Das Modul Objekte plus zeigt alle vorhandenen Immobilienobjekte in einer kompakten Übersicht. Von hier können Sie für ausgewählte Objekte z. B. die Flächenbestandsliste, das Excel Reporting aufrufen, Objekttermine oder Multimediadateien pflegen. In der Ansicht Objektgalerie können Sie Ihre verwalteten Objekte als Bildkarten mit Kurzinfos zum jeweiligen Objekt anzeigen lassen.
S-Rechte erforderlich, Änderung nur nach Sicherheitshinweis
Objektbeschriebe ändern.Termin(e) erstellen ⇒ Termin(e) erstellen.Termine. Dort öffnen Sie mit Strg + N oder über das Kontextmenü Neu Termin aus.Objekt-Termin wird geöffnet.Termin(e) erstellen ⇒ Termin(e) erstellen auszuwählen.Strg + S. Mit Strg + Return speichern und schließen Sie das Fenster des Objekt-Termins.Termine wird in runder Klammer die Anzahl der vorhandenen Termine angezeigt. Termine.Objekt-Termin wird geöffnet.Strg + S. Mit Strg + Return speichern und schließen Sie das Fenster des Objekt-Termins.
Mit entsprechenden Rechten ausgestattet, können Sie einen Termin über das Kontextmenü bzw. Strg + D löschen. In einigen Fällen ist das Stornieren von Terminen eine sinnvolle Variante. Prüfen Sie daher im Vorfeld, ob der Termin wirklich datentechnisch gelöscht werden soll, oder ob der Termin nur storniert werden darf, z. B. um spätere Auswertungen zu ermöglichen!
Multimedia.Datei hinzufügen aus.Datei hinzufügen wird geöffnet.Datei den Pfad und die Datei aus. Angezeigt wird danach hier nur der Dateiname, nach dem Speichern auch der Pfad. Beachten Sie bei der Auswahl, ob das Multimediadokument allen Benutzern zur Verfügung stehen soll oder nur einem ausgewählten Benutzerkreis.Dokumenttyp steht hier Objekte Multim. zur Verfügung.OK.Sie können aus dem Terminkalender heraus direkt Objekt-Termine anlegen.
Terminkalender.Neuer Termin aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste.Objekt-Termin wird geöffnet.Strg + S. Mit Strg + Return speichern und schließen Sie das Fenster des Objekt-Termins.Sie können aus Objekt plus heraus direkt Anker- und Prozesstermine anlegen. Ein Ankertermin ist zwingend erforderlich, um Prozesstermine zu generieren.
Prozess-/Ankertermine erstellen.Ankertermin(e) anlegen.Periode die gewünschte vierstellige Jahreszahl ein.Ankertermin am an.Prozessdefinition aus.Prozesstermin(e) anlegen, falls die dazugehörigen Prozesstermine direkt angelegt werden sollen. Prozesstermine können auch nachträglich zu Ankerterminen generiert werden, z. B. wenn später weitere Prozessdefinitionen hinzukommen. OK bestätigen Sie die Parameter und legen den Ankertermin swoie ggf. Prozesstermine an.
Sie können aus Objekt plus heraus direkt Prozesstermine anlegen, wenn Sie bei der Anlage der Ankertermine den Schalter Prozesstermin(e) nicht gesetzt hatten oder neue Prozessdefinitionen hinzugekommen sind.
Prozess-/Ankertermine erstellen.Ankertermin(e) anlegen.Prozessdefinition aus. Bleibt die Auswahl leer, sind alle möglichen Prozesstermine in dieser Periode schon generiert, oder es existiert kein Ankertermin in der gewählten Periode (s. o.).OK bestätigen Sie die Parameter und legen den/die Prozesstermin/e an.Die E-Mail-Sendefunktion aus der Haupt-Menüleiste bietet für Termine folgende Adressaten und Prozesse:
Allgemeine Informationen zur E-Mail-Anbindung von iX-Haus plus an MS-Outlook finden Sie hier.
Der Aufbau des E-Mail-Betreff wird mit vorangestellten Buchstabencodes zur Kennzeichnung aufgebaut. Für Objekte wird automatisch der Code O- eingesetzt. Beispiel eines Betreffs:
[A-2017/00001] Sommerfestplanung
Lizenz: Featurepaket 20.21
Ihre verwalteten Objekte werden als Bildkarten mit Kurzinfos zum jeweiligen Objekt angezeigt, so steht Ihnen mit der Objektgalerie eine visuelle Übersicht zur Verfügung. Über das Kontextmenü besteht Zugriff auf die aus Objekte plus bekannten Funktionen.
Per Doppelklick auf eine Bildkarte bzw. Enter-Taste wird die Detailansicht des markierten Objekts geöffnet. Um Bilder in die Karten einzubinden, setzen Sie im Register Multimedia die Kontrollfelder Sichtbar und In Objektgalerie anzeigen bei dem gewünschten Bild. Alternativ definieren Sie über das Kontextmenü des in der Detailansicht eines Objekts angezeigten Bildes dieses als Galeriebild. Ohne Auswahl eines Galeriebildes wird standardmäßig das erste im Objekt hinterlegte Bild in der zugehörigen Bildkarte angezeigt.
Sollte zu einem Objekt kein Bild zugeordnet sein, können Sie statt des iX-Haus Standardbildes alternativ ein eigenes Bild, z. B. ein globales Firmenlogo hinterlegen. Dazu kann ein Hauptbenutzer im Menü Extras die Funktion Galerie-Standardbild festlegen ausführen.
Wahlweise lassen sich die Bildkarten zu verschiedenen Ansichten wie Eine Karte, Eine Zeile, Mehrere Zeilen, Eine Spalte, Mehrere Spalten oder Karussell-Modus anordnen. Zusätzlich können einzelne Spalten über den Menüpunkt Spaltenauswahl ein- oder ausgeblendet werden. Weiterhin kann in den Objektdaten der Bildkarten gefiltert und sortiert werden. Alle Einstellungen werden individuell pro Benutzer gespeichert.
Sie können Dynamische Tabellen auch für die Ansicht Objektgalerie nutzen, d. h. Sie können Sich individualisierte Ansichten Ihrer Objektgalerie erstellen. Bauen Sie sich Objektkacheln auf, auf denen Sie zusätzlich zum Objektfoto Daten wie Leerstandsquoten, Mieterträge, Renditen und Mietrückstände im Überblick haben. Voraussetzung dafür sind die Lizenzen Featurepaket 20.21 sowie Dynamische Tabellen. Um die Spalten der dynamischen Tabelle zur Objektgalerie zuzuordnen, wird jeweils die Objektnummer verwendet. Hierbei muss genau eine Objektnummer pro Galerieobjekt zugeordnet und dürfen keine weiteren Zuordnungen vorhanden sein (Personennummer, Flächennummer, Sachkonto). Um die Objektgalerie dynamisch anzuzeigen, muss ein entsprechender Eintrag im Katalog Zuordnung dynamische Tabellen erstellt werden. Hier können Sie einen Namen für den Eintrag im Navigationsmenü definieren, eine dynamische Tabelle zuordnen und festlegen, ob die zugehörigen Galeriebilder angezeigt werden sollen. Zusätzlich können die Rechte auf Benutzer und/oder Teams begrenzt werden. Bei der Importdefinition einer dynamischen Tabelle für die Objektgalerie in iX-Haus muss das Feld Aktiv in iX-Haus plus gesetzt werden. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, werden die einzelnen Ansichten als Untermenüpunkte im Navigationspunkt Objektgalerie automatisch erzeugt. Alle Funktionen des Moduls Objekte plus stehen auch in den dynamischen Ansichten der Objektgalerie zur Verfügung.
Zu Anlage eines neuen Prozesses in Objekt plus wird ein Ankertermin benötigt. Zu diesem wählen Sie eine oder mehrere gültige Vorlagen aus den Prozessterminen aus. Die Termine können dann automatisch angelegt werden. Typische periodische Objektprozesse sind die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung, Planung einer Eigentümerversammlung oder Jahresabschlussarbeiten. Diesen werden einzelne Prozesse zugeordnet wie z. B. Termine für Aktualisierung von Verbrauchswerten/Umlageschlüssel, Listenerstellung, Planung Veranstaltungsort, Planung Tagesordnung, Versand der Einladung.
Über die Sicht Prozesse können Sie leicht ermitteln, welche Prozesse pro Objektperiode noch nicht abgschlossen sind und per E-Mail eine Rückfrage an den Verantwortlichen senden.
Um in den späteren Schritten eine Auswahl von Prozessdefinitionen zu erhalten, müssen Sie diese als Prozesse für die Prozesstermine einmalig definieren. Hierzu dient der Katalog Prozessdefinition
Prozessdefinition.Neu oder Strg + N öffnen Sie den Dialog Prozessdefinition.Kalenderjahr, Geschäftsjahr oder Abrechnungsjahr.Kurznotiz kann in der Sicht Prozesstermine zur Information genutzt werden.Aktiv können Sie Prozessdefinitionen aus der Auswahlliste ausblenden. Für neue Prozesstermine werden nur aktive Prozessdefinitionen vorgeschlagen.Objektkriterien können Sie die Verwendung auf bestimme Objektarten und/oder Objekttypen einschränken.Prozesstermine legen Sie mit Neu oder Strg + N einzelne Prozesstermine an. Hierzu öffnet sich der gleichnamige Dialog.Terminvorlage. (Die Terminvorlagen werden definiert in: Gesamtübersicht ⇒ Termine ⇒ Katalog ⇒ Terminvorlage.)Schreibschutz. Bezugstermin den Verweis auf den gewünschten Ankertermin ein. Für einen Prozesstermin ohne Bezugstermin definieren für die Terminfestlegung einen Eintrag für Tag und Monat. Wählen Sie den gewünschten Jahresbezug aus: aktuelles Jahr, vorheriges Jahr oder nächstes Jahr.
Im Kontext zu einem Kreditor im Register Zuständige Firmen können Sie diesem ein Schreiben für ausgew. Kundennummer erstellen (als E-Mail bzw. als Schreiben auf Basis einer Vorlage, analog zu Schreiben erstellen bzw. E-Mail erstellen). Weist dieser mehrere Kundennummern auf, können Sie eine oder mehrere wählen. Im Schreiben-/E-Mail-Wizzard können Sie über das Feld Kundennummer entscheiden, ob Sie nun Ein Schreiben für alle Kundennr. erstellen oder Einzelne Schreiben für ausgew. Kundennummer erstellen. Beim zusammenfassenden Schreiben werden dann über den Platzhalter KreKundenNr mehrere Kundennummern kommagetrennt ausgegeben.
Wollen Sie einem Kreditor hingegen zu mehreren Kundennummern aus verschiedenen Objekten ein Schreiben erstellen, nutzen Sie mit Alt+ O den Wechsel zu Kreditoren/Debitoren plus. Dort können Sie dann in der analogen Auswahl unter Schreiben/Mail → Schreiben für ausgew. Kundennummer erstellen einzelne (oder auch alle) objektkundenspezifische Kundennummern als Filterkriterium auswählen. Im Schreiben gibt der Platzhalter KreKundenNr mehrere Kundennummern kommagetrennt aus.
Sie können in der Detailansicht Aufträge und Meldungen anlegen, E-Mails an den Eigentümer, Objektverantwortlichen oder zuständigen Firmen senden, sowie Termine, Notizen oder Multimedia erfassen. Bilder aus der Multimedia werden in der Objekt-Detailansicht dargestellt, wenn diese den Ansichtstyp Sichtbar aufweisen. Je nach Konstellation stehen Ihnen hierzu über das Kontextmenü der rechten Maustaste bzw. über die Menüs Datei und Bearbeiten zu angezeigten Objekten weitere Aktivitäten zur Verfügung:
Meldung erstellen (Alt + M)Auftrag erstellen (Alt + A)Termin(e) erstellen Termin aus Vorlage erstellen Prozess-/Ankertermine erstellen Bericht anzeigen Bericht anzeigen Regelzuordnung für Prozesse Beschlusssammlung Google Maps öffnen Wechsel nach iX-Haus Objektauswahl (Strg + Shift + O) Objektstruktur (Strg + Shift + B) Flächenbestandsliste (Strg + Shift + L) Mieterbestandsliste erweitert (Strg + Shift + M) Excelreport 'Objektsicht' (Strg + Shift + E) Excelreport 'Flächensicht' (Strg + Shift + T)
Per Doppelklick auf einen Objekt-Datensatz öffnen Sie die Detailansicht zu einem Objekt. Die Information Bank für Kautionen aus den
Objektstammdaten (Objektauswahl) wird auch in der Detailansicht des Moduls Objekte plus unter dem Bank-Register Kaution angezeigt (vgl. Spalten Bank5, IBAN5, BIC5 und Inhaber in der Listenansicht).
Zur einfacheren Navigation stehen Ihnen neben Tastaturkommandos über das iX-Haus-Signet im Menü von Objekte plus Verknüpfungen zur Verfügung. Hierdurch wird im aktiven iX-Haus-Fenster das jeweilige Modul geöffnet. Haben Sie das iX-Haus-Programm selber noch nicht gestartet, erhalten Sie eine eine Sicherheitsabfrage (iX-Haus wird gestartet):
Objektauswahl (Strg + Shift + O) Objektstruktur (Strg + Shift + B) Flächenbestandsliste (Strg + Shift + L) Mieterbestandsliste erweitert (Strg+Shift+M) Bericht 'Objektsicht' (Strg + Shift + E) Bericht 'Flächensicht' (Strg + Shift + T) Betreff | Beschreibender Titel, Pflichtfeld Der Betreff wird in Kurzdarstellungen mit angezeigt. |
Terminart | Auswahl Die Terminarten werden administrativ vorgegeben. Sie können hier eine Terminart aus der Vorschlagsliste auswählen. |
Objekt | zur Info/Auswahl bei neuem Termin aus Terminkalender [Objektnummer] Objektbezeichnung, Straße; Ort; Typ |
Ganztägiges Ereignis | Kontrollfeld Ist die Kontrollfeld angehakt markiert, entfallen bis auf den kalendarischen Terminbeginn weitere Zeitangaben (s. u.) |
Termin beginnt am | Datum, Pflichtfeld Datum des Terminbeginns im Format tt.mm.jjjj. Mit der Maus können Sie ein Kalenderfeld zur Auswahl öffnen. |
Termin beginnt um | Uhrzeit Zeitpunkt des Terminbeginns im Format hh:mm. Bei ganztägigen Terminen ist das Feld inaktiv. |
Termin endet am | Datum Datum des Terminendes im Format tt.mm.jjjj. Mit der Maus können Sie ein Kalenderfeld zur Auswahl öffnen. Bei ganztägigen Terminen ist das Feld inaktiv. |
Termin endet um | Uhrzeit Zeitpunkt des Terminendes im Format hh:mm. Bei ganztägigen Terminen ist das Feld inaktiv. |
Erinnerung | Kontrollfeld Die Erinnerung für zur entsprechenden Erinnerung im Terminkalender und ggf. zu einer Erinnerungs-E-Mail bei aktivierter Outlook-Anbindung (s. Kapitel Outlook-Anbindung) Ohne diese Option kann iX-Haus plus E-Mail-Erinnerungen an den Termin-Verantwortlichen entsprechend einer Voreinstellung, i. d. R. zwei Tage vor dem Termin, senden. |
Vorh. erinnern (Tage) | Zahl Anzahl der Tage vor dem Termin für eine vorherige Erinnerung. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der Parameter Erinnerung markiert ist. |
Priorität | Auswahl Prioritäten Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch (Default: Mittel) |
Status | AuswahlNeu, In Bearbeitung, Erledigt, Storniert (Default: Neu) |
verantwortliches Team | Auswahl Die Auswahl eines Teams ist möglich, wenn zuvor entsprechende Teams eingerichtet wurden. Auch wenn ein Team verantwortlich gesetzt wurde, muss ein einzelner Verantwortlicher definiert sein. |
Verantwortlich | Pflichtfeld Der Benutzer, der für diesen Termin verantwortlich ist. Dieser erhält auch ggf. E-Mails zur Erinnerung an den Termin. |
Wiederholend | Kontrollfeld ☑ Termine mit regelmäßigem Wiederholungscharakter können Sie mit der Option Wiederholend und nachfolgender Einstellung über Intervalltyp und Intervall definieren.❒ Einmaliger Termin ohne Wiederholungsoption. |
Intervalltyp | Auswahl Nur sichtbares Auswahlfeld, wenn die Terminvariante Wiederholend markiert ist.Tag(e), Woche(n). Monat(e), Jahr(e). Default: Monat(e) |
Intervall | Wert-Auswahl Nur sichtbares Auswahlfeld, wenn die Terminvariante Wiederholend markiert ist. Eine ganze Zahl größer Null wird erwartet. |
nach MS-Outlook kopieren | Kontrollfeld ☑ Terminerinnerungen können nach Outlook exportiert werden. Dies setzt die Anbindung des Verantwortlichen an Outlook voraus. (s. Kapitel Outlook-Anbindung) |
Erfasser | Benutzername Name des Erstellers zur Information. |
Prozessdefinition | Auslösender Prozess (für automatisch generierte Termine) |
Notiz | Notizfeld Hier haben Sie Raum für weitere freie Informationen zum Termin. |
Zeigt die in iX-Haus erfassten Daten des Objektbeschriebs.
Der Dialog für die Notiz bietet einige Features, welche die Bedienung erweitern und erleichtern, u. a. umfangreiche Textformatierungsmöglichkeiten, eine Rechtschreibkorrektur, Einsatz von Bildern und Tabellen, Suchen und Ersetzen, Rückgängig/Wiederherstellen von Bearbeitungsschritten, Druck- und Speicherfunktionen. Besonders herauszustellen ist die Möglichkeit, Bilder und andere Inhalte aus der Zwischenablage per Copy & Paste einzufügen.
In der Detailansicht der Objekte wird das Register Maßnahmen angezeigt, wenn dem Objekt zugeordnete Maßnahmen existieren.
Dient der Verwaltung der multimedialen Daten zu dem Objekt. Neue Mulltimedia-Daten fügen Sie über die Objektauswahl hinzu. Öffnen Sie die Ojektauswahl (Strg + Shift + O) und hinterlegen Sie dort die gewünschten Daten (s. Multimediale Daten in der Objektauswahl).
Das Register Objekt zeigt die relevanten Stammdaten des Objekts an. Die Anzeige der eingerichteten Objekt-Bankverbindungen wechseln Sie mit einem Register im Dialogbereich Bank zwischen Person und Kreditor. Im Dialogbereich rufen Sie zusätzliche Informationen ab: Adressen, Prozesse und Modell. Unter Prozesse sehen Sie, ob die automatischen iX-Haus-Prozesse Sollstellung (Sollst. Aus) bzw. Lastschrifteinzüge (Lastschr. Aus) deaktiviert sind. Im Register Modell werden das Erfolgsmodell und das Steuermodell des eingestellten Objekts angezeigt. Diese Informationen lassen elementare Rückschlüsse auf die Buchungstechnik und Buchungsprozesse zu.
Zeigt im Register zum gewählten Objekt an, ob und wieviele Unterobjekte diese aufweist (Anzahl in Klammer im Registernamen). Die Objekte werden hier inklusive eines FIBU-Objekts selbst in einer Kurzform angezeigt.
Die Objekthierarchie ist Bestandteil des kostenpflichtigen Featurepakets 20.20. Bei Auswahl eines Objekts wird das dazugehörigen Register Termine aktiviert, so sind die Termine beim Öffnen immer im Blick. Die untergeordneten Hierarchien des Objekts sind in der Hierarchie vorerst eingeklappt. Die Ansicht können Sie per Doppelklik für die untergeordneten Hierarchien erweitern oder geöffnete wieder zuklappen. Per Kontextmenü können Sie alle Objekte auf- oder zuklappen. Neben den Flächen werden auch Gebäudeteile zur Abbildung der Objektstruktur berücksichtigt.
Bedenken Sie, dass je nach Datenmenge das Aufklappen aller Objekte eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Der Vorteil der Objekthierarchie besteht ja gerade darin, nur die erforderlichen Ebenen aufzuklappen und so schnell an gesuchte Daten heranzukommen.
Durch Auswahl eines Elements der Hierarchie werden dessen Informationen im rechten Teil der Ansicht im Register Flächen angezeigt (eine ausgewählte Fläche oder die Flächen des ausgewählten Objekts). Je höher Sie also Ihren Standpunkt in der Hierarchie wählen, umso mehr Daten werden Ihnen angezeigt. So sind ein schneller Überblick wie auch eine fokussierte Sicht möglich.
Das jeweils ausgewählte Element wird in der Hierarchie gelb unterlegt hervorgehoben. Die Hierarchieebnenen werden ebenfalls durch unterschiedlichen Hintergrund farbig strukturiert. Hierdurch zeigt die Ansicht komplexe Gebäudestrukturen sehr transparent und übersichtlich. Zur jeweiligen Ebene sehen Sie alle technischen Objekte, Aufträge und andere Stammdaten auf einen Blick. Sie können die Objekthierarchie zur weiteren Nutzung, z. B. zum Druck, nach Excel exportieren.
Zu den angezeigten Daten liefert das Kontextmenü dann die gewohnten Aktionen. Ein Doppelklick öffnet die relevante Detailsicht.
Über Prozesse öffnet sich die Objektübersicht mit Zusatzinformationen zu Prozessen (Sollstellung und Lastschrift) lt. Parameter in der Objektauswahl in iX-Haus. In der Prozesse-Sicht sehen Sie, welche Prozesse pro Objekt-Periode noch nicht abgeschlossen sind. Sie können von hier aus direkt eine E-Mail-Rückfrage an den Verantwortlichen versenden.
Per Doppelklick öffnen Sie die Detailansicht für ein einzelnes Objekt. Hier finden Sie neben Basisdaten zum Objekt die Bankverbindung(en), Verwalter und den zugeordneten Objektverantwortlichen, einen internetgestützten Lageplan auf Basis der Objektadresse sowie Unterregister mit Informationen zu weiteren Adressen, Prozessen (Status der Kontrollfelder Sollst. aus und Lastschr. aus) und die verwendeten Objektmodelle (Erfolgsmodell: Bilanzierend oder E/A, Steuermodell: Brutto oder Netto).
Die Sicht weist in ihrem Grid nur Prozesstermine auf, die aus Bereichen wie Aufträge oder Meldungen über die Definition von Terminen → Prozesstermin(e) generiert wurden. Hierzu muss in dem Katalog Prozessdefinition eine passende Prozessdefinition vorbereitet sein. Diese beruht wiederum auf den Termin-Katalogen Terminart und Terminvorlage. Mit Doppelklick öffnen Sie die Detailsicht zum gewählten Termin.
Betreff | Betreff aus der verwendeten Terminvorlage |
Terminart | Terminart (lt. dem in der Prozessdefinition verwendetem Termin-Katalog) |
Objekt | Objektnummer, Bezeichnung und Typ |
Termin beginnt am | Datum |
Erinnerung | Status, [X] Es wird eine Terminerinnerung generiert. |
Priorität | Terminpriorität |
Status | Status des Termins |
verantwortliches Team | Bezeichnung des verantwortlichen Teams |
Verantwortlich | Name des Verantwortlichen |
Wiederholend | Status |
Erfasser | Name des Erfasser |
Prozessdefinition | Name der zugrundeliegenden Prozessdefinition, Prozesstermin |
Notiz | Notiz aus dem Termin |
Ankertermin | Status, ist der Termin ein Ankertermin, wird er farbig hervorgehoben. |
Generiert | Status |
Info | Zusammengesetzte Info zum Termin mit Nennung der Periode |
Intervall | Zahl (in Relation zum Intervalltyp |
Intervalltyp | Art des Intervalls (Tage, Wochen, Monate, Jahre) |
Periode | vierstellige Jahresziffer, Jahrgang der Buchungsperiode |
Termingruppe | Name lt. Prozessdefinition |
Terminserie | Name lt. Prozessdefinition |
Vorher erinnern (Tage) | Zahl der Vorlauftage, 0 wenn keine Erinnerung aktiviert ist. |