Was brauche ich dazu?

Wenn Sie Textplatzhalter in einem Musterbrief verwenden, werden diese beim Ausdruck durch den jeweiligen aktuellen Wert ersetzt, z. B. den Namen des Mieters. Damit iX-Haus in ASCII-Texten Textplatzhalter von normalem Text unterscheiden kann, muss den Platzhaltern das Dollarzeichen $ vorangestellt werden.

Innerhalb von Word-Texten werden die Platzhalter im Menü der Serienbrieffunktion über die Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen aus dem Menü Sendungen zur Verfügung gestellt. Diese Platzhalter werden dann als Felder mit doppelten spitzen Klammern «eingerahmt» dargestellt. Die Umschaltung der Darstellung aller Platzhalter zwischen dieser Darstellung und der Ansicht der Feldfunktion erfolgt mit der Tastenkombination Alt + F9, für einen einzelnen Platzhalter mit Shift + F9. In der Feldfunktion-Ansicht wird der Platzhalter in geschweiften Klammern mit dem/den Word-Steuerbefehlen angezeigt. Die Darstellung wechselt z. B. von «Ort» zu { MERGEFIELD „Ort“ } und umgekehrt. Mit Hilfe der Feldfunktion ist dann z. B. Rechnen mit Platzhaltern möglich. Weitere Hinweise zur Verwendung der Feldfunktionen finden Sie in Anleitungen und Hilfestellungen von und zu Microsoft Word zum Thema Serienbrief und Feldfunktionen. In Einzelfällen wird auch in Word-Texten mit dem $-Zeichen eine Feldfunktion eingeleitet, wenn das Dokument von von bestimmten Modulen interpretiert wird, z. B. $APPL02 in einem Worddokument vom Typ ZP (Zahlungsplan/Dauermietrechnung).

Nachfolgend sind Textplatzhalter aufgelistet, die Ihnen in allen Modulen von iX-Haus für ASCII-Texte zur Verfügung stehen. Daneben gibt es noch weitere Platzhalter, die nur in bestimmten Modulen eingesetzt werden können. Diese sind in den jeweiligen Abschnitten dieses Handbuches aufgeführt. Mit einem Sternchen * markierte Platzhalter existieren analog für Word-Texte und werden dort i. d. R. über Seriendruckfelder einfügen aus dem Menü Sendungen als Platzhalter ausgewählt und eingefügt. Mit ³ gekennzeichnete Platzhalter existieren nur für Word-Texte.

Weitere Platzhalter definieren Sie selbst im Rahmen der Sollartendefinition (s. Register Sollartenklassen-Serienbrief) und der Beschriebe (insbesondere Objektbeschrieb). Mit dem Komfortpaket stehen aus der Teamfunktion weitere Platzhalter zur Verfügung. Die meisten dieser Platzhalter werden im Word-Serienbrief oder Serienbrief neu eingesetzt.

Objektdaten (aus dem Objektstamm)

Hinweise:

• Die automatische Bankverbindung liefert abhängig von der Einstellung im Gruppenstamm (Bankverbindung Gruppe/Objekt) und vom Kontext, in dem der Text verwendet wird, automatisch die richtige Bankverbindung (Einzug/Überweisung/Kreditor/FIBU).
• Weitere Felder können je nach Objektbeschriebdefinition vorhanden sein!

Personendaten (aus dem Personenstamm)

automatische Personenadresse:

Die automatische Personenadresse liefert - wenn hinterlegt - Anschrift 2 aus dem Personenstamm, ansonsten Anschrift 1.

Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans2 die Anrede und $ans3 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans1 bis $ans5.

Anschrift 1:

Die zweistellige Nummerierung mit führender 1 liefert immer die Daten aus Anschrift 1 (Ausnahmen: fax und ansz verwenden eine einstellige Codierung).
Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans12 die Anrede und $ans13 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans11 bis $ans15.

Anschrift 2:

Die zweistellige Nummerierung mit führender 2 liefert immer die Daten aus Anschrift 2 (Ausnahmen: fax und ansz verwenden eine einstellige Codierung).
Falls keine 2. Namenszeile erfasst ist, liefert $ans22 die Anrede und $ans23 den Namen. Dadurch werden im Adressblock Leerzeilen zwischen Name und Straße verhindert. Verwenden Sie daher bei Adressblöcken immer alle Platzhalter $ans21 bis $ans25. | |

Bankverbindung Person:

Teamvariablen (nur mit Komfortpaket)

sonstige Platzhalter

InformationTextplatzhalter

1. Eigentümer

Sonderzeichen

Beispiel:

Die Eingabe von

50%% der Kosten wurden nach Verbrauch abgerechnet.
Rückfragen an info\@ihr-verwalter.de.

liefert im ASCII-Text

50% der Kosten wurden nach Verbrauch abgerechnet.
Rückfragen an [email protected].

Wie rechne ich mit Serienbriefvariablen?

Wie in den Wenn… Dann-Abfragen können Sie im Einzelfall den Wert einer Seriendruckvariablen als Basis für eine angepasste Aussage nutzen. Im nachfolgenden Fall beschreiben wir, wie Sie (unter Berücksichtigung von gewissen Randbedingungen) mit einer Seriendruckvariablen rechnen können und wo Sie dementsprechend bei solchen Kalkulationen 'aufpassen' müssen.

Wenn Sie mit Datumswerten rechnen, kann das insbesondere zu ungewünschten Effekten, wenn das Monatsende überschritten wird. Mit der vorgestellten Formel werden nur Tage zu Tagen addiert. Die Ausgabe ist dann ein zusammengesetzter Ausdruck, kein Datum im herkömmlichen Sinne! Daher müsste man bei einer Addition (alter Tageswert + neuer Tageswert > Maximaler Tageswert im betrachteten Monat) für Tag und Monat separat kalkulieren – hier wird nur eine einfache Rechnung am Beispiel für Tag am 29.06.2015 dargestellt, um den Effekt des potentiellen Fehlers hieraus aufzuzeigen.

Mit Alt + F9 schalten Sie den Modus der Darstellung der Variablen im Wordtext um zwischen Ansicht der Feldbezeichnung und Ansicht der Feldformel (um diese dann auch bearbeiten zu können).

Ansicht im Alt + F9-Modus: Die geschweiften Klammern { } für die einklammernden Rechenformel müssen paarweise über <Strg> + <F9> erzeugt werden. Das reine Datumsfeld kann z. B. als Variable aus den Seriendruckfeldern ausgewählt werden, hier (in Formalansicht) { MERGEFIELD „datum“}. Weitere Details zur Word-Rechenfomeln schlagen Sie bitte in der Word-Onlinehilfe, in entsprechender Fachliteratur, in Word-Foren oder im Web nach, z. B.: http://microsoft.public.de.word.narkive.com/GOG0f4DG/wert-zu-datum-addieren

Beispiele:

Formel 1

{ MERGEFIELD "datum"}
Plus 37 Tage: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".YY"}
in Tagen: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}

Die vorgenannte Formel 1 liefert am 30.06.2015 folgendes Ergebnis:

30.06.15
Plus 37 Tage: 67.06.15
in Tagen: 67

=⇒ Die Tage in dem zusammengesetzten Datum sind hierdurch 'richtig gerechnet', das Datum selbst aber falsch!

Korrekt wäre hier, Tages- und Monatswerte zu addieren… also zwei Monate addieren und im Zielmonat sechs Tage (von Monatsanfang an) setzen:

Formel 2:

Startdatum:{ MERGEFIELD "datum"}
Zusammengesetztes Zieldatum: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+6-{ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"})}.{={ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}+2)}{ MERGEFIELD "datum" \@ ".YY"}
in Tagen: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+37)}
37 = 31 (Juli) + 6 (August) => Monat +2: {={ MERGEFIELD "datum" \@ ".MM"}+2)}, Tag =6: {=({ MERGEFIELD "datum" \@ "dd"}+6- { MERGEFIELD "datum" \@ "dd"})}

Die vorgenannte Formel 2 liefert am 30.06.2015 folgendes Ergebnis:

Startdatum 30.06.15
Zusammengesetztes Zieldatum: 6.8.15
in Tagen 67
37 = 31 (Juli) + 6 (August)=> Monat +2: 8 und Tag =6: 6

⇒ Das Rechnen ist möglich, fraglich ist aber, ob sich der Aufwand lohnt. Einfacher ist es ggf., das neue Datum als festen Textbestandteil einzufügen oder eine textuelle Beschreibung zu wählen, z. B.: „ Überweisen Sie bitte innerhalb fünf Wochen nach dem Beschlussdatum { MERGEFIELD „datum“}. “