Datenschutz

Das Modul Datenschutz ist mit dem bereits konfigurierten Regelwerk unmittelbar einsatzfähig. Der Datenschutzprozess erfolgt in zwei Schritten. Mit der Datenanalyse (Schritt 1) werten Sie den Datenbestand nach personenbezogenen Daten aus, insbesondere in den Bereichen Personen- und Kreditorenstamm. Die für den Datenschutz relevanten Datensätze werden dabei auf zwei zeitliche Phasen verteilt. In der ersten Phase befinden sich Datensätze, deren Daten teilanonymisiert werden können. Ein Mieter, der aufgrund der Buchungen erst nach 10 Jahren vollständig anonymisiert wird (Phase 2), kann mit einzelnen Datenfeldern (Telefon, E-Mail etc.) bereits in der ersten Phase teilanonymisiert werden. Mit der Ausführung von Schritt 2 werden die mit Schritt 1 ausgewerteten Datenfelder mit personenbezogenen Daten und Dokumenten entweder anonymisiert oder gelöscht. Datenfelder, deren Inhalt nicht gelöscht werden kann, werden durch den Begriff „anonymisiert“ überschrieben und damit unkenntlich gemacht.

Schritt 1: Analyse der Daten

Mit Schritt 1 werden die Daten analysiert und das Ergebnis in den folgenden Tabellen gespeichert:

• Partner Übersicht
• Rollen Übersicht
• Regel Ergebnis
• Dokumente

Die vier Tabellen bieten eine Übersicht der personenbezogenen Daten, die wirksam angewendeten Datenschutzregeln und ermitteln den Datenschutz-Status je Datensatz. Damit können Sie auf verschiedenen Detailebenen erkennen, welche Daten zum Löschen bzw. Anonymisieren vorgesehen sind und die Beurteilung durch iX-Haus nachvollziehen.

Schritt 2: Anonymisiere/lösche Daten

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit dem Modul Datenschutz beschäftigen, empfehlen wir Ihnen, sorgsam mit der Ausführung des Schritts der Anonymisierung umzugehen. Die Daten in den Phasen 1 und 2 werden unwiederbringlich anonymisiert oder gelöscht. Zur Rekonstruktion versehentlich gelöschter Daten stehen keine Funktionen zur Verfügung. In Backups und Sicherungen von iX-Haus können weiterhin personenbezogene Daten vorhanden sein. Die Verantwortung für die personenbezogenen Daten in der Ausnahmetabelle trägt der Benutzer.

Mit Schritt 2 werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Auf Basis der Datensätze aus der Datenanalyse (Schritt 1), werden Datenfelder mit personenbezogenen Daten gelöscht oder mit dem Begriff anonymisiert unkenntlich gemacht.

Nur die durch Schritt 1 analysierten Daten sind für den Schritt 2 relevant. Die Daten der vier Tabellen bleiben statisch bis zur nächsten Auswertung erhalten. Damit wird sichergestellt, dass parallele Veränderungen an den Daten keine Auswirkungen auf die Ausführung im Schritt 2 haben. Nachträgliche Änderungen an den Datenschutzregeln oder eine neue Ausnahme haben keinen Einfluss auf die angezeigten Daten. Sind die ausgewerteten Daten älter als vier Stunden, informiert Sie iX-Haus über den Starttermin der letzten Analyse. Wenn beim Schritt 2 festgestellt wird, dass sich zwischenzeitlich Regeln oder der Inhalte der Ausnahmetabelle verändert haben, werden Sie aufgefordert, die Datenanalyse neu zu starten.

Vor dem Löschen der Daten wird noch eine kompakte Übersicht der zu verändernden Datensätze angezeigt. Im abgebildeten Beispiel werden 96 von 216 Personen anonymisiert oder gelöscht. Das entspricht 44% der Daten.

Um nicht versehentlich umfangreiche Datenmengen zu verarbeiten, werden Sie aufgefordert, in einem Eingabefeld das Wort anonymisieren einzugeben. Erst danach wird der Schalter OK zur Ausführung freigegeben.

Zur Ausführung der Funktion sind Rechte eines Hauptbenutzers in iX-Haus plus erforderlich. Ein Hauptbenutzer muss in iX-Haus mit S-Rechten angelegt sein und mit der Benutzerverwaltung in iX-Haus plus gekoppelt sein.

Der Vorgang der Anonymisierung bzw. des Löschvorgangs wird protokolliert und zum Abschluss als Textdatei ausgegeben. Das Protokoll enthält die Anzahl der bearbeiteten Datensätze, die ausgeführten Aktionen und die Angaben über die veränderten Datensätze (Personen, Kreditoren etc.).

Wir empfehlen Ihnen, sich intensiv mit den Auswertungsmöglichkeiten in den Ansichten zu beschäftigen. Insbesondere die Ansicht Rollen Ergebnisse eignet sich sehr gut als Einstieg in die Funktionen. Die umfangreichen Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten bieten eine hohe Flexibilität.

Mit der Ausführung des Schalters Schritt 1: Analyse der Daten wird der gesamte Datenbestand analysiert und bewertet. Wenn Sie das Ergebnis nach der Spalte Nächste Aktion gruppieren, sehen Sie auf einen Blick, wie viele Daten nicht behandelt werden oder sich in den Phase 1 und 2 befinden.

Die Bedienung der Funktionen zum Anonymisieren oder Löschen wenden Sie probeweise möglichst in einer iX-Haus-Testumgebung an.

Eine Methode, sich dem Thema der Anonymisierung bzw. Löschung anzunähern, bietet die Ausnahmetabelle. Hier können Sie sehr einfach Daten vor der Bearbeitung durch das Modul Datenschutz sperren. Die Daten in den Phasen 1 und 2 können Sie markieren (Mehrfachauswahl!) und in die Ausnahmetabelle aufnehmen. Um die Lösch- oder Anonymisierungsfunktion zu testen, entfernen Sie einfach einige Testdatensätze gezielt aus der Ausnahmetabelle.

Wenn Sie zu Testzwecken gezielt Daten aufbauen, die später wieder gelöscht werden können, wird das in der Regel durch Datumsregeln verhindert werden. Das Anlagedatum und das Änderungsdatum eines Datensatz sind Bestandteile der Datumsregeln. Hier kann es nützlich sein, wenn Sie die entsprechenden Datumsregeln deaktivieren.

Die Datenschutzregeln sind konfigurierbar. Gerne unterstützt Sie unser Consulting bei der Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen hinsichtlich der EU-DSGVO.

Im Sinne des Auskunftsrechts von personenbezogenen Daten stehen geeignete Berichte zur Verfügung. Für den Grundsatz der Datenübertragbarkeit empfehlen wir Ihnen den Aufbau von Vorlagen für das Excel-Reporting.

Wenn das Generieren des Datenschutzreports verhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nimmt, kann Schritt 1 auch über Nacht per Batchlauf autmatisiert ausgeführt werden. Dazu kann das Programm „ncrem.prozess.win.exe“ aus dem Nuris-Verzeichnis aufgerufen werden, z. B.: NCrem.Prozess.Win -t 5 -u ixhaus -up geheim. Mit dem Parameter /? werden die Aufrufparameter erklärt.

Mit der Partnerverwaltung können Datensätze zusammenfasst werden. Ein Partner (z. B. eine Adresse) kann mehrere Rollen in iX-Haus einnehmen - z. B. wird ein Handwerker als Kreditor geführt und ist noch gleichzeitig Mieter in zwei Objekten. Die Rollen Übersicht stellt die Daten eines Partners zeilenweise je Rolle dar. Wenn Sie noch keine Partnerverwaltung einsetzen, sehen Sie hier die Daten der Personen und Kreditoren/Debitoren ohne eine weitere Verknüpfung. Die verschiedenen Rollen eines Partners werden in der Partner Übersicht zusammengefasst dargestellt. Zu jedem Eintrag in der Rollen Übersicht existieren wiederum Einträge in den Ansichten Regel Ergebnis und Dokumente. Alle Datensätze ohne eine Verknüpfung zu einem Partner sind nur in der Rollen Übersicht zu sehen. Weitere Informationen zu den Datenstrukturen und der Anwendung der Partnerverwaltung finden Sie im Kapitel Partner.

Das Modul Datenschutz untersucht die Daten nach personenbezogenen Daten, indem es eine Reihe von systemseitig vorgegebenen Regeln anwendet und die Ergebnisse der Regeln ausgibt. Die Regeln lassen sich in zwei Regeltypen und vier Regelarten einteilen:

• Prüfregeln
  • Datum
  • Schutz
  • Spezial

• Ausführungsregel
  • Aktion

Datum

Eine Datumsregel (Regeltyp Prüfregel) ermittelt ein Bezugsdatum eines Datensatzes. Basierend auf diesem Bezugsdatum werden die Startdaten der beiden Phasen ermittelt:

• Phase 1: teilweise anonymisieren
• Phase 2: vollständiges anonymisieren

So werden beispielsweise mit einer Datumsregel, die das Mietvertragsende auswertet (Regel-ID: Datum-3-1003), mit dem Ende eines Mietvertrags eine Karenzzeit von 12 Monaten (immer zum 31.12. des Folgejahres) ermittelt. Die Phase 1 beginnt unmittelbar nach der Karenzzeit. Das Datum zum endgültigen Anonymisieren oder Löschen der Daten (Phase 2) wird bei dieser Datumsregel mit einer Frist von 10 Jahre nach dem Ende des Mietvertrages ermittelt. Zusammengefasst unterscheidet eine Datumsregel zwischen drei Datumsfeldern:

• Bezugsdatum: Das ist ein Datum an dem z. B. ein Datensatz entstanden/verändert worden ist oder an dem der letzte Mietvertrag beendet wurde
• Datum Phase 1: Berechnet sich aus dem Bezugsdatum + einem Zuschlag, der frei konfiguriert werden kann. Mit Aufrunden kann das ermittelte Datum auf das nächste Monats- oder Jahresende aufgerundet werden.
• Datum Phase 2: Berechnet sich aus dem Bezugsdatum + einem Zuschlag, der ebenfalls frei konfiguriert werden kann.

Schutz

Eine Schutzregel (Regeltyp Prüfregel) findet Gründe, die eine Änderung von Datensätzen durch das Modul Datenschutz verhindern. Beispielsweise wird bei einem Mieter, der noch einen laufenden Mietvertrag hat, eine Schutzregel verhindern, dass der Datensatz anonymisiert oder gelöscht wird.

Spezial

Spezialregeln (Regeltyp Prüfregel) behandeln Sonderfälle und können sowohl die Funktion einer Datumsregel oder einer Schutzregel übernehmen. Wenn Sie einen Datensatz in die Ausnahmetabelle übernehmen, wird parallel für diesen Datensatz eine Spezialregel angelegt.

Aktion

Eine Aktionsregel ist eine Ausführungsregel und definiert die Aktionen der Schritte 1 und 2. In Schritt 1 (Analyse der Daten) wird entschieden, ob der Datensatz datenschutzrechtliche Relevanz hat. In Schritt 2 (Anonymisiere/lösche Daten) werden die Datensätze je nach zugeordneter Phase verändert.

Wenn eine Person im Personenstamm bereits bearbeitet worden ist, wird die Aktionsregel das berücksichtigen und bei der nächsten Analyse diesen Datensatz kein zweites Mal auswerten. Die Aktionsregeln sind genau wie die Datumsregeln einer Phase zugeordnet. Die Ergebnisse der Datenanalyse (Schritt 1) werden in den Sichten/Tabellen gespeichert und können dort eingesehen und im Bedarfsfall in die Ausnahmentabelle übertragen werden. Die Ergebnisse der Datenanalyse (Schritt 1) werden in den folgenden Sichten/Tabellen gespeichert:

• Rollen Übersicht
• Partner Übersicht
• Regel Ergebnis
• Dokumente
• Ausnahmen

Zur besseren Unterscheidung der Begriffe Schritt und Phase finden Sie hier noch einmal eine Erläuterung. Mit Schritt 1 und 2 sind die beiden Funktionen (Daten analysieren und Daten anonymisieren/löschen) gemeint, die Sie als Nutzer manuell aufrufen können. In den beiden Phasen unterscheidet iX-Haus Datensätze nach teilweisem Anonymisieren (Phase 1) und vollständigem Anonymisieren/Löschen (Phase 2). In Phase 1 werden personenbezogene Daten wie z. B. Telefon, E-Mail) bereits früher gelöscht als die persönlichen Daten wie Name in Phase 2. Befindet sich ein Datensatz nicht in einer der beiden Phasen, wirken Schutzregeln und der Datensatz ist aktiv.

Ergebnis der Anonymisierung

Die wirksamen Aktionsregeln überschreiben die Daten in den Feldern mit dem Begriff „anonymisiert“. Unten sehen Sie ein Beispiel aus dem Personenstamm, in dem die Datenfelder Name 1, Straße und PLZ+Ort unkenntlich gemacht worden sind.

Abb.1: Anonymisierter Datensatz im Personenstamm

In der folgenden Sicht erhalten Sie eine Übersicht über die Daten je Rolle.

Abb.2: Auszug aus der Sicht Rollen Ergebnis

Die Tabelle Rollen Übersicht stellt die wirksamen Datenschutzregeln rollenbasiert zusammen. Wie Sie dem Bild entnehmen können, stehen die Daten einer Person in der gleichen Zeile wie die Partner- und Rolleninformation. Mit eingeschaltetem Gruppierungsfeld und der Gruppierung nach der Spalte nächste Aktion erkennen Sie auf einen Blick, dass sich in dem folgenden Beispiel 451 Datensätze im Status keine Aktion befinden. In Phase 1 befindet sich ein Datensatz und in Phase 2 befinden sich zwei Datensätze, die jeweils in der Übersicht detailliert zur Ansicht geöffnet sind.

Abb.3: Auszug aus der Sicht Rollen Ergebnis, gruppiert nach der Spalte nächste Aktion

Bei den Datumsfeldern wird für jede Spalte das späteste Bezugsdatum ermittelt. Bei den Aktionsfeldern wird die Anzahl der Aktionen für jede Phase ermittelt. Die Spalte Schutz zeigt an, wenn es mindestens eine Schutzregel wirkt. Die Bewertung für eine Rolle ergibt sich aus den wirksamen Datenschutzregeln. Diese definieren genau eine Aktion für diesen Datensatz und stellen diese in der Spalte nächste Aktion dar.

Die nächste Aktion kann drei mögliche Statuswerte annehmen:

• Keine Aktion
• Daten teilweise anonymisieren (Phase 1)
• Daten anonymisieren oder löschen (Phase 2)

Wenn eine Schutzregel den Status Schutz gesetzt hat, ist der Status immer keine Aktion. Zur besseren Übersicht werden die angezeigten Felder teilweise farblich unterschieden. Ist ein Datensatz aktiv und daher geschützt, werden die Datumsfelder grau dargestellt. Ein rotes Datumsfeld weist auf ein Datum in der Vergangenheit hin (bezogen auf den Zeitpunkt der Datenanalyse).

Für die Einordnung in die Phasen 1 oder 2 müssen sowohl das Datum der Phase erreicht und Aktionen für diese Phase vorhanden sein. Wenn das Datum für Phase 2 erreicht ist, aber nur Aktionen für Phase 1 vorhanden sind, werden diese Aktionen für die Phase 2 gestartet. Sollte das Datum für Phase 1 erreicht worden sein, aber nur Aktionen für Phase 2 gefunden werden, finden keine Änderungen statt.

Bei der Bestimmung, ob ein Datumswert erreicht wurde, wird nicht das aktuelle Tagesdatum herangezogen, sondern der Zeitpunkt, an dem die Funktion Datenanalyse (Schritt 1) ausgeführt worden ist. Die gleiche Logik gilt ebenfalls für die weiteren Sichten. Die Einzelwerte der verbundenen Rollen werden zusammengefasst und ein finaler Status ermittelt. Zusammengefasst, zeigt die Analyse für jeden Datensatz einen eindeutigen Status, in dem sich dieser befindet (keine Aktion, Phase 1 oder Phase 2) und zeigt an, ob Datenfelder gelöscht oder anonymisiert werden. An den Aktionen können Sie detailliert erkennen, welche Veränderungen mit der Ausführung von Schritt 2 vorgenommen werden. In der Detailansicht je Rolle/Partner können Sie auch die Ergebnisse der Regeln und die verknüpften Dokumente einsehen.

Eine Besonderheit stellt das Register Regeln (kompakte Sicht) dar. Hier werden die relevanten Regeln aufgeführt. Damit sehen Sie auf einen Blick, auf welcher Regel die übergeordnete Bewertung des Datensatzes basiert. Das Register Regeln (alle) gibt eine Übersicht über sämtliche wirksame Regeln zum Datensatz. Zusätzlich gibt es am Fuß des Dialogs noch einen Erklärungstext, mit dem die Daten ebenfalls interpretiert und das Ergebnis erläutert wird.

In der Sicht Partner Übersicht werden die Daten aus allen Rollen eines Partners zusammengefasst. Das Verhalten entspricht weitestgehend der Sicht Rollen Übersicht.

In der Detailansicht werden die verknüpften Rollen angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eine Rolle kann die entsprechende Rolle aufgerufen werden. Beim Löschen oder Anonymisieren unterscheidet iX-Haus exakt zwischen Rollen und Partnern. Die verschieden Statuswerte werden aus dem Regelergebnis in die Rolle und weiter in den Partner vererbt. Das bedeutet, wenn ein Partner zwei Rollen hat, kann dieser erst gelöscht werden, wenn beide Rollen den Status anonymisieren oder löschen innehaben. Identische Rollen übertragen ihren Schutz jedoch nicht weiter. Wenn z. B. ein Partner Mieter in zwei Objekten ist und der Mietvertrag für das erste Objekt endet, läuft der zweite Mietvertrag unverändert weiter.

Diese Tabelle entspricht im Aufbau der Rollen Übersicht und stellt die Ergebnisse je Datenschutzregel dar. Nutzen Sie die umfangreichen Filter und Gruppierungsfunktionen, um bestimmte Regeln oder Kriterien noch genauer zu untersuchen.

Diese Sicht/Tabelle zeigt alle gespeicherten Dokumente an. Eine Einsicht in Dokumente ist an dieser Stelle nicht möglich. Dokumente eines Datensatzes werden in der Phase 2 entfernt. Die Löschfunktion für Dokumente wirkt bis in das Dokumentenmanagementsystem DocuWare hinein. Die Dokumente werden physikalisch gelöscht und können anschließend nicht mehr aufgerufen werden.

Eine Besonderheit im Rahmen der Dokumente ist das Rechtemanagement in iX-Haus. Sie können für jedes Dokument steuern, wer das Dokument sehen und bearbeiten darf. Um zu verhindern, dass Dateien/Dokumente gelöscht werden, die aufgrund der Rechtevergabe nicht sichtbar wären, werden hier alle Dokumente angezeigt. Hat der aktuelle Nutzer keine Rechte für bestimmte Dokumente, werden Dateiname, Pfad und Dokumenttyp mit dem Text *keine Rechte* markiert.

Für den Fall, dass man bestimmte Datensätze vor dem Löschen schützen möchte, besteht die Möglichkeit, einen Datensatz in die Ausnahmetabelle aufzunehmen. Ein oder mehrere Datensätze lassen sich markieren und der Ausnahmentabelle zufügen. Damit wird automatisiert eine Schutzregel angelegt und der Datensatz von der weiteren Bearbeitung ausgenommen. In den verschiedenen Übersichten existiert dazu die Funktion Datensatz in Ausnahmetabelle aufnehmen, mit der die markierten Datensätze übernommen werden. Mit Aufruf der Funktion wird ein gleichnamiger Dialog angezeigt, indem Daten eigegeben werden können, die dann für alle ausgewählten Datensätze gelten.

Wenn bereits eine Ausnahme für einen Datensatz existiert, wird diese nicht verändert. Soll der Datensatz verändert werden, setzen Sie bitte den Schalter Vorhandene Ausnahmen mit neuen Daten überschreiben. Ein Datensatz lässt sich für eine bestimmte Zeit oder permanent geschützt werden. Dazu wählen Sie entsprechend ein Datum aus oder aktivieren das Feld Schutz. Tipp: Das Datum kann mit dem x auf der rechten Seite komplett gelöscht werden.

Bitte geben Sie im Notizfeld an, warum der Datensatz geschützt ist. In den Sichten wird dieser Text automatisch mit Ausnahme wurde am ##.##.#### von xxxx aufgenommen. ergänzt. Die ersten 100 Zeichen des Textes werden bei den Regeln im Feld Beschreibung angezeigt. Um einen Datensatz aus der Ausnahmetabelle zu entfernen, löschen Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle Ausnahme.

Über den Katalog Datenschutzregel lassen sind die entsprechenden Regeln konfigurieren. Die Datenschutzregeln sind bereits konfiguriert, können aber auf Ihre individuellen Datenschutzanforderungen hin angepasst werden. Die systemseitigen Datenschutzregeln lassen Änderungen zu (im Rahmen des privacy by default). Pro Regel können Sie die Auswirkungen in den Phasen anpassen, entscheiden ob eine Regel deaktiviert wird oder den zeitlichen Zuschlag pro Regel anpassen. Das Ändern von Datenschutzregeln wird systemseitig protokolliert und ist nur mit den Rechten eines Hauptbenutzers möglich. Jede Regel hat eine zugeordnete Regel-ID, die vom System vorgegeben wird. Die Regel-ID beinhaltet die Regelart und interne Kennziffern. Die Datenschutzregeln werden in die beiden Regeltypen Prüfung und Ausführung unterschieden. Die Regeln lassen sich in zwei Regeltypen und vier Regelarten einteilen (siehe oben > Regelkonzept):

• Prüfregeln
  • Datum
  • Schutz
  • Spezial
• Ausführungsregel
  • Aktion

Die Tabelle enthält die folgenden Spalten:

Nach dem Aktionstyp können Sie bequem gleiche Aktionstypen filtern, beispielsweise wird die Behandlung des Vornamens (bzw. des Datenfeldes Name1) wird mit dem Aktionstyp 2002 realisiert. Unter diesem Aktionstyp existieren gleich drei Regeln für die verschiedenen Rollentypen.

Abhängig von der Regelart lassen sich unterschiedliche Kriterien konfigurieren. Sämtliche Regeln können deaktiviert werden. Die Regeln enthalten eine Bezeichnung und ein Notizfeld. Bei den Aktionsregeln können Sie einstellen, in welcher Phase die Aktion ausgeführt werden soll. Werden beide Phasen abgewählt, wird die Aktion nicht ausgeführt. Bei den Datumsregeln besteht die Möglichkeit, den Zuschlag zur Berechnung der Datumswerte für die Phasen 1 und 2 anzupassen. Der Zuschlag wirkt jeweils auf das ermittelte Bezugsdatum. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit das Datum aufzurunden. Damit lässt sich das Bezugsdatum beispielsweise auf den nächsten 31.12. aufrunden.

Unabhängiger ADAM-Datensatz

Die Logik des Datenschutzmoduls umfasst auch eine Behandlung der unabhängigen ADAM-Datensätze. Ein normaler ADAM-Datensatz hat im Regelfall einen Bezug zu einer Person und wurde schon in der ersten Version des Moduls entsprechend behandelt. Für die Logik ist dabei jedoch der Bezug zu einer Person elementar, da hierüber die Daten identifiziert und behandelt werden. Es können jedoch auch ADAM-Datensätze existieren, die keinen Bezug zu einer Person besitzen. Diese ungenutzten Daten werden erkannt und in einer eigenen Spalte in der Rollen Übersicht angezeigt.

Es kann eine große Zahl unabhängiger oder auch verwaister Datensätzen geben, wenn der Datenstand migriert worden ist und aus einem Altsystem alle Daten pauschal übernommen worden sind.

Schlüsselempfänger

Im Modul Schlüsselverwaltung können die ausgegebenen Schlüssel neben einer Zuordnung zu einer Person oder einem Partner auch durch eine manuelle Eingabe direkt erfasst werden. Da diese Datensätze keine Verbindung zu anderen Elementen in iX-Haus haben, werden diese Daten in einer eigenem Spalte in der Übersicht Rollen Übersicht angezeigt.

Dynamische Regeln

Da im Bereich der Rollen eigene Rollentypen definiert werden können, besteht für diesen Bereich auch die Möglichkeit dynamische Regeln zu definieren. Zur Definition eigener Rollentypen ist eine Lizenz notwendig. Mit einer Anmeldung als Administrator können die einleitenden Schritte ausgeführt werden. So könne neue Rollentypen definiert und für diese Rollen auch bis zu 35 frei definierbare Felder aktiviert werden. Bei jedem dieser Felder kann entschieden werden, ob es für das Modul Datenschutz relevant seien soll. Alle Felder können anonymisiert werden. Die Felder mit einem Datumswert bzw. einem Kontrollfeld können auch für die Analyse der Daten benutzt werden.

Auskunftsrecht

Um dem Recht des Betroffenen auf Auskunft zu entsprechen, können Sie mit iX-Haus und iX-Haus plus entsprechende Berichte ausgeben lassen. Zu diesem Zweck steht im Stammdatendruck die Liste Personendaten komplett (1003) zur Verfügung. Hierüber können Sie eine Auswahl weitere personenbezogene Daten auswerten treffen. Die Liste gibt neben den Daten aus dem Personenstamm zusätzlich Notizen und Beschriebe aus.

Aus der Partnerverwaltung können Sie den Bericht Personenbezogene Daten generieren. Dieser enthält neben den Adress- und Kontaktdaten (Partnerinformationen) weitere rollenspezifische Informationen und personenbezogene Daten.

Übertragbarkeit der Daten

Die Inhalte der oben genannten Berichte lassen sich über die Exportfunktion in eines der verfügbaren Formate exportieren. Zur Weitergabe der Daten empfehlen wir das Format Microsoft Excel. Darüber hinaus lassen sich die Daten komfortabel und individuell konfigurierbar mit den Funktionen des Excelreporting in iX-Haus zusammenstellen und ausgeben.

Die folgenden Erklärungen zu den Regeln finden Sie auch im Katalog Datenschutzregel in der Detailansicht.