Die Bilanz dokumentiert das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden eines Unternehmens an einem festgelegten Stichtag (Bilanzstichtag).
Die Aktivseite stellt das Vermögen aller im Betrieb eingesetzten Wirtschaftsgüter und Geldmittel dar. Die Passivseite stellt dagegen das Kapital als Summe aller Schulden des Betriebes gegenüber Gesellschaftern und Gläubigern dar.
Die Differenz zwischen dem Bilanzvermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) und dem Fremdkapital bezeichnet man als Eigenkapital, welches als Saldo auf der Passivseite ausgewiesen wird.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (G.u.V.) ist die Gegenüberstellung sämtlicher Aufwendungen und Erträge, die in einem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums angefallen sind. Die G.u.V. dient der periodengerechten Erfolgsermittlung und ermöglicht Rückschlüsse auf die Quellen eines Gewinns bzw. Verlustes sowie die allgemeine Unternehmenssituation. Gemäß § 242 Abs. HGB müssen Vollkaufleute für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Bei Kapitalgesellschaften ist dabei die Staffelform nach dem Gesamtkosten- oder Umsatzverfahren zwingend vorgeschrieben (§§ 275 ff. HGB).
Die Gegenbuchung des Saldos der Gewinn- und Verlustrechnung auf dem Eigenkapitalkonto bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften bewirkt auf der Habenseite eine Eigenkapitalmehrung durch Gewinn und auf der Sollseite eine Eigenkapitalminderung durch Verlust.
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt den (unternehmensgewöhnlichen) Erträgen die (unternehmensgewöhnlichen) Aufwendungen gegenüber und ermittelt als Zwischenergebnis das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit (es umfasst das Betriebs- und Finanzergebnis vor Steuern). Das Jahresergebnis ergibt sich dann durch die Berücksichtigung der außerordentlichen Erträge und Aufwendungen, der Steuern vom Einkommen und Ertrag und der sonstigen Steuern des laufenden Geschäftsjahres.
Bilanz und G.u.V. sind zentrale Auswertungen der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung des Periodenabschlusses. Die Ausdrucke sind vor allem für den internen Gebrauch konzipiert. Eine Überarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen mag daher im Einzelfall notwendig sein.
Vor dem Druck wird der Aufbau dieser Auswertungen durch die Bilanz- bzw. G.u.V.-Definition festgelegt. Maximal 10 dieser Definitionen werden objektbezogen gespeichert.
Die Bedienlogik für Bilanz und G.u.V. ist nahezu identisch. Lediglich bei Anlage der Definition unterscheiden sich die beiden Auswertungsarten in einigen speziellen Codes (z. B. AKTIVA/PASSIVA für eine Bilanz und ERTRAG/AUFWAND für eine G.u.V.).
Das Modul Bilanz / GuV wurde mit Service Pack 5 auf zwei unterschiedliche Layout-Typen aufgeteilt. Bilanz und GuV erhielt hierdurch ein getrenntes Layout. Das bestehende Modul Bilanz / GuV wurde in Bilanz/ GuV (festes Layout) umbenannt.
Mit den Codes SUMME AUFWAND bzw. SUMME ERTRAG wird jeweils die Gesamtsumme über alle Kontodef-Konten der Auswertung gebildet. Es werden also Summen über alle Aufwandskonten (bzw. alle Ertragskonten) unabhängig vom Standort der Codes SUMME, ERTRAG bzw. AUFWAND ermittelt. In der Bilanz sind dies analog die Codes SUMME AKTIVA bzw. SUMME PASSIVA.
Um Individualsummen zu bilden, können Sie bis zu 100 Summen-Blöcke mit STARTSUMME / SUMME bilden. Am einfachsten wäre eine Darstellung mit STARTSUMME in Zeile 1 und SUMME in der letzten Zeile. Hierzu öffnen Sie den Eingabeparameter-Dialog zwecks Code-Bearbeitung via Doppelklick auf die Zeilennnummer in der Spalte Lfd.. Neben der allgemeinen Vorauswahl SUMME können Sie im Codefeld die Codedefinition ergänzen.
In der Spalte Text/Konto geben Sie durch Tastatureingabe beschreibende Texte ein oder geben Kontenbereiche (zugeordneter Code: KONTODEF ) ein. F2 öffnet eine Kontoauswahl.
Um Text in der Definition individuell einzurücken, benutzen Sie einfach das Unterstrich-Zeichen _ als Platzhalter. Dieses können Sie beliebig oft einfügen. Der Unterstrich in der definition ist in der ausgegebenen Liste nicht als Unterstrich zu sehen, sondern wird dort durch ein Leerzeichen ersetzt.
In der Spalte Code wählen Sie mit der Maus oder durch Tastatureingabe die verfügbaren Codes aus. In Einzelfällen können Sie vorgeschlagene Standardcodes nachträglich ergänzen (s. Kapitel Individuelle Einstellung von Startsumme und Summe).
Zum Löschen eines Codes wählen Sie den leeren Eintrag am Ende der Codeliste aus.
TITEL | Überschrift für den Ausdruck. In der Überschrift können folgende Platzhalter verwendet werden: $vondatum Beginndatum $bisdatum Endedatum |
KONTODEF | Das Textfeld muss eine Kontendefinition enthalten. Die Salden der angegeben Konten werden für den angegebenen Zeitraum mit der vorangegangenen Textzeile gedruckt. Es dürfen auch mehrere KONTODEF-Zeilen unmittelbar aufeinander folgen (ohne Leerzeilen). Diese werden dann summiert dargestellt. Für eine Einzelkontendarstellung fügen Sie eine Leerzeile zwischen den jeweiligen KONTODEF-Definitionen ein. |
DAVONDEF | Textfeld wie KONTODEF, aber ohne Berücksichtung bei der Summenbildung. |
BLOCKSTART | Alle nachfolgenden Kontodef-Zeilen bis zur nächsten Blocksumme werden addiert und in der linken Spalte der Bilanz bzw. G.u.V. dargestellt. |
BLOCKSUMME | Ausgabe der Summe seit der letzten Blockstart-Zeile mit der vorangegangenen KONTODEF-Zeile. |
ZWISCHENSUMME | Summe aller Kontodef-Zeilen seit der letzten AKTIVA- oder PASSIVA- bzw. ERTRAG- oder AUFWAND- Zeile. |
STARTSUMME / SUMME | Die Codes STARTSUMME und SUMME können Sie aus der Codeliste auswählen. Alle KONTOEF-Zeilen zwischen STARTSUMME und SUMME werden addiert. In der SUMME-Zeile wird das Ergebnis ausgegeben. Mehrere (max.100) getrennte Summierungsblöcke wie STARTSUMME1/SUMME1 oder zusammenfassende Summierungen können durch Ergänzung des Codes im Bearbeitungsfenster manuell eingegeben werden: STARTSUMME1 / SUMME1 STARTSUMME2 / SUMME2 usw. SUMME1+2 addiert SUMME1 und SUMME2, SUMME1+3 addiert SUMME1, SUMME2 und SUMME3. Neben der allgemeinen Vorauswahl SUMME können Sie im Codefeld die Codedefinition ergänzen. Hierzu öffnen Sie den Eingabeparameter-Dialog zwecks Code-Bearbeitung via Doppelklick auf die Zeilennnummer in der Spalte Lfd. und ergänzen im Dialog den Summencode mit der gewünschten Ziffer. |
KOMMENT | Kommentarzeile innerhalb der Definition. Der Kommentar erscheint nicht im Ausdruck. |
————— | einfacher Unterstrich |
=============== | doppelter Unterstrich |
< ============= > | doppelter Unterstrich mit spitzen Klammern |
FETT | Der Text in dieser Zeile wird fett gedruckt. |
BREIT | Der Text in dieser Zeile wird fett und in 12cpi gedruckt. |
NEUE SEITE | Seitenvorschub am Drucker auslösen |
LEERZEILE | Ausgabe einer Leerzeile. |
AKTIVA | Beginn des Aktiva-Blocks. Es wird eine Überschrift in 12cpi gedruckt.ZWISCHENSUMME wird auf Null gesetzt. |
PASSIVA | Beginn des Passiva-Blocks. Es wird eine Überschrift in 12cpi gedruckt.ZWISCHENSUMME wird auf Null gesetzt. |
SUMME AKTIVA | Summe aller KONTODEF-Zeilen über Aktiv-Konten. |
SUMME PASSIVA | Summe aller KONTODEF-Zeilen über Passiv-Konten. |
BILANZGEWINN | Differenz zwischen AKTIVA und PASSIVA. Ausgabe erfolgt nur, wenn SUMME AKTIVA größer ist als SUMME PASSIVA. |
BILANZVERLUST | Differenz zwischen AKTIVA und PASSIVA. Ausgabe erfolgt nur, wenn SUMME AKTIVA kleiner als SUMME PASSIVA.Dieser Jahresfehlbetrag ist per Systemeinstellung ZeigeJFpositiv als Minusbetrag ausgabefähig. |
RWRNGBILPOS | Darstellung der Rundungsdifferenz aus Währungsumrechnung. Dieser Parameter muss sowohl im AKTIVA- als auch im PASSIVA-Block vor der Summenzeile stehen. |
ERTRAG | Beginn des Ertrag-Blocks. Es wird eine Überschrift in 12cpi gedruckt.* Zwischensumme wird auf Null gesetzt. |
AUFWAND | Beginn des Aufwand-Blocks. Es wird eine Überschrift in 12cpi gedruckt.* Zwischensumme wird auf Null gesetzt. |
SUMME ERTRAG | Summe aller Kontodef-Zeilen über Ertragskonten. |
SUMME AUFWAND | Summe aller Kontodef-Zeilen über Ertragskonten. |
ÜBERSCHUSS | Differenz zwischen ERTRAG und AUFWAND. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn SUMME ERTRAG größer ist als SUMME AUFWAND. |
FEHLBETRAG | Differenz zwischen ERTRAG und AUFWAND. Die Ausgabe erfolgt nur, wenn SUMME ERTRAG kleiner ist als SUMME AUFWAND.Dieser Jahresfehlbetrag ist per Systemeinstellung ZeigeJFpositiv als Minusbetrag ausgabefähig. |
RWRNGGUV | Darstellung der Rundungsdifferenz aus Währungsumrechnung. Der Parameter muss sowohl im ERTRAG- als auch im AUFWAND-Block vor der Summenzeile stehen. |
* Um eine G.u.V. in Staffelform zu erstellen, muss von Ihrem Systemadministrator eine Anpassung der Systemeinstellungen vorgenommen werden. Die Änderung bewirkt, dass die Codes ERTRAG und AUFWAND keine Überschrift produzieren.
In der Spalte Code wählen Sie über das Dropdown-Feld die Parameter STARTSUMME und SUMME aus. Über Doppelklick auf die laufende Nummer der entsprechenden Reihe öffnen Sie ein Eingabefenster (Bilanz Eingabeparameter). Den ggf. vorgeschalteten Dialog Sachkontenauswahl schließen Sie einfach. Im Dialog der Eingabeparameter können Sie im Feld Code eine individuelle Nummerierung anfügen. Zulässige Werte sind 0-99 sowie Summierungen. Beispiel: Startsumme3 bzw. Summe3 oder Summe1+3.
Vor der Auswertung kann ein Deckblatt gedruckt werden. Dieser Text wird als Textvorlage in der Texterfassung angelegt. Beim Druck der Bilanz geben Sie die Nummer des Textes an, der als Deckblatt verwendet werden soll. In der Textvorlage können Sie die folgenden Platzhalter verwenden:
$vhdr1 Verwaltungsheader, 1. Zeile
$vhdr2 Verwaltungsheader, 2. Zeile
$vhdr3 Verwaltungsheader, 3. Zeile
$dvon Beginn des Auswertungszeitraum (Format mit ausgeschriebenem Monat: 01. Januar 2015)
$dbis Ende des Auswertungszeitraums
Auswertungen das Modul Bilanz / GuV.Definition Bilanz bzw. Definition GuV.Titel-Auswahl.Drucken bzw. Druckvorschau.Die Vorjahreswerte werden aus den kumulierten Salden der Vorjahre ermittelt. Ausnahme: Bei einer Bilanz im Jahr des Verwaltungsbeginns werden die Vorjahreswerte aus den SAVO-Buchungen des aktuellen Jahres bestimmt, da kein Vorjahresbuchwerk existiert.
Auswertungen das Modul Bilanz / GuV. Definition Bilanz bzw. Definition GuV.Titel-Auswahl.Menü die gewünschte Funktion. es stehen diverse Druckfunktionen zur Auswahl:Druck „kumulierte Bilanz“
Druck „Einzel-Bilanzen“
Druck Bilanzvergleich
Druck „kumulierte G.u.V.“
Druck „Einzel-G.u.V.'s“
Druck „kumulierte Kontenübersicht der Bilanz“
Druck „Einzel-Kontenübersichten der Bilanzen“
Druck „kumulierte Kontenübersicht der G.u.V.'s“
Druck „Einzel-Kontenübersichten der G.u.V.'s“
Nachweis RundungsdifferenzDefinition Bilanz bzw. Definition GuV aktiviert. Ist die dort angeezigte Definition leer, erhalten Sie einen entsprechende Hinweismeldung. Es öffnet sich sonst eine Eingabemaske zur Parametrisierung des Druckvorgangs. Entsprechend der gewählten Auswertungsart stehen unterschiedliche Felder in der Maske zu Verfügung.| Objektbereich | Nummern der Objekte oder ObjektgruppeF2 oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Liste der verfügbaren Objektgruppen. |
| Textnummer | Nummer eines Textes aus der Texterfassung.F2 oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet ein Fenster, in dem die zur Verfügung stehenden Texte angezeigt werden. Der Text wird als Deckblatt ausgegeben. |
| Textmodus | Radiobutton Wählen Sie, ob Sie globale oder lokale Texte verwenden wollen. Global Es werden grundsätzlich globale Texte verwendet.Lokal Es werden nur lokale Texte verwendet.Wenn zu einem Objekt kein lokaler Text existiert, erfolgt keine Ausgabe. Automatisch Wenn zu einem Objekt ein lokaler Text angelegt ist, wird dieser verwendet.Ansonsten wird der globale Text verwendet. Für Einzelheiten zu globalen und lokalen Texten siehe Abschnitt Texterfassung [../07-dienstprogramme/02-texterfassung/2-2-lokale-und-globale-texte.html]. |
| Zeitraum prüfen | Checkbox[X] In den beiden nächsten Feldern können Sie einen Zeitraum angeben, auf den die Bilanz bzw. G.u.V. begrenzt wird.[ ] Das aktuelle Geschäftsjahr wird ausgewertet. |
| von Datum bis Datum | Datum Untere und obere Grenze des gewünschten Prüfzeitraumes. Im Feld von Datum müssen Sie den Geschäftsjahresbeginn eintragen.F2 öffnet eine Combobox zur Datumsauswahl. |
| Nullzeilen unterdrücken | inaktives Feld Dieses Feld ist zurzeit noch nicht belegt. |
| Rundungsdifferenz | Dieses Feld steht nur für den Druck der G.u.V. zur Verfügung. Geben Sie hier eine zu berücksichtigende Rundungsdifferenz an. |
| R.Diff. G.u.V. in Staffelform | Checkbox[X] Ausgabe der Rundungsfifferen in Staffelform,[ ] Ausgabe der Rundungsdifferen in ausführlicher Form. |
| DIF Ausgabe | Checkbox Das Feld steht nur für den Druck der G.u.V. zur Verfügung. [X] Es wird parallel zum Ausdruck eine Datei im DIF-Format (data interchange format) erstellt und nachfolgend benannten Verzeichnis gespeichert. dif-Dateien können von Tabellenkalkulationsprogrammen z. B. Microsoft Excel verarbeitet werden. |
| DIF-Dateiname | Pfad und Name der DIF-Datei. Geben Sie einen vollständigen Pfad und Dateinamen an. F2 öffnet einen Windows-Dialog zur Pfadauswahl. |
Diese Einstellungen werden mittlerweile in der Fachadministration, System über die Systemeinstellungen Datenbank im Bereich Bilanz und GUV gepflegt. Vormals wurden sie über die Datei ./sys/subjprf/bilguv.ini editiert:
[Bilanz]
Drucke-Bilanz-Titel=ON (Standard=OFF)
ZeigeJFpositiv=ON (Standard=OFF)
[GuV]
Drucke-Aufwand-Ertrag-Titel=ON (Standard=OFF)
ZeigeJFpositiv=ON (Standard=OFF)