Faktura - Was brauche ich dazu?

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Cash Pooling - Zinslauf (ix2455)

Zinsberechnung und Buchung von Zinsen im Rahmen des Moduls Cash-Pooling (vgl. doku_cash-pooling.pdf).

Dieses Modul berechnet und bucht die Zinsen, die pro Monat anfallen. Dabei wird auch die Rechnung bzw. Gutschrift generiert - hierfür ist eine Faktura-Vorlage zwingend notwendig. Der Zinsberechnungslauf wird standardmäßig monatlich geführt. Es ist auch möglich, einen Zinslauf über mehrere Monate zu starten. Eine Simulation ist möglich. Jeder Echtlauf wird historisiert.

Gab es in den Monaten, für welche Zinsen schon berechnet und gebucht wurden, Veränderungen (zusätzliche Buchungen mit Bankvaluta in früheren Monaten), dann kann auch eine Nachberechnung gestartet werden. Die Zinsen für diesen Zeitraum werden neu berechnet, die Differenz zwischen bereits gebuchten und neu berechneten Zinsen wird ermittelt und gebucht. der Nachberechnungszeitraum sollte begrenzt werden, um die Laufzeit für den Zinslauf nicht unnötig zu erhöhen.

Der Zinslauf kann für eine oder für alle Untergesellschaften einer Obergesellschaft gestartet werden. Je Untergesellschaft wird ein Zinslauf für den eingegebenen Zeitraum durchgeführt. Dabei werden die Buchungen der Untergesellschaften auf dem Cash-Pool-Verrechnungskonto betrachtet. Ausgehend vom Saldo zum Berechnungsbeginn (Startsaldo) werden die Umsätze je Monat ausgewertet und je Monat die Zinsen ermittelt. Hierbei ist zu beachten, dass sich der Saldo und die Umsätze nicht über die iX-Haus-Wertstellung, sondern über die Bankvaluta ergeben. Über das Modul E-Banking werden die Cash Pooling-Buchungen mit dem Bankvaluta gebucht. Auch die ermittelten und gebuchten Zinsen werden mit Bankvaluta gebucht und zwar immer mit dem jeweiligen Monatsultimo. iX-Haus-Wertstellung und Valuta der Bank- und Zinsbuchungen können somit voneinander abweichen.

Für die Zinsberechnung wird intern für jeden Tag des Monats der Zinssatz laut Zinstabelle ermittelt. Über den Tagessaldo des Verrechnungskontos werden die Tageszinsen berechnet. Alle Tageszinsen werden innerhalb eines Monats summiert. Wurden in dem Monat schon valutarisch Zinsen gebucht, dann wird die Differenz zwischen gebuchtem und berechnetem Zinsbetrag ermittelt. Dieser Betrag ist der Buchungsbetrag des Monats. Die Ausgangsrechnung oder Gutschrift für die Untergesellschaft wird in der Faktura erstellt. Wird die Untergesellschaft in iX-Haus verwaltet, wird die Eingangsrechnung/Gutschrift auch automatisch gebucht. Ausgangs- und Eingangsrechnung/Gutschrift können gedruckt und archiviert werden.

Erfolgt der Zinslauf über mehrere Monate, dann wird für alle berechneten Monate eine Rechnung mit mehreren Positionen erstellt. Die Buchung wird als Splitbuchung mit mehreren Kontierungen durchgeführt. Für jede Monatsrechnung wird eine separate Rechnungsposition bzw. eine Kontierung erstellt. Jede Kontierung hat als Valutadatum den Ultimo des berechneten Monats. Per Systemeinstellung kann zusätzlich definiert werden, ob die generierten Rechnungen direkt in die Dialogbuchhaltung gebucht werden sollen oder im Rechnungseingangsbuch mit einem bestimmten Status angelegt werden sollen. Die verwendete Systemeinstellung hierzu lautet BuchenRechnungseingangsbuchStatus im Bereich Buchhaltung, Cash-Pooling der Systemeinstellungen Datenbank.

Die Berechnung wird in einem Berechnungsprotokoll festgehalten. Dieses Protokoll wird nach Durchführung des Zinslaufs angezeigt. In dem Modus Simulation erfolgt die Berechnung, es werden aber keine Buchungen und Rechnungen erstellt.

Das Modul Cash Pooling - Zinslauf besteht aus zwei Registern. Über das Register Parameter starten Sie den Berechnungslauf. Das zweite Register Historie zeigt die historisierten Läufe pro Untergesellschaft. Über Rechtsklick auf einen historisierten Lauf können Sie das dazugehörige Berechnungsprotokoll aufrufen.

Register Parameter

Parameter für die Zinsberechnung

Maskenbereich Obergesellschaft Kreditor/Debitor Auswahl eines Kreditors oder Debitors der Obergesellschaft.

Fibu

Maskenbereich Untergesellschaft

Kreditor/Debitor Auswahl eines Kreditors oder Debitors der Untergesellschaft. Wenn leer, wird der Lauf über alle Untergesellschaften der eingegebenen Obergesellschaft durchgeführt.

Fibu

Zinslauf für Monat von … bis

Zweistellige Monatsziffern zu (01, 02, …, 11 oder12) zur Definition des Berechnungszeitraums. Der aktuell eingestellter Jahrgang wird zur Information eingeblendet)

Zinsnachberechnung Auswahl (keine Nachberechnung, ab Beginn des laufenden Geschäftsjahres, ab Beginn des letzten Geschäftsjahres)

Die Zinsnachberechnung für schon berechnete Monate ist optional. Je nach Bank können im laufenden Monat auch Bankbuchungen mit Valuta aus Vormonaten erfolgen, insbesondere bei Rücklastschriften. Nachberechnet werden alle Monate ab Nachberechnungsbeginn bis Beginn des Berechnungszeitraums.

Die Nachberechnung kann entweder ab Beginn des laufenden Geschäftsjahres oder ab Beginn des letzten Geschäftsjahres erfolgen.

Simulation Checkbox

? Simulation Simulation

?Simulation Echtlauf

Parameter für die Buchungen

Wertstellung Datum

Wertstellung der Buchung. Das Wertstellungsdatum ist nur für einen Echtlauf relevant.

Buchungstext für den laufenden Monat

Buchungstext für die Buchung und text für die Abrechnungsposition, Als optionale Platzhalter stehen Ihnen für die Konfiguration des Buchungstextes folgende Platzhalter zur Verfügung:

$MMMM vollständiger Monatsname,

$MMM abgekürzter Monatsname,

$MM Monat als zweistellige Zahl,

$JJJJ Jahr - vierstellig, $JJ Jahr - zweistellig

Drucken und archivieren

Ausgangsrechnung drucken Checkbox

? Ausgangsrechnung drucken Drucken der Ausgangsrechnung (nur in Zusammenhang mit Archivierung)

?Ausgangsrechnung drucken Ausgangsrechnungen werden nicht gedruckt.

Eingangsrechnung drucken Checkbox

? Eingangsrechnung drucken Drucken der Eingangsrechnung (nur in Zusammenhang mit Archivierung)
? Eingangsrechnung drucken
Eingangsrechnungen werden nicht gedruckt.

Ausgangsrechnung archivieren Checkbox

? Ausgangsrechnung archivieren Archivieren der Ausgangsrechnung.

? Ausgangsrechnung archivieren Ausgangsrechnungen werden nicht archiviert und können daher auch nicht gedruckt werden.

Eingangsrechnung archivieren Checkbox

? Eingangsrechnung archivieren Archivieren der Eingangsrechnung.

? Eingangsrechnung archivieren Eingangsrechnungen werden nicht archiviert und können daher auch nicht gedruckt werden.
Schalter Start

Mit Klick auf den Schalter starten Sie die Berechnung.

Register Historie

Grid mit Übersicht über die Zinsläufe mit den Spalten Zeit, Benutzer, Obergesellschaft, Untergesellschaft, von Datum, bis Datum, Nachberechnung, Zinsbetrag, Faktura-Re.Nr.. Das einzelne historische Berechnungsprotokoll einer ausgewählten Zeile können Sie via Kontextmenü der rechten Maustaste anzeigen lassen.

Wenn zunächst mehrere Rechnungen eingegeben und danach in einem Schritt gedruckt und archiviert werden sollen, kann dieser Massendruck-Prozess mit der Funktion Drucken und Archivieren im Multiselect-Modus beschleunigt werden. Im Gegensatz zum Befehl Drucken… wird bei diesem Prozess nicht nachgefragt, ob das Dokument archiviert werden soll, sondern es wird ohne Abfrage immer automatisch archiviert! Damit läuft Drucken und Archivieren in Massendruckbetrieb automatisch ohne Eingreifen eines Benutzers.

Sollten sich unter den selektierten Rechnungen Verwaltergebühren-, Zahlungsplan- oder externe manuelle Rechnungen befinden, werden diese mit der Funktion Drucken… behandelt, also nur gedruckt und nicht archiviert!

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Rechnungen erstellen

Oberhalb des Grids im Register Übersicht können Sie mit einem Filter die anzuzeigende Datenmenge einschränken. Entsprechend der eingestellten Filterparameter zeigt das Grid die gefundenen Rechnungen an. Um eine einschränkende Auswahl in einem Filter aufzuheben wählen Sie dort den Eintrag -Alle- aus. Folgende Bereiche könnnen gefiltert werden: Fibu, Jahrgang, Benutzer Status (-alle-, erfasst, extern, gebucht, storniert, teilgebucht, übergeben und zurückgenommen). Über den Schalter incl. gelöschte geben Sie optional auch nicht realisierte Datensätze aus Fehleingaben, welche gelöscht wurden, an. Klicken Sie auf Ausführen, um den eingestellten Filter zu aktivieren.

Wenn Sie die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, stehen zusätzlich die Spalten Archiviert und Mahnstufe zur Verfügung. Mit dem Wert der Spalte Mahnstufe kann ein darauf basierender Prozess in DocuWare unterstützt werden. Er kann bei Rechnungen des Typs Extern per Kontextmenü der rechten Maustaste stufenweise erhöht/verringert werden. Hierbei wird eine Mehrfachauswahl der Grid-Zeilen unterstützt. Wenn keine Mahnstufe gesetzt ist, bleibt die Spalte leer. Damit die Spalte angezeigt wird, muss in den Systemeinstellungen im Abschnitt Faktura die Einstellung MahnstufeEnabled aktiviert sein. Für die Verschlagwortung von ext. man. Rechnungen stehen u. a. folgende TAGs zur Verfügung: RechNr, RechDatum, BelegNr, GesHdrId, GesNr, GesName.

Ist eine in der iX-Haus-Faktura erzeugte Rechnung markiert, ist das Register Positionen aktiv. Sie können vorhandene Rechnungen markieren und dann die dazugehörigen Details anzeigen. Jede schon erfasste Rechnung kann über das Kontextmenü im Register Übersicht gedruckt werden.

Im Leistungsverzeichnis der Faktura pflegen Sie die Leistungen, welche Sie bei Erstellung einer Faktura-Rechnung als Rechnungsposition abrufen können. Hierzu vergeben Sie ein Kürzel, die Bezeichnung und den Einzelpreis (Netto). Optional geben Sie noch ein Sachkonto und/oder eine Zuordnung zu einem Rechnungstyp an. Für Gutschriftspositionen erzeugen Sie Leistungen mit negativem Vorzeichen im Betragsfeld.

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Leistungsverzeichnis

Vorlagen: Bevor Sie mit dem Faktura-Modul Rechnungen erzeugen können, müssen die hierzu benötige(n) Vorlage(n) existieren. Dies setzt die Zugriffsmöglichkeit auf den verwendeten Pfad der Vorlagen sowie eine Installation von Microsoft Word auf der Workstation voraus.

Sie können die Vorlagen im Vorlagenmanager bearbeiten, wenn in der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief das Modul ix2451 Faktura ausgewählt ist. Eine Beschreibung der im Vorlagenmanager verfügbaren Platzhalter der Faktura finden Sie hier.

Grundeinstellungen: Für einen reibungslosen Betrieb der Faktura legen Sie bestimmte Einstellungen fest, welche als Defaultwert oder pro Fibu im Speziellen wirken.

Für einen reibungslosen Betrieb der Faktura legen Sie bestimmte Einstellungen fest, welche als Defaultwert oder pro Fibu im Speziellen wirken.

Regeln zur Bildung der Rechnungsnummer

Unter Buchhaltung, Faktura, Faktura-Einstellungen, Grundeinstellungen werden im Register Regeln für Bildung der Rechnungsnummer grundlegende Einstellungen für die Formatierung der Bezeichnung, der Rechnungs-Nr. und der Stellenanzahl der laufenden Nummer festgelegt bzw. angezeigt. Diese Einstellungen können pro FiBu vorgenommen werden.

Default und Platzhalter

Das Format der DEFAULT-Einstellung wird unter der FiBu- Nummer 00000 abgelegt und gilt, soweit nicht eine individuelle Definition einer FiBu vorliegt. Für das Format der Rechnungs-Nr. stehen die Platzhalter $FIBU, $JAHR, $RTYP, $HRTYP, $GESEL, $HGESEL und $LFDNR zur Verfügung. $HRTYP und $HGESEL sind hidden (versteckt) - sie werden bei der Rechnungsnummerngenerierung bzgl. Ermittlung der laufenden Nummer berücksichtigt, aber in der generierten Rechnungsnummer nicht angezeigt. Zudem geben Sie pro Definition die Stellenanzahl der laufenden Nummer vor. Die laufende Nummer wird pro Jahrgang vergeben und kann nicht zurückgesetzt werden.

Rechnungsnummern nach Rechnungsart

Je nach Rechnungsart können unterschiedliche Rechnungsnummern gebildet werden. Hierzu können für jede FIBU separate Regeln festgelegt werden für Rechnungen für alle Gesellschaften, Rechnungen für eine bestimmte Gesellschaft (spezifiziert über Gesellschaftsnummer) und alle übrigen Rechnungen (ohne Gesellschaft).

Um das zu ermöglichen, kann neben der Fibu-Nr. über eine neue Auswahlbox die Gesellschaft ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, bedeutet dies eine Zuordnung für alle sonstige Rechnungen (ohne Gesellschaft). Über die beiden Felder Fibu-Nr. und Gesellschaft wird bestimmt, für welche Rechnungen die eingegebene Regel für das Format der Rechnungsnummer gilt. Die Auswahlbox Gesellschaft ist nur dann sichtbar, wenn der Gesellschaftenstamm per Systemeinstellung GesellschaftenStamm eingeschaltet ist (s. Stammdaten→ Faktura→ GesellschaftenStamm). Ist der Gesellschaftenstamm nicht eingeschaltet, gilt die alte Logik - eine Regel für Bildung der Rechnungsnummer pro FIBU.

Es ist nicht notwendig eine Regel für jede FIBU und jede Gesellschaft festzulegen. Es ist weiterhin möglich, wie bisher Defaultregeln für das Format der Rechnungsnummer zu definieren. Bei der Ermittlung der Regel für die Bildung der Rechnungsnummer werden folgende Prioritäten der Reihenfolge eingehalten:

1. Zuerst wird eine Regel gesucht, für die in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und Gesellschaftsnummer bzw. für Fibu-Nr. und Gesellschaft Nummer 0, wenn es sich um sonstige Rechnungen handelt.

2. Wird keine Regel gefunden, wird nach einer Defaultregel wie folgt gesucht: - für Sonstige Rechnungen wird wie bisher die Defaulteinstellung aus der Fibu-Nr. 0 genommen - für Gesellschaftsrechnungen 1. in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und alle Gesellschaften 2. Fibu-Nr. = 0 und alle Gesellschaften 3. in der Rechnung eingegebene Fibu-Nr. und keine Gesellschaft (Regel für sonstige Rechnungen ohne Gesellschaft für die vorgegebene FIBU) 4. Fibu-Nr. = 0 und keine Gesellschaft (Defaultregel für sonstige Rechnungen).

Einstellung ''Anzahl Stellen''

Dieses Feld gibt die Anzahl der Stellen wieder, auf die die laufende Nummer der Rechnungsnummer mit führenden Nullen aufgefüllt werden soll.

• Beispiel 1: Anzahl Stellen 3, laufende Nummer 4, Rechnungsnummer 004
• Beispiel 2: Anzahl Stellen 2, laufende Nummer 352, Rechnungsnummer 352

D.h., dass der Rechnungsnummernkreis nicht beschränkt ist (auch nicht beschränkt werden kann), sondern die laufende Nummer immer weiter hochzählt. Die Anzahl der Stellen gilt nur, solange diese nicht überschritten wird.

Einstellung ''Beginnend mit''

Mit der dort definierten Zahl wird die erste Rechnungsnummer eines Rechnungsjahrganges gebildet. Diese Möglichkeit ist nützlich, wenn Sie nach der Übernahme eines bestehenden Rechnungsjahrgangs aus einem anderen System eine fortlaufende Nummerierung benötigen.

''Neu'', ''ändern'', ''löschen''

Über das Kontextmenü der rechten Maustaste legen Sie mit Neue Fibu … eine neue Definition an. Mit Ändern … rufen Sie die Eingabemaske zu einer bestehenden Definition auf. Wenn Sie eine Fibu-spezifische Definition löschen, wird für die betroffene Fibu anschließend die Definition für für Fibu 00000 als Default greifen (sofern vorhanden). Bei umfangreichen Buchhaltungen können Sie die Grid-Funktionen nutzen, um die Ansicht der Regeln zur Bildung der Rechnungsnummer zu sortieren, gruppieren oder mit einem Spaltenfilter einzuschränken.

Zugang: Buchhaltung > Faktura > Faktura-Einstellungen > Vorlagen

Beim Anlegen neuer Vorlagen müssen Sie entscheiden, in welchem Verzeichnis die Vorlage gespeichert werden soll. Die im Modul Vorlagen gepflegten Vorlagen legen Sie idealerweise in einem Verzeichnis ab, auf welches alle Benutzer im Rahmen einer Rechnungserstellung Zugriff haben. Sie können hierzu ein eigenes Verzeichnis anlegen, z. B. ..\ixhaus\VorlagenFaktura.

Nach der Definition der Parameter einer Vorlage können Sie diese editieren. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste rufen Sie für die gewählte Vorlage Vorlage editieren… auf. Im Menübereich Sendungen wählen Sie die Seriendruckfeld mit dem Schalter Seriendruckfeld einfügen aus. Die verfügbaren Platzhalter und Tabellenfunktionen werden im Abschnitt Seriendruckfelder und Tabellen für Vorlagen der Faktura beschrieben.

Parameter der Vorlagendefinition (Eigenschaften)

Definieren Sie für jeden Rechnungstyp (Vorlagentyp) eine Standardvorlage.

Rechnungsvorlage für Instandhaltungsbeteiligung

Zur Erstellung der Mieterrechnung ist vorab eine entsprechende Word-Textvorlage (doc-Format) in dem Modul Faktura, Einstellungen, Vorlagen anzulegen. Im iX-Haus Hauptverzeichnis befindet sich der Ordner template. In diesem Ordner finden Sie eine Mustervorlage für Mieterrechnungen: CremMusterRechnungIHB.doc. Diese Datei können Sie umkopieren und an Ihr Layout anpassen. Bitte beachten Sie, dass die Mustervorlage selbst bei Updates ggf. ersetzt wird. Speichern Sie Ihre individuellen Vorlagen daher bitte unter einem anderen Dateinamen ab. Für den Fall von (Teil-) Stornierungen richten Sie bitte eine Dokumentvorlage als Standardvorlage vom Typ Gutschrift Mieter ein.

Im Rahmen der IHB wurde die Faktura erweitert und stellt nun mehrere Vorlagentypen zur Verfügung: Gutschrift Debitor, Gutschrift Mieter, Rechnung Debitor und Rechnung Mieter. Rechnung Mieter und Gutschrift Mieter werden in Kombination mit der Option Standardvorlage für die IHB benötigt, da hier automatische Rechnungen generiert werden. Zur Word-Vorlagen-Erstellung informieren Sie sich bitte in der Dokumentation des Faktura-Moduls.

Zusätzlich zu der in der Dokumentation des Faktura-Moduls beschriebenen Platzhaltern für die Rechnungsvorlagen stehen noch folgende neue Platzhalter zu Verfügung:

Die Auswahl der Datenbankfelder beginnt mit allgemeinen Standardseriendruckfeldern. Die Faktura-spezifischen Seriendruckfelder finden Sie in der Liste am Ende (nach ggf. vorhandenen Kreditorbeschrieb-Seriendruckfeldern für Kreditoren/Debitoren-Rechnungen), beginnend mit den Feldern fibu, jahr, lfdnr, renr, …

Es können pro Rechnung bis zu fünf unterschiedliche Steuercodes ausgewertet werden. Dabei werden die Beträge der einzelnen Positionen pro MwSt.-Code zusammengefasst. Für jeden Steuercode werden Steuersatz und MwSt.-Betrag ermittelt.

Folgende Textplatzhalter werden nur bei Rechnungen und Gutschriften mit dem Typ MieterIHB/Schadensersatz gefüllt. Bei allen anderen Rechnungstypen bleiben diese Platzhalter i. d. R. leer.

Folgende Textplatzhalter sind bei Verwendung von Cashpooling verwendbar. Ansonsten bleiben diese Platzhalter i. d. R. leer.

Die einzelnen Rechnungspositionen können in einer expandierenden Tabelle mit Namen$$ dargestellt werden

Platzhalter aus Beschrieben

Zusätzlich zu diesen Platzhaltern sind auch die Kürzel der Objektbeschriebe als dynamische Platzhalter verfügbar.

Des Weiteren werden zu allen Objektbeschriebsplatzhaltern passende FIBU-Beschriebsplatzhalter angeboten. Diese werden gegen den entsprechenden Wert des jeweiligen FIBU-Objekts ersetzt. Die Namen der FIBU-Platzhalter werden gebildet, indem dem Beschriebskürzel FIBU_ vorangestellt wird. Wenn also bei einem Unterobjekt das Beschriebskürzel AnspPartner lautet, ist der Name des FIBU-Platzhalters FIBU_AnspPartner.

Für die Kreditoren/Debitorenrechnungen können Variablen aus dem Kreditorenbeschrieb verwendet werden.

Standardplatzhalter

Generell sind die Standardplatzhalter verfügbar.