Neben dem Seriendruck von Texten aus der iX-Haus-Texterfassung steht eine alternative Methode zur Verfügung, welche die Layout- und Druckfunktionen des Textverarbeitungsprogramms Microsoft® Word verwendet.
Mit Ablösung dieses Moduls Serienbriefe (alt) (ix1035) durch das Modul Serienbrief (ix1039) kann das Modul Serienbriefe (alt) nur noch mit Einschränkungen genutzt werden (Dokument Info, Filterfunktionen und Vorlage in den den Vorlagenmanager migrieren) und weist beim Aufruf darauf hin. Diese Einschränkung ist aktiv, wenn in der Systemeinstellung AktiviereNeuenSerienbrief das Modul Serienbrief ix1039 ausgewählt ist.
Zum Druck von Serienbriefen verwendet iX-Haus hier die Seriendruck-Funktionen von Microsoft® Word. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über diese Funktionen mit Hilfe des Moduls Serienbriefe (alt) (ix1035). Im Seriendruck von Microsoft® Word werden zwei Dokumente zusammengeführt, um z. B. einen Serienbrief zu erzeugen: ein Hauptdokument und eine passende Datenquelle.
Ab Programmversion 20.16.4 steht das neue Serienbriefmodul (ix1039) zur Verfügung. Dieses weist eine klare Trennung zwischen Vorlagenverwaltung via Vorlagenmanager (ix1038) in der Fachadministration und dem Seriendruck in Serienbrief (ix1039) in den Dienstprogrammen auf. Langfristig soll dies das ältere Serienbriefmodul Serienbriefe (alt) (ix1035) ablösen. Dies wird durch entsprechende Umbenennung der Modultitel schon angedeutet. Beim Start erhalten Sie zudem einen Hinweis auf die eingeschränkte Funktionalität, wenn in den Systemeinstellungen das Modul ix1039 aktiviert ist.
Zur Absicherung des Aufrufs makrobehafteten Officedateien stellt die CREM SOLUTIONS eine Zertifikatdatei zur Verfügung. Nach Installation des Zertifikats können Sie die Makrosicherheit für Word und Excel in deren Sicherheitscenter entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation.
Das Hauptdokument bestimmt das Aussehen des Serienbriefs. Es enthält den festen, sich nicht ändernden Text. An den Stellen, an denen die veränderlichen Daten stehen sollen (z. B. Anschrift, Name, Sollbeträge), fügen Sie Seriendruckfelder ein.
Wenn Sie im Serienbrief-Modul von iX-Haus die Funktion Bearbeiten aufrufen, öffnet sich Microsoft® Word und das Hauptdokument wird zum Bearbeiten geladen.
In der Datenquelle stehen die veränderlichen Daten für den Serienbrief. Wenn im Hauptdokument ein Seriendruckfeld steht, wird dieses Feld durch den jeweiligen Wert aus der Datenquelle ersetzt.
In iX-Haus legen Sie mit der Funktion Seriendruck fest, für welche Personen bzw. Flächen die Daten in die Datenquelle geschrieben werden sollen. Über diese Funktion wird auch das Hauptdokument in Word mit der dazugehörigen Datenquelle geöffnet.
Mit Seriendruckfeldern werden im Hauptdokument die Textplatzhalter für die veränderlichen Daten aus der Datenquelle eingefügt. Seriendruckfelder entsprechen den Textplatzhaltern der iX-Haus-Textverarbeitung.
Wenn Sie bei der Bearbeitung eines Serienbriefs den Text ausdrucken (über den Word-Menüpunkt Datei, Drucken), wird lediglich das Hauptdokument mit den Seriendruckfeldern ausgedruckt. Zum Seriendruck müssen Sie auf das entsprechende Symbol in der Seriendruck-Symbolleiste klicken.