Spezifische Funktionen - Ansicht Vertragsgegenstände
iX-Haus Entgelt erzeugen
Der Menüpunkt Entgeltaufträge ist nur eingeblendet, wenn die Systemeinstellung PlusVertragEntgeldEinschalten [1.24.191.2] aktiviert ist. Mit der Systemeinstellung können die Sicht Entgeltaufträge und das Register Entgelte iX-Haus aktiviert werden. Dies ermöglicht die Verbindung der Serviceverträge zur Rechnungsbuchung und die Auswertung der Entgelte im Excel-Reporting. In diesem Fall sollten Sie über die Systemeinstellung PlusVertragEntgeldEinschalten das Entgelt-Register deaktivieren. Es empfiehlt sich, nur eines der beiden Entgelt-Register zu nutzen (ggf. nach einer kurzen Übergangszeit für eine Umstellung).
Klären Sie am besten vor dem Einsatz der Entgelte iX-Haus, inwiefern der Einsatz hilfreich ist und in Ihr Datenkonzept passt. In vielen Fällen werden Entgelte aus periodisch ausgeführten Aufträgen in iX-Haus mittels Wiederkehrender Zahlungen (WKZ) abgebildet. Die Entgelte können dann auch über eine entsprechende Buchwerksanalyse ermittelt werden. Sollen die in den Serviceverträgen zu erfassenden Entgelte keine Aufträge und/oder Buchungen auslösen und sind die Entgeltdefinitionen einfach strukturiert (ein aktuelles Entgelt pro Servicevertrag), nutzen Sie besser das alternative Register Entgelte (siehe auch Entgelt erzeugen).
Öffnen Sie im Modul Serviceverträge das Register Entgelt iX-Haus.
Geben Sie hier die gewünschten Parameter für das neue Entgelt ein. Für Entgelte in Entgelt iX-Haus wird die Entgeltfälligkeit über die Felder Entgelt ab und Entgelt bis definiert. Für Entgelt ab wird der Vertragsbeginn des Servicevertrages vorgeschlagen. Für die Erstellung von Entgeltaufträgen wird der Erste des Folgemonats vom aktuellen Datum vorgeschlagen. Der Vorschlag für dem Intervall ist jährlich mit monatlicher Zahlungsweise. Es wird zudem eine Standardposition vorgegeben.
Im Unterregister Ausführung werden Intervall und Rhythmus festgelegt. Die Rhythmus-Leistungszeiträume werden in Abhängigkeit von Intervalltyp und Zahlungsweise automatisch generiert. Wählen Sie die Zahlungsweise einzeln bearbeiten, können Sie für den Rhythmus individuelle Zeiträume festlegen. Nutzen Sie hierzu die Schalter Neu oder Rhythmus Wizard.
Zu jeder Position des Servicevertrages wird eine neue Musterposition angelegt, welche dann für jeden generierten Entgeltauftrag übernommen wird. Im Unterregister Positionen definieren Sie ggf. weitere Positionen mit separaten Sachkonten- und Steuercodezuordnungen. Achten Sie hierbei darauf, keine widersprüchlichen Steuersätze zu verwenden.
Mit Speichern des Vertrags werden die Entgeltaufträge generiert.
iX-Haus Entgelt ändern
Über die Schaltfläche Entgelt ändern können Sie alle ausgewählten Entgelte ab dem Stichdatum ändern. Neben Änderung Prozentual sind alternativ betragsmäßige Änderungen möglich: Betragsmäßig (anteilige Verteilung über alle Positionen) und Betragsmäßig (gilt je Position). Bei anteiliger Verteilung über alle Positionen wird eine ggf. auftretende Differenz durch Rundung auf der letzten Position kompensiert.
Es wird eine neue Kopie des Entgeltes erstellt. Diese besitzt den geänderten Positionspreis und ein neues Datum für Entgelt ab. Das aktuelle Entgelt wird zum Stichdatum beendet.
Markieren Sie im Register Entgelt iX-Haus das oder die zu ändernde Entgelte.
Klicken Sie auf den Schalter Entgelt ändern. Es öffnet sich der gleichnamige Dialog.
Geben Sie das Datum für Ändern ab ein.
Geben Sie bei prozentualer Änderung den Prozentwert, ansonsten den absoluten Betrag für Ändern ein. Mit negativem Wert verringern Sie ein bestehendes Entgelt.
Speichern Sie mit OK. Sie erhalten ein Protokoll der Änderung mit einer Auflistung der Positionspreise vor und nach der Änderung.
Entgelt erzeugen
Über die Systemeinstellung PlusVertragEntgeldEinschalten kann das Entgelt-Register deaktiviert werden. Dies ist i. d. R. der Fall, wenn Sie alternativ mit Entgelt iX-Haus Entgelte in Verbindung mit Serviceverträgen reporten oder in iX-Haus über die Aufträge buchen. Es empfiehlt sich, nur eines der beiden Entgelt-Register zu nutzen (ggf. nach einer Übergangszeit im Rahmen einer Umstellung).
Im Register Entgelt definieren Sie im Servicevertrag die Parameter eines Entgelts, welches ab einem bestimmten Datum gültig ist. Bei der Neuanlage wird hierfür das Tagesdatum vorgeschlagen. Eine Leistungsbeschreibung erlaubt eine umfängliche Erläuterung. Entgelte werden hier über die Zahlungsweise (einzeln bearbeitet, Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich) und der Aufteilung Nettobeträge für Leistung, Material, Anfahrt und Zusatzkosten definiert. Eine Jahressumme wird für diese Kategorien sowie die jährliche Entgeltsumme insgesamt gebildet. Pro Servicevertrag kann nur ein gültiges Entgelt im Register Entgelt geführt werden. Erfassen Sie ein neues Entgelt, wird damit ein vor dessen gültig ab-Datum existierendes Entgelt als am Vortag beendet betrachtet.
Wenn Sie von Entgelt nach Entgelt iX-Haus wechseln und in der Übergangsphase beide Entgelt-Register in Verwendung haben, sollten Sie mit Fortsetzung einer Entgeltdefinition in Entgelt iX-Haus die veraltete Paralleldefinition im Entgelt-Register entfernen.
Vertragsgegenstandkopie erzeugen
Symbolleiste, Kontextmenü, Datei-Menü
Mit der Funktion Vertragskopie erzeugen wird eine Vertragskopie erstellt. Beim Kopieren werden alle Merkmale und Kündigungen kopiert.
Wartung durchführen
Nutzen Sie hierbei die Symbolleiste Wartung durchführen im Register Prüfungen/Wartungen(technische Objekte), das Kontextmenü Prüfung/Wartung durchführen, oder das Bearbeiten-Menü Wartung durchführen.
Öffnen Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertragsgegenstände den zu wartenden Vertragsgegenstand oder
öffnen Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertrag den gewünschten Vertrag mit Doppelklick, wechseln zum Register Vertragsgegenstände und öffnen den relevanten Vertrag mit Doppelklick.
Markieren Sie das technische Objekt
Mit dem Schalter Wartung durchführen oder aus einem der vorgenannten Menüs erzeugen Sie im Register Vertragsgegenstand nach einer Sicherheitsabfrage eine neue Wartung (oder Prüfung). Es öffnet sich der Dialog Wartung durchführen.
Geben Sie das Datum an, wann die Wartung durchgeführt wurde. Zur Information wiurd angezeigt, wann die Wartung erwartet wurde. Der nächste Wartungstermin ist abhängig von der Wartungsdefinition (Soll- oder Ist-Datum).
In einer Notiz können Sie Bemerkungen zu durchgeführten Wartung notieren.
Bestätigen Sie mit OK.
Wartung durchführen mit Detailinfo Mängel/Ausfall
Zugang über Serviceverträge > Vertrag
Über Servicevertrag öffnen gelangen Sie auch aus anderen Sichten zu den Serviceverträgen, z. B. aus der Sicht der Vertragsgegenständen oder aus Prüfung/Wartung eines TOs.
Symbolleiste Wartung durchführen im Register Prüfungen/Wartungen(technische Objekte), Kontextmenü Prüfung/Wartung durchführen, Bearbeiten-Menü Wartung durchführen
Öffnen Sie in ix-Haus plus das Modul Serviceverträge.
Öffnen Sie aus der Übersicht den gewünschten Vertrag mit Doppelklick.
Wechseln Sie zum Register Vertragsgegenstände den relevanten Vertrag mit Doppelklick.
Öffnen Sie die Detailsicht des Vertragsgegenstands mit Doppelklick.
Mit dem Schalter Wartung durchführen aus dem Register Prüfungen/Wartungen (technische Objekte) oder aus dem Kontextmenü erzeugen Sie nach einer Sicherheitsabfrage eine neue Wartung (oder Prüfung). Es öffnet sich der Dialog Wartung durchführen.
Geben Sie das Datum an, wann die Wartung durchgeführt wurde. Zur Information wiurd angezeigt, wann die Wartung erwartet wurde. Der nächste Wartungstermin ist abhängig von der Wartungsdefinition (Soll- oder Ist-Datum).
In einer Wartungs-Notiz können Sie Bemerkungen zu durchgeführten Wartung notieren.
Im Bereich Mängel hinterlegen Sie im Mängeltyp den Status. Ist der Status nucht mängelfrei, geben Sie nachfolgend weitere Daten zu Mängelbeseitigung an. Ist der geplante Wartungstermin ausgefallen, können Sie hier auch den Status Ausgefallen vermerken.
Geben Sie ggf. an, bis wann die Mängel zu erledigen sind.
Mit dem Mängel-Staus geben Sie den Status der Mängelbeseitung an (Neu, In Bearbeitung, Erledigt oder Storniert).
In der Mängel-Notiz hinertelgen Sie weitere Infos zu den Mängeln oder den Grund eines Terminausfalls, z. B. wegen eines übergeordneten Vorgangs (Zugang baupolizeilich untersagt) ggf. auch Infos zu einem geplanten Alternativtermin.
Bestätigen Sie mit OK.
Wartung zurücksetzen
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Markieren Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertragsgegenstände den zu wartenden Vertragsgegenstand oder
öffnen Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertrag den gewünschten Vertrag mit Doppelklick und wechseln zum Register Vertragsgegenstände den relevanten Vertrag mit Doppelklick.
Wählen Sie zum markierten Vertragsgegenstand den Befehl Wartung zurücksetzen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Die letze Wartung wird zurückgesetzt. Wurde noch keine Wartung verzeicnet, erhalten Sie eine Hinweismeldung.
Alle Wartungen überspringen
konnte ich nicht durchlaufen da Wartungen nicht gespeichert wurden
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Markieren Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertragsgegenstände den zu wartenden Vertragsgegenstand oder
öffnen Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertrag den gewünschten Vertrag mit Doppelklick, wechseln zum Register Vertragsgegenstände und öffnen den relevanten Vertrag mit Doppelklick.
Wählen Sie zum markierten Vertragsgegenstand den Befehl alle Wartungen überspringen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Die Wartungen werden übersprungen. Wurde noch keine Wartung verzeichnet, erhalten Sie eine Hinweismeldung.
Beachten Sie, dass es ggf. sinnvoller ist, eine Wartung als ausgefallen zu protokollieren, da Sie dann auch eine Begründung benennen können.
Wartungstermin umwandeln von Servicevertrag an TO
Durch Hauptbenutzer lassen sich Wartungstermine am Servicevertrag durch einen Assistenten im Vertragsgegenstand des Servicevertrags einfach in Wartungen am Technischen Objekte umwandeln, wenn der Vertragsgegenstand mit einem technischen Objekt verbunden ist. Aus der Sicht Vertragsgegenstände oder aus einem einzelnen Vertragsgegenstand können Sie per Knopfdruck in den übergeordneten Servicevertrag wechseln.
Wartung überspringen
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Markieren Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertragsgegenstände den zu wartenden Vertragsgegenstand oder
öffnen Sie in ix-Haus plus über das Modul Serviceverträge in der Sicht Vertrag den gewünschten Vertrag mit Doppelklick, wechseln zum Register Vertragsgegenstände und öffnen den relevanten Vertrag mit Doppelklick.
Wählen Sie zum markierten Vertragsgegenstand den Befehl Wartung überspringen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Die aktuell anstehende Wartung wird übersprungen. Wurde noch keine Wartung verzeichnet, erhalten Sie eine Hinweismeldung.
Beachten Sie, dass es ggf. sinnvoller ist, eine Wartung als ausgefallen zu protokollieren, da Sie dann auch eine Begründung benennen können.
Spezifische Funktionen - Ansicht Entgeltaufträge
Neuen Auftrag erzeugen
Symbolleiste, Kontextmenü Neu, Tastaturkommando (Strg + N) ⇒ Auftrag, Datei-Menü
Schnellauftrag erzeugen
Sie müssen im Vorfeld im Katalog Auftragschnellerfassung der Aufträge Felder für die Schnellerfassung definiert haben. Diese werden dann für die Erzeugung eines Auftrags mit entsprechend reduzierter Abfrage von Feldern genutzt. Die Funktion ist in der Symbolleiste, dem Kontextmenü und im Datei-Menü verfügbar.
Nachtrag erstellen
Die Funktion 'Nachtrag erstellen' ist, wenn zulässig, über die Symbolleiste, das Kontextmenü, das Datei-Menü oder mit 'Alt+N' verfügbar.
Auftragskopie erzeugen
Symbolleiste, Kontextmenü, Datei-Menü
Löschen
Die Löschen-Funktion ist über die Symbolleiste, das Kontextmenü, das Bearbeiten-Menü oder per Tastaturkommando Strg + D erreichbar. Vor dem Löschen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage. In Einzelfällen ist eine Löschung nicht sinnvoll oder möglich, wenn abhängige Datensätze betroffen sind. Oftmals gibt es Alternativen zu einer Löschung, welche die Historisierung der zuvor erfassten Daten und Prozesse erlauben. Löschungen nehmen Sie in der Regel nur dann vor, wenn die Daten bei Ersterfassung falsch eingegeben wurden und es einfacher ist, die Erfassung grundlegend neu vorzunehmen.
Auftrag genehmigen
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Auftrag bewerten
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Auftragsstatus ändern
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Hinweis 2 ändern
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Laufzeit bis ändern
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Meldung zuordnen
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
Zuordnung zu Meldung löschen
Symbolleiste, Kontextmenü, Bearbeiten-Menü
DMS Basissuche
Die Suche nach Dokumenten aus einem angeschlossenen Dokumentenmanagementsytem (DMS) ist über die Symbolleiste, das Kontextmenü oder das Bearbeiten-Menü möglich. Details hierzu finden Sie in der Beschreibung zur Dokumentensuche aus iX-Haus heraus in der DocuWare-Integration.