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Personenkonten

Personenkonten

Was mache ich hier?

Personenkonten werden für die Zahlungsüberwachung (Inkassokontrolle) benötigt und bilden einen speziellen Kontenkreis im Programmsystem. Jede Person (Vertragspartner) in iX-Haus hat i. d. R. Personenkonten. Die Existenz von einem Personenkonto ist streng an das Vorhandensein der zugehörigen Person gebunden (Personenstamm). Die vereinbarten Mietbeträge (Sollarten) werden monatlich ins „Soll“ gestellt. Zur Unterscheidung der verschiedenen Miet- und Vorauszahlungsarten werden 'Unterkonten' angelegt.

Diese 'Unterkonten' werden als sog. Kontenklassen (KKL) bezeichnet. Sowohl bei der Sollstellung wie auch bei Zahlungsvorgängen erfolgt eine Aufteilung der Beträge auf die einzelnen Unterkonten. Dies geschieht grundsätzlich über den einer Person zugeordneten Personentyp und die zugehörigen Sollarten. Zum Anlegen von Personentypen und Sollarten s. Abschnitt Sollarten.

Sonderbuchungen, die nicht mittels der angelegten Sollarten und Personentypen durchgeführt werden können, werden mittels eines Buchungsschlüssel durchgeführt. Diesen Buchungsschlüssel legen Sie für das entsprechende Personen- bzw. Personenunterkonto in der Maske Personenkonten an.

Hinweise:

Ein Buchungsschlüssel vom Gesamtkonto zu einem Sachkonto erzeugt ggf. Verteilungsdifferenzen, wenn dessen Unterkonten über die Sollarten ebenfalls Sachkonten ansprechen. Zur Planung und erstmaligen Anlage von Buchungsschlüsseln sollten Sie Ihren Consultant zur Beratung hinzuziehen, wenn Sie komplexe Vertrags- und Buchungskonstrukte planen.

Buchungen auf den Unterkonten werden automatisch auf dem Gesamtkonto konsolidierend dargestellt. Ein Buchungsschlüssel von einem Unterkonto auf das Gesamtkonto ist daher nicht erforderlich.

Beachten Sie, dass in der Personenkontenmaske die Sollbeträge nur eingesehen werden können. Sie werden Ihnen hier in zusammengefasster Form angezeigt. Das Anlegen von Sollbeträgen ist i. d. R. im Vertragsmanagement vorzunehmen. Es werden dann bei der Sollstellung die jeweils gültigen Sollbeträge automatisch in die jeweiligen Personenkonten übernommen. Weitere Sonderformen sind das Einzelsoll (ebenfalls im Vertragsmanagement) oder das Personensoll (Sollvereinbarungen unabhängig von einem einzelnen Vertrag) im Personenstamm.

Beispiele für typische Personenkonten

Buchungsschlüssel zu Personenkonten

Zusätzliche Personenkonten außerhalb der Personentyp-Definition

Wie mache ich es?

Buchungsschlüssel zu Personenkonten anlegen

Buchungsschlüssel zu Personenkonten löschen

Personenkonten anlegen

Das Anlegen von Personenkonten setzt das Vorhandensein der zugehörigen Personenstammdaten voraus. Im Flächenmodell ist die Erstversorgung der Sollbeträge im Vertragsmanagement vorzunehmen. Es werden dann bei der 'Flächensollstellung' die jeweils gültigen Sollbeträge automatisch in die jeweiligen Personenkonten übernommen. Über den Personentyp sind die verfügbaren Kontenklassen aus den Sollarten definiert. Beim Anlegen der Person können die Personenkonten angelegt werden, zusätzlich wird das Gesamtkonto der Person angelegt.

Dieser Prozess kann nachträglich erneut gestartet werden:

Öffnen Sie Stammdaten, Personenstamm.
Wählen Sie die gewünschte Person aus.
Wählen Sie Menü (Kommandoleiste), Personenkonten erzeugen. Es öffnet sich der Dialog Abhängige Daten erzeugen.
Der aktuelle Personentyp wird angezeigt. Der Schalter Personenkonten erzeugen ist vorbelegt.
Bestätigen Sie mit OK.
Nicht vorhandene Konten werden entsprechend des Personentyps angelegt. Ein Protokoll weist auf schon vorhandenen und neu angelegte Personenkonten hin.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.

`Buchungskreis`	Anzeige des aktuell eingestellten Buchungskreises Jahrgang/Objektnummer Objektbezeichnung In Feld rechts daneben wird die ID-Nummer des angezeigten Kontos eingeblendet.
`Person`	Anzeige der aktuell eingestellten Person, Einträge werden automatisch vom Personenstamm übernommen: Felder der 1. Zeile: Personennummer, Name, Status Felder der 2. Zeile: Name, MwSt-Behandlung der Person
`Kontonummer`	Konto-Nummer der Person (Kontenklasse) Die Nummer eines Personenkontos setzt sich zusammen aus der Nummer der Person und der mit einem Punkt abgetrennten Kontenklasse. In der Maske steht die Personennummer in der zweiten Zeile. Sie müssen hier lediglich die Kontenklasse mit führendem Punkt eintragen. Es stehen nach dem Punkt maximal 3 Ziffern zur Verfügung. Das Hauptkonto einer Person wird durch die Nummer der Person und einen anschließenden Punkt gekennzeichnet. Auf dem Hauptkonto werden die Beträge der Unterkonten später summiert dargestellt. Die Unterkonten können in der Nummerierung prinzipiell frei gewählt werden. Es wird jedoch empfohlen, die Systematik innerhalb des Datenbestandes einheitlich zu halten. Beispiel: 001. Hauptkonto der Person 001 001.10 - 001.19 Konten zu Mietarten 001.20 - 001.29 Konten zu Vorauszahlungen 001.30 - 001.39 Konten zu Sonstiges 001.40 Konto zu Abrechnung Vorjahr
`Bezeichnung`	Bezeichnung eines Personenkontos (max. 30 Stellen) Beispiel: 001. Gesamtkonto 001.10 Grundmiete 001.20 Nebenkosten-VZ 001.30 Sonstige Kosten 001.40 Abrechnung Vorjahr
`Währung`	Währung des Kontos bzw. der Person. Vor Währungsumstellungen sollten Sie die notwendigen Anpassungen mit Ihrer CREM SOLUTIONS-Vertretung absprechen. Beachten Sie bitte auch unsere separate Information zum Euro.
`Mehrwertsteuerbehandlung`	Auswahlfeld zur Mehrwertsteuerbehandlung Diese Variable ist nur für Personen vom MwSt-Typ `3` oder `4` relevant. Bei 'Brutto-Personen’ wird dieses Feld nicht ausgewertet. Drei Optionen stehen zur Auswahl: - darf nicht mit Steuercode gebucht werden Eine steuerbehaftete Buchung wird nicht erlaubt. Bei Sollstellung und Clearing wird keine Mehrwertsteuer hinzugerechnet. - muss mit Steuercode gebucht werden Die gültige Mehrwertsteuer wird bei Sollstellung und Data-Clearing dem Sollbetrag hinzugerechnet. - kann mit Steuercode gebucht werden Die gültige Mehrwertsteuer wird bei Sollstellung und Data-Clearing dem Sollbetrag hinzugerechnet, wenn mit Steuercode gebucht wird.
`Vorgabesteuercode`	Auswahlfeld\\Sie können einen Wert aus der Mehrwertsteuer-Tabelle auswählen, der beim Buchen mit Steuercode vorgeschlagen werden soll. Im Feld rechts daneben wird zur Info die Bezeichnung des eingestellten Vorschlagscodes angezeigt.

Personenkonten und Buchungsschlüssel kopieren

Mit dieser Funktion ist es möglich, die Personenkonten einer Person inkl. der Buchungsschlüssel auf andere Personen zu übertragen. Diese Funktion ist bei der Ersteinrichtung von Objekten sehr hilfreich. Es lassen sich bis zu 40 Unterkonten duplizieren.

Sie sollten jeweils eine 'Bruttoperson' und 'Nettoperson' einrichten, um von diesen Datensätzen dann selektiv auf die weiteren Personen kopieren zu können. Dabei erhalten Bruttopersonen in der Regel andere Personenkonten als Nettopersonen (siehe Abschnitt 3.6.1).

Wählen Sie das gewünschte Objekt.
Wählen Sie aus dem Menübaum Personenkonten.
Wählen Sie die Kommandoleisten-Funktion Menü.
Wählen Sie die Funktion Konten duplizieren. Es öffnet sich eine Eingabemaske.
Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Die Bedeutung der einzelnen Felder ist nachfolgend erläutert.

`Ausgangsperson`	Nummer der Person
`Personennummer`	Person, von der die Konten übernommen werden sollen. Befindet sich die Person in einem anderen Objekt der gleichen Datengruppe, so ist die Objektnummer und ein '+' voranzustellen (z. B. 4711+005). Hinweis: Es muss sich um ein Objekt aus der gleichen Datengruppe handeln.
`Zielperson von`	Nummer der Person Untere Grenze des Bereiches, der die Personenkonten erhalten soll. Die Objektnummer und das Zeichen '+' sind voranzustellen, falls die Zielpersonen in einem anderen Objekt liegen (z. B. 4711+001).
`Zielperson bis`	Nummer der Person Obere Grenze des Bereiches, der die Konten erhalten soll. Die Objektnummer und das Zeichen '+' sind voranzustellen, falls die Zielpersonen in einem anderen Objekt liegen (z. B. 4711+100).
`Kontoklasse`	Kontenklasse der Person Kontenklasse, die dupliziert werden soll (z. B. .10 oder .12). Kein Eintrag bedeutet, dass alle Kontenklassen kopiert werden.
`Konten duplizieren`	Es werden ausschließlich die Personenkonten kopiert.
`Buchungsschlüssel`	Zusätzlich zu den Personenkonten werden auch die Buchungsschlüssel kopiert.
`Buchungstyp berücksichtigen`	Der Kopiervorgang wird auf Personen mit einem bestimmten Buchungstyp beschränkt.
`Buchungstyp`	Buchungstyp der Person, `F2` oder die Schaltfläche neben dem Feld öffnet eine Auswahl. Falls das Feld 'Buchungstyp berücksichtigen' markiert ist, geben Sie hier den Buchungstyp ein, auf den der Kopiervorgang beschränkt sein soll. Der Kopiervorgang erstreckt sich dann nur auf Personen mit diesem Buchungstyp.
`Objektreferenz`	Beim Kopieren von Buchungsschlüsseln, die auf Konten in anderen Objekten zeigen, bleibt diese Objektreferenz erhalten.

Bei der Einrichtung von Personenkonten gehen Sie bitte sorgfältig vor. Es kann durch die Kopierfunktion (Duplizieren der Personenkonten) schnell zu fehlerhaften Eingaben kommen.

Sprechen Sie bei eventuellen Unklarheiten vorher kurz mit Ihrer zuständigen CREM SOLUTIONS Hotline und lassen Sie Ihre Personenkonten-Einrichtung überprüfen. Das versehentliche Überschreiben und Anlegen von Personenkonten in Musterobjekten durch Kopierfunktionen kann durch Einschalten der Option Kopierschutz vermieden werden. Zum Einschalten des Kopierschutzes sind von Ihrem Systemadministrator Änderungen in den iX-Haus-Systemeinstellungen der Stammdaten zu machen

Personenkonto ändern

Personenkonto löschen

Sollbeträge zu Personenkonten einsehen

In dem Register Sollstellungen haben Sie die Möglichkeit, die eingetragenen Sollbeträge zu einzelnen Personenkonten nebst Unterkonten einzusehen.

Wählen Sie die Registerkarte Sollstellungsbeträge, um die gültigen Monatsmarker und die zuletzt ermittelten Soll-Vorschläge des jeweiligen Personenkontos zu sehen.
Wählen Sie mittels der Auf- bzw. Abschalter das gewünschte Personenkonto. Die Informationen bezüglich der Sollbeträge werden angezeigt.

Folgende Felder stehen in der Maske des Registers Sollstellungen zur Einsicht zur Verfügung:

`Datum`	Beginndatum der Gültigkeit des eingetragenen Sollbetrages. Der Sollbetrag wird zeitbezogen verwaltet. Das Datum der Sollstellung entscheidet, welcher Sollbetrag verwendet wird. Bei der Neuanlage eines Vertrages wird in der Regel der Vertragsbeginn als Datum eingetragen. Diese Tabelle wird im Rahmen der Sollstellung automatisch ausgefüllt. Beim Sollstellungslauf werden die Daten aus dem Vertragsmanagement übernommen und hier eingetragen.
`Betrag`	Sollzustellender Betrag. Bei Personen mit dem MwSt.-Typ 01 oder 02 wird der eingetragene Betrag als Bruttobetrag interpretiert. Bei Personen mit dem MwSt.-Typ 03 oder 04 wird der eingetragene Betrag als Nettobetrag interpretiert. Der Betrag gilt ab eingetragenem Datum. Es können Beiträge für verschiedene Zeiträume eingetragen sein (Historisierung). Diese Tabelle wird im Rahmen der Sollstellung automatisch ausgefüllt. Beim Sollstellungslauf werden die Daten aus dem Vertragsmanagement übernommen und hier eingetragen.
`Währung`	Währung, in der der Sollbetrag vorliegt.

Es besteht zunächst keine feste Verbindung der Unterkonten zu den Sachkonten. Dies geschieht erst über den Buchungsschlüssel:

für Kontenklassen in den Sollarten,
für Sachkonten in den Sollarten (allgemeine Buchungsschlüssel) oder im Personenkonto (individuelle Buchungsschlüssel).

Es kann durchaus vorkommen, dass in den Personenkonten keine individuellen Buchungsschlüssel stehen, wenn über die Sollarten alle notwendigen Anweisungen geregelt sind!

Unbebuchte Personenkonten nicht im Personentyp löschen

Was brauche ich dazu?

Registereintrag Buchungsschlüssel

Der Buchungsschlüssel 1 wird i. d. R. als Standardbuchungsschlüssel betrachtet. Sie können mit den Pfeiltasten zwischen den Definitionen der einzelnen Buchungsschlüssel wechseln (BS1 bis BS5).

Feld	Beschreibung
`Kontonummer`	Zielkonto der Buchungsanweisung Auswahl über `F2` oder über die Schaltfläche neben dem Feld. Das Zielkonto (i. d. R. ein Sachkonto) wird in Form einer Kontonummer angegeben. Befindet sich das Zielkonto in einem anderen Objekt, so wird die Objektnummer getrennt durch ein '+' vorangestellt. Ohne vorangestellte Objektnummer wird das Zielkonto automatisch im aktuellen Objekt gesucht. Zur Buchung in das FIBU-Objekt der Gruppe können Sie statt der Objektnummer die Bezeichnung FIBU verwenden. Hat das Zielkonto im Zielobjekt die gleiche Nummer wie das Ausgangskonto, können Sie statt der Kontonummer die Bezeichnung `KTO` verwenden. Beispiele: `1400` 1400 im gleichen Objekt `9000+2000` Konto 2000 in Objekt 9000 `9000+KTO` Konto in Objekt 9000 mit gleicher Nummer wie Ausgangskonto `FIBU+0950` Konto 0950 im FIBU-Objekt iX-Haus prüft bei der Eingabe, ob das angegebene Konto vorhanden ist. Andernfalls bleibt die Eingabemarke im jeweiligen Feld stehen.
`(%)Betrag`	Betrag oder Anteil, der auf das Zielkonto weitergebucht werden soll. Dieses Feld legt zunächst fest, welcher Betrag bzw. welcher Anteil des Betrages weitergebucht werden soll. Außerdem wird hier bestimmt, in welchen Fällen die Weiterbuchung erfolgen soll. Der Betrag, der weitergebucht wird, kann wie folgt festgelegt werden: `x` Betrag x in EUR `x%` Anteil von x% der Ausgangsbuchung `x/` Anteil von x% inkl. einer evtl. Rundungsdifferenz (nur in letzter Aufteilungszeile zu verwenden) In welchen Fällen weitergebucht wird, legt eines der folgenden Steuerzeichen fest, das nach Betrag bzw. %-Zeichen angegeben wird: `#` Weiterbuchung immer (d. h. bei jeder Buchungsart) `*` Weiterbuchung nur bei Sollstellung oder sollstellungsähnlichen Buchungen (z. B. Buchungsart 10, 11, 12, 20) <kein Eintrag nach %> Weiterbuchung nur bei Zahlung (nur Haben) oder zahlungsähnlichen Buchungen (z. B. Buchungsart 01, 02, 50, 51, …, 99). Abschließend kann eines der Zeichen `N` und `B` angegeben werden: `N` Der Nettobetrag wird ohne Angabe eines MwSt-Satzes weitergebucht. `B` Der Bruttobetrag wird ohne Angabe eines MwSt-Satzes weitergebucht.
`BS`	Buchungsschlüssel des Zielkontos, der für die Weiterbuchung ausgehend vom Zielkonto verwendet werden soll (Verkettung von Buchungen).
`Soll/Haben`	Checkbox Der Eintrag Soll/Haben steuert, welche Seite des Zielkontos (Soll oder Haben) belastet werden soll. * Gegenüber der Ausgangsbuchung wird seitenverkehrt gebucht (S/H-Tausch). □ Die Buchungsseite wird aus der Quellbuchung übernommen.