TemplInetDoc, TemplInetXls, TemplMieterDoc, TemplMieterXls, SonstGebImpDoc, SonstGebImpXls, SonstGebKtoDoc und SonstGebKtoXls in der Systemeinstellung dienen somit auch als On/Off-Schalter für die Hauptbereiche. Werden hier keine Vorlagen angegeben, werden die betreffenden Bereiche deaktiviert.

Rechnungen parametrieren
ggf. Daten aus einer CSV-Datei einlesen (Internet-Gebührendaten, Sonstige Gebührendaten)
Rechnungen generieren
ggf. mit Prüfliste kontrollieren

Bei der Erstellung der Rechnungen mit GVC 701 werden für die Kontierungen Netto-Betrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag anhand des MwSt.-Satz lt. Steuersatz des Objekts (vgl. U- und V-Marker der Personenmehrwertsteuer für Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer), der MwSt.Code aus dem Sachkonto berücksichtigt. Das kann dazu führen, dass im GVC 701 für die gebuchte Verwaltergebühr informatorisch Netto- und Bruttobeträge benannt werden, obwohl aufgrund des kontierten Sachkontos kein MwSt.-Code (0) vorgegeben ist und der Aufwand daher brutto gebucht ist. Bei einer manuellen Änderung der Kontierung werden Brutto-, Netto, Steuer anhand des MwSt.-Codes des Kontierungskontos kalkuliert, wodurch dann ggf. der Steueranteil in der Ansicht auf 0,00 geht und Brutto- wie Nettowert auftritt. Im Buchungsblock ergeben sich hieraus jedoch keine Änderungen, da mit MwSt.-Code 0 keine Steuerbuchung ausgelöst wird, der Aufwand also weiterhin einen Bruttowert darstellt.

Bei Generierung und Druck der Verwaltergebührenabrechnung wird am Ende des Laufs ein LOG (Logfile als Protokoll) angezeigt. So werden länger andauernde Läufe über mehrere Objekte nicht von Problemen in einzelnen Objekten angehalten und blockiert. Mehrere Läufe werden in eine LOG-Datei geschrieben. Die LOGs werden je iX-Haus Anwender und Tag generiert.

KLÄRUNGSBEDARF aktueller Stand/Möglichkeiten und Alternativen ISR/ADS

In der Verwaltergebührenabrechnung kann unter dem Menüpunkt Mieterweiterbelastung (per Systemeinstellung zu aktivieren) ein Bericht bzgl. Mieterweiterbelastung ausgegeben werden. Teile der für das Objekt angefallenen Verwaltergebühr (Gebühren für laufende Miete) können hiermit auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Es wird eine Excel-Datei erzeugt, in der die einzelnen Gebührenpositionen des Mieters aufgelistet sind. Darin enthalten sind die Weiterbelastungen aus den Mietverträgen bzw. Flächen und die evtl. für den Mieter angefallenen Sonderhonorare.

Wenn im Zuge der Abrechnung auch eine GVC709-Buchung (Ausgangsrechnung) angelegt wird, wird die Rechnungsnummer basierend auf dem GVC709-Buchungskreis erstellt.

Des Weiteren werden die Kostenstellen im Rahmen der Option 'FIBUCalc' (Systemeinstellung) hierarchisch ermittelt. D. h. wenn in der FIBU der GVC701-Buchung im Beschrieb eine entsprechende Kostenstelle angegeben ist, wird diese für alle Kontierungen der abgerechneten Unterobjekte herangezogen. Ist in der FIBU aber keine Kostenstelle hinterlegt, versucht iX-Haus eine passende Kostenstelle im Beschrieb des jeweiligen Unterobjekts zu finden und diese für die Kontierung zu nutzen. Mit dieser Variante ist es so möglich, zu jeder Unterobjektkontierung eine eigene Kostenstelle zu definieren.

Wählen Sie ob und wie eine Weiterbelastung erfolgen soll. \\Die Vorgabe zur Gebührenweiterbelastung des einzelnen Mieters kann im Vertragsmanagement für jeden Vertrag eingestellt werden! Der Dialog wird über die Schaltfläche Weiterbelastung in der Menüleiste des Moduls aufgerufen. Die Schaltfläche muss explizit per Systemeinstellung aktiviert werden.
In der Verwaltergebührenabrechnung öffnen Sie mit dem Menüpunkt Mieterweiterbelastung (per Systemeinstellung zu aktivieren) das gleichnamige Dialogfenster.
Wählen Sie als Excel-Vorlage eine XLS- bzw. XLSX-Vorlage aus (siehe Vorlagen, Beispielvorlage T_VwGebühren.xls).
Definieren sie ein Ausgabeverzeichnis, mindestens eine Objektnummer und ein Rechnungsdatum.
Starten Sie den Export.

Das Rechnungsdatum wird benötigt, um im Falle Weiterberechnen gem. Verwaltervertrag die beim zugehörigen Berechnungslauf ermittelten Gebühren laden zu können. Des Weiteren werden damit auch die Sonderhonorargebühren der Kostenstelle Person ermittelt. D. h., nur wenn zu diesem Rechnungsdatum auch ein Berechnungslauf stattgefunden hat, können diese Gebühren hier berücksichtigt werden!

Mieterweiterbelastung im Vertragsmanagement

Die Vorgabe zur Gebührenweiterbelastung des einzelnen Mieters kann im Vertragsmanagement (ix1072) für jeden Vertrag eingestellt werden. Der Dialog wird über eine extra Schaltfläche in der Menüleiste des Moduls aufgerufen. Die Schaltfläche Weiterbelastung muss explizit per Systemeinstellung aktiviert werden. Es stehen dann dort im Dialog Weiterbelastung folgende Optionen zur Verfügung:

`Keine Weiterberechnung`	Die aus dem Vertrag resultierenden Gebühren werden nicht an den Mieter weiterbelastet.
`Weiterber. gem. Verwaltervertr.`	Die aus dem Vertrag und der Fläche resultierenden Gebühren werden vollständig an den Mieter weiterbelastet.
`Weiterber. gem. Mietvertrag`	Die aus dem Vertrag resultierenden Gebühren werden anteilig an den Mieter weiterbelastet. Dazu können die zu berücksichtigenden Sollarten und ein Prozentwert angegeben werden. Aus den Sollarten wird ein Basisbetrag ermittelt, der mit dem Prozentwert verrechnet wird.

Einschränkungen werden hier über den angegebenen Prozentanteil und die Sollarten angeboten.

Die Konfiguration der direkten Rechnungsparameter (Vorlagen, Konten und Buchungstexte) erfolgt im Modul der Verwaltergebührenabrechnung über das Kommandoleistenmenu Rechnungen parametrieren und dort über Rechnungskonfigurationen. Im Dialog Rechnungskonfigurationen haben Sie die Möglichkeit, Gebühren, welche im Rahmen der Verwaltung berechnet werden, zu verschiedenen Konfigurationen zu bündeln und für jede Konfiguration eine eigene Rechnung zu erzeugen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn Leistungs-Pakete einzeln abgerechnet und auf verschiedene Konten gebucht werden sollen, z. B. separate Gebühren für Property Management und Asset Management. Das Zuweisen einer Rechnungskonfiguration ist alternativ auch direkt im Parameterdialog der jeweiligen Regel möglich. In der Übersicht ist das Setzen einer Rechnungskonfiguration für mehrere Regeln gleichzeitig (via Mehrfachauswahl) verfügbar.

Für jede Konfiguration (Gebührenpaket) können dabei dezidierte Einstellungen getroffen werden. Sie können also Vorlagen, Konten und Buchungstexte pro Konfiguration hinterlegen. Die Möglichkeit, die Abrechnung von und zu unterschiedlichen Firmen zu steuern ermöglicht eine sehr hohe Flexibilität.

Abhängig von den aktivierten Abrechnungsbereichen des Moduls (siehe Systemeinstellungen) sind in diesem Dialog die zu konfigurierenden Felder zu finden. Es können fünf unterschiedliche Konfigurationsdatensätze verwaltet werden. Zur Erleichterung der Eingabe von ähnlichen Datensätzen kann ein bestehender Konfigurationsdatensatz in einen anderen kopiert und dann angepasst werden.

Jede einzelne Gebührenregel lässt sich in einem weiteren Schritt einer dieser Konfigurationen zuordnen. Bzgl. jeder Konfiguration wird bei einem Abrechnungslauf eine eigenständige Rechnung generiert, wenn passende Gebühren gegeben sind. Standardmäßig werden alle Regeln der Konfiguration 1 zugeordnet. Soll eine Regel einer anderen Konfiguration zugeordnet werden, kann für sie in der jeweiligen Listenansicht per Rechtsklick ein Popupmenü geöffnet werden. Unter dem Menüpunkt Rechnungskonfig. zuordnen kann die gewünschte Konfiguration ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl der zu bearbeitenden Regeln ist möglich, so dass ein ganzer Satz von Regeln mit wenigen Mausklicks einer Konfiguration zugeordnet werden kann.

In dem Eingabefeld Filterung der Regeln auf den Objektbereich oberhalb der Regelregister kann ein Objekt oder ein Objektbereich angegeben werden. In den Registern werden nur die zu den so vorgegebenen Objekten passenden Regeln geladen. Ist das Feld leer, werden alle Regeln geladen. Beim Starten des Moduls wird das Eingabefeld automatisch mit dem aktuellen Objekt vorbelegt.

Für jede Regelkategorie steht ein entsprechender Parameterdialog zur Verfügung. Die Felder der einzelnen Dialoge werden je nach getätigten Eingaben aktiviert bzw. deaktiviert. Auch kann in manchen (wenigen) Fällen die Beschriftung wechseln (z. B. Mindestbetrag p.A. <> Festbetrag). Das Löschen von Gebührenregeln, Rechnungsregeln und Rechnungskonfigurationen ist nur für Anwender mit 'S'-Rechten möglich.

Kategorie ''Prozentuale Gebühren''

Die Regeln können pro Objekt und Flächenart angegeben werden. Generell werden hier Basisbeträge ermittelt. Von diesen abhängig wird eine prozentuale Gebühr erhoben. Ist diese anhand der Regel berechnete Gebühr kleiner als der Mindestbetrag, so wird der Mindestbetrag verwendet.

Unter Modus sind die Punkte Laufende Miete, Neuvermietung, Leerstandsgebühr und Umsatz Personen zu finden.

`Laufende Miete`	Der Basisbetrag wird anhand der Sollbeträge aus dem Vertragsmanagement ermittelt.
`Neuvermietungen`	Der Basisbetrag wird anhand der durchgeführten Neuvermietungen ermittelt. Er ist entweder abhängig von der vereinbarten Miete, oder anhand einer Pauschale pro Neuvermietung. Für eine direkte Anschlussvermietung kann mit dem Schalter `Direkte Anschlußverm.` und dem Feld `Anschlußverm. Prozent` ein abweichender Prozentwert als Faktor angegeben werden. Dieser wird nur berücksichtigt, wenn Vertragsende und Vertragsbeginn direkt aneinander anschließen.
`Leerstandsgebühr`	Der Basisbetrag wird anhand des letzten Vertrags oder der Planmiete ermittelt. Ist eine Sollart angegeben, wird der aktuellere der beiden Werte (Sollbetrag oder Planmiete) genutzt. Ist keine Sollart angegeben, wird direkt die Planmiete herangezogen.
`Umsatz Personen`	Der Basisbetrag wird anhand des Buchwerks ermittelt. Hierbei wird mit Personenbereich, Sollarten (Personenkonten) und Buchungsarten gefiltert. So können z. B. die tatsächlich eingegangenen Mietbeträge als Basisbetrag verwendet werden. Wird kein Personenbereich angegeben, findet keine Filterung statt, d. h. die betreffende Regel gilt für alle Personen. Um den Zeitraum für die Anrechnung eines evtl. anfallenden Mindestbetrags zu bestimmen, wird der Vertrag der jew. Person herausgesucht, der die kleinste Flächennummer besitzt.
`Keine LEV-Teilnahme`	Personen, die nicht am Lastschrifteinzugsverfahren (LEV) teilnehmen, kann eine monatliche Gebühr berechnet werden. Hierfür wird nach Buchungen bestimmter Buchungsarten (BA) gesucht. Existiert mindestens eine passende Buchung im Monat, wird die Gebühr fällig. Es werden nur Personen betrachtet, bei denen im Personenstamm (Register `Sonstiges`) die Option zur Abrechnung dieser Gebühren gesetzt ist. Die Anzeige dieser Option muss per Systemeinstellung `AbrechnenKeinLEV` aktiviert werden. Es kann im Dialog zur Rechnungsparametrierung ein Mindestbetrag für die LEV-Gebühren angegeben werden. Erst wenn dieser überschritten wird, werden die LEV-Gebühren in der Rechnung über die Mieter-Vorlage lt. Rechnungskonfiguration ausgewiesen.

In den Feldern Sollarten und Buchungsarten können Aliase verwendet werden. Wird hierfür der Alias-Klick verwendet, werden nur die KKL-Aliase bzw. die BA-Aliase angezeigt (siehe auch Systemeinstellungen). Ein Alias muss mit einem führenden Hashtag # eingegeben werden, z. B. #Miete oder #Miete,BKV.

Der Basiswert für die Berechnung kann über die Sollart oder über einen im Dialog anzugebenden Festbetrag bestimmt werden. Mindest- oder Maximalbeträge können je nach Modus als Beträge pro Jahr (Mindestbetrag p.A. und Maximalbetrag p.A. zu laufender Miete oder Umsatz Person, Mindestbetrag p.A. bei Leerstandsgebühr) definiert werden. Der Festbetrag (Basis) bei Neuvermietung wird bei einem Vertragswechsel mit Neuvermietung angeboten. Der Festbetrag p.M. wird bei Nichtteilnahme an LEV berücksichtigt, wenn mit entsprechender Buchungsart ein Zahlungseingang in einem Monat registriert wird.

Kategorie ''Pauschalen pro Flächenart''

Die Regeln können pro Objekt und Flächenart angegeben werden. Generell werden hier Beträge ermittelt. Es ist möglich, einzelne Flächen bei der Abarbeitung dieser Regeln auszunehmen. Dazu muss bei der betreffenden Fläche im Flächenstamm die Option Pauschalen-Regeln für Fläche ignorieren gesetzt werden.

Unter Modus sind die Punkte Vermietet, Nicht vermietet, Unabhängig von Vermietung und Verwaltungsübernahme zu finden. Je nach gewähltem Modus werden die übrigen Felder aktiviert/deaktiviert und ausgewertet.

`Vermietet`	Pauschaler Betrag pro vermieteter Fläche.
`Nicht vermietet`	Pauschaler Betrag pro nicht vermieteter Fläche.
`Unabhängig von Vermietung`	Pauschaler Betrag pro Fläche.
`Verwaltungsübernahme`	Pauschaler Betrag pro Fläche (einmalig, zu einem bestimmten Stichtag).

Kategorie ''Sonstige Einnahmen''

Die Regeln können pro Objekt angegeben werden. Ein Anwendungsfall für diese Regel wäre eine zusätzliche, einmalige Einnahme bzgl. eines Objekts, für die eine prozentuale Gebühr anfällt.

Kategorie ''Zusätzliche Gebühren''

Die Regeln können pro Objekt angegeben werden. Ein Anwendungsfall für diese Regel wäre eine zusätzliche, einmalige Gebühr bzgl. eines Objekts, z. B. Auslagen des Verwalters, die in voller Höhe an den Eigentümer weitergegeben werden.

Kategorie ''Objektmindestgebühr''

Die Regeln können pro Objekt angegeben werden. Wenn die für ein Objekt anfallende Gebühr kleiner als die hier angegebene Mindestgebühr ist, wird die Mindestgebühr verwendet. Die Regel wird bei den Abrechnungen (monatlich/jährlich/quartalsweise/…) ausgewertet, die im Punkt Abrech.Verwalterhon. angegeben sind (siehe Abrechnungen parametrieren).

Kategorie ''Sonderhonorartypen''

Die Regeln können pro Objekt angegeben werden.

In den Modi Zähler, Zähler+Menge oder Zähler+Wert können feste Vorgänge definiert werden. Vorgänge wie Schlüssel für Mieter nachmachen und Grundriss kopieren sind Beispiele dafür. Diese Regeln generieren nicht selber Gebühren. Sie bilden eine Grundlage, anhand der ein Sachbearbeiter häufig auftretende Vorgänge abrechnen kann. Der Sachbearbeiter kann zum Beispiel im Personenstamm eintragen, dass ein Mieter zwei Nachschlüssel beauftragt hat. Der dafür anfallende Betrag wird automatisch anhand der passenden Sonderhonorarregel berechnet und in der Gebührenberechnung entsprechend berücksichtigt. Anhand der Eingabe Kostenstelle kann bei der Rechnungserstellung der Eigentümer oder der Mieter mit diesem Betrag belastet werden.

Eine analoge Eingabe existiert auch im Objektstamm für Vorgänge, die ein Objekt betreffen.

Die obigen Modi unterscheiden sich in der Art der Eingaben, die der Sachbearbeiter bei der Erfassung eines solchen Vorgangs machen muss.

Im Modus Einzelrechnung können prozentuale Gebühren für Einzelrechnungen ermittelt werden. Dabei werden alle Rechnungen auf den einzugebenden Konten berücksichtigt, die einen Mindestbetrag überschreiten. Die Wertstellung der Buchung muss innerhalb des Auswertungszeitraums liegen.

Im Modus Projekt können prozentuale Gebühren für am Objekt durchgeführte Projekte (z. B. Renovierungen) ermittelt werden. Dabei können minimale und maximale Projektgesamtkosten angegeben werden. Projekte, die innerhalb dieser Grenzen liegen und im Auswertungszeitraum geendet haben, werden berücksichtigt.

Im Modus Sonst. Gebühren (Imp.) können weitere Positionen abgerechnet werden. Die einzelnen Positionen und deren Beträge werden per CSV-Dateiimport eingelesen. Den importierten Daten wird eine Regel dieses Typs zugeordnet und eine Gebührenposition wird erstellt. Die so angefallenen Gebühren werden in einer extra Rechnung ausgegeben.

Im Modus Sonst. Gebühren (Kto.) können Gebühren für Buchungen auf bestimmten Sachkonten ermittelt werden. Dabei werden alle Buchungen auf den einzugebenden Konten berücksichtigt, deren Wertstellung innerhalb des Auswertungszeitraums liegen. Die so angefallenen Gebühren werden in einer extra Rechnung ausgegeben. Der Betrag wird in der Dialogbuchhaltung eingestellt, wenn bei der Generierung der Abrechnung die entsprechende Option aktiviert wird.

Im Modus Internet können die Kosten für die Einstellung von Flächen in Internetbörsen abgerechnet werden. Die Information, welche Flächen wann in welcher Preiskategorie eingestellt waren, muss iX-Haus per CSV-Datei zum Import bereitgestellt werden. Durch Internetkosten angefallene Gebühren werden in einer extra Rechnung ausgegeben und können bei Aktivierung der entsprechenden Option in der Dialogbuchhaltung eingestellt werden.

Unter Gesellschaft kann ein bestimmter Rechnungsadressat ausgewählt werden. Vorher muss über den Menüpunkt Gesellschaftenstamm die entsprechende Gesellschaft angelegt worden sein. Das Feld ist nur aktiv, wenn der Gesellschaftenstamm per Systemeinstellung aktiviert ist. Wird keine Gesellschaft angegeben (=0), so wird die in den Systemeinstellungen hinterlegte Standardgesellschaft verwendet.

Kategorie ''Sonstige Daten''

Auf dem letzten Register finden sich die Eingaben, die von allgemeiner Natur sind. Zur Zeit kann hier angeben werden, auf welchen Konten die Vorauszahlungen (Abschläge) gebucht werden.

Inhalt

Verwaltergebühren - Wie mache ich es?

Abrechnungen erstellen

Ausgangsrechnung mit GVC 709 erstellen

Export der Mietergebühren nach DATEV

FIBU-Modus

Internet-Einstelldaten einlesen

Mieterweiterbelastung generieren

Mieterweiterbelastung im Vertragsmanagement

Prüfliste erstellen

Rechnungen konfigurieren

Regeln definieren