Faktura - Administration

Um mit dem Modul Faktura zu arbeiten, melden Sie sich in iX-Haus als Benutzer an. Die Lizenz für Faktura muss installiert sein.

Parallel zum Katalog IHB-Art können in dem neuen Vorlagenmanager für die Faktura-Rechnungen mit Untertyp Rechnung/Gutschrift Mieter steuerfrei/pflichtig optional ein oder mehrere Katalogeinträge in dem Feld IHB-Art zugeordnet werden. Die Auswahl der Vorlagen wird darüber eingeschränkt, wenn bei der manuellen Erstellung einer Mieter-Rechnung mit dem Typ IHB/Schadenersatz in der Faktura eine IHB-Art aus dem Katalog ausgewählt ist. Wenn nur genau eine Vorlage passt, dann wird diese direkt als Vorschlag gesetzt. Wenn keine Katalogeinträge existieren, wird das Feld IHB-Art in der Mieterrechnung nicht angezeigt.

Über den Katalog Faktura Grund der Steuerbefreiung können Sie Steuerbefreiungsgründe definieren und jeweils einen Text hinterlegen, der in Rechnungsdokumenten ausgegeben werden kann. Ein Beispiel für Steuerbefreiungsgrund ist z. B. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. § 2 Abs. 2 Nr. 2 UstG.

Zur Ausgabe eines Textes muss einer Rechnung ein Steuerbefreiungsgrund zugewiesen sein. In die entsprechende Word-Vorlage muss hierzu ein neuer Platzhalter eingefügt werden, je nach Vorlagenquelle in der Fachadministration per Vorlagenmanager: FktStBefrGrundText bzw. in den Faktura-Einstellungen über Vorlagen: StBefrGrundText .

Bei erstmaliger Nutzung des Cash Pooling Zinslaufs oder Neu-Einführung von iX-Haus ist im Projekt abzustimmen, wie mit Nachberechnungen umgegangen wird. Die Verrechnungskonten werden mit dem Anfangssaldo per Wertstellung und Valuta eröffnet, valutarische Umsätze der Vorperioden sind damit in iX-Haus nicht bekannt. Sollte über die Bank eine Buchung mit Valuta für Vorperioden erfolgen, so würde die Nachberechnung nicht mit dem korrekten Zinsstaffeleintrag erfolgen, da in iX-Haus die Valutasalden der Vorperioden nicht bekannt (also Null Euro) sind. Falls die Nachberechnungen zwingend benötigt werden und die Bank auch tatsächlich valutarisch zurückliegende Monate ausweist, müsste entweder im Altsystem gebucht und die Zinsen dann manuell in iX-Haus eingebucht werden. Oder in iX-Haus werden die Startsalden valutarisch differenziert nachgebucht, was entsprechend detaillierte Auswertungen erfordert.

• Sie benötigen eine Lizenz des Zusatzmoduls Faktura (ix2451) . Nach entsprechender Freischaltung finden Sie die Faktura im Menübaum unter Buchhaltung , Faktura .
• Die Funktionalität Instandhaltungsbeteiligung der Mieter (IHB) kann über Systemeinstellungen Datenbank, Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung > IHBelastung aktiviert werden. Im Standard ist der Parameter IHBelastung deaktiviert. Nachdem Sie die Standardeinstellung deaktiviert haben, können Sie die Funktionaltität für Instandhaltungsbeteiligung der Mieter im GVC 701 einschalten.
• Für die Eingabe der Belastung über die Rechnungsmaske sind Eingaben in dem Objektauswahl erforderlich. Definieren Sie in dem Modul Objektauswahl über das Register Parameter Kontenrahmen für die Instandhaltungsbeteiligung und Schadenersatz. Der Instandhaltungsbeteiligung-Kontenrahmen darf nicht den Schadenersatz-Kontenrahmen überlappen. Über den Schalter Mieter immer belasten im Register Parameter können Sie auch steuern, ob Mieter immer belastet werden. Ist dieser Schalter gesetzt, wird der Mieter im Falle von Schadenersatz immer belastet. Im Falle von Instandhaltung wird Mieter belastet, wenn es möglich ist. Diese Einstellungen werden nur für die FIBU-Objekte gesetzt. Diese Einstellungen werden automatisch in die Unterobjekte weitergeleitet.
  Die vertraglichen Vereinbarungen bezüglich Instandhaltungsbeteiligung können im Vertragsmanagement über das Register Instandhaltung eingegeben werden. Folgende Vereinbarungen sind möglich:
  * keine Beteiligung
  * begrenzte Beteiligung: Einzelfall und/oder per Anno (%-Wert oder Betrag in EUR)
  * unbegrenzte Beteiligung
  Diese Mieterbeteiligung dient als Grundlage für Prüfung beim Zuordnen einer Mieterbeteiligung zu einer Rechnung.
• Es ist erforderlich in der Fachadministration im Modul Mehrwertsteuer-Tabelle den Marker U für die Zuordnung des Steuersatzes die umsatzsteuerliche Beteiligung für NettoPlus-Mieter zu setzen. Der erste UN -Steuercode muss mit dem gültigen MwSt.-Satz (analog zum Steuersatz des mit U -markierten Steuercodes) für die korrekte Berechnung von Brutto-Mietern existieren.
• Für beteiligte Personentypen werden eine Sollart und ein Sachkonto für das Buchen der Instandhaltungsbeteiligung benötigt. Die Sollart dient der Erfassung des Einzelsollbetrages, das Sachkonto Umbuchung wird für die Aufwandsumbuchung genutzt. Ordnen Sie diese Sollart und das Sachkonto in der Fachadministration im Modul Sollarten in der Maske Personentyp bearbeiten dem jeweiligen Personentyp zu. Die Sollart wird im Maskenbereich Instandhaltungsbeteiligung in das Feld Sollart IH-Bet. eingetragen. Das Sachkonto wird in demselben Block in das Feld Sachkonto Umb. eingetragen.
• Zusätzlich wird für beteiligte Personentypen eine Sollart und ein Sachkonto für die Buchung eines Schadenersatzs benötigt. Auch hier dient die Sollart der Erfassung des Einzelsollbetrages und das Sachkonto wird für die Umbuchung des Aufwandes genutzt. Diese Sollart und das Sachkonto sind in der Fachadministration im Modul Sollarten in der Maske Personentyp bearbeiten im Maskenbereich Schadenersatz einzutragen.
• Bei der Eingabe der Mieterinstandhaltungsbelastung über GVC 701 werden vertragliche Vereinbarungen geprüft. Wurde Mieterbelastung begrenzt in % von der Grundmiete vereinbart, prüft das Programm ob der zu belastenden Betrag schon erschöpft wurde oder ob weitere Belastungen noch möglich sind. Dafür errechnet das Programm die Jahresgrundmiete. Für diese Berechnung muss Sollart Grundmiete besonderes gekennzeichnet werden. Setzen Sie dafür in der Fachadministration im Modul Sollarten für Sollart(en) Grundmiete in dem Feld Sollart den Typ – Typ Miete .
• Zur Erstellung der Mieterrechnung ist vorab eine entsprechende Word-Textvorlage (doc-Format) in dem Modul Faktura , Einstellungen , Vorlagen anzulegen. (s. Kapitel Rechnungsvorlage )
• Weitere Einstellungen sind im Modul Fachadministration , System , Systemeinstellungen Datenbank nach Absprache mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS vorzunehmen.

Mithilfe der folgenden Systemeinstellungen definieren Sie individuelle Anpassungen für das Modul Faktura.

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank (als Administrator, mit S-Rechten)

Systemeinstellungen zur Faktura sollten Sie vor deren Anpassung zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen können, finden Sie im Buchhaltungs-Abschnitt Intercompany oder der GVC-701-Vorbelegung.

Bereich > Abschnitt	Systemeinstellung	Beschreibung
Buchhaltung > Rechnungseingangsbuch	BelegGleichInterneReNr	Per Systemeinstellungen BelegGleichInterneReNr und FibuBelegGleichInterneReNr kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen Faktura und Kautionsverwaltung in das Rechnungseingangsbuch auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird. Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt.
Stammdaten > Faktura	BelegWennLeer	Vorbelegung des Buchungsbelegs bei der Rechnungserfassung in der Faktura. Diese Einstellung wird nur dann berücksichtigt, wenn das Belegfeld leer gelassen wird, sonst wird der eingetragene Beleg übernommen. Für die Rechnungsnummer im Beleg kann hier als Platzhalter $RENR eingesetzt werden. Beachten Sie bei Verwendung des Platzhalters bitte auch die maximal zulässige Zeichenanzahl des Belegfeldes. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	Bruttobetrag	Mit Hilfe dieser Systemeinstellung legen Sie die Standardbetragseingabe für die Rechnungserfassung in der Faktura fest. Neben der Weiterleitung der Systemeinstellung zur Vorbelegung GVC 701 ( an [Buchhaltung]→ [GVC701-Vorbelegung]→ [Brutto-Betrag] gekoppelt ) können Sie für das Faktura-Modul hiervon eine abweichende feste Vorgabe treffen und steuern, ob bei der Rechnungserfassung in Faktura das Bruttofeld (ON) oder das Nettobetragfeld (OFF) in der Kontierungsmaske aktiviert wird. Es kann immer mit F8 zwischen Brutto und Netto umgeschaltet werden. Zur Auswahl stehen: an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[BruttoBetrag] gekoppelt. ja - Standardmäßig wird das Brutto-Feld aktiviert. nein - Standardmäßig wird das Netto-Feld aktiviert. Die Standardeinstellung ist an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[BruttoBetrag] gekoppelt.
Stammdaten > Faktura	BuchenRechnungseingangsbuchStatus	Hiermit kann definiert werden, ob und mit welchem Rechnungseingangsbuch-Status die aus Faktura generierten Rechnungen und Gutschriften in das Rechnungseingangsbuch gebucht werden. Diese Systemeinstellung gilt auch für die Cash-Pooling-Zinsrechnungen im Hauptbuchungskreis der Obergesellschaft unabhängig davon, ob eine Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Gutschrift gebucht wird. Mögliche Einstellungen sind: nur Dialogbuchhaltung - Die Faktura-Rechnungen werden nur in der Dialogbuchhaltung gebucht und im Rechnungseingangsbuch … <nodisp 2></nodisp> vorerfasst - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status vorerfasst im Rechnungseingangsbuch angelegt … <nodisp 2></nodisp> fachlich freigegeben - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status fachlich freigegeben im Rechnungseingangsbuch angelegt… <nodisp 2></nodisp> fachlich bestätigt - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status fachlich freigegeben im Rechnungseingangsbuch angelegt… <nodisp 2></nodisp> verbucht - Die Faktura-Rechnungen werden mit dem Status fachlich Bestätigt im Rechnungseingangsbuch angelegt … <nodisp 2></nodisp> direkt in die Dialogbuchhaltung buchen - … <nodisp 2></nodisp> Die Standardeinstellung ist direkt in die Dialogbuchhaltung buchen.
Stammdaten > Faktura	BuchungstextAlsKontierungstext	Wenn dieser Parameter aktiv ist, wird der Buchungstext für alle Kontierungen verwendet. Der Positionstext wird bei der Übergabe an die Buchhaltung nicht verwendet. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	DCLDisketteDirektErstellen	Sie können hiermit steuern, ob beim Generieren des DCL-Laufs die Bank-Datei(en) direkt erstellt werden soll(en). Dafür muss der Benutzer auch Programmrechte für das Modul Zahlungsverkehr haben! Die DCL-Lauf Daten werden im Grid angezeigt. Admin-Benutzer können DCL-Lauf Daten setzen und löschen. Ein Prüflauf mit Fehlerprotokoll wird erstellt. Ein DCL-Protokoll wird nur dann erstellt, wenn Fehler vorhanden sind - dann wird auch kein DCL-Lauf generiert! Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	DefaultSollartMieterRechnung	Hiermit wird eine Default-Sollart für Mieterrechnungen festgelegt. Bei der Neuanlage einer Mieterrechnung wird das Feld Sollstellung KKL mit dieser Sollart vorbelegt. Nach Entkopplung vom Standardwert steht im Feld DefaultSollartMieterRechnung per F2 -Klick eine Auswahl aus der Sollartenliste zur Verfügung. Hier wählen Sie eine Sollart aus. Soll kein Vorschlag gegeben werden, wählen Sie die letzte leere Zeile in der Liste aus. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	ExtManRechBaseDir	Optionale Verzeichnis. In diesem Verzeichnis werden die im Prozess externe manuelle Rechnung generierten Rechnungsschreiben hinterlegt. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	FaelligkeitNTageNachUebergabeDatum	Hiermit kann das Fälligkeitsdatum der aus der Faktura erstellten Rechnungen festgelegt werden. Das Fälligkeitsdatum wird n Tage nach dem Datum der Übergabe an die Buchhaltung gesetzt. Diese Systemeinstellung wird allerdings nur dann ausgewertet, wenn bei dem Kreditor/Debitor die Tage für das Zahlungsziel 1 nicht gesetzt sind, sonst wird das Fälligkeitsdatum auf Zahlungsziel 1-Tage nach dem Wertstellungsdatum der Rechnung gesetzt. Die Standardeinstellung ist 0 Tage.
Buchhaltung > GVC-701-Vorbelegung	FakturaRechnungDrucker	Über diese Systemeinstellung kann definiert werden, ob bei Weiterbelastung die Ausgangsrechnungen der Faktura auf einem zentral definierten Drucker gedruckt werden sollen. Der Drucker muss auf allen Rechnern gleich benannt sein. Wenn der eingestellte Drucker auf einem Rechner nicht vorhanden bzw. installiert ist, wird die Rechnung an den Standard-iX-Haus-Drucker geschickt.
Buchhaltung > Rechnungseingangsbuch	FibuBelegGleichInterneReNr	Per Systemeinstellungen BelegGleichInterneReNr und FibuBelegGleichInterneReNr kann gesteuert werden, ob das Belegfeld beim Buchen von Rechnungen aus den Modulen Faktura und Kautionsverwaltung in das Rechnungseingangsbuch auf die interne Rechnungsnummer gesetzt wird. Standardmäßig wird die Belegnummer nicht auf die interne Rechnungsnummer gesetzt.
Stammdaten > Faktura	GesellschaftenStamm	Sie können hiermit den Gesellschaftenstamm aktivieren. Dies ist erforderlich, wenn Sie Rechnungsnummern mit $GESEL oder $HGESEL definieren wollen. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	KontoIHB	Hiermit wird ein Default-Sachkonto für die Mieterrechnungen von Typ IHB (Instandshaltungbeteiligung) festgelegt. Bei der Neuanlage einer Rechnung wird das Feld Konto im Bereich Sachkontenumbuchung (IH-Beteiligung) mit dieser Kontonummer vorbelegt. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	KreditorenFestesMandat	Hiermit können die Kreditoren definiert werden, für welche ein festes Mandat in der Faktura verwendet werden soll. Dieses Mandat wird für die Lastschrift-Prüfung in dem gesamten Objektbereich verwendet. Die Standardeinstellung ist leer.
Stammdaten > Faktura	Mahnstufe	Aktiviert die Anzeige von Mahnstufen. Dies ist relevant für die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem. Die Standardeinstellung ist nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	ProjektKostenstelleUmbuchung	Hiermit kann definiert werden, ob bzw. wie das Projekt und die Kostenstelle bei der Sachkontenumbuchung von Instandhaltungskosten bei Mieterweiterbelastung bebucht werden. Bei den Optionen NichtBuchen und BeidseitigBuchen wird der Saldo des Projekts bzw. der Kostenstelle nicht verändert. Bei der Standardoption EinseitigBuchen werden das Projekt und die Kostenstelle auf der Seite des Kontos bebucht und somit wird der Saldo verändert. Standardeinstellung: EinseitigBuchen
Stammdaten > Faktura	RechnungsnummerEditieren	Hiermit kann das Feld Rechnungsnummer bei Neuerfassung von Debitoren-Rechnungen in der Faktura zum Editieren freigeschaltet werden. Als Standard ist das Feld nicht aktiv.
Stammdaten > Faktura	TextErsteKontierung	Wenn eingeschaltet, wird als Buchungstext der Text der ersten Kontierung übernommen, sonst wird die Rechnungsnummer als Buchungstext übernommen. Siehe auch Systemeinstellung Buchhaltung ⇒ GVC701 Vorbelegung ⇒ TextErsteKontierung. Zur Auswahl stehen: an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[TextErsteKontierung] gekoppelt ja - Der Buchungstext wird aus dem Text der ersten Kontierung gesetzt. nein - Als Buchungstext wird die Rechnungsnummer eingesetzt. Als Standard ist an [Buchhaltung]→[GVC701 Vorbelegung]→[TextErsteKontierung] gekoppelt aktiv.

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank (als Administrator, mit S-Rechten)

Folgende Systemeinstellungen sind nur für die Eingabe der Belastungen über die Rechnungsmaske relevant.

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > Intercompany

Hier stehen Ihnen einige Systemeinstellungen zur Faktura mit Intercompany-Rechungen zur Verfügung. Die Anpassung in diesem Bereich sollten Sie zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen, finden Sie im Stammdaten-Abschnitt Faktura.

Zugang: Fachadministration > System > Systemeinstellungen Datenbank > Buchhaltung > GVC701-Vorbelegung (als Administrator, mit S-Rechten)

Im Bereich Buchhaltung, Abschnitt GVC701-Vorbelegung stehen Ihnen einige Systemeinstellungen zur Faktura mit Weiterbelastung von Rechungen zur Verfügung. Die Anpassung in diesem Bereich sollten Sie zuvor mit einem Consultant der CREM SOLUTIONS absprechen. Weitere Systemeinstellungen, welche auch die Faktura betreffen, finden Sie im Stammdaten-Abschnitt Faktura.