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Flächen plus - Was brauche ich dazu?
Hauptansicht Fläche
Die Hauptansicht Fläche ermöglicht eine schnelle gruppen- und objektübergreifende Übersicht sämtlicher Flächen aus dem iX-Haus Flächenstamm inkl. der wesentlichen Stammdaten. Über die Sortier- und Gruppierungsfunktionen können die Daten einfach und individuell strukturiert angezeigt werden. Globale und Modulfilter erleichtern die gezielte Auswertung z. B. bestimmter Objekte oder Flächen mit bestimmten Eigenschaften. Per Doppelklick auf eine Fläche öffnen Sie die Detailansicht der Fläche Fläche (Erweitert). Ggf. vorhandene Daten zur Gebäudestruktur werden ebenfalls angezeigt.
Ansicht Fläche (Erweitert)
Die erweiterte Ansicht sammelt deutlich mehr Informationen aus unterschiedlichen Quellen und wertet die Flächenexistenz und Belegung stichtagsbezogen aus. Die Aufbereitung intelligenter Informationen zur Folgebelegung, zu Leerstandszeiträumen, Flächensollbeträgen und Flächengrößen kann bei größeren Datenmengen die Ladezeit verlängern. Die Nutzung eines Objektfilters kann die Auswertung optimieren.
Detailansicht Fläche (Erweitert)
Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz der Flächenübersicht gelangen Sie zur Detailansicht Fläche (Erweitert).
Register Fläche
In der Detailsicht finden Sie im Register Fläche neben den eigentlichen Flächendaten auch die aktuellen Zuordnungen, welche sich aus dem Vertragsmanagement ergeben, also aktueller Vertrag, zugeordnete Person und Mietsoll. Die Aufbereitung intelligenter Informationen zur folgebelegung, Leerstandszeiträumen, Flächensollbeträgen und Flächengrößen kann bei größeren Datenmengen die Ladezeit verlängern. Mit dem Objektflter können Sie die auswertung optimieren. Die einzelnen Bereiche der Ansicht können Sie mit der Maus nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Über die Angabe eines Stichtags ergibt sich die Möglichkeit, zeitabhängige Daten gezielt abzurufen. Dementsprechend werden Informationen zur aktuellen Belegung oder Leerstand, Leerstandsdauer, Folgevermietung, Größe der Fläche sowie Plan- und Marktmiete aufbereitet.
Für einen Wechsel der eine Personeninformation benötigt, muss auch eine Person ausgewählt werden. Das bedeutet, dass in der Detailansicht ein Vertrag mit einer aktiven Belegung ausgewählt sein muss. Absprünge sind aus der Listenansicht nicht möglich.
Beim Anlegen einer neuen Meldung wird automatisch immer der aktuelle Mieter, unabhängig von der aktuellen Auswahl, als Melder eingetragen.
Im Bereich Fläche werden die wesentlichen Stammdaten der Fläche strukturiert aufgelistet. Die Bereiche Person und Vertrag sind kontextabhängig und ändern sich mit beim Auswählen eines anderen Vertrags aus dem Bereich Vertrag. Im Bereich Verträge werden die Verträge der ausgewählten Fläche tabellarisch angezeigt. Zeiträume ohne Belegung werden als Leerstand dargestellt. Leerstandsbeginn und Leerstandsende werden angezeigt, wenn die Fläche zum ausgewählten Stichtag leer ist. Auf der rechten Seite können Bilder der Fläche angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass zuvor über das Register Multimedia Bilder eingelesen und zur Ansicht freigegeben worden sind. Über entsprechende Register lassen sich in diesem Bereich neben Bildern zur Fläche weitere Informationen zur Sollmiete (Plan-, Markt- und Istmiete) in Diagramm- und Tabellenform anzeigen. Sofern eine Fläche als Kostenstelle gebucht worden ist, werden die Kostenstellenbuchungen zu der Fläche ebenfalls aufgeführt.
Im Unterregister Miete wird im oberen Bereich eine grafische Darstellung der Entwicklung der Plan-, Markt- und Istmiete generiert. Diese können Sie als Grafik exportieren, sich als Vorschau anzeigen lassen oder drucken. Mit dem Mauscursor können Sie zur jeweiligen Position den zur Position gehörigen Wert mit Datumsbezug direkt abrufen. Im unteren Bereich finden Sie die Daten in einer Tabelle. Verfügbare Spalten: Datum, Marktmiete, Planmiete, Istmiete, Grösse, Grösse Einheit, Istmiete Gesamt, Planmiete*Grösse, Qm Istmiete, Qm Istmiete Einheit, Qm Marktmiete, Qm Marktmiete Einheit, Qm Planmiete und Qm Planmiete Einheit.
Das Unterregister Buchung (Fläche/Kostenstelle) stellt Buchungen tabellarisch dar, welche zur Fläche bzw. Kostenstelle bezogen gebucht wurden (Spaltenauswahl: Auftragsnummer, Auftragsbetreff, Kreditor, Datum, Bu-Nummer, Beleg-Nummer, Buchungsart, Buchungstext, Betrag, BuKopf, Gegenkonto, Gegenkonto Name, Gegenkonto Nummer, ID, Jahr, Konto, Lfd. Nr, LZ von, LZ bis, S/H. Die Betragsspalte wird automatisch summiert. Aus dem Grid können Sie die Daten drucken, kopieren oder exportieren.
Ein drittes Unterregister stellt Termine zur Fläche als Übersicht dar. Über einen Filter wechseln Sie zwischen allen Terminen oder nur Terminen aus Fläche plus. Hier können Sie auch neue Termine anlegen.
Register Suche Interessenten
Bei Einsatz der lizenzpflichtigen Interessentenverwaltung können Sie hier von einer Fläche ausgehend Interessenten zu dieser Fläche suchen.
Register Interessenten Status
Bei Einsatz der lizenzpflichtigen Interessentenverwaltung können Sie hier von einer Fläche ausgehend den Status schon zugeordneter Interessenten abfragen bzw. bearbeiten. Interessenten können von hier auch direkt angeschrieben werden.
Register Flurstücke
In diesem Register sind alle mit der jeweiligen Fläche verbundenen Flurstücke gelistet. Per Doppelklick kann von hier die Detailansicht eines Datensatzes geöffnet werden.
Leerstandsalarm
Mit dem Lizenzmodul Leerstandsalarm steht Ihnen ein hilfreiches Werkzeug zur Ermittlung und Kategorisierung von leerstehenden und voraussichtlich leerstehenden Mietflächen zur Verfügung. Leerstände können per frei definierbarer Regeln in einer Übersicht angezeigt und mit verschiedenen Prioritäten gekennzeichnet werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vermietungsaktivitäten auf den Leerständen zu erfassen und mit einem Klick Rückfragen per E-Mail an den Objektverantwortlichen zu senden. Vermarktungslink im Browser öffnen: Sofern ein Link hinterlegt wurde, kann über das Kontextmenü der Übersicht die entsprechende Webseite direkt aufgerufen werden.
Im Register Historie können Änderungen an der Vermietungsaktivität nachvollzogen werden. Diese Änderungen werden ebenfalls in der Historie der zugehörigen Fläche angezeigt.
Katalog Alarm-Prioritäten
In diesem Katalog werden die verschiedenen Prioritäten definiert. Im Standard sind drei Stufen vorgegeben. Jeder Stufe kann eine Farbe zugeordnet werden, welche in der Ansicht Leerstandsalarm in der Spalte Leerstandsalarm Priorität als Füllfarbe genutzt wird. Wichtig hierbei: Die höchste Priorität muss die mit der Priorität eins sein!
Katalog Alarmregeln
In diesem Katalog definieren Sie Regeln, um Leerstände zu ermitteln, indem Sie Kriterien festlegen, unter denen die einzelnen Regeln greifen.
Abb. 1: Beispiel für Definition von Alarmregeln für den Leerstand
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Regel Nr. | Eingabe einer Regelnummer Regeln werden beginnend bei der höchsten Regelnummer abgearbeitet. Greifen mehrere Regeln bei ein und derselben Fläche, so wird die Regel mit der kleinsten Nummer auf der Fläche vermerkt. |
Bezeichnung | Bezeichnung für die Alarmregel |
Anzeigetyp | Gibt an, ob es einen Vor- oder Nachlauf für die Regel geben soll (Auswahl: Vor Leerstandsbeginn bzw. Nach Leerstandsbeginn). In der Regel ist es sinnvoll, Leerstände bzw. erwartete Leerstände mit einem Vorlauf anzeigen zu lassen. Für leerstehende Flächen mit geringer Bedeutung kann ein Nachlauf sinnvoll sein, so kann man beispielsweise Stellplätze erst anzeigen lassen, wenn diese länger als drei Monate leer stehen. |
Vor-/Nachlauf (Tage) | Über diese Eingabe kann ein Leerstand bereits als Leerstand angezeigt werden, sofern dieser z. B. erst in 60 Tagen beginnt. In dem o.g. Beispiel (s. Abb. 1) würden Gewerbeflächen also 180 Tage vor dem Leerstand bzw. erwarteten Leerstand im Leerstandsalarm angezeigt. |
Erste Priorität | Eingabe der niedrigsten Priorität, bei der die Regel beginnen soll. |
Letzte Priorität | Soll die Priorität schrittweise ansteigen, erfolgt hier die Eingabe der Priorität, die als höchste Stufe für diese Regel gelten soll. Ohne Angabe einer letzten Priorität gilt die zuerst angegeben auch als letzte Priorität. |
Priorität wechseln (Tage) | Festlegung, nach wie vielen Tage ein Wechsel in die nächste Priorität stattfinden soll. Gibt es zwischen der ersten und letzten Priorität noch weitere, so werden die Prioritäten schrittweise durchlaufen. |
Kriterien | Möglichkeit zu definieren, welche Bedingungen für die Fläche gelten müssen, damit die Regel auf einer Fläche tatsächlich einen Alarm auslöst. Die Kriterien können dabei beliebig komplex definiert, Bedingungen mit UND oder ODER verknüpft und auch Gruppen gebildet werden (siehe Beispiel Abb. 2). Es empfiehlt sich, insbesondere in der Einstiegsphase mit überschaubaren Kriterien zu starten. |
Beispiel: Sie möchten als Kriterium alle Gewerbeflächen (Flächenarten 001 sowie 002) festlegen, sofern diese größer oder gleich 200 Einheiten (also i. d. R. m²) sind oder eine Planmiete von größer oder gleich 12 Euro / Einheit haben.
Abb. 2: Beispiel für Definition von Kriterien für Alarmregeln
Tabellarische Übersicht Leerstands-Alarm
In der Übersicht der ermittelten Leerstände werden neben den Daten zu den Flächen zusätzlich noch die Prioritätsstufe und die Bezeichnung der Regel angezeigt, weiterhin Daten zu den aktuellen Vermietungsaktivitäten (letzte Aktivität, erwarteter Vertragsbeginn, Wahrscheinlichkeit der Vermietung sowie ein Notizfeld).
Dialog Vermietungsaktivitäten
Der Dialog ermöglicht im Register Vermietungsaktivität die Darstellung der Vermietungsaktivität der zugrundeliegenden Fläche. Hierzu dienen die Datumsfelder Letzte Aktivität am und Erwarteter Vertragsbeginn, ein Schieberegler zur eingeschätzten Wahrscheinlichkeit der Vermietung (%), das Kontrollfeld In der Vermarktung und ein Feld für den Link zur Vermarktung sowie ein Notiz-Feld.
Im Register Historie können Sie frühere Aktionen zur Vermarktung der Fläche abrufen.
Register Beschriebe
Das Register Beschriebe ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Hier werden Daten aus einem ggf. eingerichteten Flächenbeschrieb angezeigt.
Register Suche Interessenten
Das Register Suche Interessenten ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Es steht im Rahmen der lizenzierten Interessentenverwaltung zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Start Datum (der Suche) | Auswahl Datum |
Suche Interessenten | Schaltfläche |
Gefundene passende Interessenten | Tabellarische Darstellung der Suchergebnisse |
Zeige alle Suchergebnisse | Checkbox |
Interessent öffnen | |
Interessenten merken | |
Ansichtseinstellungen zurücksetzen | |
Druck Vorschau |
Register Interessenten Status
Das Register Interessenten Status ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Es steht im Rahmen der lizenzierten Interessentenverwaltung zur Verfügung.