iX-Haus plus Schnittstellen - Was brauche ich dazu?

Hiermit können Aufträge mit einer Auftragsposition in iX-Haus plus importiert werden.

Der Import freier Beteiligungskreise ist lizenzunabhängig.

Mit der Lizenz Featurepaket 20.22 werden für den Import dynamischer und kombinierter Beteiligungskreise die zusätzlichen Felder Flächenarten und Objektstruktur zur Verfügung gestellt.

Beim Stammdatenimport für Flächen können auch Daten zum qualifizierten Leerstand importiert werden. Zur Darstellung und Auswertung existieren die Spalten Leerstandtermin, Leerstandgrund, Voraussichtlich verfügbar und Leerstandstermin_Bemerkung. Weiterhin wird beim Import eines Leerstandstermins auf die aktuelle Belegung geprüft. Bisher wurde hier ein Fehler ausgegeben und der Import gestoppt. Zukünftig wird an dieser Stelle ein Hinweis erfolgen und der Import wird trotz dessen durchgeführt. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn z. B. über den Serienimport mit Hilfe des Flächenimports ein neuer Leerstandstermin gesetzt wird und im anschließenden Vertragsimports das Vertragsende entsprechend angepasst wird.

Feldliste, wenn nicht anders benannt, enthalten die Felder Text

Beim Stammdatenimport bzgl. Kreditoren oder Gewerken ist eine manuelle Prüfung bzw. Aktualisierung des Status einer vorhandenen Freistellungsbescheinigung erforderlich. Details hierzu finden Sie im Kapitel Kataloge > Abschnitt Katalog Gewerke.

Über den XML-Meldungsimport (in iX-Haus im Menü unter Dienstprogramme → Schnittstellen → Weitere Schnittstellen) können Meldungsdaten aus XML-Dateien aus einem vordefinierten Ordner importiert werden. Der Import kann zudem über eine Batch-Datei gestartet werden, die aus dem iX-Haus-Ordner gestartet werden muss. Für einen regelmäßigen Import kann die Batch-Datei auch als geplante Aufgabe unter Windows eingerichtet und automatisch ausgeführt werden. Details siehe doku_ix-haus_meldungsimport_xml_struktur.pdf im Doku-Verzeichnis.

Für den Objekt-Import können im Zuge der Zuordnung mehrerer Kundennummern in der Objektauswahl pro Kreditor und Objekt mehrere Kundennummern pro Objekt importiert werden. Für den Einsatz mehrerer Kundennummern pro Objekt wird die Lizenz Featurepaket 20.23 benötigt.

Im Zuge der sicheren und komfortablen Neuanlage einer Gruppe in der Gruppenverwaltung wird beim Objekt-Import auf neue Gruppenvorgaben bzgl. Objektnummern u. Objekttyp sowie Systemeinstellungen bzgl. Erfolgs- und Steuermodell geprüft.

Beim Objektstruktur-Import können als Typ und untergeordneter Typ einerseits Kürzel (z. B. GB = Gebäude, GBT = Gebäudeteil, GS = Geschoss) verwendet werden, anderseits kann auch die Beteiligungskreistyp-Nummer aus der iX-Haus Beteiligungskreisdefinition importiert werden. Die Kürzel sind dabei variabel und werden im Katalog definiert.

Änderung von Personentypen nach dem Anlegen ist zulässig, solange noch keine abhängigen Daten wie Vertragssollbeträge oder Buchungen erfasst wurden. Die Prüfung ist identisch zu der Prüfung, die bei der manuellen Änderung des Personentyps direkt im Personenstamm erfolgt.

Die zwei Spalten Anrede1(1) und Anrede2(1) sind nur dann aktiv, wenn die Neuanlage im Modul Partner aktiviert ist. Dadurch können Rollen mit zwei Partnern mit Rollenanreden wie „Herr und Frau“ oder „Frau und Herr“ korrekt importiert werden. Die Rollenanrede wird in der bereits vorhandenen Spalte Anrede(1) eingetragen.

Der Fokus dieser Beschreibung liegt auf den Besonderheiten beim Importieren von Projekten. Eine wichtige Rolle spielt das Feld Projekttyp zur Bestimmung der benötigten Daten. In Abhängigkeit von dem Projekttypen werden bestimmte Eingaben zu Pflichteingaben.

Identifikation eines Projekts

Zur Identifikation eines Projekts beim Import in iX-Haus plus stehen die Spalten Externe-ID und Externe-ID des übergeordneten Projekts zur Verfügung. Mit der Spalte Externe-ID kann ein Projekt ausgewählt werden, wenn die Projektnummer nicht bekannt ist, z. B. wenn Projektdaten importiert werden, in denen die Projektnummern automatisch vergeben werden.

Die Spalte Externe-ID des übergeordneten Projekts besitzt die gleiche Funktion für den Fall, dass eine Projektstruktur importiert werden soll und die Projektnummer des übergeordneten Projekts unbekannt ist.

Generieren einer Vorlage

Der Projekttyp wird bereits im Dialog angegeben. Danach kann eine für den ausgewählte Projekttyp passende Vorlage generiert werden, in der die Spalten entsprechend vorbereitet werden. Für jedes Merkmal wird eine eigene Spalte angelegt. Wenn ein Merkmal als Pflichtfeld markiert ist, wird es auch als Pflichtspalte in die Vorlage aufgenommen. Diese Vorgehensweise sollte bei einer ersten Beschäftigung mit Datenimport standardmäßig benutzt werden. Da hierbei alle benötigten Spalten generiert werden, werden viele mögliche Tippfehler beim Aufbauen der Vorlage vermieden.

Ausfüllen der Vorlage

Beim Ausfüllen der verschiedenen Spalten in der Vorlage gelten einige Besonderheiten. Die Spalten ohne eine Besonderheit werden hier nicht erläutert. Als Grundregel verhält sich das Programm hier genau so, als ob die Daten manuell in der GUI erfasst werden.

Buchungskreis

Da in verschiedenen Buchungskreisen die gleichen Projekt-Nummern verwenden werden können, ist der Buchungskreis wichtig für die eindeutige Zuordnung der Zeile und muss immer angegeben werden. Im Gegensatz zur GUI auch bei den Unterprojekten.

Beim Anlegen eines Unterprojekts werden automatisch verschiedene Werte aus dem übergeordneten Projektknoten in die Unterprojekte übernommen. Dieses Verhalten gilt analog beim Import. Daher müssen nicht immer alle Spalten angegeben werden. z. B. wird die Spalte zul. Sachkonten automatisch übernommen.

Importieren einer Vorlage

Das Importieren der Daten funktioniert wie gewohnt.

Die Prüfung auf die maximale Anzahl von Projekt-Ebenen (derzeit 6) und die Prüfung ob ein Projekt ein Budget erhalten darf, benötigen den Zugriff auf die gesamte Struktur des Projekts und laufen erst beim eigentlichen Import.

Wenn es hierbei ein Problem gibt, wird die entsprechende Zeile nicht importiert. Im Log wird dann eine Meldung mit einer Erklärung ausgegeben.

Entgelte werden derzeit nicht automatisch angelegt, lassen sich aber mit den bereits vorbereiteten Daten mit wenigen Handgriffen einrichten.

Mit der Lizenz iX-Haus plus IHS Import können alle Arten von technischen Objekten inklusive Zählern (siehe Modul Zählerverwaltung) importiert werden.

Der Fokus dieser Beschreibung liegt auf den Besonderheiten beim Importieren technischer Objekte. Eine wichtige Rolle spiel dabei das Feld TO-Definition zur Bestimmung der benötigten Daten. In Abhängigkeit von der TO-Definition werden bestimmte Eingaben zu Pflichteingaben.

Es existieren zwei mögliche Vorgehensweisen für den Import:

1. Angabe einer TO-Definition vor dem Import

Die TO-Definition wird bereits im Dialog angegeben. Danach kann eine für die ausgewählte TO-Definition passende Vorlage generiert werden, in der die Spalten entsprechend vorbereitet werden. Für jedes Merkmal wird eine eigene Spalte angelegt. Wenn ein Merkmal als Pflichtfeld markiert ist, wird es auch als Pflichtspalte in die Vorlage aufgenommen. Diese Vorgehensweise sollte bei einer ersten Beschäftigung mit Datenimport standardmäßig benutzt werden. Da hierbei alle benötigten Spalten generiert werden, werden viele mögliche Tippfehler beim Aufbauen der Vorlage vermieden. Diese Vorgehensweise hat einen Nachteil, wenn mit sehr vielen unterschiedlichen TO-Definitionen gearbeitet wird: es können pro Import immer nur die Daten mit der gleichen TO-Definition importiert werden.

2. Globales Importieren von technischen Objekten

Sie können die TO’s auch ohne die vorherige Angabe einer TO-Definition importieren. Dazu müssen Sie das Kontrollfeld Global neben dem Feld TO-Definition aktivieren. In Folge dessen wird dann das Feld TO-Definition ausgeblendet, da diese Daten nicht mehr benötigt werden. Wird jetzt eine Vorlage für den Import generiert, entstehen zwei neue Spalten: TO-Definition und Merkmale. Stellen Sie in der Spalte TO-Definition für jede Importzeile ein, zu welcher TO-Definition das jeweilige technische Objekt gehören soll. Hier geben Sie den Wert aus der Spalte Nummer aus dem Katalog TO-Definition ein.

Für alle Merkmale gilt die Spalte Merkmale zur Eingabe der Daten. Das benötigte Format wird unten beschrieben.

Dieser Lösungsansatz bietet einige Vorteile jedoch auch Nachteile. Ein großer Vorteil ist, dass Sie bei korrekt aufbereiteten Daten alle TO’s in einem einzigen Lauf importieren können. Nachteilig ist, dass diese Vorgehensweise fehleranfälliger ist und bei einer manuellen Aufbereitung der Importdaten Probleme durch falsch geschriebene Merkmalsnamen verursachen kann.

Der Import prüft auf viele mögliche Fehler und verweigert den Import von fehlerhaften Daten. Bei fehlerhaften Daten kann dieser Schritt jedoch recht zeitaufwendig sein, weil eventuell viele Anläufe benötigt werden, um alle Fehler zu korrigieren. Dieser Weg sollte daher nur dann gewählt werden, wenn die Importdaten über ein Programm generiert werden oder aus einer anderen Quelle stammen und bereits eine hohe Qualität besitzen.

Syntax der Merkmale-Spalte

Da alle Merkmale in nur einer Spalte zusammengefasst werden, müssen die Daten entsprechend der folgenden Syntax formatiert sein, damit das Programm die Informationen richtig zuweisen kann:

Syntax: Name1 : Wert1 | Name2 : Wert 2 | …

Die Logik sucht zuerst nach dem Trennzeichen „|“ (Pipe-Zeichen) und trennt damit die Wertepaare. Danach werden der Name und der Wert anhand des ersten Doppelpunktes aufgeteilt. Führende und abschließende Whitespace-Zeichen (Leerzeichen, Tab, Return) werden ignoriert. Beim Merkmalstyp Betrag in € wird zusätzlich auch das €-Zeichen ignoriert.

Als Name muss der volle Name benutzt werden, wie er im Katalog TO-Definition bei den Merkmalen in der Spalte Beschreibung vergeben worden ist.

Da das Pipe-Zeichen zuerst als Trennzeichen gesucht wird, darf dieses Zeichen nicht in den Nutzdaten verwendet werden! Wenn es dennoch benutzt wird, interpretiert das Programm die restlichen Daten dieses Feldes nicht korrekt und es kommt zu einer Fehlermeldung. Ein Doppelpunkt in den Nutzdaten ist dagegen unkritisch, da die Logik den ersten Doppelpunkt benutzt.

Eventuell kommt Ihnen das Format bereits bekannt vor. In der Tabelle TO gibt es die Spalte Merkmale, in der alle ausgefüllten Merkmale in diesem Format angezeigt werden. In Kombination mit der Exportfunktion lässt sich hier eine Exceldatei erstellen. Diese Daten können Sie anschließend als Ausgangsbasis für Änderungen nutzen.

Beim Arbeiten mit den Daten stellen Sie eventuell fest, dass die Schreibweise der Merkmale nicht überall einheitlich ist. In diesem Fall können Sie im Katalog TO-Definition den Namen auch noch nachträglich ändern. In iX-Haus plus werden dann für alle technischen Objekte die Namen entsprechend angepasst.

Mischen beider Vorgehenweisen

Sie möchten technische Objekte importieren, die unterschiedliche TO-Definitionen haben, die Merkmale in nur einer Spalte zu definieren ist jedoch keine Option für Sie? Das Mischen von beiden Methoden ist möglich, jedoch muss das Excel-Template in diesem Fall manuell angepasst werden. Erstellen Sie dazu zunächst eine globale Vorlage über die Funktion Excel Vorlage erstellen.

Im nächsten Schritt legen Sie die benötigten Spalten für die Merkmale selbst an. Wichtig ist die exakte Schreibweise der Spaltennamen im Kopf. Der Text aller Merkmalspalten besteht aus den Teilen Merkm plus in Klammern den Namen des Merkmals, z. B.: Merkm(Feuerwiderstandsklasse).

Alternativ können Sie sich die Vorlagen für die benötigen TO-Definitionen generieren lassen und dann die Spalten einfach kopieren. Beim Importieren muss hierbei das Kontrollfeld Global aktiviert sein.

Das Programm untersucht beim Importieren beide Quellen (Spalte Merkmal und Spalten nach dem Schema Merkm(xyz)). Wenn ein Wert in beiden Quellen vorkommt, muss der Wert gleich sein, ansonsten wird ein Fehler ausgegeben. Wenn der Wert nur in einer Quelle vorkommt, wird dieser Wert entsprechend eingelesen.

Importieren von TO-Daten mit einer Struktur

Es besteht die Möglichkeit, TO’s in einer Struktur anzuzeigen. Diese Struktur kann auch über den TO-Import mit der Spalte übergeordnetes TO importiert werden.

In die Spalte übergeordnetes TO muss die interne Nummer des übergeordneten TO’s eingetragen werden. Eine Hürde ist hierbei jedoch, dass diese Nummer erst beim Import vergeben wird. Damit müssen die Daten in verschiedenen Importläufen eingelesen werden.

Alternativ können Sie eine Referenz auf eine frühere Zeile erzeugen, indem Sie in der Spalte übergeordnetes TO das Hash-Zeichen (#) und die Zeilennummer angeben.

Abb.: Beispiel für den Import einer Struktur

Die Zeilennummer bezieht sich dabei nicht auf die Excel-Zeilennummer, sondern auf die Datenzeile! Zur Hilfe wurde in der Abbildung oben die Spalte ZeilenNr eingefügt. Beim wird Import diese Zeile ignoriert, daher stört es auch nicht, wenn diese Zeile im Template verbleibt.

Eine Prüfung auf doppelte Belegung wird nur beim Import durchgeführt. Dadurch ist es möglich, im selben Import einen bestehenden Vertrag für eine Fläche zu beenden und eine neue Belegung der Fläche zu importieren. Solche Vorgänge mussten bisher in zwei Importe gesplittet werden, nun können sie bequem mit einem Import durchgeführt werden.

Es können bis zu drei Kündigungen zusätzlich zu den bisherigen Sonderkündigungen sowie bis zu drei Optionsmodalitäten importiert werden. Damit weitere gleichartige Optionen nicht redundant gepflegt werden müssen, haben Sie beim Import weiterhin die Möglichkeit, die 2. und/oder die 3. Option in Folge der jeweils vorherigen Option per Schnellfunktion anzulegen. So können Verträge mit Kündigungen und Optionen schnell und unkompliziert in iX-Haus plus abgebildet werden.

Bei Verschiebung des Vertragsbeginn in die Zukunft, z. B. wenn eine Mieteinheit erst später als geplant übergeben werden kann, werden auch Sollbeträge, die zum Vertragsbeginn bestehen, auf den neuen Vertragsbeginn verschoben. Sollten zu dem neuen Vertragsbeginn bereits Sollbeträge existieren, dann wird der entsprechende Sollbetrag zum ursprünglichen Vertragsbeginn gelöscht.

Über die Eingabe von #delete# in der Spalte Sollbetrag-Datum können bereits vorhandene Sollbetragsdefinitionen über die Datenaktualisierung gelöscht werden.

Über die Spalte Externe-ID(Index) können die Index-Daten eindeutig identifiziert und entsprechend verändert werden. Dies ist eine sehr spezielle Funktion für komplexe, individuelle Projekte. Der Einsatz dieser Funktion muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie dazu Unterstützung benötigen.

Für den speziellen Fall, dass eine bereits importierte Indexvereinbarung gelöscht werden soll, kann eine Indexvereinbarung mit externer ID rückwirkend aus der Datenbank entfernt werden. Dazu muss in der Spalte Berechnungsmodell(Index) die Formel #delete# eingegeben werden. Beim Import wird daraufhin der betreffende Index-Datensatz über den in der Spalte Externe-ID(Index) eingegebenen Wert ermittelt und gelöscht.

Bei Anlage eines Vertrages wird geprüft, ob die MwSt.-Behandlung des betreffenden Personentypen der MwSt.-Behandlung im Vertrag entspricht. Äquivalent erfolgt eine Prüfung bei Änderung der MwSt.-Behandlung eines Vertrages.