Intercompany-Rechnungen

Eine Immobiliengesellschaft kümmert sich um sämtliche Reparaturen nicht selbst, sondern beauftragt dafür eine Verwaltungsgesellschaft. Die Verwaltungsgesellschaft beauftragt externe Handwerker, erhält Rechnungen von diesen Handwerkern, welche zzgl. eines Regieaufschlags an die Immobiliengesellschaft oder an Externe weiter zu belasten sind. Zur Abbildung dieses Prozesses wurde die Funktionalität Intercompany-Rechnungen entwickelt.

Schritte im Geschäftsprozess

Gesellschaft A – Verwaltungsgesellschaft. Gesellschaft B – Immobiliengesellschaft.

Gesellschaft B beauftragt Gesellschaft A eine Instandhaltungsmaßnahme durchzuführen.
Gesellschaft A beauftragt externe Handwerker und führt die Maßnahme durch.
Gesellschaft A erhält eine Rechnung von dem externen Handwerker (Prozess Rechnungseingang), der die Leistung verrichtet hat.
Gesellschaft A leitet diese Rechnung zzgl. ein Regieaufschlag an den Debitor-Gesellschaft B weiter (Rechnungsausgang).
Gesellschaft B erhält diese Rechnung von dem Kreditor „Gesellschaft A“ (Rechnungseingang) und belastet damit ggf. einen Mieter (Instandhaltungsbeteiligung des Mieters).

Die Fakturierung ist bei diesem Prozess für beide Gesellschaften sehr zeitintensiv und birgt zudem das Risiko von Fehleingaben.

Mit der Funktionalität Intercompany-Rechnungen ist es möglich die Weiterbelastungsprozesse, einschließlich der Fakturierung vollständig und hoch automatisiert in iX-Haus abzubilden. Diese Funktionalität könnte für alle in iX-Haus geführten und entsprechend eingerichteten Gesellschaften genutzt werden.

Folgende Prozesse werden dabei automatisiert:

Für Gesellschaft A

Bei der Buchung der Eingangsrechnung von den externen Handwerkern, wird für den belasteten Debitor automatisch eine Ausgangsrechnung erzeugt. Werden mehrere Kontierungen einer Rechnung auf denselben Debitor belastet, so werden diese in einer Ausgangsrechnung mit mehreren Positionen zusammengefasst.
Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird mit der Buchung der Eingangsrechnung gedruckt und beim Debitor in iX-Haus plus archiviert. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
Es wird automatisch ein offener Posten bei dem Debitor gebucht.

Für die Gesellschaft B

Es wird eine Eingangsrechnung erzeugt, die je nach Einstellungen entweder im Rechnungseingangsbuch mit einem definierten Status eingestellt oder direkt in der Dialogbuchhaltung gebucht wird.
Das Ausgangsrechnungs-Dokument wird als identische Kopie übergeben und in einem definierten Ordner abgelegt. Bei der Archivierung kann auch die Bereitstellung für DocuWare mit Verschlagwortung erfolgen (entsprechende Lizenz vorausgesetzt).
Auch Instandhaltungsbelastungen (IHB) der Mieter können in diesen Prozess nahtlos integriert werden. Diese Funktionalität ist ausführlich in dem Dokument doku_mieterinstandhaltung.pdf beschrieben.

Die automatisch durchgeführten Prozesse können in einem Protokoll nachverfolgt werden. Nach der Buchung von Intercompany-Rechnungen können Sie sich die generierte Ausgangsrechnung und ggf. die Intercompany-Eingangsrechnung per Rechtsklick anzeigen lassen. Die generierten Rechnungen werden als PDF-Datei geöffnet bzw. aus DocuWare abgerufen und angezeigt.

Intercompany-Rechnungen einrichten

Voraussetzungen

Faktura-Lizenz
Gesellschaft A ist in iX-Haus als FiBu angelegt und besitzt zunächst keine Immobilien.
Gesellschaft B ist in iX-Haus als FIBU angelegt mit Unterobjekten (Mietobjekten) angelegt.
Konfiguration von Systemeinstellungen Datenbank nach Absprache mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS.

Einrichtung

Aktivieren Sie als erstes die Systemeinstellungen Buchhaltung, Intercompany, Intercompany. Mit dieser Einstellung schalten Sie die Funktionalität Intercompany-Rechnungen ein. Nehmen Sie dabei auch weitere Einstellungen im Abschnitt Intercompany vor. Alle Systemeinstellungen sind im Kapitel Systemparameter beschrieben.
Gesellschaft A ist aus der Sicht der Gesellschaft B ein Kreditor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Kreditor für Gesellschaft A an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft A ein.
Gesellschaft B ist aus der Sicht der Gesellschaft A ein Debitor. Legen Sie im Modul Kreditorenstamm einen Debitor für Gesellschaft B an. Geben Sie im Feld Intercompany-Fibu die FIBU-Nummer der Gesellschaft B. Ist Gesellschaft B eine externe Gesellschaft, die nicht im iX-Haus verwaltet wird, geben Sie dann als FIBU Fibu Nummer 0 – Außerhalb von iX-Haus an.
Aktivieren Sie für das Fibu-Objekt der Gesellschaft A im Objektstamm im Reiter Parameter den Schalter Intercompany Rechnungen aktiv. Dieser Schalter schaltet die Erfassung von Intercompany-Rechnungen in Gesellschaft A ein.
Setzen Sie Intercompany Parameter im Modul Intercompany-Parameter unter Fachadministration. Diese Einstellungen werden für die Erstellung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B benötigt. Siehe dazu Kapitel Intercompany Parameter.
Erstellen Sie im Modul Fachadministration, Vorlagenmanager eine neue Vorlage für Intercompany-Rechnungen wie beschrieben im Kapitel Word-Vorlagen für Intercompany-Rechnungen.

Intercompany Parameter

Die Rechnung eines externen Handwerkers geht bei der Gesellschaft A ein. Diese Rechnung wird über GVC701 gebucht. Dabei wird automatisch eine Ausgangsrechnung für die Gesellschaft B (Debitor) erstellt und gebucht. Im Modul Intercompany Parameter können Sie Regeln für diese Ausgangsrechnung erstellen. Es ist z. B. möglich vorzugeben, welches Konto bzw. welcher Kontobereich bei der Ausgangsrechnung bebucht wird und ob Projekt und Kostenstelle aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen wird. Die in der Regel eingegebenen Werte können nur als Vorschlags-Werte oder als Feste-Werte definiert werden.

Die Regeln werden pro Objekt und Sachkonto bzw. Sachkontobereich definiert. Es ist auch möglich, globale Regeln für ein FiBu-Objekt oder auch für Alle Objekte und bestimmte Sachkontenbereiche zu definieren. Wenn es in dem kontierten Objekt für ein Sachkonto eine Regel gibt, dann greift diese. Existiert keine Regel für das Objekt, wird eine entsprechende Regel aus dem FIBU-Objekt verwendet. Existiert keine Regel im FIBU-Objekt, dann greift die globale Regel, falls eine solche existiert.

Kreditorrechnung (Wenn-Teil)	Objekt Sachkontenbereich	Objekt und Sachkontobereich für das die Regel greift.
Debitor Faktura (Dann-Teil)	Zul. Sachkontenbereich	Zulässiger Sachkontenbereich (i.d.R. Ertragskonten). Nur Sachkonten aus diesem Bereich dürfen für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert, das machst Sinn wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Sachkonto gebucht werden. Wenn als zulässiger Sachkontenbereich ein Konto eingegeben wird und dieses Konto als Vorschlagswert gesetzt wird, wird dieses Konto für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Zul. Debitorenbereich	Zulässiger Debitorenbereich. Nur Debitoren aus diesem Bereich dürfen für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert werden; dies macht Sinn, wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Debitor gebucht wird oder eine eindeutige Zuordnung von Kontierungsobjekt zum Debitor existiert. Wenn als zulässiger Debitorenbereich ein Debitor eingegeben wird und dieser Debitor als Vorschlagswert gesetzt wird, wird der Debitor für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Projekt übernehmen	Ist dieser Schalter gesetzt, dann wird bei der Ausgangsrechnung Übernahme des Projekts aus der Eingangsrechnung vorgeschlagen. Falls Sie für diesen Parameter Schreibschutz setzen, wird von Ihnen getroffenen Auswahl in der Ausgangsrechnung nicht änderbar sein.
	Kostenstelle übernehmen	Ist dieser Schalter gesetzt, dann wird bei der Ausgangsrechnung Übernahme der Kostenstelle aus der Eingangsrechnung vorgeschlagen. Falls Sie für diesen Parameter Schreibschutz setzen, wird von Ihnen getroffenen Auswahl in der Ausgangsrechnung nicht änderbar sein.
	Regieaufschlag in % von bis	Geben Sie hier bitte ein welche Regieaufschlag zulässig ist. Nur ein Wert aus diesem Bereich darf für die Ausgangsrechnung ausgewählt werden. Prozentwerte sind hier mit bis zu vier Nachkommastellen möglich. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert, das machst Sinn wenn ein Großteil der Rechnungen mit dem gleichen Regieaufschlag gebucht werden. Wenn der Vorschlagswert auch als von und bis Wert eingetragen wird, wird dieser Regieaufschlag für die Ausgangsrechnung verwendet und ist in der Ausgangsrechnung nicht änderbar.
	Zul. Sachkontenbereich	Zulässiger Sachkontenbereich (i.d.R. Aufwandskonten). Nur Sachkonten aus diesem Bereich dürfen für die Eingangsrechnung ausgewählt werden. Es kann auch ein Vorschlagswert definiert werden; dies macht Sinn, wenn ein Großteil der Rechnungen auf einem Sachkonto gebucht werden. Wenn als zulässiger Sachkontenbereich ein Konto eingegeben wird und dieses Konto als Vorschlagswert gesetzt wird, wird dieses Konto für die Eingangsrechnung verwendet und ist in der Eingangsrechnung nicht änderbar. Wenn kein Sachkonto in der Intercompany-Regel definiert ist, wird das Sachkonto aus der Kontierung der Kreditor-Rechnung als Vorschlagswert übernommen (falls das Konto in der Ziel-FiBu existiert).

Word-Vorlage für Intercompany-Rechnungen

Für automatische Erstellung der Ausgang bzw. Eingangsrechnung wird eine Word-Vorlage benötigt. Diese Vorlage können Sie im Modul Faktura, Faktura-Einstellungen, Vorlagen einsehen. Die Erstellung erfolgt im Vorlagenmanager. Legen Sie bitte eine neue Vorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany an. Setzen Sie den Schalter Standardvorlage. Sie können eine Standardvorlage pro FIBU oder/und eine globale Standardvorlage erstellen. Für die globale Standardvorlage verwenden Sie im Feld Vorlagentyp die Einstellung Allgemein. Für eine FIBU erzeugen Sie von der globalen Vorlage mit der Funktion Abhängige Vorlage kopieren und geben im Feld Objekt Nr. die Nummer der FIBU an.

Bei der Erstellung der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung wird zuerst geprüft, ob eine Standardvorlage von Typ Rechnung Debitor Intercompany für die FIBU existiert. Wenn ja, dann wird sie bei der Erstellung der Rechnung verwendet. Sonst wird die globale Standardvorlage mit dem Typ Rechnung Debitor Intercompany verwendet. Existiert keine Standardvorlage existiert, ist es nicht möglich Eingangs und Ausgangsrechnung automatisch erstellen drucken und archivieren.

Es ist evtl. sinnvoll auch Vorlagen mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany zu erstellen. Die Gutschriften sind nicht der Teil der hier beschriebenen Funktionalität. Es ist aber möglich eine Gutschrift über den Rechtsklick auf die Ausgangsrechnung in der Faktura zu erstellen. Dafür ist eine Vorlage mit dem Typ Gutschrift Debitor Intercompany erforderlich.

Beleg-Platzhalter für die Rechnungs-Vorlage

Für die Rechnungsvorlage wurde ein neuer Platzhalter implementiert: BelegEingangsrechnung. Fügen Sie bitte diesen Platzhalter in die Standardvorlagen für Intercompany-Rechnungen ein. Beim Generieren der Rechnungen wird dieser Platzhalter in der Eingangsrechnung der Gesellschaft B mit der entsprechenden Belegnummer ersetzt. In der Ausgangsrechnung wird dieser Platzhalter leer bleiben. Da es sich tatsächlich in Gesellschaft A und Gesellschaft B um die gleiche Rechnung handelt, wird dadurch lediglich simuliert, dass Beleg nur bei der Eingangsrechnung erstellt wird.

Intercompany-Rechnungen erstellen

Erstellung einer Intercompany-Rechnung durch Weiterleitung einer Eingangsrechnung

Nach dem Eingang der Rechnung des externen Handwerkers bei der Gesellschaft A tragen Sie bitte die Daten wie üblich im Modul Dialogbuchhaltung in die Maske von GVC 701 ein und erstellen Sie die Kontierungen. Die F5-Funktion zum Setzen des letzten Wertes im jeweiligen Feld steht wie in der Dialogbuchhaltung zur Verfügung. Über den Rechtsklick auf die Kontierung starten Sie die Maske Intercompany-Weiterbelastung.

Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt:

Kontierung wiederholt die Daten der angeklickten Kontierung und dient nur der Information
Intercompany Weiterbelastung-Ausgangsrechnung – In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Ausgangsrechnung an die Gesellschaft B (Rechnung an den Debitor) benötigt sind.
Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung - In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt sind. Dieser Bereich wird nur nach der Eingabe der Debitorennummer im Bereich zwei sichtbar. Hat dieser Debitor eine FIBU-Nummer innerhalb von iX-Haus, dann wird die Maske um den Bereich der Eingangsrechnung erweitert. Hat der eingegebene Debitor eine FIBU außerhalb von iX-Haus (Gesellschaft B ist eine externe Gesellschaft), dann bleibt die Maske unverändert und der Bereich der Eingangsrechnung wird nicht angezeigt. Die Eingangsrechnung für die Gesellschaft B wird in diesem Fall nicht erstellt.

Buchungs-Aufteilungsregel

Im Modul Kataloge können Aufteilungsregeln definiert werden. Mit den Aufteilungsregeln können die Kontierungen bei der Eingabe der Intercompany-Daten prozentual aufgeteilt werden. Über den Kontextmenüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung können die Kontierungen prozentual aufgeteilt werden. Die neu angelegten Kontierungen werden je nach Aufteilungsregel direkt mit Intercompany-Wenn der Menüpunkt Intercompany-Weiterbelastung mit Aufteilung ausgewählt wird, werden die passenden Aufteilungsregel zur Auswahl angeboten.

Die Buchungs-Aufteilungsregel enthält folgende Informationen:

Objekt	Hiermit kann das Objekt für die neu generierte Kontierung definiert werden.
Kostenstelle	Hiermit kann eine feste Kostenstell für die neu generierte Kontierung definiert werden. Wenn die Eingabe leer ist wird die Kostenstelle der ursprünglichen Kontierung übernommen, fass die neu generierte Kontierung in demselben Objekt angelegt wird.
Projekt	Hiermit kann ein festes Projekt für die neu generierte Kontierung definiert werden. Wenn die Eingabe leer ist wird das Projekt der ursprünglichen Kontierung übernommen, fass die neu generierte Kontierung in demselben Objekt angelegt wird, oder wenn das Projekt in dem Hauptbuchungskreis angelegt ist.
Intercompany Zielobjekt	Zielobjekt für die Intercompany-Rechnung in der Zeil-Gesellschaft.
Intercompany Kontierung generieren	Steuert, ob eine die Kontierung mit Intercompany-Daten generiert werden soll. Dabei werden auch die Intercompany-Regeln für die neue angelegte Kontierung berücksichtigt. Somit werden mit der Eingabe des Intercompany-Zielobjekts und die Definition einer Intercompany-Regel werden die Intercompany-Daten vollständig befüllt und die Rechnung kann nach der Aufteilung ohne weitere Eingaben direkt gebucht werden.
Prozentuale Aufteilung	Hiermit kann der Prozentsatz für die neu generierte Kontierung definiert werden.

Erstellung Intercompany-Ausgangsrechnung in Faktura

Wenn die Zielbuchhaltung von Debitoren-Ausgangsrechnungen im Modul Faktura in iX-Haus geführt wird, können die Debitoren-Ausgangsrechnungen als Intercompany-Rechnungen definiert werden und direkt als Eingangsrechnung in die Zielbuchhaltung gebucht werden. Die Intercompany-Daten werden per Rechtsklick auf die Kontierung und bei Auswahl des Menüpunkts Intercompany-Weiterbelastung eingegeben.

Der Dialog ist in zwei Bereiche unterteilt:

Kontierung: zeigt die Daten der ausgewählten Kontierung an und dient nur der Information.
Intercompany Weiterbelastung-Eingangsrechnung: In diesem Bereich werden die Daten eingegeben, die für Erstellung und Buchung der Eingangsrechnung für die Gesellschaft B (Rechnung vom Kreditor) benötigt werden. Die FiBu für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der Intercompany-FiBu des Debitors in der Ausgangsrechnung ermittelt. Der Kreditor für die Eingangsrechnung wird automatisch aus der FiBu der Ausgangsrechnung ermittelt und vorbelegt. Der Eingabebereich für die Intercompany – Ausgangsrechnung wird in diesem Fall nicht angezeigt, die Daten werden aus der Ausgangsrechnung übernommen.

Folgende Daten sind einzugeben

Bereich Intercompany Weiterbelastung – Ausgangsrechnung
`Debitor`	Debitor, der für Gesellschaft B eingerichtet wurde. (Siehe Kapitel Einrichtung der Intercompany-Rechnungen in iX-Haus in Details)
`Konto`	Ertragskonto für die Ausgangsrechnung. Falls eine Regel für Kontierungsobjekt und Sachkonto im Modul Intercompany Parameter definiert ist, darf hier nur ein Konto aus dem in der Regel vorgegebenen Bereich eingegeben werden. Diesen Bereich ist in der Zeile Kontenbereich unter diesem Feld sichtbar. Ist ein Vorschlagswert für diesen Parameter definiert, wird dieser im Feld Konto gesetzt.
`Projekt übernehmen`	Wird dieser Schalter gesetzt, wird das Projekt aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen. Somit werden die Projektkosten um den gebuchten Ertrag beim Buchen der Ausgangsrechnung entlastet. Auch hier bestimmt evtl. für Kontierungsobjekt und Konto definierte Regel, ob dieser Schalter schreibgeschützt ist oder nicht.
`Kostenstelle übernehmen`	Wird dieser Schalter gesetzt, wird die Kostenstelle aus der Eingangsrechnung in die Ausgangsrechnung übernommen. Auch hier bestimmt evtl. für Kontierungsobjekt und Konto definierte Regel, ob dieser Schalter schreibgeschützt ist oder nicht.
`Regieaufschlag`	Regieaufschlag wird im Prozent eingetragen. Diesen Prozentsatz wird auf den Betrag aus der Kontierung aufgeschlagen. Die Höhe des Aufschlags wird durch die Regel festgelegt, die evtl. im Modul Intercompany Parameter definiert ist. Der in der Regel definierte zulässige Bereich für den Aufschlag wird hinter diesem Feld angezeigt.
`Faktura-Text`	Dieser Text wird als Buchungstext verwendet. Die Buchungstexte für die Intercompany-Rechnung können mit dem Titel der Aufteilungsregel gebildet werden. Dafür steht der Platzhalter $AUFTEILUNGTITEL zur Verfügung.
`Leistungszeitraum`	Leistungszeitraum für die Buchung.
`Re-Nr.`	Das Aussehen der Rechnungsnummer wird in der Faktura definiert und ist hier nicht änderbar. Das Feld dient nur der Information. Die Rechnungsnummer wird den vorgabenentsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert.
`Beleg`	Das Aussehen der Beleg-Nummer kann über System-Einstellungen definiert werden. Ist es der Fall, dann wird das konfigurierte Format der Belegnummer in diesem Feld angezeigt. Das Feld wird nicht editierbar sein. Die Belegnummer wird den vorgabenentsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert. Ist das Format der der Belegnummer über System-Einstellungen definiert, dann ist diese Feld leer und editierbar. Belegnummer sollte dann manuell eingetragen werden.
`W-Datum`	Wertstellungsdatum der Ausgangsrechnung. Das Wertstellungsdatum ist gleich dem Wertstellungsdatum der Eingangsrechnung und wird automatisch übernommen.
`MCode`	Mehrwertsteuer-Code für die Ausgangsrechnung
`Netto, MwSt., Brutto`	Diese Werte werden aus dem Kontierungsbetrag und dem Regieaufschlag vom Programm errechnet und sind nicht änderbar.

Bereich Intercompany Weiterbelastung – Eingangsrechnung
`Fibu`	FIBU-Nummer der `Gesellschaft B`. Die FIBU-Nummer wird automatisch aus dem bei der Ausgangsrechnung eingegebenen Debitor ermittelt und kann nicht verändert werden.
`Kreditor`	Kreditor, der für Gesellschaft A eingerichtet wurde. (Siehe Kapitel `Einrichtung der Intercompany-Rechnungen in iX-Haus in Details`). Der Kreditor wird automatisch ermittelt und kann nicht verändert werden.
`Objekt`	Objekt für das Reparaturen bzw. Instandsetzungsarbeiten durchgeführt wurden
`Konto`	Aufwandskonto in dem Objekt, in dem Reparaturen bzw. Instandsetzungsarbeiten durchgeführt wurden. Das Aufwandskonto wird aus dem Aufwandskonto der Eingangskontierung vorgeschlagen, das passiert aber nur dann, wenn das Konto im Objekt existiert und bebucht werden darf. Wenn das Konto im FIBU-Objekt gegen direktes Buchen gesperrt ist, wird das Konto erst bei der Eingabe des Kontierungsobjekts vorgeschlagen.
`Projekt`	zu belastendes Projekt
`Kostenstelle`	zu belastende Kostenstelle
`Text`	Buchungstext Zur automatischen Generierung des Buchungstextes bei der Eingabe der Rechnungsdaten steht der Platzhalter $REBELEG zur Verfügung. Er kann bei der Eingabe von Mieterweiterbelastungen und Intercompany-Rechnungen eingesetzt werden. Mit seiner Hilfe kann in dem Text die Belegnummer der Originalrechnung dynamisch eingefügt werden.
`Leistungszeitraum`	Leistungszeitraum für die Buchung
`Vertrag`	Dieses Feld wird nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. Falls Sie mit dem Kontierungsbetrag direkt einen Mieter weiterbelasten möchten, dann wählen Sie hier den Mietvertrag dieses Mieters. Falls Sie als Aufwandskonto ein Instandhaltungsbeteiligungskonto ausgewählt haben, prüft das Programm, ob dieser Mieter belastet werden kann und zeigt ein Text mit den Belastungsgrenzen aus der Vertragsvereinbarung falls solche vorhanden sind.
`Weiterbelastung durchführen`	Dieses Schaltfeld ist nur dann sichtbar, wenn in der FIBU des kontierten Objektes Kontorahmen für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter bzw. für Schadenersatz festgelegt sind. Wurde in der FIBU den Schalter Mieter immer belasten gesetzt, dann ist der Schalter Weiterbelastung durchführen in GVC-701 nicht aktiv. Der Benutzer hat keinen Einfluss darauf. Der Mieter wird weiterbelastet, wenn es zulässig ist. Ist der Schalter Mieter immer belasten im FIBU nicht gesetzt, dann kann der Benutzer bei jedem Einzelfall selbst entscheiden ob der Mieter weiterbelastet wird oder nicht.
`Faktura-Text`	Dieser Text wird für die Position der Mieterrechnung verwendet.
`Auftrag`	Der erteilte Auftrag der Gesellschaft B an die Gesellschaft A, für den Intercompany-Rechnung erstellt wird.
`Re-Nr.`	Da es sich tatsächlich bei der Ausgangs- und Eingangsrechnung um die gleiche Rechnung handelt, ist die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung gleich der Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung. Das Aussehen der Rechnungsnummer-Ausgangsrechnung wird in der Faktura.
`Beleg`	Das Aussehen der Beleg-Nummer kann über System-Einstellungen definiert werden. Ist es der Fall, dann wird das konfigurierte Format der Belegnummer in diesem Feld angezeigt. Das Feld wird nicht editierbar sein. Die Belegnummer wird den Vorgaben entsprechend bei der Erstellung der Rechnung generiert. Der Platzhalter `$2STWJAHR` dient der Generierung der Faktura-Belegnummer für Intercompany-Rechnungen. Er liefert das Wirtschaftsjahr in zweistelligem Format. Ist das Format der Belegnummer über Systemeinstellungen definiert, dann ist diese Feld leer und editierbar. Die Belegnummer sollte dann manuell eingetragen werden.
`W-Datum`	Wertstellungsdatum für die Eingangsrechnung. Das Wertstellungsdatum wird automatisch ermittelt, es wird geprüft, ob das Wertstellungsdatum der Intercompany-Rechnung in dem FIBU-Objekt der Eingangsrechnung rechtemäßig offen ist und wenn der Zeitraum buchungstechnisch gesperrt ist, wird das erste offene Datum als Wertstellung ermittelt.
`MCode`	Mehrwertsteuercode
`Netto, MwSt., Brutto`	Diese Werte werden aus dem Kontierungsbetrag und dem Regieaufschlag vom Programm errechnet und sind nicht änderbar.

Nach der Eingabe der Daten speichern Sie Ihre Eingaben und buchen den GVC-701. Nach der Betätigung der Schaltfläche Buchen erscheint eine Maske Weiterbelastung Definition. Zusätzlich können die Einstellungen für die Intercompany-Rechnungen und Mieterweiterbelastungen aus dem Menü im Modul Faktura definiert werden. Wenn die Verarbeitung im Hintergrundprozess ausgeführt werden soll, wird die Parametermaske beim Buchen nicht angezeigt. Je nach Systemeinstellung ist möglich, hier auszuwählen, welche Prozesse durchgeführt werden sollen. Folgende Prozesse können automatisch ausgeführt werden:

Ausgangsrechnung generieren in Faktura – bei diesem Vorgang wird eine Ausgangsrechnung in der Faktura erstellt (eine neue Zeile im Modul Faktura/Rechnungen erstellen).
Faktura Ausgangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Ausgangsrechnung bei dem Debitor archiviert, der für Gesellschaft B eingerichtet wurde. Das archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
Faktura Ausgangsrechnung drucken – die Ausgangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert. Mieter- und Debitoren-Rechnungen können vor dem Druck bearbeitet werden. Dies gilt jedoch nur beim Druck über den neuen Serienbrief. Die Funktionalität ist mit der neuen Serienbrief-Funktionalität identisch.
Eingangsrechnung archivieren – bei diesem Vorgang wird die Eingangsrechnung bei dem Kreditor archiviert, der für Gesellschaft A eingerichtet wurde. Das Archivierte Dokument können Sie im Kreditorenstamm über Menu iX-Haus plus/iX plus Details anschauen. Die Voraussetzung dafür ist die Existenz der Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen.
Eingangsrechnung drucken – die Eingangsrechnung wird gedruckt, vorausgesetzt dass die Standardvorlage für Intercompany-Rechnungen existiert.
Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung buchen – bei diesem Vorgang wird sowohl Ausgang als auch Eingangsrechnung gedruckt. Zwei neue Buchungen erscheinen dann im Anschluss im Modul Dialogbuchhaltung.

Nach dem Betätigen des OK-Schalters werden ausgewählte Prozesse durchgeführt. Am Ende des Vorgangs wird ein Protokoll angezeigt. In diesem Protokoll können Sie die ausgeführten Aktionen nachverfolgen.

Intercompany-Rechnungen Hintergrundprozess

Die Verarbeitung (Anlage in Faktura, Druck, Archivierung und Buchen) der Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnungen kann bequem als Hintergrundprozess durchgeführt werden. Sie sparen dadurch Zeit und können nach dem Buchen der Originalrechnung ohne Unterbrechung mit iX-Haus weiterarbeiten.

Einrichtung des Hintergrundprozesses

Zunächst muss der iX-Haus Scheduler Dienst auf einem zentralen Rechner installiert werden. Detaillierte Anleitung für die Installation des Dienstes finden Sie in der Doku_iX-SchedulerNTService.pdf. Der Hintergrundprozess wird in der Hintergrundprozess-Verwaltung in iX-Haus plus konfiguriert. Dort wird eingestellt, wie oft der Hintergrundprozess ausgeführt werden soll. Der zuständige Hintergrundprozess für die Intercompany- und Mieterweiterbelastung-Rechnung ist der Post-Buchungsprozess. In der Protokollverwaltung in iX-Haus plus kann definiert werden, welche Aktion nach der Bearbeitung einer Intercompany-Rechnung durchgeführt werden soll. Somit können Sie in einem Fehlerfall per Email über die aufgetretenen Fehler informiert werden oder auch wenn die Rechnung erfolgreich bearbeitet worden ist.

Aktivierung des Hintergrundprozesses in iX-Haus

Der Buchung-Hintergrundprozess wird in iX-Haus mit der Systemeinstellung Hintergrundprozess Intercompany/IHB-Weiterbelastung aktiviert. Zusätzlich ist die Einstellung eines Druckers für den Hintergrund-Prozess notwendig. Dieser Drucker kann über die Menüpunkte Intercompany-Parameter definieren und Mieterweiterbelastung-Parameter definieren im Modul Faktura von jedem Benutzer individuell eingestellt werden.