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Digitale Signierung von makrobehafteten Officedateien

Parallel zu den von der CREM SOLUTIONS gelieferten makrobehafteten Officedateien (Word oder Excel-Dateien mit digital zertifizierten Makros) liefert die CREM SOLUTIONS ein Zertifikat zur Installation auf den jeweiligen Workstations. Nach einmaliger Installation des Zertifikats auf der betroffenen Workstation können Sie dort die Makrosicherheit für Word und Excel in deren Sicherheitscenter entsprechend hoch einstellen (Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren). Das Zertifikat können Sie in der Customer Community downloaden. Dort erhalten Sie auch eine PDF-Datei mit Erläuterung zur Zertifikat-Installation auf der jeweiligen Workstation. Im Rahmen der Umfirmierung verwendet das aktuelle Zertifikat auch den aktuellen Firmennamen und ist bis 01.01.2040 gültig.

Schritt 1: Installation des Zertifikats auf den Workstations

Zertifikat installieren

Der Einstieg für nachfolgende Installationsbeispiel basiert auf Windows 7 und dem Windows Internetexplorer. Unter Windows 10 steht mit dem Browser Edge dieser Weg nicht zur Verfügung. Hier suchen und starten Sie das Modul Internetoptionen im Windows-Menü einfach nach durch Eingabe des gleichnamigen Begriffs.

Beachten Sie, dass die Installation des Zertifikats auf jeder Workstation erfolgen muss, mit welcher iX-Haus eingesetzt wird, falls dort Word- oder Excel-Dokumente über iX-Haus aufgerufen zum Einsatz kommen.

Downloaden Sie das aktuelle Zertifikat aus dem Datei-Angebot der Customer Community.
Starten Sie auf der betroffenen Workstation das Microsoftprogramm Internet Explorer.
Starten Sie im Internet Explorer unter Extras die Internetoptionen.
Hier finden Sie im Register Inhalte die Zertifikat-Verwaltung. Klicken Sie auf den Schalter Zertifikate.
Wählen Sie das Register Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen.
Klicken Sie auf den Schalter Importieren, um neue Zertifikarte einzulesen.
Mit dem Schalter Durchsuchen… öffnen Sie einen Dateidialog, in welchem Sie das aktuelle Zertifikat auswählen.
Die bestätigte Auswahl finden Sie dann im Feld Dateiname.
Klicken Sie nach entsprechender Auswahl der Zertifikat-Datei auf Weiter >.
Verwenden Sie die Option Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern.
Klicken Sie nach entsprechender Auswahl des Zertifikatspeichers Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen auf Weiter >.
Im Anschluss klicken Sie daran auf Fertig stellen. Nach einer Sicherheitsabfrage finden Sie in der Anzeige das installierte Zertifikat.
(Ausgestellt für Crem Solutions GmbH & Co. KG, Ausgestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG, Ablaufdatum 01.01.2040)
Beenden Sie den Dialog mit Klick auf Schließen. Das Zertifikat steht nun zur Verfügung.

Alternative Installation via Windowsexplorer

Alternativ installieren Sie mit Doppelklick auf das Zertifikat im Windowsexplorer.
Das so aufgerufene Zertifikat können Sie über den Schalter Zertifizikat installieren… analog zum Aufruf via Internetoptionen importieren im Internet Explorer (s. o.).
Wählen Sie Im Zertifikat-Assistenten die Option Lokaler Computer.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie den Speicherort manuell. Wählen Sie Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern, betätigen Schalter Durchsuchen… und wählen Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen. Eine Zusammenfassung wird angezeigt.
Mit Klick auf den Schalter Fertigstellen wird das Zertifikat importiert.

Makrosicherheit auf den Workstations anpassen

In den Microsoft Officeprodukten Word oder Excel konfigurieren Sie folgende Sicherheitseinstellungen. Nachfolgendes Beispiel ist von Word 2010 beschrieben.

Starten Sie unter dem Fenstermenü Datei den Menüpunkt Optionen. Das Fenster Word-Optionen wird geöffnet.
Hier wählen Sie das Sicherheitscenter.
Im Bereich Microsoft Word-Sicherheitscenter klicken Sie auf den Schalter Einstellungen für das Sicherheitscenter….
Es öffnet sich das Fenster Sicherheitscenter.
Wählen Sie im Fenster Sicherheitscenter den Menüpunkt Einstellungen für Makros.
Im Bereich Einstellungen für Makros stellen Sie über einen Radiobutton Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren ein.
Im Bereich Entwicklermakroeinstellungen setzen Sie den Haken in der Checkbox Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen.
Bestätigen Sie die Parametereinstellungen im Sicherheitscenter durch Klick auf den OK-Schalter. Das Fenster wird geschlossen.
Bestätigen Sie die Parametereinstellungen in den Word-Optionen durch Klick auf den OK-Schalter. Das Fenster wird geschlossen.

Beachten Sie, dass die Makroeinstellungen durch eine Gruppenrichtlinie administrativ noch weiter beschränkt sein können. Sie erhalten dann bei der Auswahl Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren eine Hinweismeldung, dass diese Konfiguration nicht eingesetzt bzw. gespeichert werden könne. In diesem Fall muss die Gruppenrichtlinie für das Trustcenter vom Administrator angepasst werden.

Schritt 2: Anpassung in iX-Haus

Außerhalb des Internet Explorers müssen Sie nun nur noch in iX-Haus in der Fachadminstration in den Systemeinstellungen von iX-Haus kontrollieren, ob im Bereich der Stammdaten für den Abschnitt Word die Einstellung für AddInsMenu deaktiviert ist. Hier für sind entsprechende Nutzerrechte erforderlich. Die Einstellung ist nur einmalig erforderlich, während das Zertifikat pro Workstation installiert werden muss!

Starten Sie iX-Haus.
Öffnen Sie unter Fachadminsitration, System, Systemeinstellung Datenbank.
Wählen Sie die Einstellung AddInsMenu im Bereich Stammdaten, Abschnitt Word.
Kontrollieren Sie die Einstellung des Parameters AddInsMenu. Wenn das Zertifikat der CREM SOLUTIONS verwendet wird, muss der Parameter deaktiviert sein.
Starten Sie iX-Haus nach einer Anpassung der Systemeinstellungen neu, damit diese Einstellungen wirksam werden.
Hiernach sollte die Implementierung der Zertifikate für die Word-basierten Texte in iX-Haus entsprechend Ihrem Sicherheitskonzept funktionieren.

Beachten Sie, dass Sie entsprechend Ihres Konzeptes die für die Prüfung des Zertifikates erforderliche Soft- und Hardware an der jeweiligen Workstation selbst einrichten und administrieren müssen.

Einrichten des Outputmanagements

Das Outputmanagement ist ein Bestandteil des lizenzpflichtigen Komfortpakets.

Dateisystem einrichten

In den Systemeinstellungen Datenbank legen Sie fest, aus welchem Basisordner die zu druckenden Anhänge eingelesen werden sollen. Als Standard wird data\PrintAnlage im Installationsverzeichnis von iX-Haus angenommen. In den weiteren Beispielen verwenden wir den Basisordner PrintAnlage. Die darin aufgebaute Ordnerstruktur bietet Ihnen dabei die Möglichkeit zu steuern, wie die Dokumente zu einer Abrechnung gedruckt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob die Dokumente zu Ihren Objekten allgemeingültig (Ablage in Basisverzeichnis), allgemeingültig jahresbezogen (Unterverzeichnis JAHRGANG_jjjj\00GLOBAL) oder für einzelne Einheiten jahresbezogen (Unterverzeichnis mit entspr. Objektnummer) gültig sein sollen. Seriendruck-Anlagen werden im Unterverzeichnissen SB_Druck gesucht. Objektspezifische Anlagen sind dort in Objekt-Unterverzeichnissen abzulegen.

Definition eines alternativen Basisverzeichnisses

Starten Sie Systemeinstellungen Datenbank unter Fachadministration > System. Hierzu benötigen Sie S-Rechte oder eine administrative Anmeldung.
Öffnen Sie im Register Systemeinstellungen stehend im Bereich Stammdaten, Abschnitt Anlagendruck den Parameter PfadFuerAnlagen.
Deaktivieren Sie die Auswahl An Standardwert gekoppelt.
Definieren Sie im Feld PfadfuerAnlagen den für die Anlagen zu verwendenden Pfad.
Speichern Sie die Einstellung mit Klick auf OK.

Unterverzeichnisse anlegen

Öffnen Sie das Modul, in welchem die Unterlagen genutzt werden sollen.
Öffnen Sie die Anlagenzuordnung in Betriebskosten- oder WEG-Abrechnung, wird automatisch erkannt, in welchem Jahrgang Sie sich befinden und ein entsprechender Jahrgangsordner inklusive aller in Ihrem System hinterlegten Objekte wird angelegt (falls fehlend).
Für Serienbriefe legen Sie das Verzeichnis SB_Druck manuell an, z. B. im Windowsexplorer. Hierunter erstellen Sie ggf. weitere objektspezifische Unterverzeichnisse mittels der jeweiligen Objektnummer.

Strukturen im Basisverzeichnis (Beispiel):

data\PrintAnlage (Basisverzeichnis)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018 (Jahrgangsverzeichnis für Jahrgang 2018)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\00GLOBAL (globales Verzeichnis für Jahrgang 2018 aller Objekte)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99000 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99000)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99001 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99001)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2018\99002 (Verzeichnis für Jahrgang 2018 Objekt 99002)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019 (Jahrgangsverzeichnis für Jahrgang 2018)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\00GLOBAL (globales Verzeichnis für Jahrgang 2019 aller Objekte)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99000 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99000)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99001 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99001)
data\PrintAnlage\JAHRGANG_2019\99002 (Verzeichnis für Jahrgang 2019 Objekt 99002)
data\PrintAnlage\SB_Druck (Verzeichnis für allgemeine Serienbriefanlagen)
data\PrintAnlage\SB_Druck\99002 (Verzeichnis für Serienbriefanlagen zu Objekt 99002)

Vorbereiten der Anlagen

Als Anlagen können Sie alle Dateien verwenden, welche Sie auch im Windowsexplorer mit rechter Maustaste und dem Befehl Drucken direkt ausgeben können. Die Dateien dürfen kein Passwort zum Drucken verlangen. Zudem ist iX-Haus in der Lage, lis-Dateien des PrintViewers (Bildschirmdruckvorschau) auszugeben.

Kopieren Sie die Anlage in das gewünschte Unterverzeichnis.
Wenn Sie Anlagen speziell erzeugen, können Sie diese ggf. auch direkt im gewünschten Verzeichnis speichern.

Zuordnen der Anlagen

In den jeweiligen Modulen können Sie verfügbare Anlagen über den Dialog Zuordnung der Anlagen zuordnen und auch deren Druckreihenfolge bestimmen.

Öffnen Sie den Dialog Zuordnung der Anlagen.
Markieren Sie die zu druckenden Dokumente in der Spalte Auswählen.
Wählen Sie die gewünschte Reihenfolge für die markierte Anlage mit Hilfe der Pfeiltasten links der Tabelle.
Bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Speichern.