Es existieren Möglichkeiten, um die Datenerfassung zu vereinfachen.
Im Katalog Heizkreis Defaultwerte kann für nahezu alle Felder ein Default-Wert hinterlegt werden. Beim Anlegen eines neuen Heizkreises werden diese Werte automatisch verwendet.
Darüber hinaus bietet die Funktion Datenübernahme Heizkreise die Option, Heizkreise automatisch anlegen zu lassen. Wenn Sie bereits mit dem bisherigen Heizkostenmodul gearbeitet haben, werden die im Flächenstamm hinterlegten Daten verwendet, um damit entsprechende Heizkreise aufzubauen. Bei der automatisierten Anlage wird ebenfalls der Katalog Heizkreis Defaultwerte berücksichtigt.
Als dritte Möglichkeit besteht eine Copy/Paste-Funktion. Hier kann ein Heizkreis als Quelle ausgewählt und die Funktion Heizkreis Daten kopieren ausgeführt werden. In einem zweiten Schritt können die Zielheizkreise markiert und die Funktion Heizkreis Daten einfügen aufgerufen werden. Mit dieser Funktion werden nur die Werte kopiert, die bei unterschiedlichen Heizkreisen auch identisch sein können. Die Daten zum Objekt, zur Fläche oder zur Liegenschaft werden dabei nicht berücksichtigt. Bei den Umlageschlüsseln, die grundsätzlich einen Objektbezug besitzen, wird basierend auf der Nummer automatisch ein passender Umlageschüssel zum aktuellen Objekt eingetragen.
A-Satz gesendet, der in iX-Haus plus importiert werden kann.L/M- und optional auch einen B/K-Datensatz an den Heizkostendienst geschickt werden. D-Satz und ein W-Satz (nur ARGE 2.1) gesendet, optional auch ein E898-Datensatz, welche wiederum importiert werden können.
Zur Neuanlage wählen Sie die Funktion Neu.
Zur automatisierten Anlage von Heizkreisen auf Basis des älteren Heizkosten-Moduls in iX-Haus wählen Sie die Funktion Datenübernahme Heizkreise.
Aus der Übersicht der Heizkreise können Sie die Funktion Datenübernahme Heizkreise aufrufen. Diese Funktion ist für alle Anwender interessant, die bereits mit der bisherigen Heizkostschnittstelle in iX-Haus gearbeitet haben und für die im Modul Flächenstamm im Register Heizkosten Messdienst, Ordnungsbegriff und Kundennummer hinterlegt sind.
Über die Funktion werden diese Daten analysiert und anhand der ersten neun Ziffern des Ordnungsbegriffs die Liegenschaftsnummer erkannt und damit den Heizkreis erstellt.
Im Anschluss müssen die Daten nur noch ergänzt werden und sollten im besten Fall ohne großen Aufwand über das neue Modul in iX-Haus plus verwendet werden können.
Nach dem Initiieren der Heizkreise müssen die Objekte und Flächen dem Heizkostendienstleister bzw. Messdienst bekannt gemacht werden. Für diese erste Datenlieferung gibt es kein von der ARGE spezifiziertes Datenformat. Daher erzeugt iX-Haus hier eine Exceldatei, die weitestgehend dem späteren Aufbau des A-Satzes entspricht mit weiteren Details ergänzt wird.
Die Funktion unterstützt eine Mehrfachauswahl und erzeugt dann für jeden Heizkreis eine eigene Mappe in Excel sowie eine Gesamtliste mit allen Heizkreisen je Heizkostendienstleister bzw. Messdienst.
Auf der Basis der Anforderungsdatei liefert der Heizkostendienstleister einen A-Satz.
Mit dieser Funktion werden alle derzeit unterstützten Datensätze importiert. Die ASCII-Daten der Dateien werden Zeile für Zeile eingelesen und die Datenstruktur analysiert. Dabei werden die ARGE-Versionen 2.1, 3.07 und 3.08 unterstützt. Für andere Datensätze oder Datensätze mit einer nicht unterstützten Version wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
A-Satz
Beim Einlesen eines A-Satzes werden die Daten im Heizkreis und im Flächenstamm ergänzt. Damit erhält jede Fläche vom Heizkostendienst eine eindeutige Ordnungsnummer, die für die zukünftige Kommunikation verwendet wird.
Werden Daten für eine Liegenschaftsnummer ermittelt, die keinem Heizkreis zugeordnet ist und die betreffende Fläche ist auch keinem Heizkreis zugeordnet, wird beim Einlesen eines A-Satzes automatisch ein neuer Heizkreis angelegt. Bei einer bekannten Liegenschaftsnummer führt ein solcher Fall zu einer Fehlermeldung, so dass ein manuell aufgebauter Heizkreis nicht automatisch nachträglich verändert werden kann.
D-Satz / W-Satz
Beim Einlesen eines D- oder W-Satzes werden die Verbrauchsinformationen in denen im Heizkreis hinterlegten Umlageschlüsseln gespeichert. Nach dem Einlesen können die Daten in der Liste HKD Verbrauch genauer eingesehen werden.
E898-Satz
Beim Einlesen des E898-Satzes wird erwartet, dass sich die verknüpften Anlagen im gleichen Verzeichnis wie die Datei mit den E898-Sätzen befindet. Die Daten werden für die weitere Verarbeitung in der Datenbank gespeichert und die Dateien werden in dem fest vorgegebenen Pfad <ix-Haus>\data\Obj<ObjektNr>\Jahr<Abrechungsjahr>\<Dateiname> abgelegt. Die Einrichtung für E898 ist lizenzabhängig.
Es werden die Daten die Datensätze L (Liegenschaft) und M (Mieter/Nutzer) gesammelt und eine Datei entsprechend der ARGE-Spezifikation erzeugt. Wichtig ist, dass vor dem Erzeugen des L/M-Satzes das Abrechnungsjahr im Heizkreis korrekt eingestellt wird.
In der Version Arge 3.0x wird beim Erzeugen eines M-Satzes für eine WEG mit Eigennutzung der Nutzer automatisch als Eigentümer eingetragen (KennzeichenAdressfeld=2). Bei Sondereigentumsverwaltungen (KennzeichenAdressfeld=3) wird als Nutzer der Mieter und als Eigentümer der WEG-Eigentümer eingetragen.
Es werden die Daten der Datensätze K und B gesammelt und eine Datei entsprechend den Vorgaben erzeugt. Wichtig ist, dass vor dem Erzeugen des B/K-Satzes das Abrechnungsjahr im zugehörigen Heizkreis korrekt eingestellt wird.
Mittels dieser Funktion werden die betreffenden Dateien direkt per API an die jeweiligen Heizkostendienstleister gesendet. Für diese Funktion wird eine Lizenz benötigt.
Mittels dieser Funktion werden die betreffenden Dateien direkt per API an die jeweiligen Heizkostendienstleister gesendet. Für diese Funktion wird eine Lizenz benötigt.
Das Modul Heizkosten plus bietet Validierungen der Daten an. Über die Funktion Prüfe Status werden die wichtigsten Felder per Prüflauf untersucht und mögliche Fehler angezeigt.
Teile dieser Prüfung werden ebenfalls automatisch vor einem Export der Daten ausgeführt, damit wird sichergestellt, dass erforderlichen Daten auch vorhanden sind.
Mit der Funktion können in iX-Haus Beteiligungskreise für einen Heizkreis automatisch angelegt werden.
Als Vorbereitung wird im Heizkreis eine Beteiligungskreisnummer eintragen, die pro Objekt in iX-Haus eindeutig sein muss. Überlappungen mit anderen Heizkreisen oder vorhandenen Beteiligungskreisen werden beim Speichern erkannt und als Fehler angezeigt. Sofern alle benötigten Daten wie Liegenschaftsnummer und die Flächen erfasst wurden, können die Beteiligungskreise angelegt werden. Der Heizkreis und Beteiligungskreis werden dabei intern verbunden, so dass Änderungen in der Flächenzuordnung oder den Flächendaten eines Heizkreises automatisch an den Beteiligungskreis übertragen werden.