Die Datenbank-Historisierung steht Benutzern mit S-Rechten nur unter Oracle zur Verfügung. Nach einer entsprechenden Konfiguration werden Änderungen auf Datenbankebene gespeichert. Das Modul steht in seiner aktuellen Version unter der Fachadministration zur Verfügung - entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt.
Über das Modul Datenbank-Historisierung können Änderungen von Daten sowie Neuanlagen und Löschvorgänge ausgewertet werden. In iX-Haus werden Änderungen von bestimmten Datentabellen protokolliert. Die Daten die protokolliert werden, werden systemseitig festgelegt. Die historisierten Daten werden über eine Tabellenabfrage durch Auswahl im feld Tabelle generiert und ggf. über einen Zeitfilter und oder Suchbegriff eingeschränkt. Damit erfüllen Sie die Anforderungen Ihrer Prüfer oder der internen Revision mit deutlich weniger Organisationsaufwand.
Im Expertenmodus können Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste Änderungen rückgängig machen. Hierbei können Sie Änderungen von Werten, aber auch die Anlage oder Löschung von Daten rückgängig machen. Das Entfernen von angelegten Daten ist momentan nur für Sollbeträge zulässig! Klären Sie den Einsatz von Expertenfunktionen ggf. vorab mit Ihrem Consultant.
Änderungen werden generell ab dem 01.01.2014 angezeigt. Eine vorherige Testphase der Datenbank-Historisierung (Datenbank-Protokoll) lief im zweiten Quartal 2014 aus!
Es können Änderungen von jeweils einer Datentabelle für einen vordefinierten Zeitraum ausgewertet werden.
Die Datentabellen werden in logische Bereiche aufgeteilt. Somit bleibt die Menge der zur Auswahl angebotenen Datentabellen für den Benutzer übersichtlicher, zusätzlich können logisch zusammenhängende Daten zugeordnet werden.
Die Datenänderungen werden als Tabelle dargestellt. Jeder Datensatz wird je nach Datentabelle durch eine oder mehreren Spalten identifiziert. Somit können die Änderungen eindeutig zugeordnet werden. Die einzelnen Änderungen werden in separaten Zeilen in der Tabelle dargestellt. Es wird der Zeitstempel, Spalte in der Datentabelle, alter und neuer Wert protokolliert. Somit werden für jede Änderung eines Datensatzes mehrere Zeilen in der Tabelle dargestellt, sobald mehrere Tabellenspalten geändert wurden. Zusätzlich werden der Benutzer und das Modul angezeigt, in dem die Änderung durchgeführt wurde.
Bei Neuanlagen und Löschvorgängen werden die Spalten Neuer Wert und Alter Wert leer gelassen. So bleibt die Tabelle übersichtlich, die angelegten Datensätze können in iX-Haus angesehen werden.
Die Änderung der Personendaten werden zusätzlich in einer zusammengefassten Tabelle dargestellt. Es werden die Personendaten, Lastschriften und Vertragsdaten zusammen dargestellt und können somit bequem in einer Tabelle ausgewertet werden.
Bei der Neuanlage einer Person werden die Adressdaten als Änderungen dargestellt. Es ist notwendig für die Programmlogik, dass die Adresse mit der Person angelegt und für die neuangelegte Person reserviert wird. Die Adressdaten werden dann als Änderung der Daten gespeichert.
Die Änderungsdaten werden in der Datenbank so gespeichert, dass möglichst wenig Speicherplatz in Anspruch genommen wird. Unsere Analyse hat gezeigt, dass bei 100 000 Änderungen je nach Tabellenstruktur ca. 20 MB Speicherplatz verbraucht werden.