Der Buchungskreisstamm dient zur Darstellung und manuellen Einrichtung von konsolidierenden Buchungskreisen. Hier sehen Sie die im Rahmen der Objektanlage getätigten Angaben bzgl. Objektnummer, Typ der Buchhaltung, relevanter Objektparameter zum Buchungs- und Steuermodell, Geschäftsjahr, MwSt.-Tabelle, Währung und Kumulierungsverfahren - gruppiert nach Hauptbüchern und den dazugehörigen Nebenbüchern. Über das Kontextmenü können Sie als Benutzer mit Programm-Klasse S die Parametereinstellung Buchungskreis ändern eines Buchungskreises aufrufen, nachdem Sie in der Kommandoleiste via Menü, Erweiterte Funktionen eine Freischaltung mittels eines speziellen Passworts erzeugt haben. Dann können Sie die zu verwendende Mehrwertsteuertabelle sowie das Weiterleitungsschema Weiterleitung in das Hauptbuch für ein Objekt eines Buchungskreises konfigurieren.
Die weiteren administrativen Funktionen wie Buchungskreis löschen, Wirtschaftsjahr ändern, Buchungen löschen und Buchungsnummer neu vergeben stellen sehr tiefe Eingriffe in das Buchungssystem dar und sollten nur nach Rücksprache oder durch Mitarbeiter der CREM SOLUTIONS verwendet werden. Unbebuchte Nebenbuch-Objekte können auch einem neuen Hauptbuchungskreis zugeordnet werden. Die Änderung von Erfolgsmodell und Steuermodell ist für einzelne Hauptbuchobjekte oder den Buchungskreis, in welchem das Hauptbuchobjekt integriert ist, möglich. Eine entsprechende Abfrage erfordert eine Entscheidung hierzu. Wir empfehlen Ihnen, diese fachlich anspruchsvolle Umstellung bevorzugt in Zusammenarbeit mit unseren Consultants durchzuführen.
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, alte Buchungsjahre, die vollständig geprüft sind oder Objekte, deren Verwaltung schon länger beendet wurde, aus dem System zu entfernen. Zur Löschung solcher Altdaten wurden zwei neue Funktionen implementiert. Mit der Funktion Buchwerk alte Buchungsjahre löschen können nun entsprechende Buchungen gelöscht werden. Es werden alle Buchungen gelöscht ausschließlich solcher offenen Posten, die entweder einen offenen Betrag ausweisen oder die zu einem späteren Zeitpunkt ausgeziffert worden sind. Damit ist sichergestellt, dass offene Posten durch das Löschen des Buchwerks nicht betroffen sind.
Mit der Funktion Beendete Objekte löschen können ältere Objekte anhand des eingegebenen Verwaltungsendes ermittelt und gelöscht werden. Es werden so vollständige Hauptbuchungskreise mit allen Unterobjekten nur dann gelöscht, wenn das Verwaltungsende aller bezogenen Objekte erreicht ist. Durch die Löschung von Altdaten kann in iX-Haus eine bessere Übersicht sowie eine bessere Performance des Systems realisiert werden. Bei der Durchführung des Prozesses müssen alle gesetzlichen Bewahrungsfristen für die Daten berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie außerdem, dass dieser Prozess nicht rückgängig gemacht werden kann und daher sehr sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Wir empfehlen daher, den Prozess im Rahmen eines Projekts mit unserem Consulting Team durchzuführen.
Beim Aktivieren der Weiterleitung in das Hauptbuch werden sie daran erinnert, ggf. vorhandenen individuelle Buchungsschlüssel zu bearbeiten, da Sie sonst eventuell ungewollte Zusatzbuchungen erzeugen - einmal mit der automatischen Weiterleitung und andererseits mittels Buchungsschlüssel.Im Buchungskreisstamm können Sie in der Kommandoleiste via Menü, CSV-Export die Tabelle in der aktuellen Konstellation als CSV-Datei speichern. In der CSV-Datei werden die Buchungskreise mit ihren Merkmalen dargestellt.
Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
Parentnummer | Nummer des FIBU-Objekts
Die Ziffer 0 bedeutet, dass der Buchungskreis in einer Gruppe ohne FIBU-Objektnummer liegt. |
Buchungskreisnummer | Entspricht der Objektnummer des Buchungskreises. |
Gruppe | Name der Gruppe |
Art | Art des Buchungskreises
Hauptbuch: FIBU-Objekt bzw. Objekt ohne FIBU-Zuordnung. Als übergeordneter Buchungskreis ist die Auswahl eines Objekts mit der Art Konsolidierungsebene zulässig.
Nebenbuch: Buchhaltungsobjekt unterhalb einer FIBU. Der übergeordnete Buchungskreis ist daher immer die das zugehörige FIBU-Objekt. Ein unbebuchtes Nebenbuch kann administrativ in eine Konsolidierungsebene gewandelt werden. Hierbei wird die Zuordnung zum übergeordneten Buchungskreis aufgelöst. |
Konsolidierungsebene | Einem Konsolidierungsobjekt können mehrere Hauptbuchhaltungen oder FIBU-Gruppen zugeordnet werden. Eine Konsolidierungsebene kann nachträglich nicht in ein Nebenbuch oder ein Hauptbuch gewandelt werden! Zur Planung und Ersteinrichtung von Konsolidierungsstrukturen nehmen Sie am besten die Unterstützung eines Consultants der CREM SOLUTIONS in Anspruch. Wenn eine Buchung in einem Hauptbuch eine Summen-Salden-Differenz erzeugen würde, wird der Datensatz in der Dialogbuchhaltung mit einer roten Ampel dargestellt und nicht gebucht. |
EA-Modell | Erfolgsmodell: B = Bilanzierend, E = E/A-Modell |
Steuer-Modell | Steuermodell: N = Netto, B = Brutto |
Geschäftsjahresende | Datumswert des Endes des Geschäftsjahres [TT.MM.JJJJ] |
Mwst-Tabellen Nr. | Mehrwertsteuerstabellen-Nummer: Nummer der im Buchungskreis verwendeteten MwSt.-Tabelle. |
WRNG | Objektwährung: Darstellung der Objektwährung als ISO-Code, z. B. EUR Autom. |
autom. Kumulierung | X = Weiterleitung in FIBU aktiviert (nur in Nebenbuch-Buchungskreisen relevant) |
Bebucht | X = Einträge in Buchwerk vorhanden |
Hat Primanota | X = Einträge mit Primanota in Buchwerk vorhanden.
Kein X = Es sind keine gebuchten Buchungsanweisungen verfügbar. Ggf. existieren keine Buchungsanweisungen oder vorhandenen Buchungsanweisungen sind noch nicht gebucht (Status vorerfasst, fehlerhaft, gelöscht, in Bearbeitung). |
Über das Menü in der Kommandoleiste stehen erweiterte Funktionen für Consultingzwecke kennwortgeschützt zur Verfügung.
In iX-Haus ist es in bestimmten Fällen sinnvoll, alte Buchungsjahre oder Objekte, die nicht mehr in der Verwaltung sind, aus dem System zu entfernen. Es kann somit eine bessere Übersicht und auch eine bessere Performance des Systems realisiert werden. In iX-Haus im Modul Buchungskreisstamm wurde die Möglichkeit realisiert, beendete Objekte und alte Buchungsjahre aus dem System zu löschen. Bei der Durchführung des Prozesses müssen alle gesetzlichen Bewahrungsfristen für die Daten berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess nicht rückgängig gemacht werden kann und daher sehr sorgfältig geplant und durchgeführt werden soll. Wir empfehlen daher, den Prozess im Rahmen eines Projekts mit unserem Consulting Team durchzuführen.
Alte Buchungsjahre löschen
Alte Buchungsjahre können über den Menüpunkt Buchwerk alte Buchungsjahre löschen im Modul Buchungskreisstamm gelöscht werden. Es werden alle Buchungen gelöscht, ausschließlich der offenen Posten, die entweder einen offenen Betrag ausweisen oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeziffert worden sind. Damit wird sichergestellt, dass die Liste der offenen Posten durch das Löschen des Buchwerks nicht verändert wird. Da das Löschen der Buchungsdaten aus unterschiedlichen Gründen erfolgen kann, werden keine Bewahrungsfristen bei der Prüfung berücksichtigt. Eventuelle Bewahrungsfristen für die Buchungen müssen bei der Eingabe des Parameters Bis einschließlich Geschäftsjahr berücksichtigt werden. Es werden folgende Parameter eingegeben:
Auswahl aus der Übersicht – Sie haben mit dieser Option die Möglichkeit, den Objektbereich in der Übersicht der Objekte per Mehrfachauswahl auszuwählen. Wenn Sie die Option auswählen, wird der selektierte Objektbereich im Feld Objektbereich angezeigt.
Objektbereich – Der Objektbereich in dem die Buchungen gelöscht werden sollen. Es können nur komplette Hauptbuchungskreise berücksichtigt werden. Der Objektbereich kann dennoch auch Unterobjekte eines Hauptbuchungskreises enthalten, der dazugehörige Hauptbuchungskreis wird automatisch ermittelt. Es werden alle Hauptbuchungskreise und alle dazugehörigen Unterobjekte bei dem Löschvorgang berücksichtigt.
Bis einschließlich Geschäftsjahr – Es werden alle Buchungen bis einschließlich des eingegebenen Geschäftsjahres berücksichtigt.
Beendete Objekte löschen
Die beendeten Objekte können über den Menüpunkt Beendete Objekte löschen im Modul Buchungskreisstamm gelöscht werden. Die Objekte können nur dann gelöscht werden, wenn sie nicht bebucht sind. Wenn die beendeten Objekte bis zu einem bestimmten Jahr bebucht wurden und die Bewahrungsfrist für die Buchungsdaten abgelaufen ist, kann das Buchwerk über den Menüpunkt alte Buchungsjahre löschen gelöscht werden. Es werden folgende Parameter eingegeben:
Auswahl aus der Übersicht – Sie haben mit dieser Option die Möglichkeit, den Objektbereich in der Übersicht der Objekte per Mehrfachauswahl auszuwählen. Wenn Sie die Option auswählen, wird der selektierte Objektbereich im Feld Objektbereich angezeigt.
Objektbereich – Der Objektbereich der zu löschenden Objekte.
Verwaltungsende bis – Die Alt-Objekte werden anhand des eingegebenen Verwaltungsendes ermittelt. Es werden nur komplette Hauptbuchungskreise mit allen Unterobjekten gelöscht, wenn alle Objekte die Kriterien erfüllen.
Simulation – Hiermit wird gesteuert, ob eine Simulation durchgeführt wird und ein Protokoll der zu löschenden Objekte erstellt wird. Es wird dabei auch geprüft, ob alle Objekte die Löschkriterien erfüllen.
Aufruf über die Kontextmenüfunktion der rechten Maustaste. Die Funktion Buchungsnummern neu vergebenkreis ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.
Die Kontextmenüfunktion setzt die vorhandenen Buchungen des gewählten Buchungskreise im aktuell hierzu eingestellten Jahrgang zurück in den Status vorerfasst und bucht diese neu. Hierdurch können neuen Buchungsnummerzuordnungen entstehen und die Buchungen werden anhand des aktuellen Stammdatenbestands (Informationen aus MwSt.-Tabelle, Buchungsschlüssel, Systemeinstellungen, etc.) neu gebucht. Eine Sicherheitsabfrage benennt Buchungskreisnummer und Jahrgang.
Objektnummern ändern ist passwortgeschützt und somit nur verfügbar, wenn die erweiterten Funktionen freigeschaltet wurden. Das erforderliche Passwort hierzu erhalten Sie auf Anfrage beim Support oder die Einstellung wird durch einen Consultant der CREM SOLUTIONS vorgenommen.
Durch die Änderung der Objektnummer bleibt das Objekt in seiner Gruppe und ändert nur seine Objektnummer. Die hiervon abhängigen Daten werden beim Ändern angepasst. Mit einem Prüflauf stellen Sie sicher, dass die Parameter für Ausgangsobjekt und Zielobjet valide sind (Ausgangsobjekt existent, Zielobjekt nicht existent.
Es öffnet sich der gleichnamige Dialog. Hier werden im Register Objekt-Menü in zwei Spalten die Parameter für die Änderung (oder die Prüfung einer möglichen Änderung) eingetragen. Die zuletzt verwendeten Parameter (Ausgangsobjekt, Zielobjekt) werden angezeigt.
Ausgangsobjekt | Objektnummer eines bestehenden Objekts |
Zielobjekt | zukünftige, noch nicht existente Objektnummer |
Prüflauf | Schaltfläche
Es wird nur ein Prüflauf gestartet und ein Protokoll erstellt. |
ObjektNr Ändern | Schaltfläche
Es wird geprüft und wenn keine Fehler erkannt werden, geändert. Im Anschluss an die Änderung wird ein Protokoll ausgegeben. |
letztes Protokoll | Schaltfläche
Es wird das letzte Protokoll (erneut) ausgegeben. |
Abbrechen | Schaltfläche
Das Modul wird ohne Aktion verlassen. Eine Änderung wird nicht durchgeführt. |
Die Oberfläche von Objektstammdaten kopieren ist selbsterklärend. Mit diesem Modul können Sie auf Basis von Musterobjekten bzw. Kopiervorlagen schnell neue Objekte erstellen bzw. von vorhandenen Objekten Kopien mit den wichtigsten Stammdaten erzeugen.
Im Register Parameter stellen Sie ein, welche Stammdaten kopiert werden sollen. Obligatorisch sind folgende Stammdaten: Objektdaten, Flächenarten, Flächenstamm, Umlagestamm und Anteile, Personenstamm, Verträge, Kautionen, Abrechnungsarten, Abrechnungsparameter und Mietspiegel. Optional können Sie weiterhin kopieren: Sachkonten, WKZ-Definitionen, Dauerbuchungen, Umsatzmietmeldungen und Lastschriften (hierbei mit alter oder mit neu gebildeter Mandatsreferenznummer). Beachten Sie die Datumsabfrage zur Bildung einer Mandatsreferenznummer. Werden alte Mandatsreferenznummern übernommen, wird einen Tag vor dem angegebenen Datum das betroffene Lastschriftmandat im Quellobjekt beendet! Einige Daten sind voneinander abhängig, so können ohne Sachkonten z. B. auch keine Wiederkehrenden Zahlungen und Dauerbuchungen kopiert werden.
Im Objekt-Menü stellen Sie neben dem Ausgangsobjekt eine vorhandene Zielgruppe und die Objektnummer für das noch nicht vorhandene Zielobjekt ein, welches aus den kopierten Objektstammdaten generiert werden soll. Sie können die Anweisung zum Erstellen mehrerer Objekte in mehreren Zeilen eintragen.
Vor dem eigentlichen Kopieren sollten Sie immer erst einen Prüflauf machen! Das Kopieren von Objektstammdaten ist erst möglich, wenn der Prüflauf erfolgreich durchgelaufen ist. In beiden Fällen wird ein Protokoll erzeugt und als Druckvorschau angezeigt. Im Prüflauf wird nach folgenden Abhängigkeiten gesucht und Status im Protokoll ausgegeben:
Das Ausgangsobjekt muss existieren.
Die Zielgruppe muss existieren.
Die Zielobjektnummer darf im iX-Haus nicht existieren.
Die Zielobjektnummer darf im gesamten Lauf nur einmal vorkommen.
Das Ausgangsobjekt darf kein Konsolidierungsobjekt sein.
Der Währungscode muss in Quell- und Zielgruppe gleich sein.
Das Zielobjekt darf keine
FIBU sein.
Die ggf. notwendige
FIBU-Objektnummer der neuen Gruppe muss vorab manuell angelegt werden.
Wenn das Ausgangsobjekt ein Hauptbuchungskreis ist und das Zielobjekt ein Unterbuchungskreis ist, dann werden keine WKZs und keine Dauerbuchungen kopiert.
Mit dem Schalter letztes Protokoll können Sie dieses auch zu einem späteren Zeitpunkt abfragen. Das Protokoll listet alle Vorgänge auf, die das Programm beim letzten Lauf durchgeführt hat. Falls Fehler oder Warnungen auftreten, kann man diese im Filter unter Fehler bzw. Warnungen ansehen.
Die Anpassung des Wirtschaftsjahres per Rechtsklick ist im Buchungskreisstamm möglich, solange das Objekt nicht bebucht ist.
BUG Unvollständiger Feldname/ Funktion?