Bevor Sie mit der Erstellung von Angebotsanfragen beginnen, müssen Sie die Kataloge Angebotsart, Angebotspriorität, Angebotshinweis 2 und Angebotsstatusart pflegen.
Im Katalog Angebotsart wird mit Zuordnung zum Gewerk die Kreditorauswahl im Kreditorangebot auf dieses Gewerk begrenzt.
Bei der Neuanlage einer Angebotsanfrage können Sie neben dem Verwaltungsobjekt auch die Gültigkeit der Angebotsanfrage und das Gewerk definieren. Die Zuordnung zu den Gewerken legt fest, welche Kreditoren bei der Anlage von Kreditorangeboten angezeigt werden. Zu jeder Angebotsanfrage können mehrere Kreditorangebote angelegt werden. Über das Kontextmenü der Übersicht können Sie aus einem Kreditorangebot mittels Angebotsanfrage öffnen zur Angebotsanfrage wechseln. Hierdurch haben Sie direkten Zugriff auf weitere Daten.
Die Angebotsanfragenummer wird automatisch vergeben. Beim Klicken in der Navigationsleiste auf Kreditorangebote wird eine Listensicht von allen Kreditorangeboten angezeigt.
Eine Angebotsanfrage kann direkt aus Meldung bzw. Auftrag über die Schaltfläche Angebotsanfrage generieren erstellt werden.
Als Vorgabe im Dialog Meldungsart für das Feld Zuordnung zur Angebotsanfrageart wird bei Neuanlage von Angebotsanfragen die Angebotsanfrageart aus der Meldungsart übernommen. Des Weiteren werden auch Felder wie Team etc. aus der Meldung entsprechend vorbelegt. Wenn in Meldungsart das Feld Aufträge nur mit Angebotsanfrage abgehakt wird, wird die Schaltfläche Auftrag generieren bei Meldung mit der Meldungsart deaktiviert.
Das Feld Vergabeempfehlung ist als Alternative zu dem Feld Angebot angenommen implementiert, um den Prozess zur Vergabeempfehlung per Entscheidungsvorlage besser zu unterstützen. Über den Katalog Angebotsart kann eingestellt werden, in welcher Variante die Felder angezeigt werden sollen. In der Standardeinstellung wird Angebot angenommen angezeigt.
Bei der Anlage eines Kreditorangebots wird als Erstes ein Kreditor festgelegt. Felder wie Angebotsnummer und Angebotspreis werden nach Eingang des Kreditorangebots gepflegt. Sobald die Felder gepflegt sind, werden die Schaltflächen Auftrag generieren und Vertrag generieren aktiv.
Das Generieren von Auftrag bzw. Vertrag aus dem Kreditorangebot ist nur dann möglich, wenn die Felder Angebotsnummer und Angebotspreis ausgefüllt sind.
Über die Schaltfläche Serienbrief können Sie eine Angebotsanfrage für die ausgewählten Kreditoren ausdrucken. E-Mailversand erfolgt über die Schaltfläche E-Mail versenden.
E-Mail-Versand bei Mehrfachauswahl ist nicht erlaubt.
Eine Serienbrief- Mustervorlage iXHausPlus_AngebotsanfrageMusterVorlage.docx steht Ihnen zur Verfügung.
Der Aufbau des E-Mail-Betreff wird mit vorangestellten Buchstabencodes zur Kennzeichnung aufgebaut. Für Angebotsanfragen wird automatisch der Code AA- eingesetzt. Ältere E-Mails, die dieser Namensbildung noch nicht unterlagen, weisen den Code AA- ggf. nicht auf. Beispiel eines Betreffs:
[AA-2017/00003] Heizkörpersanierung