Voraussetzung zur Nutzung des Moduls Digitale Akte ist die Lizenz FEATUREPAKET 20.23.
Das Modul Digitale Akte ermöglicht Ihnen, verschiedene Aktivitäten, wie Termine, Notizen, Multimedia oder Schriftgut aus iX-Haus plus zusammenzufassen. Neben den üblichen Registern für Termine, Notizen, Multimedia und Schriftgut werden die zugeordneten Aktivitäten in einer übersichtlichen Zeitachse zusammengefasst dargestellt.
Je nach Prozessgestaltung in Ihrem Unternehmen können Sie jede Akte im Hinblick auf ihren Status verfolgen und sich so jederzeit einen Überblick darüber verschaffen, welche digitalen Akten noch offen oder bereits festgeschrieben sind. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, alle zugeordneten Aktivitäten auszudrucken oder per E-Mail zu verschicken.
Ein typischer Anwendungsfall für den Einsatz des Moduls ist, alle relevanten Schreiben, Notizen und Termine zu Rechtsstreitigkeiten in einer Akte zusammenfassen zu können. So haben alle Beteiligten stets einen schnellen Überblick und Sie können die Akte zudem externen Beteiligten wie ihrem Anwalt zusenden. Ein besonderer Vorteil dabei ist, dass die zugeordneten Schreiben als PDF beigefügt werden, so erhält ihr Anwalt direkt den gesamten Schriftverkehr. Dies stellt eine große Arbeitserleichterung bei Mahn- und Klageverfahren dar. Die digitale Akte kann für Objekte, Flächen, Personen und Kreditoren / Debitoren genutzt werden. Der Einsatzbereich ist nicht auf Rechtsfälle begrenzt, so können Sie beispielsweise bei geplanten Objektverkäufen in einer digitalen Akte alle relevanten Multimedia-Dokumente bündeln und Interessenten zur Verfügung stellen.
Die Zuordnung einer Aktenart beim Anlegen einer digitalen Akte ist die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte im Zusammenhang mit dieser digitalen Akte. Eine Aktenart dient zur Kategorisierung einer Akte nach bestimmten Merkmalen und definiert eine digitale Akte z. B. als Klageverfahren, Kündigung oder Mieterwechsel.
Zusätzlich können Sie einzelne Merkmale der digitalen Akte definieren. Über Variablennamen sind die zu diesen Merkmalen gespeicherten Daten später abrufbar (für Dokumentenerstellung und Auswertungen). Merkmale können Sie von einer Aktenart zu einer bestehenden anderen Aktenart kopieren und so einheitliche Merkmalsdefinitionen in unterschiedlichen Aktenarten generieren. Merkmale können Sie als CSV-Liste exportieren.
Füllen Sie den Dialog Aktenart aus, um eine Aktenart zu definieren:
Bezeichnung | Hiermit legen Sie einen eindeutigen Namen für die Aktenart fest. |
Freischaltung für Modul | Hiermit legen Sie die Module fest, die für die Akte freigeschaltet werden. |
Symbol | Hiermit legen Sie ein Icon/Symbol für die Aktenart fest. |
Deaktiviert | Hiermit legen Sie fest, ob die Aktenart aktiviert bzw. deaktiviert ist. |
Notiz | Hier können Sie zusätzliche Information zu der Aktenart erfassen. |
Merkmale | Hiermit legen Sie die Merkmale fest, die in der Akte in separaten Registern zum Bearbeiten angezeigt werden. |
Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben. steht Ihnen die Aktenart beim Erstellen einer Akte zur Verfügung.
Entweder können Aktivitäten direkt in der Akte zugeordnet werden oder in einem der für das Modul Digitale Akte freigeschalteten Module. Im Modul Digitale Akte können Sie in der Hauptansicht Akten oder in der Detailsicht einer Akte im Register Aktivitäten die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen aufrufen. Aus einem für das Modul Digitale Akte freigeschalteten Modul (z. B. Kreditor Terminliste) können Sie ebenso die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen aufrufen.
Dialog I Aktivitäten zuordnen
In diesem Dialog können Sie durch Drag & Drop oder Tastenkombination [STRG+M] alle in der nicht zugeordneten Aktivitäten Liste befindlichen Einträge in die zugeordnete Aktivitäten Liste zu verschieben. Alle bereits zugeordneten Aktivitäten der Akte werden in der zugeordnete Aktivitäten Liste mit blauer Schrift hervorgehoben.
Dialog II Aktivitäten zuordnen
In diesem Dialog können Sie durch Aktenauswahl die gewählte Aktivität zu der gewählten Akte zuordnen.
Um Aktenaktivitäten zu drucken bzw. per E-Mail zu versenden, wählen Sie die Funktion Drucken/E-Mail senden. Anschließend können Sie zwischen zwei Funktionen auswählen: Aktivitäten ausdrucken oder Aktivitäten per E-Mail senden. Nach der Auswahl öffnet sich der Dialog Aktivitäten. Hier legen Sie fest, welche der aufgelisteten Aktivitäten ausgedruckt bzw. per E-Mail versendet werden sollen:
Alles markieren | Markiert alle Aktivitäten mit einem Klick. |
als ZIP-Datei packen | Hiermit werden alle markierten Aktivitäten vor dem Versand per E-Mail in einer ZIP-Datei archiviert. Diese Option wird nur für E-Mail-Versand angeboten. |
nach PDF konvertieren | |
Bericht hinzufügen | Hiermit wird ein Bericht digitale Akte zu den gewählten Aktivitäten hinzugefügt. |
Anschließend können Sie über den Dialog Drucken zusätzliche Druckereinstellungen vornehmen, bevor Sie die Aktivitäten ausdrucken.
Register Digitale Akte
Das Register Digitale Akte liefert die Basisdaten des Aktes. In dem Bereich Aktivitäten-Timeline werden alle Aktivitäten chronologisch dargestellt. Jede Aktivität ist auf der linken Seite des Symbols mit Datum und auf der rechten Seite des Symbols mit einer kurzen Beschreibung gekennzeichnet. Beim Berühren einer Aktivität mit dem Mauscursor wird ein Tooltip mit ausführlicher Information zur Aktivität angezeigt. In der Übersicht zu den einzelnen Akten oberhalb des Registers werden wichtige Eckdaten des Aktes eingeblendet (gelbe Infobox).
Bei einer festgeschriebene Akte wird die Akte schreibgeschützt angezeigt.
Aktennummer(intern) | Eindeutige Nummer. Die interne Nummer wird automatisch beim Speichern einer neuen Akte vergeben. Während der Erstellung einer neuen Akte wird in dem Feld der Hinweis Neu eingeblendet. |
Aktennummer(extern) | Hier wird eine eigene Aktennummer vergeben. Diese wird parallel zu den Angaben im Feld Aktennummer (intern) gespeichert und erlaubt so den Aufbau von Aktennummern nach einem eigenen Schema. |
Bezeichnung | Beschreibende Bezeichnung der digitalen Akte. Die Angabe einer Bezeichnung ist obligatorisch. |
Aktenart | Auswahl aus dem Katalog Aktenart. |
Modul | Hiermit wird das bezogene Modul festgelegt. Damit werden modulbezogene Auswahlfelder, wie Objekte plus, Fläche plus, Personen plus oder Kreditoren/Debitoren plus, aktiviert. |
Verantwortliches Team | Mit Einsatz des Komfortpakets (lizenzabhängig) können Teams über die Teamverwaltung definiert werden. Aus diesen Teams kann der Akte ein Team als verantwortliches Team zugeordnet werden. |
Verantwortlich | Hier kann ein verantwortlicher Mitarbeiter für die Akte ausgewählt werden. |
Begonnen am | Datum, an dem der Fall begonnen hat. |
Beendet am | Datum, an dem der Fall beendet wurde. |
Akte festgeschrieben | Kontrollfeld zur Aktivierung der Festschreibung einer Akte. |
Mahnrelevant | Hiermit wird eingestellt, ob die Akte mahnrelevant ist. Sichtbar ist diese Option nur bei den Modulen Personen plus und/oder Kreditoren/Debitoren plus. |
Mahnrelevante Bemerkung | Hier wird eine Mahnnotiz von der gewählten Person bzw. dem Kreditor angezeigt. Sichtbar ist diese Information nur bei den Modulen Personen plus und/oder Kreditoren/Debitoren plus. |
Bemerkung | Hier kann eine kurze Bemerkung zu der Akte hinterlegt werden. |
Aktivitäten-Timeline | Chronologische Darstellung von Akten-Aktivitäten. |
Register Aktivitäten
Hier werden alle zu der Akte zugeordneten Aktivitäten aufgelistet. Per Doppelklick können Sie eine selektierte Aktivität öffnen. Durch die Funktion Aktivität(en) zur digitalen Akte zuordnen können Sie den Dialog Aktivitäten zuordnen anzeigen lassen. Sie können eine Zuordnung zu der Akte löschen, indem Sie eine oder mehrere Aktivitäten markieren und den Schalter Löschen anklicken.
Aktivität erstellt am | ‚Erstellt am‘-Datum der Aktivität (einheitliche Spalte für z. B. Termin) |
Aktivität erstellt von | Name des Benutzers, der dieser Aktivität erstellt hat. (einheitliche Spalte für z. B. Termin) |
Aktivitätstyp | Notiz, Termin, Multimedia, Schriftgut oder iX-Haus Dokument |
Aktivitäts-Bezeichnung | Kurze Bezeichnung der Aktivität. (z. B. bei einer Multimedia-Datei wird Dateiname als Bezeichnung angezeigt) |
Modul | Modul der Aktivität. |
Objekt | Objekt der zugeordneten Aktivität angezeigt |
Datensatznummer | Hier wird die modulbezogene Nummer angezeigt (z. B. Objektnummer oder Personennummer etc.) |
Datensatzbezeichnung | Hier wird die modulbezogene Bezeichnung angezeigt (z. B. Objektbezeichnung oder Kreditorenname etc.) |
Termin Status | Einheitliche Spalte für Termin |
Termin eskaliert | Einheitliche Spalte Termin |
Register Notizen
Hier werden alle Notizen, die als Aktivität zu der Akte zugeordnet sind, angezeigt. Neuangelegte Notizen werden automatisch in dem der Akte zugeordnetem Moduldatensatz (z. B. einer Person) abgelegt und zu deren Aktenaktivitäten zugeordnet.
Register Multimedia
Hier werden Multimedia-Dateien, die als Aktivität zu der Akte zugeordnet sind, angezeigt. Eine neuangelegte Multimediadatei wird automatisch in dem der Akte zugeordnetem Moduldatensatz (z. B. einer Person) abgelegt und zu deren Aktenaktivitäten zugeordnet.