Beschriebeditor

Mit dem Beschriebeditor pflegen Sie die Struktur der Beschriebe. Diese sind in den jeweiligen Modulen verfügbar und ermöglichen das Speichern individueller Daten, ergänzend zu den üblichen Stammdaten. Die Beschriebe ordnen Sie daher bestimmten Tabellen zu. Die Beschriebe haben hierdurch festgelegte Namen wie Objektbeschrieb, Personenbeschrieb oder Kreditorbeschrieb.

Beschriebe können in Einzelfällen in Abhängigkeit eines Datensatzes individuell definiert sein. Ein Beschrieb für die Flächenartklasse Wohnungen muss anderen Bedürfnisse erfüllen als ein Beschrieb für die Flächenartklasse Gewerbe oder Stellplätze. Im Beschrieb der Flächenbelegung macht es z. B. Sinn, die Namen der Mitbewohner zu pflegen, welche nicht als Vertragspartner (Mieter) eingetragen sind, jedoch mit Namen und Vornamen in einem Meldeformular bei Ein- oder Auszug benannt werden müssen. Wird ein Beschrieb gedruckt, werden auch Angaben zur Datenquelle ausgegeben (in Beschrieben zu Objekt, Person, Fläche und Beschrieb-Typ).

Im jeweiligen Beschrieb pflegen Sie einzelne Felder. Neben der Eingabereihenfolge und dem Feldnamen bestimmen Sie im Vorfeld den Datentyp der einzelnen Felder und deren Länge. Ein Kommentar ermöglicht weitere Erläuterungen für die Beschriebpflege. Zudem möchten Sie die Beschriebdaten in der Regel in Auswertungen und Dokumenten ausgeben oder über den optionalen iX-Haus Import importieren. Hierzu dient die Variable, welche Sie ebenfalls selbst bestimmen. Diese Variable darf nicht mit einer Zahl beginnen. Zulässige Zeichen im Variablennamen sind Buchstaben ABC…Z,abc…z, Ziffern 0123456789 und der Unterstrich _. Sie sollte zudem maximal 30 Zeichen lang sein und nicht namensgleich mit schon vorhandenen Variablen (aus anderen Beschrieben oder festen Variablen von iX-Haus). Für den Einsatz als ASCII-Seriendruckfelder sind nur die ersten sechs Zeichen relevant und sollten daher eindeutig sein! Eine etwaige Namensgleichheit können Sie in den meisten Fällen mit Hilfe einer Suche nach dem geplanten Variablennnamen in der Online-Doku über Diese Site durchsuchen ausschließen. In den Objekt- und Flächenbeschrieben können Sie je Feld festlegen, ob das Feld als Variable zur Verwendung im Serienbrief freigeschaltet sein soll.

Beschriebe anlegen

Öffnen Sie den Beschriebeditor in der Fachadministration. Hierzu sind administrative Rechte erforderlich.
Wählen Sie aus der Tabelle der Beschriebe den gewünschten Beschrieb aus. Im unteren Bereich werden für den ausgewählten Beschrieb die schon definierten Beschriebfelder angezeigt.
Hier öffnen Sie mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü, woraus Sie mit Neu neue Beschriebfelder definieren.
Die Nummer des Beschriebfeldes wird automatisch vergeben. Geben Sie die erforderlichen Parameter ein (Namen, Typ, Länge, Kommentar und Variable). Objektbeschriebe können Sie auch pro Objekttyp und pro Objektart definieren. Des Weiteren können Sie für die Objekt- und Flächenbeschriebe je Feld festlegen, ob das jeweilige Feld für die Verwendung im Serienbrief freigeschaltet sein soll. Das Feld Nur Admin darf ändern ermöglicht die Einschränkung für Änderung oder Löschen des Feldinhalts auf Benutzer mit Administratorrechten.

Nach der Eingabe steht das neu definierte Feld noch ohne Nummer, sie wird erst nach erneutem Aufruf aktualisiert angezeigt! Speichern Sie die Beschriebdefinition mit Strg+S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Auswahl im Beschrieb definieren

Wählen Sie aus der Tabelle der Beschriebe den gewünschten Beschrieb aus.
Legen Sie für ein Beschriebfeld als Auswahlfeld den Typ Auswahl an.
Das Auswahlfeld ist zu diesem Zeitpunkt noch inaktiv (grau).
Speichern Sie die Beschriebdefinition.
Rufen Sie das Auswahlfeld im Beschrieb mit Doppelklick oder Ändern auf.
Öffnen Sie im Feld Auswahlfeld mit F2 den Dialog Beschriebfeld bearbeiten mit der Spalte Auswahlfeld.
Hier nutzen Sie die Kontextmenüfunktion Hinzufügen . Geben Sie nun im Dialog Merkmal die Bezeichnung der gewünschten Auswahloptionen an.
Bestätigen Sie die Parameter mit OK.
Zu den Auswahlfeldern können Sie im unteren Bereich für ein Auswahlfeld über Freier Text Informationen zur weiteren Erläuterung hinterlegen. Wo diese Auswahl ggf. zusätzlich genutzt werden kann definieren Sie hier über den Texttyp.
Bestätigen Sie die Parameter des Merkmals mit OK.
Bestätigen Sie die Anpassung der Beschriebfeld-Parameter mit OK.
Speichern Sie die Beschriebdefinition mit Strg+S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Die Variable wird in ASCII-Texten mit führendem $-Zeichen als Platzhalter eingesetzt. Beachten Sie bei der Vergabe von Variablen die für ASCII-Texte begrenzte Anzahl signifikanter Zeichen, mit welcher die Variable interpretiert wird. Diese ist derzeit auf sechs Zeichen beschränkt. Ihre gewählten Variablen müssen sich demnach in den ersten sechs Zeichen voneinander eindeutig unterscheiden, wenn sie auch in ASCII-Texten zum Einsatz kommen sollen.
Stellen Sie im Grid die Spaltenbreite der Variablen so ein, dass nur die ersten sechs Zeichen sichtbar sind. Dann erkennen Sie sofort, ob diese Variablen in ASCII-Texten unterscheidbar sind oder bei der Interpretation des Variablennamens zu ungewollten Namensgleichheiten führen.

Bereich im Beschrieb definieren

Bereiche können Sie nutzen, um Beschriebmasken zu strukturieren. Das Beschriebfeld vom Typ Bereich speichert selbst keine Daten, lässt aber als Bedienungsstruktur das Auf- oder Zuklappen des ihm zugeordneten Bereichs mit den darin zugeordneten Beschriebfelder zu. Bereiche unterstützen den Anwender vor allem in komplexen und umfangreichen Beschrieben.

Verschachtelte Bereiche werden nicht unterstützt! Die Definition eines weiteren Bereichs beendet automatisch einen voranstehenden Bereich und beginnt eine neue Bereichsstruktur. Wollen Sie Beschriebfelder außerhalb eines Bereichs definieren, müssen Sie diese in der Reihenfolge vor dem ersten Bereich platzieren.

Wählen Sie aus der Tabelle der Beschriebe den gewünschten Beschrieb aus.
Legen Sie für ein Beschriebfeld als Auswahlfeld den Typ Bereich an. Die Definition einer Variable ist für Bereich nicht erforderlich/sinnvoll.
Positionieren Sie den Einstiegspunkt für den Bereich durch Verschieben der Bereich-Zeile. Alle nachfolgenden Beschriebfelder, welche nicht vom Typ Bereich sind, werden hierunter zugeordnet.
Speichern Sie die Beschriebdefinition.

Beschriebe bearbeiten

Achtung

Achten Sie beim Bearbeiten von Beschrieben darauf, dass Sie den Beschrieb ggf. schon in Verwendung hatten und nach Löschungen oder Änderungen ggf. zuvor eingegebene Daten nicht mehr verfügbar sind!

In der Regel ändern Sie Beschriebe in Form von Erweiterungen mit zusätzlichen Feldern oder Auswahlen. Nachträgliche Änderungen von Feldtypen sind nur bedingt möglich. iX-Haus verweist in diesen Fällen auf derartige Einschränkungen.

Beschriebfelder sortieren

Die Ersteingabe der Beschriebfelder erfolgt in der Reihenfolge der Erfassung. Sie können die Eingabereihenfolge nachträglich ändern und so die Struktur des Beschriebs nach eigenem Ermessen beeinflussen. Die Sortierung kann während der Erstdefinition oder nachträglich erfolgen.

Markieren Sie den zu bearbeitenden Beschrieb.
Markieren Sie das zu verschiebende Beschriebfeld.
Bewegen Sie mit den Pfeiltasten aus der Kommandomenüleiste das Beschriebfeld an die gewünschte Position. Mit den Textschaltern Nach oben bzw. Nach Unten verschieben Sie das Beschriebeld an den Anfang bzw. das Ende der Feldliste.
Speichern Sie die Beschriebdefinition mit Strg+S oder Klick auf den Schalter Änderungen speichern in der Kommandoleiste.

Beschrieb exportieren

Eine Beschriebdefinition kann als Textdatei mit CSV-Struktur exportiert werden. Dies kann sinnvoll sein, um eine Definition zu sichern oder zu übertragen (s. Beschrieb importieren).

Pro Zeile werden folgende Daten transportiert: LfdNummer (aufsteigend);Name;Typ;Länge;Kommentar;Variable;Nur Admin darf ändern-Marker (X);Gesperrt für Module (mehrere Module mit Komma-Leerzeichenkombination getrennt)

Der Typ wird als Zifferncode übertragen: Ziffer 0 = Text, Ziffer 1 = Zahl, Ziffer 2 = Ja/Nein, Ziffer 3 = Datum, Ziffer 4 = Bereich, Ziffer 5= Auswahl (die einzelnen Auswahlmöglichkeiten werden nicht ex-/importiert!)

Wählen Sie den zu exportierenden Beschrieb mit einem Doppelklick aus. Die einzelnen Beschriebdefinitionen sind dann in dem unteren Grid Beschriebfelder für sichtbar.
klicken Sie in der Kommandoleiste von iX-Haus auf den Schalter Export . Es öffnet sich der Dialog Öffnen .
Geben Sie den gewünschten Speicherort und Dateinamen an. Als Datei-Endung wird .txt vorgeschlagen. Inhaltlich werden die Beschriebfelder mit Semikolon getrennt in der zu erstellenden Datei geschrieben (CSV-Format). Achtung: Ist die Datei schon vorhanden, wird sie ohne Rückfrage überschrieben.
Es wird automatisch die Datei BeschriebExport_Protokoll.txt -Datei aus dem tmp -Verzeichnis der iX-Haus-Installation erzeugt bzw. aktualisiert und geöffnet. Hier wird mit einem Zeitstempel dokumentiert, wo die Exportdatei unter welchem Namen erzeugt wurde und wie viele Beschriebzeilen sie enthält.

Beschrieb importieren

Eine Beschriebdefinition kann als CSV-Datei importiert werden. Dies kann sinnvoll sein, um eine extern erzeugte oder bearbeitete Definition zu übertragen (s. Beschrieb exportieren). Ist schon ein Beschrieb definiert, wird dieser durch die Definition der Importdatei ersetzt. Eine Ergänzung vorhandener Beschriebe erfolgt durch den Import nicht. Eine Sicherheitsabfrage findet nicht statt! Da der Import jedoch erst mit dem Speichern wirksam wird, kann er mit Änderungen zurücknehmen verworfen werden.

Wählen Sie den Beschrieb mit einem Doppelklick aus, zu welchem Sie eine Definition importieren wollen. Die einzelnen Beschriebdefinitionen sind dann in dem unteren Grid Beschriebfelder für sichtbar.
klicken Sie in der Kommandoleiste von iX-Haus auf den Schalter Import . Es öffnet sich der Dialog Öffnen .
Wählen Sie den gewünschten Speicherort und Dateinamen der Importdatei aus. Als Datei-Endung wird .txt erwartet. Inhaltlich werden die Beschriebfelder mit Semikolon getrennt in der zu erstellenden Datei geschrieben (CSV-Format).
Es wird automatisch die Datei BeschriebExport_Protokoll.txt -Datei aus dem tmp -Verzeichnis der iX-Haus-Installation erzeugt bzw. aktualisiert und geöffnet. Hier wird mit einem Zeitstempel dokumentiert, welche Importdatei aus welchem Speicherort genutzt wurde, wie viele Beschriebzeilen sie enthielt, wie viele neue Datensätze enthalten waren (Differenz Anzahl vorhandener Definitionen zu Anzahl Definitionen in Importdatei, nicht inhaltlich!) und wie viele Definitionszeilen im aktualisierten Beschrieb nach dem Import vorhanden sind.
Die derart durch den Import geänderte Beschriebdefinition kann weiter bearbeitet werden. Die Änderungen werden erst nach dem Speichern (Strg+S) wirksam. Mit Änderungen zurücknehmen kann ein Import verworfen werden.