Voraussetzung: Lizenz Energieausweis
Mit dem Modul Energieausweis erfassen Sie Energieverbrauchs- und Energiebedarfsausweise zu Objekten, Objektteilen und Flächen. Hier sehen Sie übersichtlich, welche Flächen einen Energieausweis besitzen (und welche nicht!) sowie die Gültigkeit der bereits erfassten Energieausweise. Der jeweilige Energieausweis wird als Dokument (PDF oder DOC/DOCX) an jedes Energieausweis-TO gehängt. Neben dem Terminmanagement wird zudem eine Integration in das Outputmanagement (Komfortpaket) ermöglicht.
Das Modul Energieausweis ist ein eigenständig nutzbares, auf dem Modul Technische Objekte (TO) basierendes Modul. Es werden zwei spezielle TO-Definitionen unterstützt, über die beide Energieausweise abgebildet werden können.
Um einen Energieausweis anzulegen, bedarf es einer sogenannten TO-Definition. Wählen Sie dazu im Modul unter Katalog den Punkt TO-Definition. Für Benutzer, die bisher keine TO-Definition angelegt haben, werden die benötigten Daten automatisch angelegt.
Wird bereits ein anderes TO-Modul eingesetzt, müssen die neuen TO-Definitionen manuell angelegt werden.
Zur möglichst einfachen Erstellung sind zwei Standard-Definitionen bereits angelegt: Energiebedarfsausweis und Energieverbrauchsausweis. Diese beinhalten bereits verschiedene nützliche Merkmale und werden über das Kontextmenü aufgerufen.
Auch in diesem Modul können Sie sich die Merkmale als Gridspalte anzeigen lassen. Aktivieren Sie hierzu in der jeweiligen TO-Definition im Katalog im Reiter Merkmale die Checkbox als eigene Gridspalte.
Die Definitionen können Sie nach Ihrem Bedarf anpassen oder komplett neue Definitionen erfassen.
Sie können im Modul genau zwei Definitionen anlegen, eine für den Energieverbrauchsausweis und eine für den Energiebedarfsausweis. Diese werden durch den jeweiligen Schalter im Maskenbereich Energieausweis der TO-Definition bestimmt.
Die Erfassung der Energieausweise nehmen Sie im Menüpunkt Energieausweis vor.
Neu oder navigieren Sie zu dem entsprechenden Schalter Neu in der Menüleiste.Multimedia des Energieausweises das Dokument an. Ziehen Sie dazu das zugehörige Dokument per Drag & Drop in das Register oder nutzen Sie dort den Schalter oder den Kontextmenüeintrag Datei hinzufügen.
Setzen Sie für den Energieausweis den entsprechenden Dokumenten-Typ Energieausweis. Nur so kann dieser vom z. B. vom Outputmanagement in der Vertragsvorerfassung auch gefunden werden. Für andere Dokumente, die Sie im Energieausweis ablegen, welche aber nicht den Ausweis selbst beinhalten, nutzen Sie bitte einen anderen Dokumenten-Typ. Beim Hinzufügen einer neuen Multimediadatei zu einem Energieausweis wird automatisch der Dokumenttyp Energieausweis vorgeschlagen.
Wählen Sie den Menüpunkt Flächen-Abdeckung. iX-Haus plus wird für Sie auswerten, welche Flächen einen Energieausweis besitzen und welche Flächen bisher keinen besitzen.
Die Suche nach einem Energieausweis wird dabei mit folgender Priorität durchgeführt:
Ein abgelaufenes oder deaktiviertes („außer Betrieb“) TO vom Typ Energieausweis wird nicht beachtet.
In der Tabelle existieren jeweils drei Spalten für Energieverbrauchsausweis und Energiebedarfsausweis. Für jeden Bereich wird der Energieausweis ermittelt, der gemäß der Suchreihenfolge von oben zuerst gefunden wird.
In der Spalte Gültig bis wird das größte Gültigkeitsdatum angezeigt, wobei das Datum nicht zwingend aus dem gefundenem Energieausweis kommen muss. Wenn es mehrere passende Quellen gibt, wird die Quelle mit dem größten Datum benutzt.
Beispiel:
Für eine Fläche wurde ein Energieausweis angelegt der noch zwei Monate gültig ist. Für das Objekt wurde ein neuer Energieausweis angelegt, der noch 10 Jahre gültig ist. In diesem Fall würde das Datum aus der Gültigkeit des Energieausweises des Objekts verwendet, da dieser Energieausweis noch länger gültig ist.
In der Status-Zeile wird als Text ausgegeben, wie lange der Energieausweis noch gültig ist. Sollte es einen Energieausweis ohne ein Ablaufdatum geben, wird ein Hinweistext ausgegeben.
Der Import ist für das Modul Energieausweis freigeschaltet. Erzeugen Sie dazu eine Vorlage aus iX-Haus plus und erfassen Sie in Excel alle notwendigen Daten, insbesondere die gewünschten Merkmale. So können Sie Ihre vorhandenen Energieausweise schnell und einfach in iX-Haus plus anlegen.
iX-Haus plus hat für Sie automatisch eine Terminart Energieausweis angelegt. Dies ist ein Systemtermin, den Sie bei Bedarf anpassen können.
Bei der Anlage eines Energieausweises mit einem Enddatum wird automatisch ein Termin für Sie angelegt (Systemtermin erkennbar am Marker Generiert). Dieser wird Sie 90 Tage (Standardeinstellung) vor Ablauf des Energieausweises erinnern, einen neuen Energieausweis zu beauftragen.
Als Verantwortlicher im Termin wird der Verantwortliche aus dem zugehörigen technischen Objekt gesetzt. Wenn sich das Gültigkeitsdatum oder der Verantwortliche ändern, werden die Daten im Termin automatisch angepasst. Über das Kontextmenü können Sie weitere Termine anlegen.
Die Ansicht Energieausweis ist so optimiert, dass lediglich die wichtigsten Spalten in der Grundeinstellung der Übersicht angezeigt werden. Die persönliche Ansicht kann über die Funktion Layouteinstellungen zurücksetzten unter Extras im Hauptmenü auf den Ursprungsstand zurückgesetzt werden.
Nummer(intern) | Eindeutige Nummer; die interne Nummer wird automatisch beim Speichern eines neuen TO vergeben. Während der Erstellung eines neuen TO wird in dem Feld der Hinweis Neu eingeblendet. Die interne Nummer wird z. B. bei der Erstellung von Schriftverkehr bei der Dateinamensbildung genutzt. |
TO-Definition | Auswahl der Art des Energieausweises, die Angabe ist obligatorisch. Die verfügbare Auswahl wird durch den Katalog TO-Definition bestimmt. Hier ist eine Definition für Energiebedarfsausweis bzw. Energieverbrauchsausweis auszuwählen. |
Bezeichnung | Beschreibende Bezeichnung des TO. Das Feld wird automatisch befüllt. Dazu werden die Daten aus den Feldern TO-Definition, Objekt, Gebäude, Gebäudeteil, Geschoss und Fläche verwendet. |
Bemerkung | Textfeld; hier kann eine kurze Bemerkung zum TO hinterlegt werden. |
Nummer | Textfeld; hier kann eine eigene TO-Nummer vergeben werden. Diese wird parallel zur Angabe im Feld Nummer(intern) gespeichert und erlaubt so den Aufbau von TO-Nummern nach eigenem Schema. |
Objekt | Objektnummer; die Angabe ist obligatorisch. Zuerst ist das Objekt zu wählen, zu welchem der Energieausweis gehört, im weiteren Verlauf dann die entsprechende Objektstruktur / Fläche. |
Gebäudeteil | Auswahl abhängig von der vorhandenen Gebäudestruktur des gewählten Objekts. Je nach Objekteinrichtung können hier Daten der Gebäudestruktur genutzt werden (vgl. Definition der Objektstruktur in iX-Haus). Liegt keine Objektstruktur vor, ist der Dialogbereich Objektstruktur ausgeblendet. |
Geschoss | Auswahl abhängig von der vorhandenen Gebäudestruktur des gewählten Objekts. |
Fläche | Auswahl abhängig vom vorhandenen Flächenstamm des gewählten Objekts. Ist ein Gebäude (lt. Objektstruktur) ausgewählt, können keine separaten Flächen ausgewählt werden, die Auswahl bleibt dann leer. |
verantwortliches Team | Auswahl; mit Einsatz des Komfortpakets (lizenzabhängig) können Teams über die Teamverwaltung definiert werden. Aus diesen Teams kann dem TO ein Team als verantwortliches Team zugeordnet werden. |
Verantwortlich | |
Herstellertyp | Auswahl; mit dem Herstellertyp definieren Sie die Quelle der Herstellerdaten. Zur Auswahl stehen der Katalog Kontaktdaten (Hersteller) und Kreditor (Kreditorstammdaten des Moduls Kreditoren/Debitoren plus). |
Hersteller | Auswahl; die hier zur Auswahl stehenden Daten sind abhängig von der Auswahl im Feld Herstellertyp. Die Adressdaten werden bei der Schriftguterzeugung genutzt. |
Einbaudatum/Ausstellungsdatum | Datum, wann der Energieausweis erstellt wurde. Das Datum ist ggf. relevant für die Laufzeit (i. d. R. 10 Jahre). Es empfiehlt sich, hier das Datum der Ausstellung zu erfassen und ebenso das Gültigkeitsdatum (i. d. R. beträgt die Gültigkeit 10 Jahre). |
ausgebaut/gültig bis | Datum, bis zu welchem der Ausweis gültig ist. Das Feld wird automatisch mit dem Wert des Feldes Einbaudatum/Ausstellungsdatum befüllt, hierbei wird von einer Laufzeit von 10 Jahren ausgegangen. Der automatische Modus wird beendet, wenn das Feld manuell bearbeitet wird. In Abhängigkeit von diesem Datum wird ein automatischer Termin generiert. Standard: 90 Tage Vorlauf. |
Aktuell außer Betrieb | Der Schalter kann genutzt werden, um nicht relevante Energieausweise in Übersichten auszufiltern. |
Die Ansicht Flächen-Abdeckung gibt z. B. Auskunft darüber, welcher Status der Flächenabdeckung für bestimmte Zeiträume besteht oder über welche Methode das gewählte TO mit der Fläche verknüpft ist. Per Kontextmenü können hieraus die verknüpften Energieausweise zur Ansicht geöffnet werden.
Die Ansicht Objekt-Abdeckung stellt die aggregierten Daten aus der Flächen-Abdeckung dar. Hierdurch lässt sich leichter ein Gesamtüberblick verschaffen. Per Kontextmenü können hieraus die verknüpften Energieausweise zur Ansicht geöffnet werden. Wenn eine Verknüpfung in der Ansicht nicht eindeutig ist, kann der betreffende Energieausweis über die zugehörige Detailansicht aufgerufen werden.
Im Katalog TO-Definition pflegen Sie für den Energieausweis zwei Definitionen: Energiebedarfsausweis und Energieverbrauchsausweis. Nutzen Sie hierbei die vorgenannten zwei Standard-Definitionen. Diese beinhalten bereits verschiedene nützliche Merkmale und werden über das Kontextmenü (per Rechtsklick) aufgerufen.
Vergeben Sie bei der manuellen Anlage eine freie Nummer und eine sinnvolle Bezeichnung. Die Definition wird für Energieausweise jeweils durch den Haken im jeweiligen Kontrollfeld im Register TO-Definition, Abschnitt Energieausweis definiert. Dieser ist lizenzabhängig aktiv.
Eine allgemeine Beschreiung der Felder finden Sie online im Kapitel Technische Objekte > Kataloge > TO-Definition.
Im Katalog Kontaktdaten (Hersteller) pflegen Sie Daten von Zulieferern oder Dienstleistern, welche Sie in Bezug zu einem Energieausweis ggf. kontaktieren müssten. Deren Auswahl ist dann möglich, wenn in dem technischen Objekt für einen Energieausweis als Herstellertyp Kontaktdaten gewählt ist.
Feld | Beschreibung |
Nummer | eindeutige Datensatznummer, Pflichtfeld |
Name | Name des Adressaten, Pflichtfeld |
Straße | Straße (ohne Hausnummer) |
Hausnummer | Hausnummer |
PLZ | Postleitzahl |
Ort | Ort |
Tel. 1 | Rufnummer |
Tel. 2 | 2. Rufnummer |
Tel. 3 | 3. Rufnummer |
Fax | Telefaxnummer |
E-Mail | E-Mail-Adresse |
Webseite | URL einer Webseite |
Notiz | Notizfeld |
Benutzen Sie bereits die Vertragsvorerfassung und das Outputmanagement (im Komfortpaket enthalten)?
Damit können Sie beim Archivieren ganz einfach einen bereits erfassten Energieausweis an die Vertragsunterlagen anhängen!
Wählen Sie dazu aus dem Auswahlmenü die gewünschte Option aus, der Energieausweis wird mit ggf. anderen Anlagen an den generierten Vertrag angefügt. Dabei erscheint ein Energieausweis immer direkt nach dem Vertrag, erst dann werden ggf. weitere Anlagen angehangen. Für die Zuordnung der Energieausweise selbst können Sie zudem eine Priorisierung vornehmen bzw. eine Auswahl treffen. Über die Prio-Varianten wird jeweils nur ein Energieausweis ermittelt: z. B. wird unter Prio Energiebedarfsausweis nur dieser, sofern vorhanden, ausgegeben. Ist er nicht vorhanden, wird alternativ der Energieverbrauchsausweis ausgegeben.
Die Suche nach einem Energieausweis wird dabei mit derselben Priorität, wie oben, durchgeführt:
Ein abgelaufenes oder deaktiviertes („außer Betrieb“) TO vom Typ Energieausweis wird nicht beachtet.
Bitte beachten Sie, dass nur nach Dokumenten vom Dokumenten-Typ Energieausweis gesucht wird.