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Flächen plus
Was mache ich hier?
Das Modul bietet einen kompakten Überblick über alle wichtigen Daten und Vorgänge zu einer Fläche. Neben gruppen- und objektübergreifenden Übersichten können Sie pro Fläche eine strukturierte Detailsicht aufrufen. Die Flächendaten werden hier angezeigt und sind meist nicht zu verändern. Neben Flächendaten sind auch hierzu ermittelte Informationen verfügbar, z. B. aktuelle Flächenbelegung, Termine oder über den Objektstamm zugeordnete Kreditoren. Daten wie Notizen, Multimedia-Dateien und Termine können auch in diesem Modul zusätzlich erfasst werden. Der Wechsel in die Module Objekte plus und Personen plus ist direkt möglich. Zur ausgewählten Fläche lassen sich außerdem direkt Meldungen und Aufträge (sofern lizenziert) erfassen oder die Vermarktung einstellen. Die lizenzpflichtigen Module Leerstandsalarm, Interessentenverwaltung sowie Funktionen der Teamverwaltung sind ebenfalls in Flächen plus integriert.
Wie mache ich es?
Ausgewählte Flächendaten ändern
Mit der Funktion Ausgewählte Flächendaten ändern im Kontextmenü der Übersicht Fläche plus/erweitert hat ein Benutzer mit S-Rechten die Möglichkeit, folgende Flächendaten zu ändern oder auch zu löschen:
keine VermarktungPlZ OrtStrasse NrErlösschmälerungPauschalen-Regelung ignorierenLage/Beschreibung 1-3HeizkostendienstKundennummerOrdnungsnummer(nur änderbar, wenn genau eine Fläche markiert ist)Verbrauchsinformation (EED)(LizenzOn-Site-Role)- Flächenbeschriebe
Per Mehrfachauswahl ist es zusätzlich möglich, Daten über mehrere Flächen gesammelt zu ändern. Insbesondere für die Arbeit mit dem Modul Mietspiegel plus ist die gesammelte Änderung von Flächenbeschrieben eine hilfreiche Funktion.
Diese Funktion sollte sehr sorgfältig genutzt werden, damit es nicht zu unerwünschten Ergebnissen kommt. Vor der Auswahl der zu ändernden Flächen empfiehlt sich eine Filterung über die Modulfilter, um z. B. nur Flächen eines einzelnen Gebäudes auszuwählen und anschließend zu ändern.
Stichtag
Über die Funktion Stichtag können Sie in der Ansicht Fläche (Erweitert) ein Bezugsdatum für die zeitabhängigen Daten einstellen. Die Ansicht ermöglicht somit eine Sicht auf die Historie, den aktuellen Stand und in die Zukunft. Wird als Stichtag nicht das aktuelle Tagesdatum genutzt, werden folgende Spalten hiervon abhängig neu berechnet: akt. Belegung, Leerstandsbeginn, Leerstandsende, Folgevermietung, Größe, Planmiete und Marktmiete.
Vermietungsaktivität anlegen/ändern
Zugang: Flächen plus > Leerstandsalarm > Kontextmenü
In der Ansicht Leerstandsalarm kann kann eine Vermietungsaktivität erstellt und geändert werden. Der Dialog enthält zusätzlich ein Register Historie für Änderungen der Vermietungsaktivität. Die Änderungen werden ebenfalls in der Historie der Fläche angezeigt. Die Vermietungsaktivitäten werden automatisch entfernt, sobald ein Vertragsbeginn zu einer Fläche eingegeben wird. So wird verhindert, dass bei zukünftig erneuten Leerständen historische Vermietungsaktivitäten angezeigt werden.
- Wählen Sie in der Ansicht zur gewünschten Fläche über das Kontextmenü
Vermietungsaktivität. - Der Dialog
Vermietungsaktivitätenwird geöffnet. Geben Sie die Parameter ein. - Speichern Sie mit
OK.
Anfrage zur Aktualisierung der Vermietungsaktivitäten
Zugang: Flächen plus > Leerstandsalarm > Kontextmenü
Sie können über die Anfrage zur Aktualisierung der Vermietungsaktivitäten eine standardisierte E-Mail an den Objektverantwortlichen erzeugen. Dazu müssen vorab in iX-Haus unter Fachadministration > Systemeinstellungen Datenbanken > LEERSTANDSALARMTEAMS ein oder mehrere Teams ausgewählt werden. Für die E-Mail-Funktion muss zudem der Zugriff auf das E-Mailprogramm eingerichtet sein. Nur Objektverantwortliche, die diesen gewählten Teams angehören, erhalten die erzeugten E-Mail. Anfragen zur Aktualisierung werden dabei automatisch mit einem Standardtext versendet.
- Wählen Sie in der Ansicht zur gewünschten Fläche über das Kontextmenü
Anfrage zur Aktualisierung der Vermietungsaktivitäten. - ….
Rückfrage zu Vermietungsaktivitäten
Flächen plus > Leerstandsalarm > Kontextmenü
Sie können über Rückfrage zur Vermietungsaktivität eine individuelle E-Mail an den Objektverantwortlichen erzeugen. Dazu müssen vorab in iX-Haus unter Fachadministration > Systemeinstellungen Datenbanken > LEERSTANDSALARMTEAMS ein oder mehrere Teams ausgewählt werden. Für die E-Mail-Funktion muss zudem der Zugriff auf das E-Mailprogramm eingerichtet sein. Nur Objektverantwortliche, die diesen gewählten Teams angehören, erhalten die erzeugten E-Mail. Bei Auswahl der Funktion Rückfrage zur Vermietungsaktivität öffnet sich eine neue E-Mail mit Textmuster.
Beispiel:
Betreff:
„Objekt 99001 CredoCarree Ratingen, Fläche 09003 Kellerraum 3, zu Vermietungsaktivitäten“
Mailtext:
„Hallo Peter Müller,
der iX-Haus Benutzer HolgerLeibling (Nummer 002) bittet um Aktualisierung der Vermietungsaktivitäten zu Objekt 99001 Credo Carree Ratingen, Fläche [09003] Kellerraum3 (Keller/Lagerraum).“
Leerstand aufgrund einer Kündigungswahrscheinlichkeit eintragen
Sie können im iX-Haus Vertragsmanagement zu einem laufenden Vertrag Kündigungswahrscheinlichkeiten erfassen. Konkret umfasst dieses die Zuordnung frei definierbarer Katalogfelder (Kündigungswahrscheinlichkeiten sehr hoch, hoch etc.), das erwartete Leerstandsdatum und ergänzende Notizen. Diese Verträge bzw. Flächen können auch im Leerstandsalarm angezeigt werden, um zu erwartende Leerstandsrisiken im Blick zu halten. Dazu muss eine Alarmregel anlegt werden, die über ihre Kriterien-Definition das vertragsbezogene Feld Kündigungswahrscheinlichkeit auswertet – dieses kann nach Bedarf mit weiteren Bedingungen kombiniert werden.
Abb.: Beispiel für Alarmregeln unter Berücksichtigung einer Kündigungswahrscheinlichkeit
Das Datum, für wann die Kündigung erwartet wird, wird dabei als Tag des Leerstands interpretiert. Bei der Alarmregel ist der Wert des Vor-/Nachlaufs dann auf dieses Datum bezogen (analog zum Leerstandsbeginn).
Was brauche ich dazu?
Hauptansicht Fläche
Die Hauptansicht Fläche ermöglicht eine schnelle gruppen- und objektübergreifende Übersicht sämtlicher Flächen aus dem iX-Haus Flächenstamm inkl. der wesentlichen Stammdaten. Über die Sortier- und Gruppierungsfunktionen können die Daten einfach und individuell strukturiert angezeigt werden. Globale und Modulfilter erleichtern die gezielte Auswertung z. B. bestimmter Objekte oder Flächen mit bestimmten Eigenschaften. Per Doppelklick auf eine Fläche öffnen Sie die Detailansicht der Fläche Fläche (Erweitert). Ggf. vorhandene Daten zur Gebäudestruktur werden ebenfalls angezeigt.
Ansicht Fläche (Erweitert)
Die erweiterte Ansicht sammelt deutlich mehr Informationen aus unterschiedlichen Quellen und wertet die Flächenexistenz und Belegung stichtagsbezogen aus. Die Aufbereitung intelligenter Informationen zur Folgebelegung, zu Leerstandszeiträumen, Flächensollbeträgen und Flächengrößen kann bei größeren Datenmengen die Ladezeit verlängern. Die Nutzung eines Objektfilters kann die Auswertung optimieren.
Detailansicht Fläche (Erweitert)
Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz der Flächenübersicht gelangen Sie zur Detailansicht Fläche (Erweitert).
Register Fläche
In der Detailsicht finden Sie im Register Fläche neben den eigentlichen Flächendaten auch die aktuellen Zuordnungen, welche sich aus dem Vertragsmanagement ergeben, also aktueller Vertrag, zugeordnete Person und Mietsoll. Die Aufbereitung intelligenter Informationen zur folgebelegung, Leerstandszeiträumen, Flächensollbeträgen und Flächengrößen kann bei größeren Datenmengen die Ladezeit verlängern. Mit dem Objektflter können Sie die auswertung optimieren. Die einzelnen Bereiche der Ansicht können Sie mit der Maus nach Bedarf vergrößern oder verkleinern. Über die Angabe eines Stichtags ergibt sich die Möglichkeit, zeitabhängige Daten gezielt abzurufen. Dementsprechend werden Informationen zur aktuellen Belegung oder Leerstand, Leerstandsdauer, Folgevermietung, Größe der Fläche sowie Plan- und Marktmiete aufbereitet.
Für einen Wechsel der eine Personeninformation benötigt, muss auch eine Person ausgewählt werden. Das bedeutet, dass in der Detailansicht ein Vertrag mit einer aktiven Belegung ausgewählt sein muss. Absprünge sind aus der Listenansicht nicht möglich.
Beim Anlegen einer neuen Meldung wird automatisch immer der aktuelle Mieter, unabhängig von der aktuellen Auswahl, als Melder eingetragen.
Im Bereich Fläche werden die wesentlichen Stammdaten der Fläche strukturiert aufgelistet. Die Bereiche Person und Vertrag sind kontextabhängig und ändern sich mit beim Auswählen eines anderen Vertrags aus dem Bereich Vertrag. Im Bereich Verträge werden die Verträge der ausgewählten Fläche tabellarisch angezeigt. Zeiträume ohne Belegung werden als Leerstand dargestellt. Leerstandsbeginn und Leerstandsende werden angezeigt, wenn die Fläche zum ausgewählten Stichtag leer ist. Auf der rechten Seite können Bilder der Fläche angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass zuvor über das Register Multimedia Bilder eingelesen und zur Ansicht freigegeben worden sind. Über entsprechende Register lassen sich in diesem Bereich neben Bildern zur Fläche weitere Informationen zur Sollmiete (Plan-, Markt- und Istmiete) in Diagramm- und Tabellenform anzeigen. Sofern eine Fläche als Kostenstelle gebucht worden ist, werden die Kostenstellenbuchungen zu der Fläche ebenfalls aufgeführt.
Im Unterregister Miete wird im oberen Bereich eine grafische Darstellung der Entwicklung der Plan-, Markt- und Istmiete generiert. Diese können Sie als Grafik exportieren, sich als Vorschau anzeigen lassen oder drucken. Mit dem Mauscursor können Sie zur jeweiligen Position den zur Position gehörigen Wert mit Datumsbezug direkt abrufen. Im unteren Bereich finden Sie die Daten in einer Tabelle. Verfügbare Spalten: Datum, Marktmiete, Planmiete, Istmiete, Grösse, Grösse Einheit, Istmiete Gesamt, Planmiete*Grösse, Qm Istmiete, Qm Istmiete Einheit, Qm Marktmiete, Qm Marktmiete Einheit, Qm Planmiete und Qm Planmiete Einheit.
Das Unterregister Buchung (Fläche/Kostenstelle) stellt Buchungen tabellarisch dar, welche zur Fläche bzw. Kostenstelle bezogen gebucht wurden (Spaltenauswahl: Auftragsnummer, Auftragsbetreff, Kreditor, Datum, Bu-Nummer, Beleg-Nummer, Buchungsart, Buchungstext, Betrag, BuKopf, Gegenkonto, Gegenkonto Name, Gegenkonto Nummer, ID, Jahr, Konto, Lfd. Nr, LZ von, LZ bis, S/H. Die Betragsspalte wird automatisch summiert. Aus dem Grid können Sie die Daten drucken, kopieren oder exportieren.
Ein drittes Unterregister stellt Termine zur Fläche als Übersicht dar. Über einen Filter wechseln Sie zwischen allen Terminen oder nur Terminen aus Fläche plus. Hier können Sie auch neue Termine anlegen.
Register Suche Interessenten
Bei Einsatz der lizenzpflichtigen Interessentenverwaltung können Sie hier von einer Fläche ausgehend Interessenten zu dieser Fläche suchen.
Register Interessenten Status
Bei Einsatz der lizenzpflichtigen Interessentenverwaltung können Sie hier von einer Fläche ausgehend den Status schon zugeordneter Interessenten abfragen bzw. bearbeiten. Interessenten können von hier auch direkt angeschrieben werden.
Register Flurstücke
In diesem Register sind alle mit der jeweiligen Fläche verbundenen Flurstücke gelistet. Per Doppelklick kann von hier die Detailansicht eines Datensatzes geöffnet werden.
Leerstandsalarm
Mit dem Lizenzmodul Leerstandsalarm steht Ihnen ein hilfreiches Werkzeug zur Ermittlung und Kategorisierung von leerstehenden und voraussichtlich leerstehenden Mietflächen zur Verfügung. Leerstände können per frei definierbarer Regeln in einer Übersicht angezeigt und mit verschiedenen Prioritäten gekennzeichnet werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vermietungsaktivitäten auf den Leerständen zu erfassen und mit einem Klick Rückfragen per E-Mail an den Objektverantwortlichen zu senden. Vermarktungslink im Browser öffnen: Sofern ein Link hinterlegt wurde, kann über das Kontextmenü der Übersicht die entsprechende Webseite direkt aufgerufen werden.
Im Register Historie können Änderungen an der Vermietungsaktivität nachvollzogen werden. Diese Änderungen werden ebenfalls in der Historie der zugehörigen Fläche angezeigt.
Katalog Alarm-Prioritäten
In diesem Katalog werden die verschiedenen Prioritäten definiert. Im Standard sind drei Stufen vorgegeben. Jeder Stufe kann eine Farbe zugeordnet werden, welche in der Ansicht Leerstandsalarm in der Spalte Leerstandsalarm Priorität als Füllfarbe genutzt wird. Wichtig hierbei: Die höchste Priorität muss die mit der Priorität eins sein!
Katalog Alarmregeln
In diesem Katalog definieren Sie Regeln, um Leerstände zu ermitteln, indem Sie Kriterien festlegen, unter denen die einzelnen Regeln greifen.
Abb. 1: Beispiel für Definition von Alarmregeln für den Leerstand
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Regel Nr. | Eingabe einer Regelnummer Regeln werden beginnend bei der höchsten Regelnummer abgearbeitet. Greifen mehrere Regeln bei ein und derselben Fläche, so wird die Regel mit der kleinsten Nummer auf der Fläche vermerkt. |
Bezeichnung | Bezeichnung für die Alarmregel |
Anzeigetyp | Gibt an, ob es einen Vor- oder Nachlauf für die Regel geben soll (Auswahl: Vor Leerstandsbeginn bzw. Nach Leerstandsbeginn). In der Regel ist es sinnvoll, Leerstände bzw. erwartete Leerstände mit einem Vorlauf anzeigen zu lassen. Für leerstehende Flächen mit geringer Bedeutung kann ein Nachlauf sinnvoll sein, so kann man beispielsweise Stellplätze erst anzeigen lassen, wenn diese länger als drei Monate leer stehen. |
Vor-/Nachlauf (Tage) | Über diese Eingabe kann ein Leerstand bereits als Leerstand angezeigt werden, sofern dieser z. B. erst in 60 Tagen beginnt. In dem o.g. Beispiel (s. Abb. 1) würden Gewerbeflächen also 180 Tage vor dem Leerstand bzw. erwarteten Leerstand im Leerstandsalarm angezeigt. |
Erste Priorität | Eingabe der niedrigsten Priorität, bei der die Regel beginnen soll. |
Letzte Priorität | Soll die Priorität schrittweise ansteigen, erfolgt hier die Eingabe der Priorität, die als höchste Stufe für diese Regel gelten soll. Ohne Angabe einer letzten Priorität gilt die zuerst angegeben auch als letzte Priorität. |
Priorität wechseln (Tage) | Festlegung, nach wie vielen Tage ein Wechsel in die nächste Priorität stattfinden soll. Gibt es zwischen der ersten und letzten Priorität noch weitere, so werden die Prioritäten schrittweise durchlaufen. |
Kriterien | Möglichkeit zu definieren, welche Bedingungen für die Fläche gelten müssen, damit die Regel auf einer Fläche tatsächlich einen Alarm auslöst. Die Kriterien können dabei beliebig komplex definiert, Bedingungen mit UND oder ODER verknüpft und auch Gruppen gebildet werden (siehe Beispiel Abb. 2). Es empfiehlt sich, insbesondere in der Einstiegsphase mit überschaubaren Kriterien zu starten. |
Beispiel: Sie möchten als Kriterium alle Gewerbeflächen (Flächenarten 001 sowie 002) festlegen, sofern diese größer oder gleich 200 Einheiten (also i. d. R. m²) sind oder eine Planmiete von größer oder gleich 12 Euro / Einheit haben.
Abb. 2: Beispiel für Definition von Kriterien für Alarmregeln
Tabellarische Übersicht Leerstands-Alarm
In der Übersicht der ermittelten Leerstände werden neben den Daten zu den Flächen zusätzlich noch die Prioritätsstufe und die Bezeichnung der Regel angezeigt, weiterhin Daten zu den aktuellen Vermietungsaktivitäten (letzte Aktivität, erwarteter Vertragsbeginn, Wahrscheinlichkeit der Vermietung sowie ein Notizfeld).
Dialog Vermietungsaktivitäten
Der Dialog ermöglicht im Register Vermietungsaktivität die Darstellung der Vermietungsaktivität der zugrundeliegenden Fläche. Hierzu dienen die Datumsfelder Letzte Aktivität am und Erwarteter Vertragsbeginn, ein Schieberegler zur eingeschätzten Wahrscheinlichkeit der Vermietung (%), das Kontrollfeld In der Vermarktung und ein Feld für den Link zur Vermarktung sowie ein Notiz-Feld.
Im Register Historie können Sie frühere Aktionen zur Vermarktung der Fläche abrufen.
Register Beschriebe
Das Register Beschriebe ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Hier werden Daten aus einem ggf. eingerichteten Flächenbeschrieb angezeigt.
Register Suche Interessenten
Das Register Suche Interessenten ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Es steht im Rahmen der lizenzierten Interessentenverwaltung zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Start Datum (der Suche) | Auswahl Datum |
Suche Interessenten | Schaltfläche |
Gefundene passende Interessenten | Tabellarische Darstellung der Suchergebnisse |
Zeige alle Suchergebnisse | Checkbox |
Interessent öffnen | |
Interessenten merken | |
Ansichtseinstellungen zurücksetzen | |
Druck Vorschau |
Register Interessenten Status
Das Register Interessenten Status ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Es steht im Rahmen der lizenzierten Interessentenverwaltung zur Verfügung.
Register Verantwortliche
Das Register Interessenten Status ist Bestandteil der Detailansicht Fläche (Erweitert). Es steht im Rahmen des lizenzierten Komfortpaket und einer eingerichteten Teamverwaltung zur Verfügung.
Administration
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PlusLeerstandsalarmTeams | Hier hinterlegen Sie Teams, die E-Mailbenachrichtigungen aus iX-Haus plus Leerstandsalarm erhalten. |